STAFFING DAN PENGATURANYA

A. PENDAHULUAN

Jika struktur organisasi telah dirancang dalam berbagai unit departemen, tetapi pula
ditetapkan fungsi-fungsi dan tugas-tugas pada masing-masing unit departemen tersebut
menurut spesialisasi kerja, maka adalah menjadi tugas manajer menyusun atau mengisi unit-
unit departemen tersebut dengan orang-orang yang sesuai dengan kualifikasi jabatan yang
dibutuhkan. Aktivitas seperti ini di dalam manajemen disebut fungsi penyusunan atau
pengisian staf (staffing).1

Dalam tatanan ajaran Islam, proses pengisian jabatan suatu pekerjaan sangat
dianjurkan untuk diisi oleh orang-orang yang memiliki keahlian dibidangnya, seperti sabda
Nabi Muhammad SAW :

‫اذاوسداالمربغري اهله فانتظرالساعة‬

“Apabila suatu pekerjaan diperbuat oleh yang bukan profesinya (ahli), maka tinggal
rnenunggu kehancurannya.”(H.R.Bukhari)2

Makna hadits di atas menstressing agar para manajer ketika akan melakukan
placement para staf-nva supaya dapat mengisi jabatan-jabatan tersebut sesuai dengan skill
yang dimiliki staf tersebut atau dalam makna yang lain jauhkanlah proses staffing dengan
cara-cara yang tidak halal, misalnya dengan KKN (Korupsi, Kolusi, Nepotisme).

Para ahli. memberikann definisi. terhadap staffing sebagat berikut :

Helliriegel & Slocum, mengatakan : Staffing is the process by which orgaizations satisfy their
human resources needs by forcasting future needs, recruiting and selecting candidates and

1
Ulbert Silalahi, Asas-asas Manajemen, Bandung, Mandar Maju, 1996, Cet I, h.229
2
Sayyid Ahmad Hasyim, Mukhtar Al-Hadits al-Nabawiyah, Beirut : Dar al-Fikr, tt, h.17
orienting new employees.3 Sementara itu David J Cherrington di dalam bukunya mengatakan
staffing, usually called employment, involves three major

Activities ; human resource planning, recruitment and selection.4

Dengan demikian pengaturann staf berarti mengisi staf dari tingkat manajer hingga
karyawan dalam unit-unit departemen menurut jenjang struktur organisasi yang dilakukan
berdasarkan analisis jabatan, perencanaan sumber daya manusia, rekruitmen, seleksi, dan
penempatan.

Membicarakan fungsi staf erat hubungannya dengan fungsi-fungsi manajemen

lainnya, lebih khusus lagi dengan fungsi organisasi, sehingga di satu pihak banyak penulis
manajemen membahas dan atau memasukkan fungsi staffing sebagai salah satu aspek
pokok bahasan dalam fungsi pengorganisasian. Stoner dan Winkel mengatakan, bahwa
mengingat perancangan organisasi dan penempatan orang-orang ke dalamnya merupakan
kegiatan sangat berkaitan erat, staffing itu telah dimasukkan dalam pembahasan mengenai
fungsi pengorganisasian.5

Pandangan yang lainnya menyatakan bahwa staffing merupakan fungsi manajemen

yang berdiri sendiri setara dengan fungst-fungsi manajemen lainnya, yaitu perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan dan pengontrolan serta ditempatkan sesudah fungsi
pengorganisasian. Heinz Weihrich & Harold Koontz, mengemukakan empat alasan yang
menjadikan fungsi staffing dapat berdiri sendiri. Pertama, pengisian jabatan dalam peranan
manajemen mencakup pengetahuan dan pendekatan, sedangkan fungsi pengorganisasian
semata-mata penetapan struktur peran dan kurang memperhatikan pengisian peran itu
sendiri. Kedua, dengan memisahkan pengisian jabatan sebagai fungsi yang terpisah
memungkinkan kita untuk memberikan penekanan lebih besar pada unsur manusia dalam.
pemilihan, penilaian, dan pengembangan manajer. Ketiga, pengetahuan dan pengalaman
dalam bidang pengisian jabatan adalah penting karena para manajer sering mengabaikan
kenyataan, bahwa pengisian jabatan adalah tanggungjawab mareka, bukan tanggung jawab
bagian personalia. Keernpat, suatu badan. pengetahuan dan pengalaman. telah

3
Don Helliriegel & John W Slocum, Management, Aadison Wesley Publishing Company, 1992, Cet 6, h.390
4
David J Cherrington, The Managemen of Human Resources, Prestice Hall International, 1995, edisi 4, h.11
5
James F Stonner, Charles Winkel, Manajement, Jakarta, Erlangga, 1986, h.20
dikembangkan dalam wilayah staffing, yaitu manajemen personalia, atau manajemen
sumber daya manusia.6

Dalam pendahuluan ini pula ingin kami sampaikan, bahwa sumber-sumber penting
yang merupakan aset suatu organisasi adalah manusia (human resources), sebab yang akan
berperan dalam, mencapai tujuan organisasi adalah orang yang bertanggungjawab
menggerakkan kegiatan, juga sumber lain bukan manusia (non human resources).
Sedangkan. orang-orang yang bertanggungjawab dalam organisasi dinamakan manajer-
manajer dan orang yang menjalankan aktivitas atau melalui siapa tujuan itu tercapai disebut
kelompok karyawan (employee).

Para manajer berfungsi menjaga pysical assets atau harta melalui manusia atau
karyawan. Karena itu mengapa begntu penting bagi manajer untuk menjaga orang-
orangnnya (karyawan) dengan baik. la harus memberi ganjaran (reward) kepada mereka
dengan adil, membantu mereka untuk berbagai perkembangan. Semuanya itu untuk
semakin menjaga hartanya agar semakin berharga. 7

Dalam pembicaraan seterusya akan dibahas hal-hal yang berkenaan dengan : Seleksi
personil., Pimpinan dan harapannya, Pimpinan dan pengembangan organisasi. Pembahasan
sebagian besar diambil dari teori-teori manajemen dan sedikit penulis tuangkan pula
perspektif ajaran Islam berbicara mengenai manajemen, khususnya topik diatas.

B. SELEKSI

Tahapan seleksi karyawan dalam suatu institusi/ organisasi merupakan salah satu
bagian penting dari fungsi staffing, sedangkan yang mengawali suatu kegiatan seleksi
sebelumya terlebih dahulu di lakukan suatu analisis jabatan (Job analysis). Yang dapat tergali
dari informasi analisis jabatan ini' meliputi tiga hal yaitu, Pertama : uraian jabatan (Job
description) yaitu uraian tentang rincian tugas-tugas, tanggungjawab, kewajiban-kewajiban,
dan kondisi kerja yang esensial dan jabatan tertentu yang dituangkan dalam peryataan
tertulis atau dokumen. Uraian terpentingnva adalah tugas utama, persentase waktu yang

6
Heinz Weihrich & Harold Koontz, Management ; A Global Persfektive, McGraw-Hill Inc, 1993, h.357
7
Ulbert Silalahi, op.cit. h.231
dibutuhkan untuk suatu tugas, standar kinerja yang dicapai, kondisi kerja, jumlah tenaga
kerja, siapa melapor kepada siapa, juga peralatan yang dipakai. Kedua, spesifikasi jabatan
(Job specification). suatu ilustrasi yang menggambarkan tuntutan jabatan tentang kualifikasi
karyawan yang diperlukan untuk mengerjakan jabatan atau dengan kata lain sesuatu yang
berhubungan dengan profil karyawan. Selanjutnya dibuatkan dokumen yang menjelaskan
kualifikasi minimum mengenai karakteristik seorang karyawan seperti : pengetahuan,
keterampilan, dan kemampuan yang dibutuhkan satu jabatan tertentu. Ketiga, standar
kinerja jabatan (job performance standard), yaitu rumusan yang diuat setelah seorang analis
jabatan mengumpulkan data melalui metode yang pergunakanya ( kuesioer, interview,
observasi, catatan karyawan dan metode kombinasi). Data-data yang dihimpun itu
berhubungan dengan aktivitas kerja, aktivitas orientasi karyawan., bantuan kerja, kontek
jabatan dan persyaratan personel untuk jabatan. 8

Seleksi karyawan adalah suatu proses pemilihan. karyawan dari sekelompok pelamar
potensial atau yang terbaik untuk satu jabatan atau posisi tertentu. Biasanya dilakukan oleh
Departemen Personalia, yang dikombinsikan dengan rekruitmen, (pengerahan) karyawan.
Jika rekruitmen karyawan selalu diperhatikan proses rekruitmen secara intenal dan
eksternal, maka seleksi pun biasanya dilakukan melalui dua langkah tadi. Adapun
keuntungan proses rekruitmen/ seleksi secara internal yaitu ada tiga hal : Pertama, lebih
murah, Kedua, memupuk kesetiaan, merangsang, mendorong serta memotivasi teman untuk
berprestasi, Ketiga, lebih mudah beradaptasi dengan iklim kerja dan lingkungan organisasi.
Geoffrey G-Meredith mengakui keuntungan dari internal promosi yaitu :

The system is the simplest and the lowest cost approach. Management knows the
qualities of persons promoted, and it is very good for the morale of all employees to see
that such a policy axist.

Hasil penelitian menujukkan adanya sumber rekruitmen dan rata-rata turn over. Dalam
hal ini rekruitmen dari sumber internal merupakan sumber karyawan yang baik

8
William B Werther, Jr & Keith Davis, Human Resources and Personnel Management, New York ; McGraw
Hill, 1993, h. 135-142
dibandingkan dengan sumber ekstenal.9

Ada beberapa taktor yang harus diperhatikan dalam melakukan seleksi_, karena
kecenderungannya mempengaruhi tingkat kinerja karyawan, yaitu :

1) karakteristik biografi, misalnya pendidikan, pengalaman kerja, usia.

2) ketakuan dan minat, untuk mengestimasi kapasitas dan minat.

3) sikap dan kebutuhan, untuk memprediksi wewenang dan tanggung jawab.

4) kemampuan analitikal dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan. pemikiran

dan pengevaluasian.

5) keterampilan dan kemampuan teknikal., untuk menentukan keterampilan bekerja dan

kemampuan menampilkan aspek-aspek teknis.

6) keterampilan dan stamina untuk melihat kemampuan fisik dalam bekerja.10

Adapun cara melakukan suatu proses seleksi biasanya dilakukan melalui beberapa
tahap yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing organisasi, berikut ini adalah
salah satu contoh :

Tahap 1: Pemeriksaan lamaran

Tahap 2: Ujian seleksi

Tahap 3: Wawancara

Tahap 4: Pengecekan referensi dan latar belakang

Tahap 5: Pemeriksaan kesehatan,

Tahap 6: Keputusan diterima atau ditolak.

9
Ulbert Silalahi, op.cit.h.244
10
Leon C Magginson, Donald C Mosley & Paul H. Pietri, Jr, Management : Concept and Application, New York
Harper International, 1983, h.293.
 Tahap pemeriksaan dimaksudkan untuk memeriksa apakah pelamar memenuhi syarat
untuk posisi yang dibutuhkan atau tidak. Ujian seleksi dimaksudkan untuk mengukur tingkat
kemampuan dan kesesuaian keterampilan pelamar untuk bekerja. Kebanyakan ujian seleksi
dilakukan secara tertulis, sedangkan materi seleksi umumya berhubugan dengan.
pengetahuan umum, pengetahuann tentang jabatan dan kemampuan psikologis.

Wawancara untuk menggali secara lebih mendalam tentang sikap, minat, kemampuan
analisis, dan keterampilan teknis yang dimiliki pelamar. Pemeriksaan referensi dan latar
belakang berguna untuk mengetahui apakah irformasi tentang tipe pelamar, pengalaman
kerja, titel, dan latar belakang pendidikan relevan dengan jabatan yang akan dilaksanakan.
Pemeri.ksaan kesehatan untuk menentukan kondisi fisik dan psikis apakah sesuai dengan
tuntutan jabatan atau tidak. Terakhir adalah keputusan diterima atau ditolak. Secara teknis
ada yang setiap tahap tes hasilnya langsung diberitahukan, seorang yang lulus tahap 1 dapat
mengikuti tes tahap 2. begitu pula selanjutnya yang lulus tes 2 berhak ikut tes tahap 3
sampai akhir.11

C. HARAPAN

Teori harapan Ini dikemukakan oleh Victor H.Vroom, ia mengatakan, bahwa kekuatan
motivasi seseorang untuk bekerja giat dalam mengerjakan pekerjaannya tergantung dari
hubungan timbal balik antara apa yang ia inginkan (wants) dan butuhkan (needs) dari hasil
pekeriaan itu.12 Apabila keyakinan yang diharapkan cukup besar untuk memperoleh
kepuasannya, maka ia akan bekerja keras pula.

Adapun yang menjadi landasan dari teori ini adalah adanya harapan bahwa individu
akan menjadi pelaksana dengan prestas yang tinggi apabila mereka melihat : 1) Suatu
kemungkinan (probabilitas) tinggi, bahwa usaha mereka mengarah ke prestasi tinggi 2) Suatu

11
Ulbert Silalahi, op.cit. h.247-249
12
Malayu SP Hasibuan, Organisasi dan Motivasi, Jakarta, Bumi Aksara, 1999, cet.2, h.116
probabilitas tinggi akan mengarah kepada keuntunngan 3) hasil-hasil tersebut akan menjadi,
pada keadaan keseimbangan penarik efektif bagi mereka.13

Harapan (expectancy) merupakan suatu kesempatan yang diberikan akan terjadi

karena perilaku. Apabila muncul suatu harapan dari diri seseorang, maka hal ini
menunjukkan suatu kepastian ia akan memperoleh apa yang ia, harapkan. Hal itu terjadi
karena, dalam waktu yang bersamaan muncul suatu tindakan atau perilaku usaha.

Apabila seorang pimpinan pada sebuah perusahaan mendambakan suatu harapan

yang ideal dari para karyawannya, maka hendaklah memperhatikan kebutuhan (needs) dan
keinginan (wants) mereka, walaupun akan sulit menemukan yang sedetil-detilnya. Maslow’s
Needs Hierarchy teory membahas sisi kebutuhan manusia vang terdiri dari :

1) Physiological Needs (kebutuhan fisik = biologis).

2) Safety and Security Needs (keamanan dan keselamatan).

3) Affiliation or Acceptannce Needs (Kebutuhan sosial).

4) Esteem or Status or Needs (kebutuhhann penghargaan diri).

5) Self Actualization Needs (kebutuhannn akan aktualisasi diri).14

Kebaikan dari teori ini adalah : 1) memberikann informasi bahwa kebutuhan manusia
terdiri dari materil dan non-materil serta bertingkat-tingkat, 2) Seorang pimpinan organisasi
akan mengetahui, bahwa para karyawannya itu bekerja untuk memenuhi kebutuhann materi
dan non-materi yang akan memberikan kepuasan, 3) Kebutuhan manusia itu berjenjang,
maka bagi mereka yang lemah ekonominya, mereka akan memiliki kecenderungan
termotivasi dengan materil, sedangkan yang memiliki strata ekonomi tinggi, mereka
cenderung membutuhkan motivasi non-materi, 4) Pimpinan. organisasi akan lebih mudah
memberikan motivasi para karyawannya untuk merangsang semangat kerja.

Sedangkan sisi kelemahannya dari teori ini adalah : 1) kebutuhan manusia itu
13
T. Hani Handoko, Manajemen, Yogyakarta, BPFEE Yogya, 1999, edisi 14, h.263
14
Hasibuan, Op.cit, h.104-107
bertingkat-tingkat, tetapi pada kenyataannya manusia menginginkan tercapai sekaligus dan
kebutuhan itu sendiri merupakan siklus dan sunnatullah, 2) Maslow menyampaiakan
teorinya ini baru pada tahap pengamatan.15

Pada teori motivasi dua faktor, seorang pimpinan organisasi dalam memotivasi para
karyawannya hendaklah memperhatikan 3 hal di bawah ini :

1) Yang mendorong karyawan adalah pekerjaan yang menantang perasaan berprestasi,

bertanggungjawab, kemajuan yang bisa dinikmati, dan adanya pengakuan atas
semuannya itu.

2) Yang mengecewakan karyawan adalah faktor-faktor yang bersifat peraturan pekerjaan,

penerangan, istirahat, sebutan jabatan, hak, gaji, d1l.

3) Karyawan kecewa jika peluang berprestasi terbatas. Cenderung mencari-cari

kesalahan.

D. PEMIMPIN DAN ORGANISASI

Orang yang bertanggungjawab mengelola, memadukan atau mendaya-gunakan

sumber-sumber dalam pelaksannaan tugas-tugas agar menghasilkan barang-barang atau
jasa atau merealisasikan tujuan organisasi disebut manajer. Manajer bertanggungjawab
mencapai tujuan. Caranya adalah dengan melaksanakan manajemen.

Definisi manajer dikemukakan oleh Bittel & Bittel : A manager is best defined as a
member of an organizations whose tasks, duties, and responsibilities require the supervision
of other people.

Sementara itu kepemimpinan (Leadership) adalah inti dari manajemen. Dengan

kepemimpinan yang baik, proses manajemen akan berjalan lancar dan karyawan bergairah
melaksanakan tugas- tugasnva. Gairah kerja, produktivitas kerja, dan proses manajemen
suatu perusahaan akan baik, jika tipe, cara, atau syle kepernimpinan yang diterapkannn
manajernnya baik. Baik-buruk atau tercapai tidaknva tujuan juin perusahaan sebagaian

15
Ibid, h.107
besar ditentukann oleh kecakapan manaJernya dalam melakasanakan kepenmimpinan untuk
mengerahkan para bawahanya.

Dalam sejarah kita kenal para Nabi/ Rasul itu terkenal dengan. kepemimpinannya,
sehingga dalam salah satu cabang ilmu dikenal 4 sifat para Rasul. Keempat ciri kenabian itu
sekaligus merupakan ciri seorang pemimpin. Seorang Nabi itu shidiq (benar), amanah
(reliiable),tabligh (menyampaikan.), dan fathanah (cerdas). Empat ciri kepemimpinan para
Rasul ini kiranya dapat djadikan tolok ukur kita.

Pada proses kepemimpinan dalam sebuah perusahaan, bahwa, fungsi-fungsi

kepemimpinan itu harus berjalan baik, maka kiranya penting disampaikan apa saja yang
menjadi fungsi kepemimpinan di era modem ini, yaitu :

1) Pengambilan keputusan dan merealisasikan keputusan itu.

2) Pendelegasian wewenang dan pembagian kerja kepada para bawahannnya.

3) Meningkatkan daya guna dan hasil guna semua unsur manajemen.

4) Memotivasi karyawan supaya bekerja efektif dan. penuh semangat.

5) Mengembangkan imajinasi, kreativitas, dan loyalitas karyawan.

6) Pemrakarsa, penggiatan, dan pengendalian. rencana.

7) Menngkoordinaasi dan mengintegrasi kegiatan-kegiatan bawahan.

8) Penilaian prestasi dan pemberian teguran atau penghargaan pada bawahan.

9) Pengembangan bawahan melalui pendidikaan atau latihaan.

10) Melaksanakan pengawasan melekat (waskat) dan tindakan-tindakan perbaikan, jika

perlu.

11) Memelihara aktivitas-aktivitas perusaahaan sesuai dengan izinnya.

12) Mempertanggungjawabkan semua tindakannya kepada pemilik, karyawan, dan

pemerintah.
13) Membina dan mempertahankan kelangsungan. hidup perusahaan.

14) Pemberian konpensasi, ketenangan, dan keselamatann bagi karyawan 16

Manajer puncak bertanggunglawab atas pengembangan organisasi yang dipimpinnya.

Sebuah organisasi harus siap menghadapi perubahan-perubahan identitas dan
lingkungannya juga berubah. Ada empat sebab utama dari dinamika organisasi yaitu :

1) Sesuatu yang dihasilkan oleh pengorganisasian,

2) Pengaruh yang terdapat di dalam diri pegawai.

3) Pertimbangan-pertimbangan ekonomis, pertumbuhan dan hambatan.

4) Perubahan-perubahan teknologi.17

E. PENUTUP

Proses rekruitmen maupun seleksi dalam suatu organisasi nampaknya dapat

diaplikasikan dalam dunia pendidikan terutama melalui tahapan rekruitmen dan seleksi yang
benar-benar dapat dipertanggung jawabkan. Dampak yang dapat diterima seandainya
proses tersebut berlangsung baik adalah terhadap kualitas Pendidikan.

Dengan mengikuti dan mempraktekan proses rekruitmen seperti dibahas terdahulu, maka
bukan mustahil perbaikan sistem pendidikan dapat berjalan baik. Begitu pula dengan proses
seleksi yang ketat (sesuai dengan kualifikasinya), maka sangat dimungkinkan masa depan
bangsa ini mengalami perbaikan yang berarti karena diawali dengaan membaiknya sistem
pendidikan yang berlangsung.

16
Hasibuan, op.cit, h.203
17
George R Terry, Prinsip-prinsip Manajemen, terjemahan, Jakarta, Bumi Aksara, 2000, cet 6, h.121-123
DESKRIPSI FUNGSI STAFFING DALAM ORGANISASI

ORGANISASI

DEPARTEMEN-
DEPARTEMEN
(Fungsi dan Tugas)

STAFFING

Dasar Pemikirannya :

1. Analisis Jabatan
 Uraian Jabatan
 Spesifikasi Jabatan
 Standar Kinerja Jabatan

2. Perencanaan SDM

3. Rekruitmen

4. Seleksi

5. Penempatan
 Dasar : Job Analisis

Internal
Cara
Eksternal

SELEKSI
Faktor Pertimbangan :
1. Karakter Biografi
2. Kepribadian dan Minat
3. Sikap dan Kebutuhan
4. Kemampuan Analisis dan Manipulatif
5. Keterampilan dan Kemampuan Teknis
6. Keterampilan dan Stamina

Tahapan :
1. Pemeriksaan Lamaran
2. Ujian Seleksi
3. Wawancara
4. Pengecekan referensi dan Latar Belakang
5. Kesehatan
6. Keputusan

Wants Needs

SELEKSI  Prestasi
 Keuntungan
 Keseimbangan

Motivasi Karyawan
 Motivator
 Yang Mengecewakan
 Peluang