PENGELOLAAN

ARSIP IDEAL
Upaya Peningkatan Kualitas Pelayanan Kearsipan

Oleh Musliichah, M.A.

SEMINAR VIRTUAL KEARSIPAN OMBUDSMAN RI

“STRATEGI PENINGKATAN KUALITAS PELAYANAN KEARSIPAN”
17 MARET 2021
 MANFAAT
PENCIPTA ARSIP
PEMERINTAH
MASYARAKAT
PENGELOLAAN ARSIP
CARA IDEAL

EFEKTIF
EFISIEN
 ACUAN IDEAL

ATURAN HUKUM KONSENSUS

INDONESIA BERSAMA
• PERATURAN- • DEKLARASI UNIVERSAL
PERATURAN YANG KEARSIPAN
BERLAKU (KESEPAKATAN DUNIA)
 HUKUM DASAR KEARSIPAN
ØUNDANG-UNDANG NO. 43 TAHUN 2009
TENTANG KEARSIPAN TELAH MENGATUR
FILOSOFI DASAR KONSEP IDEAL KEARSIPAN DI
INDONESIA

ØPERATURAN-PERATURAN TURUNAN
BERIKUTNYA HARUS MENGACU UU 43/2009
 Mendudukkan Arsip sebagai Apa?

Arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa,

sebagai memori, acuan dan bahan
pertanggungjawaban dalam kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
(harus dikelola dan diselamatkan oleh negara)

UU NO. 43 TH. 2009

Penyelenggaraan kearsipan
untuk menjamin Berkearsipan
ketersediaan arsip yang untuk Apa?
autentik dan terpercaya,
menjamin pelindungan
kepentingan negara dan
hak-hak keperdataan
rakyat
UU NO. 43 TH. 2009
Penyelenggaraan kearsipan
harus sesuai dengan prinsip,
kaidah, dan standar kearsipan,
serta diselenggarakan dalam Bagaimana Cara
suatu sistem penyelenggaraan Berkearsipan?
kearsipan nasional yang
komprehensif dan terpadu

UU NO. 43 TH. 2009

SIDANG UMUM UNESCO
PARIS
NOVEMBER 2011
ARSIP
Merekam keputusan, tindakan dan memori.
Warisan yang unik dan tidak tergantikan melintasi
satu generasi ke generasi berikutnya.
Sumber informasi yang sah dalam mendukung
kegiatan administrasi yang akuntabel dan
transparan.

SIDANG UMUM UNESCO PARIS

NOVEMBER 2011
 Deklarasi Universal Kearsipan
Arsip
memainkan peran penting dalam
pengembangan masyarakat dengan cara menjaga
dan membantu memori individu dan kolektif.
Keterbukaan akses arsip
memperkaya pengetahuan kita mengenai
masyarakat, mendorong demokrasi,
melindungi hak warga negara, dan
meningkatkan kualitas hidup.
 Sepakat Bekerja Sama Agar:
• Peran arsiparis sebagai tenaga profesional terlatih
melalui pendidikan dasar dan lanjutan, untuk
memberikan layanan kepada masyarakat dengan cara
mendukung penciptaan arsip dan dengan cara memilih,
memelihara serta menyediakan arsip untuk digunakan.
• Tanggung jawab kolektif dari semua warga negara,
aparatur negara dan pengambil keputusan, pemilik
atau pengelola lembaga kearsipan pemerintah dan non
pemerintah, serta arsiparis dan tenaga spesialis
informasi lainnya
Deklarasi Universal Kearsipan
 Sepakat Bekerja Sama Agar:
• Kebijakan dan peraturan perundang-undangan
kearsipan nasional ditetapkan dan dilaksanakan;
pengelolaan arsip dievaluasi dan dilaksanakan secara
kompeten oleh seluruh lembaga baik pemerintah
maupun swasta, yang menciptakan dan menggunakan
arsip dalam pelaksanaan kegiatannya.
• Sumber daya yang memadai dialokasikan untuk
mendukung pengelolaan arsip yang baik, termasuk
mendayagunakan tenaga profesional yang terlatih

Deklarasi Universal Kearsipan

 Sepakat Bekerja Sama Agar:
• Arsip dikelola dan dilestarikan dengan cara yang dapat
menjamin autentisitas, realibilitas, integritas, dan
kegunaannya
• Arsip tersedia untuk diakses oleh setiap orang, dengan
tetap menghormati peraturan perundang-undangan
yang terkait dan hak-hak individu, pencipta, pemilik,
serta pengguna
• Arsip digunakan untuk membantu peningkatan
tanggung jawab kewarganegaraan

Deklarasi Universal Kearsipan

 RUANG LINGKUP MANAJEMEN KEARSIPAN

PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN

PENETAPAN PEMBINAAN PENGELOLAAN

KEBIJAKAN KEARSIPAN ARSIP

Pedoman Arsip Dinamis Arsip Statis

NSPK
Kearsipan Lainnya
 ELEMEN KEARSIPAN

SDM

PRASARANA
SOSIALISASI
& SARANA

ORGANISASI

SISTEM
ANGGARAN
INFORMASI

KEBIJAKAN
 KEBIJAKAN / PEDOMAN KEARSIPAN
Perlu Peraturan Kearsipan NSPK
• Penyelenggaraan kearsipan di • Tata Naskah Dinas
setiap lembaga/organisasi harus (TND)
dilakukan secara sistematis. • Klasifikasi Arsip (KA)
Oleh karena itu diperlukan • Jadwal Retensi Arsip
pedoman/peraturan. (JRA)
• Peraturan dasar kearsipan yang • Sistem Klasifikasi Akses
wajib dimiliki oleh setiap dan Keamanan Arsip
organisasi dikenal dengan NSPK Dinamis (SKKAD)
(Norma, Standar, Prosedur, dan
Kriteria)
 PENGELOLAAN ARSIP (UU 43/2009 )

Penggunaan
Penciptaan Dan Penyusutan Akuisisi Pengolahan Preservasi Akses
Pemliharaan

(Records Management) (Archives Management)

 KERJA
ARSIPARIS

• Apa saja kerja kearsipan yang dilakukan oleh

arsiparis telah diatur dalam Perka ANRI No. 4
Tahun 2017 tentang Pelaksanaan Tugas Jabatan
Fungsional Arsiparis
• Bagaimana cara melaksanakan kerja kearsipan
telah diatur dalam Perka ANRI No. 23 Tahun
2017 Perubahan Perka ANRI No. 5 Tahun 2016
tentang Standar Kualitas Hasi Kerja Pejabat
Fungsional Arsiparis
 • Asas Peraturan
Pengelolan Pengelolaan arsip memenuhi
kaidah kearsipan dan peraturan
arsip yang yang berlaku
ideal perlu
dilakukan • Asas Manfaat
dengan Penyelenggaraan kearsipan harus
bisa memberikan manfaat dan
berbagai dampak positif bagi pencipta
pendekatan arsip, pemerintah, dan
masyarakat luas
 POTRET DUNIA KEARSIPAN INDONESIA

KEARSIPAN BELUM DIANGGAP BIDANG YANG BERGENGSI

PERKEMBANGAN ILMU DAN PRAKTIK KEARSIPAN DI

INDONESIA BELUM PESAT

SISTEM KEARSIPAN BELUM OPTIMAL

SDM KEARSIPAN BELUM MEMADAI

STRATEGI-STRATEGI

RISET DAN PENGEMBANGAN BIDANG

KEARSIPAN.

INOVASIPENGELOLAAN KEARSIPAN
- menciptakan dan mengcapture
- mengolah, menyimpan, memelihara
- Pendayagunaan arsip
 Manfaat Riset Kearsipan
Riset kearsipan sangat berperan strategis dalam pengembagan
kearsipan. Peran tersebut antara lain:

Untuk mengidentifikasi Untuk melahirkan Untuk membangun

1 karakter, kebutuhan, 3 strategi, inovasi, dan 5 kearsipan yang sesuai
dan permasalahan terobosan-terobosan dengan kondisi dan
kearsipan yang ada kearsipan kebutuhan

Untuk mengevaluasi Untuk merumuskan

2 penyelenggaraan 4 kebijakan-kebijakan di
kearsipan secara bidang kearsipan
menyeluruh
RISET BIDANG KEARSIPAN
vELEMEN PENYELENGGARAAN
KEARSIPAN
vJENIS-JENIS FISIK ARSIP
vSARANA KEARSIPAN
vSISTEM INFORMASI KEARSIPAN
vKEBIJAKAN KEARSIPAN
vORGANISASI KEARSIPAN
vSDM KEARSIPAN
vPRAKTIK KEARSIPAN
(TND, MAIL HANDLING, ARSIP
AKTIF, INAKTIF, STATIS, VITAL,
TERJAGA, PENYUSUTAN,
PRESERVASI, DIGITALISASI,
LAYANAN, PUBLIKASI) dll
 RISET ARSIP
(Upaya Pendayagunaan Arsip)

qMENGEKSPLORE
INFORMASI BERSUMBER
ARSIP
qARSIP ADALAH SUMBER
INFORMASI PRIMER
qARSIP UNTUK MELIHAT
MASA LALU
qARSIP BISA MENJADI BAHAN
REFERANSI
Strategi Penciptaan Arsip /Mengcapture

Caranya: Keluasan dan keragaman

1. Tata naskah dinas dan arsip yang dapat
diciptakan dan di “tangkap”
mail handling akan memperkaya
2. Pemindahan arsip khazanah arsip.
inaktif
Poin 1- 3 sudah terbiasa
3. Akuisisi arsip statis
dan lazim dilakukan oleh
4. Mendokumentasikan semua organisasi
peristiwa penting
Poin 4 dan 5 belum banyak
5. Oral history
dikembangkan
 Pengujian Covid-19 di Laboratorium RSA UGM
April 2020

Merekam Peristiwa Penting

Penanganan Pendemi Covid-19
 Merekam Peristiwa Penting
Pembuatan alat deteksi covid-19 dengan radiografi
oleh Dosen dan Peneliti FMIPA UGM (Juni 2020)
 Pengembangan Oral History Programm

• Untuk menggali informasi dari para pelaku

sejarah dan atau saksi sejarah
• Untuk melengkapi informasi yang ada dalam
arsip
• Untuk melacak keberadaan arsip
ORAL
HISTORY
MELACAK DAN
MEREKAM
KESAKSIAN
PERISTIWA
MASA LALU
 Wawancara
penelitian dan pembuatan ventilator
Dosen UGM
sekaligus dokter RSUP dr. Sardjito

Wawancara Penanganan Pasien Covid 19

Ketua Satgas Covid-19
RS Akademik UGM, April 2020
 Mendayagunakan Arsip
Diseminasi Pengetahuan Berbasis Arsip

• Layanan akses arsip

• Penerbitan buku/ jurnal
• Diorama
• Pameran Arsip
• Pementasan seni budaya berbasis arsip
• Film dokumenter berbasis arsip
• dll
 Layanan
Akses Arsip
• Salah satu unsur
penting dalam
menjamin kualitas
pelayanan kearsipan
adalah layanan akses
arsip kepada publik.
• Hak publik dijamin
dalam UU 14 Th. 2008
tentang Keterbukaan
Informasi Publik.
• Perlu ketersediaan
arsip dan kemudahan
akses arsip.
 Penerbitan
Hasil Riset Kearsipan

Naskah Sumber
Jurnal
Artikel Media Massa
Pameran Arsip
 Literasi berbahan dasar arsip
melalui film dokumenter

Arsip akan lebih berdayaguna jika

diolah menjadi media literasi
dengan mengikuti perkembangan
dan tuntutan audien
 Nobar Film
Dokumenter

Siswa SMA Kibang Lampung

Pengurus dan Relawan PMI DIY Pengelola Arsip Pemda Bantul DIY
ARSIP MEREKAM KEHIDUPAN
ARSIP WARISAN YANG TAK TERGANTIKAN

SELAMATKAN ARSIP
UNTUK KEHIDUPAN YANG LEBIH BAIK

KETERBUKAAN AKSES ARSIP DAN PENDAYAGUNAAN ARSIP

MEMPERKAYA PENGETAHUAN
TERIMA KASIH