Peraturan Penggunaan Kendaraan Dinas

Universitas Muhammadiyah Magelang

UMM-BPM-06.03.001

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MAGELANG

2014
 DAFTAR ISI

Lembar Pengesahan i
Surat Keputusan Rektor ii
Kata Pengantar iii

Daftar Isi iv

I. Tujuan ................................................................................................. 1
II. Pengertian ........................................................................................... 1
III. Unit Kerja ............................................................................................ 1
IV. Pihak-Pihak yang terkait ...................................................................... 2
V. Ruang Lingkup ..................................................................................... 2
VI. Perjalanan Dinas Sopir ........................................................................ 2
VII. Mekanisme dan Prosedur ................................................................... 3
VIII. Alur Peminjaman Untuk Dinas Kantor ................................................ 5
IX. Alur Peminjaman Perorangan ............................................................ 6
X. Aturan Biaya Sewa Mobil ................................................................... 7
XI. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Dinas ........ 8
XII. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Pribadi ..... 9

i
 I. Tujuan

Peraturan Penggunaan Kendaraan Dinas ini adalah acuan di bagian Biro Umum
dalam melakukan pelayanan penggunaan kendaraan dinas di Universitas
Muhammadiyah Magelang.

II. Pengertian :

1. Universitas adalah Universitas Muhammadiyah Magelang.

2. Badan Pembina Harian (BPH) adalah badan yang dibentuk oleh Pimpinan
Pusat Muhammadiyah untuk melaksanakan tugas BP-PTM sehari-hari dalam
penyelenggaraan Universitas.
3. Rektor adalah pimpinan tertinggi Universitas Muhammadiyah Magelang.
4. Pimpinan Universitas adalah Rektor Universitas Muhamamdiyah Magelang
dibantu Wakil Rektor.
5. Kepala Biro Umum adalah pejabat yang bertanggungjawab atas pengelolaan
dan penggunaan kendaraan dinas milik Universitas Muhammadiyah
Magelang.
6. Kepala Urusan Rumah Tangga adalah Kaur yang bertugas mengkoordinasi
aktivitas penggunaan kendaran dinas milik Universitas Muhammadiyah
Magelang.
7. Perjalanan dinas adalah perjalanan yang dilakukan oleh Badan Pembina
Harian/Pejabat Struktural /Dosen/Karyawan/Mahasiswa, dalam kota maupun
luar kota dalam rangka menjalankan tugas kedinasan dan
kewajibannya. Tugas, kewajiban, dan lamanya perjalanan dinas
diputuskan/dikeluarkan oleh pimpinan unit/Fakultas yang bersangkutan.
8. Unit Kerja adalah suatu bagian yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang
Catur Dharma Perguruan Tinggi serta kinerja administrasi di lingkungan
Universitas Muhammadiyah Magelang.
9. Kendaraan Dinas adalah kendaraan inventaris Universitas Muhammadiyah
Magelang.
10. Peminjam Perorangan adalah semua Dosen dan Tenaga Kependidikan
Universitas Muhammadiyah Magelang yang melakukan peminjaman
kendaraan dinas Universitas di luar tugas dan kewajibannya sebagai pejabat
dan atau sebagai dosen/karyawan Universitas Muhammadiyah Magelang.
11. Pihak luar adalah organisasi Persyarikatan Muhammadiyah diluar Universitas
Muhamamdiyah Magelang.

III. Unit Kerja di Universitas Muhammadiyah Magelang terdiri dari :

a. Badan Pembina Harian (BPH). c. Fakultas.

b. Rektorat d. Biro/Lembaga/Badan/UPT.

1
IV. Pihak-pihak yang terkait

a. Kepala Biro Umum d. Unit Kerja

b. Kepala Biro Keuangan e. Sopir
c. Kepala Urusan Rumah Tangga f. Peminjam Perorangan
g. Persyarikatan Muhammadiyah

V. Ruang Lingkup

Prosedur ini berlaku bagi unit kerja yang meliputi Badan Pembina Harian (BPH),
Rektorat, Dekanat, Fakultas/Prodi/Unit Kerja dan seluruh Civitas Akademika
di lingkungan Universitas Muhammadiyah Magelang dan pihak luar yang melakukan
peminjaman.

VI. Perjalanan Dinas Sopir

Ketentuan pembiayaan perjalanan dinas untuk sopir yang meliputi uang saku, uang
makan, dan penginapan sesuai pada kolom jabatan untuk tenaga kependidikan
dalam Standar Biaya Kegiatan yang berlaku.

Catatan :

1. Perjalanan dinas pada hari libur, uang saku ditambah 50%.

2. Uang makan dan uang penginapan ditanggung oleh unit kerja pengguna
dengan mempertimbangkan proporsionalitas dan effisiensi anggaran.
3. Perjalanan dinas yang merupakan kegiatan kerjasama/proyek dengan
anggaran/dana dari pihak luar, maka uang saku , makan, uang penginapan
sopir dan BBM dibebankan pada anggaran kerjasama/proyek tersebut jika
melebihi sharing dana yang disepakati.
4. Pelaksanaan perjalanan dinas mempertimbangkan efisiensi waktu dan biaya.
5. Mobil dinas digunakan untuk perjalanan dinas dengan jumlah minimal
pengguna 2 orang kecuali untuk pejabat struktural dengan tingkat eselon 3b
keatas.
6. Untuk keperluan mengantar berkas-berkas yang berhubungan dengan
keperluan Akademik, SDM, kemahasiswaan, dan lain sebagainya yang masih
dalam konteks tugas dinas dan tidak memungkinkan menggunakan
kendaraan umum, dapat menggunakan kendaraan dinas dengan
pertimbangan dari Wakil Rektor II.

2
VII. Mekanisme dan Prosedur

A. Penggunaan Kendaraan Universitas untuk Tugas Dinas

1. Unit Kerja mengisi formulir peminjaman kendaraan dinas minimal 2 hari

sebelum hari H tugas dinas dilaksanakan (dilengkapi surat tugas/Surat
undangan Dinas bagi Dosen/Tenaga kependidikan terkait, yang ditujukan
kepada Biro Umum ) yang ditandatangani oleh pimpinan unit.
2. Kepala Biro Umum memberikan disposisi terhadap permohonan penggunaan
kendaraan dinas kepada Kaur Rumah Tangga.
3. Kepala Urusan Rumah Tangga melaksanakan isi disposisi Ka. Biro Umum.
4. Kaur Rumah Tangga menunjuk kendaraan beserta sopir sesuai jadwal tugas.
5. Sopir mengambil kartu kendali kendaraan di biro umum untuk diisi, sopir
mencatat posisi kilometer terakhir yang tertera pada kendaraan sebelum
berangkat.
6. Kaur Rumah Tangga mengecek kartu kendali kendaraan yang telah diisi sopir
dan melengkapi isian kartu kendali.
7. Kaur Rumah Tangga memparaf kartu kendali kendaraan yang telah dicek, dan
memberikan uang BBM, nota BBM dan uang saku sopir.
8. Sopir melaksanakan tugas perjalanan dinas/tugas piket.
9. Keberangkatan dan kepulangan perjalanan dinas adalah di kampus, sopir
tidak melakukan penjemputan atau pengantaran dirumah kecuali pejabat
eselon 2a keatas.
10. Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam keadaan bersih setelah
penggunaan perjalanan dinas selesai.
11. Sopir menyerahkan bukti pengisian BBM kepada Kaur Rumah Tangga.
12. Kaur Rumah Tangga menerima bukti print-out pengisian BBM.

B. Penggunaan Kendaraan Dinas Untuk Peminjaman Perorangan

1. Peminjaman kendaraan dinas untuk perorangan (kepentingan pribadi), dapat
dilayani di luar jam kerja dan selama tidak mengganggu pelayanan kendaraan
dinas.
2. Peminjam mengisi form di Kaur Rumah Tangga minimal 2 hari sebelum hari H.
3. Peminjam dari luar harus menyerahkan kartu tanda pengenal yang masih
berlaku dan surat permohonan dari Persyarikatan Muhammadiyah.
4. Kaur. Rumah Tangga melaporkan kepada Ka. Biro Umum untuk peminjaman
perorangan.
5. Ka. Biro Umum memberikan disposisi terhadap permohonan penggunaan
kendaraan dinas kepada Kaur Rumah Tangga dan tembusan ke Ka. Biro
Keuangan.
6. Kaur. Rumah Tangga menentukan jenis mobil yang akan dipakai beserta
sopirnya.
7. Sopir melaksanakan tugas.
8. Sopir mengembalikan kendaraan dinas dalam keadaan bersih ke tempat
semula setelah selesai penggunaanya.

3
9. Selesai menggunakan kendaraan, sopir memastikan BBM dalam kondisi
penuh.
10.Kaur Rumah Tangga mencek dan memparaf buku kontrol kendaraan.
11.Peminjam melakukan pembayaran biaya sewa di Biro Keuangan (kasir) sesuai
ketentuan yang berlaku.
12.Kasir menerima pembayaran biaya sewa mobil dan memberikan tanda bukti
pembayaran kepada peminjam.

4
Alur Peminjaman Untuk Dinas kantor

Unit kerja mengajukan peminjaman dengan mengisi

form pinjam kendaraan sesuai format di Biro Umum
minimal 2 hari sebelumnya

Ka. Biro Umum mendisposisikan surat peminjaman

ke Ka.Ur. RumahTangga

Ka Ur Rumah Tangga melaksanakan isi disposisi dari

Kabiro Umum.

Ka Ur Rumah Tangga menentukan jenis kendaraan

dan Sopirnya.

Sopir mengambil dan mengisi kartu kendali

kendaraan, mencatat kilometer terakhir pada
kendaraan dan melaporkan ke Ka.Ur. Rumah Tangga

Ka.Ur. Rumah Tangga mengecek & memaraf kartu

kendali, dan memberikan uang BBM/nota BBM, uang
saku kepada sopir.

Sopir melaksanakan perjalanan dinas/tugas piket.

Tugas perjalanan dinas selesai, sopir mengembalikan

kendaraan dlm kondisi bersih,

Sopir menyerahkan bukti print-out pengisian BBM

kepada Ka.Ur. RT, Ka.Ur RT menerima print-out
bukti pengisian BBM.

5
Alur Peminjaman Perorangan

Mengisi form pinjam kendaraan yang

Perorangan yang akan meminjam
tersedia di Ka.Ur. RT di Biro Umum
kendaraan dinas
minimal 2 hari sebelumnya

Peminjam menyerahkan form isian.

Ka. Ur. RT melaporkan
(Peminjam perorangan yang bukan
peminjaman perorangan kepada
Pegawai UMM menyertakan tanda
Ka. Biro Umum
pengenal yang masih berlaku).

Ka. Biro Umum mendisposisikan Ka Ur Rumah Tangga menentukan

surat peminjaman ke Ka.Ur. jenis kendaraan dan Sopirnya.
RumahTangga

Peminjaman perorangan selesai, Sopir melaksanakan layanan

sopir mengembalikan kendaraan peminjaman perorangan
dlm kondisi bersih ke tempat garasi
kendaraan

Sopir mengecek BBM kendaraan, Kaur RT melakukan pengecekan, dan

BBM harus dlm kondisi penuh memaraf kontrol kendaraan.
seperti saat mobil keluar untuk
dipinjam.

Bagian keuangan (Kasir) di Biro Peminjam melakukan pembayaran

Keuangan menerima pembayaran biaya sewa kendaraan sesuai tarif
Biaya sewa mobil sesuai tarif. yang berlaku di Biro Keuangan (Kasir)

Kasir memberikan tanda bukti

pembayaran kepada peminjam
perorangan.

6
VIII. Aturan Biaya Sewa Mobil

1. Peminjaman mobil untuk keperluan dinas UMM, tidak dipungut biaya sewa.
2. Peminjam mobil untuk keperluan pribadi pegawai UMM dan pihak
persyarikatan Muhammadiyah ditetapkan besarnya tarif per hari sebagai
berikut :
No Jenis Mobil Karyawan UMM Pihak Luar
1 Toyota Inova 200.000 Tidak dipinjamkan
2 Grand Livina 200.000 Tidak dipinjamkan
3 Panther 100.000 200.000
4 L300 100.000 200.000
5 Carry 100.000 200.000
6 Bus A 500.000 700.000
7 Bus B 1.000.000 1.500.000

Catatan :
Biaya sewa mobil minimal 1 hari
Daftar tarif tersebut tidak termasuk BBM dan Sopir

Aturan tambahan :

 Kedinasan
1. Bukti resi/nota pembelian BBM menggunakan digital printout
SPBU.
2. Apabila sopir tidak mendapatkan tugas dinas, maka yang
bersangkutan wajib hadir di kampus.
3. Sopir siap di tempat untuk mengantar keberangkatan dinas, 15
menit sebelumnya untuk melakukan kontrol dan kesiapan
kendaraan.
4. Semua Mobil dinas yang telah digunakan, dikembalikan
terpusat di garasi mobil Kampus II UMM.

 Peminjaman Pribadi
1. Kendaraan pada saat keluar dari garasi, BBM dalam keadaan
penuh, peminjam bertanggungjawab untuk mengembalikan
kendaraan dalam keadaan BBM penuh.
2. Apabila terjadi kerusakan pada saat peminjaman yang
disebabkan oleh kecelakaan, maka biaya perbaikan dan biaya
urusan yang terkait ditanggung sepenuhnya oleh peminjam.

7
Lampiran 1. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Dinas

Perihal : Peminjaman Kendaraan

Kepada
Yth. Kepala Biro Umum
Universitas Muhammadiyah Magelang
Di-
Magelang

Assalamu’alaikum Wr. Wb
Sehubungan dengan adanya kegiatan ................................................................................

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : ...................................................................................................
Jabatan : ...................................................................................................
Alamat : ...................................................................................................
saya mengajukan permohonan untuk peminjaman mobil Dinas Universitas Muhammadiyah
Magelang, untuk kepentingan Dinas yaitu pada :

Hari : ...................................................................................................
Tanggal Berangkat : ...................................................................................................
Tanggal Kembali : ...................................................................................................
Berangkat Pada jam : ...................................................................................................
Tujuan : ...................................................................................................
Jumlah dan nama Personil (disebutkan)
: ....................................................................................................
: ...................................................................................................

Selama peminjaman saya sanggup mentaati peraturan yang berlaku di Universitas.

Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Wasslamu’alaikum Wr. Wb
Magelang..........................
Kepala Biro Umum Pimpinan Unit

...................................... ..........................................

Catatan :

1. Untuk keperluan dinas, ada Surat Tugas dan dokumen pendukung.

2. Keberangkatan dan kepulangan perjalanan dinas adalah di kampus, sopir tidak
melakukan penjemputan atau pengantaran dirumah kecuali pejabat eselon 2a keatas.

8
Lampiran 2. Form Permohonan Peminjaman Mobil Untuk Keperluan Pribadi

Kepada
Yth. Kepala Biro Umum
Universitas Muhammadiyah Magelang
Di-
Magelang

Assalamu’alaikum Wr. Wb
Sehubungan dengan adanya kegiatan ....................................................................................,

Saya yang bertanda tangan dibawah ini :

Nama : ...................................................................................................
Alamat : ...................................................................................................
kami mengajukan permohonan untuk peminjaman mobil Dinas Universitas Muhammadiyah
Magelang, untuk kepentingan Pribadi yaitu pada :

Hari : ...................................................................................................
Tanggal Berangkat : ...................................................................................................
Tanggal Kembali : ...................................................................................................
Berangkat Pada jam : ...................................................................................................
Tujuan : ...................................................................................................
Keterangan : ...................................................................................................

Saya menyetujui untuk peminjaman pribadi baik oleh dosen maupun pegawai, biaya sewa mobil
yang belum dibayarkan sampai tanggal 17, otomatis dipotong dari gaji yang bersangkutan oleh
Kasir UMM.

Selama peminjaman kami sanggup mentaati peraturan yang berlaku di Universitas Muhammadiyah
Magelang.
Demikian atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Wasslamu’alaikum Wr. Wb
Magelang..........................
Mengetahui
Kepala Biro Umum Peminjam

...................................... ..........................................

Catatan :

1. Untuk keperluan pribadi, HR pengemudi, BBM dan kerusakan akibat kecelakaan dalam
perjalanan ditanggung peminjam/pemakai.

9
10