BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Kerja Praktek

Ilmu pengetahuan dan teknologi berkembang begitu pesatnya sejalan

dengan perkembangan zaman, terutama teknologi komputer. Teknologi komputer

yang mendukung teknologi informasi menyebabkan perkembangan sistem

ekonomi berlanjut.

Universitas Wiralodra Indramayu merupakan suatu instansi pendidikan

yang ada di Indramayu. Sabagaimana sebuah institusi maka terdapat kegiatan

surat menyurat yang berguna sebagai alat penghubung antara Sub Bagian di

Universitas Wiralodra Indramayu dengan institusi atau instansi yang lain guna

melaksanakan pekerjaannya. Jenis surat yang dilayangkan ataupun yang diterima

di Sub Bagian Kearsipan Universitas Wiralodra Indramayu sangatlah beragam.

Surat itu terdiri dari Surat biasa, Surat Penawaran, Surat permohonan, dan Surat

Keputuasan.

Kearsipan yang dilakukan sekarang ini masih secara manual, yaitu

dengan mencatat surat yang masuk maupun yang keluar kedalam sebuah buku

agenda surat. Pencarian surat yang memerlukan jawaban pun masih dilakukan

secara manual. Petugas harus membuka kembali buku agenda untuk mencari

surat mana yang belum dibalas oleh Sub Bagian Kearsipan Universitas Wiralodra

Indramayu.

1
 2

Melihat hal yang melatarbelakangi diatas dan kemajuan teknologi

informasi yang semakain canggih saat ini, maka diperlukan pembuatan Sistem

informasi Surat Menyurat di Sub Bagian Kearsipan Universitas Wiralodra

Indramayu sehingga dapat memberikan palayanan yang lebih baik saat memiliki

pengolahan data yang efektif dan efesien. Oleh karena itu penulis membuat suatu

perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat di Sub Bagian Kearsipan

Universitas Wiralodra Indramayu yang nantinya akan digunakan sebagai acuan

dalam pembuatan Sistem Informasi Surat Menyurat di Sub Bagian Kearsipan

Universitas Wiralodra Indramayu.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan Latar belakang yang telah diuraikan dan berdasarkan hasil

observasi yang dilakukan, maka permasalahan mengenai Kearsipan surat

menyurat di Universitas Wiralodra Indramayu adalah sebagai berikut, antara lain :

1. Kearsipan secara manual dirasa masih sangat kurang terbukti dengan adanya

kesulitan mengenai penelusuran atau pencarian surat itu sendiri.

2. Proses pencarian data surat yang masuk maupun yang keluar masih memakan

waktu yang lama. Ini disebabkan banyak arsip sehingga menyebabkan

pencarian data menjadi lama.

3. Belum tersedianya proses penampilan laporan surat yang masuk maupun

yang keluar.
 3

1.3 Maksud dan Tujuan

1.3.1 Maksud

Maksud dibuatnya Analisa dan Perancangan Sistem

Informasi ini adalah untuk menganalisis sebuah sistem baru

mengenai Kearsipan surat menyurat di Sub Bagian Kearsipan

Universitas Wiralodra Indramayu

1.3.2 Tujuan

Tujuan dibuatnya Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

ini adalah untuk menganalisis sebuah sistem baru mengenai

Kearsipan surat menyurat di Sub Bagian Kearsipan Universitas

Wiralodra Indramayu. Adapun tujuan dari perancangan sistem

informasi ini antara lain :

1. Menganalisis Subuah Perancangan Sistem Informasi Surat

Menyurat di Sub Bagian Kearsipan Universitas Wiralodra

Indramayu

2. Memudahkan Programmer dalam Mengimplementasikan

Perancangan Sistem Informasi Surat Menyurat di Sub Bagian

Kearsipan Universitas Wiralodra Indramayu

 4

1.4 Batasan Masalah

Adapun Batasan masalah dari Analisis dan Perancangan Sistem

Informasi Pengarsipan Surat Menyurat di Universiatas Wiralodra Indramayu

adalah:

 Laporan ini adalah Analisis dan perancangan belum sampai pada tahap

implementasi pembuatan program

1.5 Metode Penelitian

Penulis mendapatkan bimbingan dari pihak institusi dalam melakukan

kerja praktek. Pada saat kerja praktek penulis mendapatkan arahan dan bimbingan

dalam hal manajemen dan alur kerja institusi.

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis menggunakan teknik

pengumpulan data sebagai berikut :

1. Metode Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara

berupa tanya jawab secara langsung dengan pihak instansi tersebut untuk

memperoleh data dan informasi yang penulis butuhkan.

2. Metode Studi Pustaka

Merupakan kegiatan pengumpulan data dengan mempelajari buku - buku,

website, dan koleksi perpustakaan yang berkaitan dengan materi bahasan

dalam penulisan laporan ini.

 5

3. Metode Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan

atau penelitian secara langsung dari objek penelitian.

I.1 Sistematika Penulisan

Sistematika pelaporan yang digunakan penulis dalam penyusunan laporan

kerja praktek ini adalah sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini mencakup beberapa hal yaitu latar belakang kerja praktek,

maksud dan tujuan kerja praktek, sistem pelaksanaan kerja praktek,

sistematika pelaporan kerja praktek.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini menjelaskan gambaran umum instansi yang meliputi sejarah

singkat instansi, tempat dan kedudukan instansi, bidang pekerjaan instansi,

bidang pekerjaan divisi/departemen tempat kerja praktek, struktur

organisasi instansi.

BAB III KEGIATAN SELAMA KERJA PRAKTEK

Bab ini berisi jadwal kerja praktek, cara/teknik kerja praktek, dan data

kerja praktek.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

Berisi kesimpulan yang diperoleh dari hasil penelitian dan pembahasan

selama pelaksanaan PKL dengan tindak lanjut berikutnya yaitu beberapa

saran yang diusulkan oleh penulis