Makalah

" Konsep Dasar Manajemen Kearsipan "

Diampuh oleh :

Prof. Dr. Nofriyanti Djafri S.pd.i M.pd.i

Oleh :

Mohamad Halid Sukri Tanaiyo

Manajamen Pendidikan

131419025

MANAJEMEN PENDIDIKAN

UNIVERSITAS NEGERI GORONTALO

TAHUN PELAJARAN 2021

KATA PENGANTAR
Segala puji bagi ALLAH SWT yang telah menolong hamba-Nya menyelesaikan
makalah ini dengan penuh kemudahan. Tanpa pertolongan Dia mungkin
penyusun tidak akan sanggup menyelesaikan dengan baik.

Makalah ini disusun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang

pengertian Konsep Manajemen Kearsipan, fungsi Manajemen Kearsipan, Tujuan
Manajemen Kearsipan. yang kami sajikan berdasarkan pengamatan dari berbagai
sumber. Makalah ini di susun oleh penyusun dengan berbagai rintangan. Baik itu
yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan
penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari ALLAH SWT akhirnya makalah ini
dapat terselesaikan.

Semoga makalah ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada
pembaca. Walaupun makalah ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun
mohon untuk saran dan kritiknya. Terima kasih.

DAFTAR ISI
Kata pengantar

Daftar isi

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Tujuan

1.3 Manfaat

BAB II PEMBAHASAN

Konsep Konsep Dasar Manajemen Kearsipan

1. Pengertian Manajemen Kearsipan dari Berbagai Sumber

2. Fungsi Arsip

3. Tujuan Manajemen Kearsipan

BAB III PENUTUP

Kesimpulan

Daftar Pustaka

BAB I
 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi saat ini sudah sangat pesat. Perkembangan sudah

menyentuh pada semua lini dan aspek kehidupan. Segala sesuatu sudah berubah
menjadi era digital atau komputerisasi. Begitu pula dengan perkembangan
teknologi yang sudah merambah pada pengelolaan dokumen. Pengelolaan dan
penyimpanan dokumen yang dahulu menggunakan cara cara manual sekarang
diganti dengan penyimpanan dan pengelolaan dokumen secara komputerisasi. Cara
pengarsipan yang manual dengan membutuhkan banyak tempat diganti dengan
penyimpanan arsip secara elektronik berupa data komputer.

Tetapi tidak semua dokumen bisa disimpan hanya dengan komputer atau
soft copynya saja. Banyak dokumen dokumen penting yang harus dalam bentuk
hard copy atau dengan harus berbentuk cetak. Hal ini mengakibatkan perlunya
sebuah pengelolaan dokumen tersebut agar aman dan dapat dengan mudah dicari
ketika dibutuhkan. Dokumen dokumen yang bersifat resmi dan penting
memerlukan pengelolaan dan perawatan yang efektif dan efisien. Penyimpanan di
media elektronik bisa saja dapat dengan mudah dicuri oleh orang lain degan
semakin majunya teknologi. Dokumen berupa arsip yang mempunyai kekuatan
hukum dan penting seperti surat kepemilikan barang atau surat perjanjian dan juga
surat resmi antar lembaga tentu saja harus disimpan dalam bentuk asli.

Berdasarkan hal tersebut diperlukan sebuah manajemen yang baik untuk

merawat dan mengelola dokumen dokumen atau arsip tersebut. Sebelum
mempelajari bagaimana mengelola, menyimpan dan merawat arsip yang dimiliki
diperlukan sebuah dasar pengetahuan dan keahlian dalam memanage kearsipan.
Untuk itu konsep dasar mengenai manajemen kearsipan perlu dipahami agar dasar
dasar mengenai bagaimana dan apa yang dimaksud dengan kearsipan berikut cara
mengelola mulai dari arsip tersebut diperoleh, dirawat sampai dimusnahkan dapat
dimengerti dan dilaksanakan

dengan baik dan benar.

1.2 Tujuan

1. Apa Pengertian Dari Konsep Manajemen Kearsipan !

2. Apa Fungsi Utama Dari Arsip !

3. Apa Tujuan Dari Manajemen Kearsipan !

1.3 Manfaat

1. Dapat Menjelaskan pengertian manajemen Arsip !

2. Untuk Mengetahui Fungsi Dari arsip.

3. Untuk Mengetahui Tujuan Dari Manajemen Kearsipan.

BAB II

KONSEP-KONSEP DASAR MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Pengertian Manajemen
 Istilah manajemen berasal dari kata kerja to manage yang berarti kontrol.
Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan menjadi mengendalikan, menangani atau
mengelola. Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen
sebagai ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan
yang menekankan kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan
seni menciptakan (kreatif). Secara umum pengertian manajemen adalah
pengelolaan suatu pekerjaan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan
dengan cara menggerakkan orang lain untuk bekerja. (Yayat M. Heruhito, 2001:1)

Luther Gulick(1930) menyatakan fungsi manajemen adalah POSDCROB,

singkatan dari Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Reporting,
Budgeting. (Yayat M. Heruhito, 2001:19)

Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan,

dan pengendalian kegiatan organisasi dan proses sumber daya organisasi lainnya
untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditentukan. (Alam S. 2007:127)

Dari beberapa pendapat tentang pengertian manajemen dari para ahli dapat
disimpulkan manajemen adalah mengelola dan mengorganisasi sumber daya yang
ada agar menjadi lebih baik dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan
dengan menggerakan orang lain. Mengelola atau mengatur ini bisa dilakukan
dalam segala bidang antara lain dalam bidang kearsipan dokumen dokumen baik
itu dilembaga maupun bukan lembaga.

B. Pengertian Arsip
 Istilah arsip sering disamakan dengan dokumen atau surat. Pengertian
sebenarnya antara arsip dan surat berbeda. Surat merupakan salah satu arsip.
Dalam UU no 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 dinyatakan bahwa Arsip adalah
rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat
yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar
setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Istilah warkat diserap dari
kosa kata bahasa Arab, warqat yang artinya surat. Saat ini istilah warkat
berkembang menjadi setiap lembaran yang berisi keterangan, mempunyai arti dan
kegunaan. Berdasar pengertian ini, warkat dapat disebut arsip apabila memenuhi 3
syarat, yaitu:

A. Warkat memiliki kegunaan

B. Warkat disimpan secara teratur dan berencana, dan

C. Warkat dapat mudah dan cepat ditemukan jika diperlukan kembali.

Menurut Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 mengenai Ketentuan-
ketentuan Pokok Kearsipan , rumusan arsip adalah sebagai berikut:
1). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara
dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apa pun, baik dalam
keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintah;
 2). Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atau perorangan, dalam bentuk corak apa pun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam bentuk corak apa pun dari
arsip, adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang dapat dilihat dan didengar
seperti hasil-hasil rekaman, film dan lain sebagainya. Sedangkan yang dimaksud
berkelompok ialah bahwa naskah-naskah yang berisikan hal-hal yang berhubungan
satu dengan yang lain yang dihimpun dalam satu berkas tersendiri mengenai
masalah yang sama.

Pada 28 Februari – 2 Maret 1957 diadakan Seminar Dokumentasi/Arsip

Kementrian-kementrian di Jakarta. Dalam seminar ini dirumuskan pengertian arsip
sebagaimana berikut ini:

A). Arsip adalah kumpulan surat-menyurat yang terjadi karena pekerjaan,

aksi, transaksi tindak tanduk dokumenter (dokumentaire handeling), yang
disimpan sehingga pada tiap kali dibutuhkan dapat dipersiapkan untuk
melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya.
B). Arsip adalah suatu badan, di mana diadakan pencatatan, penyimpanan
serta pengolahan-pengolahan tentang segala surat, baik dalam
pemerintahan maupun dalam soal umum, baik ke dalam maupun ke luar
dengan satu sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.

Dari beberapa pengertian arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip

adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media
(kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki
kepentingan dan berlangsung di dalam suatu lembaga,instansi atau perseorangan,
baik itu berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik
agar mudah mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam
arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan
didapatkan.

Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu
arsip otentik dan arsip tidak otentik. Arsip otentik adalah arsip yang di atasnya
terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda
keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai
bukti hukum yang sah. Sedang arsip tidak otentik adalah arsip yang di atasnya
tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film,
mikrofilm, keluaran (print-out) komputer, dan media komputer seperti disket, dan
sebagainya. (Pudji Muljono, 2010:2)
Deserno dan Kynaston(2005), menggolongkan dokumen arsip menjadi dua
berdasarkan penggunaannya, yaitu:
A. Dokumen aktif, yaitu dokumen yang digunakan secara kontinyu minimal
12 kali dalam setahun. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih
bekerja, dokume pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang
berjalan, dan korespodensi yang dilakukan organisasi dengan pihak luar.
B. Dokumen inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi akif.
Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam
setahun. Dokumen jangka panjang memiliki niai kesinambungan bagi
pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu
sesuai jadwal retensi dokumen. (Badri M.Sukoco, 2007:84)
Dari pendapat ahli diatas arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi arsip
otentik dan tidak otentik, serta arsip dokumen akrtif dan inaktif. Penggolongan
arsip tersebut berdasarkan isi, tujuan dan lama waktu arsip tersebut. Selain itu
masih ada penggolangan arsip berdasarkan tempat dan waktu penyimpanan serta
benda arsip tersebut.

C. Fungsi Arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis.
1. Arsip dinamis,
Dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelengggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip dinamis dapat dibagi menjadi beberapa kategori :
A. Arsip dinamis administratif : meliputi dokumentasi prosedur,
formulir ataupun borang dan korespondensi. Contoh : pendoman
staff, dll
B. Arsip dinamis akuntasi : meliputi laporan, formulir dan
korespondensi terkait. Contoh tagihan, invoice, arsip dinamis
rekening bank, laporan penagihan nasabah, dll.
C. Arsip dinamis proyek : meliputi korespondensi, nota,
dokumentasi pengembangan produk, dsb yang berkaitan dengan
proyek tertentu.
D. Berkas kasus : meliputi arsip dinamis pasien, nasabah, anggota
dll, asuransi, kontrak dan lain-lain.
Bentuk dari arsip dinamis adalah sebagai berikut:
1. Kertas, mikro film, ataupun elektronik
2. Dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
3. Data dari sistem bisnis, dukumen yang diolah melalui word
processor, 4. spreadsheet, berita elektronik, citra digital
 Audio, video
5. Dokumen tulisan tangan (memo/sejenisnya)
6. Arsip dinamis tidak terstruktur (tulisan, surat), terstruktur
(formulir)
2. Arsip Statis
Merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
Umumnya arsip statis yang disimpan berupa arsip kertas. Tetapi tidak semua
arsip statis yang disimpan terbatas pada arsip kertas saja karena arsip yang
mencerminkan perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas
berbagai jenis arsip.
Fungsi arsip statis adalah:
A. Sebagai memori perusahaan atau perorangan
Arsip statis merupakan memori badan korporasi maupun perorangan.
Badan korporasi tidak dapat mengandalkan pada ingatan karyawannya
karena ingatan manusia tidak sama. Arsip statis digunakan untuk
merekam kegiatan badan dalam proses pearsip dinarnis itu sehingga
instansi atau perusahaan dapat menggugah kembali "ingatannya".
Misalnya dapat mengetahui kapan Sk restruktur organisasi
perpustakaan dikeluarkan, distribusi produk tertentu, tindakan untuk
melakukan sesuatu, serta dapat menyajikan dokumentasi tentang fakta
yang diperlukan. Melalui arsip statis, orang dapat menggali kembali
peristiwa masa lampau.

B. Untuk pembuktian
 Bagian hukum seringkali memerlukan arsip dinamis historis untuk
mendudukkan posisi mereka. Dalam proses pengadilan yang
mengadili perkara pidana maupun perdata,semua pihak memerlukan
arsip dinamis untuk pembuktian dan penunjang tuntutan maupun
pembelaan. Sebagai contoh dalam perkara gugatan tanah, masing-
masing pihak yang bersengketa berlomba-lomba mencari arsip, bila
mungkin arsip yang tertua, sehingga dapat membantu litigasi. Bukti
otentik ini dicari dari arsip terutama arsip statis.
C. Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian sejarah
Arsip statis digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan,
maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama
berlaku untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen.
Peneliti memerlukan sumber informasi terekam dan kadang-kadang
tidak terekam, misalnya sumber lisan yang digunakan dalam sejarah
lisan. Sumber informasi yang paling utama bagi sejarahwan adalah
arsip asli. Tanpa arsip asli, peneliti mengandalkan pada desas-desus,
tradisi, ingatan, dan dokumentasi ringkasan. Arsip statis menyediakan
informasi yang tepat, yang dapat diakses oleh pemakai dan
dilestarikan sehingga informasi yang terekam tersedia bagi pemakai.
D. Untuk keselamatan manusia
Arsip dapat digunakan untuk keselamatan fisik maupun rohani
manusia pada kasus tertentu.
E. Untuk kepentingan masyarakat
Para peneliti kedokteran dengan menggunakan rekam medis dan arsip
kedokteran dapat melacak simptom (gejala) dan pola penyakit dalam
upaya mencari penyembuhan dan pencegahan. Peneliti cuaca
menggunakan arsip dinamis cuaca guna membuat ramalan cuaca.
F. Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
Arsip statis digunakan untuk memantau kemajuan anak didik mulai
dari awal sampai akhir pendidikan. dengan melihat arsip, anak dapat
kembali ke masa lampau serta menggunakannya sebagai inspirasi. Di
beberapa lembaga pendidikan yang menyimpan arsip statis, orang tua
dapat menunjukkan prestasi orangtua dan nenek mereka sehingga si
anak terpacu untuk mengikutinya. Jadi, arsip statis berfungsi sebagai
inspirator. Buku, program televisi, film menggunakan arsip untuk
memperoleh cerita yang otentik.
G. Memelihara aktivitas hubungan masyarakat
Adanya arsip statis yang lengkap akan bermanfaat bagi hubungan
masyarakat. Bukti arsip statis keberhasilan, kontinuitas operasional,
dan usia perusahaan membantu mengembangkan tugas kehubungan-
masyarakatan. Arsip statis juga digunakan untuk kepentingan politik
dan keamanan Arsip statis digunakan untuk mendukung kawan politik
ataupun menjatuhkan lawan politik.
H. Untuk menelusur silsilah
Dengan menelusur silsilah, seseorang dapat mengklaim dirinya
keturunan bangsawan ataupun mengklaim gelar. Mempersiapkan
sejarah peringatan lembaga atau perorangan Perusahaan maupun
lembaga pemerintah seringkali menyelenggarakan upacara peringatan
suatu peristiwa. Secara singkat, arsip statis menyediakan dasar untuk
memahami umat manusia, memberikan pengarahan tujuan, dan
menyediakan bimbingan bagi kemajuan manusia. Karena arsip statis
penting bagi masyarakat, arsiparis memiliki peranan penting dalam
masyarakat. Dengan melestarikan dan menyediakan arsip, arsiparis
memberikan jasa penting bagi keseluruhan arsip dinamis.
 Dari uraian tersebut diperoleh bahwa arsip dibedakan menurut fungsinya
menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua fungsi arsip ini memilki
tujuan penggunaan yang berbeda. Arsip dinamis adalah arsip yang masih secara
rutin dipergunakan sebagai bahan acuan. Sedangkap arsip statis adalah arsip yang
sudah tidak digunakan tetapi sebagai dokumen yang disimpan.
Penggolongan arsip juga berdasarkan tempat waktu dan sifat arsip tersebut,
Penggolongan tersebut yaitu:
1. Menurut Tempat Penyimpanannya
A. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip
yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip
umum.
B. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau
arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu
organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus

2. Menurut Bendanya
A. Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan,
bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan
mikrofilmnya.
B. Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi,
salinan, atau microfilm.
3. Menurut Lamanya Penyimpanan
A. Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung
untuk waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
B. Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya
untuk sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.
E. Tujuan Manajemen Kearsipan
Tujuan Kearsipan sesuai dengan Undang Undang no 17 tahun 1971 pasal 3
adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang
perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah.
Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan
informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi
sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Bank Dunia (2005)
menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah:
1. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan
sepanjang ada nilai kegunaan.
2. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format
yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat
yang tepat. (Badri M. Sukoco, 2007:82)

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan bertujuan untuk:
A. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta
ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional,
 B. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat
bukti yang sah.
C. menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan
arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
D. menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan
rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan
terpercaya.
E. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu
sistem yang komprehensif dan terpadu
F. menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara
G. menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial,
politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri
bangsa, dan
H. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan
pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Tujuan akhir dari manajemen kearsipan adalah menyederhanakan jenis dan
volume arsip serta mendayagunakan pemakaiannya bagi peningkatan
profesionalisme bisnis dengan pengeluaran biaya yang serendah rendahnya.
(Zulkifli Amsyah, 2005:3)
 Jadi dapat disimpulkan bahwa tujuan dari Manajemen Kearsipan adalah
mengelola pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi penyimpanan, pencatatan,
pengendalian, pendistribusian, dan lain-lain. Sehingga mampu menyediakan arsip
yang tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien
mungkin.
BAB II
KESIMPULAN

A. Pengertian manajemen
Manajemen dapat dipandang sebagai ilmu dan seni. Manajemen sebagai
ilmu artinya manajemen memenuhi kriteria ilmu dan metode keilmuan yang
menekankan kepada konsep konsep, teori, prinsip dan teknik pengelolaan.
Manajemen sebagai seni artinya kemampuan pengelolaan sesuatu itu merupakan
seni menciptakan (kreatif). Jadi manajemen adalah pengelolaan suatu pekerjaan
dengan memanfaatkan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan.
B. Pengertian arsip
Arsip adalah informasi dari suatu aktifitas yang terekam dalam suatu media
(kertas,video,kaset,media elektronik,dan lain sebagainya) yang memiliki
kepentingan dan berlangsung di dalam suatu lembaga,instansi atau perseorangan,
baik itu berbentuk tunggal atau jamak. Arsip tersebut harus dikelola dengan baik
agar mudah mencari kembali jika diperlukan. Informasi yang terkandung dalam
arsip harus dikelola dan dirawat secara teratur agar tetap mudah diakses dan
didapatkan.
Ditinjau dari segi hukum dan perundangan, terdapat dua jenis arsip yaitu
arsip otentik dan arsip tidak otentik. Sedangkan dari penggunaan dibedakan
menjadi dokumen aktif dan dokumen inaktif.
C. Fungsi arsip
Menurut UU No.7 tahun 1971, fungsi arsip dibedakan atas dua yaitu arsip
dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang dipergunakan secara
langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelengggarakan kehidupan
kebangsaan pada umumnya atau arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi Negara. Sedangkan arsip statis merupakan arsip
yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara. Penggolongan arsip menurut
tempat penyimpanannya yaitu Arsip sentral dan Arsip unit. Menurut Bendanya
dibedakan menjadi Arsip primer dan Arsip sekunder. Menurut lamanya
penyimpanan dibedakan Arsip abadi dan Arsip tidak abadi.
Pengertian manajemen kearsipan
Pekerjaan atau kegiatan yang berkaitan dengan pengurusan arsip disebut
Tujuan manajemen kearsipan untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Tujuan pengelolaan arsip
menekankan pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat,
akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi
biaya operasional yang dikeluarkan.
DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2010. Pengertian Arsip. Artikel online http://www.duniaarsip.com/pengertian-arsip

diunduh tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2009. Manajemen Arsip Dinamis. Artikel online
http://forumkuliah.wordpress.com/2009/04/17/manajemen-arsip-dinamis/ diunduh
tanggal 16 februari 2012
Anonim. 2011. Manajemen Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip. Artikel online
http://www.duniaarsip.com/manajemen-kearsipan-dalam-pengelolaan-arsip.html diakses
tanggal 17 februari 2012 \
Anonim. 2010. Manajemen kearsipan. Artikel online
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/20978/4/Chapter%20II.pdf diunduh
tanggal 18 Februari 2012
Alam S,. 2007. Ekonomi untuk SMA dan MA Kelas XII. Jakarta: Esis
Basir, Barthos.2007.Manajemen Kearsipan.Jakarta: PT Bumi Aksara
Badri M. Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Pudji Muljono . 2010. Manajemen Arsip Dengan Sistem Modern . Artikel online
http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/33842/KPMpjm-Artik8-
Manajemen%20arsip.pdf diunduh tanggal 16 februari 2012
Yayat M. Herujito . 2001 . Dasar Dasar Manajemen. Jakarta: Grasindo
Zulkifli Amsyah. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama