Anda di halaman 1dari 4

Nomor

Departemen Keuangan
Tanggal Efektif
KEBIJAKAN & PROSEDUR
Perihal Bagian Halaman

Pembelian Pembelian lokal


Dibuat oleh: Disetujui oleh:

Import Supervisor HR & GA Komite

1. TUJUAN
Prosedur ini dibuat untuk memastikan pembelian Lokal sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan perusahaan

2. RUANG LINGKUP
Kebijakan dan prosedur ini berlaku untuk semua jenis pembelian Lokal yang
dilakukan oleh perusahaan

3. DEFINISI

3.1 Pembelian Lokal adalah pembelian barang dari dalam negeri dengan
proses sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku di
Negara Republik Indonesia

3.2 Staff Purchase Lokal adalah staff pembelian barang-barang lokal dalam
negeri yang telah disetujui oleh atasan yang bersangkutan dalam pembelian
tersebut.

3.3 Ekspedisi adalah badan atau perusahaan yang mengirimkan barang dari
Lokal (dalam negeri) maupun luar negeri sampai ke perusahaan

3.4 ` barang Lokal adalah barang yang dibeli dari dalam negeri ( supplier
Lokal) atas permintaan/ Inquiry sesuai request customer dan persetujuan
dari manajemen untuk kepentingan perusahaan/ Customer

3.5 Proses Checking Barang saat tiba, untuk meminimalisir nya kesalahan
Nomor
Departemen Keuangan
Tanggal Efektif
KEBIJAKAN & PROSEDUR
Perihal Bagian Halaman

Pembelian Pembelian Impor 2 dari 4

4. KEBIJAKAN

4.1 Pembelian Lokal hanya dilakukan atas permintaan sesuai request customer
/ untuk stock berjalan dan mendapatkan persetujuan dari atasan yang
berwenang

4.2 Adanya Form New vendor untuk masuk by system (pembelian barang dari
supplier yang rutin)

4.3 Kebijakan (isi)

4.4 Semua Vendor Supplier mendapatkan kesempatan yang sama untuk


mengikuti proses pembelian dari perusahaan

5. PENGECUALIAN

Tuliskan jika ada pengecualian dalam SOP ini. Jika tidak ada maka cukup tulis
tidak ada

6. PROSEDUR

No Pelaksana Kegiatan
1. Divisi MRO Mencari customer untuk dapat bekerjasama dengan perusahaan
(Team Sales) sehingga terjalin kerjasama yang baik
Membuat appointment untuk visit ke perusahaan customer
Mendapatkan inquiry dari customer sesuai dengan kebutuhan
perusahaan customer
Ketika mendapatkan inquiry, akan di update by system untuk
purchasing mencari barang (sourcing) untuk dijadikan quotation /
penawaran

2. Divisi Purchasing Update system untuk inquiry baru


Melakukan sourcing sesuai dengan detail speck, maker dll yang
didapat dari customer / sesuai request customer masing-masing
team sales
Jika sudah mendapatkan Final price update di system untuk di
buat quotation oleh team sales / admin sales
Jika speck yang diupdate kurang detail / tidak memenuhi
kualifikasi sourcing, maka inquiry akan dikembalikan ke system
untuk meminta detail speck dari customer
Follow up inquiry ke sales apakahprice yang diberikan sudah
masuk memenuhi target customer atau belum
Nomor
Departemen Keuangan
Tanggal Efektif
KEBIJAKAN & PROSEDUR
Perihal Bagian Halaman

Pembelian Pembelian Impor 3 dari 4

Melakukan negosiasi baik secara lisan maupun secara email


dengan vendor
Mendapatkan minimal 3 (tiga) penawaran harga dari 3
(tiga)supplier untuk item yang ditanyakan sebagai pembanding
Checking penawaran dari supplier yang termasuk :
- Tanggal quotation
- Harga
- Discount
- Delivery term
- Payment term
- Kondisi barang
- Sertifikat kelengkapan barang
- Negosiasi
Release PO ke supplier setelah adanya PO resmi dari customer
Memastikan waktu dari supplier untuk barang diterima di
perusahaan, untuk barang ready maksimal delivery yaitu 3 hari
dan jika barang indent mengikuti waktu indent yang sudah
ditentukan
Delivery barang dari supplier ke warehouse perusahaan,
Purchasing harus mendampingi untuk checking barang tersebut
Checking Warehouse meliputi :
- Surat jalan tanggal yang sama
- Kelengkapan dokumen
- Kondisi barang
- Qty barang sesuai dengan Po
Jika barang sudah sesuai dengan PO, maka melakukan closed
PO by system

3. Divisi Logistik Mengecek kelengkapan dokumen dari supplier local maupun


import .
Checking surat jalan, Po, dan kelengkapan dokumen lainnya
tanggal, qty harus sesuai dengan berkas lainnya dan sesuai
dengan fisik barang

4. Divisi Finance Input invoice by system,


Melakukan penagihan pada customer
Melakukan pembayaran jatuh tempo kepada supplier
Checking Invoice
Checking faktur pajak

5. Management
Nomor
Departemen Keuangan
Tanggal Efektif
KEBIJAKAN & PROSEDUR
Perihal Bagian Halaman

Pembelian Pembelian Impor 4 dari 4

Monitoring perkembangan team sales untuk penjualan


Monitoring keseluruhan aktivitas karyawan pada perusahaan
Monitoring ada nya issue yang beredar dan meminimalisir
permasalahan
Mencari solusi dalam setiap permasalahan yang terjadi
Memotivasi karyawan perusahaan untuk menjadi lebih baik

8. FLOWCHART

Buat flowchart atau alur pekerjaan dalam SOP ini sehingga memudahkan
karyawan dalam bekerja dan atasan melakukan kontrol atas SOP ini

8. APENDIX

Berisi formulir-formulir atau