Nomor

Tanggal Efektif

Perihal Bagian Halaman

Pembelian Barang Purchasing 1 dari 3

Dibuat oleh: Disetujui oleh:

Senior Manajer HR & GA Direktur

1. TUJUAN

Untuk memastikan bahwa supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.

2. CAKUPAN

Kebijakan dan prosedur ini meliputi kegiatan evaluasi supplier yang digunakan dan
pemilihan supplier baru untuk jenis barang /jasa yang bernilai Rp. 500.000,- ke atas.

3. ISTILAH DAN DEFINISI

Pembelian Barang adalah pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian atas instruksi
atau persetujuan atasan, yang berkaitan dengan kebutuhan perusahaan, untuk kepentingan
pemenuhan kebutuhan pelanggan

4. PROSEDUR

Evaluasi Supplier

4.1 Evaluasi Supplier dilakukan secara periodik setiap 6 (enam) bulan sekali oleh
Purchasing Manager.

4.2 Evaluasi dilakukan terhadap supplier yang tercatat dalam Daftar Supplier dengan
melihat catatan-catatan pembelian dan penerimaan barang dari supplier yang ada.

4.3 Penilaian dilakukan terhadap kriteria:

4.3.1 Mutu Produk/Jasa yang diterima sesuai dengan spesifikasi, berdasarkan hasil
pemeriksaan yang dilakukan oleh pihak yang ditunjuk ataupun bukti lain.
4.3.2 Harga, yang diajukan supplier masih sesuai dan dapat disetujui oleh perusahaan.
4.3.3 Waktu Pengiriman, yang sesuai dengan jadwal
4.3.4 Syarat Pembayaran, yang disepakati oleh kedua belah pihak
4.3.5 Pelayanan, yang diberikan oleh supplier.
4.3.6 Aspek K3L (dan lainnya), yang sesuai dengan sifat barang/jasa (L-PRC-01)

Kebijakan Mengenai Perjalanan Dinas (04/KP/HRD/08)

 Nomor

Tanggal Efektif

Perihal Bagian Halaman

Pembelian Barang Purchasing

4.4 Evaluasi dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap kriteria tersebut diatas
dengan nilai SANGAT BAIK (A) atau BAIK (B) atau CUKUP (C) atau KURANG (K) 3),
dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing penilaian.

4.5 Supplier dinyatakan lulus evaluasi/memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak
memiliki nilai KURANG untuk semua kriteria yang ada.

4.6 Penilaian akan dicatatkan pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan
data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil

4.7 Evaluasi dilakukan dengan memberikan penilaian terhadap kriteria tersebut diatas
dengan nilai SANGAT BAIK (A) atau BAIK (B) atau CUKUP (C) atau KURANG (K)
(penjelasan lihat hal. 3), dan kemudian menjumlahkan nilai dari masing-masing
penilaian

4.8 Supplier dinyatakan lulus evaluasi/memenuhi syarat jika hasil penilaiannya tidak
memiliki nilai KURANG untuk semua kriteria yang ada.

4.9 Penilaian akan dicatatkan pada lembar Hasil Evaluasi Supplier yang mencantumkan
data-data supplier dan hasil penilaian serta kesimpulan yang diambil.

4.10 Supplier yang dapat memenuhi hasil penilaian pada point 1.5. akan digunakan kembali
untuk periode berikutnya dan dimasukkan dalam Daftar Supplier.

4.11 Sedangkan supplier yang tidak dapat memenuhi persyaratan tersebut tidak akan
dipergunakan untuk periode berikutnya dan dikeluarkan dari Daftar Supplier

4.12 Berdasarkan hasil evaluasi supplier ini maka akan dikeluarkan satu Daftar Supplier yang
baru yang telah lulus evaluasi.

Pemilihan Supplier Baru

5.1 Setiap Supplier baru harus dilakukan seleksi untuk memastikan bahwa supplier tersebut
dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

5.2 Purchasing Manager akan mencari data mengenai supplier tersebut mengenai Mutu
Produk/Jasa yang dihasilkan, Harga Jual, Waktu Pengiriman, Aspek K3L (L-PRC-01) dan
lainnya.

5.3 Berdasarkan data yang ada, Purchasing Manager bersama-sama dengan pihak/bagian
lain yang terkait akan meninjau untuk memastikan kesesuaian atas kriteria persyaratan
yang telah ditetapkan.

5.4 Jika diperlukan, Purchasing Manager akan meminta contoh produk dari supplier untuk
dilakukan pemeriksaan oleh pihak yang ditunjuk terlebih dahulu.

5.5 Peninjauan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan evaluasi supplier diatas, kecuali :
4.3.1. Mutu Produk/Jasa yang akan diberikan berdasarkan spesifikasi tertulis dan/atau
contoh produk, 4.3.3. Waktu Pengiriman yang dijanjikan sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dan 4.3.6. Pemenuhan aspek K3L sesuai dengan persyaratan hukum
dan/atau perusahaan (L-PRC-01).
Kebijakan Mengenai Perjalanan Dinas (04/KP/HRD/08)
 Nomor

Tanggal Efektif

Perihal Bagian Halaman

Pembelian Barang Purchasing

5.6 Hasilnya dicatatkan dalam lembar Evaluasi Supplier dengan mencantumkan data-data
supplier yang ditinjau serta hasil kesimpulan dari peninjauan yang dilakukan.

5.7 Berdasarkan hasil peninjauan tersebut, maka Purchasing Manager akan menentukan
apakah supplier dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan.

5.8 Purchasing Manager akan memberitahukan Supplier yang terpilih dan kemudian
melakukan proses pembelian sesuai dengan Prosedur Pembelian yang ada serta
memasukkan data supplier tersebut kedalam Daftar Supplier.

KRITERIA PENILAIAN SUPPLIER

NILAI D C B A
< 55 55 – 70 70 - 85 85 - 100
Spesifikasi
Spesifikasi tidak Spesifikasi kurang sesuai Spesifikasi sesuai
melebihi
sesuai dengan tetapi masih dapat dengan permintaan
Mutu permintaan untuk
permintaan, dan digunakan dan tidak untuk menghasilkan
Produk/Jasa menghasilkan jasa
mempengaruhi mempengaruhi mutu jasa jasa akhir yang
akhir lebih dari
mutu jasa akhir akhir diharapkan
yang diharapkan
Harga tidak Harga tidak konstan Harga dibawah
Harga memenuhi
memenuhi anggaran tetapi masih dapat anggaran yang
Harga anggaran dan selalu
dan tidak dapat dinegosiasikan dan masih ada dan selalu
konstan
dinegosiasikan dalam batas anggaran konstan.
Waktu Keterlambatan Keterlambatan Selalu menepati Waktu pengiriman
Pengiriman pengiriman sering pengiriman jarang terjadi waktu pengiriman lebih cepat dari
(Supplier Lama) terjadi (< 5%) yang diminta yang diminta
Waktu yang Waktu yang dijanjikan Waktu yang
Waktu Waktu yang
dijanjikan tidak sesuai dengan dijanjikan lebih
Pengiriman dijanjikan sesuai
memenuhi permintaan tapi ada cepat dari
(Supplier Baru) dengan permintaan
permintaan keraguan permintaan
Masih dapat diterima dan Waktu pembayaran Waktu
Waktu Tidak sesuai dengan masih bisa sesuai dengan pembayaran
Pembayaran keinginan organisasi dinegosiasikan/diperbaiki keinginan sangat
untuk masa mendatang organisasi memuaskan
Memberikan Memberikan
Tidak memberikan Memberikan pelayanan
Pelayanan pelayanan yang pelayanan yang
pelayanan yang baik yang cukup baik
baik sangat baik
Tidak memenuhi Memenuhi Peraturan K3L Menenuhi semua Menerapkan
Aspek K3L
Peraturan K3L terkait Peraturan K3L Sistem K3L

Kebijakan Mengenai Perjalanan Dinas (04/KP/HRD/08)