Company General Meetings

These are held from time to time in order:

(a) to   comply   with   statutory   provisions   which   require   certain   general 

meeting to be held in order to transact specified business, such as the 
statutory meeting, the annual general meeting and class meetings.

(b) to transact business which may only be transacted at a general meeting 
of the members or shareholders, such as alteration or reduction of the 
company's capital.

(c) to enable the directors and members to exchange views regarding the 
running of the company's affairs or resolve some existing dispute.

Types of General Meeting

The Statutory Meeting

By  section  130 every  public  company limited  by  shares  and every  public 

company limited  by  guarantee  and having  a share capital  shall, within  a 
period of not less than one month nor more than three months from the date 
at   which   the   company   is   entitled   to   commence   business,   hold   a   general 
meeting of the members of the company, which shall be called the statutory 
meeting.  The statutory meeting is held for the specific purpose of enabling 
the members  of the company to consider the statutory  report.   However, 
s.130(7) provides that "the members of the company present at the meeting 
shall   be   at   liberty   to   discuss   any   matter   relating   to   the   formation   of   the 
company, or arising out of the statutory report, whether previous notice has 
been given or not."  But no resolution of which notice has not been given in 
accordance with the articles may be passed at the meeting.

Contents of the statutory report.   Section 130(3) provides that the statutory 
report shall be certified by not less than two directors of the company and 
shall state ­
(a) the total number  of shares  allotted, distinguishing  shares  allotted  as 
fully or partially paid up otherwise than in cash, the consideration for 
which the shares have been allotted and, in the case of shares partly 
paid up, the extent to which they are so paid up;

(b) the total amount of cash received by the company in respect of all the 
shares allotted, distinguished as aforesaid;

(c) an abstract of the receipts of the company and of the payments made 
therein, up to a date within seven days of the report, exhibiting under 
distinctive   headings   the   receipts   of   the   company   from   shares   and 
debentures   and   other   sources,   the   payments   made   and   particulars 
concerning the balance remaining in hand, and an account or estimate 
of the preliminary expenses of the company;

(d) the names, postal addresses and descriptions of the directors, auditors, 
if any, managers if any, and the secretary of the company; and

(e) the   particulars   of   any   contract   the   modification   of   which   is   to   be 

submitted to the meeting for its approval, together with particulars of 
the modification or proposed modification.

By s.130(4) the statutory report shall, so far as it relates to the shares allotted 
by the company, the cash received in respect of such shares and the receipts 
any payments of the company on capital account, be certified as correct by 
the auditors, if any, of the company.

By s.130(2) a copy of the statutory report is to be forwarded by the directors 
to every member of the company at least fourteen days before the day on 
which the statutory meeting is to be held.  However, there is a proviso that if 
the report is forwarded later than prescribed, it shall be deemed to have been 
duly forwarded if it is so agreed by all the members entitled to attend and 
vote at the meeting.

The   directors   shall   cause   a   certified   copy   of   the   statutory   report   to   be 
delivered to the registrar for registration forthwith after the sending thereof 
to the members of the company(s.130(5).

List of Members

S.130(6) provides that the directors shall cause a list showing the names and 
postal addresses of the members of the company, and the number of shares 
held   by   them   respectively,   to   be   produced   at   the   commencement   of   the 
meeting and to remain open and accessible to any member of the company 
during the continuance of the meeting.

By s.130(9) if there is any default in complying with the provisions of s.130, 
every director of the company who is knowingly and wilfully guilty of the 
default shall be liable to a fine not exceeding one thousand shillings.

It   should   be   noted   that   the   statutory   meeting   is   not   held   by   a   private 

company, and that it is held only once in the lifetime of a public company.  It 
is the first official coming­together of the company's members and is held 
within a very short time after the company is entitled to commence business. 
Its timing is important because the members are in fact being given a chance 
to ascertain, before  it is too late, whether  the minimum subscription  was 
raised and, in the event of the minimum subscription not having been raised, 
to decide on whether to avoid the contract of allotment.  These are matters in 
respect of which any procrastination could be financially disastrous for the 
members   since   the   company   could   be   put   into   liquidation   before   the 
members had come together to ascertain what had happened since the time 
the prospectus was issued.

The Annual General Meeting

Section 131(1) provides that "every company shall in each year hold a general 
meeting as its annual general meeting in addition to any other meetings in 
that year, and shall specify the meeting as such in the notices calling it".

Not more than fifteen months must elapse between the date of one annual 
general meeting and the next.   The word "year" was defined in Gibson v 
Barton as "calendar year", ie. the period January 1 to December 31.

S.131(1) has a proviso to the effect that, so long as a company holds its first 
annual general meeting within eighteen months of its incorporation, it need 
not hold it in the following year.  Thus a company incorporated on October 1, 
1992, need not hold its first annual general meeting until March 1994.

Subsection (2) provides that if default is made in holding an annual general 
meeting in accordance with the aforesaid provisions, the registrar may, on 
the application of any member of the company, call or direct the calling of a 
general  meeting of the company and give such ancillary or consequential 
directions as he thinks expedient, including a direction that one member of 
the company present in person or by proxy shall be deemed to constitute a 
meeting.

The registrar is not bound to call or direct the calling of the meeting but, in 
the event of his refusing to do so, the aggrieved member may apply to the 
court for an order : Re: El Sombrero Ltd (88), in which the court made an 
order after the registrar had declined to do so.  Section 131 does not provide 
for the business which may be transacted at the annual general meeting but 
Table   A,   Article   52   mentions   the   following   as   the   "ordinary"   or   usual 
business at an annual general meeting:

i. declaring a dividend;

ii. the consideration of the accounts, balance sheets and the reports of the 
directors and auditors;

iii. the election of directors in the place of those retiring, and

iv. the appointment of, and the fixing of the remuneration of, the auditors.

Subsection 5 makes it a criminal offence punishable with a fine not exceeding 
two thousand shillings for the company and every officer of the company to 
fail to hold the annual general meeting or comply with any directions of the 
registrar regarding the calling and conduct of the meeting.

Extraordinary General Meetings

S.132(1) provides for the convening of "extraordinary" general meeting but 
does not define it.  Neither is the word "extraordinary" defined in any other 
section of the Act.   However, Table A, Article 48 provides that all general 
meetings other than annual general meetings shall be called extraordinary 
general meetings.

Table A, Article 49 further provides that the directors may, whenever they 
think fit, convene an extraordinary general  meeting.   Further, by s.132(1), 
despite  anything in the articles  of a company, the directors  are bound to 
convene an extraordinary general meeting of the company  on the requisition 
of   the   holders   of   not   less   than   one­tenth   of   the   paid­up   capital   of   the 
company carrying the right of voting at general meetings of the company, or, 
if the company has no share capital, of members representing not less than 
one­tenth of the total voting rights.   S.132(2) provides that the requisition 
must   state   the   objects   of   the   meeting,   and   must   be   signed   by   the 
requisitionists and deposited at the registered office of the company.  S.132(3) 
provides that if the directors  do not within 21 days  from  the date of the 
deposit of the requisition proceed to convene a meeting, the requisitionists, 
or any of them representing more than one­half of the total voting rights of 
all of them, may themselves convene a meeting, so long as they do so within 
three months of the requisition.

S.132(5)   entitles   the   requisitionists   to   recover   any   reasonable   expenses 

incurred in convening the meeting from the company, and the company may 
in turn recover these from the fees or other remuneration of the defaulting 
directors.

The   company's   articles   cannot   deprive   the   members   of   the   right   to 
requisition a meeting under S.132 because the section requires the directors 
to proceed to convene a meeting on requisition "notwithstanding anything" 
in the company's  articles.  However, the section is defective in the sense that, 
although the directors are required to  convene  the meeting, they need not 
hold  it within any particular limit of time.   They may therefore defeat the 
purposes of the section by calling the meeting for a date, say, six months 
ahead, provided they do so within the 21 day period.  In the event of their 
doing so the requisitionists cannot convene another meeting, as illustrated by 
Re: Windward Islands Enterprises (U.K) Ltd (1982).  The Jenkins Committee 
recommended   that   the   requisitionists   should   be   empowered   to   call   the 
meeting themselves if the directors call the meeting to be held later than 28 
days after the notice convening it was sent out.  The company's articles may 
also contain such a provision although the current Table A lacks one.

Section 135(1) provides that, if for any reason it is  impracticable  to call   or 

conduct  a meeting of a company in accordance with the articles or the Act, 
the court may, either of its own motion or on application by any director or 
any member entitled to voted at the meeting, order a meeting to be called, 
held and conducted in such manner as the court thinks fit.  Where the court 
makes an order, it may give such ancillary or consequential  directions as it 
thinks   expedient   including   a   direction   that   one   member   of   the   company 
present in person or by proxy shall be deemed to constitute a meeting.  The 
power of the court in this regard is illustrated by Re: El Sombrero Ltd (88).

Class Meetings

"Class meetings" are not provided for by the Act.  however, a class meeting 
may   be   held   pursuant   to   the   provisions   of   the   company   articles   of 
association, if any.
Table A, Article 4 allows a company to vary the rights attached to any class 
of shares if the variation is consented to in writing by the holders of three­
fourths   of   the   issued   shares   of   that   class   or   is   sanctioned   by   a   special 
resolution passed at "a separate general meeting of the holders of the shares 
of the class".

The provisions of Table A in relation to general meetings shall apply to every 
such separate general meeting, except that the necessary quorum shall be 
two persons at least holding or representing by proxy one­third of the issued 
shares of the class.

It   should   be   noted   that,   although   holders   of   other   classes   of   shares   may 

attend the meeting as happened in Carruth v I.C.I. Ltd, infra, they cannot 
vote thereat.

Convening of General Meetings

General meetings are normally convened by the Board of Directors pursuant, 
to the relevant provision of the company's articles, such as Table A, Article 
49.

a) Table A, Article 49 empowers any director or any two members of the 
company to convene an extraordinary general meeting if at any time 
there are not within Kenya sufficient directors capable of acting to form 
a quorum. Such a meeting is to be convened in the same manner as 
nearly as possible as that in which meetings may be convened by the 
directors.

b) S.132(3)   empowers   members   holding   not   less   than   one­tenth   of   the 

paid­up capital of a company, or representing not less than one­tenth of 
the total voting rights of all the members, to convene an extra­ordinary 
general meeting of the company if the directors have failed to do so 
despite their requisition .

c) S.134(b) empowers two or more members holding not less than one­
tenth of the issued share capital, not less than five per cent in number of 
the members of the company, to call a meeting of the company if the 
articles do not provide otherwise.

The company secretary or other officer of the company has no power to call a 
general   meeting:   Re:   State   of   Wyoming   Syndicate   (89).     However,   the 
directors may ratify the unauthorized act.

Good Faith

The   directors   must   act   in   good   faith   when   calling   a   meeting,.     Thus,   in 
Cannon v Tasks, the directors called the annual general meeting at an earlier 
date than was usual for the company to hold it.  Their intention in doing so 
was to ensure that transfers of shares to certain persons who were likely to 
oppose some of their proposals would not be registered in time so that they 
would be unable to vote.   An injunction stopping the meeting from being 
held was granted.  However, once the directors have called the meeting they 
cannot postpone or cancel it.  For example, in Smith v Paringa Mines Ltd, a 
notice was issued purporting to postpone the holding of a general meeting of 
shareholders   which   had   previously   been   duly   convened.     One   of   the 
directors of the company who was in disagreement with the remainder of the 
board attended the meeting together with several shareholders.  It was held 
that   resolutions   passed   at   the   meeting   were   valid   and   effective.     The 
purported postponement of the meeting was inoperative since the articles 
pursuant to which the meeting had ben convened did not give specific power 
to postpone a convened meeting.  The proper course is for the meeting to be 
held   and,   with   the   consent   of   the   majority   of   those   present   and   voting, 
adjourned.

Length of Notice

S.133(1) provides that any provision of a company's articles shall be void in 
so far as it provides for the calling of a meeting of the company (other than 
an adjourned meeting) by a shorter notice than 21 days.  The notice must be 
in writing.  

S.133(2) provides that, except in so far as the articles of a company make 
other provision in that behalf (not being a provision avoided by S.133(1), a 
meeting of the company (other than an adjourned meeting) may be called 
giving   twenty­one   days   notice   in   writing.     This   in   effect   means   that   a 
company's articles may provide for a  longer  period of notice than twenty­
one days but cannot provide for a shorter period.

By S.133(3) a meeting of a company, if called by a shorter period of notice 
than that prescribed in S.133(1) or by the company's articles, shall be deemed 
to have been duly called if it is so agreed ­

a) in the case of the annual general meeting, by all the members entitled to 
 attend and vote at the meeting; and

b) in   the   case   of   any   other   meeting,   by   a   majority   in   number   of   the 

members  having  a  right to  attend   and  vote  at the  meeting,  being   a 
majority together holding not less than 95% in nominal value of the 
shares giving a right to attend and vote at the meeting; or in the case of 
a company not having a share capital, a majority together representing 
no less than 95% of the total voting rights at that meeting of all the 
members.

It was  explained in  Re: Pearce  Duff & Co. Ltd that the mere  fact all  the 

members are present at the meeting and pass a particular resolution, either 
unanimously or by a majority holding 95% of the voting rights, does not 
imply consent to short notice.   Anyone who voted for the resolution can 
therefore change his mind afterwards and challenge it.  

S.133   does   not  indicate   whether   the   days   of   notice   must  be   "clear   days". 
However, Table A, Article 50 provides that the notice "shall be exclusive of 
the day on which it is served or deemed to be served and of the day for 
which it is given".

Service of Notice

Section 134 (a) provides that, unless the articles of the company make other 
provision in that behalf, notice of the meeting of a company shall be served 
on   every   member   of   the   company   in   the   manner   in   which   notices   are 
required to be served by Table A.  Where the company's articles provides, as 
S.134(a) does, that notice of the meeting shall be served on every member, a 
failure to give notice to a single member would render the meeting a nullity 
at common law: Re: West Canadian Collieries Ltd (90) in which Plowman, J. 
stated: "It is well settled that as regards  a general meeting failure to give 
notice to a single person entitlted to receive notice renders  the meeting a 
nullity".

The primary purpose of the common law rule appears to be to impose on the 
company's   officers   who   are   entrusted   with   the   power   of   convening   its 
meetings the obligation of acting fairly towards every member of company. 
They must invite all the members to the meeting and not just those whom 
they believe are likely to support private property to be run according to 
their personal whims.

Although it might at first sight appear unfair to invalidate a meeting at which 
a majority of the company's members passed relevant resolutions, it should 
be borne in mind that those who attended the meeting  and voted might not, 
after all, have voted the way they did if the aggrieved member had been 
present and drawn their attention to some aspect of the matter which they 
did   not   advert   to   during   their   deliberations.     Needless   to   say,   a   single 
member can influence the entire general meeting without necessarily having 
to be a Mark Anthony.   And it is vital for the proper management of the 
company's affairs that no decision of its members should be adopted as its 
own, and implemented, unless there is some reasonable assurance that, as it 
were,   `no   stone   was   left   unturned'   during   the   process   of   arriving   at   the 
particular decision.

The   common   law   rule   applies   irrespective   of   whether   the   failure   to   give 
notice   of   the   meeting   was   deliberate   or   unintentional.     However,   it   is 
competent for the company's members to reflect on the matter and, if they 
deem it appropriate, amend the company's articles by incorporation, therein 
of a suitable provision.  For example, Table A, Article 51 provides that "the 
accidental omission to give notice of a meeting to.... any person entitled to 
receive notice shall not invalidate the proceedings at that meeting".  In such a 
case, notice of the meeting would be deemed to have been given despite an 
"accidental   omission   "   to   give   the   notice:     Re:   West   Canadian   Caollieries 
Ltd(90) commenting on the apparent attempt of the article to validate "the 
proceedings   at"   the   meeting   rather   than   the   meeting   itself,   Plowman,   J. 
stated:

"It must, I think, be implicit.. that a meeting, the proceedings of which  are to 
be taken to be valid notwithstanding the omission to be deemed to have been 
duly convened for the purposes of the articles... in the absence of such an 
implication, there would be no meeting the proceedings of which would be 
validated by the articles".

In Musselwhite v C. H. Musselwhite & Son Ltd (91) it was explained that a 
deliberate failure to give notice of a meeting to a member on the mistaken 
grounds   that   the   member   was   not   entitled   to   the   notice   would   not   be 
regarded as an "accidental omission" within the relevant article, since it was a 
mistake of the law.  The meeting was therefore declared null and void.

Table A, Article 134 provides that notice of every general meeting shall be 
given to ­

a) every member of the company except those members who (having no 
registered address within Kenya have not supplied to the company an 
 address within Kenya for the giving of notices to them;

b) the personal representation or trustee in bankruptcy of a member who, 
but for his death or bankruptcy, would be entitled to receive notice of 
the meeting, and

c)    the auditor for the time being of the company.

METHOD OF SERVICE

Article   131   provides   that   a   notice   may   be   given   by   the   company   to   any 
member either personally or by sending it by post to him at his registered 
address or at the address, if any, for the giving of notice to him.   Where a 
notice is sent by post, service of the notice shall be deemed to be effected 
within   72   hours   of   properly   addressing,   prepaying   and   posting   a   letter 
containing the notice. 

Article 132 provides that a notice may be given by the company to the joint 
holders of a share by giving the notice to the joint holder first named in the 
register of members in respect of the share.

Under Article 133, a notice may be given to the personal representative or 
trustee in bankruptcy by sending it through the post in a prepaid letter 
addressed to them by name, or by any official description, at the address, if 
any, within Kenya­supplied by them for the purpose, if no address has been 
supplied, the notice shall be given in any manner in which it might have 
been given if the death or bankruptcy of the registered holder had not 
occurred.                                                                            

CONTENTS OF THE NOTICE

The notice convening a meeting must be clear and explicit so that the person 
receiving it may be in a position to decide whether or not he ought in his 
own interest to attend the meeting: Tiessen v Henderson (92).   This is the 
fundamental legal requirement.         

In practice, however, the articles generally mention some of the items that 
have to be stated in the notice.  For example, Table A, Article 50 states that 
the notice "shall specify the place, the day and the hour of of meeting and, in 
case of special business, the general nature of that business".  If the meeting is 
the annual general meeting, the notice must "specify the meeting as such" as 
prescribed by s.131(1).  If the meeting is convened to pass a special resolution 
the notice must specify "the intention to propose the resolution as a special 
resolution" (5.141(1)).

QUORUM

A quorum is the minimum number of persons who must be present at a 
meeting   in   order   that   the   meeting   may   validly   transact   the   business   for 
which it was convened.

Under Table A, article 53, no business is to be transacted at a general meeting 
unless   a   quorum   of   members   is   present   "at   the   time   when   the   meeting 
proceeds to business".  In Re: Hartly Baird Ltd it was held that the words "of 
the time when the meeting proceeds to business" mean that the quorum is 
required only at the time when the meeting begins.  There need therefore be 
no quorm after the meeting  has began and it may be legally continued ­ 
provided there are at least two persons present who would constitute a valid 
meeting at common law.

S.134(c) provides that, unless the articles otherwise provide ­

(a) The quorum for a private company shall be two members present in 
person.  This provision is modified by Table A, part II, Article 4 which 
states that the members may be present in person or by proxy.

(b) The quorum for a public company shall be three members personally 
present.  Table A, Article 53, adopts this provision.

Where the articles prescribe a quorum of at least two members, and there is 
no quorum, there would also be no valid meeting.  This is so because as was 
explained in Sharp v Dawes (93), "the word `meeting' prima facie means a 
coming together of more than one person".

EXCEPTIONS

A valid meeting may be constituted by the presence of one person in the 
following cases:

(i)  If the meeting is an annual general meeting which was called by, or on 
the direction of, the registrar pursuant to S.131(2).  In such a case, the 
section   empowers   the   registrar   to   direct   "that   one   member   of   the 
company present in person or by proxy shall be deemed to constitute a 
 meeting".

(ii) If the meeting is one which has been called pursuant to a court order 
under  S.135(1).    The  section  empowers  the   court  to   direct  that  "one 
member of the company present in person or by proxy shall be deemed 
to constitute a meeting".  This is illustrated by Re: El Sombren Ltd (88)

(iii) If the meeting is a class meeting held pursuant to the provisions of the 
articles for the purpose of authorizing a variation of a right to those 
shares and all the shares are held by one member, as in East v Bennett 
Brothers Ltd(94).

(iv) If the meeting is an adjourned meeting and the articles provide that "the 
member or members present shall be a quorum".  

ADJOURNMENT 

Table   A,   Article   54   provides   that   if   within   half   an   hour   from   the   time 
appointed for the meeting a quorum is not present, the meeting, if convened 
upon the requisition of members, shall be dissolved, in any other case it shall 
stand adjourned to the same day in the next week, at the same time and place 
or to such other day and at such other time and place as the director may 
determine.

PROXIES

By   S.136(1),   any   member   of   a   company   entitled   to   attend   and   vote   at   a 

meeting of the company shall be entitled to appoint another person (whether 
a member or not) as his proxy to attend and vote instead of him.  A proxy 
appointed to attend and vote instead of a member of a private company shall 
also have the same right as the member to speak at the meeting.
However, unless the articles otherwise provide ­

(i)    No proxy shall be appointed by a member of a company not having a 
share capital; and

(ii) a member of a private company shall not be entitled to appoint more 
than one proxy to attend on the same occasion; and

(iii) a proxy shall not be entitled to vote except on a poll.

By   S.136(2),   every   notice   of   a   meeting   must   state   the   member`s   right   to 
appoint a proxy or proxies and that they need not be members.  If default is 
made in complying with this subsection as respects any meeting every officer 
of  the  company   who  is   in   default   shall  be  liable   to  a  fine   not  exceeding 
Shs.1,000.

S.136(3)   renders   void   any   provision   contained   in   a   company`s   article 

requiring the instrument appointing a proxy to be received by the company 
or   any   other   person   more   than   48   hours   before   a   meeting   or   adjourned 
meeting in order that the appointment may be 
effective thereat.

THE CHAIRMAN

The person legally endowed with authority to control and superintend the 
conduct   of  a   meeting   is   generally   styled   "the   chairman".    He  derives   his 
authority   from   his   appointment,   and   the   mode   of   his   appointment   will 
depend upon the type of meeting over which he is called upon to preside.

ELECTION OF CHAIRMAN

S.134(d) provides that, unless the articles of a company contain a contrary 
provision, any member elected by the members present at a meeting may be 
chairman thereof.  In such a case, either those responsible for the convening 
of   the   meeting   or   some   other   member   of   it   will   nominate   a   proposed 
chairman.   There is no general rule which requires  such a proposal to be 
supported by a seconder, but it is customary that it be formally seconded. 
The   proposal   is   then   put   to   the   meeting,   and   upon   its   being   carried   the 
nominee becomes the chairman of the meeting, deriving his authority from 
the consensus of those present.

Table   A,Article   55   provides   that   the   chairman,   if   any,   of   the   board   of 
directors shall preside as chairman at every general meeting of the company, 
or if there is no such chairman, fifteen minutes after the time appointed for 
the holding of the meeting or he is unwilling to act, the directors present 
shall elect one of their number to be chairman of the meeting.

Article 56 further provides that if at any meeting no director is willing to act 
as chairman or if no director is present within fifteen minutes after the time 
appointed for holding the meeting, the members present shall choose one of 
their number to be chairman of the meeting.

FUNCTION AND POWERS OF CHAIRMAN

In the case of National Dwellings Society v Sykes Chitty, J. stated:

"It is the duty of the chairman, and his function, to preserve order, and to 
take care that the proceedings are conducted in a proper manner, and that 
the sense of the meeting is properly ascertained with regard to any question 
which is properly before the meeting".  From this dictum and other judicial 
decisions   the   principal   powers   and   duties   of   a   chairman   emerge   as   the 
following:­

(i) Determining   that   the   meeting   is   properly   constituted   and   that   a 

quorum is present. 

(ii) Informing himself as to the business and objects thereof

(iii) Preserving order in the conduct of those present.

(iv) Containing discussion within the scope of the meeting and reasonable 
limits of time.

(v) Deciding whether proposed motions and amendments are in order.

(vi) Formulating   for   discussion   and   decision   questions  which   have  been 
moved for the consideration of the meeting.

(vii) Deciding points of order and other incidental matters  which require 

decision at the time.

(viii) Ascertaining the sense of the meeting by­
 (a) putting relevant questions to the meeting and taking a vote on 
them (and, where authorised, giving a casting vote.)
(b) declaring the result, and
(c) causing a poll to be taken if duly demanded

(ix) In the case of a meeting which is recurrent or is one of a series, to deal 
with the record or minutes of the proceedings.

(xi)  Declaring the meeting closed when business has been completed.

Regarding this point, it should be noted that the chairman has no power to 
adjourn a meeting merely because the proceedings have taken a turn which 
he himself does not like:  National Dwellings Society v Sykes (95).  However, 
he   may   adjourn   the   meeting   if   it   becomes   disorderly   or   if   the   members 
present agree.

PROCEEDINGS AT MEETINGS

(a) Each   item   of   business   comprised   in   the   notice   should   be   taken 

separately,   discussed   and   put   to   the   vote.     Members   may   propose 
ammendments   to   the   resolutions.     The   chairman   should   reject   any 
amendment which is outside the limits set by the notice convening the 
meeting.   With ordinary business this rule may present no difficulty 
with special business, which has necessarily been described in details in 
the notice, there are only limited possibilities  of amendment.   If the 
special business is an ordinary resolution it may be possible to amend it 
so as to reduce its effect to something less (provided that the change 
does   not   entirely   alter   its   character)   eg.   an   ordinary   resolution 
authorising the directors to borrow 100,000 pounds might be amended 
to substitute a limit of 50,000 pounds (but not to increase it to 150,000 
pounds as 100,000 pounds would have been stated in the notice).  It is 
not possible to pass a special resolution which differs in substance from 
the text set out in the notice.

Case:  RE MOORGATE MERCANTILE HOLDINGS (1980)

A   special   resolution   set   out   in   the   notice   provided   for   the   total 
cancellation of a share premium account balance of 1,356,900.48 pounds 
 since the assets which it represented had been lost ( form of reduction 
of   share   capital).     At   the   meeting   the   resolution   was   amended,   for 
technical reasons, to reduce the balance to 321.17 pounds and it was 
passed in that form.

Held: The resolution as passed was invalid since it was not the 
special resolution of which notice had been given.  Even the 
retention of 321 pounds out of 1.4m pounds is a change of 
substance.

(b) If the chairman wrongly rejects an amendment and the resolution is 
carried in its original form it is invalid.  If he allows the amendment to 
be discussed it should be put to the vote before the original resolution. 
If the amendment is carried the resolution as amended is then put to 
the vote.

(c) The rights of members to vote and the number of votes to which they 
are entitled in respect of their shares are fixed by the articles.  One vote 
per share is normal but some shares, eg. preference shares, may carry 
no voting rights in normal circumstances.  To shorten the proceedings 
at meetings the procedure is:

i. on putting a resolution to the vote the chairman calls for a show of 
hands,   ie.   one   vote   may   be   given   by   each  member  present  in 
person:  proxies do not vote.   The chairman declares the result. 
Unless a poll is then demanded, the chairman's declaration (duly 
recorded in the minutes) is conclusive.  No one can re­count hands 
after the meeting (but see para 35 below).

ii. If   a   real   test   of   voting   strength   is   required   a   poll   may   be 

demanded.     The   result   of   the   previous   show   of   hands   is   then 
disregarded.    On   a   poll   every   member   and   also   proxies 
representing absent members may cast the full number of votes 
to which they are entitled.  A poll need not be held forthwith but 
may be postponed so that arrangements to hold it can be made.

Although the chairman's declaration of the result of a vote on a show of 
hands is made "conclusive" (by the articles {Table A Art 58} and by CA 
s.141(2) as regards special resolutions) unless a poll is demanded, this is 
not as absolute and final a decision as the word "conclusive" suggests. 
It prevents subsequent argument about the count of hands raised on a 
show   of   hands.     But   it   is   still   possible   to   challenge   the   chairman's 
 declaration on the ground that it was fraudulent or manifestly wrong.

Case: RE CARATAL (NEW) MINES LTD (1902)

A   special   resolution   was   put   to   the   vote  on   show   of   hands.     The 
chairman counted the hands raised "for" and "against" and said "6 for 
and  23 against  but there were 200 voting by proxy and  I declare the 
resolution carried".  This declaration was later challenged in court.

Held: The   declaration   invalid   since   on   the   chairman's   own 

figures there was no majority on a show of hands.  Proxies 
may vote on a poll  (which had not been held)  but not on 
show of hands and should have been disregarded.

  (d) Any provision in the articles is void insofar as its effect is:

(a) to exclude the right to demand a poll on any question other than 
the election of a chairman by the meeting or an adjournment;

(b) to make ineffective a demand for a poll:

i. by not less than five members
ii. by   member(s)   representing   not   less   than   one­tenth   of   the 
total voting rights:
iii. by member(s) holding shares which represent not less than 
one­tenth of the paid­up capital;

ie. the articles may well say that three people may demand a poll 
but cannot validly say that at least six people are required ­ such a 
rule would be void and five people could demand a poll.  (s.137)

(e) When   a   poll   is   held   it   is   usual   to   appoint   "scrutineers"   and   to   ask 

members and proxies to sign voting cards or lists.   The votes cast are 
checked against the register of members and the chairman declares the 
result.

(f) In voting either by show of hands or on a poll it is the number of votes 
cast which determines the result.  Votes which are not cast, whether the 
member   who   does   not   use   them   is   present   or   absent   are   simply 
disregarded.   Hence the majority vote may be much less than half or 
three quarters) of the total votes which could be cast.
Resolutions

A meeting reaches a decision by passing a resolution.  There are two kinds of 
resolution, ie.

(a) an ordinary resolution which is carried by a simple majority of votes 
cast.  Where no other kind of resolution is specified "resolution" means 
an ordinary resolution; and

(b) a special resolution  which requires both a three­quarters majority of 

votes cast and 21 days notice: (s.142).

Apart from the required size of the majority and period of notice the main 
differences between the types of resolution are:

(a) the   text   of   special   resolutions   must   be   set   out   in   full   in   the   notice 
convening the meeting (and it must be described as special resolution): 
CA   s.142.     This   is   not   necessary   for   an   ordinary   resolution   if   it   is 
ordinary business; and

(b) a signed copy of every special resolution (and equivalent decisions by 
unanimous consent of members) must be delivered to the registrar for 
filing.   Some ordinary resolutions, particularly those relating to share 
capital, have to be delivered for filing but many do not.

The prescribed 21 days notice for a special resolution may be waived with 
the consent of a majority of members holding not less than  95%  of issued 
shares carrying voting rights (unless of course it is to be proposed at an AGM 
when 100% consent is required).

A special resolution is required for major changes in the company such as a 
change of name, alteration of objects or of the articles, reduction of share 
capital,   and   winding   up   the   company   voluntarily   (except   on   grounds   of 
insolvency or under the provisions of the articles) or presenting a petition by 
the company for an order for compulsory winding up.

Minutes

Separate minutes or proceedings of directors and general meetings must be 
kept;   the   latter   are   open   to   inspection   by   members.     The   minutes   when 
signed by the chairman of the meeting or next succeeding meeting, are prima 
facie evidence of the proceedings (ss.145 ­ 146).
When a Meeting is Unnecessary

The purpose of holding general meetings with all the formality which this 
entails is to give to each member the opportunity of voting (in person or by 
proxy) on the resolutions before the meeting.  If the meeting is not properly 
convened and held its purported decisions are not binding on any member 
who disagrees with and challenges them. His right to do so exists whether 
he was absent from the meeting or attended it but was in the minority.  But 
this is a protection given to a dissenting member.  If every member in fact 
agrees it would be pointless and wrong to allow any non­member to dispute 
the validity of the unanimous decision because unanimity was achieved in 
some informal way.

Accordingly a unanimous decision of the members is treated as a substitute 
for a formal decision in general meeting properly convened and held and is 
equally binding.

Case: RE EXPRESS ENGINEERING WORKS (1920)

The five individuals who were both the directors and all the members of the 
company   held   a   directors'   meeting   and   resolved   unanimously   to   issue 
debentures.  For technical reasons their decision as directors was invalid but 
could be ratified by a general meeting.

Held: The decision was valid since it had been agreed to by everyone 
who could have voted on it at a general meeting.

In the above case there was a meeting.  But the principle was later extended 
to cases where, without holding any meeting at all the members had all, even 
if informally, agreed to the relevant decision.

Case: RE DUOMATIC (1969)

The company was in liquidation and the liquidator sought to recover three 
payments   which   he   asserted   had   not   been   properly   approved   in   general 
meeting as was required.  These were:

(a) compensation paid to a director for loss of office.   The payment had 

been   approved   by   three   directors   who   were   also   the   only   ordinary 
shareholders entitled to attend and vote but it had not been disclosed 
(as is required by CA s.192) to the holders  of non­voting preference 
 shares;

(b) remuneration paid to directors and later sanctioned by all shareholders 
through   approval   of   the   accounts   in   which   these   payments   were 
disclosed;

(c) the   remuneration   paid   in   advance   of  approval   by   shareholders   was 

made in accordance with previous practice.   It was irregular but the 
directors would be excused (under CA s.402).

Finally the assent principle of unanimity of the members has been extended 
to cover cases where every member had the opportunity to object and either 
voted in favour or merely abstained.

Case: RE BAILEY HAY & CO LTD (1971)

All five members of the company attended a general meeting which had not 
been  validly convened owing  to  a defective notice.   At the meeting  two 
members voted in favour of a resolution to wind up the company and the 
other three abstained.

Held: There was sufficient "unanimity" to validate the resolution since 
all members had been present and none had dissented.

By this means  informal decisions which would otherwise be invalid are 
valid.  The same principle may be given formal recognition by articles which 
provide that a written resolution signed by all the members should have the 
same effect as a resolution duly passed at a general meeting.  Articles in this 
form   substitute   one   formality   (a   resolution   signed   by   all   members)     for 
another (a resolution  passed  in general  meeting).   The assent principle is 
more   flexible   since   it   recognises   as   valid   a   unanimous   agreement   of   the 
members reached without any meeting or other formality at all.

REGISTRATION OF RESOLUTIONS

By S.143(1) a printed copy of the following resolutions shall, within 30 days 
after the passing thereof, be delivered to the registrar for registration:

(a)  Special resolutions;

(b) resolutions agreed to by all the members which would otherwise not 
have been effective unless passed as special resolutions;
(c) resolutions agreed to by all the members of a class of shareholders; and

(d) resolutions requiring a company to be wound up voluntarily.

By S.144 where a resolution is passed at an adjourned meeting of ­

(a)  a company

(b) the holders of any class of shares in a company;

(c) the directors  of a company, the resolution is treated  as having been 

passed on the date on which it was in fact passed on the date of the 
original meeting.