DINAS KESEHATAN KOTA PALANGKA RAYA

UNIT PELAKSANA TEKNIS (UPT)

PUSKESMAS PANARUNG
Jl. Keruing No. 25 Telp. ( 0536 ) 3239838 Palangka Raya 73111

KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS PANARUNG
NOMOR : ADM/SK/20/PNG/I/2020

TENTANG

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

KEPALA UPT PUSKESMAS PANARUNG

Menimbang : a. bahwa agar penyelenggaraan pelayanan Puskesmas

secara konsisten dan reliabel, maka perlu disusun
pedoman kerja dan prosedur kerja;
b. bahwa pedoman dan prosedur kerja disusun,
didokumentasikan dan dikendalikan, serta semua
rekaman hasil pelaksanaan upaya puskesmas dan
kegiatan pelayanan harus dikendalikan;
c. bahwa pengendalian dokumen dan rekaman perlu
dilakukan secara terpusat;
d. bahwa agar semua dokumen dan rekaman dikelola
secara efektif dan efisien, maka perlu disusun
kebijakan pengendalian dokumen dan rekaman;

Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36

Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144,
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia
Nomor 5063);
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun
2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas
(Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2016,
Nomor 1426);
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun
2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2019, Nomor
1335);

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS PANARUNG

TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN
DI UPT PUSKESMAS PANARUNG.

KESATU : Kebijakan Pengendalian dokumen dan rekaman

sebagaimana tercantum dalam Lampiran merupakan
bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan
ini.
KEDUA : Mekanisme pengendalian dokumen dan rekaman
dilaksanakan sesuai SOP Pengendalian Dokumen dan
Rekaman.

KETIGA : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

dengan ketentuan apabila dikemudian hari terdapat
kekeliruan akan diadakan perbaikan/perubahan
sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Palangka Raya

Pada Tanggal : 24 Januari 2020

KEPALA UPT PUSKESMAS PANARUNG

SRI HARTINAH
 LAMPIRAN
SURAT KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS
PANARUNG
NOMOR : ADM/SK/20/PNG/I/2020
TANGGAL 24 JANUARI 2020
TENTANG PENGENDALIAN DOKUMEN DAN
REKAMAN

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

A. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

1. TUJUAN
Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk menjamin bahwa
semua dokumen sistem manajemen mutu Puskesmas Panarung
digunakan dan dikendalikan secara efektif.
2. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup prosedur ini mengatur mekanisme pengendalian
dokumen yang mencakup proses identifikasi, penerbitan,
pengesahan, pendistribusian, perubahan, penarikan dan
pemusnahan dokumen sistem manajemen mutu Puskesmas
Panarung.
3. DEFINISI
a. Dokumen Internal
Dokumen Internal adalah dokumen yang dibuat oleh Puskesmas
yang meliputi kebijakan pimpinan, pedoman/panduan, kerangka
acuan, SOP, dan bukti-bukti rekam kegiatan. Dokumen internal
tersebut disusun dan ditetapkan yang harus disediakan oleh
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) untuk meningkatkan
kualitas pelayanan.
b. Dokumen Eksternal
Dokumen eksternal yang berupa peraturan perundangan dan
pedoman- pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian
Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan
organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi FKTP dalam
menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan
perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan
upaya kesehatan masyarakat. Dokumen-dokumen eksternal
sebaiknya ada di FKTP tersebut, sebagai dokumen yang
dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak
merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.

B. JENIS DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS

a. Dokumen Asli
Dokumen induk dan telah disahkan oleh Kepala FKTP dan dibubuhi
stempel “ASLI” berwarna ungu, yang diletakkan di bagian bawah
halaman, pada posisi tengah.
b. Dokumen Terkendali
Dokumen yang didistribusikan kepada tiap unit/ pelaksana,
terdaftar dalam Buku Ekspedisi Internal sebagai buku distribusi
Dokumen Terkendali dan menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen
ini dibubuhi stempel “TERKENDALI”, berwarna ungu, di bagian
bawah halaman, pada posisi tengah tengah.

c. Dokumen Tidak Terkendali

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau
atas permintaan pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan
insidentil, tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK
TERKENDALI” berwarna ungu, yang diletakkan pada bagian bawah
halaman, pada posisi tengah. Yang berhak mengeluarkan dokumen
ini adalah Ketua Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen
Tidak Terkendali.

d. Dokumen Kedaluwarsa Dokumen yang dinyatakan sudah tidak

berlaku oleh karena telah mengalami perubahan/revisi sehingga
tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan.
Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA” berwarna
merah, yang diletakkan pada bagian bawah halaman, pada posisi
tengah. Dokumen induk diidentifikasi dan dokumen sisanya
dimusnahkan, 3 (tiga) tahun setelah ditetapkan sebagai dokumen
kedaluwarsa.

Dokumen : Informasi dan media pendukungnya.

Dokumen di Puskesmas Panarung ada
yang menggunakan media kertas
maupun media elektronik (tersimpan
dalam komputer).
Dokumen Internal : Seluruh dokumen sistem mutu yang
diterbitkan oleh Puskesmas Panarung
dan bersifat terkendali, yang diarsip
dalam Daftar Induk dan Distribusi
Dokumen Terkendali.
Dokumen Eksternal : Dokumen dari luar Puskesmas Panarung
yang digunakan sebagai acuan/referensi
dalam pekerjaan, yang disimpan dan
dikendalikan oleh masing-masing Pokja
dan diberi “Stempel Puskesmas
Panarung”. Yang termasuk dalam
dokumen eksternal misalnya, Undang-
Undang, Peraturan Daerah, Keputusan
Presiden, Peraturan Menteri, Keputusan
Menteri dan sebagainya. Dokumen
eksternal dicatat dalam Daftar Induk
Dokumen Acuan, dikendalikan oleh
Sekretaris Mutu Puskesmas Panarung,
sedang hard copynya disimpan oleh
masing-masing Sekretaris Pokja terkait.
 Dokumen Asli : Dokumen internal yang diterbitkan dan
disahkan sesuai Kewenangan
Pengesahan Dokumen, serta
dikendalikan oleh Sekretaris Mutu
Puskesmas Panarung. Dokumen asli
memiliki identitas “ASLI” berwarna ungu
pada setiap halaman dokumennya dan
hanya dapat diterbitkan dan dapat
direvisi oleh Sekretaris Mutu Puskesmas
Panarung.
Dokumen Copy : Dokumen yang digandakan dari
Dokumen Asli yang distribusinya
dikendalikan oleh Sekretaris Mutu
untuk kepentingan Puskesmas Panarung
sesuai dengan Daftar Induk dan
Distribusi Dokumen Terkendali.
Distribusi Dokumen Salinan untuk
kepentingan Puskesmas Panarung lebih
lanjut, pengendaliannya diatur oleh
Sekretaris Mutu Puskesmas Panarung.
Dokumen copy terdiri atas Dokumen
Terkendali (Controlled Document) dan
Dokumen Tidak Terkendali (Uncontrolled
Document).

a. Dokumen Terkendali adalah Dokumen copy yang distribusinya

dikendalikan oleh Sekretaris Mutu untuk kepentingan Puskesmas
Panarung. Penerima dokumen terkendali teridenfitikasi sesuai
ketentuan penerima dokumen. Setiap kali terjadi
perubahan/revisi atas isi dokumen asli, maka Sekretaris Mutu
Puskesmas Panarung akan menerbitkan dokumen copy terbaru
kepada pemegang/penerima dokumen copy sebelumnya dengan
status revisi terkini. Setiap penerima copy controlled document
diberi identitas berupa tanda stempel “TERKENDALI” pada
halaman paling depan dokumen.
b. Dokumen Tidak Terkendali adalah Dokumen copy yang
distribusinya tidak dikendalikan oleh Sekretaris mutu Puskesmas
Panarung. Artinya jika terjadi perubahan/revisi atas isi dokumen
tersebut, Sekretaris Mutu tidak berkewajiban mendistribusikan
dokumen copy terbaru. Setiap copy dokumen tidak terkendali
diberi identitas berupa tanda stempel “TIDAK TERKENDALI” pada
halaman depan dokumen.
c. Dokumen Kadaluarsa adalah Dokumen asli yang sudah tidak
berlaku/sudah ada revisi penggantinya tetapi masih disimpan
untuk kepentingan internal Unit Kerja. Setiap dokumen
kadaluarsa diberi identitas tanda stempel “KEDALUWARSA” pada
halaman paling depan dokumen.
4. TANGGUNG JAWAB
a. Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk menetapkan
Kebijakan dan meninjau kesesuaiannya dengan kebutuhan
Puskesmas Panarung, serta mengesahkan seluruh dokumentasi
Puskesmas Panarung.
b. Masing-masing Kepala Bagian/Koordinator bertanggung jawab
untuk:
- mengidentifikasi kebutuhan dokumen yang diperlukan dalam
pelaksanaan proses pekerjaan di Pokja
- menyiapkan dan memastikan kesesuaian isi seluruh
dokumen sebelum disahkan dan diterbitkan
- meninjau dan melakukan revisi atas dokumen yang menjadi
tanggung jawabnya agar tetap relevan
- menyimpan dokumen eksternal yang relevan dan berlaku
yang dijadikan sebagai acuan pekerjaan.

c. Penanggungjawab Mutu Puskesmas Panarung melalui

Sekretaris Mutu Puskesmas Panarung bertanggung jawab
untuk:
- membuat Manual Mutu dan meninjau kesesuaiannya dengan
proses kegiatan Puskesmas Panarung
- memberi identitas terhadap dokumen sesuai dengan
ketentuan dan aturan pada prosedur ini
- menerbitkan dan mendistribusikan dokumen yang sudah
disahkan oleh pihak berwenang
- memastikan bahwa dokumen yang digunakan dalam
pelaksanaan pekerjaan di masing-masing pokja Puskesmas
Panarung adalah dokumen yang mutakhir dengan status
revisi seragam
- mengkoordinir setiap perubahan dokumen sistem
manajemen mutu yang diimplementasikan di Puskesmas
Panarung.
- menarik dokumen yang sudah tidak berlaku yang
didistribusikan secara terkendali, dan memberi identitas
“DOKUMEN KEDALUWARSA” pada dokumen tidak berlaku
yang asli.
- menyimpan dokumen “ASLI”
- melakukan tinjauan dokumen secara berkala
- memperbaharui Daftar Induk dan Distribusi Dokumen
Terkendali

2. TATA KELOLA DOKUMEN AKREDITASI

Dokumen Akreditasi adalah dokumen yang dibuat oleh

Puskesmas dalam upaya peningkatan mutu Puskesmas dalam
mempersiapkan akreditasi.

Adapun tata Kelola dokumen akreditasi adalah sebagai berikut :

a. Penomoran Dokumen
1) Penomoran dokumen dilakukan oleh tim admen
disesuaikan dengan sistem pengkodean yang telah
ditentukan.
2) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan tanggal
berlaku bagi dokumen baik dari Kelompok Kerja
Administrasi dan Manajemen (Admen), Kelompok Kerja
Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM), dan Kelompok
Kerja Upaya Kesehatan Perorangan, Kefarmasian dan
Laboratorium (Yannis).

Penomoran dokumen menggunakan kode spesifik

sebagai berikut :
MT : Mutu
ADM : Administrasi dan Manajemen
UKM : Upaya Kesehatan Masyarakat
UKP : Upaya Kesehatan Perorangan

a) Penomoran Surat Keputusan

Format : MT/SK/XX/PNG/YY/ZZZZ

Keterangan :
MT : Kode spesifik dokumen Mutu
SK : Surat Keputusan
XX : Nomor SK
PNG : Identitas Puskesmas Panarung
YY : Bulan SK dibuat
2020 : Tahun SK dibuat

Contoh : MT/SK/01/PNG/II/2020

b) Penomoran Standar Operasional Prosedur

Format : ADM/SOP/XX/PNG/YY/ZZZZ

Keterangan :
ADM : Kode spesifik dokumen Admen
SOP : Standar Operasional Prosedur
XX : Nomor SOP
PNG : Identitas Puskesmas Panarung
YY : Bulan SOP dibuat
XXXX : Tahun SOP dibuat

Contoh : ADM/SOP/03/PNG/I/2020

c) Penomoran Kerangka Acuan Kegiatan

Format : UKM/KAK/XX/PNG/YY/ZZZZ

Keterangan :
UKM : Kode spesifik dokumen UKM
KAK : Kerangka Acuan Kegiatan
XX : Nomor KAK
PNG : Identitas Puskesmas Panarung
I : Bulan KAK dibuat
2020 : Tahun KAK dibuat
 Contoh : :
UKM/KAK/04/PNG/V/2020

d) Penomoran Pedoman Kerja

Format : UKP/PED/XX/PNG/YY/ZZZZ

Keterangan :
UKP : Kode spesifik dokumen UKP
PED : Pedoman
XX : Nomor Pedoman
PNG : Identitas Puskesmas Panarung
I : Bulan Pedoman dibuat
2020 : Tahun Pedoman dibuat

Contoh : UKP/PED/05/PNG/VI/2020

e) Setiap dokumen masuk dalam kelompok /

klasifikasi Bab :
Admen : Bab I, Bab II atau Bab III
UKM : Bab IV, Bab V, Bab VI
UKP : Bab VII, Bab VIII, Bab IX

c) Kode Kelompok Dokumen

Standar Operasional Prosedur : SOP
Daftar Tilik disingkat : DT
Kerangka Acuan Kegiatan disingkat : KAK
Surat Keputusan disingkat : SK
Pedoman/Panduan disingkat : PED
Rencana Pelaksanaan Kegiatan : RPK
Rencana Usulan Kegiatan : RUK

d) Penomoran Dokumen Eksternal yaitu dengan

kode :
ADM/EKS/Nomor
UKM/EKS/Nomor
UKM/EKS/Nomor
MT/EKS/Nomor

e) Untuk dokumen revisi, penomoran sesuai acuan

penomoran yang berlaku dan diurutkan sesuai
dokumen terakhir yang tertulis dalam buku
nomor kode dokumen yang telah direvisi, ditarik
dari distribusi namun tetap disimpan di Admen.

b. Penyimpanan Dokumen
1) ADMEN
Warna Document Keeper : Kuning (di satukan per
kriteria dari instrumen Akreditasi)

2) UKM
Warna Document Keeper : Oranye (disatukan per
kriteria dari instrumen Akreditasi)

3) UKP
 Warna Document Keeper : Hijau (di satukan per
kriteria dari instrumen Akreditasi).

c. Pencarian kembali
Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi
penomoran dokumen akreditasi.

C. PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAM IMPLEMENTASI

Prosedur Pengendalian Dokumen di UPT Puskesmas Panarung
ditetapkan oleh Kepala Puskesmas yang dijadikan sebagai acuan oleh
seluruh unit di UPT Puskesmas Panarung.
Tujuan Pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan
dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi
dokumen.
1. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen
Identifikasi kebutuhan dilakukan pada tahap self-assesment.
Hasil self-assessment digunakan sebagai acuan untuk
mengidentifikasi dokumen sesuai peraturan yang berlaku Bila
dokumen sudah ada, dapat direview apakah dokumen tersebut
masih efektif atau tidak.

2. Penyusunan Dokumen
Kepala Puskesmas, Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas,
Penanggung jawab Admen, Penanggung jawab UKM,
Penanggung Jawab UKP dan Penanggung Jawab Mutu selaku
Tim Review Regulasi Puskesmas bertanggung jawab terrhadap
pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan
dokumen. Penyusunan dokumen secara keseluruhan dikoordinir
oleh Tim Mutu Puskesmas dengan mekanisme sebagai berikut:
a. SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja
disampaikan ke Tim Mutu
b. Fungsi Tim Mutu Puskesmas di dalam penyusunan
dokumen adalah :
1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki
dokumen yang telah disusun oleh pelaksana atau unit
kerja baik dari segi bahasa maupun penulisan
2) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga
tidak terjadi duplikasi/ tumpang tindih dokumen antar
unit
3) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan
ditandatangani oleh Kepala Puskesmas.
3. Dokumen yang telah berumur 3 (tiga) tahun harus di review
atau ditinjau kembali guna menilai efektifitas dokumen.
Dokumen yang direkomendasikan oleh Tim Review harus
direvisi, maka harus dibuat dokumen revisinya.
4. Apabila terjadi perubahan regulasi, maka tanpa harus
menunggu 3 (tiga) tahun, dokumen dapat direview atau ditinjau
Kembali. Berdasarkan hasil rekomendasi Tim Review, maka
dokumen dapat direvisi atau tetap diberlakukan apabila tidak
bertentangan dengan regulasi baru.
5. Pengesahan Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas.
6. Sosialisasi Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh
pelaksana maka perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut,
 khusus bagi SOP, bila rumit maka untuk melaksanakan SOP
tersebut perlu dilakukan pelatihan.

7. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen

Kepala Puskesmas menunjuk salah satu anggota Tim Mutu
sebagai Petugas Pengendali Dokumen. Petugas tersebut
bertanggung jawab atas:

a. Penomoran dokumen
Tata cara penomoran Dokumen diatur pada kebijakan
pengendalian dokumen, dengan ketentuan:
1) Semua dokumen harus diberi nomor,
2) Pemberian nomor sesuai dengan aturan penomoran
yang dijadikan pedoman (lihat BAB II).
3) Pemberian nomor sebaiknya dilakukan secara
terpusat.
b. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal.
c. Menyerahkan dokumen kepada Sekretariat Mutu untuk
menggandakan.
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel
terkendali.
Tata Cara Pendistribusian dokumen adalah sebagai
berikut :
1) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan
dokumen kepada unit upaya atau pelaksana yang
memerlukan dokumen tersebut agar dapat digunakan
sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatannya.
Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau bagian Tata
Usaha Puskesmas/FKTP.
2) Distribusi harus memakai ekspedisi (ekspedisi internal)
dan/atau formulir tanda terima dengan menuliskan
kode dan nomor spesifik untuk masing-masing
pejabat, unit kerja atau pelaksana di puskesmas,
misalkan untuk distribusi dokumen dengan contoh
sebagai berikut :

a) SK.1 = Kepala Sub Bagian Tata Usaha

b) SK.2 = PJ UKP
c) SK.3 = PJ UKM
d) SK.4 = PJ Jaringan & Jejaring
e) SK.5 = PJ Mutu dst.. dst….

Sedangkan untuk distribusi Standar Operasional

Prosedur, contohnya sebagai berikut :
a) SOP.1 = Kepala Sub Bagian Tata Usaha
b) SOP.2 = PJ UKP
c) SOP.3 = PJ UKM
d) SOP.4 = PJ Jaringan & Jejaring
e) SOP.5 = PJ Mutu dst..dst….
 Khusus untuk dokumen yang akan diserahkan kepada
seluruh pegawai, penomoran distribusi sesuai dengan
Daftar Absensi Pegawai.

3) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja

tertentu tetapi bisa juga untuk seluruh unit kerja
lainnya.
4) Distribusi copy dokumen dilaksanakan oleh Tim Mutu
dan disimpan pada masing – masing kelompok
pelayanan dengan dibubuhi stempel “TERKENDALI”.
5) Distribusi copy dokumen kepada pihak di luar
Puskesmas dilaksanakan oleh Tim Mutu dan dibubuhi
stempel “TIDAK TERKENDALI”

e. Menarik dokumen lama apabila dokumen telah memiliki

dokumen pengganti serta mengisi format usulan
penambahan/ penarikan dokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku
dengan membubuhkan stempel “KEDALUWARSA” dan
kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 3 (tiga)
tahun.

g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah

ditetapkan

8. Tata Cara Penyimpanan dokumen

a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan
sudah ditandatangani) disimpan di Sekretariat Tim Mutu.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya
Puskesmas, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila
tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja
wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku
tersebut ke sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih
berlaku saja. Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha
organisasi dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang
tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli
agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku
di Puskesmas.
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah
dibaca oleh pelaksana.

9. Penataan Dokumen Untuk memudahkan di dalam pencarian

dokumen akreditasi Puskesmas dikelompokan masing-masing
bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan diurutkan setiap
urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar
secara berurutan.

10. Revisi atau perubahan dokumen

 a. Revisi dilakukan setelah proses pengkajian atau review
dokumen yang dilaksanakan oleh Tim Review Puskesmas
serta harus mendapat pengesahan sesuai pejabat yang
berwenang
b. Setiap kali revisi, harus disertai dengan laporan Review,
yang dilaksanakan minimal sekali dalam 3 (tiga) tahun.

c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada :

1) Laporan Review Kebijakan Kepala Puskesmas.
2) Riwayat Perubahan Dokumen

11. Rekam Implementasi

a. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti
obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau hasil yang
dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan.
b. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan
kegiatan juga harus dikendallikan. Organisasi harus
menetapkan SOP terdokumentasi untuk mendefinisikan
pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan
dan permusnahan. Catatan/ rekam implementasi harus
dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat
diakses kembali.

12. Dokumen yang diisyaratkan oleh sistem manajemen mutu harus

dikendalikan. Semua dokumen yang diperlukan dikelompokkan
dalam satu buku seperti :
a. Buku Notulen Pertemuan
Berisi notulensi kegiatan MMD, Lokmin Bulanan, Lokmin
Tribulan dan Evaluasi Struktur Organisasi.
b. Buku Notulen Kegiatan Peningkatan Mutu dan kinerja
Berisi notulensi kegiatan rapat Komunikasi Internal,
Orientasi Pelaksana Program Baru.
c. Buku Notulen Briefing Pagi
d. Buku Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Upaya
Buku ini dan diisi dan dipegang oleh :
1) Penanggung Jawab Administrasi dan Manajemen
2) Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Perorangan
3) Penanggung Jawab Upaya Kesehatan Masyarakat
4) Penanggung Jawab Mutu.
5) Penanggung Jawab Jaringan dan Jejaring
e. Buku PDCA Program atau kegiatan
Buku ini diisi dan di pegang oleh setiap Pelaksana Program
dan petugas yang ada di UPT Puskesmas Panarung.
f. Buku Monitoring Implementasi Tata Nilai
Buku ini dipegang oleh Kepala Puskesmas, Kepala Sub
Bagian Tata Usaha, PJ UKMP, PJ UKP dan PJ Jaringan dan
Jejaring serta PJ Mutu.
g. Buku Notulensi Pelaksanaan Audit Internal
h. Buku Notulensi Upaya Peningkatan Mutu.
i. Buku akses masyarakat, dan dokumen-dokumen
pendukung lainnya (foto, copy ijazah, sertifikat pelatihan ,
dan sertifikat kalibrasi).

KEPALA UPT PUSKESMAS PANARUNG

SRI HARTINAH