BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) merupakan ujung tombak

pelayanan kesehatan di masyarakat dan memiliki fungsi sebagai kontak pertama

dari peserta BPJS kesehatan sehingga berdampak besar bagi peningkatan status

kesehatan masyarakat. Menurut Peraturan Presiden RI Nomor 32 Tahun 2014

tentang pengelolaan dan pemanfaatan dana kapitasi jaminan kesehatan nasional

pada fasilitas kesehatan tingkat pertama milik pemerintah daerah. Fasilitas

kesehatan tingkat pertama yang selanjutnya disingkat FKTP adalah fasilitas

kesehatan yang melakukan pelayanan kesehatan perorangan yang bersifat non

spesialistik untuk keperluan observasi, diagnosis, perawatan, pengobatan dan

pelayanan kesehatan lainnya.

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama

dengan lebih mengutamakan upaya kesehatan promotif dan preventif, untuk

mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah

kerjanya. Penyelenggaraan pelayanan kesehatan di puskesmas sangat berkaitan

dengan penyelenggaraan rekam medis. Karena rekam medis merupakan

penunjang baik atau buruknya pelayanan kesehatan yang menyediakan informasi

kesehatan yang up to date di sarana pelayanan kesehatan (Permenkes No.75

Tahun 2014).

1
 Rekam medis menurut (Depkes RI, 2006) adalah keterangan baik yang

tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan fisik,

labortorium, diagnosa serta segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan

kepada pasien dan pengobatan baik yang dirawat inap, rawat jalan maupun yang

mendapatkan pelayanan gawat darurat. Rekam medis adalah berkas yang berisi

catatan dan dokumen tentang identitas pasien pada fasilitas pelayanan kesehatan

(Permenkes No.55 Tahun 2013). Penyelenggaraan rekam medis harus berjalan

seperti yang di harapkan dengan melaksanakan standar yang telah di tetapkan oleh

puskesmas dan pemerintah, jika tidak terlaksana maka akan menimbulkan

masalah sehingga akan mengurangi mutu pelayanan dari unit pelayanan rekam

medis itu sendiri. Beberapa tahapan penyelenggaran rekam medis di puskesmas

antara lain adalah pendaftaran pelayanan, koding, pelaporan, filling.

Filling adalah kegiatan penyimpanan rekam medis dalam rak

penyimpanan. Filling dipelukan untuk melindungi catatan dan memudahkan

penentuan lokasi, dengan proses filling yang baik akan menghasilkan pelayanan

yang baik, cepat dan optimal yang diberikan kepada pasien. Setiap rekam medis

harus diberikan nomor rekam medis agar mudah menyimpan dan mencari kembali

apabila rekam medis dibutuhkan untuk pelayanan kepada pasien baik sebagai

pasien rawat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Peran dan fungsi bagian

filling adalah penyimpanan, penyediaan serta pelindung rekam medis terhadap

kerahasian isi data rekam medis dan pelindung dari bahaya kerusakan,

kerahasiaan dan keamanan rekam medis wajib dijaga, baik isi maupun fisik

tersebut (Depkes RI, 2006).

2
 Permasalahan yang sering ditemukan pada bagian filling adalah tidak

ditemukan rekam medis pasien. Hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor

diantaranya adalah pengembalian berkas rekam medis yang tidak 1x24 jam ke unit

rekam medis dan berkas yang salah letak. Kelalaian tersebut sering di tindak

lanjuti dengan pengadaan berkas sementara pada saat pasien berobat kembali ke

pelayanan kesehatan.

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Rekam Medis adalah

hasil rekaman keterangan mengenai hasil pengobatan pasien sedangkan menurut

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia ) sementara memiliki arti tidak tetap atau

tidak kekal. Rekam Medis Sementara adalah rekam medis pasien rawat jalan

maupun rawat inap yang diberikan untuk mendapatkan pelayanan dan pengobatan

pasien yang bersifat sementara. Rekam medis sementara akan menyebabkan

penumpukan berkas rekam medis dan akan menyulitkan tenaga lainnya seperti

dokter dalam melihat riwayat penyakit pasien sebelumnya. Berkas rekam medis

sementara disimpan berdasarkan tanggal kunjungan pasien karena nomor rekam

medis tidak ada dan disimpan dalam sebuah map besar. Letak map besar tersebut

terpisah dengan penyimpanan rak rekam medis tetapi masih dalam ruangan

penyimpanan rekam medis (Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

Puskesmas Air Dingin terletak di Kecamatan Koto Tangah dengan luas

wilayah kerja 144,91 km dengan topografi berupa daratan dan perbukitan yang

merupakan daerah pertanian dan perkebunan. Wilayah kerja puskesmas terbagi

menjadi 3 kelurahan yaitu ; 1) Kelurahan Balai Gadang, 2) Kelurahan Lubuk

Minturun, 3) Kelurahan Air Pacah.

3
 Survei awal yang dilakukan peneliti di Puskesmas Air Dingin Padang pada

tanggal 5 s/d 7 Maret 2019 didapatkan jumlah pasien yang berkunjung perhari

yaitu rata-rata 100 s/d 200 orang dan pasien yang menggunakan rekam medis

sementara rata-rata 2 s/d 3 orang perhari, termasuk pasien lama dan pasien baru,

rekam medis sementara dibuat ketika pasien mendaftar untuk berobat karena

pasien tidak membawa kartu berobat, dan Pasien tersebut lupa nomor rekam

medis yang dimiliki, untuk mempercepat waktu petugas membuatkan rekam

medis sementara sehingga pasien tersebut tetap bisa berobat.

Sedangkan untuk pasien yang membawa kartu berobat tetapi rekam medis

tidak ditemukan sehingga petugas juga membuatkan rekam medis sementara, hal

ini disebabkan rekam medis pasien belum di kembalikan atau masih dipoliklinik,

untuk pengobatan selanjutnya pasien tersebut harus membawa kartu berobat dan

rekam medis asli sudah ditemukan. Selanjutnya petugas harus mencari kapan

terakhir pasien ini berobat untuk cap tanggal dan poliklinik yang dituju dan

petugas harus menanyakan kapan pasien tersebut terakhir berobat, karena petugas

harus menyatukan rekam medis sementara dengan rekam medis asli pasien

tersebut. sehingga tidak menyulitkan dokter untuk melihat riwayat penyakit

pasien. Kalau untuk pasien baru petugas belum memberikan nomor rekam medis

nya, dikarenakan pasien tersebut harus berobat 3 kali kunjungan, alasan petugas

memberikan nomor rekam medis setelah 3 kali kunjungan adalah salah satu nya

keterbatasan map. Rekam medis sementara tersebut setelah digunakan hanya

ditumpuk di keranjang khusus yang diletakkan di meja filling.

4
 Hasil wawancara dengan petugas pendaftaran didapatkan bahwa status

yang mereka minta ke bagian filling tidak didapatkan sehingga petugas langsung

memberikan rekam medis sementara pada pasien. Bagian filling menyatakan

bahwa status tidak ditemukan karena masih ada di poliklinik atau dipinjam oleh

bagian lain. Petugas menyatakan juga bahwa mereka hanya mempunyai 1 orang

dibagian filling sedangkan pasien banyak sehingga kewalahan dalam

mengembalikan berkas pada raknya. Hal tersebut juga menyebabkan tidak

terpantaunya berapa status yang tidak kembali ke ruangan rekam medis.

Berdasarkan permasalahan di atas peneliti tertarik untuk melakukan

penelitian tentang “Analisis Pelaksanaan Rekam Medis Sementara di

Puskesmas Air Dingin Padang Tahun 2019”

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas yang menjadi permasalahan dalam

penelitian ini adalah Bagaimanakah Analisis Pelaksanaan Rekam Medis

Sementara di Puskesmas Air Dingin Padang Tahun 2019.

1.3 Tujuan Peneliti

1.3.1 Tujuan Umum

Adapun tujuan umum dari peneliti ini adalah untuk menganalisis

pelaksanaan rekam medis sementara di Puskesmas Air Dingin Padang Tahun

2019.

5
1.3.2 Tujuan Khusus

1.3.2.1 Di analisa komponen input ( SDM, Sarana Prasarana dan Kebijakan )

dalam pelaksanaan rekam medis sementara di Puskesmas Air Dingin

Padang tahun 2019.

1.3.2.2 Di analisa komponen proses tentang pelaksanaan rekam medis sementara

dan monitoring evaluasi di Puskesmas Air Dingin Padang tahun 2019

1.4 Manfaat Penelitian

1.4.1 Bagi Puskesmas

Hasil dari penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan

masukan dan evaluasi bagi puskesmas di Air Dingin tentang pelaksanaan rekam

medis sementara.

1.4.2 Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai bahan pengembangan kurikulum, perpustakaan dan informasi bagi

peneliti selanjutnya tentang rekam medis sementara.

1.4.3 Bagi Peneliti

Untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai metodologi

penelitian serta pelaksanaan berkas rekam medis sementara.

6
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Puskesmas

2.1.1 Pengertian Puskesmas

Puskesmas adalah fasilitas pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama,

dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif, untuk mencapai

derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di wilayah kerjanya

(Permenkes RI Nomor 75, tahun 2014).

Puskesmas merupakan salah satu sarana pelayanan kesehatan yang

strategis dalam mendukung terwujudnya perubahan status kesehatan masyarakat

menuju peningkatan derajat kesehatan yang optimal. Untuk mewujudkan derajat

kesehatan yang optimal tentu diperlukan upaya pembangunan system pelayanan

kesehatan dasar yang mampu memenuhi kebutuhan-kebutuhan masyarakat,

diantaranya adalah dengan meningkatkan mutu dari kegiatan pencatatan medis

(Kemenkes RI, 2014).

2.1.2 Tujuan Puskesmas

Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan puskesmas yang

tertera pada Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia nomor 75 tahun

2014 Pasal 2 yang mana tujuan tersebut untuk mewujudkan masyarakat yang

7
memiliki perilaku sehat yang meliputi kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup

sehat, untuk mewujudkan masyarakat yang hidup dalam lingkungan sehat, untuk

mewujudkan masyarakat yang mampu menjangkau pelayanan kesehatan bermutu

untuk mewujudkan masyarakat yang hidup dalam lingkungan sehat, untuk

mewujudkan masyarakat yang memiliki derajat kesehatan yang optimal, baik

individu, keluarga, kelompok dan masyarakat.

2.2 Rekam medis

2.2.1 Pengertian Rekam Medis

Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik tertulis maupun terekam

tentang identitas, anamnesa, penentu fisik laboratorium, diagnose segala

pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada pasien, dan pengobatan baik

yang dirawat inap, rawat jalan yang mendapatkan pelayanan gawat darurat

(Departemen Kesehatan Republik Indonesia, 2006).

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang

identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang

diberikan kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Permenkes

NO.269/MENKES/PER/lll/2008).

Berdasarkan kedua pengertian rekam medis di atas dapat disimpulkan

rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, riwayat perjalanan, hasil pemeriksaan, diagnosis, hasil pengobatan dan

tindakan serta pelayanan di unit pelayanan rumah sakit baik itu rawat inap, rawat

jalan dan unit gawat darurat. Rekam medis mempunyai pengertian yang sangat

8
luas tidak hanya sekedar disimpulkan bahwa diatas dapat dari paragraph kegiatan

pencatatan saja, rekam medis merupakan suatu system penyelenggaraan bukan

sekedar kegiatan pencatatan saja, tetapi mempunyai pengertian sebagai satu

system penyelenggaran rekam medis.

2.2.2 Tujuan Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi

dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa

didukung suatu system pengelolahan reakm medis yang baik dan benar, tidak

akan tercipta tertib administrasi rumah sakit sebagaimana yang diharapkan.

Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di

dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI,2006).

2.2.3 Kegunaan Rekam Medis

Menurut Depkes RI tahun 2006 pelayanan medis dalam buku pedoman

pengolahan rekam medis rumah sakit di Indonesia, kegunaan dapat dilihat dari

beberapa aspek :

1. Aspek Administrasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai, karena isinya menyangkut

tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga

medis dan para medis dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan,

dengan menggunakan teknologi informasi yang memadai maka

pengobatan dan tindakan yang di berikan atas diri seorang pasien dapat

9
 diakses secara langsung oleh bagian yang berwenang atas pemeriksaan

tersebut, pengolahan data-data medis secara komputerisasi akan

memudahkan semua pihak yang berwenang dalam hal ini petugas

administrasi di sutau instansi pelayanan kesehatan untuk dapat segera

mengetahui rincian biaya yang harus diluarkan oleh pasien selama pasien

menjalani pengobatan di rumah sakit tersebut.

2. Aspek Medis

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medik, karena catatan tersebut

dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/perawatan

lebih lanjut yang harus diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka

mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan

audit medis, kendali biaya dan manajemen resiko klinis serta keamanan

dan keselamatan pasien.

3. Aspek Hukum

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya

menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan

dalam rangka usaha mengatakan hukum serta menyediaan bahan sebagai

tanda bukti untuk menegakkan keadilan. Berkas rekam medis adalah milik

dokter dan rumah sakit sedangkan isinya yang terdiri dari identitas pasien

pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah

diberikan kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat di miliki

10
 oleh pasien sesuai dengan peraturan perundang-perundang yang berlaku

(undang-undang RI tahun 2004 pasal 46 ayat (1), penjelasan).

4. Aspek Keuangan

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya

mengandung data atau informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

keuangan. Kaitanya rekam medis dengan aspek keuangan sangat erat

sekali dalam hal pengobatan terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang

diberikan kepada seorang pasien selama menjalani perawatan di rumah

sakit, oleh karena itu penggunaan system teknologi komputer di dalam

proses penyelenggaraan rekam medis sangat di harapkan sekali untuk

diterapkan pada setiap instansi pelayanan kesehatan.

5. Aspek Penelitian

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian karena isinya

menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek

pendukung penelitian dan pengembangan dibidang kesehatan.

6. Aspek Pendidikan

Suatu berkas rekam medis yang mempunyai nilai pendidikan, karena

isinya menyangkut data dan informasi tentang perkembangan kronologis

dan kegiatan pelayanan medic yang diberikan kepada pasien, informasi

tersebut dapat digunakan sebagai bahan /refensi pengajaran dibidang

profesi si pemakai.

11
 7. Aspek Dokumentasi

Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya

menyangkut sumber ingatan yang harus di dokumentasikan dan dipakai

sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi dapat di

aplikasikan penerapannya di dalam penyelenggaran dan pengolahan rekam

medis yang cukup efektif dan efesien. Pendokumentasian data medis

seorang pasien dapat di laksanakan dengan mudah dan efektif sesuai

aturan dan prosedur yang telah di tetapkan.

2.2.4 Pengolahan Rekam Medis

Pengolahan rekam medis terdiri dari beberapa tahap, diantaranya :

1. Assembling

Assembling merupakan suatu proses penataan atau penyusunan

lembaran formulir rekam medis pasien yang disusun berdasarkan urutan

atau nomor urutnya yang sesuai dengan ketentuan atau standar operasional

prosedurnya (SOP) yang kemudian lagi sesuai dengan ketentuan atau aturan

masing-masing rumah sakit.

2. Coding

Coding adalah penetapan kode penyakit dengan menggunakan huruf

atau angka atau kombinasi huruf dan angka yang mewakili komponen data.

Yang mana data yang harus di coding adalah diagnosis utama, diagnosis

12
sekunder, komplikasi, tindakan, dan sebab kematian, berdasarkan

International Classification Of Disease Edition And Health Problem

Edition Tenth/ICD 10 yang diterbitkan oleh World Health

Organization/WHO, dan International Classification disease edition Nineth/

ICD-9 CM. kegiatan dan tindakan serta diagnosis yang terdapat dalam

berkas rekam medis yang harus diberikan kode dan selanjutnya di indeks,

agar memudahkan pelayanan rumah sakit dalam penyajian informasi untuk

menunjang fungsi perencanaan, manajemen, dan riset di bidang kesehatan.

Kecepatan dan ketepatan coding dari suatu diagnosis sangat tergantung

kepada pelaksana yang menangani rekam medis pasien tersebut.

3. Indeksing

Indeksing merupakan kegiatan pengelompokan penyakit pasien

dalam kartu indeks. Setiap diagnosa atau penyakit pasien di indeks dalam

satu kartu indeks yang sama. Menurut pedoman pengolahan rekam medis.

Indeks adalah pembuatan tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat

kedalam kartu indeks.

Tujuan indeks yaitu sebagai proses penataan sandi berdasarkan suatu

cara yang akan memudahkan proses rujukan data tentang suatu yang

penting, fungsi indeks yaitu sebagai sarana komplikasi kumpulan

gabungan data yang bersumber dari rekam medis. Dan berguna sebagai

alat petunjuk informasi yang mengacu pada judul indeks.

13
4. Filling

Filling merupakan proses penyimpanan berkas rekam medis di

dalam rak penyimpanan. Filling dilakukan setelah kegiatan assembling,

dan coding dilaksanankan. Petugas penyimpanan bertanggung jawab

dalam pengelolaan berkas rekam medis (penyediaan, pengiriman,

penyimpanan, pemisahan, dan pemusnahan). Oleh karena itu, dalam

penempatan petugas yang di tunjuk di upayakan dapat memenuhi

persyaratan.

1. Tugas pokok dan fungsi filling ;

a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu

sesuai dengan kebijakan penyimpanan dokumen rekam medis

b. Mengambil kembali (retrievew) dokumen rekam medis untuk

berbagai keperluan

c. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan

yang telah ditetapkan pada sarana pelayanan kesehatan

d. Memisahkan penyimpanan DRM inaktif dari DRM aktif

e. Membantu dalam penilayan nilai guna rekam medis

f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan

g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir rekam

medis

14
2.2.5 Sistem Penjajaran Rekam Medis

Ada 3 cara penyimpanan menurut nomor yang sering dipakai oleh rumah

sakit dalam penyimpanan rekam medis pasien (Depkes RI, 2008) yaitu :

1. Sistem Penjajaran Penomoran Langsung (Straight Numerical Filling

System) Penjajaran dengan Penomoran Langsung (Straight Numerical

Filling System) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan

secara berturut sesuai dengan urutan nomornya. Misalnya keempat rekam

medis berikut akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 402021,

402022, 402023, 402024.

Keuntungan dari sistem ini adalah mudahnya melatih petugas-petugas

yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan tersebut. Dan kelemahannya

adalah pada saat petugas menyimpan berkas rekam medis, petugas harus

memperhatikan seluruh angka nomor sehingga mudah terjadinya kekeliruan

penyimpanan. Hal yang menyebabkan kesalahan itu adalah tertukarnya urutan

nomor, misalnya rekam medis nomor 402023 tersimpan pada tempat

penyimpanan nomor 400223.

2. Sistem Penjajaran Angka Akhir (Terminal Digit Filling system)

Penyimpanan dengan Sistem Angka Akhir lazim disebut “Terminal Digit

Filling System”. disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka. Yang

dikelompokkan dalam 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka yang

terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 yang terletak paling kiri.

15
 Dalam penyimpanan dengan cara angka akhir ini ada 100 kelompok angka

pertama (primary section) yaitu 00 sampai dengan 99 pada waktu penyimpanan.

Petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis tersebut

kedalam rak penyimpanan untuk kelompok angka-angka pertama yang

bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan

letaknya menurut angka, kemudian rekam medis disimpanan didalam urutan

sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok

penyimpanan nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu

beerlainan.

Keuntungan :

1.) Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebut secara merata ke 100

kelompok didalam rak penyimpanan.

2.) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah kelompok

tertentu.

3.) Pekerja akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata

mengerjakan jumlah rekam medis yang hampir sama setiap harinya

setiap kelompok.

4.) Kelompok pada saat ditambahnya rekam medis baru kekelompok

tersebut.

5.) Jumlah rekam medis tiap-tiap kelompok terkontrol dan biasa

dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.

16
 6.) Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan

perencanaan peralatan penyimpanan.

7.) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat dicegah.

Kekurangan :

Adanya kekurangan dari pelaksanaan penggunaan sistem anka akhir ini

adalah memerlukan tempat/ruangan yang lebih besar agar penjajaran

sistem angka akhir berjalan dengan baik.

3. Sistem Penjajaran Kelompok Tengah (Middle Digit Filling Sytem)

Istilah yang dipakai adalah penyimpanan dengan sistem angka tengah

(Middle Digit Filling Sytem). Cara angka tengah penyimpanan rekam medis

diurut dengan pasangan angk-angka sama halnya denan sistem angka akhir.

Namun angka pertama, angka kedua, angka ketiga berbeda letaknya dengan

sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah

menjadi angka pertama,pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi

angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi ketiga.

Keuntungan :

1. Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya

berurutan.

2. Penggantian dari sistem nomor langsung kesistem angka yang lebih mudah

dari penggantian sistem nomor langsung kesistem angka akhir.

17
 3. Dalam sistem angka tengah penyebaran nomor-nomor lebih merata pada

rak penyimpanan.

4. Petugas penyimpan dapat dibagi untuk petugas para kelompok

penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan penyimpanan dapat dicegah.

Kekurangan :

1. Memerlukan Latihan dan bimbingan yang lebih lama

2. Terjadinya rak-rak lowong pada beberapa kelompok apabila rekam medis

dialihkan ke tempat penyimpanan yang tidak aktif.

3. Sistem angka tengah tidak dapat dipergunakan dengan baik untuk nomor-

nomor yang lebih dari 6 angka.

2.3 Rekam Medis Sementara

2.3.1 Defenisi Rekam Medis Sementara

Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) Rekam medis adalah

hasil rekaman keterangan mengenai hasil pengobatan pasien. Sedangkan menurut

KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) sementara memiliki arti tidak tetap atau

tidak kekal.

Jadi Rekam Medis Sementara adalah rekam medis pasien rawat jalan

maupun rawat inap yang di berikan untuk mendapatkan pelayanan dan

pengobatan pasien yang bersifat sementara.

18
 Berkas rekam medis sementara disimpan berdasarkan tanggal kunjungan

pasien karena nomor rekam medis tidak ada dan disimpan dalam sebuah map

besar. Letak map besar tersebut terpisah dengan penyimpanan rak rekam medis

tetapi masih dalam ruangan penyimpanan rekam medis (Departemen Kesehatan

Republik Indonesia, 2006).

2.4 Sumber Daya Manusia

Sumber Daya Manusia merupakan elemen penting dalam manajemen

mutu apapun bentuk manajemen mutu yang dilaksanakan di suatu organisasi

(Santoso Soeroso, 2003). Menurut UU No.30 tahun 2009 pasal 1 ayat 6 Tenaga

Kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan

serta memiliki pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan dibidang

kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenaangan untuk melakukan

upaya kesehatan.

2.4.1 Tanggung Jawab

Tanggung Jawab Publik Rumah Sakit merupakan hal yang amat mendasar

apabila perumashsakitan bertujuan memberikan pertolongan kepada masyarakat

yang membutuhkanya. Oleh karena itu dibanyak Negara, antara lain dalam

pertimbangan pemberian penghargaan mutu layanan (Santoso Soeroso, 2003).

Menurut Hasibuan, 2011 Tanggung Jawab (Responsibility) adalah

keharusan untuk melakukan semua kewajiban atau tugas-tugasnya yang

dibebankan kepada sebagai akibat dari wewenang yang diterima atau dimilikinya.

Setiap wewenang akan menimbulkan hak,tanggung jawab,kewajiban-kewajiban

19
untuk melaksanakan dan mempertanggung jawabkan. Tegasnya tanggung jawab

tercipta karena penerimaan wewenang. Tanggung jawab diberikan oleh atasan

kepada bawahanya. Saran kesehatan dan semua anggota profesi kesehatan yang

terdapat didalam rekam medis terhadap kemungkinan hilang,rusak,pemalsuan dan

akses yang tidak sah (Depkes RI, 2008).

2.4.2 Motivasi

Didalam buku Notoatmodjo (2010) motivasi dapat didefenisikan menjadi

beberapa arti menurut para ahli yaitu :

1). Pengertian Motivasi seperti yang dirumuskan oleh Terry G (1986)

adalah keinginan yang terdapat pada diri seseorang individu yang

mendorongnya untuk melakukan perbuatan-perbuatan (perilaku).

2). Sedangkan menurut Stooner (1992) mendefenisikan bahwa motivasi

adalah sesuatu hal yang menyebabkan dan yang mendukung tindakan atau

perilaku seseorang.

2.5 Sarana dan Prasarana

Secara Umum Sarana dan Prasarana adalah lat penunjang keberhasilan

suatu proses upaya yang dilakukan didalam pelayanan public, karena apabila

kedua hal ini tidak tersedia maka semua kegiatan yang dilakukan tidak akan dapat

mencapai hasil yang diharapkan sesuai dengan rencana.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) Sarana adalah segala

sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan.

20
Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama

terselenggaranya suatu proses.

Sarana dan Prasarana dalam rekam medis seharusnya meliputi computer

untuk menginput dan mendaftarkan pasien, rak penyimpanan rekam medis, out

guide, ICD 10. Kertas Formulir, Kartu berobat KIUP, buku register, dan alat-alat

penunjang lainnya, seperti pulpen, pensil dan lain-lain.

2.6 Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi digunakan untuk menyakinkan bahwa apa yang

direncakan betul-betul dilaksanakan, input telah tersedia dan proses telah di

lakukan seperti yang telah direncakan untuk memberi hasil yang lebih baik

(Bustami, 2011). Monitoring dan evaluasi menurut (Notoatmodjo, 2007)

merupakan bagian yang penting dari proses karena dengan evaluasi akan

diperoleh umpan balik (feedback) terhadap program dan pelaksanaan kegiatan.

Monitoring adalah kegiatan untuk memantau proses atau jalannya suatu program

atau kegiatan, sedangkan evaluasi adalah kegiatan untuk menilai hasil suatu

program untuk kegiatan.

21
 BAB III

ALUR PIKIR

3.1 Rancangan Penelitian

Menurut Moleong, (2004) rancangan penelitian sebagai usaha

merencanakan dan menentukan segala kemungkinan dan perlengkapan yang

diperlukan dalam suatu penelitian kualitatif yang terdiri dari tahap pra lapangan,

tahap pekerjaan lapangan dan tahap analisis data.

Input Proses Output

1. SDM 1. Pelaksanaan Jumlah
2. Sarana berkas rekam pelaksanaan
Prasarana medis berkas rekam
sementara medis sementara
3. Kebijakan

2. Monitoring
dan evaluasi

Ket: Tidak teliti

Gambar 3.1 Alur Pikir

Analisis Pelaksanaan Rekam Medis Sementara di Puskesmas Air Dingin

Padang Tahun 2019

22
3.2 Definisi Operasional

3.2.1 Input

1. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah segala kemampuan yang dimiliki oleh

petugas rekam medis dalam pelaksanaan rekam medis sementara. Sumber daya

manusia dalam pelaksanaan rekam medis sementara, dalam hal ini juga dilihat

dari bagaimana tanggung jawab yang di milikinya dan motivasi dalam

pelaksanaan rekam medis sementara. Tanggung jawab merupakan kewajiban yang

harus di jalani oleh seorang petugas rekam medis dalam pelaksanaan rekam medis

sementara dan tanggung jawab ini dilihat dengan wawancara mendalam kepada

petugas rekam medis. Sedangkan motivasi merupakan dorongan dari dalam diri

petugas rekam medis untuk melaksanakan sistem pelaksanaan berkas rekam medis

sementara, motivasi ini dilihat dengan wawancara mendalam kepada petugas

rekam medis.

2. Sarana dan Prasarana

Sarana dan Prasarana disini dapat diartikan sebagai suatu alat yang

digunakan untuk menunjang kelancaran pelaksanaan berkas rekam medis

sementara. Cara penelitian yang digunakan adalah wawancara mendalam kepada

kepala ruangan rekam medis terhadap ketersedian sarana dan prasarana untuk

pelaksanaan berkas rekam medis sementara.

23
1. Kebijakan

Sejumlah keputusan yang dibuat oleh pihak yang bertanggung jawab dalam

bidang kebijakan kesehatan untuk membuat keputusan atau bertindak atau suatu

permasalahan di Puskesmas Air Dingin Padang. Cara penelitian ini menggunakan

wawancara mendalam kepada 1 orang Kepala TU dan 4 orang petugas Rekam

Medis.

3.2.2 Proses

1. Pelaksanaan Rekam Medis Sementara

Pelaksanaan diartikan sebagai langkah-langkah kegiatan dan aktivitas yang

dilakukan oleh petugas rekam medis dalam penggunaan rekam medis sementara.

Cara penelitian yang digunakan adalah dengan wawancara mendalam kepada

kepala ruangan rekam medis dan petugas rekam medis.

2. Monitoring dan Evaluasi

Monitoring dan evaluasi merupakan bagian yang penting dari proses

karena dengan evaluasi akan diperoleh umpan balik (feedback) terhadap program

dan pelaksanaan kegiatan. Monitoring adalah kegiatan untuk memantau proses

atau jalannya suatu program atau kegiatan, sedangkan evaluasi adalah kegiatan

untuk menilai hasil suatu program untuk kegiatan.

24
 BAB lV

METODE PENELITIAN

4.1 Jenis dan Desain Penelitian

Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah kualitatif

dengan menggunakan pendekatan fenomologi. (Moleong, 2009) menyatakan

bahwa fenomologi merupakan pandangan berfikir yang menekankan pada fokus

kepada pengalaman-pengalaman subyektif manusia dan interpretasi-interpretasi

dunia. Peneliti ingin menganalisa bagaimana pelaksanaan rekam medis sementara

di Puskesmas Air Dingin Padang tahun 2019.

4.2 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian dilaksanakan di Puskesmas Air Dingin Padang. Penelitian

direncanakan dari bulan Maret s/d Juli 2019.

4.3 Sumber dan Jenis Data

4.3.1 Sumber Data

Yang dimaksud sumber data penelitian adalah subyek dari mana data

dapat diperoleh. Pada penelitian kualitatif sumber data dikenal dengan sebutan

informan atau partisipan. Informan dalam penelitian ini sebanyak 5 orang yang

terdiri dari 1 orang kepala TU dan 4 orang petugas Rekam Medis di Puskesmas

Air Dingin Padang tahun 2019.

25
4.3.2 Jenis Data

1. Data Primer

Data primer menurut (Sugiyono, 2015) adalah sumber data yang

langsung memberikan data kepada pengumpul data. Data primer dalam

penelitian ini data yang didapatkan oleh peneliti melalui wawancara

mendalam kepada 5 informan tentang analisis pelaksanaan rekam medis

sementara di Puskesmas Air Dingin Padang tahun 2019.

2. Data Sekunder

Data sekunder menurut (Uma Sekaran, 2011) data sekunder adalah

data yang mengacu pada informasi yang dikumpulkan dari sumber yang

telah ada. Sumber data sekunder adalah catatan atau dokumentasi

perusahaan, publikasi pemerintah, analisis industri oleh media, situs web,

internet dan seterusnya. Data sekunder dalam penelitian ini yaitu struktur

organisasi yang ada di Puskesmas Air Dingin Padang tahun 2019.

4.4 Teknik Pengumpulan Data

Menurut (Sugiyono, 2013) Teknik pengumpulan data merupakan langkah-

langkah yang paling strategis dalam penelitian, karena tujuan utama dari

penelitian adalah mendapatkan data. Teknik pengumpulan data yang peneliti

gunakan adalah wawancara mendalam. Wawancara mendalam digunakan untuk

mendapatkan data tentang tanggapan-tanggapan dari petugas rekam medis

terhadap pelaksanaan rekam medis sementara. Alat pengumpulan data yang

digunakan didalam penelitian ini pedoman wawancara mendalam terhadap kepala

TU serta menggunakan tape recorder/perekam suara untuk merekam semua

26
percakapan dan pembicaraan dengan narasumber, kamera untuk mengumpulkan

data, dan alat-alat tulis lainnya sebagai alat penunjang penelitian.

4.5 Teknik Pengolahan Data

4.5.1 Validasi Data

(Moleong, 2014) Untuk menjaga keabsahan data (validasi data)

wawancara yang dikumpulkan pada penelitian ini maka analisis terhadap data

yang dikumpulkan dilakukan dengan metode triagulasi adalah teknik pemeriksaan

keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data keperluan

pengecek atau sebagai perbanding terhadap data itu. Triagulasi yang digunakan

dalam penelitian ini adalah triagulasi metode. Triagulasi metode dilakukan dengan

cara mengecek derajat kepercayaan penemuan hasil penelitian beberapa teknik

pengumpulan data mengecek derajat kepercayaan beberapa teknik sumber data

dengan metode yang sama.

4.6 Teknik Analisis Data

Proses analisis data dilakukan secara simultan dengan proses pengumpulan

data. Adapun tahapan proses analisis data kualitatif terdapat beberapa model

analisis. Salah satunya menggunakan model colaizzi (1978, dalam Streubert &

Carpenter, 2003). Adapun langkah-langkah analisis data kualitatif menurut

collaizzi adalah sebagai berikut :

1. Mendeskripsikan fenomena yang diteliti.

27
2. Mengumpulkan deskripsi fenomena melalui pendapat atau persyaratan

partisipan.

3. Membaca seluruh deskripsi fenomena yang telah disimpan oleh semua

partisipan.

4. Membaca kembali transikp hasil wawancara dan mengutip pelayanan

persyaratan yang bermakna dari semua partisipan.

5. Menguraikan arti yang ada dalam pertanyaan-pertanyaan signifikan.

6. Mengorganisir kumpulan-kumpulan makna yang terumus kedalam

kelompok tema.

7. Menuliskan diskripsi yang lengkap.

8. Menemui partisipan untuk melakukan deskripsi hasil analisis.

9. Menggabungkan data hasil validasi kedalam deskripsi hasil analisis.

28