Materi Pertemuan Minggu ke-4

Komunikasi Bisnis

Dosen

Dr. Bongsu Saragih, SE.,MM.

Disusun oleh

Andy Kurniawan

1834021003

Prodi Management S1

Universitas Krisnadwipayana

Fakultas Ekonomi

Bekasi

2020
Menciptakan Niat Baik

Niat baik memuluskan tantangan bisnis dan administrasi. Perusahaan telah lama menyadari bahwa
memperlakukan pelanggan dengan baik terbayar dalam lebih banyak penjualan dan keuntungan
yang lebih tinggi. Organisasi pemerintah sekarang menyadari bahwa mereka membutuhkan
dukungan warga negara — niat baik - untuk menerima pendanaan. Niat baik penting dalam
dokumen internal maupun eksternal. Semakin banyak organisasi menyadari bahwa memperlakukan
karyawan dengan baik adalah bijaksana secara finansial serta suara etis.

Empat cara terbaik untuk menciptakan niat baik adalah

 sikap Anda
 penekanan positif
 Nada
 bahasa bebas bias

Sikap Anda
Sikap Anda adalah gaya penulisan yang melihat hal-hal dari sudut pandang pembaca, menekankan
apa yang ingin diketahui pembaca, menghormati kecerdasan pembaca, dan melindungi ego
pembaca. Anda juga dapat merujuk pada praktik gaya ini sebagai fokus pada manfaat
pembaca. Apa yang bermanfaat bagi pembaca adalah apa yang penting, bukan apa yang
bermanfaat bagi penulis atau perusahaan.

Tiga cara untuk mencapai hal ini adalah

1. Bicara tentang pembaca, bukan tentang diri Anda.

2. Lihat permintaan atau pesanan pembaca secara khusus.
3. Jangan berbicara tentang perasaan kecuali untuk mengucapkan selamat atau menawarkan
simpati.

Selain itu, sikap Anda perlu

 melampaui tingkat kalimat dan

 dihindari dalam situasi negatif

Bicara tentang pembaca, bukan tentang diri Anda

Pembaca ingin tahu bagaimana sesuatu mempengaruhi mereka. Pesan Anda harus diarahkan ke
pembaca. Misalnya

Tidak ada sikap Anda: Saya telah mengizinkan perjalanan Anda ke Calgary berdasarkan kinerja luar
biasa Anda pada proyek tim.

Anda sikap: Karena kinerja luar biasa Anda pada proyek tim, Anda akan pergi ke Calgary semua
biaya yang dibayarkan.
Berikut contoh lain:

Tidak ada sikap Anda: Kami mengirimkan barang yang dipesan kembali sore ini.

Sikap Anda: Mantel kulit yang Anda pesan akan dikirim hari ini dan Anda harus menerimanya pada
awal minggu depan.

Lihat permintaan atau pesanan pembaca secara khusus

Contoh kedua di atas juga merupakan contoh merujuk pada permintaan atau pesanan pembaca
secara khusus. Jangan gunakan frasa generik, dan tidak berarti seperti pesanan Anda, permintaan
Anda, kebijakan Anda, dll. Jadilah spesifik.

Berikut contoh lain. Dalam contoh ini, pertimbangkan bahwa Anda menulis atas nama perusahaan
teknik Anda kepada perwakilan departemen transportasi negara bagian. DOT negara telah bertanya
mengapa proyek itu berada di belakang.

Tidak begitu baik: Kami telah mengalami beberapa penundaan yang tidak dapat dihindari.

Lebih baik: Penundaan terbaru disebabkan oleh permintaan back order untuk kerikil dari pemasok.

Contoh kedua lebih baik karena spesifik dan menjawab permintaan asli.

Jangan bicara tentang perasaan kecuali untuk mengucapkan selamat atau menawarkan simpati

Dalam kebanyakan situasi bisnis, perasaan Anda tidak masalah dan harus selalu
dihilangkan. Pembaca tidak peduli dengan persepsi atau perspektif Anda. Semua pembaca ingin
tahu adalah tentang situasi dari sudut pandang mereka. Selain itu, jangan beri tahu pembaca
bagaimana perasaan mereka juga. Frasa seperti "Anda akan senang mendengar" mungkin tidak
akurat, mereka hanya mengacaukan dokumen. Satu-satunya pengecualian untuk aturan perasaan
adalah untuk ucapan selamat dan simpati.

Anda sikap di luar tingkat kalimat

Mengingat bahwa ide di balik sikap Anda adalah untuk fokus pada tulisan dari sudut pandang
pembaca. Untuk melakukan ini, Anda dapat

 lengkapi konten Anda

 mengantisipasi dan menjawab pertanyaan pembaca
 memperlihatkan bagaimana subjek pesan mempengaruhi pembaca
 menempatkan pembaca informasi yang paling tertarik pada pertama
 gunakan judul dan daftar untuk membantu pembaca menemukan poin-poin penting
dengan cepat
Kapan menghindari sikap Anda

Ketika Anda harus melaporkan berita atau batasan buruk, Anda ingin menghindari penggunaan
Anda. Dalam kasus ini, Anda ingin menggunakan kata kerja pasif, nama grup, dan ekspresi
impersonal sehingga Anda menghindari menugaskan menyalahkan dan melindungi ego pembaca.

Misalnya, Anda memiliki kolega yang mengirimi Anda data yang salah yang Anda butuhkan untuk
laporan. Kau harus menulis email untuknya.

Tidak begitu baik: Anda mengirim data yang salah. Aku butuh nomor bulan ini bukan bulan lalu.

Lebih baik : Meskipun saya menghargai balasan cepat Anda, saya membutuhkan angka untuk bulan
ini.

Dalam contoh "lebih baik", tulisan itu menggunakan "Anda" untuk menyoroti apa yang baik, dan
kemudian mengalihkan fokus ke "angka" impersonal. Dengan menempatkan penekanan pada
pekerjaan yang baik dan hanya meminta data lagi, Anda belum mendakwa kolega Anda karena
kesalahan. Berikut contoh lain:

Klien telah menghubungi perusahaan Anda dan ingin membuat perubahan pesanan ke proyek yang
ada, tetapi mereka ingin perintah perubahan selesai tanpa biaya tambahan.

Tidak begitu baik: Tidak mungkin kami dapat menyelesaikan perubahan yang Anda minta dengan
anggaran yang sama.

Lebih baik: Meskipun kami menghargai kebutuhan Anda untuk membuat perubahan pada proyek,
ruang lingkup proyek tidak memungkinkan perubahan sebesar ini tanpa penyesuaian anggaran.

Contoh yang lebih baik hanya menggeser penekanan jauh dari orang-orang aktual — kami dan Anda
— menuju proyek dan ruang lingkup.

Penekanan Positif
Penekanan positif mengacu pada praktik menggunakan kata-kata arti positif jika memungkinkan
bahkan jika Anda menyampaikan berita buruk. Beberapa kata negatif menyampaikan sikap negatif
dan mengurangi keterbacaan. berarti berfokus pada hal positif daripada aspek negatif dari sebuah
situasi. Pedoman berikut akan membantu Anda mencapai penekanan positif.

 Hindari kata-kata dan kata-kata negatif dengan konotasi negatif.

 Fokus pada apa yang dapat dilakukan pembaca daripada pada keterbatasan.
 Membenarkan informasi negatif dengan memberikan alasan atau menautkannya ke
manfaat pembaca.
 Jika negatif benar-benar tidak penting, hilangkan.
 Letakkan informasi negatif di tengah dan sajikan dengan kompak.

Nada
Nada adalah sikap tersirat dari tulisan terhadap pembaca dan secara langsung terhubung ke sikap
Anda dan penekanan positif. Nada rumit karena berinteraksi dengan kekuasaan. Nada yang
diinginkan untuk menulis bisnis adalah seperti bisnis tetapi tidak kaku, ramah tetapi tidak palsu,
percaya diri tetapi tidak sombong, sopan tetapi tidak meraba-raba. Panduan berikut akan
membantu Anda mencapai nada yang Anda inginkan:

 Gunakan judul sopan santun untuk orang-orang di luar organisasi Anda yang tidak Anda
kenal dengan baik
 Waspadai implikasi kekuatan dari kata-kata yang Anda gunakan
 Jadilah mudah ketika taruhan rendah
 Pertimbangkan untuk hedging pernyataan Anda ketika Anda harus memberikan berita
buruk

Bahasa Bebas Bias

Bahasa bebas bias adalah bahasa yang tidak membeda-bedakan orang berdasarkan jenis kelamin,
kondisi fisik, ras, usia, atau kategori lainnya.

Bahasa nonseksis memperlakukan kedua jenis kelamin secara netral. Salah satu area paling umum
untuk bahasa non-seksis untuk merayap adalah dalam jabatan pekerjaan.

Judul courtesy adalah area lain yang dapat menyebabkan masalah dengan bahasa seksis. Tips untuk
menghindari masalah:

 Gunakan standar Mr dan Ms. ketika Anda tahu nama pembaca dan jenis kelamin.
 Gunakan judul profesional kecuali diberitahu sebaliknya.
 Gunakan nama lengkap, judul pembaca, atau grup umum jika Anda tidak mengetahui nama
atau jenis kelamin pembaca.

Bahasa nonrasis dan nongist memperlakukan semua ras dan usia secara adil dan menghindari
stereotip. Jangan pernah merujuk pada ras atau usia seseorang, kecuali jika itu secara khusus
relevan. Misalnya, jika Anda menulis laporan tentang penggunaan Internet orang tua, maka Anda
harus merujuk pada usia mereka. Selain itu, Anda perlu merujuk ke grup dengan nama yang mereka
sukai. Misalnya, penduduk asli Amerika dulu menjadi preferensi bagi orang-orang yang merupakan
keturunan dari penduduk asli Amerika Utara. Sekarang, kelompok itu lebih suka disebut Indian
Amerika.

Menulis dan berbicara tentang penyandang disabilitas atau penyakit harus berfokus pada orang
tersebut alih-alih kondisi tersebut. Misalnya, Anda harus menulis orang dengan keterbelakangan
mental alih-alih keterbelakangan mental. Penting bagi penyandang disabilitas dan penyakit untuk
tidak diklasifikasikan atau didefinisikan oleh cacat atau penyakit mereka. Anda juga harus
menghindari istilah atau frasa negatif. Misalnya, seseorang menggunakan kursi roda; Mereka tidak
terbatas pada itu.