SISTEM DOKUMENTASI, DFD DAN FLOWCHART

Mata Kuliah
Sistem Informasi Akuntansi

Dosen Pengampu:
Dr. Jufri Darma, M.Si. Ak
Gaffar Hafiz Sagala, S.Pd, M. Sc

Disusun Oleh:
1. AKHFINI (NIM: 7183142037)
2. GRESYA DEBORA HUTABARAT (NIM: 7182142008)
3. INDAH YULIA PUTRI (NIM: 7183142036)

PRODI / KELAS: PENDIDIKAN AKUNTANSI A

PENDIDIKAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat dan rahmatNya
penulis dapat menyelesaikan makalah mengenai “Sistem Dokumentasi, DFD dan Flowchart”
dengan tepat waktu. Penulis juga berterima kasih kepada Bapak Dr. Jufri Darma, M.Si. Ak dan
Gaffar Hafiz Sagala, S.Pd, M. Sc selaku dosen pengampu mata kuliah Sistem Informasi
Akuntansi .
Penulis juga menyadari bahwa tugas ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu penulis
minta maaf jika ada kesalahan dalam penulisan, serta penulis juga mengharap kritik dan saran
yang membangun guna kesempurnaan tugas ini.
Akhir kata penulis ucapkan terima kasih, semoga dapat bermanfaat dan bisa menambah
pengetahuan bagi pembaca.
Medan , 22 Februari 2021

Penulis

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................. i

DAFTAR ISI ................................................................................................ ii
BAB I PENDAHULUAN............................................................................. 1
A. Latar Belakang .......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah...................................................................................... 1
C. Tujuan Penulisan....................................................................................... 1
BAB II PEMBAHASAN.............................................................................. 3
A. Sistem Dokumentasi ................................................................................. 3
B. Data Flow Diagrams (DFD) dan Flowchart ............................................. 4
BAB III PENUTUP ..................................................................................... 11
A. Kesimpulan ............................................................................................... 11
B. Saran.......................................................................................................... 11
DAFTAR PUSTAKA................................................................................... 12

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Seiring dengan perkembangan zaman, ilmu pengetahuan dan teknologi informasi
berkembang dengan sangat pesat. Hal ini menyebabkan setiap perusahaan baik perusahaan
manufaktur, dagang maupun jasa harus mampu bersaing agar dapat tetap bertahan, berkembang,
dan mampu memenangkan daya saing. Informasi menjadisumber daya yang tidak kalah penting
yang harus dikelola. Para pembuat keputusan memahami bahwa informasi tidak hanya sekedar
produk sampingan bisnis yang sedang berjalan, namun juga sebagai bahan pengisi bisnis dan
menjadi factor kritis dalam menentukan kesuksesan atau kegagalan suatu usaha.
Dalam menganalisis dan merancang suatu sistem informasi akuntansi, analisis sistem akan
dihadapkan pada beberapa permasalahan yang berkaitan dengan kebutuhan informasi oleh
berbagai pihak. Untuk menyelesaikan masalah tersebut, seorang analis sistem harus memiliki
bekal teknik pendokumentasian yang baik. Teknik tersebut diharapkan dapat digunakan untuk
menganalisis setiap permasalahan yang dihadapi.
Beberapa alat yang populer untuk mendokumentasikan sebuah sistem adalah diagram, bagan
alir, tabel, dan bentuk grafis lainnya untuk mewakili informasi. Alat-alat ini dipergunakan untuk
membuat semacam aturan di dalam sekian banyak kerumitan dan kekacauan. Sebagai tambahan,
para anggota tim yang mengembangkan proyek sistem informasi, seringkali berubah-ubah. Alat-
alat dokumentasi tersebut akan membantu anggota baru dalam tim, untuk mengikuti jalannya
proyek dengan cepat.

B. Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan dokumentasi?
2. Apa-apa saja yang termasuk dalam alat-alat (teknik) dokumentasi?
3. Bagaimana konsep dari Data Flow Diagrams (DFD)?
4. Bagaimana konsep dari Flowchart?

1
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk memahami mengenai Sistem Dokumentasi.
2. Untuk mengetahui alat-alat (teknik) dokumentasi.
3. Untuk memahami konsep dari Data Flow Diagrams (DFD).
4. Untuk memahami konsep dari Flowchart.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Sistem Dokumentasi
Teknik sistem merupakan alat yang digunakan dalam menganalisis, merancang, dan
mendokumentasikan sistem dan sub-sub sistem yang berkaitan. Teknik sistem penting bagi
auditor intern dan ektern serta para personel sistem dalam pengembangan sistem informasi.
Teknik sistem juga digunakan oleh akuntan yang melakukan pembuatan sistem, baik secara
intern bagi perusahaannya maupun secara ektern sebagai seorang konsultan. Dengan demikian
seorang Akuntan harus memiliki keahlian dan kemampuan untuk mendokumentasikan sistem
dalam bentuk grafis. Untuk menganalisis sebuah sistem, maka diperlukan desain dan teknik
dokumentasi yang akan digunakan secara rutin oleh seorang Desainer dan auditor sistem oleh
tenaga Akuntansi.
Dokumentasi merupakan narasi, bagan alir, diagram dan penjelasan tertulis lainnya yang
menjelaskan tentang cara kerja sebuah system. Informasi ini meliputi siapa, apa, kapan, dimana,
mengapa dan bagaimana data dimasukkan, diproses, disimpan, menghasilkan informasi, serta
bagaimana pengendalian sistem. Salah satu alat yang sering digunakan untuk
mendokumentasikan sistem adalah: diagram arus data dan bagan alir (bagan alir dokumen, bagan
alir sistem, bagan alir program). Alat ini dilengkapi dengan deskripsi naratif sistem, yaitu
penjelasan pertahap mengenai komponen dan interaksi sistem.
Dokumentasi menjelaskan bagaimana system informasi akuntansi beroperasi dan karena itu
adalah bagian penting dari akuntansi setiap sistem. Misalnya, dokumentasi menjelaskan tugas
untuk merekam data akuntansi, prosedur yang pengguna harus melakukan untuk mengoperasikan
aplikasi komputer, langkah-langkah pengolahan yang AIS (Accounting Information Systems)
ikuti, dan arus logis dan fisik dari data akuntansi melalui sistem. Ada beberapa alasan mengapa
sistem perlu didokumentasikan.
Dokumentasi sistem berguna sebagai media diskusi dan komunikasi antar perancang, analis,
maupun programer. Selain itu, dokumentasi juga berguna untuk mengevaluasi kelemahan dan
keunggulan sebuah sistem maupun pengendalian dalam sebuah sistem. Pihak yang
berkepentingan dengan evaluasi sistem adalah (1) analis sistem (pada saat si analis sedang
mengevaluasi sistem lama yang sudah berjalan) dan (2) auditor (baik auditor internal maupun
auditor eksternal). Auditor laporan keuangan hanya dapat melakukan audit jika data laporan
3
keuangan sebuah perusahaan dapat dipercaya (yang berarti dihasilkan dari sistem informasi
akuntansi yang memang andal).
Peran Teknik Dokumentasi
Peranan teknik pendokumentasian sebenarnya tergantung dari jenis pekerjaan. Teknik
pendokumentasian memiliki peranan penting dalam hal berikut ini.
1. Sebuah sistem beroperasi dapat terbaca dari dokumentasi yang tersedia
2. Dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dokumentasi system pengendalian internal
dan dapat menentapkan apakah sistem tersebut memenuhi kebutuhan perusahaan
3. Sebuah sistem berfungsi secara optimal, apabila sistem tersebut dapat secara mudah
dimengerti prosedurnya oleh orang lain dan dalam pengembangan sistem baru harus
menunjukkan sistem pengendalian internalnya.

B. DFD (Data Flow Diagrams) dan Flowchart

1. DFD (Data Flow Diagrams)
DFD atau biasa disebut dengan Diagram Arus Data (DAD) merupakan suatu diagram yang
menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafis yang yang menggunakan empat simbol
yang menjelaskan tentang empat elemen dasar yaitu sumber dan tujuan data, arus data, proses
transformasi, dan penyimpanan data.
Tabel 1: Simbol Diagram Arus Data
Simbol Nama Penjelasan
Orang dan organisasi yang mengirim atau
Sumber dan tujuan data menerima data dari sistem yang diwakili
oleh simbol persegi.
Arus data ke dalam atau keluar proses
Arus data disimbolkan dengan garis lembung atau
garis lurus dengan panah.

Proses yang mentransformasikan data dari

input ke output digambarkan dengan
Proses-proses transformasi
simbol lingkaran atau gelembung
(bubbles).
Penyimpanan data diwakilkan dengan
Penyimpanan data simbol dua garis horizontal.

4
 Pengendalian internal diberi simbol
No
Pengendalian internal segitiga dan nomor didalamnya.

Sumber: Marshall B. Romney, Paul John Steinbert. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13. Jakarta:
Salemba Empat

 Sumber data (data source) dan tujuan data (data destination). Yaitu entitas yang
mengirim atau menerima data yang dihasilkan oleh sistem.
 Arus data (data flow). Adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber,
dan tujuan. Dalam hal ini data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau
tujuan harus melewati proses transformasi data.
 Proses (processes). Yaitu proses merepresentasikan transformasi data.
 Penyimpanan data (data store). Adalah tempat data disimpan.

Gambar 1: Elemen-elemen Diagram Arus Data dasar

Sumber: Marshall B. Romney, Paul John Steinbert. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13. Jakarta:
Salemba Empat

Gambar 1 menggambarkan bahwa input untuk memproses C adalah arus data B, yang berasal
dari sumber data A. Selanjutnya output proses C adalah arus data D dan E. kemudian arus data E
dikirimkan ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input dan

5
menghasilkan arus data I dan G sebagai output. Arus data G datang dari dan mengembalikan ke
penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K.
Sebagai contoh pengaplikasiannya dapat dilihat dari gambar 2 di bawah ini:

Gambar 2: Contoh Diagram Arus Data dari proses pembayaran pelanggan

Gambar di atas menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran

pelanggan (B) ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses
piutang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui
catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit (K).

Bentuk DFD (Data Flow Diagram)

Terdapat dua bentuk DFD menurut Iskandar Muda (2017:109) yaitu Diagram Alur Dara
Fisik dan Diagram Alur Data Logika.
1. Diagram Alur Data Fisik (DADF)
Bentuk diagram ini lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan. DADF
lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang telah ada (sistem lama).
2. Diagram Alur Data Logika (DADL)
Bentuk diagram DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan
diusulkan (sistem yang baru). Pada sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya

6
 menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, misalnya hanya
menggambarkan proses-proses secara komputer saja.

2. Flowchart (Bagan Alir)

Flowchart adalah teknis analitis bergambar yang digunakan untuk memaparkan beberapa
aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Selain itu flowchart juga digunakan
untuk menganalisis cara meningkatkan proses dan arus manajemen.
Bagan alir biasanya sebagian besar menggunakan program software seperti Visio, Microsoft
Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Selain itu flowchart juga menggunakan
simbol-simbol untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan
oleh suatu entitas dan arus data melalui sistem
Simbol bagan alir dibagi menjadi empat kategori, sebagai berikut:
a. Simbol input/output, yang menunjukkan input ke atau output dari sistem.
b. Simbol pemrosesan, yang menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau
dengan tangan.
c. Simbol penyimpanan, yang menunjukkan tempat data disimpan.
d. Simbol arus dan lain-lain, yang menunjukkan arus data, di mana bagan alir dimulai dan
berakhir, keputusan yang dibuat, serta cara menambah catatan penjelas untuk bagan alir.

Tabel 2: Simbol bagan alir secara umum

Simbol Nama Penjelasan
Simbol Input/Output

Dokumen atau laporan elektronik atau

Dokumen
berkas.

Diilustrasikan dengan melebihi simbol

Berbagai salinan dokumen dokumen dan mencetak nomor dokumen
kertas pada permukaan dokumen di sudut
kanan atas.

Informasi ditampilkan oleh alat output

Output elektronik elektronik seperti terminal, monitor, atau
layar.

7
 Alat entri data elektronik misalnya
Entri data elektronik
komputer, terminal, tablet, atau telepon

Entri data elektronik dan simbol output

Alat input dan output
digunakan bersama guna menunjukkan
elektronik
alat yang digunakan untuk keduanya.

Simbol Pemrosesan
Fungsi pemrosesan yang dilakukan oleh
Pemrosesan komputer komputer, yang biasanya menghasilkan
perubahan dalam data atau informasi.

Operasi pemrosesan yang dilakukan

Operasi manual
secara manual.
Simbol Penyimpanan

Data yang disimpan secara elektronik

Database
dalam database

Data yang disimpan dalam pita

Pita magnetis magnetis; pita yang merupakan media
penyimpanan backup yang popular.

Huruf menandakan file urutan pesanan,

File dokumen kertas N = secara numeric, A = secara alphabet,
D = berdasarkan tanggal.

Jurnal atau buku besar akuntansi

Jurnal/buku besar
berbasis kertas.

Simbol Arus dan Lainnya

Mengarahkan arus pemrosesan atau
Arus dokumen atau
dokumen; arus normal ke bawah dan ke
pemrosesan
kanan.
Transmisi data dari satu lokasi geografis
Hubungan komunikasi
ke lokasi lainnya via garis komunikasi.

8
 Menghubungkan arus pemrosesan pada
halan yang sama; penggunaannya
Konektor dalam-halaman
menghindari garis yang melintasi
halaman.

Konektor luar-halaman Entri dari, atau keluar ke, halaman lain.

Awal, akhir, atau titik interupsi dalam

Terminal proses; juga digunakan untuk
mengundikasikan pihak luar.

Keputusan Langkah pembuatan keputusan.

Penambahan komentar deskriptif atau

Anotasi (Catatan tambahan)
catatan penjelasan sebagai klarifikasi.

Sumber: Marshall B. Romney, Paul John Steinbert. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13. Jakarta:
Salemba Empat

Jenis-Jenis Flowchart
1. Bagan alir dokumen (document flowchart).
Bagan ini menelaah dokumen dari awal sampai akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai,
distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat melewati sistem.
2. Bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart).
Bagan ini digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian
internal, termasuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan ketidakefisienan sistem.
3. Bagan alir sistem (system flowchart).
Bagan ini menunjukkan hubungan antar-input, pemrosesan, penyimpanan dan output sistem.
4. Bagan alir program (program flowchart).
Bagan ini menggambarkan urutan operasi logis yang dilakukan oleh komputer dalam
melakukan program.

9
 Terdapat hubungan antara bagan alir sistem dengan bagan alir program yaitu bagan alir
program menjelaskan logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang nantinya
ditunjukkan pada bagan alir sistem.

Gambar 3: Hubungan antara bagan alir sistem dan program

10
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Teknik Dokumentasi merupakan : Kumpulan dari catatan hasil kerja. Deskripsi tertulis
dari sebuah sistem dapat menjadi bertele-tele dan sulit diikuti, pengalaman menunjukkan bahwa
citra visual dapat menyatakan informasi system secara lebih efektif dan lebih efisien dari pada
kata-kata.oleh sebab itu, kemampuan untuk mendokumentasikan sistem dalam bentuk grafik
merupakan keahlian pentig yang perlu dikuasai oleh para akuntan. Ada beberapa teknik
dokumentasi dasar yaitu: Diagram arus data, Diagram relasi entitas, bagan alir dokumen,bagan
alir sistem,bagan alir program,dan diagram tata letak record..
Diagram Arus Data (data flow diagram-DFD) menggunakan simbol-simbol untuk
menyajikan entitas,proses,arus data,dan penyimpanan data yang berkaitan dengan suatu sistem.
DFD digunakan untuk menyajikan sistem dalam beberapa tingkat perincian dari yang sangat
umum ke yang sangat terperinci. DFD banyak digunakan oleh analis sistem untuk mewakili
elemen logis dari sistem,akan tetapi teknik ini tidak mewakili sistem fisik.
Bagan Alir (flowchart) adalah reprentasi grafis dari sistem yang mendeskripsikan relasi
fisik diantara entitas-entitas intinya. Bagan alir dapat digunakan untuk menyajikan aktifitas
manual,aktivitas pemprosesan komputer,atau keduanya.

B. Saran
1. Agar tujuan suatu bisnis dapat tercapai hendak suatu bisnis memilih dan
mendokumentasikan system yang akan digunakannya efektif dan efisien bagi karakter
usaha bisnisnya.
2. Teknik dokumentasi sebaiknya dirancang sedemikian rupa dengan tujuan penggunaanya
tepat sasaran dan mudah dalam aplikasinya

11
 DAFTAR PUSTAKA

Marshall B. Romney, Paul John Steinbert. 2014. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13. Jakarta:
Salemba Empat

Muda, Iskandar. 2017. Sistem Informasi Akuntansi. Medan: Madenatera

12