PANDUAN

MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENGERTIAN
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang
dilakukanolehpuskesmasdenganmasyarakatbaikuntuk
menyampaikan informasi kepada masyarakat maupun untuk mendapatkan
umpan balik ataupun keluhan dari masyarakat.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat:
a. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan
puskesmas, dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun
tertulis.
b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik
maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis.
c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh
masyarakat.
III. TATA LAKSANA
a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan
cara melalui:
1) Papan pengumuman
a) Kepala puskesmas bersama penanggungjawab pelayanan
menentukan informasi yang harus disampaikan lewat papan
pengumuman.
b) Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan
pengumuman.
c) Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah
ditentukan.
2) Leaflet/Brosur
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan
informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur.
b) Petugas merancang leaflet/brosur.
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur.
 e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur kependaftaran, ruang tunggu
dan lintas sektor.
3) Poster
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan
informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam.
b) Petugas merancang leaflet/brosur.
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/bosur.
e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang
tunggu dan lintas sektor
4) Standing banner
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan
informasi apa saja yang perlu dicantumkan dalam standing banner.
b) Petugas merancang standing banner.
c) Kepala puskesmas menyetujui standing banner.
d) Petugas melakukan order pencetakan standing banner.
e) Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan.
b. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan
tatap muka melalui :
1) Penyuluhan Kesehatan
a) Petugas Promosi Kesehatan Berkoordinasi dengan Pemerintah Desa
membuat kesepakatan jadwal pelaksanaan penyuluhan kesehatan
dengan sasaran masyarakat dan lintas sektor.
b) Petugas menentukan materi yang akan disampaiakan seperti
penyuluhan penyakit menular, penyakit tidak menular ataupun
masalah kesehatan yang sedang terjadi.
c) Petugas memastikan jadwal kegiatan, bila terjadi perubahan maka
dilakukan kesepakatan ulang. Petugas lewat Puskesmas membuat
surat ke Pemerintah Desa terkait pelaksanaan kegiatan penyuluhan.
d) Petugas melaksanakan kegiatan penyuluhan kesehatan dan
memberikan informasi kesehatan yang lainya sesuai kebutuhan.
e) Petugas membuat laporan kegiatan
2) Pertemuan langsung
Dapat melalui kegiatan seperti:
a) Kegiatan Posyandu Balita
b) Kegiatan Posyandu Lansia
c) Kelas Ibu Hamil
 d) Kegiatan Posbindu PTM
e) Pertemuan Kader Kesehatan
3) Lokakarya Mini 3 Bulanan ( Lintas Sektor)
a) Petugas melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Kecamatan
terkait pelaksanaan kegiatan dan meminta Bapak Camat untuk dapat
memimpin jalanya Lokakarya Mini 3 Bulanan.
b) Pihak Kecamatan membuat surat undangan Lokakarya Mini 3
Bulanan yang ditanda tangani oleh Bapak Camat.
c) Petugas membagikan surat undangan kepada semua lintas sektor
terkait.
d) Kepala Puskesmas dan tim membuat materi yang akan disampaiakan
dalam Lokakarya Mini 3 Bulanan.
e) Pelaksanaan Lokakarya Mini 3 Bulanan yang dipimpin oleh Bapak
Camat dan pembahasan agenda Lokakarya Mini 3 Bulanan.
f) Petugas membuat notulen Lokakarya Mini 3 Bulanan.
g) Kepala Puskesmas bersama Tim Manajemen Mutu membuat rencana
tindak lanjut dan tindak lanjut dari hasil Lokakarya Mini 3 Bulanan.
c. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan cara:
1) Kotak saran
a) Tersedia kotak saran di depan ruang tunggu pendaftaran lengkap
dengan alat tulis dan kertas.
b) Petugas membuka kotak saran setiap hari setelah jam
pelayanan selesai.
c) Petugas mencatat masukan dari kotak saran ke buku register
disertai identitas kalau ada.
d) Tim manajemen komplain melakukan analisis, rencana tindak
lanjut dan tindak lanjut terhadap masukan/saran yang bisa segera
diatasi atau diberi jawaban.
e) Rencana tindak lanjut/ Jawaban ditulis di papan informasi yang
tersedia.
f) Rekapan masukan/saran yang belum bisa teratasi kemudian di
bahas di pertemuan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas dipimpin
oleh Kepala Puskesmas.
g) Hasil tanggapan/rencana tindak lanjut dari Rapat Lokmin Bulanan
di catat dan di tindak lanjuti dan diinformasikan ke pelanggan.
2) Survey
a) Survey Mawas Diri (SMD)
1. Petugas Promosi Kesehatan membuat instrumen SMD.
2. Kepala Puskesmas menyetujui instrumen SMD.
3. Petugas berkoordinasi dengan kader kesehatan di desa, untuk
melatih kader untuk pendataan SMD dan pelaksanaan pendataan
di desa.
4. Petugas Promosi Kesehatan mengumpulkan dan menganalisis
hasil SMD sebagai bahan pertemuan Musyawarah Masyarakat
Desa (MMD).
5. Petugas menyampaikan hasil analisis SMD ke Kepala
Puskesmas.
6. Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan untuk membahas
hasil survey, analisis dan rencana tindak lanjutnya.
7. Petugas mencatat hasil pembahasan survey, analisis dan rencana
tindak lanjutnya.
8. Petugas berkoordinasi dengan lintas program untuk
menginformasikan ke masyarakat terkait hasil rencana tindak
lanjut.
b) Survey Kepuasan Masyarakat (SKM)
1. Puskesmas membentuk Tim Survey Kepuasan
Masyarakat (SKM).
2. Tim SKM menentukan jumlah sampel yang akan disurvey.
3. Tim SKM menentukan jadwal pelaksanaan survey.
4. Tim melaksanakan SKM sesuai dengan sampel yang sudah
ditentukan.
5. Tim SKM mengumpulkan hasil, merekap dan menganalisis
hasil survey.
6. Tim SKM melaporkan hasil SKM ke Kepala Puskesmas.
7. Hasil SKM di sampaiakan di Pertemuan Tinjauan Manajemen
untuk membahas rencana tindak lanjut untuk perbaikan.
8. Tim SKM mencatat hasil rencana tindak lanjut perbaikan.
9. Hasil SKM dan rencana tindak lanjut diinformasikan ke
masyarakat.
3) Nomor hot line Puskesmas
a) Sudah disediakan nomor aduan Puskesmas Somagede yaitu
081125448925.
 b) Petugas mencatat masukan dari nomor aduan, di rekap di buku.
c) Petugas melaporkan ke Kepala Puskesmas.
d) Masukan/ saran di bahas di pertemuan Puskesmas untuk
ditindaklanjuti.
e) Hasil tanggapan/rencana tindak lanjut di catat dan di tindak lanjuti dan
diinformasikan ke pelanggan.

IV. DOKUMENTASI
Hasil komunikasi dengan masyarakat di dokumentasikan dalam bentuk, antara
lain:
a. Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam
SOP.
b. Papan pengumuman, leaflet, poster dan banner
c. Lembar survey
d. Notulen rapat/pertemuan

Kota Bakti, 02 Januari 2019

Kepala Puskesmas Sakti

Syarifah Nurul Alam