Prosedur Pengadaan Pegawai

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau
mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya
merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan
yang lowongan serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup
melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau
penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan
dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi
pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan
formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, semua itu harus dicermati dengan
baik.
proses pengadaan pegawai
Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan
prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan

pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.
Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan
perincian pekerjaan.
Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.
Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung
jawab.
Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan
betah bekerja di perusahaan.
Mengenal Prinsip hingga Proses Penyusunan Pegawai

Profesi sebagai seorang pegawai negeri sipil sepertinya memang banyak diidamkan oleh banyak
orang.Lihat saja ketika ada seleksi penerimaan pegawai negeri sipil.Akan ada jutaan orang yang
berbondong -bondong untuk melamar.

Informasi mengenai jadwal pembukaan pegawai negeri sipil alias PNS ini pun selalu jadi trending topik
dan dinantikan oleh banyak orang.Bahkan, di sekolah menengah atas, materi pengadaan pegawai negeri
sipil ini diajarkan secara khusus.

Untuk itu, berikut terdapat materi lengkap mengenai pengadaan pegawai negeri sipil lengkap.Informasi
ini dapat digunakan sebagai referensi bagi para pelamar kerja sebagai PNS atau bagi pelajar sekolah.
Terdapat materi mulai prinsip penyusunan pegawai hingga proses penerimaan pegawai.

PRINSIP – PRINSIP PENYUSUNAN PEGAWAI

Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan kebutuhan terlebih dahulu.Penentuan
kebutuhan pegawai merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan
guna mengisi suatu organisasi.

Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan pegawai ini dilakukan dengan menyusun jenjang
kepangkatan dan formasi.Jadi, pada intinya, penyusunan pegawai harus didasarkan dan diawali dari
penentuan kebutuhan.

Prinsip Penerimaan Pegawai

pada syarat obyektif atau semata-mata didasarkan pada kualifikasi objektif sesuai kebutuhan.
dan tidak boleh secara subjektif. Dalam hal ini, prinsip penerimaan pegawai secara ringkas dapat
dipahami sebagai prinsip “kesamaan hak”.Dalam penerimaan PNS baru haruslah tetap mendasarkan pada
prinsip bahwa “setiap warganegara yang memenuhi syarat yang telah ditentukan dalam peraturan
perundangan mempunyai hak dan kesempatan yang sama untuk menjadi pegawai negeri sipil.”

Prinsip Pengangkatan Pegawai

Prinsip profesionalisme sesuai dengan kompetensi, prestasi kerja, dan jenjang pangkat yang ditetapkan
untuk jabatan itu serta syarat objektif lain tanpa membedakan jenis kelamin, suku, agama, ras, atau
golongan.
Prinsip Penyusunan Pola Karier
Dalam menyusun pola karir PNS, terdapat tiga prinsip yang harus dijadikan patokan. Prinsip penyusunan
pola karir PNS meliputi :

1. Kepastian
Pola karier harus rnenggarnbarkan kepastian tentang arah alur karier yang dapat ditempuh oleh setiap
PNS yang telah rnernenuhi syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

2. Profesionalisme
Pola karier harus rnendorong peningkatan kornpetensi dan prestasi kerja PNS.

3. Transparan
Pola karier harus diketahui oleh setiap PNS dan memberi kesempatan yang sama kepada PNS yang telah
rnemenuhi  syarat yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

FORMASI DAN PENGADAAN PEGAWAI

Dalam kepegawaian, terdapat dua macam formasi. Dua macam formasi dalam kepegawaian, meliputi :

1. formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Formasi PNS adalah jumlah susunan pangkat PNS yang diperlukan satuan organisasi Negara untuk
melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu sesuai ketetapan Menteri yang bertanggung
jawab.Dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur Negara.

2.formasianggaran
Formasi anggaran adalah jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang didasarkan atas anggaran belanja
pegawai yang tersedia.Jadi, formasi anggaran ini tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan.
Dua sistem penyusunan formasi
Dalam penyusunan formasi pegawai dan anggaran ini, juga terdapat dua jenis sistem yang dapat
digunakan. Sistem penyusunan formasi tersebut meliputi :

1. Sistem sama
Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit
organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan padabesar kecilnya “beban kerja”. Biasanya
digunakan pada organisasi yang terstandar seperti ABRI).

2. Sistem ruang lingkup

Sistem ruang lingkup merupakan yang digunakan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang
ditentukan berdasar jenis, sifat dan beban kerja sesuai unit organisasi.

PENETAPAN FORMASI PEGAWAI

Formasi Pegawai Negeri Sipil secara nasional setiap tahun anggaran ditetapkan oleh Menteri yang
bertanggung jawab di bidang pendayagunaan aparatur negara.

Formasi pegawai tersebut terdiri dari:

1. Formasi Pegawai Negeri Sipil Pusat
2. Formasi Pegawai Negeri Sipil Daerah.
3.  Hal yang harus diperhatikan dalam menetapkan formasi
4.  Jumlah Pegawai Negeri Sipil (bezetting) yang ada,
5.Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang naik pangkat,
6.  Jumlah Pegawai Negeri Sipil yang berhenti, pensiun, atau meninggal dunia, dan
7.Kebutuhan Pegawai Negeri Sipil menurut jabatan dan pendidikan/jurusannya.

FAKTOR-FAKTOR PENYUSUNAN FORMASI PEGAWAI

Dalam penyusunan formasi pegawai, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi. Faktor penyusunan
formasi, meliputi :

1. Jenis pekerjaan : Artinya, jenis pekerjaan apa saja yang tersedia

2. Sifat pekerjaan : Bagaimana sifat pekerjaan tersebut terkait pada pengaruhnya terhadap aktivitas
kerja

3. Perkiraan beban kerja : Seberapa besar beban kerja yang harus dijalankan pegawai

4. Perkiraan kapasitas pegawai : Seberapa besar kemampuan masing-masing pegawai dalam

menjalankan tugas

5. Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan : Bagaimana pegawai menyikapi pekerjaannya agar

berjalan dengan baik

6. Jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat : Bagaimana pembagian jenjang, jabatan dan pangkat
yang tersedia
 Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis.Jenis pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat
umum (ada pada setiap dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu).

Sifat pekerjaan
Sifat pekerjaan dapat ditinjau.Untuk meninjau sifat pekerjaan, dapat didasarkan pada waktu kerja,
pemusatan perhatian, serta resiko pribadi yang mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan.

Perkiraan beban kerja

Perkiraan beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis
pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

Beban kerja dapat dibagi dalam tiga kategori

1.  Beban kerja yang dapat diukur, misalnya tugas yang dihitung per satuan waktu
2.  Beban kerja yang sulit diukur, sulit diukur karena tergantung pada keadaan, misalnya tugas kejaksaan
3.  Beban kerja yang tidak dapat diukur, tidak dapat diukur seperti misalnya pada tugas intelegen, diplomatik.

Perkiraan kapasitas pegawai

1.  Perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam
jangka waktu tertentu.
2.  Diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan.
3.  Kapasitas pegawai ada yang dapati diukur, sulit diukur dan tidak dapat diukur.

Faktor kemampuan keuangan negara

Faktor kemampuan keuangan negara juga menjadi faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam
penentuan formasi Pegawai Negeri Sipil. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan
berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan
keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan
negara yang tersedia.
 ANALISA KEBUTUHAN PEGAWAI
Untuk menentukan kebutuhan pegawai, maka perlu dilakukan analisa terlebih dahulu. Analisa
Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses untuk menentukan kebutuhan pegawai secara lebih mendalam.

Analisa kebutuhan pegawai ini dilakukan setelah menentukan jenjang kepangkatan dan formasi,
kemudian diadakan penerimaan pegawai yang diperlukan untuk mengisi organisasi tersebut. Pengadaan
ini dapat berupa penerimaan pegawai baru dan dapat juga berupa pemindahan dari unit organisasi lain.

Penyebab Lowongnya Formasi dalam Satu Unit Organsasi

Pemerintah
Lowongnya formasi dalam suatu unit organisasi pemerintah pada umumnya disebabkan oleh dua hal,
yakni:
1.      Adanya PNS yang berhenti karena pensiun, mengundurkan diri, dan sebagainya.
2.      Adanya perluasan organisasi pemerintah.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan Dalam pengadaan PNS

1.      Prinsip, Prinsip apa yang harus dijalankan dalam pengadaan PNS
2.      Sistem, Sistem apa yang digunakan dalam pengadaan PNS
3.      Syarat, Bagaimana syarat penyelenggaraannya
4.      Pengangkatan, Bagaimana prosedur terkait pengangkatan
5.      Tata usaha, Bagaimana sistem tata usaha yang dijalankan
 SISTEM PENGADAAN PEGAWAI
Sistem Pengadaan Pegawai terdapat dua macam, yakni sistem sentralisasi dan sistem desentralisasi.
Berikut penjelasan sistem pengadaan pegawai.
 Sistem sentralisasi
1.      Keuntungan : adanya norma yang sama, penerimaan yang seragam dan dapat lebih dijamin mutu
pegawai yang diterima
2.      Kelemahan : sangat sulit dilaksanakan berhubung dengan luasnya wilayah

 Sistem desentralisasi
1.      Keuntungan : dapat melaksanakan pengadaan pegawai baru dengan cepat
2.      Kelemahan : tidak terdapat keseragaman dalam cara penerimaan, kemungkinan penentuan norma yang
berbeda, yang mungkin tidak menjamin mutu pegawai yang diterima.

Tahap – Tahap atau Proses Penerimaan PNS

Tahap Pengumuman
1.      Dengan seluas-luasnya melalui media massa dan media lain yang memungkinkan
2.      Oleh pejabat yang berwenang maupun pejabat lain yang ditunjuknya
3.      Dilakukan sekurang-kurangnya satu bulan sebelum tanggal penutupan lamaran
4.      Mencantumkan beberapa hal utama meliputi:
a.       Jumlah dan jenis lowongan
b.      Syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pelamar
c.       Alamat tempat lamaran ditujukan
d.      Batas waktu pengajuan surat lamaran
e.       Lainnya yang dianggap perlu

Tahap Pelamaran
1.      Surat lamaran secara tertulis dengan huruf latin
2.      Dengan tulisan tangan sendiri
3.      Diajukan kepada instansi yang bersangkutan
4.      Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
5.      Diri pelamar harus memenuhi syarat bersangkutan
6.      Dilengkapi dengan lampiran sesuai syarat yang diminta
7.      Diri pelamar harus memenuhi syarat tertentu
8.      Diajukan/ diserahkan sebelum tanggal penutupan penerimaan lamaran

Tahap Penyaringan
Menempuh tahap-tahap :
1.      Pemeriksaan administratif
2.      Panggilan pelamar
3.      Mengadakan ujian
4.      Penentuan peserta ujian yang lulus
5.      Penentuan pelamar yang diterima (calon)
6.      Pengumuman panggilan yang diterima
 Pengangkatan dan penempatan
Terdiri dari tahap-tahap:
1.      Masa percobaan (pengangkatan menjadi calon PNS)
2.      Pengangkatan sebagai Pegawai Negeri Sipil, bagi calon PNS yang telah menjalani masa percobaan dan
memenuhi persyaratan:
3.      Telah menunjukkan kesetiaan dan ketaatan penuh pada Pancasila, UUD 1945, Negara dan pemerintah.
4.      Telah menunjukkan sikap dan budi pekerti yang baik
5.      Telah menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas
6.      Telah memenuhi syarat-syarat kesehatan jasmani dan rohani untuk diangkat sebagai Pegawai Negeri
Sipil.
 Adm. Kepegawaian
Materi: Menerapkan Prosedur Pengadaan
Pegawai

KELOMPOK 5
 Nama kelompok
 Siti Maulida
 Fira Dwianti
 Amellia putri
 Tarisa Ramadhani
Kelas: XI Ap2
:

SMKN 5 TANGERANG