BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Menurut James A. F. Stoner, manejemen adalah suatu proses perencanaan,
pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan
menggunakan semua sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Pengertian kantor menurut J. C. Denyer adalah tempat dimana
biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga diberikan kepada
tempat itu. Sedaangkan menurut Atmosudirfjo kantor adalah unit organisasi yang
terdiri atas tempat, staf personil dan operasi ketatausahaan, guna membantu
pemimpin.
Dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah kegiatan yang
dilakukan untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol setiap aktivitas kantor
yang mana hasil akhir dari kegiatan ini berwujud pelayanan informasi kepada
berbagai pihak, sedangkan beberapa kegiatan tersebut adalah kegiatan catat-
mencatat, komunikasi, pengumpulan dan penyimpanan informasi, pelayanan
tamu, pelayanan rapat dan lain sebagainya.1 Dalam proses manajemen, sasaran
yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuan secara efisien. Apabila dalam
mencapi tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan, maka hal tersebut sebaiknya dihindari. Untuk
mencegah adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yang akan
dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelolah dengan
menerapkan fungsi-fungsi manajemen.
Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha
penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara professional. Dalam
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pemimpin dan
staff yang mengerti akan tugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan
seorang karyawan diharapkan dapat mencurahkan perhatiannya secara
bersungguh-sungguh, serta berusaha untuk dapat mengolah informasi, sehingga
dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal ini dapat dikatakan
bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran merupakan inti kehidupan
organisasi.

B. Rumusan Masalah
1
A. Rusdiana dan Qiqi Yulianti Zaqiah. 2014. Manjemen Perkantoran Modern. Bandung: Insan
Komunika. hal. 17-19.

1
 1. Apa yang dimaksud dengan Manajemen Perkantoran?
2. Apa yang menjadi Tujuan dan Fungsi Manajemen Perkantoran?
3. Apa saja Sumber Daya yang ada di Manajemen Perkantoran?

C. Tujuan
Bertujuan untuk memenuhi tugas Manajemen Perkantoran serta menambah
wawasan tentang Pengertian Manajemen Perkantoran.

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan pengolahan data
serta informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan juga secara terus-
menerus dengan mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan untuk mencapai
keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan.
Manajemen perkantoran merupakan pengarahan secara menyeluruh terhadap
aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan
dengan cara yang seefisien mungkin yang harus di adakan penataan supaya
pekerjaan tersebut dapat berjalan dengan baik.
Beberapa defenisi lain dari manajemen perkantoran:
1. Edwin Robinson dan William Leffingwell
Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan,
pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta
penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan
yang telah ditentukan lebih dahulu.
2. George R. Terry
Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerajan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.
3. Milis Geoffrey
Manajemen kantor adalah seni membimbing personal kantor dalam
menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai
tujuan yang ditetapkan.
4. W.H. Evans
Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut
manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai
pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi2.
5. Manajemen perkantoran merupakan baguan dalam manajemen yang
memberikan informasi layanan yang diperlukan untuk melaksanakan
kegiatan secara efektif dan memberikan dampak kelancaran pada bidang
lainnya.
6. Manajemen perkantoran merupakan rangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan, serta pengendalian
pekerjaan perkantoran.

2
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

3
 7. Arthur Grager
Manajemen perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap
komunikasi dan pelayanan warkat3 dari suatu organisasi4.

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan

rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arahan dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan
mengenai sesuatu hal atau kegiatan.

Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya
ialah pekerjaan perkantoran. Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

1. Mengetik (typing)
2. Menghitung (calculating)
3. Memeriksa (checking)
4. Menyimpan warkat/arsip (filing)
5. Menelepon (telephoning)
6. Menggandakan (duplicating)
7. Mengirim surat (mailing)
8. Mengadakan (establish)
9. Mencatat (writing)
10. Menyortir (sorting)5

Pada garis besarnya, manajemen kantor yang sering dinamakan “administrasi

kantor” merupakan cabang ilmu manajemen yang merupakan seluruh kegiatan
penataan yang berhubugan dengan pelaksanaan tata usaha sebuah organisasi agar
proses tersebut mampu menyediakan informasi yang bermakna bagi proses
pembuatan keputusan. Adapun dari sudut pandang sasaran, manajemen kantor
adalah segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tata usaha dalam sistem
perkantoran untuk mencapai sasaran organisasi.

Dalam proses memulai, mengembangkan, dang mengawasi kegiatan, manajer

dan staff kantornya memilliki kegiatan utama, yaitu sebagai berikut:

1. Kegiatan komunikasi
Setiap kantor merupakan pusat komunikasi. Kantor merupakan tempat
yang menerima perintah, informasi dan laporan dari kantor-kantor lain.

3
Warkat adalah suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak yang dibuat oleh seseorang
dalam rangka membantu ingatan. Warkat juga dapat dikatakan sebagai alat pembayaran bukan
tunai yang diperhitungkan melalui kliring (contoh: cek, surat bukti penerimaan transfer, dll)
4
Khaerul Umam. 2014. Majemen Perkantoran. Bandung: CV PUSTAKA SETIA. hal..29
5
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran

4
 2. Kegiatan kalkulasi
Kalkulasi adalah perhitungan biaya. Alat yang digunakan untuk kalkulasi
yang banyak, mulai mesin hitung sederhana hingga computer canggih.
3. Pengelolaan warkat
Warkat adalah surat, isi surat, atau lembar surat yang dapat dilipat.
Warkat dibutuhkan untuk membuktikan kontrak-kontrak yang telah
dibuat atau janji-janji yang telah dipenuhi.
4. Penyusunan laporan
Dasar kegiatan pengawasan adalah pelaporan. Laporan diperlukan
sebagai prosedur rutin dari departemen-departemen ke kepala kantor.
Laporan itu dipetimbangkan dan dianalisis untuk mengetahui beberapa
masalah yang dihadapi perusahaan dan cara penangannya.
5. Kegiatan yang mengikuti prosedur lain
Bannyak kegiatan rutin yang harus dilaksankan secara teratur apabila
kantor ingin berfungsi dengan tepat. Pada tingkatan terendah, hal ini
mungkin meliputi penggantian “kartu putar” yang perlu disiapkan untuk
setiap minggunya atau pengumpuan surat-surat dari berbagai
departemen. Pada tingkatan tinggi, kegiatan seperti memeriksa kemajuan
karyawan, prosedur pemeliharaan terhadap pabrik dan mesin merupakan
tugas rutin administrasi kantor

Beberapa aspek yang terdapat dalam manajemen perkantoran, yaitu:

1. Tujuan dapat dirumuskan untuk menilai dan mentepkan keberhasilan,

mengarahkan dan mengkoordinasikan elemen-elemen manajemen.
2. Organisasi meliputi kegiatan penyusunan pembentukan staff dan alokasi
tugas untuk staf tersebut.
3. Metode adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan
manajemen
4. Personalia meliputi perekrutan staff, tempat, latihan, promosi, dan
penghentian karyawan.
5. Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di
dalam kantor
6. Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan
di dalam kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja6.

B. Tujuan dan Fungsi Manajemen Perkantoran

Tujuan manajemen perkantoran menurut George R. Terry dalam bukunya

yang berjudul Office Management and Control, yaitu:

6
Khaerul Umam, Op.Cit. hal.30

5
 1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja,
kapan dan dimana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan
secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-
rendahnya.
3. Membantu perusahaan memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan uang cermat.
5. Membuat catatan dengan biaya minimal7
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan berkomunikasi baik lisan
maupun tertulis dengan relasi dan memperhatikan norma dan lingkungan
masyarakat.
7. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,
melaksanakan, mengorganisasi dan mengevaluasi tugas akan
dilaksanakan.
8. Mengembangkan dan menerapkan kemampuan mengelola administrasi
keuangan sehingga segala aspek keuangan dapat dialporkan dan
dipertanggungjawabkan8

Fungsi manjemen perkantoran diantaranya, yaitu:

1. Perencanaan
Fungsi oerencanaan atau planning dalam manajemen perkantoran adalah
fungsi yang akan digunakan dalam menentukan tindakan untuk mencapai
hasil yang diinginkan. Jadi dalam fungsi perencanaan ini, manjer harus
memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber daya yang
dimilikinya.
2. Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian atau organizing dalam manajemen perkantoran
ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksankan tugas yang
sudah dibagi tersebut.
Fungsi organizing dalam manajemen sangat penting, yaitu dapat
membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas, dapat
mendeskripsikan tugas setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara
jelas, wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi jelas,
dapat mempelihatkan antar tugas setiap unit organisasi dan sumber daya
manusia dan material yang diperlukan dapat diketahui.
3. Pengarahan

7
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran
8
Danna Sugandha, 1986. Manajemen Administrasi: Suatu Pendekatan Sistem Dalam Manajemen
Perkantoran. Bandung: Sinar Baru

6
 Fungsi pengarahan atau brefing dalam manajemen perkantoran
merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah atau instruksi pada bawahan dalam
melaksanakan tugas, agar tugas dapat dijalankan dengan baik dan tertuju
pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal.
4. Pengawasan
Fungsi pengawasan atau controlling dalam manajemen perkantoran
sangat diperlukan untuk menjaga agar semua kegiatan dan efektivitas
penggunaan sumber daya yang ada tidak menympang dari rencana
sehingga tujuan organisasi bisa terwujud.9

C. Sumber Daya Manajemen Perkantoran

1. Ruang Perkantoran (office space)
Kantor biasanya hanya berupa ruangan atau kamar kecil maupun
bertingkat tinggi. Kantor sering dibagi menjadi dua jenis, kantor pusat
untuk pekerjaan penting, dan kantor bagian untuk pekerjaan yang lebih
kecil.
2. Pegawai Kantor (office personal)
Dalam suatu kantor, manajemen perkantoran berperan aktif dalam
mengatur fungsi dan kedudukan seorang pegawai pada sebuah badan,
organisasi atau instansi. Karena kesalahan dalam pengelolaan pegawai
pada sebuah instansi mengakibatkan inefesiensi tenaga kerja.
Kepegawaian perkantoran mencakup kegiatan pemilihan pegawai,
orientasi pegawai, pelatihan pegawai, promosi pegawai, pergantian
pegawai, sistem sarana pegawai, absensi pegawai, pemberhentian
pegawai, fasilitan untuk pegawai, moral dan disiplin pegawai, dan
pengaduan pegawai.
3. Perabotan dan Perlengkapan Kantor (furniture and equipment)
Perabotan dan perlengkapan kantor merujuk pada semua perlengkapan
yang digunakan pada suatu kantor. Perabotan dan perlengkapan ini
meliputi meja kerja, kursi, perlengkapan arsip, ruang dan peti besi,
perabotan fungsional, perabotan gudang, pemeliharaan dan perbaikan,
perlengkapan acuan, lemari perbekalan dan rak, perabotan perpustakaan
dan penilaian perlengkapan.
4. Peralatan dan Mesin Kantor (appliances and machines)
Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor
yang memiliki masa pakai lebih dari satu tahun. Peralatan ini merupakan
peralatan tidak habis pakai, namun memiliki nilai penyusutan terhadap
9
https://www.pelajaran.co.id/2019/26/manajemen-perkantoran.html

7
 fungsinya. Peralatan dan mesin kantor meliputi mesin tik, computer,
laptop, mesin oembukuan, mesin hitung, perlengkapan mengirim surat.
5. Perbekalan dan Keperluan Tulis
Perbekalan kantor merupakan saran penting untuk menghasilkan
pekerjaan suatu kantor. Tanpa adanya perbekalan kantor yang memadai
maka sulit untuk menghasilkan pekerjaan yang baik. Karena pada
dasarnya aktivitas kantor terjadi karena pegawai kantor mengelolah
bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada. Perbekalan
kantor dan keperluan tulis mencakup pengelolaan barang keperluan tulis,
aneka surat, formulir-formulir, perbekalan sarana kebersihan, perbekalan
penggandaan, dan evaluasi untuk membuat perbekalan baru.
6. Metode Kerja
Metode yang mecakup pengolahan data, survei perkantoran, pengukuran
hasil kerja, penjadwalan pekerjaan rutin, melakukan prosedur
pembangunan, dan penganalisisan statistik.
7. Biaya Kantor
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik
untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya untuk menyewa peralatan
yang diperlukan.
8. Pasar
Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan keperluan
lainnya.10

10
Neti Karnati. 2019. Manajemen Perkantoran. Aceh: CV. Bunda Ratu. hal.11-13

8
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arahan
dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai
menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan.

Yang termasuk pekerjaan perkantoran, yaitu: Mengetik (typing), Menghitung

(calculating), Memeriksa (checking), Menyimpan warkat/arsip (filing),
Menelepon (telephoning), Menggandakan (duplicating), Mengirim surat
(mailing), Mengadakan (establish), Mencatat (writing), Menyortir (sorting).

Kegiatan utama manajer dan staff kantor: Kegiatan komunikasi, Kegiatan

kalkulasi, Pengelolaan warkat, Penyusunan laporan, Kegiatan yang mengikuti
prosedur lain.

Aspek yang terdapat dalam manajemen perkantoran, yaitu: a) Tujuan dapat

dirumuskan untuk menilai dan mentepkan keberhasilan, mengarahkan dan
mengkoordinasikan elemen-elemen manajemen. b) Organisasi meliputi kegiatan
penyusunan pembentukan staff dan alokasi tugas untuk staf tersebut. c) Metode
adalah urutan pelaksanaan cara dan tempat pelaksanaan manajemen. d) Personalia
meliputi perekrutan staff, tempat, latihan, promosi, dan penghentian karyawan. e)
Lingkungan meliputi bangunan kantor, perabot, dan kondisi jasmani di dalam
kantor. f) Mesin dan perlengkapan mencakup segenap benda mati yang digunakan
di dalam kantor untuk membentuk pelaksanaan kerja

Tujuan manajemen perkantoran, yaitu: a) Memberikan semua keterangan

yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan dimana hal itu diperlukan
untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien. b) Memberikan catatan dan laporan
yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya. c) Membantu perusahaan
memelihara persaingan. d) Memberikan pekerjaan ketatausahaan uang cermat. e)
Membuat catatan dengan biaya minimal. f) Menerapkan dan mengembangkan
kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulis dengan relasi dan
memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat. g) Menerapkan dan
mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas akan dilaksanakan. h) Mengembangkan
dan menerapkan kemampuan mengelola administrasi keuangan sehingga segala
aspek keuangan dapat dialporkan dan dipertanggungjawabkan.

9
 Fungsi manajemen perkantoran, yaitu: Perencanaan (planning),
Pengorganisasian (organizing), Pengarahan (brefing), Pengawasan (controlling).

Sumber Daya Manajemen Perkantoran, yaitu: Ruang Perkantoran (office

space), Pegawai Kantor (office personal), Perabotan dan Perlengkapan Kantor
(furniture and equipment), Peralatan dan Mesin Kantor (appliances and
machines), Perbekalan dan Keperluan Tulis, Metode Kerja, Biaya Kantor, dan
Pasar.

10
 DAFTAR PUSTAKA

Rusdiana A. dan Zaqiah Qiqi Yulianti. 2014. Manjemen Perkantoran

Modern. Bandung: Insan Komunika. hal. 17-19.
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Manajemen_administrasi_perkantoran
Umam Khaerul. 2014. Majemen Perkantoran. Bandung: CV PUSTAKA
SETIA. hal.29
Sugandha Danna, 1986. Manajemen Administrasi: Suatu Pendekatan Sistem
Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung: Sinar Baru
https://www.pelajaran.co.id/2019/26/manajemen-perkantoran.html.
Karnati Neti. 2019. Manajemen Perkantoran. Aceh: CV. Bunda Ratu.
hal.11-13

11