Anda di halaman 1dari 9

Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERHOTELAN


BERBASIS WEB DI HOTEL ZAEN SYARIAH SOLO

Canggih Ajika Pamungkas, Edy Susanto, Devi Nur Dianasari


1,2,3
Manajemen Informatika, Politeknik Indonusa Surakarta
Email : 1,2,3canggih@poltekindonusa.ac.id,
edy_skp@poltekindonusa.ac.id, nurdianasaridevi@gmail.com

Abstract

Hotel management is the science used to manage hotel business operations. Apart from
hotel management, computer technology also plays an important role in hotel management so
that hotel operations can run effectively and efficiently. Based on the observations and analysis
that the author has done at Hotel Zaen Syariah, service management and guest data processing
and transaction reports are still done manually using reservation form sheets, front office
cashier sheets, and the Ms. Excel program so that guest data processing and transaction reports
are lacking. effective and efficient, causing misunderstanding among front office staff.
Therefore, it is necessary to have a hotel management information system that can assist guest
data processing and transaction reports.
The data collection methods that the authors use in this observation are observation,
interviews, documentation, and literature study. This system was built using the waterfall
development method, with the PHP and HTML programming languages. This system was built
using the Sublime Text 3 application to write and edit program code, as well as Phpmyadmin,
MySQL which is a package from XAMPP as database storage.
This hotel management information system generates room type master input forms, room
master, add on master, added booking data, added guest data, check-in transactions, guest add
on transactions, check out transactions, print bills, reservation data reports, print transaction
reports certain period, print guest data report. With this system, it is hoped that it can assist
agencies in serving and processing guest data.

Keywords: Information Systems, Management, Hotel, Web, Guest

1. PENDAHULUAN Hotel Zaen Syariah Solo merupakan


Bagian-bagian yang terlibat dalam perusahaan yang bergerak pada bidang
pengelolaan hotel meliputi: bagian Front akomodasi atau penginapan. Hotel Zaen
Office (FO) yang berinteraksi secara Syariah solo memiliki beberapa bagian
langsung dengan tamu, menerima diantara yaitu bagian front office, house
pemesanan (booking) kamar, menerima keeping dan bagian satpam atau keamanan.
registrasi (check-in) tamu, mencatat Dalam kegiatan pelayanan tamu, Hotel
pengeluaran harian kamar dan mencatat Zaen Syariah dikerjakan oleh petugas front
serta mengeluarkan tagihan/billing saat office dengan menggunakan beberapa form
tamu telah selesai menginap (check-out). diantaranya adalah reservation form yang
Bagian berikutnya dalam pengelolaan hotel digunakan untuk mencacat data reservasi
adalah Administrasi Internal (AI) yang tamu baik dari reservasi online melalui
berkaitan dengan pengelolaan operasional traveloka maupun reservasi melalui telepon
harian hotel, mencatat pembelian untuk atau datang langsung ke hotel, data guest
persediaan kebutuhan hotel, berkomunikasi list yang digunakan untuk mencatat data
dengan tamu/calon tamu tentang harga dan tamu yang check in setiap harinya, front
diskon harga fasilitas hotel, dan menyusun office cashier sheet yang digunakan untuk
laporan harian/bulanan/tahunan untuk hotel merekap pemasukan dari pembayaran
sebuah hotel melibatkan beberapa bagian kamar.
yang ada di dalamnya (Akbar, 2017). Tamu yang memesan kamar secara
online melalui traveloka akan di catat

77
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

dalam form reservasi, namun sebelum itu prosedur tertentu untuk mencapai tujuan
petugas akan mengecek kamar yang yang telah disepakati bersama (Edy Susena,
tersedia untuk melakukan pembagian kamar 2016).
sesuai pesanan tamu. Form reservasi akan Informasi adalah salah satu alat untuk
disimpan pada map folder jika pemesanan menentukan sikap dan juga merupakan
kamar untuk hari selanjutnya namun jika elemen penting dalam menyusun sebuah
tamu check in pada saat itu maka data konsep, gagasan, dan menentukan sebuah
reservasi akan dicatat kedalam data guest keputusan. (Fahmi Hakam, S.KM., 2016).
list. Pada saat tamu akan melakukan check Sistem adalah suatu cara atau aturan
in , petugas akan meminta kartu identitas yang digunakan untuk menyusun sebuah
tamu dan menunjukkan bukti reservasi jika rencana yang berasal dari ide atau gagasan
tamu memesan melalui online sekaligus agar saling berhubungan sehingga dapat
melunasi administrasi pembayaran setelah digunakan untuk mengambil keputusan
itu petugas akan mencetak kwitansi serta dapat mencapai tujuan yang telah
pembayaran dan memberikan kunci kamar ditentukan.
kepada tamu.
Pengolahan laporan keuangan di 2) Sistem Informasi
Hotel Zaen dilakukan perhari, petugas akan Sistem informasi merupakan sebuah
merekap keuangan yang masuk setiap alat atau sarana yang bertujuan untuk
harinya baik pembayaran secara cash mengolah data menjadi informasi, yang
maupun debit. Pencatatan dan penyimpanan dapat dimanfaatkan oleh pengambil
data secara manual tentunya kurang efektif keputusan (Fahmi Hakam, S.KM., 2016).
dan efisien karena petugas membutuhkan Informasi merupakan kumpulan dari
waktu dan biaya yang banyak serta data yang telah diproses dan menghasilkan
kemungkinan kehilangan data besar. sesuatu yang lebih bernilai dan bermanfaat
Sehingga akan mempengaruhi kualitas yang dapat digunakan dalam pengambilan
pelayanan terhadap tamu dan kualitas hotel keputusan serta pemahaman terhadap suatu
tersebut. Untuk membantu mengatasi hal hal misalnya informasi tempat wisata,
tersebut maka diperlukan adanya laporan hasil penelitian dll.
tranformasi digital dari cara manual
menjadi terkomputerisasi dengan adanya 3) Hotel
penunjang pekerjaan berupa sistem Hotel adalah jenis akomodasi yang
informasi. menggunakan sebagian atau seluruh
Berdasarkan uraian diatas penulis bangunan, untuk menyediakan jasa
tertarik untuk membahas “Sistem Informasi penginapan, makan, dan minum, serta jasa
Manajemen Perhotelan Berbasis Web di lainnya bagi umum yang dikelola secara
Hotel Zaen Syariah Solo Solo Berbasis komersial (Maita & Adawiyah, 2017).
Website”. Sistem tersebut berisi tentang Hotel merupakan tempat yang
input master tipe kamar, master kamar, menyediakan jasa penginapan, baik untuk
master add on, transaksi tamu mulai dari individu maupun bisnis secara komersial
booking, check in hingga check-out, dimana seseorang yang singgah harus
laporan data reservasi, cetak bill, cetak membayar sejumlah uang untuk
laporan transaksi, cetak laporan data tamu. memperoleh fasilitas seperti kamar,
Dengan adanya sistem informasi tersebut, makanan, minuman serta fasilitas lain yang
diharapkan dapat membantu mempermudah disediakan tempat tersebut.
petugas front office dalam pelayanan tamu,
pengolahan data administrasi tamu maupun 4) Website
pembuatan laporan. World wide web atau sering dikenal
sebagai web adalah suatu layanan sajian
2. TINJAUAN PUSTAKA informasi yang menggunakan konsep
a. Landasan Teori hyperlink (tautan), yang memudahkan
1) Pengertian Sistem dan Informasi surfer (sebutan para pemakai komputer
Sistem adalah kumpulan dari elemen- yang melakukan browsing atau penelusuran
elemen yang saling berinteraksi menurut informasi melalui internet) .

78
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

Website merupakan kumpulan dari menghasilkan sebuah sistem informasi


beberapa halaman yang dapat digunakan manajemen perhotelan yang dapat
untuk mengunggah atau menginput serta membantu hotel Zaen Syariah Solo dalam
menyediakan informasi baik dalam bentuk melakukan pencatatan data reservasi tamu
gambar, teks, suara, video maupun file dan serta pembuatan laporan keuangan yang
terhubung dengan jaringan internet dapat membantu petugas dalam mencatat
sehingga dapat diakses oleh seluruh data tamu dan pembuatan laporan.
pengguna internet.
3. METODE PENELITIAN
5) Manajemen a. Metode Pengumpulan Data
Manajemen adalah seni dan ilmu Penulis menggunakan 4 metode untuk
perencanaan, pengorganisasian, mengumpulkan data pendukung pembuatan
penyusunan, pengarahan dan pengawasan sistem informasi diantaranya:
daripada Sumber daya manusia untuk 1) Observasi
mencapai tujuan yang sudah ditetapkan Pada metode ini penulis melakukan
terlebih dahulu. (Firmansyah & Mahardika, pengamatan langsung pada bagian front
2018). office Hotel Zaen Syariah solo mengamati
Manajemen merupakan sebuah kegiatan yang dilakukan pada bagian
proses kegiatan pemanfaatan sumber daya tersebut serta sistem apa yang digunakan
dalam perusahaan untuk mencapai tujuan dalam pengolahan data administrasi.dan
yang telah ditentukan. Manajemen meliputi pelayanan tamu.
beberapa proses diantaranya adalah 2) Wawancara
perencanaan (planning), pengorganisasian Penulis melakukan wawancara
(organizing), pelaksanaan atau langsung dengan pihak hotel yaitu dengan
pengimplementasian, pengawasan dan manajer operasional Hotel Zaen Syariah
pengendalian. Solo, bapak Rizal Aryo tentang data-data
administrasi tamu mulai dari reservasi
b. Penelitian Terdahulu sampai dengan check-out, fasilitas kamar,
Berikut adalah rangkuman jurnal jenis-jenis kamar serta rate kamar per
peneliatian terdahulu tentang Sistem malamnya.
Informasi Manajemen Perhotelan:
Indah Uly Wardati (2016) dalam 3) Dokumentasi
jurnal yang berjudul “Perancangan Sistem Penulis mengumpulkan data berupa
Informasi Pemesanan Dan Pembayaran data room, data tamu, struktur organisasi,
Kamar Pada Hotel Remaja Pacitan”. Sistem dan dokumen lainnya yang berkaitan
tersebut menghasilkan rancangan sistem dengan kegiatan front office.
informasi yang meliputi input data kamar,
input pesan kamar, input pembayaran, input 4) Studi Pustaka
data pengguna, laporan data kamar, laporan Penulis mengambil studi pustaka
transaksi sewa kamar hotel, laporan pada buku-buku referensi, jurnal dan
pendapatan, laporan tingkat hunian dan info sumber-sumber internet yang sesuai dengan
data pengguna. bidang penelitian sehingga dapat dijadikan
Nuzuliarini uris, Eka Rini Yulia acuan dan perbandingan dalam penyusunan
(2018) “Rancang Bangun Sistem Informasi laporan.
Pelayanan Tamu Pada Hotel Rensa
Jakarta”. Hasil dari penelitian tersebut b. Metode Pengembangan Sistem
adalah master kamar, master makanan, Penulis menggunakan metode
master pakaian, master tamu, transaksi pengembangan waterfall dalam membuat
booking, transaksi registrasi, transaksi dan mengembangkan sistem. Metode
lundry, bill, faktur, laporan tamu, laporan waterfall terdiri dari lima tahapan proses
registrasi, laporan laundry, laporan bill dan yaitu:
laporan faktur. 1) Analisa ebutuhan (Requirements
Dari penelitian yang telah dilakukan analysis and definition). Analisa ini
oleh dua peneliti diatas maka penulis ingin meliputi analisa kebutuhan perangkat

79
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

lunak maupun perangkat keras sebagai reservasi jika tamu memesan melalui online
penunjang pembuatan sistem sekaligus melunasi administrasi
informasi. pembayaran setelah itu petugas akan
2) Desain Sisem (sistem and software mencetak kwitansi pembayaran dan
design). Desain sistem meliputi desain memberikan kunci kamar kepada tamu.
alur sistem informasi yang dibangun Kwitansi pembayaran kamar diberikan
mulai input hingga output, desain hanya ketika tamu meminta kwitansi
interface sistem serta desain database. tersebut jika tidak maka kwitansi tidak
3) Penulisan Kode Program dicetak. Laporan keuangan di Hotel Zaen
(Implemetation and unit testing). Syariah juga masih dicatat secara manual
Penulisan kode program dilakukan yaitu dengan menggunakan front office
sesuai dengan desan yang telah dibuat cashier sheet. Rekap data tamu juga
sebelumnya. Dalam penulisan kode dilakukan setiap 1 bulan sekali
program, penulis menggunakan bahasa menggunakan form yang diberikan oleh
pemrograman PHP dan HTML dengan pemerintah. Pada saat membuat rekap data
menggunakan bantuan aplikasi tamu petugas front office terkadang
Sublime Text Editor. mengalami kesulitan karena harus
4) Pengujian Program (Integration and menghitung jumlah kamar yang terisi setiap
sistem testing) yaitu pengujian tiap- harinya selama periode 1 bulan. Selain itu
tiap komponen sistem informasi yang laporan data tamu dan laporan keuangan
telah di bangun. belum memiliki Salinan sehingga jika
5) Penerapan Program (Operation and terjadi kehilangan data akan sulit untuk
maintenance) adalah penerapan sistem menemukan data tersebut bahkan harus
informasi yang telah dibangun pada membuat dari awal Kembali. Oleh karena
instansi terkait. itu dengan adanya Sistem Informasi
Manajemen Perhotelan Berbasis Web di
4. HASIL DAN PEMBAHASAN Hotel Zaen Syariah Solo dapat membantu
a. Analisis Perancangan Sistem memudahkan pengolahan dan pelayanan
Sistem informasi manajemen tamu.
perhotelan berbasis web di Hotel Zaen b. Kebutuhan Sistem
Syariah Solo penulis buat sesuai dengan 1) Kebutuhan Non Fungsional
kebutuhan yang ada di Hotel Zaen Syariah. Kebutuhan non fungsional sistem
Pelayanan tamu dan pengolahan data tamu pada sistem informasi yang penulis penulis
di Hotel Zaen Syariah Solo masih kembangkan adalah sebagai berikut:
dilakukan dengan cara manual dengan
menggunakan beberapa form, yang pertama a) Kebutuhan Perangkat Keras
yaitu reservation form yang digunakan (Hardware)
untuk mecatat data reservasi kamar. Analisa kebutuhan perangkat keras
Reservation form yang telah diisi kemudian bertujuan untuk mengetahui spesifikasi
disimpan pada map folder jika check in perangkat keras yang dibutuhkan dalam
dilakukan pada hari selanjutnya, untuk pembuatan sistem informasi. Adapun
check in pada hari itu juga maka data perangkat keras (hardware) yang penulis
reservasi disalin ke dalam form data guest butuhkan untuk pembuatan sistem
list. Namun sebelum mencatat data informasi adalah Personal Computer (PC)
reservasi, petugas akan mengecek dengan spesifikasi sebagai berikut:
ketersediaan kamar terlebih dahulu untuk
menghindari adanya kesalahan penempatan Tabel 1. Spesifikasi Perangkat Keras
kamar. Kemudian petugas akan mencatat (Hardware) Pengembangan Sistem
nama tamu yang memesan kamar pada Nama
No Spesifikasi
kolom daftar nomor kamar yang masih Komponen
menggunakan Microsoft excel. 1 Merk Lenovo G40
Pada saat tamu akan melakukan 2 Processor Intel(R) Core(TM)
check-in, petugas akan meminta kartu i3-4030U CPU @
identitas tamu dan menunjukkan bukti 1.90 Ghz

80
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

3 RAM 2,00 GB
4 USB 3.0
Sumber: Data Penulis

b) Kebutuhan Perangkat Lunak


(software)
Adapun perangkat lunak yang
penulis gunakan dalam pengembangan
sistem informasi adalah sebagai berikut:
Tabel 2. Perangkat Lunak (Hardware)
Pengembangan Sistem
Nama
No Spesifikasi
Komponen
1 Sistem Operasi Windows 8.1
2 Aplikasi Sublime Text 3
Pemrograman
3 Aplikasi Google Chrome,
Browser Mozila Firefox
4 Database MySQL
Sumber: Penulis
Sumber: Data Penulis
Gambar 1. Flowchart Sistem
2) Kebutuhan Fungsional Sistem
d. Tampilah Hasil Sistem
Dalam pengembangan sistem
Berikut adalah tampilan sistem
informasi, penulis memiliki kebutuhan
informasi manajemen perhotelan di Hotel
fungsional sistem sebagai berikut:
Zaen Syariah Solo:
a) Kebutuhan input meliputi input data hak
1) Halaman Login
akses, input data tipe kamar, input data
Halaman login digunakan untuk
kamar, input data reservasi, input data
login admin atau user. Berikut adalah
tamu check in, input data pembayaran,
tampilan halaman login admin atau user:
dan input data tamu checkout
b) Sistem ini mengeluarkan output berupa
laporan data tamu, laporan keuangan,

c. Flowchart Sistem
Berikut adalah alur flowchart sistem
informasi manajemen perhotelan:

Sumber: Penulis
Gambar 2. Form Hak Akses

2) Halaman Tambah Data Admin/User


Digunakan untuk menambahkan data
admin atau user. Halaman tambah data
admin atau user berisi username, email,
password dan retype password. Berikut
adalah tampilan halaman tambah data
admin atau user:

81
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

Sumber: Penulis Sumber: Penulis


Gambar 3. Halaman Tambah Data Gambar 6. Halaman Tambah data Add on
Admin/User
6) Halaman Master Kamar
3) Halaman Tambah Data Tipe Kamar Halaman master kamar berisi data
Halaman ini digunakan untuk kamar yang meliputi: nomor kamar, lantai
menambahkan data tipe kamar. Berikut kamar, tipe kamar, harga tipe kamar,
adalah halaman tambah data tipe kamar: fasilitas tipe kamar. Berikut adalah halaman
daftar kamar:

Sumber: Penulis
Gambar 4. Tambah Data Tipe Kamar Sumber: Penulis
Gambar 7. Halaman Master Kamar
4) Halaman Tambah Data Kamar
Halaman ini menampilkan form yang 7) Halaman Master Add on
digunakan untuk menambahkan data kamar. Halaman ini memuat daftar add on
Berikut adalah halaman tambah data kamar: yang tersedia di Zaen Hotel Syariah.
Berikut adalah halaman master add on:

Sumber: Penulis
Gambar 5. Halaman Tambah Data Kamar Sumber: Penulis
Gambar 8. Halaman Master Add on
5) Halaman Tambah Data Add on
Halaman ini menampilkan form 8) Halaman Cek Reservasi
untuk menambahkan data add on. Berikut Menampilkan halaman untuk
adalah halaman tambah data add on: mengecek reservasi untuk mengetahui
kamar tersedia atau tidak. Berikut adalah
halaman cek reservasi

82
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

Digunakan untuk menambahkan data


tamu yang belum pernah menginap
sebelumnya. Berikut adalah halaman
Tambah Data Tamu:

Sumber: Penulis
Gambar 9. Halaman Cek Reservasi

9) Halaman Daftar Reservasi


Memuat daftar reservasi tamu
perkamar. Berikut adalah halaman daftar Sumber: Penulis
reservasi: Gambar 12. Daftar Pembayaran

12) Halaman Tambah Add on Tamu


Pada Keranjang
Menampilkan daftar add on beserta
button tambah untuk memasukkan add on
kedalam keranjang belanja. Berikut adalah
halaman tambah add on tamu pada
keranjang:
Sumber: Penulis
Gambar 10. Halaman Daftar Reservasi

10) Halaman Transaksi Check In


Menampilkan daftar tamu yang
sudah pernah menginap di Zaen Hotel
Syariah serta form untuk memasukkan id
tamu. Berikut adalah halaman transaksi
check in: Sumber: Penulis
Gambar 13. Halaman Tambah Add on
Tamu Pada Keranjang

13) Halaman Isi Chart Add on


Menampilkan detail isi keranjang
pembelian add on tamu perkamar. Berikut
adalah halaman isi chart add on:

Sumber: Penulis Sumber: Penulis


Gambar 11. Halaman Transaksi Check In Gambar 14. Halaman Isi Chart Add on

11) Halaman Tambah Data Tamu 14) Halaman Transaksi Check Out

83
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

Berisi daftar tamu yang sudah check Menampilkan laporan data transaksi
in beserta button check out atau early check sesuai periode yang diminta. Berikut adalah
out yang akan menampilkan detail transaski halaman laporan transaksi:
check out dan detail pembayaran. Berikut
adalah halaman transaksi check out:

Sumber: Penulis
Sumber: Penulis Gambar 18. Halaman Laporan Transaksi
Gambar 15. Halaman Transaksi Check Out
18) Halaman Laporan Data Tamu
15) Cetak bill Menampilkan laporan data tamu
berikut adalah tampilan cetak bill tamu: yang sudah menginap. Berikut adalah
halaman laporan data tamu:

Sumber: Penulis
Gambar 19. Halaman Laporan Data Tamu

5. KESIMPULAN
Berdasarkan hasil dan pembahasan
yang telah penulis kerjakan maka dapat
diambil kesimpulan bahwa sistem informasi
Sumber: Penulis manajemen perhotelan berbasis web di
Gambar 16. Cetak Bill hotel zaen Syariah dibangun untuk
16) Halaman Laporan Data Reservasi membantu petugas /karyawan dalam
Berikut adalah halaman Laporan pelayanan dan pengolahan data tamu
Data Reservasi: sehingga dapat menghemat waktu dan
tenaga.

6. REFERENSI
Akbar, A. S. (2017). Rancang Bangun
Sistem Informasi Administrasi Hotel
Dengan Metode Extreme
Programming. Jurnal Disprotek, 8(2),
26–41.
https://ejournal.unisnu.ac.id/JDPT/arti
Sumber: Penulis cle/view/540/857
Gambar 17. Halaman Laporan Data Damayanti, R., & Wardati, I. U. (2016).
Reservasi Perancangan Sistem Informasi
Pemesanan dan Pembayaran Kamar
17) Halaman Laporan Transaksi Pada Hotel Remaja Pacitan. Jurnal

84
Jurnal SAINSTECH Politeknik Indonusa Surakarta ISSN : 2355-5009 Volume 7 Nomer 1 Juni 2020

Evolusi, 4(2), 11–19.


Edy Susena, M. K. (2016). Analisis dan
Desain Sistem (A N S I) (I. F. Iriyanti
(ed.); 3rd ed.). Deepublish.
Fahmi Hakam, S.KM., M. (2016). Analisis,
Perancangan dan Evaluasi Sistem
Informasi Kesehatan. Gosyen
Publishing.
Firmansyah, M. A., & Mahardika, B. W.
(2018). Pengantar Manajemen (C. M.
Sartono (ed.); 1st ed.). Deepublish.
Maita, I., & Adawiyah, A. (2017). Sistem
Informasi Reservasi Online Pada
Guest House UIN Suska Riau
Berbasiskan Web. Jurnal Ilmiah
Rekayasa Dan Manajemen Sistem
Informasi, 3(1), Hal. 85–96.
https://ejournal.uinsuska.ac.id/index.p
hp/ RMSI/article/download/3627/
Marisa, F. (2017). Web Programing (Client
Side & Server Side) (A. H. Susanto
(ed.);1st ed.). Deepublish.
https://books.google.co.id/books?id=k
8hEDwAAQBAJ&printsec=frontcove
r&hl=id#v=onepage&q&f=false
Nuris, N., & Yulia, E. R. (2018). Rancang
Bangun Sistem Informasi Pelayanan
Tamu Pada Hotel Rensa Jakarta.
Evolusi : Jurnal Sains Dan
Manajemen, 6(1), 68–
75.https://doi.org/10.31294/evolusi.v6
i1.3583

85

Anda mungkin juga menyukai