BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Umum

Semakin berkembang pesatnya sistem informasi dan komunikasi,

memudahkan user berlomba - lomba mendirikan perusahaan. Entah perusahaan

dagang atau pun jasa, seperti halnya dengan Perusahaan jasa di Indonesia yang

kian mempunyai peluang bisnis yang sangat baik, tujuan kegiatan utama

perusahaan jasa ialah memberikan pelayanan, kemudahan dan kenyamanan pada

masyarakat. Sebagai salah satu contoh perusahaan jasa yang bergerak dibidang

pelayanan jasa pembasmi hama misalnya. Adapun proses pengendalian hama ini

ialah suatu proses usaha untuk mengurangi atau mematikan berbagai hama dan

serangga yang sifatnya mengganggu atau merusak yang tidak diinginkan baik itu

yang berada dilingkungan rumah tangga, industri ataupun komersil. Perusahaan

jasa pembasmi hama ini melayani jasa untuk segmentasi Restaurant, Office,

Rumah Sakit, Sekolah, Gedung, Pabrik, Pesawat, Kapal laut, Rumah, dan lain –

lain.

Adapun macam - macam jasa pengendalian hama ini yaitu jasa untuk

pembasmi hama kecoa, tikus, semut, serangga terbang (pest control), anti rayap

(termite control) dan Fumigasi. Dan metode yang digunakan yaitu dengan sistem

baiting, rodent, spraying, fogging dan misting.

26
 27

3.2. Tinjauan perusahaan

CV. Pestrap Mitra Sukses adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa

pengendalian hama. Perusahaan ini mampu melayani keluhan atau keresahan

masyarakat dalam penanganan hama yang menganggu atau merusak lingkungan

masyarakat. Mulanya perusahaan ini hanya memberikan jasa kepada customer

dengan menggunakan chemical / bahan kimia yang semuanya di beli dari supplier.

Lalu setelah perusahaan ini berjalan, CV. Pestrap Mitra Sukses dapat mengolah

dan meracik sendiri dari beberapa bahan yang dijadikan umpan pengendalian

hama tersebut misalnya gellbait, racun akut dan racun kronis. Hingga akhirnya,

beberapa chemicals hasil racikannya mampu mengurangi tingkat kenaikan hama-

hama pengganggu dan mengurangi biaya pengeluaran.

CV. Pestrap Mitra Sukses mengutamakan kualitas dan komunikasi yang

baik kepada customer, agar terjalin hubungan yang baik antar perusahaan dan

customer.

3.2.1. Sejarah Perusahaan

CV. Pestrap Mitra Sukses didirikan pada tanggal 3 Maret 2011, oleh

Rinaldy Septa Djasman dan Dede Ahim. Perusahaan ini menawarkan jasa

dibidang pest control (pengendalian hama serangga terbang, tikus, kecoa), termite

control (anti rayap), dan fumigasi.

Dalam mendirikan usahanya, CV. Pestrap Mitra Sukses memiliki visi

untuk menjadi perusahaan pengendalian hama terbaik dan terpercaya, karena hasil

pekerjaannya dengan misi membekali keahlian dan pengetahuan pada semua

pekerja kami terutama (serviceman) teknisi demi menghadirkan perasaan puas

pelanggan, atas kinerja dan pelayanan yang diberikan oleh kami.

 28

3.2.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Didalam suatu organisasi atau perusahaan, masalah organisasi memegang

peranan yang sangat penting. Setiap perusahaan harus mempunyai organisasi yang

baik agar koordinasi dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat

berfungsi dengan maksimal. Bentuk organisasi ada berbagai macam dan untuk

memilih yang terbaik sangat tergantung dengan situasi dan kondisi masing -

masing perusahaan atau organisasi serta tujuan yang diinginkan.

Struktur organisasi yang baik dapat mengembangkan fungsi - fungsi,

pengelompokan kerja masing – masing personil atau bagian. Peranan dari struktur

organisasi menunjukan tipe atau bentuk organisasi yang dipergunakan, juga

merupakan perwujudan hubungan fungsi – fungsi wewenang dan tanggung jawab

terhadap pelaksanaan tugas masing – masing personil atau bagian.

Sebagaimana penjelasan diatas CV. Pestrap Mitra Sukses juga berusaha

menggunakan struktur organisasi yang baik. Berikut adalah gambar suatu

organisasi serta fungsi setiap personil atau bagian yang ada CV. Pestrap Mitra

Sukses :
 29

Gambar III. 1
Stuktur Organisasi CV. Pestrap Mitra Sukses

Berikut ini adalah fungsi dan wewenang dari tiap bagian yang terdapat

pada struktur organisasi CV. Pestrap Mitra Sukses :

1. Komisaris

Merupakan pengawas jalannya perusahaan. Komisaris perusahaan juga

merupakan pemilik CV. Pestrap Mitra Sukses.

Tugasnya :

a. Mengawasi jalannya perusahaan secara umum

b. Bertanggung jawab, dan penanggung resiko terhadap maju mundurnya,

serta keuntungan maupun kerugian yang dihadapi perusahaan.

c. Mencari dana sebagai tambahan modal untuk perusahaan.

2. Direktur
 30

Merupakan pimpinan yang bertanggung jawab terhadap operasional

perusahaan sehari – hari. Memimpin serta membawahi bagian – bagian dalam

perusahaan.

Tugasnya :

a. Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan sehari – hari

b. Mengawasi jalannya perusahaan sesuai prosedur serta ketetapan

perusahaan yang berlaku.

c. Sebagai penghubung antara bagian lain dengan komisaris perusahaan

d. Menyusun, melaksanakan dan meningkatkan jumlah, mutu jasa, serta

penguna sarana dan prasarana yang perusahaan.

e. Bertanggung jawab terhadap kuantitas dan kualitas jasa.

f. Memimpin rapat perusahaan

g. Mengontrol kedisplinan seluruh bawahanya.

h. Mengesahkan dan mengirim laporan perusahaan kepada komisaris

perusahaan.

3. Marketing Manager

Merupakan kepala bagian yang mengawasi dan mengatur jalannya proses

promosi/ menawarkan produk dan jasa kepada costomer.

Tugasnya :

a. Bertanggung jawab terhadap pelayanan jasa terhadap customer.

b. Menginstrusikan kepada supervisor service, service officer dan service

kontrak secara langsung mengenai tugas-tugasnya.

c. Mengontrol dan mengawasi kedisplinan jalannya pelayanan jasa.

4. Manager Keuangan
 31

Merupakan kepala bagian yang mengatur semua administrasi perusahaan yang

mencakup surat menyurat, sumber daya manusia serta perlengkapan aset yang

dimiliki oleh perusahaan.

Tugasnya :

a. Memberikan perusahan tata administrasi yang baik sehingga perusahaan

mengetahui surat-menyurat yang masuk dan keluar.

b. Melakukan tugas perekrutan dan pembinaan sumber daya manusia di

perusahaan sehingga dapat diketahui dengan jelas mengenai jumlah

personel yang ada maupun yang keluar.

c. Menginstrusikan kepada finance secara langsung mengenai tugas-

tugasnya.

5. Finance

Merupakan bagian yang mengatur arus dana dan keuangan perusahaan.

Tugasnya :

a. Mencatat dana yang masuk maupun dana keluar perusahaan.

b. Membuat laporan keuangan harian dan bulanan.

c. Membantu manager keuangan dalam penyusunan laporan bulanan.

d. Membuat Invoice dan Faktur pajak.

6. Service Officer

Melakukan tugas – tugas yang diinstruksikan oleh marketing manager dan

bertanggung jawab atas yang diperintahkan.

Tugannya :

a. Membuat jadwal pekerjaan jasa pembasmi hama setiap hari.

 32

b. Melaporkan apabila ada hambatan dalam pembuatan jadwal pembasmi

hama kepada bagian marketing manager

c. Membuat laporan harian untuk jadwal pekerjaan jasa dan pemakaian

chemical di kartu kontrol kepada marketing manager

d. Membuat laporan bulana hasil dari pekerjaan jasa pembasmi hama untuk

customer

7. Service Kontrak

Melakukan tugas – tugas yang diinstruksikan oleh marketing manager dan

bertanggung jawab atas yang diperintahkan.

Tugannya :

a. Follow Up Customer yang akan habis masa kontraknya

b. Memegang dan mengontrol stok chemical

c. Membuat laporan harian untuk stok chemical yang keluar dan masuk

d. Membuat laporan bulanna hasil dari data customer kontrak.

8. Supervisor Service

Melakukan tugas – tugas yang diinstruksikan oleh marketing manager dan

bertanggung jawab atas yang diperintahkan.

Tugasnya :

a. Menginstruksikan kepada para teknisi

b. Mengawasi kedisiplinan kerja para teknisi

c. Mengawasi jalannya pelayanan jasa

d. Melakukan Quality Control / pengecekan kepada Customer setiap bulan.

 33

e. Melaporkan apabila ada hambatan atau kerusakan terhadap alat – alat yang

digunakan untuk pekerjaan jasa pembasmi hama kepada bagian Marketing

Manager.

9. Teknisi

Merupakan orang – orang (karyawan) yang membantu proses pelaksanaan

pelayanan jasa secara langsung kepada pihak customer.

Tugasnya :

a. Menjalankan perintah serta pekerjaan yang telah ditentukan oleh

atasannya, yaitu Supervisor Service dan Service Officer.

b. Bertanggung jawab mengerjakaan pekerjaan yang diinstruksikan

atasannya

c. Memberikan pelayanan terbaik terhadap customer dalam pelayanan

jasanya.

3.3. Prosedur Bisnis Sistem Bejalan

Prosedur Perancangan Sistem Informasi Penjualan Jasa Pengendalian

Hama Berbasis Web pada CV. Pestrap Mitra Sukses adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Penerimaan Orderan

Customer mengajukan permohonan jasa ke bagian marketing manager, lalu

bagian marketing manager membuat dan mengirimkan surat penawaran untuk

customer, bisa melalui Fax, e-mail atau dikirim secara langsung. Setelah

customer menerima surat penawaran tersebut, maka terjadilah tawar menawar

antara kedua belah pihak. Jika telah terjadi kesepakatan antara kedua belah

pihak tersebut, maka bagian marketing manager membuat dan mengirimkan

 34

surat kontrak kerja yang harus ditanda tangani oleh bagian customer. Setelah

surat kontrak kerja di diterima dan ditanda tangani oleh customer, maka surat

kontrak tersebut diserahkan kembali ke bagian marketing manager. Lalu surat

kontrak kerja tersebut di arsifkan oleh bagian marketing manager.

2. Prosedur Penjualan Jasa

Bagian marketing manager memberikan copy surat kontrak kerja kepada

bagian service officer. Setelah service officer menerima copy surat kontrak

kerja tersebut, maka di buatkanlah jadwal pekerjaan jasa yang akan

dilaksanakan. Jadwal tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pihak

customer. Setelah jadwal tersebut di setujui oleh customer, maka bagian

service officer menginformasikan jadwal kepada bagian finance, lalu

mengcopy dan menyerahkan surat kontrak kerja tersebut. Setelah finance

menerima copy kontrak kerja dan konfirmasi jadwal pekerjaan, maka bagian

finance membuatkan invoice, faktur pajak, dan tanda terima invoice untuk

diserahkan kepada bagian teknisi. Sedangkan bagian service officer lanjut

menyiapkan kartu kontrol, slip treatment, dan surat perintah kerja untuk

diserahkan kepada bagian teknisi.

3. Prosedur Pembayaran Jasa

Bagian teknisi menunjukan kartu identitas diri (ID Card) dan menunjukan

surat perintah kerja ke customer. Setelah persetujuan melakukan pekerjaan

jasa oleh customer, maka bagian teknisi melakukan pekerjaan jasa tersebut

sesuai dengan surat perintah kerja. Jika pekerjaan jasa telah selesai

dilaksanakan, bagian teknisi mengisi kartu kontrol, lalu mengisi slip treatment

dan tanda tangan di slip treatment kemudian diserahkan kepada customer.

 35

Setelah customer menerima slip treatment tersebut, lalu bagian customer tanda

tangan di slip treatment tersebut dan kemudian menyerahkan kembali copy

slip treatment kepada bagian teknisi. Selanjutnya bagian teknisi tanda tangan

di tanda terima invoice, lalu menyerahkan invoice, faktur pajak dan tanda

terima invoice kepada customer. Setelah customer menerima invoice, faktur

pajak dan tanda terima invoice, maka customer tanda tangan di tanda terima

invoice, menyerahkan copy tanda terima invoice dan melakukan pembayaran

jasa kepada bagian teknisi. Kemudian teknisi menyerahkan pembayaran dan

copy tanda terima invoice kepada bagian finance. Bagian finance mencatat

bukti kas masuk dan mengarsifkan copy tanda terima invoice tersebut.

Sedangkan kartu kontrol, copy slip treatment, dan surat perintah kerja

diserahkan oleh bagian teknisi kepada bagian service officer. Kemudian

bagian service officer mengarsifkan kartu control dan surat perintah kerja

sedangkan copy slip treatment diserahkan oleh bagian service officer kepada

bagian finance untuk diarsifkan oleh bagian finance.

4. Proses Pembuatan Laporan

Merupakan proses terakhir yaitu melaporkan kegiatan hasil penjualan jasa

setiap bulannya kepada direktur dari bagian finance dan data – datanya

diambil dari arsif tanda terima invoice, dan arsif bukti kas masuk.
 36

3.4. Unified Modeling Language (UML)

3.4.1. Activity Diagram

1. Activity Diagram Prosedur Penerimaan Orderan

Gambar III. 2
Activity Diagram Prosedur Penerimaan Orderan
 37

2. Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa

Gambar III. 3
Activity Diagram Prosedur Penjualan Jasa
 38

3. Activity Diagram Prosedur Pembayaran Jasa

Gambar III. 4
Activity Diagram Prosedur Pembayaran Jasa
 39

4. Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

Gambar III. 5
Activity Diagram Prosedur Pembuatan Laporan

3.5. Spesifikasi Sistem Akuntansi Berjalan

Spesifikasi system akuntansi berjalan adalah rangkaian dari proses –

proses yang terjadi didalam system berjalan yang memerlukan dokumen masukan

(input) untuk mendukung terjadinya proses dan menghasilkan dokumen keluaran

(output)

Adapun spesifikasi system penjualan jasa yang ada pada CV. Pestrap

Mitra Sukses meliputi hal – hal sebagai berikut :

3.5.1. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan adalah sebagai bentuk dokumen masukan yang akan

diolah dalam suatu proses agar dapat menghasilkan keluaran yang diinginkan.

Adapun dokumen masukan tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Surat Penawaran Harga

Fungsi : Sebagai bukti adanya tawar menawar dan

 40

terjadinya kesepakatan harga yang telah ditentukan.

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Surat Kontrak Kerja

Fungsi : Sebagai bukti surat perjanjian kontrak kerjasama

pelayanan jasa.

Sumber : Marketing

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran A.1

3. Nama Dokumen : Surat Perintah Kerja

Fungsi : Sebagai bukti adanya surat tugas dari perusahaan

untuk pekerjaan jasa tersebut.

Sumber : Service Officer

Tujuan : Teknisi

Media : Kertas

Format : Lampiran A.1

4. Nama Dokumen : Kartu Kontrol

Fungsi : Sebagai bukti penggunaan chemical di customer

Sumber : Service Officer

Tujuan : Teknisi

Media : Kertas
 41

Format : Lampiran A.1

3.5.2. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Dokumen keluaran adalah sebagai bentuk dokumen dari hasil proses

pengolahan dokumen masukan yang terjadi pada suatu system. Adapun dokumen

keluaran tersebut adalah :

1. Nama Dokumen : Slip Treatment

Fungsi : Sebagai bukti pekerjaan jasa telah selesai

dilakukukan.

Sumber : Service Officer

Tujuan : Finance

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Invoice

Fungsi : Sebagai bukti tagihan penjualan jasa.

Sumber : Finance

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

3. Nama Dokumen : Faktur Pajak

Fungsi : Sebagai bukti lampiran faktur pajak.

Sumber : Finance

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

 42

4. Nama Dokumen : Tanda Terima Invoice

Fungsi : Sebagai bukti penerimaan invoice

Sumber : Finance

Tujuan : Customer

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

5. Nama Dokumen : Bukti Kas Masuk

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran jasa yang telah

dilakukan.

Sumber : Finance

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Format : Lampiran B.1

3.6. Permasalahan Pokok

Berdasarkan analisa yang dilakukan, maka penulis memutuskan

permasalahan yang dihadapi oleh CV Pestrap Mitra Sukses pada sistem yang

berjalan khususnya pada pengelolaan proses penjualan jasa., mulai dari prosedur

penerimaan orderan sampai prosedur pembuatan laporan adalah sebagai berikut :

1. Proses dalam pengolahan datanya masih kurang maksimal karena

menggunakan system manual sehingga mudah untuk dimanipulasi data.

2. Keamanan dokumen tidak terjamin tersimpan dengan aman dan tidak

hilang ataupun lupa.

 43

3.7. Pemecahan Masalah

Adapun alternatif pemecahan masalah sebagai berikut :

1. Membuat dan membangun aplikasi pengolahan data laporan yang mudah

dioperasikan secara cepat, tepat dan akurat oleh setiap bagian yang

bersangkutan dengan proses penjualan.

2. Aplikasi yang dibuat harus terintegrasi dengan database untuk penyimpanan

data dan dapat diupdate apabila ada menu baru demi keamanan dokumen yang

sudah tersimpan .