Quis

Pertemuan 3

Nama : Damar Prawita Wibowo

NIM : 4111921021

Jurusan : Teknik Sipil

1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Project Charter! Berisikan apa saja project
charter tersebut!

Jawab :

 Project Charter adalah dokumen high level yang menyatakan dan menjelaskan
adanya sebuah proyek. Dokumen ini berisi informasi penting yang mencakup
penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan. Project Charter dibuat di
dalam proses Initiating Project Charter berfungsi memberikan arahan dan fokus yang
jelas kepada tim mengenai sasaran yang ingin dicapai dari sebuah project. Dokumen
ini juga akan menyelaraskan antara tujuan dari pelaksanaan proyek dengan tujuan dari
bisnis organisasi skala yang lebih besar.

Project Charter juga menjadi langkah pertama dalam sebuah proyek perbaikan,
khususnya yang berbasis metodologi Lean dan Six Sigma. Dokumentasi Project
Charter dilakukan pada langkah Define dari fase DMAIC (Define, Measure, Analyze,
Improve, Control). Para ahli dan praktisi sepakat bahwa kesuksesan atau kegagalan
proyek dapat ditentukan oleh Project Charter, disamping faktor-faktor lainnya. Project
Charter bisa membantu kesuksesan proyek ketika dokumen tersebut menjelaskan
spesifikasi sumber daya yang diperlukan dan batasan-batasan proyek. Di sisi lain,
dokumen tersebut bisa menggagalkan proyek karena mengurangi fokus tim, juga
efektifiitas dan motivasi mereka.

Project Charter memegang peranan penting dalam pelaksanaan proyek.Dalam

prakteknya, seringkali proyek mengalami hambatan dalam pelaksanaan dan
pencapaian target karena Project Charter tidak dibuat dengan benar. Dokumen ini
adalah titik penghubung utama dan paling pertama antara fungsi steering
committee, project sponsor, dan project leader.
2. Jelaskan perbedaan antara Organisasi fungsional dan organisasi matrix!

Jawab :

Struktur organisasi fungsional merupakan salah satu yang paling populer dan
digunakan dalam berbagai perusahaan di Indonesia. Struktur fungsional dibedakan
berdasarkan fungsi manajemen dan unit kerja satu divisi.

Keunggulan dari struktur fungsional ini di antaranya adalah dari segi sumber daya
manusia yang lebih efisien, sehingga dapat menghemat pengeluaran operasional
perusahaan.

Selain itu, dalam koordinasi juga lebih baik dan akan berjalan sesuai fungsinya.
Dengan demikian juga akan mudah untuk mengklasifikasikan karyawan berdasarkan
skill yang dimiliki.

Akan tetapi, di sisi lain struktur organisasi fungsional juga memiliki kelemahan.
Kelemahan pertama adalah meski koordinasi baik, namun dalam hal komunikasi antar
tim bisa dibilang cukup kesulitan.

Kedua, anggota atau karyawan akan fokus pada pekerjaan yang mereka emban tanpa
mengetahui beban tim lainnya. Dengan begitu, akan mengakibatkan terbengkalainya
sebuah pekerjaan tertentu.

struktur organisasi perusahaan yang populer digunakan di Indonesia dan beberapa

perusahaan besar di dunia adalah struktur organisasi matrix.

Cara kerja dan struktur yang ada dalam model ini adalah menggabungkan dua struktur
organisasi sebelumnya, yakni fungsional maupun divisional.

Keunggulan menggunakan struktur organisasi perusahaan ini adalah dapat mengambil

keputusan dengan mudah. Untuk bisnis, ini akan lebih mendekatkan Anda dengan
konsumen.
 Meski begitu, struktur organisasi matrix memiliki kelemahan. Beberapa
kelemahannya adalah sulit untuk memilih tenaga profesional yang dapat diandalkan.

Potensi konflik antar unit cukup besar karena adanya job desk atau kegiatan yang
sama.

3. Jelaskan tugas Project Manager dan Project Control Engineer!

Jawab :

Pengertian Project Manager secara umum adalah orang yang ditunjuk untuk
menggerakan proses manajemen yang mengarah pada strategi pengelolaan proyek
dimana tujuan utamanya yaitu untuk mencapai tujuan proyek. Sedangkan, apabila
berbicara definisi Project Manager pada pekerjaan konstruksi, adalah seorang yang
bertanggung jawab atas kesuksesan dalam sebuah kegiatan proyek konstruksi yang
dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada kompetensi tertentu. Seorang Project
Manager yang baik hendaknya mempunyai kemampuan memimpin yang ditentukan
berdasarkan karakternya dan kompetensi yang memadai. Pada proyek yang sangat
kompleks dan penuh risiko, seorang project manager bahkan harus memiliki
kesempurnaan kompetensi. Istilah manajer proyek (baca: Pengertian Project Manager)
mungkin sudah tidak asing lagi di kalangan Pelaku Usaha jasa konstruksi. Hal ini
dikarenakan keahlian dan kompetensi dalam memimpin dan mengatur jalannya
proyek sangat menentukan keberhasilan tujuan usaha konstruksi, yaitu mendapatkan
keuntungan sebesar-besarnya. Dalam suatu proyek konstruksi yang melibatkan
sumber daya manusia (SDM) sebagai sumber daya utama untuk mencapai
keberhasilan dalam proyek konstruksi, manajer proyek merupakan ujung tombak
pelaksanaan sebuah proyek dan sekaligus menjadi seseorang yang paling berpengaruh
dalam keberhasilan proyek tersebut. Project Manager (PM) adalah pemimpin dalam
suatu proyek konstruksi dimana Project Management body of Knowledge Guide
(PMBOK Guide) mengatakan bahwa manajer proyek adalah seseorang yang
bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek. Pada dasarnya, project manager
bisa diartikan secara lebih luas berdasarkan sudut pandang dan tujuannya. Namun,
hampir semua adanya manajemen proyek bertujuan untuk mengelola perusahaan
kearah yang lebih baik demi mendapatkan lebih banyak keuntungan

Project Manager memiliki tugas dalam hal pengelolaan sebuah proyek berupa
koordinasi dengan unsur-unsur yang terkait di dalamnya berupa kebutuhan tugas,
kebutuhan team, dan kebutuhan individual. Dari pengertian project manager di atas
maka prosedur manajemen proyek mengacu pada empat komponen tugas dan fungsi
penting seorang manajer proyek, agar perkembangan bisnis dan keberlangsungan
hidup perusahaan menjadi semakin lebih strategis yaitu:

1. Perencanaan

Dalam perencanaan mencakup persiapan sumber daya manusia berserta sarana dan
prasarana yang diperlukan dalam pelaksanaan proyek. Perencanaan membahas hal-hal
yang terkait dengan strategi dan bagaimana manajer proyek dan teamnya membuat,
menjual dan mendistribusikan produknya. Jika perusahaan bergerak pada bidang jasa
konstruksi, perencanaan membahas mengenai strategi bagaimana perencanaan proyek
konstruksi nantinya agar bisa berjalan dengan baik dan lancar.

2. Pengorganisasian

Pada komponen ini menyangkut struktur organisasi dalam manajemen proyek dimana
seorang project manager berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional dalam
suatu perusahaan, misalkan seperti manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer
IT, dll. Kesemuanya tersebut merupakan unsur dasar yang harus ada dalam sebuah
bisnis. Masing-masing bagian memiliki job description yang berbeda dan bertanggung
jawab terhadap tugasnya masing-masing.

3. Pelaksanaan

Merupakan implementasi dari perencanaan dan strategi yang sudah dibuat. Pada tahap
ini sangat menentukan keberhasilan suatu usaha. Dalam proses pelaksanaan proyek
seorang menajer proyek akan mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai
macam permasalahannya. Ada beberapa metode/tools yang bisa digunakan oleh
manajer proyek dalam mengelola pelaksanaan proyek, diantaranya yaitu Kurva S
(hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), dan Network
Planning (jaringan kerja).

Dari tahap pelaksanaan ini akan didapat beberapa informasi seperti jadwal rencana
dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, dan
material), dan juga progress waktu untuk menyelesaikan proyek.

4. Pengendalian dan Pengawasan

Adanya unsur pengendalian dan pengawasan di dalam bidang usaha jasa konstruksi
merupakan tahapan yang penting agar hasil akhir dari suatu proyek bisa sesuai dengan
harapan. Tujuan utama dari pengendalian yaitu untuk meminimalisasi segala
penyimpangan yang mungkin terjadi selama berlangsungnya proyek. Jika terjadi
penyimpangan terhadap rencana awal, maka akan dilakukan evaluasi dan tindakan
koreksi untuk mendapatkan optimalisasi kinerja, biaya, waktu, mutu dan juga
keselamatan kerja.

Sedangkan Tugas dan tanggung jawab dari Project Control Engineer yang paling
utama adalah mengendalikan progress proyek, memastikan ketersediaan dan alokasi
sumber daya yang sama dan juga berkoordinasi dengan berbagai departemen dan
lembaga-lembaga eksternal serta menyusun laporan dari proyek tersebut.

Pengendalian Progress Proyek

Project Control Engineer mengevaluasi kinerja yang sebenarnya dari proyek,

membandingkan keadaan yang sebenarnya dengan keadaan yang diinginkan, dan
mengambil tindakan korektif jika diperlukan.

Peran utama dari Project Control Engineer adalah untuk melacak dan
mengkoordinasikan progress proyek dari hari ke hari untuk memastikan bahwa
proyek ini on-track. Beberapa tugas spesifik yang dikerjakan oleh Project Control
Engineer dan biasanya disebutkan dalam deskripsi pekerjaan Project Control Engineer
meliputi:

 pengembangan dan maintain jadwal produk detail,

 memantau biaya dan komitmen melalui permintaan (requisition) dan invoice,

 memastikan keterlibatan aktif dari anggota tim,

 mendelegasikan tugas kepada orang yang tepat baik dalam jangka panjang
ataupun keseharian,

 memastikan kepatuhan terhadap praktek-praktek terbaik yang

direkomendasikan seperti metode jalur kritis berdasarkan PERT dan
sejenisnya,

 memastikan tugas ataupun pekerjaan dikerjakan menurut aturan-aturan yang

direkomendasikan atau standar kualitas seperti Total Quality Management
atau Six Sigma dengan memastikan karyawan mengikuti standar kualitas dan
dengan menggunakan daftar periksa kontrol kualitas koordinasi,

 mengatur berbagai pertemuan seperti ulasan pertemuan kemajuan proyek,

lingkaran kualitas, dan sejenisnya

 membangun strategi untuk mengatasi hambatan atau keterlambatan dengan

menerapkan berbagai metode seperti menggunakan pengetahuan teknis untuk
industri terkait, melakukan inovasi untuk menyederhanakan pekerjaan-
pekerjaan, berimprovisasi dengan sumber daya yang tersedia, penjadwalan
lembur untuk memenuhi tenggat waktu dan cara-cara alternatif lainnya

 Merancang aturan terkait standar keselamatan

 Memantau perkiraan biaya proyek