PENGANTAR MANAJEMEN

DISUSUN OLEH :

NAMA : NABELLA APRILIA SUMA

DEWI STEYONINGRUM

MELINDA REGITA CAHYANI

YESI KUSUMANINGRUM

AFRILIA RAHMAYANTI / 12030115120060

JURUSAN : S1 AKUNTANSI 2015

UNIVERSITAS DIPONEGORO

TAHUN 2015 /2016

 DASAR-DASAR PROSES PENGAWASAN

Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising,
atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena lebih mengandung konotasi
yang mencakup penetapan standar, pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif.

1. PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-

tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan
yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat dalam kenyataan,
langkah awal proses pengawasan adalah langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar
atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Fungsi pengawasan manajemen juga berhubungan
erat dengan fungsi-fungsi manajerial lainnya, yaitu diantaranya fungsi perencanaan,
pengorganisasian,penyusunan personalia,pengarahan, dan fungsi pengawasan itu sendiri.

Definisi yang dikemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah memperjelas
unsur-unsur esensial proses pengawasan:

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem
informasi,umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah
ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan,
serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua
sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam
pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

2. TIPE-TIPE PENGAWASAN
Tiga tipe dasar pengawasan:
a. Pengawasan Pendahuluan

Pengawasan pendahuluan sering disebut feedforward control atau steering

controls.Pengawasan pendahuluan dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau
penyimpangan-penyimpangan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat
sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan pengawasan ini lebih
aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang
diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer
mampu mendapatkan informasi akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-
perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.

b. Pengawasan Concurrent

Pengawasan concurrent yaitu pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan

pelaksanaan kegiatan (concurrent control). Pengawasan ini sering disebut pengawasan “Ya-
Tidak”, screening control atau “berhenti- terus”, dilakukan selama kegiatan berlangsung.
Tipe pengawasan ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus
 disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa
dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check” yang lebih menjamin
ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

c. Pengawasan Umpan Balik

Pengawasan umpan balik (feedback control) mengukur hasil-hasil dari suatu

kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar
ditentukan, dan penemuan-penemuan diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa di masa
yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kejadian
terjadi.

3. TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

Lima tahap pengawasan :

Tahap 1 : Penetapan Standar Pelaksanaan (Perencanaan)

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan
sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota, dan target
pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain
target penjualan, anggaran, bagian pasar (market share), marjin keuntungan, keselamatan
kerja, dan sasaran produksi.

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

1. Standar-standar phisik, mungkin meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan,
atau kualitas produk.
2. Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sejenisnya.
3. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.

Setiap tipe standar dapat dinyatakan dalam bentuk hasil yang dapat dihitung dan
tidk dapat dihitung.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Penetapan standar adalah sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur
pelaksanaan kegiatan nyata. Beberapa pertanyaan yang penting berikut ini dapat digunakan:
Berapa kali (how often) pelaksanaan seharusnya diukur – setiap jam, harian, mingguan,
bulanan? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan – laporan tertulis,
inspeksi visual, melalui telephone? Siapa (who) yang akan terlibat – manajer, staf
departemen? Pengukuran ini sebaiknya mudah dilaksanakan dan tidak mahal, serta dapat
diterangkan kepada para karyawan.

Tahap 3 : Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Nyata

Pengukuran pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus

menerus. Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu:
  Pengamatan (observasi)
 Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis
 Metoda-metoda otomatis
 Inspeksi, pengujian (test) atau dengan pengambilan sempel.

Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata

dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Kompleksitas
dari tahap ini yaitu saat menginterpretasikan penyimpangan (deviasi).

Tahap 5 : Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan

Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah,
pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan.

4. PENTINGNYA PENGAWASAN

Faktor pentingnya dilakukan pengawasan dalam sebuah organisasi:

1. Perubahan Lingkungan Organisasi

Perubahan lingkungan organisasi yang terjadi seperti munculnya inovasi produk dan
pesaing baru, ditemukannya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan
sebagainya. Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi dalam perubahan-perubahan
itu bisa dijadikan tantangan industri atau sebaliknya dijadikan peluang yang
menguntungkan.

2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
kompleks. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan
profitabilitas tetap terjaga. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi,
dengan banyak agen penjualan dan kantor pemasarsn, pabrik yang terpisah secara geografis,
atau fasilitas yang tersebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan
yang lebih efisien dan efektif.

3. Kesalahan-Kesalahan

Kadang kala manusia tak luput dari kesalahan. Maka dari itu manajer dalam
meminimalisir kesalahan dengan cara selalu melakukan pengawasan terhadap para
bawahannya.

4. Kebutuhan Manajer untuk Mendelegasikan Wewenang

Cara manajer untuk mengetahui seberapa bawahannya dalam menyelesaikan tugas

yaitu dengan cara mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa cara ini, manajer tidak
dapat memeriksa pelaksanaan tugas bawahan.
 Pengawasan dalam sebuah organisasi sangatlah penting, sehingga tugas manajer adalah
menemukan keseimbangan antara pengawasan organisasi dan kebebasan pribadi atau mencari
tingkat pengawasan yang tepat. Namun jika pengawasan dilakukan secara berlebihan, akan
menimbulkan birokrasi, mematikan kreatifitas, dan sebagainya yang akan merugikan organisasi itu
sendiri.

5. PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

Menurut Willian H Newman pendekatan terdiri atas lima langkah dasar yang dapat di
terapkan untuk semua tipe pengawasan yaitu :

a. Merumuskan hasil yang diinginkan. Manajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai
sejelas mungkin disampingitu hasil yang diinginkan harus di hubungkan dengan individu
yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.
b. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil. Tujuan pengawasan sebelum dan selama
kegitan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi dan memperbaiki adanya
penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan. Yang dapat membantu manajeruntuk
memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak adalah :
 Pengukuran masukan : untuk merubah ata mengambil tindakan koreksi
 Hasil hasil dalam tahap permulaan : hasil baik ataupun jelek prlu diadakn
penilaian kembali
 Gejala – gejala (symptomps) : kondisi yang berhubungan dengan hasil akhir
tetapi tidak secara langsung mempengaruhinya
 Perubahan dalam kondisi yang di asumsikan : perubahan yang tidak diharapkan
akan diadakan penilaian kembali penilaian taktik dan tujuan perusahaan.
c. Menetapkan standar penunjuk dan hasil. Tanpa penetapan standar manajer mungkin
memberikan perhatian yang lebih terhadap pen. Tanpa penetapan standar manajer
mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap penyimpangan kecil atau tidak
bereaksi terhadap penyimpangan besar.
d. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik. Jaringan informasi dianggap baik bila
aliran tidak hanya keatas tetapi juga ke bawah kepada siapa yang mengambil tindakan
koreksi.
e. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi. Langakh terakhir adalah penentuan
apakah tindakan koreksi perlu diambil atau tidak.

6.BIDANG – BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

Bidang – bidang strategik (kunci) biasanya menyangkut kegiatan utama organisasi seperti
transasksi keuangan, hubungan manajer bawahan atau operasi –operasi produksi. Penetapan
pengawsan strategik dapat membantu sistem pengawasan dan standar yanglebih terperici bagi
manajer – manajer tingkat bawah.
7. ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

a. Management By Exception (MBE). Disebut juga prinsip pengecualian yaitu

memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang pengawasan
yang paling kritis.
b. Management Information system (MIS). Yaitu suatu metoda formal pengadaan dan
penyedian bagi manajemen informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat
waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-
fungsi pengawasan dan perencanaan serta perasional organisasi dilaksanakan secara
efektif. Ada 5 pedoman agar MIS dapat berjalan secara efektif :
 Mengikutsertakan pemakai (unsur) kedala tim perancang
 Memperhatikan secara hati-hati biaya sistem
 Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih dari pada
pertimbangan kuantitas belaka
 Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan
 Menyediakan latihan dan dokumentasi tetulis yang mencukupi bagi para
operator dan pemakai sistem

8. KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Kriteria – kriteria utama adalah bahwa sistem seharusnya 1) Mengawasi kegiatan yang benar
2) tepat waktu 3) dengan biaya yang efektif 4) tepat-akurat 5) dapat diterima oleh yang
bersangkutan . karakteristik yang lebih terperinci adalah :

a. Akurat. Data yang tidak akurat dapat menyebabkan tindakan koreksi salah .
b. Tepat-waktu. Informasi yang dikumpulkan disampaikan dan dievaluasi harus
dilakukan dengan secepatnya.
c. Obyektif dan Menyeluruh. Mudah dipahami, obyektif dan lengkap.
d. Terpusat Pada Titik-titik Pengawsan Strategik. Harus memusatkan perhatian
terhadap bidang-bidang dimana penyimpangan dari standar paling sering terjadi
atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.
e. Realistik Secara Ekonomis. Biaya penlaksanaan pengawsan harus lebih rendah
dengan kegunaan yang diperoleh dari sistem tersebut.
f. Realistik Secara Organisasional. Harus cocok dan harmonis dengan kenyataan
organisasi.
g. Terkoordinasi Dengan aliran Kerja Organisasi. Karena setiap tahap dari proses kerja
mempengaruhi suskses gagal nya keseluruhan operasi dan informasi pengawasan
harus sampai kepada seluruh personalia yang melakukannya.
h. Fleksibel. Untuk memberikan tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun
kesempatan dari lingkungan
i. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional. Harus menunjukan baik deteksi atau
deviasi dari standar tindakan koreksi apa yang harus diambil
j. Diterima para anggota orgasiasi. Haru mampu mengarahkan pelaksanaan kerja
anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi tanggung jawab dan
prestasi.