BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang dan Permasalahan

Dewasa ini, informasi sudah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari

yang dibutuhkan oleh masyarakat. Suatu organisasi juga membutuhkan informasi

untuk melaksanakan tugas dan fungsinya. Salah satu sumber informasi adalah

arsip.

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam kehidupan bermasyarakat,
berbangsa, dan bernegara.1
Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi

bagi pimpinan yang dijadikan sebagai dasar ataupun pedoman untuk membuat

keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh karena itu, manajemen kearsipan

sudah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari manajemen informasi secara

keseluruhan. Pada dasarnya tujuan manajemen kearsipan adalah untuk

mewujudkan penyelenggaraan kearsipan yang efisien dari berbagai aspek yang

mendukung pelaksanaannya dan memaksimalkan pelayanan yang efektif.

Manajemen Kearsipan merupakan rangkaian kegiatan penataan arsip yang

meliputi penciptaan pengurusan, pemeliharaan, pemakaian, pengambilan kembali,

dan penyusutan arsip yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan organisasi

1Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.

 2

guna menjamin bahwa arsip yang sudah tidak berguna sudah tidak disimpan,

sedangkan arsip yang bernilai dapat terpelihara dan tersedia apabila diperlukan.2

Salah satu bagian dari manajemen kearsipan yaitu penyusutan.

Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang dilakukan

dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,

pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke

Lembaga Kearsipan.3 Anggapan bahwa penyusutan sama dengan pemusnahan

mengakibatkan suatu organisasi dapat kehilangan arsip pentingnya yang masih

memiliki nilai guna dan seharusnya arsip tersebut dapat diselamatkan dan

disimpan secara permanen atau bernilai statis. Anggapan yang kurang tepat

mengenai lingkup kegiatan kearsipan ini menjadi salah satu faktor mengapa

bidang kearsipan di Indonesia kurang dapat berkembang.4 Hal ini dikarenakan,

masih banyak masyarakat Indonesia yang belum mengenal tentang kearsipan

bahkan kata “kearsipan” masih terdengar awam di telinga masyarakat dan ilmu

kearsipan belum terlalu berkembang seperti ilmu-ilmu yang lain. Kondisi seperti

ini menunjukkan bahwa dunia kearsipan di Indonesia ketinggalan jauh

2Agus Sugiarto, dkk., Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional

ke Basis Komputer, (Yogyakarta: Gava Media, 2005) hlm. 16.
3Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1.
4BoediMartono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam
Manajemen Kearsipan, (Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1994) hlm. 14.
 3

dibandingkan dengan negara-negara maju dan hal ini diperburuk lagi oleh potret

buram para petugas arsip.5

Arsip tercipta seiring dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan

fungsi suatu organisasi sehingga jumlah arsip pun semakin meningkat. Apabila

peningkatan jumlah arsip ini tidak diimbangi dengan kebijakan pengurangan arsip

maka akan dapat menimbulkan berbagai masalah.6 Arsip hanya menumpuk di

tempat penyimpanan arsip sehingga ruang penyimpanan akan menjadi penuh,

peralatan dan perlengkapan kearsipan tidak lagi mencukupi, dan petugas akan

kesulitan dalam menangani arsip-arsip tersebut. Dengan demikian, arsip juga akan

sulit untuk ditemukan kembali ketika dibutuhkan dan mudah hilang. Penyusutan

arsip merupakan salah satu tahapan dari life cycle of records (daur hidup arsip),

sehingga apabila penyusutan arsip tidak dilakukan maka siklus arsip akan terhenti.

Oleh karena itu, kedudukan penyusutan arsip dalam life cycle of records dianggap

penting karena tanpa adanya tahap penyusutan dapat menimbulkan berbagai

masalah. Arsip yang dianggap penting harus disimpan ke tempat penyimpanan

sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Apabila suatu organisasi menyimpan arsip terlalu banyak dan arsip

tersebut sudah tidak bernilai guna lagi maka hanya akan sia-sia dan menyebabkan

pemborosan khususnya dalam pengelolaan arsip.7 Oleh karena itu, apabila hal

5Burhanudin Dwi Rokhmatun, Profesi Kearsipan Memahami Profesi

Kearsipan, Karakteristik dan Syarat, Ketrampilan dan Pengetahuan, Kompetensi,
dan Kode Etik Arsiparis, (Yogyakarta: Panduan, 2013) hlm.7.
6Boedi Martono, op.cit., hlm. 39.
7Agus Sugiarto, dkk., op.cit., hlm. 104.
 4

tersebut tidak cepat diantisipasi dengan melakukan penyelamatan dan pengelolaan

arsip maka akan semakin besar masalah yang akan dihadapi oleh organisasi yang

bersangkutan. Hal semacam ini juga dapat memberikan kesan yang kurang baik

bagi organisasi yang bersangkutan apabila ada yang mengetahui atau bahkan

melihatnya.

Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY yang beralamat di Jalan

Lingkar Barat, Tamantirto, Kasihan, Bantul, Yogyakarta merupakan sebuah

lembaga non departemen. Lembaga ini melaksanakan tugas pemerintahan di

bidang statistik sesuai peraturan perundang-undangan. Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY sudah melakukan pengelolaan arsip, namun belum optimal. Hal ini

dikarenakan SDM yang berkompeten di bidang kearsipan masih belum memadai

dan sarana kearsipan yang kurang mendukung, serta ada sarana kearsipan yang

dialihfungsikan untuk menyimpan barang-barang tertentu. Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY baru melakukan penyusutan untuk arsip-arsip tertentu saja.

Penyusutan di Badan Pusat Statistik dilakukan tanpa menggunakan Jadwal

Retensi Arsip (JRA) namun dilakukan dengan cara memilah-milah arsip yang

sudah tidak bernilai guna. Badan Pusat Statistik Provinsi DIY baru akan memulai

melakukan pengelolaan arsip yang sesuai ketentuan yang berlaku.8

Kondisi seperti ini membuat penulis tertarik untuk ikut andil dan berbagi

pengetahuan dalam bidang kearsipan bagi instansi. Selain itu, mengaplikasikan

Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Sehingga diharapkan

8Wawancara dengan Ranny Widiasti, Sekretaris di Badan Pusat Statistik

(BPS) Provinsi DIY pada tanggal 24 Oktober 2014 di Badan Pusat Statistik (BPS)
Provinsi DIY.
 5

petugas arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY dapat melakukan pengelolaan

arsip sesuai prosedur yang terdapat dalam peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

Pada tahun 1997, 1998, dan 1999 Badan Pusat Statistik Provinsi DIY

pernah digunakan sebagai tempat PKL oleh mahasiswa D3 Kearsipan UGM. Pada

tahun 1997 digunakan PKL oleh Endah Widyarti K, Atik Widyastuti, Eti Martina,

dan Tri Esti Danawiyah dengan judul Administrasi Pengurusan Arsip Dinamis

Aktif di Kantor Statistik Prop. DIY.9 Pada tahun 1998 digunakan PKL oleh

Kristina Kurniasari, Siti Rahayuningsih, Mirani Desi Ekowati, dan Eni

Sulistyowati dengan judul Peranan Manajemen Arsip Dinamis dalam Mendukung

Kinerja Organisasi di Kantor Statistik Propinsi DIY.10 Pada tahun 1999 digunakan

PKL oleh Syam Ariyanti, Wiji Lestari, dan Agustina Tri P. dengan judul

Optimalisasi Pemanfaatan Arsip Dinamis sebagai Sumber Data dalam

Mendukung Kegiatan BPS Prop. DIY.11 Pada kesempatan ini penulis akan

mengambil judul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Hal ini

dikarenakan setiap harinya menciptakan arsip guna melaksanakan tugas pokok

dan fungsi Badan Pusat Statistik Provinsi DIY. Oleh karena itu, Badan Pusat

9Endah Widyarti K., dkk., “Administrasi Pengurusan Arsip Dinamis Aktif

di Kantor Statistik Prop. DIY”, Laporan Tugas Akhir pada Prodi Kearsipan
Fakultas Ilmu Budaya UGM, 1997.
10KristinaKurniasari, dkk., “Peranan Manajemen Arsip Dinamis dalam
Mendukung Kinerja Organisasi di Kantor Statistik Propinsi DIY”, Laporan Tugas
Akhir pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, 1998.
11Syam Ariyanti, dkk., “Optimalisasi Pemanfaatan Arsip Dinamis sebagai
Sumber Data dalam Mendukung Kegiatan BPS Prop. DIY”, Laporan Tugas Akhir
pada Prodi Kearsipan Fakultas Ilmu Budaya UGM, 1999.
 6

Statistik Provinsi DIY perlu melakukan penyusutan arsip secara berkala agar arsip

tidak menumpuk di ruang penyimpanan arsip sehingga pengelolaan arsip dapat

berjalan secara efisien dan efektif.

Berdasarkan latar belakang tersebut maka maka dapat dirumuskan

permasalahan sebagai berikut:

1. Kegiatan apa saja yang perlu dilakukan guna pelaksanaan penyusutan

arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY?

2. Bagaimana prosedur penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY?

3. Apa manfaat penyusutan bagi Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi

DIY?

4. Apa saja kendala yang dihadapi dalam penyusutan arsip di Badan

Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY?

B. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan dari penulisan laporan tugas akhir ini adalah sebagai

berikut:

1. Untuk menjelaskan kegiatan yang perlu dilakukan guna pelaksanaan

penyusutan arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY

2. Untuk menjelaskan prosedur penyusutan di Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY
 7

3. Untuk menjelaskaan manfaat penyusutan di Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY

4. Untuk memaparkan kendala yang dihadapi dalam proses penyusutan

arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY.

C. Tinjauan Pustaka

Sebagai dasar teori dalam penulisan laporan tugas akhir tentang

“Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik (BPS) Provinsi DIY” digunakan

beberapa bahan pustaka yang relevan dengan topik yang dipilih. Beberapa

literatur yang digunakan penulis sebagai acuan teori dalam tugas akhir, antara lain

Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan yang

disusun oleh Boedi Martono yang diterbitkan oleh Pustaka Sinar Harapan pada

tahun 1997. Buku ini memiliki bab yang membahas tentang penyusutan arsip

yakni terdapat dalam bab II. Di dalam buku ini dijelaskan tentang tujuan dan arti

penting penyusutan arsip dalam manajemen kearsipan. Selain itu, dijelaskan pula

mengenai prosentasi penggolongan arsip di suatu organisasi pada umumnya,

yakni 20-25% merupakan arsip aktif, 30-35% merupakan arsip inaktif, 35% arsip

akan musnah, dan hanya 10% arsip yang akan permanen atau statis. Kemudian

dalam buku ini juga menjelaskan tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA) mulai dari

unsur-unsur yang terkandung dalam JRA dan kegiatan yang dilakukan untuk

menyusun JRA, yakni inventarisasi arsip, pengolahan hasil inventarisasi arsip, dan

penjadwalan arsip. Dalam buku ini juga membahas tentang pemusnahan dan

penyerahan arsip stastis kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

 8

Buku kedua yang digunakan penulis adalah Manajemen Kearsipan

Modern dari Konvensional ke Basis Komputer yang disusun oleh Agus Sugiarto

dan Teguh Wahyono yang diterbitkan oleh Penerbit Gava Media pada tahun 2005.

Bab 9 dalam buku ini membahas tentang penyusutan arsip. Dalam buku ini

dijelaskan tentang pengertian arsip, arti penting arsip, dasar hukum penyusutan

arsip, dan kegiatan penyusutan arsip. Kegiatan yang dilakukan dalam penyusutan

arsip, yakni penilaian arsip, pemindahan arsip, penyerahan arsip, pemusnahan

arsip, dan pemindahan arsip ke dalam media mikrofilm. Kriteria penilaian yang

umum dapat dipergunakan adalah sistem penilaian ALFRED, yaitu singkatan dan

Administratie Value, Legal Value, Financial Value, Research Value, Educational

Value, dan Documentary Value. Nilai guna tiap-tiap berkas menentukan

penentuan jangka waktu penyimpanan arsip (retensi arsip) yang kemudian

dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi. Arsip yang berdasarkan jadwal retensi

akan diabadikan (permanen) tidak boleh dimusnahkan melainkan diserahkan

kepada ANRI. Apabila suatu organisasi memiliki dana maka arsip yang akan

dimusnahkan dapat dibuatkan mikrofilmnya terlebih dahulu, terutama untuk arsip-

arsip yang dianggap penting. Mikrofilm adalah suatu proses fotografi di mana

dokumen atau arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil untuk

memudahkan penyimpanan, transportasi dan penggunaan. Pemusnahan dapat

dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan dengan menggunakan alat

pencacah, baik manual atau mesin penghancur kertas (paper shredder), proses

kimiawi, dan pembuburan atau pulping.

 9

Buku ketiga adalah Manajemen Arsip Dinamis Pengantar Memahami dan

Mengelola Informasi dan Dokumen yang disusun oleh Sulistyo Basuki yang

diterbitkan oleh Gramedia Pustaka Utama pada tahun 2003 di Jakarta. Dalam

bagian 4 buku ini terdapat bagian yang memaparkan mengenai penaksiran

(appraisal) arsip dinamis, JRA, dan pemusnahannya. Tujuan jadwal retensi arsip

dinamis adalah memenuhi keperluan badan koporasi dan memenuhi ketentuan

perundang-undangan. Adanya jadwal retensi juga berarti menekan biaya

penyimpanan, meningkatkan efisiensi temu balik arsip dinamis serta adanya

ketaatasasan dalam hal penyimpanan arsip dinamis. Adanya prosedur retensi yang

taat asas (konsisten) memungkinkan badan korporasi mengendalikan bagian-

bagian yang ada di dalamnya dalam penyimpanan dan pemusnahan arsip dinamis;

menyangkut hal terakhir ada orang yang cenderung menyimpan segala-galanya,

sebaliknya ada pula orang yang cenderung membuang segala-galanya. Dalam

buku ini juga dipaparkan mengenai nilai guna arsip. Nilai guna arsip adalah nilai

arsip yang didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.

Ditinjau dari kepentingan pengguna arsip, nilai guna arsip terbagi menjadi 2, yaitu

nilai guna primer dan nilai guna sekunder. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna

administratif, nilai guna fiskal, nilai guna hukum, dan nilai guna historis. Nilai

guna sekunder terdiri dari nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.

Buku keempat yang digunakan penulis adalah A Modern Archives Reader:

Basic Readings on Archival Theory and Practice yang disusun oleh Maygene F.

Daniels dan Timothy Walch yang diterbitkan oleh National Archives and Records

Service U.S. General Service Administration di Washington D.C. pada tahun

 10

1984. Dalam bab 3 di buku ini dijelaskan mengenai penilaian arsip. Pengertian

penilaian arsip merupakan proses untuk menentukan arsip mana yang diciptakan

oleh sebuah organisasi atau institusi yang dapat diterima untuk preservasi di

lembaga kearsipan. Keputusan dari penilaian arsip itu sendiri, memiliki pengaruh

langsung dalam penyelenggaraan lembaga kearsipan dan karena itu merupakan

landasan kerjanya. Kemudian dalam buku ini juga dijelaskan mengenai dua nilai

guna arsip menurut T. R. Schellenberg, yakni nilai guna primer (primary value)

dan nilai guna sekunder (secondary value). Nilai guna primer merupakan nilai

guna arsip untuk kepentingan organisasi pencipta arsip itu sendiri. Sedangkan

nilai guna sekunder merupakan nilai guna untuk kepentingan organisasi di luar

organisasi pencipta arsip dan untuk pengguna pribadi/perseorangan.

D. Metode Pengumpulan Data

Dalam pengumpulan data, kegiatan yang perlu dilakukan untuk mendapatkan

informasi yang terbaru dan data yang faktual serta relevan dengan tema yang

dipilih baik secara langsung maupun tidak langsung melalui metode studi pustaka,

observasi, dan wawancara.

1. Studi pustaka

Metode ini dilakukan dengan mencari buku atau literatur di perpustakaan,

toko-toko buku, atau internet yang berhubungan dengan penyusutan arsip.

Studi pustaka ini dimaksudkan untuk menggali teori-teori dasar dan

konsep yang telah dinyatakan oleh para ahli terdahulu sehingga penulis

bisa memperoleh gambaran yang lebih tentang tema yang dipilih.

 11

2. Pengamatan (Observasi)

Metode ini dilakukan dengan melakukan pengamatan langsung atau

observasi partisipan terhadap proses penyusutan arsip. Dalam metode ini

juga dilakukan dengan menganalisis praktik penyusutan di Badan Pusat

Statistik (BPS) Provinsi DIY apakah sesuai dengan standar atau sama

dengan apa yang dipelajari dalam perkuliahan dan sesuai dengan pedoman

atau peraturan yang berlaku. Metode ini bertujuan untuk mengumpulkan

data yang konkret dan valid yang berkaitan dengan topik dan kondisi

objek penelitian.

3. Wawancara (interview)

Metode ini dilakukan sebagai metode pelengkap metode lainnya. Metode

ini dilakukan untuk menguji kebenaran data yang diperoleh dari metode

lain. Wawancara dilakukan secara formal maupun informal dengan pihak

yang terkait secara langsung dalam melakukan kegiatan kearsipan

termasuk proses penyusutan. Wawancara dilakukan dengan Ranny

Widiasti, Sri Mulyani, Nining Purwani, dan Dwi Rahayu.

E. Sistematika Penulisan

Tugas Akhir yang berjudul Penyusutan Arsip di Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY ini yang terdiri dari 4 bab yang saling berkaitan menjadi satu

kesatuan dalam satu tema yang utuh. Pada Bab I terdapat 5 subbab, yakni latar

belakang dan permasalahan, tujuan praktik kerja lapangan, tinjauan pustaka,

 12

metode pengumpulan data, dan sistematika penulisan. Latar belakang

menguraikan alasan topik yang dipilih oleh penulis untuk melaksanakan Praktik

Kerja Lapangan yang mana dikarenakan topik tersebut masih jarang dipilih oleh

mahasiswa. Diuraikan pula tujuan pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan, yakni

mengetahui kondisi pengelolaan arsip, prosedur penyusutan, manfaat penyusutan,

dan kendala dalam proses penyusutan di Badan Pusat Statistik Provinsi DIY.

Dalam tinjauan pustaka yang relevan dengan topik yang diambil penulis

menunjukkan konsep penyusutan arsip. Oleh karena itu, tinjauan pustaka ini

digunakan oleh penulis sebagai referensi dalam pelaksanaan Praktik Kerja

Lapangan.

Bab II menjelaskan mengenai gambaran umum Badan Pusat Statistik

Provinsi DIY mulai dari sejarah singkat, visi dan misi, struktur organisasi serta

uraian tugasnya, tugas, fungsi, dan kewenangan Badan Pusat Statistik Provinsi

DIY. Sejarah Badan Pusat Statistik Provinsi DIY terbagi menjadi 3 masa

pemerintahan, yakni masa pemerintah Hindia Belanda, masa pemerintahan

jepang, dan masa pemerintahan Republik Indonesia. Selain itu, dijelaskan pula

struktur organisasi Badan Pusat Statistik Provinsi DIY yang terdiri dari 1 bagian

dan 5 bidang, yakni Bagian Tata Usaha, Bidang Statistik Sosial, Bidang Statistik

Produksi, Bidang Statistik Distribusi, Bidang Neraca Wilayah dan Analisis

Statistik, Bidang Integrasi Pengolahan dan Diseminasi Statistik. Dijelaskan pula

uraian tugas dari setiap bagian dan bidang yang terdapat dalam struktur organisasi

tersebut.
 13

Bab III berisi pembahasan dari tugas akhir ini yang berjudul “Penyusutan

Arsip di Badan Pusat Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta”. Dalam bab

ini dijelaskan mengenai beberapa pembahasan yang berkaitan dengan topik

tersebut, yakni kondisi pelaksanaan kegiatan pengelolaan arsip, kegiatan yang

dilakukana guna pelaksanaan penyusutan arsip, prosedur penyusutan arsip, dan

kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan penyusutan arsip di Badan Pusat

Statistik Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta.

Bab VI yang merupakan bab terakhir dalam tugas akhir ini menjelaskan

mengenai kesimpulan dan saran penulis. Kesimpulan merupakan jawaban dari

beberapa pertanyaan yang telah dijadikan sebagai rumusan masalah pada Bab I.

Saran memaparkan mengenai pemecahan masalah yang dihadapi serta saran

dalam pengelolaan arsip, terutama dalam proses penyusutan arsip yang diberikan

oleh penulis guna perbaikan untuk ke depannya.