PERTEMUAN 1

RUANG LINGKUP MANAJEMEN PERKANTORAN

A. Pengertian Manajemen Perkantoran

Manajemen Perkantoran adalah suatu fungsi tertentu yang merupakan rangkaian
aktivitas merencanakan , mengorganisasikan , mengarahkan , mengawasi dan
mengendalikan sampai pada kegiatan menyelengarakan secara tertib suatu pekerjaan
sehinga tercapai tujuan, baik tujuan secara organisasi Negara maupun perusahaan.
Kantor adalah Suatu unit organisasi yang berfungsi memberikan pelayanan kegiatan
tata usaha dan kegiatan lainya untuk keperluan manajemen dalam usahana mencapai
tujuan organisasi dengan mengunakan sumber daya manusia dengan segala fasilitas
dan perlengkapanya dalam fungsi pelayanan sehingga tercapai tujuan yang telah
direncanakan sebelumnya.

B. Sumber daya kantor yang dimamfaatkan untuk mencapai tujuan adalah:

1. Personalia Kantor
2. Permodalan atau Uang
3. Perlengkapan dan Perbekalan
4. Mesin-mesin Perkantoran.
5. Metode Kerja
6. Waktu Kerja
7. Tempat kerja

C. Ruang linkup manajemen perkantoran.

a. Menurut The liang Gie :
1. Pekerjaan perkantoran pada umumnya.
2. Sistem perkantoran
3. Organisasi perkantoran
4. Komunikasi perkantoran
5. Pelaporan manajerial
6. Manajemen kearsipan
7. Kontrol perkantoran
8. Penyederhanaan pekerjaan perkantoran
9. Tata ruang perkantoran
 10. Perlengkapan perkantoran
11. Studi perkantoran.

b. Menurut H.Mac Donald :

1. Kepegawaian perkantoran
2. Metode perkantoran
3. Faktor-faktor dalam kantor
4. Biaya perlengkapan
5. Kebijakan perkantoran
6. Perlengkapan kantor

D. Pekerjaan Kantor (office work)

a. Receiving, dispatching,and shipping orders.

b. Billing
c. Corespondence, dictation, typing.
d. Passing Credit and Colecting outstanding Account
e. filling
f. Handling, distributing and dispatching mail.
g. Duplicating and addressing work.
h. Miscellaneous, such and telephone, receiving visitors, messenger service.
i. Spesial Task, objectives, simplification of system :elimination of unnecessary
work.
j. Making records, noting down desired data.

PERTEMUAN 2

ORGANISASI PERKANTORAN
A. Pengertian Organisasi Kantor.

Organisasi mempunyai dua pengertian dasar

1. Sebagai suatu tempat atau Wadah.

2. Organisasi sebagai Proses untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Syarat berdirinya sebuah organisasi ada 3 jenis:

1. Adanya kelompok Orang

2. Adanya kerjasama
3. Adanya tujuan yang hendak dicapai bersama-sama.
Pedoman pengorganisasian kantor antara lain;

1. Pengorganisasian kantor tergantung besarnya organisasi.

2. Pengorganisasian kantor harus mengikuti kecendrungan organisasi
3. Pengorganisasian kantor dilakukan secara bottom up
4. Perlu adanya pemimpin kelompok kerja (group leader) bila organisasi relative
berkembang
5. Adanya standarisasi spent of control
6. Adanya standarisasi jenjang organisasi
7. Adanya wakil pimpinan sebagai bentuk antisipasi bila pimpinan berhalangan.

B. Strutur Organisasi.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah:

1. Strategi Organisasi
2. Teknologi yang digunakan
3. Anggota (karyawan) yang terlibat didalamnya.
4. Ukuran Organisasi.
Unsur-unsur struktur Organisasi adalah:

1.Spesialisasi tugas atau kegiatan

2. Standarisasi kegiatan

3. Koordinasi kegiatan
 4. Sentralisasi dan Desentralisasi pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan Kerja.

C. Sentralisasi dan Desentralisasi Pekerjaan Kantor.

Secara umum , pola pengelolaan suatu kantor dikelompokkan menjadi tiga.

1. Sistem Sentralisasi.
2. Sistem Desentralisasi.
3. Sistem Gabungan

PERTEMUAN 3

PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian dan Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor.

Manajemen Perkantoran adalah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi,
mengarahkan, mengawasi , dan mengendalikan pekerjaan perkantoran.

B. Konsepsi Tata Usaha Sebagai Pekerjaan Kantor

Tata Usaha mempunyai 3 peranan Pokok:
 1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan
dari sesuatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk
membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Tata Usaha mempunyai 3 ciri Utama;

1. Bersifat pelayanan
2. Bersifat Menyerap kesegenap bagian dalam organisasi
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi.

C. Data dan Informasi

Data adalah hasil, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu
pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan
kesimpulan atau penetapan keputusan.

Informasi adalah data yang telah diproses dan mengandung arti bagi seseorang dalam
pengambilan keputusan.Berguna tidaknya informasi tergantung pada:

1. Tujuan penerima
2. Ketelitian penyampaian dan pengolahan data
3. Waktu
4. Ruang dan tempat
5. Bentuk dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen.
6. Hubungan antara kata dan arti yang diinginkan, apakah sudah jelas,sudah sesuai
dengan tujuan, sudah tepat sasaran.

D. Kantor sebagai Pusat Informasi.

Fungsi kantor sebagai pusat informasi sebagai berikut:

a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi asset
PERTEMUAN 4

KOMUNIKASI PERKANTORAN

A. Jenis dan Azas Perkantoran.

Komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari
sesorang kepada orang lain.

Cara dan alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan komunikasi dalam suatu
organisasi yaitu:

a. Wawancara khusus
b. Rapat kerja, konferensi atau pertemuan seluruh anggota organisasi atau pegawai
dalam suatu perusahaan.
c. Pembicaraan telepon.
d. Penerbitan
e. Surat edaran
f. Papan pengumuman
 g. Plakat
h. Laporan tahunan kepada para anggota organisasi atau pegawai dalam suatu
perusahaan
i. Surat yang dikirim langsung kepada pegawas
j. Film, slides dan alat-alat lainya yang serupa.
Untuk menetapkan sarana yang tepat bagi suatu keperluan, manajer perkantoran perlu
mempertimbangkan 7 faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam memilih komunikasi,
seperti yang dikemukakan oleh Mills dan Standingford yaitu:

1. Kecepatan
2. Kecermatan
3. Keselamatan
4. Kerahasiaan
5. Warkat
6. Kesan
7. Biaya

B. Komunikasi Intern dan Perintah Lisan

Komunikasi dapat dibedakan dalam 2 jenis:

1. Hubungan Tegak (Vertikal)

Yaitu proses penyampaian sesuatu warta dari pihak pimpinan kepada para pegawai
(vertical kebawah) maupun dari pihak bawahan kepadapimpinan (Vertical keatas).

2. Hubungan Datar (horizontal)

Yaitu hubungan diantara para pejabat atau satuan pada tingkat jenjang organisasi
yang kurang lebih sederajat.

Yang mengharuskan suatu perintah tertulis :

1. Tugas yang diperintahkan akan berlangsung dari satu bagian kebagian lain.
2. Tugas yang sifatnya ruwet dan terperinci.
3. Bawahan yang diberi perintah harus mengerjakan ditempat lain.
4. Pegawai yang bersangkutan telah berulang-ulang melaksanakan perintah yang
diberikan secara lisan.
 5. Tugas itu harus dilanjutkan oleh pegawai-pegawai yang bertugas pada kesempatan
berikutnya.
6. Perintah itu harus berjalan dari pucuk pimpinan kebawah dengan melalui berbagai
tingkat jenjang organisasi.
7. Seorang pekerja tertentu harus memikul tanggung jawab tentang keberhasilan apa yang
diperintahkan.
8. Kekeliruan yang mungkin terjadi mempunyai akibat besar.

PERTEMUAN 5

MANAJEMEN KEARSIPAN

A. Arsip
Arsip adalah segala bentuk naskah yang mengandung berbagai macam informasi/fakta
yang relevan bagi organisasi dan diputuskan untukdisimpan karena kemungkinan ada
kegunaan pada masa yang akan dating.

Tujuan penyimpanan Arsip adalah:

1. Sebagai referensi, bila diperlukan suatu keterangan tertentu.

2. Memberikan data / informasi kepada pimpinan atau yang mempunyai
kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil/kinerja dimasa lalu,
selanjutnya dijadikan dasar mengambil keputusan untuk yang akan datang.
3. Memberikan keterangan – keterangan vital , misalnya sebagai bukti sesuai dengan
ketentuan hokum.

B. Sistem Arsip
1. Tujuan Kearsipan
 Jika dikaitkan dengan tujuan arsip, maka secara umum suatu system kearsipan
mempunyai sasaran; memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu
menyediakan informasi yang tepat, lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu secara
efisien.

2. Siklus hidup arsip.

Setiap jenis arsip akan melewati siklus hidup sebagai berikut:

a. Tahap penciptaan
b. Tahap Pemamfaatan arsip (filling)
c. Tahap penyimpanan dan penemuan kembali
d. Tahap pemindahan
e. Tahap Pemusnahan.

C. Gejala-gejala kurang efektifnya system kearsipan adalah:

a. Sulitnya mencari kembali arsip pada saat diperlukan.
b. Hilangnya arsip penting
c. Banjir arsip ( Arsip sebenarnya sudah tidak berguna tetapi masih disimpan).
d. Ruang kantor tersita untuk tempat menyimpan arsip.

D. Sistem Filling ( Penyimpanan Arsip )

Filling adalah proses mengklasifikasi, mengatur dan menyimpan arsip agar arsip tersebut
dapat secara cepat ditemukan pada saat dibutuhkan.

Materi yang disimpan dalam file berasal dari dua sumber:

1. Arsip dari luar organisasi/perusahaan, seperti surat masuk, laporan, kontrak,

catalog,pernyataan, tagihan.
2. Arsip yang berasal dari organisasi/perusahaan, seperti surat keluar,laporan,kontrak,
tagihan dan semacamnya.
Ada 5 dasar pokok system untuk menyelengarakan filling yaitu:

1. Sistem Alphabetis
a. Mengabjadkan.
b. Kata Tangkap (caption) & Aturan mengindeks
2. Sistem Filling Subyek/Perihal
 3. Sistem filling Nomor (Numeric)
a. Buku besar
b. Indeks
c. Buku nomor.
4. Sistem Geografis
5. Sistem filling Kronologis.

PERTEMUAN 6

LAPORAN MANAJERIAL

A. Pengertian

Laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi.

Laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan antara lain:

1. Mengatasi masalah.
2. Mengambil keputusan,
3. Mengetahui perkembangan/kemajuan.
4. Mengadakan pengawasan, pengendalian atau perbaikan.
5. Menemukan teknik-teknik baru

B. Peranan Laporan
1. Peranan laporan dalam organisasi
a. Alat komunikasi keatas dalam suatu organisasi.
b. Sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas/fungsi perencanaan,
2. Peranan laporan dalam ‘Administrative communication”
a. Pertangung jawaban dan pengawasan/pengendalian.
b. Penyampaian informasi
c. Bahan pengambilan keputusan.
 d. Alat Pembina kerjasama
e. Alat pengembangan cakrawala Wawasan

C. Syarat-syarat Laporan
1. Laporan harus benar dan objektif
2. Laporan harus jelas dan cermat
3. laporan harus langsung mengenai sasaran
4. Laporan harus lengkap

5. Laporan harus tegas dan konsisten

6. Laporan harus diusahakan secepat-cepatnya

7. Laporan harus tepat penerimanya

Langkah-langkah dalam pembuatan laporan

1. Menentukan perihal (subyek)

2. Mengumpulkan fakta dan data
3. Data yang telah terkumpul harus diklasifikasikan.

Kerangka laporan meliputi

I. Pendahuluan
Pendahuluan dibagi dalam sub-sub:
1. Maksud dan tujuan laporan
2. Masalah pokok yang akan dilaporkan
3. Pendekatan dan sistematika laporan.
II. Batang Tubuh Laporan
III. Biasanya mengandung uraian tentang:
1. Fakta dan data pelaksanaan kegiatan
2. Fakta tentang tujuan yang telah dicapai
3. Masalah-masalah yang dihadapi dalam mengemukakan masalah.
4. Pembahasan atau analisis masalah.
IV. Kesimpulan
V. Saran
VI. Lampiran, sumber bahan (kepustakaan)

PERTEMUAN 7

PROSEDUR PERKANTORAN

A. Pengertian

Prosedur perkantoran adalah urutanlangkah-langkah/pelaksanaan-pelaksanaan pekerjaan,

didalam mana pekerjaan dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan,
bagaimanamelakukanya, bila mana melakukanya,dimana melakukanya dan siapa yang
Melakukanya

B. Pentingnya Sistem Perkantoran

1. Mengakibatkan pekerjaan kantor menjadi lancar.
2. Memberikan pengawasan yang lebih baik mengenai apa yang dilakukan dan
bagaimana pekerjaan tersebut dilakukan.
3. Mengakibatkan penghematan dalam biaya tetap dan biaya tambahan.
4. Menimbulkan koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berlainan.
5. Membantu dalam latihan pegawai baru.
6. Dihubungkan dengan formulir perkantoran, alat pekerjaan tata usaha yang penting

C. Prinsip-prinsip Sistem Perkantoran.

1. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah pengawasan
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya
3. Pencegahan penulisan, gerakan atau kegiatan tidak perlu.
4. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah adanya
rintangan-rintangan.
5. Mencegah duplikasi pekerjaan, terutama formulir-formulir.
6. Hendaknya tidak ada pengecualian yang sekecil-kecilnya terhadap peraturan
 7. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu
8. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang berubah.
9. Pembagian tugas yang tepat
10. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus menerus
terhadap pekerjaan yang dilakukan.
11. Pengunaan mesin-mesin kantor yang sebaik-baiknya.
12. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya
13. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan
memperhatikan tujuan.
14. Pekerjaan tata usaha harus diselengarakan sampai yang sekecil-kecilnya.
15. Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

D. Buku Pedoman Kantor

Buku pedoman kantor memuat: .
1. Garis besar organisasi
2. Sistem atau metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang dipergunakan dan bagaimana mengunakannya.
4. Tangal dikeluarkannya dan dibawah otoritas siapa buku pedoman tersebut diterbitkan.
5. Intruksi tentang bagaimana mengunakan buku pedoman tersebut.

Keuntungan buku pedoman kantor adalah;

1. Menulis prosedur mengakibatkan penelitian kembali system-sistem.

2. Dapat membantu pembagian kerja yang adil.
3. Dapat meringankan pengawasan.
4. Membantu dalam latihan pegawai.

Kerugian buku pedoman kantor adalah:

1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik ketimbang cara prosedur-prosedur tersebut ditulis.

2. Isi pekerjaan jabatan tidak selalu tetap/statis.
3. Menyiapkan suatu buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak
berlaku lagi.
4. Dapat mematikan inisiatif pegawai.
5. Banyak kantor berjalan lanjar tanpa adanya buku pedoman kantor.
E. Teknik membuat dan memperbaiki system perkantoran
1. Pelajari dan analisis secara terperinci pekerjaan yang akan dilakukan.
2. Tentukan bagian-bagian pekerjaan manakah yang penting dengan mengigat tujuan
kantor.
3. Hapuslah pekerjaan yang tidak perlu.
4. Pertimbangkan semua metode alternative untuk pekerjaan lainnya.
5. Pilihlah metode yang terbaik untuk tiap pekerjaan dengan memperhatikan
pengawasan, biaya dan penyusunan tenaga kerja.
6. Hitung pegawai yang diperlukan dan usahakan mendapatkan urutan pekerjaan.
7. Rencanakan tata ruang kantor dengan memperhatikan arus pekerjaan.
8. latih pegawai-pegawai dan pergunakan prosedur baru

F. Bagan Pekerjaan
Tujuannya adalah untuk mengambarkan suatu system atau arus pekerjaan dan
sebagainya dalam suatu cara yang sederhana, sehingga hal ini dapat mudah mengerti.
Ada berbagai macam bagan antara lain :
1. Bagan analisis procedure
2. Bagan arus procedure.
3. Bagan distribusi pekerjaan
4. Bagan study produksi
5. Diagram gerakan
6. Bagan operasi.

PERTEMUAN 8
 EFISIENSI PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertiaan Efisiensi

Efisiensi adalah perbandingan terbaik antara usaha yang telah dikorbankan dengan hasil
yang dicapai.

Tolak ukur keberhasilan Efisiensi dapat dilihat dari 2 faktor yaitu:

1. Segi Usaha
2. Segi Hasil

B. Pengertian Sistem,Prosedur dan Metode

Sistem adalah suatu rangkaian dari prosedur yang membentuk suatu kesatuan yang utuh,
sehingga apabila ada rangkaian yang terputus atau terganggu, maka sistem itu tidak dapat
berjalan sebagaimana mestinya.

Prosedur adalah suatu rangkaian dari metode yang merupakan pola kerja yang tetap
dalam melakukan suatu pekerjaan yang membentuk suatu kesatuan yang utuh.

Metode adalah cara yang telah menjadi pasti atau baku karena ketepatanya telah teruji
dan telah dijadikan pola dalam melakukan pekerjaan.

C. Azas-azas efisiensi dalam pekerjaan kantor.

1. Azas Perencanaan
2. Azas Penyederhanaan.
3. Azas Penghematan
4. Azas Penghapusan
5. Azas Pengabungan

D. Manfaat pengunaan Sistem,Prosedur dan Metode Kerja

Metode, prosedur dan sistem kerja harus dirancang ,disusun dan dilaksanakan dengan
baik agar tujuan perusahaan dapat dicapai dengan efisien. Hal ini berarti bahwa
 metode,prosedur dan sistem kerja itu bersifat statis, melainkan harus ditinjau kembali dan
disesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan organisasi/perusahaan.

Apabila suatu prosedur tidak dapat mencapai tujuan secara efektif, maka ada dua
kemungkinan yang dapat terjadi penyebabnya yaitu:

• Prosedurnya tidak tepat atau kurang sesuai.

• Aparat pelaksananya kurang mampu.

E. Peranan pengawasan kantor bagi Efisiensi

Untuk melaksanakan tugas dengan efektif dan efisien perlu adanya perencanaan kerja
yang baik. Sebaiknya perencanaan yang baik perlu diikuti dengan pengawasan yang baik
pula. Pengawasan dilakukan untuk memonitor apakah pekerjaan tersebut sudah
dilaksanakan sesuai dengan yang direncanakan.

F. Macam-mcam aktivitas yang dapat dijadikan sasaran pengawasan antara lain:

1. Hasil kerja, baik jumlah maupun mutu,serta pelaksanaan kerja.
2. Metode, prosedur dan sistem kerja.
3. Material yang berkaitan dengan pembeliaan,pengunaan dan pemeliharaan material
dan perbekalan tersebut.
4. Uang, yang berhubungan dengan pengeluaran-pengeluran biaya dan resikonya.
5. Waktu, yang berhubungan dengan pengunnaan waktu kerja.
6. Tempat kerja, yang berhubungan dengan tata ruang dan pengunaanya.

PERTEMUAN 9

PENGAWASAN PERKANTORAN

A. Pengertian Pengawasan
 Pengawasan adalah proses untuk menjamin bahwa tujuan-tujuan organisasi dan
manajemen tercapai.

B. Sistem dan sasaran Pengawasan

Langkah-langkah yang lazimnya berlangsung dalam pengawasan adalah sebagai berikut:

1. Penentuan standar atau ukuran baku yang akan menjadi patokan.

2. Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya dijalankan.
3. Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan - kegiatannya atau hasil-hasilnya dengan
patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang
terjadi.
4. Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaan yang terjadi agar semua kegiatan
atau hasilnya sesuai dengan apa yang telah ditentukan.

C. Tipe-tipe Pengawasan
1. Pengawasan belum dilaksanakan ( feed forward control)
2. Dirancang untuk mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan
dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap
kegiatan tertentu diselesaikan.
3. Pengawasan kegiatan sedang dilaksanakan (concurrent control)
4. Pengawasan dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
5. Pengawasan kegiatan telah dilaksanakan (feedback control)
6. Pengawsan ini untuk mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan.

D. Pentingnya pengawasan
1. Perubahan lingkungan organisasi
2. Perubahan lingkungan organisasi terjadi terus menerus dan tak dapat dihindari, seperti
munculnya inovasi produk dan pesaing baru.
3. Peningkatan kompleksitas organisasi
4. Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan
hati-hati.
5. Kesalahan-kesalahan
 6. Bila para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana
melakukan fungsi pengawasan.
7. Kebutuhan manajer mendelegasikan wewenang.
8. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahannya telah melakukan
tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengimplementasikan
system pengawasan.
E. Karakteristik Pengawasan yang Efektif
1. Akurat
2. Tepat waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategic.
5. Realistik secara ekonomis
6. Realistik secara organisasional.
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai ptunjuk dan operasional.
10. Diterima para angota organisasi

PERTEMUAN 10

TATA RUANG PERKANTORAN

A. Perancangan Tataruang

Tata ruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan

tentang pengunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang
praktis dari factor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran
dengan biaya yang layak.
B. Pedoman untuk menentukan letak suatu kesatuan/bagian
1. Satuan satuan yang tugasnya khusus melayani public sebaiknya ditaruh ditempat
yang mudah didatangi orang dari luar tanpa menganggu satuan lainnya.
2. Satuan-satuan yang pekerjaanya berhubungan erat satu sama lain, sebaiknya
dikelompokan dalam satu tempat.
3. Satuan pusat yang melaksanakan semua kegiatan tata usaha organisasi sebaiknya
ditempatkan ditengah-tengah,
4. Satuan yang pekerjaanya bersifat gaduh sebaiknya dijauhkan dari satuan-satuan
lainya.

C. Tata ruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 bagian:

1. Tata ruang yang terpisah-pisah.
2. Tata ruang yang terbuka.

D. Teknik untuk mencapai suatu tata ruang kantor yang baik:

1. Meja - meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan yang
sama.
2. Pada ruang terbuka,susunanmeja meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris-baris meja disediakanlorong untuk keperluan lalu lintas para
pegawai.
4. Jarak antara satu meja dengan meja didepan atau dibelakangnya selebar 80 Cm.
5. Posisi pimpinanya ditempatkan dibelakang para pegawai.
6. Pada tata ruang terbuka dimana bekerja bebrapa kelompok pegawai ,maka mereka
ditempatkan didekat pimpinan kelompok pegawai masing-masing.
7. Para pegawai yang memiliki pekerjaan membutuhkan ketelitian, diberi tempat
yang memperoleh banyak penerangan cahaya.
8. para pegawai yang sering berhubungan dengan satuan lainya atau dengan
public,sebaiknya ditempatkan dekat pintu.
9. Para pegawai yang memiliki pekerjaan beriresiko tinggi, ditempatkan dipojok
yang tidak sering dilalui lalulintas pegawai.
10. Lemari dan alat-alat perlengkapan lainya diletakkan dekat pegawai yang sering
mengunakanya.
 11. Alat-alat kantor yang sering mengeluarkan suara gaduh sebaiknya diletakkan
dekat jendela.
12. Lemari yang berat atau peti besi diletakkan menempel dingding

E. Langkah-langkah dalam merancang Tata ruang kantor :

1. Membuat gambar denah kantor tersebut.
2. Mempelajari seluruh pekerjaan yang ada dalam lingkungan kantor.
3. Menyusun letak-letak meja kerja untuk para pegawai.
4. Tataruang dirancang dengan menjejerkan guntingan-guntingan gambar meja dan
kursi diatas gambar denah.

F. Hal-hal yang umumnya mengharuskan perubahan suatu tata ruang kantor

ialah:
1. Penambahan atau pengurangan pegawai dikantor
2. Penambahan atau pengantian perabot dan alat-alat kerja.
3. Perubahan proses penyelesaian suatu pekerjaan
4. Penambahan, pemgurangan atau perubahan tugas pekerjaan suatu satuan, baik
mengenai jenisnya maupun kualitasnya.

PERTEMUAN 11

KENAIKAN PANGKAT DAN LATIHAN PEGAWAI

A. Kenaikan Pangkat

Kenaikan pangkat merupakan insentif yang terbesar dari semua insentif kepada pegawai.
Kenaikan pangkat berarti perbaikan dalam status dan peningkatan pembayaran.

Promosi biasanya didasarkan atas:

1. Kemampuan
2. Senioritas
3. Suatu ujian
4. Wawancara perseorangan
5. Rasa senang dan tidak senang perseorangan
6. Gabungan beberapa factor tersebut diatas

Kenaikan pangkat berdasarkan :

1. Kenaikan pangkat berdasarkan kemampuan.

Keuntunganya adalah:

a. Paling baik untuk efisiensi pekerjaan.

b. Paling adil bagi para pegawai
c. Memberikan manajemen yang baik.

2. Kenaikan pangkat berdasarkan senioritas.

Keuntunganya adalah:

a. Memberikan hadiah untuk masa kerja lama

b. Menghargai nilai pengalaman
c. Menambah semangat kerja pegawai.

Metode promosi yang paling baik adalah promosi yang menghargai kemampuan,senioritas,
pengetahuan dan kepribadian.

B. Catatan Pegawai
1. Berguna sebagai petunjuk pegawai apabila kemudian berhubungan dengan promosi
atau tindakan indisipliner.
2. Catatan pegawai biasanya memuat riwayat pegawai dalam perusahaan, bagian mana
bekerja, mencatat tentang sakit dan keterlambatan
 PERTEMUAN 12
LATIHAN PEGAWAI

Latihan pegawi penting karena:

1. Latihan menambah moril pegawai

2. Latihan membantu pelaksanaan pekerjaan secara efisien.
3. Menjamin kontinuitas calon-calon untuk jabatan yang lebih tinggi.
4. Membantu efisiensi secara umum
5. Menjamin bahwa metode standar dipakai oleh peserta latihan.
6. Lebih sedikit pengawasan yang diperlukan oleh pegawai yang dilatih dengan baik.
7. Latihan mungkin merupakan intruksi khusus dalam metode tertentu bagi perusahaan.
8. Latihan mengakibatkan perpindahan pegawai menjadi berkurang dan pengusahaan
tenaga kerja lebih mudah
Ada bermacam macam latihan:

1. latihan Induksi/induction traning.

2. Latihan dalam tugas/ Job training

3. Latihan Pengawasan/ supervisory training

4. Latihan manajemen/ management training

5. Pengembangan pemimpin/excecutive development

Tujuan Latihan

1. Tujuan latihan induksi adalah untuk membantu pegawai menyelesaikan pekerjaanya

yang baru dan untuk memberikan kepadanya beberapa ide mengenai perusahaan dan
latar belakang mengenai pekerjaanya.
2. Tujuan latihan dalam tugas adalah untuk memberikan intruksi khusus guna
melaksanakan tugas-tugas dari suatu pekerjaan tertentu.
3. Tujuan latihan pengawasan adalah untuk mengajar pegawai-pegawai bagaimana
memeriksa,mengawasi dan melatih pegawai-pegawai lainya.
4. Tujuan latihan manajemen adalah melatih untuk suatu jabatan dalam manajemen
puncak.
5. Tujuan pengembangan pemimpin adalah untuk mengembangkan dan menambah
kemampuan pemimpin-pemimpin yang ada.

Metode Latihan

1. 1.Untuk latihan induksi

2. 2.Untuk latihan dalam tugas
3. Untuk Latihan pengawas
4. Untuk pengembangan pemimpin.
PERTEMUAN 13

MOTIVASI KERJA

A. Pengertian Motivasi.

Motivasi adalah alasan mengapa seseorang melakukan sebuah tindakan.

Ada beberapa alasan, mengapa motivasi dipandang perlu untuk dipelajari serius oleh
orang yang mempelajari manajemen adalah:

1. Motivasi terbukti kuat berperan meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

2. Besar motivasi tidak tetap, kadang naik dan kadang pula turun tergantung kondisi
psikologis seseorang.
3. Alasan orang termotivasi berbeda-beda tergantung dari factor-faktor yang
mempengaruhinya.
4. Factor penurun motivasi juga terdiri dari berbagai macam tergantung kondisi
individu yang bersangkutan.
5. Adanya ketidaksadaran individu mengenai potensi dirinya sehingga untuk
membangkitkanya diperlukan dorongan dan bantuan orang lain.

B. Teori Motivasi
Teori Kebutuhan (Need Theory)

1. Kebutuhan Physikologis (physiological needs)

2. Kebutuhan rasa aman (safety needs)

3. Kebutuhan Sosial (social needs)

4. Kebutuhan Harga diri (esteem needs)

5. Kebutuhan Aktualisasi diri (self actualization needs)

C. Upaya membangkitkan Motivasi

Proses terbentuknya motivasi terjadi karena tiga hal :

1. Incentive (perangsang)
2. expectancy (harapan)
3. Valency (dorongan dari individu) sebagai tambahan

D. Jenis-jenis Motivasi
1. Motivasi positif

Merupakan pemberian suatu insentif yang bisa menarik keinginan seseorang untuk
melakukan sesuatu. Urutan proses motivasi positip:

a. Penentuan Motif
b. Penetuan Insentif
c. Perkiraan penentuan Insentif.
d. Penentuan kemungkinan keberhasilan.
e. Tindakan
f. Keberhasilan.
 Kemunkinan pertama berhasil.
 Kemungkinan kedua gagal, dan tidak termotivasi untuk mencoba lagi
 Kemungkinan ketiga Gagal, tetapi individu termotivasi untuk mencoba lagi.
2. Motivasi Negatif
 Teknik motivasi negatif dapat dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:

a. Penentuan motif
b. Estimasi dari kemungkinan hukuman
c. Penentuan probabilitas penghindaran hukuman.
d. Tindakan
e. Pencapaian target berhasil.

PERTEMUAN 14

TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PERKANTORAN

Teknologi Informasi adalah Perolehan., pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi

baik yang berbentuk angka huruf, gambar maupun suara dengan alat electronics berdasarkan
kombinasi antara perhitungan dan komunikasi jarak jauh.

Pada masa lalu penanganan informasi mengandalkan pada kertas, artinya semakin banyak
informasi semakin banyak kertas yang dibutuhkan atau disimpan, sedangkan sekarang hal ini
telah beralih ke “impulse” electric yang berukuran mini dengan kemampuan simpan lebih
besar dibandingkan dengan kertas.

Ada 3 komponen utama dari teknologi informasi:

1. Komputer

Mesin electronic yang mampu untuk membuat kalkulasi dengan kapasitas yang besar dan
sangat cepat.

2. Mikro Elektronic.

Rancang bangun (desain) penerapan dan produksi dari peralatan elektronik yang berukuran
yang sangat kecil terdiri atas komponen-komponen yang rumit.

3. Telekomunikasi

Transmisi informasi melalui kabel atau gelombang radio.