Anda di halaman 1dari 301

ADMINISTRASI

PERGUDANGAN

REDAKSIONAL

Pengarah:
Direktur Pembinaan SMK
Kepala Sub Direktorat Kurikulum
Kepala Seksi Penilaian
Kepala Seksi Pembelajaran

Penulis:
Syafiani Desiana Gartini
Wawan Sunarya
Arief Susanto

Pengendali Mutu:
Winih Wicaksono

Penyunting:
Rais Setiawan
Erna Fauziah

Editor:
Esti Baroro

Desain Sampul:
Sonny Rasdianto

Layout/Editing:
Indah Mustika Ar Ruum
Ratna Murni Asih
Rifda Ayu Satriana

iii
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

KATA
PENGANTAR

Dalam menyediakan referensi materi pembelajaran bagi guru dan peserta didik
di SMK, Direktorat Pembinaan SMK berupaya menyediakan bahan ajar kejuruan
yang sesuai dengan kebutuhan pembelajaran di SMK pada mata pelajaran C2 dan
CJ dari 142 kompetensi keahlian yang ada pada Perdirjen Dikdasmen
Nomor 06/D.DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 tentang Spektrum Keahlian SMK/
MAK dan Struktur Kurikulum 2013 sesuai Perdirjen Dikdasmen Nomor 07/D.
DS/KK/2018 tanggal 7 Juni 2018 ten tang Struktur Kurikulum SMK/MAK.
Bahan ajar yang disusun pada tahun anggaran 2019 diharapkan
dapat rnenumbuhkan motivasi belajar bagi peserta didik maupun guru kejuruan
di SMK. Karena bahan ajar yang telah disusun ini selain menyajikan materi secara
tertulis, juga dilengkapi dengan beberapa materi yang bersifat interaktif dengan
penggunaan tautan pencarian yang dapat mernperluas pernahaman individu yang
menggunakannya.
Bahan ajar kejuruan yang disusun pada tahun 2019 ini disusun oleh para
guru kejuruan di SMK yang telah berpengalalaman menyelenggarakan proses
pembelajaran sesuai dengan kompetensi keahlian masing-rnasing. Oleh karena itu,
diharapkan dapat menjadi referensi bagi guru yang mengarnpu m a t a pelajaran yang
sama pada program keahlian sejenis di SMK seluruh Indonesia.
Kepada para guru penyusun bahan ajar kejuruan yang telah mendedikasikan
waktu, kompetensi, clan perhatiannya, Direktorat Pembinaan SMK menyampaikan
ucapan terima kasih. Diharapkan karya ini bukan merupakan karya terakhir, namun
seterusnya akan dilanjutkan dengan karya-karya berikutnya, sehingga SMK
rnempunyai guru-guru yang procluktif dan kreatif dalam menyumbangkan
pemikiran, potensi dan kornpetensinya bagi pengembangan pernbelajaran di SMK.

SMK Bisa! SMK Hebat!

iv
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PRAKATA

Buku Administrasi Pergudangan untuk SMK/ MAK kelas X ini merupakan buku
yang disusun untuk dipersiapkan bagi peserta didik kelas X khususnya Bidang Keahlian
Bisnis dan Manajemen pada Kompetensi Keahlian Manajemen Logistik.
Buku Administrasi Pergudangan ini disajikan dalam duabelas bab, antara lain:
Bab I : Konsep Dasar Pergudangan
Bab II : Administrasi Pergudangan
Bab III : Penerimaan Barang di Gudang
Bab IV : Penyimpanan Barang di Gudang
Bab V : Penyiapan Barang Sesuai Permintaan
Bab VI : Pengeluaran Barang Sesuai Permintaan
Bab VI : Barang Berbahaya
Bab VIII : Penyimpanan Barang Berbahaya
Bab IX : Penyimpanan Dokumen Gudang
Bab X : Pelayanan Pelanggan
Bab XI : Macam-Macam Peralatan Pergudangan
Bab XII : Alat Bantu Berbasis IT dalam Administrasi Pergudangan

Setiap bab dalam buku ini dilengkapi dengan kegiatan yang dapat digunakan oleh
peserta didik untuk mendalami materi secara konseptual dan kontekstual terutama
pada kegiatan logistik (gudang) serta setiap bab di akhir dengan penyajian soal
evaluasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan wawasan dan pemahaman
serta menguji kompetensi peserta didik.
Semoga kehadiran buku ini diharapkan mampu bermanfaat dalam menyiapkan
generasi penerus yang lebih berkualitas di masa yang akan datang, serta yang paling
penting berguna untuk pribadinya, masyarakatnya serta bangsa dan negara. Aamiin.

Bandung, Desember 2019

Syafiani Desiana Gartini


Wawan Sunarya
Arief Susanto

v
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI
DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR..................................................................................iv
PRAKATA............................................................................................................... v
DAFTAR ISI............................................................................................................ vi
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................. ix
DAFTAR TABEL.................................................................................................... xiii
PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU ......................................................................... xiv
PETA KONSEP BUKU............................................................................................. xv
APERSEPSI.......................................................................................................... xvi

BAB I KONSEP DASAR PERGUDANGAN................................................................... 1


A. Pengertian Gudang dan Pergudangan Logistik.................................................... 3
B. Peranan Pergudangan................................................................................................ 5
C. Tata Ruang/Lay Out Gudang..................................................................................... 7
D. Standar Operating Procedure (SOP) Administrasi Pergudangan.................. 14
E. Sarana dan keamanan pergudangan.................................................................... 17

BAB II ADMINISTRASI PERGUDANGAN.................................................................. 23


A. Dokumen Administrasi Pergudangan .................................................................. 26
B. Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan...................................................... 32
C. Penyiapan Dokumen Administrasi Gudang........................................................ 34

BAB III PENERIMAAN BARANG DI GUDANG........................................................... 43


A. Pengertian Penerimaan Barang di Gudang......................................................... 45
B. SOP Penerimaan Barang di Gudang...................................................................... 52
C. Fisik Penerimaan Barang di Gudang..................................................................... 56
D. Dokumen Penanganan Penerimaan Barang....................................................... 61

BAB IV PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG......................................................... 68


A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang............... 71
B. Barang dalam Kondisi Tunggu................................................................................ 76
C. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang................................................... 82

BAB V PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN................................................ 89


A. SOP Penyiapan Barang sesuai Permintaan......................................................... 91
B. Tahapan penyiapan barang (Picking)................................................................... 93
C. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan................... 95
D. Dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan
Administrasi Pergudangan...................................................................................... 97

BAB VI PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN..........................106


A. Siklus Pengeluaran Barang................................................................................... 108
B. Fungsi Siklus Pengeluaran Barang...................................................................... 111
C. Transaksi Pengeluaran Barang............................................................................. 113

PENILAIAN AKHIR SEMSTER GASAL....................................................................121

vi
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI

BAB VII BARANG BERBAHAYA.............................................................................129


A. Pengertian Barang Berbahaya.............................................................................. 131
B. Kelompok Barang Berbahaya............................................................................... 131
C. Packing dan Marking............................................................................................. 136

BAB VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA....................................................146


A. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya....................................................... 148
B. Syarat Penyimpanan Barang Berbahaya............................................................ 149

BAB IX PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG........................................................161


A. Pengertian dokumen dan arsip............................................................................ 163
B. Tujuan Kearsipan..................................................................................................... 164
C. Jenis-Jenis Arsip...................................................................................................... 164
D. Sifat dan Karakter Arsip......................................................................................... 165
E. Metode Pengelolaan Dokumen............................................................................ 165
F. Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)..................................................... 165
G. Jenis Dokumen Gudang......................................................................................... 168
I. Prosedur Penyimpanan Arsip.............................................................................. 188

BAB X PELAYANAN PELANGGAN.........................................................................193


A. Konsep Pelayanan Pelanggan.............................................................................. 195
B. Jenis-jenis Pelanggan............................................................................................ 196
C. Harapan Pelanggan................................................................................................. 197
D. Jenis Perilaku Konsumen...................................................................................... 198
E. Dimensi Kualitas Pelayanan................................................................................. 199
F. Pelayanan Prima (Excellent Service)................................................................... 200
G. Prinsip Pelayanan Prima....................................................................................... 201
H. Kompetensi Pelayanan Prima.............................................................................. 204

BAB XI MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN.........................................209


A. Pengertian Peralatan Pergudangan ................................................................... 211
B. Definisi Penanganan Material ............................................................................. 211
C. Tujuan Penanganan Material................................................................................ 211
D. Prinsip Penanganan Material .............................................................................. 212
E. Karakteristik Bahan/ Material............................................................................... 215
F. Metode Pengangkutan Material.......................................................................... 215
G. Jenis-Jenis Peralatan Material Handling................................................ 216
H. Penggunaan Peralatan Material Handling.............................................. 241

vii
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR ISI

BAB XII Alat Bantu Berbasis IT dalam Administrasi Pergudangan......................246


A. Definisi Warehouse Management System (WMS)........................................... 248
B. Manfaat Warehouse Management System (WMS)........................................... 248
C. Memilih Warehouse Management System.............................................. 250
D. Proses Kegiatan Utama WMS............................................................................... 252
E. Atribut Pada WMS.................................................................................................... 253
F. Memilih Vendor WMS............................................................................................ 253
G. Implementasi WMS................................................................................................ 254
H. Penggunaan Software as a Service (SaaS) WMS.............................................. 255

PENILAIAN AKHIR SEMSTER GENAP....................................................................258

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................267
GLOSARIUM.......................................................................................................272
BIODATA PENULIS..............................................................................................283

viii
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1.1 Area Pergudangan.............................................................................................. 3


Gambar 1.2 Lokasi/Blok Penyimpanan Gudang................................................................ 4
Gambar 1.3 Lay Out Gudang bentuk : “U-Flow”................................................................ 10
Gambar 1.4 Lay Out Gudang bentuk : “Through-Flow”................................................... 11
Gambar 1.5 Lay Out Gudang bentuk : “L-Flow”................................................................. 11
Gambar 1.6 Contoh SOP Penerimaan Barang.................................................................. 15
Gambar 1.7 Contoh SOP Prosedur Penerimaan Barang................................................ 16
Gambar 1.8 Awal Perkembangan Logistik....................................................................... 19
Gambar 2.1 Kegiatan Administrasi Pergudangan........................................................... 24
Gambar 2.3 Dokumen Administrasi Gudang................................................................... 26
Gambar 2.4 Contoh Buku Penerimaan Barang................................................................ 28
Gambar 2.5 Contoh Kartu Persediaan/ Stock Barang.................................................... 29
Gambar 2.6 Contoh Kartu Permintaan Barang................................................................ 30
Gambar 2.7 Contoh Berita Acara Penyerahan Barang................................................... 31
Gambar 2.8 Kegiatan Administrasi Pergudangan........................................................... 34
Gambar 2.9 Kegiatan Administrasi Pergudangan........................................................... 37
Gambar 2.10 Kegiatan Administrasi Pergudangan........................................................ 38
Gambar 2.11 Kegiatan Administrasi Pergudangan........................................................ 39
Gambar 3.1 Kegiatan Penerimaan Barang ...................................................................... 44
Gambar 3.2 Kegiatan Pengecekan Fisik Barang ............................................................. 45
Gambar 3.3 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note) .......................... 46
Gambar 3.4 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note) .......................... 47
Gambar 3.6 Contoh Standar Operating Procedure Alur barang Masuk ..................... 52
Gambar 3.7 Contoh Diagram Alir Pemeriksaan dan Penerimaan Barang ................ 56
Gambar 3.8 Pengelolaan Gudang Modern....................................................................... 64
Gambar 4.1 Gudang Penyimpanan Barang...................................................................... 70
Gambar 4.2 Tahapan kegiatan Storage............................................................................. 71
Gambar 4.3 Analisa Sistem Penyimpanan Barang......................................................... 72
Gambar 4.4 Penataan Penyimpanan Barang di Gudang............................................... 73
Gambar 4.5 Pengelolaan Barang Gudang yang Masuk dan Keluar............................. 75
Gambar 4.6 Rak Gudang menggunakan Bin.................................................................... 78
Gambar 4.7 Rak Gudang Jenis Pigeon Hole..................................................................... 79
Gambar 4.8 Racking dalam Kegiatan Pergudangan....................................................... 81
Gambar 4.9 Racking dalam Kegiatan Pergudangan....................................................... 83
Gambar 5.1 Interaksi Dalam Manajemen Pergudangan............................................... 90
Gambar 5.2 Ilustrasi SOP Penyiapan Barang................................................................... 91
Gambar 5.3 Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang....................... 92
Gambar 5.4 Pembagian dokumen Picking......................................................................... 94
Gambar 5.5 Pemilihan Peralatan Picking........................................................................... 95
Gambar 5.6 Trolly.................................................................................................................. 96
Gambar 5.7 Konfirmasi Picking............................................................................................. 97
Gambar 5.8 Surat Permintaan Barang............................................................................... 98
Gambar 5.9 Surat Pengiriman Barang............................................................................... 99
Gambar 5.10 Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang.................. 100

ix
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 5.11 Laporan persediaan barang..................................................................... 101


Gambar 5.12 Scanner Machine............................................................................................103
Gambar 6.1 Pengeluaran barang ..................................................................................... 107
Gambar 6.2 Siklus atau Flow Chart Barang Keluar....................................................... 108
Gambar 6.3 Prosedur Scan Barang Keluar..................................................................... 110
Gambar 6.4 Surat Jalan....................................................................................................... 113
Gambar 6.5 Puchase Order...................................................................................................114
Gambar 6.6 Delivery Order...................................................................................................115
Gambar 6.7 Faktur/ Invoice..................................................................................................116
Gambar 7.1 Simbol barang berbahaya........................................................................... 130
Gambar 7.2 Gunting............................................................................................................ 132
Gambar 7.3 Simbol Bahan Peledak................................................................................. 132
Gambar 7.4 Simbol Gas...................................................................................................... 133
Gambar 7.5 Simbol Cairan yang mudah menyala........................................................ 133
Gambar 7.6 Simbol Bahan mudah terbakar................................................................... 133
Gambar 7.7 Bahan Pengoksidasi...................................................................................... 134
Gambar 7.8 Simbol Barang Beracun................................................................................ 134
Gambar 7.9 Simbol Bahan Radioaktif............................................................................. 135
Gambar 7.10 Simbol Bahan Perusak............................................................................... 135
Gambar 7.11 Simbol Bahan Berbahaya Lainnya.......................................................... 135
Gambar 7.12 Packing dan marking.................................................................................. 136
Gambar 7.13 Kemasan Tunggal .  ...................................................................................... 137
Gambar 7.15 Kemasan Dalam.......................................................................................... 137
Gambar 7.14 Kemasan Kombinasi.................................................................................. 137
Gambar 7.16 Kemasan Luar............................................................................................. 138
Gambar 7.17 Kemasan Ganda/Peti Kemas................................................................... 138
Gambar 7.18 Contoh Marking Kemasan........................................................................ 139
Gambar 7.19 Simbol Kemasan UN................................................................................... 139
Gambar 7.20 Marka atau Tanda........................................................................................ 140
Gambar 7.21 Contoh Barang berbahaya........................................................................ 140
Gambar 7.22 Label Barang Berbahaya............................................................................ 141
Gambar 7.23 Posisi Pemasangan Label.......................................................................... 142
Gambar 7.24 Kecelakaan Pesawat .................................................................................. 143
Gambar 8.1 Penyimpanan Barang Berbahaya............................................................... 147
Gambar 8.2 Penyimpanan Barang di Gudang............................................................... 149
Gambar 8.3 Penyimpanan dan Pengumpulan Limbah B3.......................................... 150
Gambar 8.4 Tanda Petunjuk Gudang Berbahaya.......................................................... 151
Gambar 8.5 Tempat Menyimpan Bahan Korosif........................................................... 151
Gambar 8.6 Gudang Bahan Mudah Terbakar................................................................. 152
Gambar 8.7 Tempat penyimpanan bahan kimia gas bertekanan............................. 154
Gambar 8.8 Penyimpanan barang berbahaya menggunakan lemari...................... 155
Gambar 8.9 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Lemari es.................... 155
Gambar 8.10 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Secondary
Containment............................................................................................... 156
Gambar 8.11 Alat keselamatan Kerja di Laboratorium kimia.................................... 157

x
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 9.1 Ilustrasi Penyimpanan Dokumen Gudang............................................... 162


Gambar 9.2 Formulir Purchase Order.................................................................................170
Gambar 9.3 Formulir Delivery Order..................................................................................171
Gambar 9.4 Formulir Penerimaan Barang...................................................................... 172
Gambar 9.5 Formulir Permintaan Barang....................................................................... 173
Gambar 9.6 Formulir Pengeluaran Barang..................................................................... 174
Gambar 9.7 Formulir Kartu Persediaan Barang............................................................. 175
Gambar 9.8 Formulir Laporan Persediaan Barang....................................................... 176
Gambar 9.9 Formulir Perencanaan Stock Opname...................................................... 177
Gambar 9.10 Formulir Hasil Stock Opname.................................................................. 178
Gambar 9.11 Filling Cabinet............................................................................................. 179
Gambar 9.12 Rotary Filling................................................................................................ 180
Gambar 9.13 Lemari Arsip................................................................................................. 181
Gambar 9.14 Rak Arsip Besi.............................................................................................. 182
Gambar 9.15 Map Arsip ..................................................................................................... 182
Gambar 9.16 Ordner........................................................................................................... 183
Gambar 9.17 Stapler........................................................................................................... 184
Gambar 9.18 Perforator..................................................................................................... 184
Gambar 9.19 Numerator.................................................................................................... 185
Gambar 9.20 Label.............................................................................................................. 185
Gambar 9.21 Tickler File.................................................................................................... 186
Gambar 9.22 Cardex........................................................................................................... 186
Gambar 9.23 Alat Sortir (Paper Tray)............................................................................... 187
Gambar 9.24 Karton Box Arsip......................................................................................... 187
Gambar 9.25 Guide............................................................................................................. 188
Gambar 10.1 Ilustrasi Kegiatan Pelayanan Pelanggan................................................ 194
Gambar 10.2 Ilustrasi Pelanggan..................................................................................... 196
Gambar 10.3 Dimensi Kualitas Pelayanan .................................................................... 200
Gambar 10.4 Prinsip 3A Pelayanan Prima..................................................................... 201
Gambar 10.5 Tampilan Berhias Pria................................................................................ 202
Gambar 11.1 Ilustrasi Material Handling..........................................................................210
Gambar 11.2 Chute Conveyor..............................................................................................219
Gambar 11.3 Wheel Conveyors............................................................................................219
Gambar 11.4. Roller Conveyors...........................................................................................220
Gambar 11.5 Flat Belt Conveyors........................................................................................220
Gambar 11.6 Pallet.................................................................................................................221
Gambar 11.7 Hand Truck.......................................................................................................221
Gambar 11.8 Pallet Jack........................................................................................................222
Gambar 11.9 Walkie Stacker................................................................................................222
Gambar 11.10 Counterbalanced (CB) lift truck...............................................................223
Gambar 11.11 Narrow-Aisle (NA) Reach Truck................................................................223
Gambar 11.12 Automatic Guided Vehicle ........................................................................224
Gambar 11.13 Lift Table dan Dock Leveler.......................................................................225
Gambar 11.14 Rotary Index Table.......................................................................................226
Gambar 11.15 Parts Feeder dan Hoist...............................................................................226

xi
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR GAMBAR

Gambar 11.16 Pallets.............................................................................................................227


Gambar 11.17 Skids...............................................................................................................227
Gambar 11.18 Slipsheets......................................................................................................227
Gambar 11.19 Tote Pans.......................................................................................................228
Gambar 11.20 Pallet/ Skid Boxes........................................................................................228
Gambar 11.21 Cartoon..........................................................................................................229
Gambar 11.22 Bags................................................................................................................229
Gambar 11.23 Bulk Load Containers..................................................................................229
Gambar 11.24 Crates.............................................................................................................230
Gambar 11.25 Intermodal Containers...............................................................................230
Gambar 11.26 Strapping/ tape/ glue.................................................................................231
Gambar 11.27 Shrink-Wrap/ Strecth Wrap.......................................................................231
Gambar 11.28 Selective Pallet Rack...................................................................................232
Gambar 11.29 Drive-in Rack................................................................................................232
Gambar 11.30 Drive-Through Rack.....................................................................................233
Gambar 11.31 Cantilever Rack............................................................................................233
Gambar 11.32 Bin Shelving..................................................................................................234
Gambar 11.33 Storage Drawers..........................................................................................234
Gambar 11.34 Unit Load AS/ RS..........................................................................................235
Gambar 11.35 Miniload AS/ RS............................................................................................235
Gambar 11.36 Man-on-Board AS/ RS.................................................................................236
Gambar 11.37 Deep-Lane AS/ RS........................................................................................236
Gambar 11.38 Anatomi Kode Barcode..............................................................................237
Gambar 11.39 Bentuk 1D-Linear Barcode........................................................................237
Gambar 11.40 Bentuk 2D-Matrix Barcode.......................................................................238
Gambar 11.41 Barcode Reader............................................................................................238
Gambar 11.42 RFID Reader..................................................................................................239
Gambar 11.43 Sistem Voice Recognition..........................................................................239
Gambar 11.44 Magnetic Stripes Reader............................................................................240
Gambar 11.45 Sistem Kerja Machine Vision....................................................................240
Gambar 11.46 Portable Data Terminal........................................................................... 241
Gambar 12.1 Ilustrasi Warehouse Management System...............................................247
Gambar 12.2 Manfaat Informasi Berkualitas................................................................. 250
Gambar 12.3 Proses Kegiatan Utama WMS................................................................... 252

xii
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR TABEL
DAFTAR TABEL

Tabel 6.1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang............... 29


Tabel 11.1 The Material Handling Equation..........................................................................5
Tabel 11.2 Kategori Bahan...................................................................................................... 7
Tabel 11.3 Jenis Peralatan Penanganan Bahan (Material Handling)............................. 9

xiii
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PETUNJUK PETUNJUK PENGGUNAAN BUKU


PENGGUNAAN BUKU

Puji Syukur kami panjatkan kepada Tuhan YME yang telah melimpahkan rahmatnya
sehingga dapat menyelesaian buku ini.
Buku dengan judul Administrasi Pergudangan ini diharapkan dapat menjadi
panduan, memperkaya dan meningkatkan penguasaan pengetahuan dan keterampilan
bagi peserta didik. Mengingat pentingnya buku ini, disarankan mmemperhatikan hal-
hal sebagai berikut.
Bacalah Tujuan pembelajaran terlebih dahulu untuk mengetahui apa yang akan
kamu capai dalam bab ini serta lihatlah peta konsep untuk megetahui pemetaan
materi. Bacalah buku ini dengan teliti dan seksama, serta bila ada yang kurang jelas
bisa ditanyakan kepada guru. Lakukan kegiatan literasi pada bagian cakrawala dan
jelajah internet untuk memperluas wawasanmu. Pada bagian akhir bab terdapat tes
kompetensi yang dapat kalian gunakan untuk mengetahui apakah sudah menguasai
materi dalam bab ini.
Untuk membantu anda dalam menguasai kemampuan di atas, materi dalam
buku ini dapat kamu cermati tahap demi tahap. Jangan memaksakan diri sebelum
benar-benar menguasai bagian demi bagian dalam modul ini, karena masing-masing
saling berkaitan. Pada akhir bab dilegkapi dengan Penilaian Akhir Bab. Jika anda
belum menguasai 75% dari setiap kegiatan, maka anda dapat mengulangi untuk
mempelajari materi yang tersedia dalam buku ini. Apabila anda masih mengalami
kesulitan memahami materi yang ada dalam bab ini, silahkan diskusikan dengan
teman atau guru anda.
Buku ini terdapat bagian-bagian untuk memperkaya dan menguji pengetahuan
dan keterampilanmu. Adapun bagian-bagian tersebuut adalah:
Lembar Praktikum Lembar acuan yang digunakan untuk melatih keterampilan
peserta didik sesuai kompetensi keahlianya.
Contoh Soal Digunakan untuk memberikan gambaran soal yang akan
ditanyakan dan cara menyelesaikannya.
Cakrawala Berisi tentang wawasan dan pengetahuan yang berkaitan
dengan ilmu yang sedang dipelajari.
Jelajah Internet Fitur yang dapat digunakan peserta didik untuk menambah
sumber belajar dan wawasan. Menampilkan link dan QR code
sumber belajar.
Rangkuman Berisi ringkasan pokok materi dalam satu bab.
Tugas Mandiri Kegiatan yang bertujuan untuk melatih peserta didik dalam
memahami suatu materi dan dikerjakan secara individu
maupun kelompok (diskusi).
Penilaian Akhir Bab Digunakan untuk mengetahui sejauh mana kompetensi yang
sudah dicapai peserta didik setelah mempelajari satu bab.
Refleksi Kegiatan yang dapat dilakukan oleh peserta didik maupun
guru di akhir kegiatan pembelajaran guna mengevaluasi dan
memberikan umpan balik kegiatan belajar mengajar.
Penilaian Akhir Digunakan untuk mengevaluasi kompetensi peserta didik
Semester setelah mempelajari materi dalam satu semester.

xiv
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PETA KONSEP BUKU

xv
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

APERSEPSI

Administrasi Pergudangan merupakan salah satu mata pelajaran produktif pada


kompetensi keahlian Manajemen Logistik. Mata pelajaran tersebut dipelajari di kelas
X yang terbagi dalam dua semester dan dua belas bab.
Pada semester gasal peserta didik akan mempelajari materi tentang konsep dasar
pergudangan; administrasi pergudangan; penerimaan barang di gudang; penyimpanan
barang di gudang; penyiapan barang sesuai permintaan; dan pengeluaran barang
sesuai permintaan.
Sedangkan di semester genap akan mempelajari tentang barang berbahaya;
penyimpanan barang berbahaya; penyimpanan dokumen gudang; pelayanan
pelanggan; macam-macam peralatan pergudangan; dan alat bantu berbasis IT dalam
administrasi pergudangan.
Buku ini diharapkan dapat menjadi penunjang bagi peserta didik untuk belajar
mengenai kompetensi keahliannya sehingga peserta didik dapat mengambil
manfaatnya untuk diterapkan di dunia industri maupun di dunia usaha.

xvi
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
KONSEP DASAR PERGUDANGAN
I

BAB I KONSEP DASAR PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang dasar pergudangan ini, peserta didik


diharapkan mampu memahami arti, tujuan, manfaat dan macam-macam
gudang serta mengidentifikasi tata ruang dan SOP dalam kegiatan pengelolaan
pergudangan.

PETA KONSEP

KONSEP DASAR PERGUDANGAN

Arti Gudang Tujuan, Manfaat,


Tata Ruang/ SOP
dan dan
Lay Out Pergudangan
Pergudangan Macam-Macam
Gudang
Logistik Gudang

KATA KUNCI

Warehouse, inventory, storage, lay out, SOP(Standart Operating Procedure)

1
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Berbicara mengenai kegiatan bisnis termasuk istilah logistik, tentu sudah


begitu familiar jika mendengar nama gudang (warehouse) mengingat peranannya
dalam layanan pengelolaan jaringan logistik. Gudang (warehouse) diartikan sebagai
fasilitas pendukung utama dimana output hasil produksi berupa produk dengan
berbagai spesifikasi dan jenisnya secara terpusat untuk disimpan, dengan fungsi
dari barang atau bahan tersebut dengan kategori sebagai bahan baku (raw material),
barang setengah jadi, maupun barang jadi (finished goods) dalam kegiatan maunfaktur
suatu perusahaan.
Adapun sistem pergudangan di era modern dengan penerapan teknologi
informasi seperti sekarang ini telah mampu mempermudah dengan mekanisme
yang serba otomatis setiap saluran aktivitas, diawali pada saat suatu produk masuk
(inbound) apakah melalui distributor maupun jenis barang consignment yang berasal
dari merchants, penanganan quality control (QC), penyimpanan (storage), processing
orders, packaging, sampai pada produk yang siap untuk dikirim (outbound) dengan
tata cara dan teknis memanfaatkan bagian pengiriman khusus atau melalui mitra
ekspedisi yang ditunjuk oleh perusahaan.
Konsep modern warehouse bertujuan melakukan rekayasa peran gudang yang
selama ini dikelola dengan konvensional ke arah penanganan secara modern melalui
pola yang terintegrasi dengan sistem digital. Kreativitas setiap personil dengan sarana
dan media pengelolaan produk yang bervariasi, menjadikan peran dan fungsi gudang
sekarang ini tidak dapat dipandang sebelah mata dan “dinomorduakan”, melainkan
menjadi tempat dengan segala fasilitas  yang mampu memenuhi berbagai kebutuhan
secara cepat, akurat, dan efisien.
Beberapa daerah di Indonesia dengan tingkat intensitas bisnis yang tinggi,
kegiatan jasa pergudangan sangat diandalkan guna menopang segala kegiatan
logistik dengan fungsi gudang tidak sebatas tempat penyimpanan, melainkan gudang
(warehouse) juga dapat berfungsi sebagai:
1. Muara Konsolidasi, artinya gudang menjadi tempat dikumpulkannya barang-
barang dari berbagai lokasi sebelum didistribusikan ke lokasi tujuan.
2. Tempat untuk mengurai produk yang nantinya akan dikirimkan dengan dilakukan
penyortiran dan diurai secara spesifik dalam kuantitas tertentu (Break-Bulk
Operation).
3. Area penyimpanan sementara, artinya ketika barang/produk yang berasal dari
tempat lain tiba di lokasi selanjutnya akan disalurkan ke berbagai tujuan yang
sudah ditetapkan.
4. Tempat dilakukannya proses pencampuran berbagai jenis dan bentuk produk
dari hasil kegiatan usaha/manufaktur melalui rekaya tertentu sebagai bentuk
layanan atas kebutuhan pelanggan yang beraneka ragam (In-Transit Mixing).
5. Tempat diterimanya barang dari lokasi asal kemudian dalam waktu yang cepat
barang dikirim ke lokasi tujuan, artinya tidak diperlukan proses penyimpanan
barang (Cross-Dock Operation).

2
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 1.1 Area Pergudangan


Sumber : https://bit.ly/2XhCXGr

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Gudang dan Pergudangan Logistik


Pengertian gudang menurut Lambert (2001) adalah bagian dari sistem
logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw, material, parts, goods-
in-process, finished goods) pada dan antara titik sumber (point-of-origin) dan titik
konsumsi (point-of-consumption), dan menyediakan informasi kepada manajemen
mengenai status, kondisi, dan disposisi dari item-item yang disimpan.
Bagi perusahaan, gudang sebagai fasilitas khusus yang permanen dan
dirancang agar tercapai tingkat pelayanan secara efisien. Gudang diperlukan
sebagai pusat koordinasi kegiatan distribusi barang serta berfungsi sebagai
pengendali untuk menjaga keseimbangan produk yang dihasilkan. Kondisi seperti
ini tentu perusahaan menempatkan kegiatan pergudang sebagai sarana dalam
menjaga keteraturan dan kestabilan penyimpanan barang untuk sementara waktu.
Aktivitas yang dijalankan pada sebuah gudang idealnya tidak hanya
kegiatan penerimaan dan menempatkan barang pada lokasi yang telah ditentukan,
melainkan bagaimana totalitas rangkaian pengelolaan yang telah diprogramkan
dengan mengacu pada penerapan fungsi manajemen diantaranya perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian atas unsur-unsur yang ada
di gudang (man, material, money, methode, machine, market) sehingga tata kelola
pergudangan tersebut mampu menjadi bagian dari pengamanan dan pemelihara
keberlanjutan proses produksi dan kegiatan lainnya di perusahaan.

3
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Dengan kata lain penerapan gudang secara representatif sebagai bentuk


sistem layanan tata kelola produk/barang bagi perusahaan berperan sebagai
“etalase produk sementara” beserta prosedur, alat dan perlengkapannya yang
mampu menunjukan keberadaan produk/barang secara kualitas maupun kuantitas
sehingga memiliki tingkat akurasi dan kecepatan pada saat memberikan informasi
kepada pihak-pihak yang mebutuhkan..

Gambar 1.2 Lokasi/Blok Penyimpanan Gudang


Sumber : https://bit.ly/2UDc3Ha

Untuk mengetahui pemahaman lebih mendalam tentang kegiatan


pergudangan, selanjutnya diuraikan beberapa pengertian dari administrasi
pergudangan atau istilah lain dapat disebut juga manajemen logistik berdasarkan
pendapat dari para ahli:
1. Menurut Yolanda M. Siagian, logistik didefinisikan sebagai bagian dari proses
rantai suplai (supply chain) yang berfungsi merencanakan, melaksanakan,
mengontrol secara efektif, efisien dari proses pengadaan, pengelolaan,
penyimpanan barang, pelayanan dan informasi mulai dari titik awal (point of
origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dengan tujuan memenuhi
kebutuhan konsumen.
2. Menurut Sondang P Siagian, logistik didefinisikan sebagai keseluruhan
bahan, barang, alat dan sarana yang diperlukan dan dipergunakan oleh suatu
organisasi dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasarannya.
3. Menurut Christopher, logistik didefinisikan sebagai suatu proses yang strategis
dalam pengelolaan mulai dari pengadaan barang, perpindahan barang
hingga penyimpanan barang, bahan baku dan produk jadi (yang di dalamnya
terkait pula aliran informasi) pada perusahaan dan koneksi pemasaran untuk
kepentingan mendapatkan keuntungan secara maksimal dengan biaya yang
efisien dan dalam rangka pemenuhan kebutuhan konsumen.

4
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Menurut Lukas Dwiantara dan Rumsari H.S., logistik didefinisikan sebagai


segala sesuatu atau benda yang berwujud dan dapat diperlakukan secara
fisik (tangible), baik yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan pokok
maupun kegiatan penunjang (administrasi).
5. Siahaya mendefinisikan Manajemen Logistik sebagai berikut: “Manajemen
logistik adalah bagian dari Supply Chain Management (Manajemen Rantai
Pasok) yang merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan aliran barang
secara efektif dan efisien, meliputi transportasi, penyimpanan, distribusi dan
jasa layanan serta informasi terkait mulai dari tempat asal barang sampai ke
tempat konsumsi untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.”
6. Menurut Bowersok mengemukakan manajemen logistik bahwa, “Manajemen
logistik adalah unik karena ia merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang
tertua tetapi juga termuda. Aktivitas logistik (lokasi,  fasilitas, transportasi,
inventarisasi, komunikasi, dan pengurusan dan penyimpanan) telah
dilaksanakan orang semenjak awal spesialisasi komersil.”
7. Pendapat Ballou mengenai definisi dari logistik adalah  “Logistic  or Supply
Chain  is a collection funtional activities (transportation, inventory, control,
etc.) which are repeated many times throughout the chanel through which raw
materials are converted into finished products and consumer value is added.
8. The Council of Logistic Management  (CLM), organisasi pelopor logistik di
Amerika Serikat yang memiliki anggota sekitar 15.000 orang, mendefinisikan
Manajemen Logistik sebagai berikut : “Manajemen logistik merupakan bagian
dari proses Supply Chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan
dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan aliran dan penyimpanan
barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of
origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk
memenuhi kebutuhan para pelanggan.”

B. Peranan Pergudangan
Prinsip efisiensi dari aspek kegunaan waktu (time utility) maupun tempat
(place utility) menjadi alasan utama manufaktur/perusahaan memberi perhatian
yang tinggi terhadap keberadaan gudang. Dengan kata lain, penerapan tata
pergudangan yang baik merupakan strategi yang mampu meminimalisir cost
penyimpanan barang di gudang yang meliputi bahan mentah, suku cadang dan
biaya pengelolaan, yang pada akhirnya mampu mengendalikan kegiatan produksi
serta tidak bertumpuknya barang persediaan di perusahaan.
Penyediaan fasilitas gudang bagi perusahaan pada dasarnya selain bertujuan
untuk mengoptimalkan pemanfaatan berbagai sumber daya yang dimiliki seperti
man, materials, machines disamping menjaga kepuasan terhadap pelanggan
melalui pelayanan yang baik dan efektif. Sementara fungsi pergudangan menurut
Purnomo (2004) yaitu agar didapatkannya produk yang sesuai dengan keinginan
serta produk tersebut dalam jenis dan bentuk yang selalu siap untuk digunakan.
Untuk itu penerapan atas pengelolaan sistem pergudangan diperlukan:
1. Optimalisasi pemanfaatan ruang.
2. Optimalisasi pemanfaatan peralatan.
3. Optimalisasi pemanfaatan personil gudang.

5
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Efisiensi pengelolaan sumber daya dalam pengurusan barang masuk maupun


keluar.
Gudang dan kegiatan pergudangan dipersiapkan oleh perusahaan dengan
tujuan:
1. Meminimalisir biaya produksi dan transportasi
Gudang memiliki peranan penting dalam proses pengendalian dan pengurangan
biaya transportasi dan produksi, karena pada dasarnya gudang berkaitan
erat dengan persediaan barang namun pada posisi tertentu gudang dapat
mengurangi biaya transportasi dan produksi.
2. Pengkoordinasian antara penawaran dengan permintaan
Peranan lain dari keberadaan gudang yaitu dalam hal mengkoordinasikan antara
penawaran dengan permintaan, hal ini disebabkan karena permintaan pasar
tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat sedangkan proses penawaran
suatu barang harus terus berjalan. Untuk itu diperlukan sebuah gudang untuk
menyimpan barang pada saat volume produksi naik dan volume permintaan
menurun.
3. Kebutuhan produksi
Dalam suatu produksi tentunya akan menghasilkan barang dengan karakteristik
dan sifat yang berbeda pula, ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi
dan ada juga barang yang harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi.
Contoh dari barang ini adalah minuman anggur, untuk barang seperti ini dan
karakteristik serupa memerlukan gudang sebagai tempat penyimpanan barang
ini untuk mendapatkan hasil yang maksimal.
4. Kebutuhan pasar
Barang-barang yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun
ada beberapa barang yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan
barang tersebut tidak terputus maka diperlukan gudang yang relatif dekat
dengan pasar sebagai media pendistribusian untuk memenuhi kebutuhan pasar.
Sementara itu secara garis besar manfaat pergudangan menurut Purnomo
(2004) adalah:
1. Manufacturing support (pendukung proses produksi)
Operasi pergudangan mempunyai peranan sangat penting dalam proses
produksi, dukungan dari operasi pergudangan sangat mutlak bagi kelancaran
proses produksi, sistem administrasi proses penyimpanan, transportasi dan
material handling serta aktivitas lain dalam pergudangan diatur sedemikian
hingga proses produksi berjalan sesuai dengan target yang hendak dicapai.
2. Production mixing
Menerima pengiriman barang berbagai macam dari berbagai sumber dan
dengan system material handling baik otomatis maupun manual dilakukan
penyortiran dan menyiapkan pesanan pelanggan selanjutnya mengirimnya ke
pelanggan.
3. Sebagai perlindungan terhadap barang
Gudang merupakan jenis peralatan /tempat dengan sistem pengamanan
yang dapat diandalkan dengan demikian barang akan mendapatkan jaminan
keamanan baik dari bahaya pencurian, kebakaran, banjir, serta problem
keamanan lainnya.

6
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Dalam sistem pergudangan


Material berbahaya dan material tidak berbahaya akan dipisahkan beberapa
material ada yang beresiko membahayakan dan menimbulkan pencemaran,
untuk itu dengan menggunakan kode keamanan tidak diijinkan material yang
beresiko tersebut ditempatkan dengan lokasi pabrik.
5. Sebagai persediaan
Untuk melakukan peramalan permintaan produk yang akurat merupakan
hal yang sangat sulit, agar dapat melayani pelanggan setiap waktu operasi
pergudangan dapat digunakan sebagai alternatif tempat persediaan barang
yang mana akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan dan penanganan
persediaan.
Sedikit dikupas mengenai macam-macam gudang yang secara umum
diterapkan dalam penanganan barang/produk pada sebuah gudang terutama
diihat dari bentuk fisiknya, meliputi:
1. Gudang tertutup
Gudang dengan ciri-ciri yaitu letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak
bergerak, tidak untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan
barang.
2. Gudang terbuka
a) Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa
diperkeras.
b) Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang
diperuntukkan bagi logistik yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
3. Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan
diperuntukkan untuk menyimpan logistik yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.

C. Tata Ruang/Lay Out Gudang


Ketika perusahaan merencanakan pemanfaatan suatu area/ruang yang
akan difungsikan sebagai tempat penyimpanan produk serta sarana untuk
mempermudah dalam penerimaan, penyortiran, dan pengiriman barang ke berbagai
lokasi tujuan, maka terdapat beberapa aspek yang penting untuk dipertimbangkan,
diantaranya:
1. Space/tempat perawatan berbagai sumber daya gudang
2. Space/area bongkar muat barang dan tempat perparkiran
3. Space/area untuk menyimpan produk/barang yang rusak atau harus di-retur
4. Space/area istirahat bagi personil gudang
5. Ruang kegiatan pelayanan administrasi
6. Space/area gudang lainnya yang menunjang

7
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa pertimbangan yang dapat diperhatikan dalam membuat


perencanaan gudang, meliputi:
1. Ukuran tempat penyimpanan barang
Ada tiga faktor yang harus diperhatikan dalam menentukan ukuran area
penyimpanan barang, yaitu:
a. Lokasi penempatan produk/barang serta peralatannya
b. Tersedianya lorong agar memudahkan akses menuju produk/barang
c. Jarak dinding gudang dengan produk/barang yang disimpan
Tempat yang digunakan dalam menyimpan produk/barang serta sumber
daya lainnya didasarkan pada jenis, bentuk dan jumlah yang dihasilkan.
Penggunaan palet sebagai media penyimpanan barang tentu harus
diperhatikan dimensi, ukuran, dan jenis bahan yang digunakan, karena hal
ini akan berpengaruh terhadap kondisi produk/barang yang disimpan di atas
palet, hal ini dilakukan agar mampu mengantisipasi dalam penyimpanan
produk/barang dengan ukuran yang lebih besar dari palet. Ukuran lorong/
gang harus disesuaikan dengan kemampuan akselerasi serta kemudahan
penanganan peralatan yang digunakan di gudang terutama dalam menjangkui
area produk/barang yang disimpan.
2. Ukuran area penerimaan barang
Dalam menentukan ukuran area penerimaan barang ini bersifat fleksible
artinya tidak ada patokan yang terstandar, namun tetap memperhatikan aspek
ergonomi dan K3 pergudangan. Ketika menentukan area khusus di gudang
untuk tempat masuk keluar produk/barang serta kemudahan bongkar dalam
proses bongkar muatnya, maka dalam pengadaan alat/sarana angkut harus
memperhitungkan jenis dan ukuran sehingga memudahkan sarana angkut
tersebut melakukan fungsinya secara bebas baik di dalam maupun di luar
gudang. Keuntungan yang diperoleh perusahaan dalam mempertimbangkan
hal tersebut diantaranya memudahkan kegiatan penyortiran, pengendalian
mutu produk/barang yang senantiasa terjaga dalam menjalankan aktivitas
rutinnya setiap waktu.
Area penerimaan barang yang dipersiapkan secara ideal juga akan
memperlancar kegiatan pengecekan produk/barang yang kemudian akan
digabung penyimpanannya dengan barang lain secara khusus, sebelum
akhirnya akan dikeluarkan kembali untuk proses pengiriman ke lokasi
tujuan yang sudah ditentukan. Area penerimaan barang yang ditata secara
representatif bagi kegiatan gudang akan berpengaruh terhadap prosedur dan
metode kerja yang dijalankan, dapat mengurangi pemborosan ruang yang
digunakan sehingga tidak saja fleksibilitas kegiatan bongkar muat barang saja
yang dihasilkan, melainkan efektifitas pelaksanakan kegiatan gudang yang
dilaksanakan oleh seluruh personil gudang dapat tercapai secara baik dengan
tingkat resiko yang rendah.
3. Ukuran area pengiriman barang
Sama halnya dengan ukuran area penerimaan barang, ukuran luas area
pengiriman barang pun tidak dapat ditentukan berdasarkan patokan secara
spesifik. Hanya saja unsur fleksibilitas dan K3 yang menjadi dasar pertimbangan

8
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

harus senantiasa diperhatikan, termasuk bagaimana sarana angkut produk/


barang yang sudah dipersiapkan dapat secara leluasa menjangkau setiap sudut
penyimpanan untuk kemudian dilakukan proses pemuatan produk/barang
sesuai permintaan. Pada area inipun harus terdapat mekanisme pengecekan
produk/barang secara akurat dengan memperhitungkan spesifikasi produk/
barang yang akan masuk ke sarana angkut. Produk/barang yang sudah lolos
pengecekan tersebut dikeluarkan dari gudang untuk dikirim/didi8stribusikan
kepada pihak yang dituju.
4. Ukuran area pemilihan/pemilahan/sortir barang
Pada area ini setiap produk/barang sebelum masuk ke penyimpanan
di gudang pada tempat yang sudah disediakan, sebelumnya dilakukan
penerimaan dengan tahapan awal melalui proses penyaringan/sortir.
Kuantitas produk/barang yang telah melalui proses penyaringan dengan
menggunakan metode yang relevan pada akhirnya akan menentukan ukuran
area pemilahan/sortir barang.
5. Aliran barang dan tata letak dalam gudang
Beberapa pertimbangan dalam menentukan aspek ini diantaranya:
a. Penataan ruangan (lay out) untuk efisiensi kegiatan gudang.
b. Tempat yang memadai dimana secara keseluruhan fisik produk/barang
dilakukan penyimpanan.
c. Bagaimana setiap produk/barang dalam skala besar atau kecil akan
bergerak masuk (diterima) dan keluar (dikirim) dari tempat penyimpanan
di gudang.
Pertimbangan sebagaimana tersebut di atas dilakukan bertujuan agar
proses penanganan kegiatan gudang yang meliputi pengelolaan produk/
barang diterima maupun dikirim mampu berjalan secara efektif dan efisien
walaupun dengan karakteristik produk/barang yang bervariasi.
Adapun tahap mobilisasi produk/barang di area gudang meliputi:
a. Penerimaan dan rotasi produk/barang
b. Penyimpanan barang
c. Pemindahan produk/barang dari tempat penyimpanan menuju lokasi
penyortiran
d. Penentuan produk/barang yang dipilih selanjutnya dilakukan pengepakan
kembali.
e. Distribusi barang keluar atau dilakukan pengiriman produk/barang
Pergerakan barang harus mencapai gerakan berkelanjutan melalui
suatu proses dan meminimalkan jarak perjalanan dari satu tahap ke tahap
berikutnya. Terdapat 3 (tiga) pilihan utama tata  ruang yang biasanya dipakai,
yaitu “U-flow”, “Through-flow”, dan “L-flow”

9
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Berikut merupakan tata ruang gudang bentuk U-flow :

Gambar 1.3 Lay Out Gudang bentuk : “U-Flow”


Sumber : https://bit.ly/39HoKVu

Kelebihan tata ruang bentuk U-flow:


1. Ruangan gudang dapat dimanfaatkan secara leluasa karena letak posisi
area penerimaan dan pengiriman berdampingan, sehingga jika kegiatan
tersebut berlangsung pada jadwal dengan waktu yang berbeda, mampu
menghemat ruang gudang yang terpakai.
2. Tercapainya efisiensi melalui pengurangan pemanfaatan sumber daya
gudang yang meliputi personil dan fasilitas/peralatan yang digunakan di
gudang.
3. Keamanan akan lebih baik dan terjaga mengingat akses menuju gudang
hanya melalui satu pintu utama.
4. Memungkinkan tersedianya area untuk lokasi penyimpanan secara lebih
banyak luas.

Tata ruang gudang bentuk dari Through-flow:

10
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 1.4 Lay Out Gudang bentuk : “Through-Flow”


Sumber : https://bit.ly/39HoKVu

Tata ruang gudang bentuk dari  L-flow:

Gambar 1.5 Lay Out Gudang bentuk : “L-Flow”


Sumber : https://bit.ly/39HoKVu

11
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Azas Tata Ruang/Lay Out Gudang


Sangat penting untuk menentukan tata ruang/lay out yang akan dipilih oleh
perusahaan ketika akan menjalankan gudang sebagai sarana untuk memperlancar
operasional kegiatannya terutama dalam menunjang distribusi bahan baku
yang diperlukan, pemasaran hasil produksi, maupun sekedar memindahkan hak
kepemilikan produk/barang dari produsen ke konsumen.
Besar atau kecilnya ukuran gudang yang tersedia bagi perusahaan,
maka dengan tata ruang/lay out yang telah disiapkan dengan baik akan semakin
memudahkan pengecekan data produk/barang, memperlancar ritme pengaturan
produk/barang persediaan yang masuk maupun keluar secara efektif dan terkendali.
Berikut ini beberapa asas tata ruang/lay out yang umum diterapkan pada
sebuah gudang:
1. Asas Jarak Terpendek
Asas ini mengandung arti bahwa optimalisasi hasil pengelolaan pergudangan
akan didapatkan oleh perusahaan jika secara operasional masuk keluarnya
produk/barang di gudang jika dilakukan melalui ukuran jarak terpendek.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Dalam menerapkan mekanisme penyimpanan dan pengambilan kembali
produk/barang di gudang harus berprinsip pada tingkast efisiensi yang berdasar
pada urutan logis agar jenis, bentuk, dan kualitasnya tetap terjaga, tentu dengan
memperhatikan karakteristik produk/barangnya. Misalnya dengan memilih
metode FIFO (First In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk ke
gudang terlebih dahulu maka harus dikeluarkan lebih awal, atau metode LIFO
(Last In First Out) yaitu mengelola produk/barang yang masuk gudang terakhir
tetapi harus dikeluarkan lebih awal.
3. Asas Kemudahan Pengawasan
Ketika area ruang gudang ditata, penting sekali untuk memperhatikan aspek
kemudahan dalam melakukan pengawasan, hal ini sebagai bagian dari jaminan
pelayanan gudang yang senantiasa berkontribusi baik kepada perusahaan.
4. Asas Fleksibilitas Ruangan
Pertimbangan dinamika kegiatan usaha yang dapat berjalan secara cepat dan
fluktuatif akan berdampak pada volume proses produksi yang dijalankan oleh
perusahaan. Bagi keberadaan gudang hal ini dituntut untuk mampu menata
ruangan secara fleksible dan sesuai kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Pihak Luar
Untuk produk/barang dengan tingkat frekuensi masuk keluarnya dari gudang
tinggi, idealnya dapat ditempatkan pada area yang mudah dijangkau oleh setiap
personil gudang.
Selain asas tata ruang/lay out gudang sebagaiman diuraikan di atas, gudang
yang telah dipersiapkan juga berpedoman pada:
1. Kondisi fisik pada area gudang secara terstandar harus dilengkapi dengan
adanya ruangan untuk melakukan pengecekan atas produk/barang yang masuk
maupun keluar. Dengan dilakukannya proses pengecekan ini maka secara
administratif gudang memiliki data/informasi atas keberadaan setiap item
produk/barang yang ada di gudang secara akurat.

12
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Mengacu pada pernyataan pertama, maka untuk kebutuhan administratif


gudang, diperlukan ruangan dan personil yang khusus digunakan untuk
melakukan penatausahaan kegiatan pergudangan apakah dengan menerapkan
sistem konvensional maupun berbasis IT.
3. Mengingat salah satu fungsi gudang sebagai salah satu bagian yang men-
support terhadap berbagai kebutuhan perusahaan, maka penanggung jawab
gudang harus mampu menyediakan area/ruangan yang dapat menampung
sementara setiap produk/barang yang seringkali digunakan oleh bagian/unit
kerja lainnya. Idealnya tidak setiap orang dapat masuk ke ruangan gudang
karena pertimbangan keamanan atas produk/barang yang tersimpan di
gudang, untuk itu area/ruangan yang telah dipersiapkan sedemikian rupa
tersebut seyogyanya mempertimbangkan jarak dan kemudahan agar layanan
kebutuhan diberikan secara cepat dengan tetap mengedepankan unsur K3 serta
terkendalinya produk/barang. Untuk itu penting mempersipkan kompetensi
dan kinerja seluruh personil gudang yang selalu siap merespon keperluan dari
setiap stakeholder.
4. Pertimbangan berikutnya adalah di dalam area/ruang gudang memiliki
ketersediaan space yang khusus untuk mudahnya pengaturan aliran masuk
keluarnya produk/barang secara leluasa tanpa terhambat oleh berapa volume
produk/barang yang harus masuk ataupun keluar pada saat tertentu.
Walaupun space/area masuk dan keluarnya produk/barang telah dipersiapkan
secara memadai, namun kegiatan untuk melakukan pengecekan produk/barang
menjadi aspek penting mengingat secara periodik kebedaraan produk/barang
yang tersimpan dan secara administratif terdata di gudang senantiasa menjadi
bahan pertanggung jawaban dari pengelola gudang. Maka penting juga untuk
memiliki area pengecekan barang (checking point area) di gudang dengan peran
yang optimal dan efektif.

Aspek Denah, Sarana dan Kemanan Gudang


1. Denah gudang
Agar mempermudah personil gudang dalam melakukan prosedur penanganan
dan pengelolaan produk/barang serta sumber daya lainnya di gudang, untuk
itu diperlukan pengaturan tata letak atas ruangan gudang yang digunakan baik
secara keseluruhan maupun parsial/setiap bagian area gudang. Untuk itu perlu
dipertimbangkan dalam mempersiapkan setting gudang yang ideal diantaranya:
a. Fisik gudang jangan disekat-sekat sehingga barang dapat leluasa bergerak,
kecuali jika memang diperlukan. Selain itu ukuran dan penempatan gerbang
gudang akan berpengaruh dalam kemudahan akses perpindahan setiap
barang.
b. Sesuai arah arus produk/barang masuk dan keluar termasuk peralatan, maka
ruang gudang perlu disediakan lorong sehingga memudahkan penataan
gudang berdasarkan sistem yang dikenal selama ini seperti:
1) Aliran barang dengan model garis lurus
2) Aliran barang berbentuk huruf U
3) Aliran barang berbentuk huruf L

13
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Selalu memperhatikan sirkulasi udara yang diatur dengan baik dalam ruang
gudang termasuk mamperhatikan pencahayaan dan kelembaban.
d. Rak barang serta palet apabila ditempatkan secara proporsional dapat
melindungi kondisi produk/barang dari berbagai gangguan (binatang &
hama) serta yang diakibatkan oleh bencana.
e. Ruang penyimpanan khusus
1) Untuk barang kategori kesehatan seperti alat dan bahan kesehatan
seperti obat-obatan, harus ditempatkan pada ruangan gudang yang
memiliki standar khusus minimal, seperti:
a) Ketersediaan sarana pendingin dengan jumlah dan ukuran yang
memadai dan memberi keamanan terhadap produk/barang.
b) Antisipasi dari resiko terjadinya kerusakan penerangan gudang.
2) Untuk penyimpanan produk/barang berbahan kimia harus ditempatkan
pada area khusus di gudang dengan akses yang terbatas bagi setiap
orang.
3) Penyimpanan harus cukup representatif termasuk pemeliharaannya
untuk peralatan besar/alat berat.
D. Standar Operating Procedure (SOP) Administrasi Pergudangan
Aktivitas kegiatan gudang (warehouse) diharapkan selalu mengacu kepada
prosedur yang telah dirancang dan ditetapkan sehingga menjadi panduan segala
aktivitas bagi siapapun personil yang melaksanakan kegiatan pergudangan. Panduan
tersebut dalam istilah manajemen dikenal dengan Prosedur Operasi Standar (POS)
atau istilah asingnya Standard Operating Prosedure (SOP) Pergudangan. Panduan
ini dibuat secara teknis dan rinci dengan tujuan untuk memberikan kemudahan
dalam memandu setiap layanan pekerjaan yang harus dilakukan di area gudang
sehingga memberikan jaminan kepastian dan kepuasan (Quality management/
Assurance) serta untuk memastikan sistem pergudangan sudah berjalan dengan
baik.
Layanan pengelolaan pergudangan dengan menerapkan Quality
Management/Assurance seperti adanya SOP Pergudangan yang dijalankan secara
konsisten, hal ini bagi perusahaan khususnya bagian gudang akan memiliki
berbagai keuntungan, diantaranya:
1. Meminimalisir kerugian yang diakibatkan oleh kesalahan penanganan (mal-
administrasi) di gudang, sehingga keberadaan produk/barang serta sumber
daya lain di gudang dapat tetap aman dan terjaga dengan baik.
2. Lingkungan gudang yang kondusif dengan pola kerja yang teratur menyebabkan
kinerja dan motivasi pegawai gudang terus dapat dipertahankan bahkan
cenderung terus membaik karena adanya kejelasan wewenang dan tanggung
jawab bagi setiap personil.
3. Hasil kerja yang optimal serta sesuai tujuan, karena kegiatan gudang memiliki
standar kerja dengan sistem dan mekanisme yang jelas serta mudah dipahami,
dengan demikian hasilnya akan berdampak pula terhadap kualitas pelayanan
gudang secara prima.
Berdasarkan keuntungan sebagaimana yang dipaparkan tersebut, maka semakin

14
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

jelas bahwa SOP pergudangan begitu diperlukan dan menjadi panduan secara
terstandar bagi personil gudang dalam setiap tugas dan kewajibannya.
Berikut diilustrasikan salah satu contoh panduan pelaksanaan secara detail
dari penerapan SOP p   ergudangan sebagai jaminan kepastian dalam melaksanakan
di gudang secara berkualitas (Quality Management/Assurance).

Gambar 1.6 Contoh SOP Penerimaan Barang


Sumber : shorturl.at/gnzFG

Keterangan :
Pada halaman awal sebagaimana SOP di atas merupakan rekaman dokumen
yang menguraikan latar belakang SOP tersebut dibuat, selanjutnya dilakukan
beberapa revisi (perbaikan), termasuk dilakukan perbaikan pada setiap bagian/
lembaran.

15
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Selanjutnya status SOP tersebut memiliki keabsahan secara hukum (legalitas


formal) setelah terdapat lembaran pengesahan (ditandatangani oleh kepala
gudang sebagai penanggung jawab langsung. Untuk bagian header SOP sama
seperti dokumen tertulis lainnya yakni menunjukan identitas perusahaan
secara jelas dan spesifik.

Gambar 1.7 Contoh SOP Prosedur Penerimaan Barang


Sumber : https://marioandi.blogspot.com/2017/10/sop-pengelolaan-administrasi-gudang.html

16
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Keterangan:
Pada gambar contoh SOP di atas menjelaskan tentang tahap-tahap yang harus
dilakukan selama proses kegiatan mulai awal sampai kegiatan berupa hasil
dinyatakan selesai, termasuk menunjukan siapa yang bertanggung jawab
beserta kewenangannya dalam setiap fase pekerjaan. Diuraikan juga definisi dan
istilah-istilah yang terdapat pada simbol SOP, beserta alur proses aktivitasnya.
SOP (Standar Operating Procedure) sebagaimana contoh tersebut terbagi menjadi
3 (tiga) kolom yang intinya menjabarkan panduan teknis dan administratif
penerimaan barang di gudang. Adapun gambarannya adalah sebagai berikut:
1. Rangkaian siklus kegiatan selama penerimaan produk/barang dilakukan
meliputi aktifitas, dokumen/catatan mutu, dan keterangan.
2. Simbil-simbol yang menerangkan dokumen (berkas/warkat/catatan) tertulis,
selama rangkaian siklus kegiatan berjalan.
3. Kolom ketiga menunjukan uraian secara rinci atas informasi dari setiapan
tahapan siklus kegiatan penerimaan produk/barang di gudang.
Adapun kewenangan pengambilan keputusan dari siklus kegiatan pengelolaan
barang di gudang sebagaimana contoh prosedur SOP tersebut biasanya berada
di bawah tanggung jawab kepala gudang.
Tidak hanya memiliki kemampuan manajerial saja, melainkan kegiatan
gudang yang efektif dan maju harus dipimpin oleh seorang kepala gudang
yang berpengalaman serta kompeten dan memiliki kecakapan pergudangan.
Termasuk memahami dan mampu dalam mengelola sistem kearsipan dan
pembukuan sehingga dapat mengidentifikasi karakteristik berdasarkan kualitas
dan volume setiap produk/barang yang akan disimpan di area gudang.
E. Sarana dan keamanan pergudangan
1. Sarana Gudang
Tidak dipungkiri lagi bahwa efektivitas kegiatan pengelolaan pergudangan pada
suatu perusahaan yang meliputi penanganan produk/barang masuk, maupun
keluar, salah satunya karena didukung adanya ketersediaan sarana sebagai
sumber daya gudang yang mampu memberikan hasil secara optimal.
Standar minimal pelayanan gudang yang terpercaya dan ideal diantaranya
memiliki ketersediaan sarana fisik gudang seperti:
a. Gedung sebagai fasilitas gudang yang utama beserta kelengkapan ruangan
sesuai kebutuhan
b. Jaringan penerangan beserta instalasi yang memadai
c. Sarana angkutan khusus gudang yang dapat mempermudah dalam kegiatan
mobilisasi produk/barang
d. Berbagai macam mesin kantor yang membantu secara langsung kegiatan
administrasi gudang seperti komputer & printer, mesin fotocopy.
e. Berbagai macam mesin komunikasi kantor yang membantu mempermudah
dalam kegiatan koordinasi serta komunikasi pekerjaan di gudang.
f. Berbagai macam perabot kantor (meubelair termasuk rak, valet dan lainnya)
serta alat, perlengkapan, dan bahan kantor lain yang sering dimanfaatkan
untuk kegiatan bersifat administratif gudang.
g. Berbagai macam alat yang mampu mendeteksi faktor-faktor yang berkaitan
dengan keamanan, kesehatan, dan keselamatan (K3) kerja pegawai gudang.

17
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

h. Adapun selain ditunjang oleh petugas pengelola yang kompeten dan


profesional, berikut ini merupakan prasarana (perlengkapan dan bahan)
gudang untuk kemudahan penanganan kegiatan yang bersifat administratif:
1) Buku utama/induk gudang
2) Kartu persediaan/stok gudang
3) Dokumen catatan rutin penerimaan barang
4) Dokumen catatan rutin pengeluaran gudang
5) Surat bukti barang masuk (SBBM)
6) Surat bukti barang keluar (SBBK)

2. Keamanan gudang
Dalam melakukan perawatan dan pemeliharaan atas sumber daya gudang yang
meliputi sarana angkutan gudang, berbagai macam perabot (meubelair), mesin,
alat, perlengkapan, dan bahan yang digunakan dalam kegiatan gudang, tentu
harus memperhatikan:
a. Dipersiapkan secara matang bahawa secara geografis letak gudang
representatif dan memiliki tingkat keamanan dengan risiko yang rendah dari
adanya berbagai bencana seperti terjadinya gempa, banjir, tanah longsor).
b. Area yang terbebas dari bahaya kebakaran
1) Menghindari penyimpanan produk/barang berbahaya berbahan kimia
yang mudah terbakar terlalu lama di gudang.
2) Tersedianya tabung pemadam kebakaran dan alarm yang dapat
mendeteksi dari bahaya kebakaran, serta meletakannya pada pojok-
pojok gudang yang mudah dijangkau oleh setiap personil gudang dalam
jumlah yang memadai.
c. Pengamanan pencurian gudang
a) Memasang pagar di sekeliling gudang
b) Tersedianya alat yang mampu mendeteksi dari gangguan keamanan
seperti CCTV, kamera, alam otomatis.
c) Mengoptimalkan kinerja penjaga gudang yang berpatroli secara teratur.

Monitoring dan Evaluasi Gudang


Untuk mengendalikan persediaan logistik/barang dan peralatan yang
dibutuhkan terutama ketika terjadi kondisi yang tidak diharapkan seperti
terjadinya bencana, maka perlu dilakukan pola pembinaan pengelolaan
penanganan gudang dan sumber daya lain yang dilakukan secara konsisten dan
terus menerus melalui:
a. Kegiatan Pemantauan
Merupakan tindakan pengamatan terus menerus atas tahapan kegiatan
penanganan gudang beserta sumber daya yang ada sebagai upaya menjamin
ketercapaian tujuan yang telah direncanakan secara terukur dan riil.
b. Kegiatan Supervisi
Merupakan tindakan monitoring secara rutin dan berkelanjutan sebagai
upaya perbaikan dan peningkatan kegiatan pengelolaan gudang. Supervisi
yang dilakukan terhadap semua unsur manajemen yang ada di gudang

18
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

harus mampu terarah pada program peningkatan hasil dan kinerja seluruh
personil gudang sehingga tingkat kepuasan layanan dapat dirasakan oleh
seluruh pihak baik internal maupun eksternal perusahaan.
c. Kegiatan Evaluasi
Evaluasi dalam hal ini dapat dikatakan sebagai keseluruhan mekanisme yang
telah direncakan sebelumnya dengan tujuan mengukur ketercapaian hasil
baik secara kualitatif maupun kuantitatif agar sesuai dengan target kegiatan
pergudangan.

CAKRAWALA

Awal Munculnya Konsep Logistik

Kata logistik yang sering kita temukan dalam berbagai literasi pergudangan
berasal dari bahasa Yunani yaitu  logos  (λόγος) yang berarti  “rasio, kata, kalkulasi,
alasan, pembicaraan, orasi”. Demikian juga logistik memiliki asal kata dari Bahasa
Perancis yakni  loger  yaitu untuk menginapkan atau menyediakan.  Ketika jaman
perang Yunani dimana kondisi waktu itu peperangan yang dipimpin oleh Julius
Caesar dilakukan secara berpindah-pindah dari satu tempat ke tempat lain.
Maka dibentuklah satu tim yang dapat mendukung prajurit ketika berpindah
tempat. Tim itu disebut  logistikas. Tugas dari logistikas, adalah memberikan
supply berupa makanan, senjata, perbekalan ataupun informasi kepada prajurit
yang berperang.  Akhirnya logistik adalah konsep yang dianggap berevolusi dari
kebutuhan pihak militer untuk memenuhi persediaan mereka ketika mereka
beranjak ke medan perang dari markas.

Gambar 1.8 Awal Perkembangan Logistik


Sumber : http://shiftindonesia.com/meninjau-logistik-di-jaman-perang-mengapa-logistik-begitu-penting/

19
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Dalam era Digitalisasi kini banyak orang yang dengan mudah melakukan
aktivitasnya melalui akses internet, termasuk melakukan pembelanjaan secara
online yang disupport dengan berbagai aplikasi di internet atau lebih dikenal
sebagai e-commerce. Kegiatan bisnis ini tentu membutuhkan tenaga dari jasa
pengiriman ekspress dalam kaitannya dengan pengantaran barang yang dipesan
menuju konsumen, disinilah peran logistik begitu penting agar barang dapat
sampai ke pihak konsumen dalam kondisi barang tetap aman dan baik.
Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai gudang dan
pergudangan logistik, para siswa dapat mempelajari secara mandiri di internet.
Melalui internet setiap siswa mampu mengakses lebih jauh materi tentang
gudang dan pergudangan logistik. Salah satu website yang dapat kalian kunjungi
untuk menambah wawasan dan pemahaman kalian tentang konsep gudang dan
pergudangan logistik diantaranya :
https://www.ali.web.id/web2/publication_detail.php?id=488

RANGKUMAN

Gudang bagi sebagian besar perusahaan merupakan fasilitas yang


dirancang dan disediakan untuk dapat memberikan layanan pergudangan secara
efisien. Gudang sangat diperlukan dalam proses koordinasi penyaluran barang
agar mampu menyeimbangkan antara proses permintaan dan penawaran. Ketika
terjadi ketidakseimbangan antara sisi permintaan dan sisi penawaran maka hal ini
mendorong munculnya barang persediaan (inventory), dan tentunya perediaan
memerlukan area sebagai tempat menyimpan barang tersebut yaitu gudang.
Pengelolaan gudang yang baik, profesional, serta mampu melayani
setiap kebutuhan tentu karena gudang mampu mendayagunakan seluruh
unsur-unsur gudang yang didasarkan pada tahapan sistematis atas penerapan
fungsi manajemen yang merupakan serangkaian kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian atas sumber daya gudang
baik secara teknis maupun administratif sehingga mekanisme penanganan
pergudangan mampu menjamin dan menjaga kesinambungan proses kegiatan
produksi dan layanan jasa lainnya pada suatu perusahaan.

20
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Pada akhirnya gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha dapat


digambarkan sebagai keseluruhan sistem tata laksana penanganan logistik suatu
perusahaan dengan fungsi utama untuk menyimpan barang hasil produksi beserta
sumber daya lainnya serta menjadi sentral penyimpanan produk/barang dalam
jangka waktu tertentu dengan berbagai karakteristik dan volumenya sehingga
setiap keberadaan gudang benar-benar memiliki nilai dan manfaat bagi pihak-
pihak yang membutuhkan, dengan segala bentuk fisiknya yang meliputi yaitu:
1. Gudang tertutup
2. Gudang terbuka
3. Gudang semi tertutup
Ketika perusahaan mempersiapkan gudang sebagai tempat sebagai
mobilisasi utama dari peroses penyimpanan dan distribusi produk/barang, maka
agar memiliki fungsi yang efektif dan efisien, beberapa yang harus diperhatikan
diantaranya area ruang gudang yang representatif sesuai dengan tingkat kebutuhan
yang fleksible dan dinamis, artinya dapat merespon dengan cepat dan efektif
segala kebutuhan akan ketersediaan tempat penyimpanan dan pengendalian
produk/barang tanpa harus khawatir akan risiko keamanan seperti kehilangan
maupun kerusakan. Untuk itu dalam men-support kegiatan pergudangan yang
baik dan lancar, harus memperhatikan ketersediaan sarana yang memadai bagi
kegiatan pergudangan seperti:
a. Ketersediaan unit gudang yang melakukan maintenance and repai (MR)/
perawatan sarana dan prasarana gudang.
b. Ketersediaan area parkir bagi sarana angkutan yang masuk dan keluar gudang.
c. Ketersediaan area/ruang gudang yang khusus menampung produk/barang
yang mengalami kerusakan.
d. Ketersediaan ruangan untuk ibadah, istirahat, termasuk toilet bagi seluruh
personil gudang.
e. Ketersediaan ruangan bagi penata usaha gudang dengan kegiatan bersifat
administratif.
Mengelola serangkaian kegiatan pada sebuah gudang dengan cakupan
aktivitas kerja yang cukup intensif dan menantang serta keragaman personil
yang menanganinya tentu bukan pekerjaan yang mudah. Setiap unsur yang ada
di gudang tersebut dalam implementasinya dikemas dalam sebuah alur formil
yang disebut dengan Standar Operasional Prosedur atau SOP pergudangan harus
mampu secara sinergi saling menunjang dengan baik sehingga hal ini dapat
menopang perusahaan dalam mencapai tujuannya.
SOP kegiatan gudang ini adalah mekanisme yang secara tertulis menjadi
acuan kegiatan gudang bagi sebuah perusahaan agar dapat berjalan secara
simultan dan efektif. Proses kegiatan yang berdasar kepada SOP menjadi salah
satu indikator perusahaan berkembang secara pasti, karena banyak perusahaan
yang menerapkan gugus kendali mutu telah menetapkan SOP sebagai standar
kinerja proses dan hasil dalam manajemen organisasinya.

21
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum tentang ruang


lingkup gudang dan peran kegiatan tata kelola pergudangan bagi kemajuan
perusahaan (dalam berbagi jenis kegiatan usaha) di era modern. Tugas dikerjakan
dalam bentuk laporan dengan mencantumkan sumber referensi yang dapat
dipertanggungjawabkan.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan baik dan benar!


1. Jelaskan pengertian gudang dan manajemen logistik menurut salah satu
pendapat Ahli !
2. Jelaskan sejarah perkembangan kegiatan pergudangan di Indonesia dengan
berdasarkan referensi yang Anda ketahui
3. Uraikan berdasarkan hasil analisa Anda bahwa gudang diperlukan bagi
perusahaan dengan empat tujuan yakni:
a. Dapat mengurangi biaya produksi dan transportasi
b. Memudahkan pengendalian atas penawaran dengan permintaan
c. Mengatur volume produksi
d. Memudahkan dalam menentukan segmentasi pasar
4. Gambarkan macam-macam Tata Ruang/Lay Out Gudang yang Anda ketahui,
serta jelaskan secara singkat alur barang masuk/keluar dari masing-masing
lay out gudang tersebut
5. Buat contoh SOP pengelolaan gudang dari salah satu perusahaan (pencarian
melalui search engine)

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab pertama, sekarang Anda paham bahwa


keberadaan gudang (warehouse) bagi kalangan dunia usaha terutama di era
modern memiliki keuntungan baik dari aspek kegunaan waktu (time utility)
maupun tempat (place utility), sehingga hal ini menjadi alasan utama manufaktur/
perusahaan begitu memperhatikan keberadaan gudang sebagai bagian dari
fungsi manajemen. Gudang tidak hanya kegiatan yang bersifat konvensional
yang hanya berfungsi untuk menerima dan menyimpan barang dalam sebuah
ruang penyimpanan, melainkan keseluruhan fungsi manajemen yang meliputi
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, serta pengendalian atas berbagai
sumber daya gudang baik secara teknis maupun administratif yang mampu secara
efektif menjamin kesinambungan aktivitas sebuah perusahaan.
Dari bahasan materi yang telah dipaparkan pada bab satu ini, kita
dapat mengidentifikasi sisi keuntungan mapun kelemahan jika perusahaan
menjalankan kegiatan pergudangan terutama dari aspek pengadministrasiannya
secara mandiri. Silahkan lakukan diskusi di ruang kegiatan belajar tentu melalui
pengawasan guru, karena dengan memahami bab satu ini maka materi-materi
berikutnya akan mudah dipahami oleh peserta didik.

22
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
ADMINISTRASI PERGUDANGAN
II
BAB II ADMINISTRASI PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang administrasi pergudangan, peserta didik


diharapkan mampu melakukan penanganan dokumen administrasi gudang yang
digunakan dalam pergudangan.

PETA KONSEP

ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Dokumen Admin- Fungsi Dokumen Penyiapan


istrasi dalam Dokumen Administrasi
Administrasi
Pergudangan Pergudangan Sesuai
Pergudangan Kebutuhan

KATA KUNCI

Purchase Order, Packaging, Dokumen Administrasi Gudang, Laporan Penerimaan


Barang

23
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 2.1 Kegiatan Administrasi Pergudangan


Sumber: shorturl.at/ ilrU4

Agar keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi dapat tetap terjaga
dengan baik, maka kegiatan penggudangan logistik yang penting untuk diperhatikan
adalah dilakukannya administrasi penggudangan melalui tata dokumen gudang secara
tertib dan benar. Hal ini dilakukan sehingga bukti dokumen penggudangan dapat
dijadikan instrumen/ perangkat pengendalian dalam pengelolaan penggudangan di
setiap perusahaan.
Kepastian jaminan layanan secara prima dengan disertai bukti dokumen yang
dibuat secara cepat dan terintegrasi sudah barang tentu diperlukan penerapan sistem
tata kelola administrasi penggudangan, sehingga logistik yang tersimpan setiap saat
diperlukan dapat secara cepat dilakukan pengecekan, terutama berkaitan dengan
dokumen penunjang utamanya yang berkaitan dengan identitas dan karakteristik
barang serta bukti-bukti masuk dan keluarnya logistik, serta kuantitas dan kualitas
logistik (Inventory) yang ada di gudang.
Di samping itu, dilakukan penerapan sistem tata kelola administrasi
penggudangan yang tepat pada suatu perusahaan, tentu semakin mendukung
efektivitas pengelola dalam merancang dan melaksanakan program pengadaan
logistik, dengan terkendalinya rasio tingkat pemanfaatan logistik pada periode waktu
tertentu dalam jumlah persediaan yang ada.
Tertibnya barang gudang perusahaan yang masuk dan keluar, maka harus
secara kontinu dilakukan pengontrolan atas pergerakan barang tersebut baik dari aspek
kuantitas maupun kualitas barang yang ada. Tingginya volume kegiatan administrasi
gudang terutama dalam pengurusan berbagai macam data yang diperlukan seperti
data barang yang diminta, data barang yang harus dikirimkan, data jumlah barang
yang diterima, data barang persediaan yang ada, serta data barang akan dikeluarkan
semata-mata untuk memberikan informasi dan layanan prima dari sektor gudang
secara cepat, akurat, dan dapat dipertanggung jawabkan.

24
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 2.2 Contoh Dokumen Gudang


Sumber: shorturl.at/ cBE29

25
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Dokumen Administrasi Pergudangan

Gambar 2.3 Dokumen Administrasi Gudang


Sumber: http:// ppic1908.blogspot.com/ 2017/ 01/ administrasi-dalam-pergudangan.html

Menurut pemahaman secara umum dikatakan bahwa administrasi


adalah upaya dan langkah kegiatan yang dilaksanakan oleh dua orang atau lebih
berkenaan dengan adanya kesamaan tujuan. Adapun administrasi dalam arti sempit
adalah kegiatan yang bersifat ketatausahaan meliputi pekerjaan catat mencatat,
korespondensi/ persuratan, keuangan sederhana, pengetikan naskah, penyimpanan
dokumen dan pekerjaan lain yang bersifat teknis lainnya. Secara pendekatan
manajemen, administrasi dapat didefinisikan sebagai keseluruhan proses kerja
sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan
berbagai sumber daya secara efektif dan efisien. Sedangkan gudang sebagaimana
telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu tempat atau ruangan dengan fasilitas
tertentu yang bersifat tetap dengan didesain untuk menyimpan berbagai macam
barang serta dimanfaatkan sehingga tingkat layanan kebutuhan kepada pihak
terkait dapat terpenuhi secara efisien.
Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi sekarang ini, penanganan
pergudangan selain secara konvensional juga telah banyak dilakukan secara
komputerisasi sehingga layanan proses penanganan dengan elemen gudang seperti
tempat, barang, personil gudang, pola manajemen dan prosedur kerja menjadi satu
kesatuan proses kegiatan dengan hasil yang lebih cepat dan tepat. Bagi sebuah
perusahaan penerapan kegiatan seperti ini disebut dengan sistem administrasi
pergudangan modern.
Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan
tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya
proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia

26
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang


tersebut sehingga mempercepat pihak yang membutuhkan dalam mengakses data/
informasi.
Kemudahan akses data/ informasi gudang yang secara umum tertuang dalam
bentuk dokumen, sangat diperlukan dalam penanganan administrasi misalnya:
1. Tembusan surat pesanan pembelian yang diterima dari bagian pembelian.
2. Tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian penerimaan
beserta barang.
3. Surat order pengiriman barang yang diterima dari bagian order penjualan
(penjualan kredit).
4. Tembusan faktur yang diterima dari bagian order penjualan (penjualan tunai)
5. Kartu gudang sebagai tempat mencatat keberadaan dan mutasi barang.
Bukti transaksi sebagai bagian dari dokumen administrasi gudang
sebagaimana tersebut di atas sangat penting untuk disiapkan oleh perusahaan
karena dokumen tersebut menjadi bukti rekaman tertulis setiap aktivitas transaksi
gudang dan bertujuan untuk pertanggung jawaban setiap kegiatan yang dilakukan
dalam siklus pengelolaan barang di gudang.
Berkaitan dengan pengelolaan barang yang ada gudang, lebih sempitnya
pengurusan dokumen administrasi pergudangan, maka kepala gudang menjadi
penanggung jawab penuh atas berjalannya kegiatan secara efektif dan efisien.
Misalnya kepala gudang memiliki wewenang dalam membuat kartu gudang atas
siklus atau perputaran barang yang terjadi seperti mengenai adanya barang masuk
atau keluar dan persediaan atau saldo barang yang ada. Biasanya Kartu gudang
yang telah dipersiapkan diletakan pada wilayah barang yang bersangkutan disebut
dengan Kartu Gudang (Label). Tugas kegiatan lainnya kepala gudang juga dapat
menyiapkan buku ataupun kartu stok barang yang merinci spesifikasi barang
berdaarkan jenis atau ukuran barang, dengan pola penyimpanan disusun secara
berurutan (alfabetis, numerik, subjek).
Secara teknis pelaksanaan beserta tanggung jawab dalam penanganan
semua sumber daya termasuk barang di gudang, maka kepala gudang minimal harus
dapat menyiapkan dokumen catatan semua barang yang ada di gudang dengan
proses pelaksanaan administrasi meliputi:
1. Melaksanakan dokumentasi pergudangan secara transparan.
2. Mencatat setiap terjadi mutasi barang.
3. Menerapkan pola pembukuan dan kegiatan administrasi gudang sebagai bentuk
pengelolaan penggudangan yang akuntabel.
Sehubungan dengan kegiatan administrasi penggudangan tersebut, berikut
merupakan dokumen-dokumen penting yang menjadi penunjangnya:
1. Buku Penerimaan Barang
Buku atau dokumen ini biasanya merupakan lembaran-lembaran yang memuat
informasi tentang semua penerimaan barang yang secara rinci meliputi jenis dan
spesifikasi barang, tanggal barang diterima, jumlah, nilai barang dalam taksiran
harga per satuan/ total, serta asal barang.
Ketika terjadi barang masuk ke dalam gudang, maka secepatnya dilakukan
pencatatan pemasukan barang pada Buku Penerimaan Gudang, selain dilakukan
pengisian juga pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok Barang) sehingga dapat

27
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

diketahui jumlah persediaan barang yang ada di gudang.


Selanjutnya, setiap dilakukan pencatatan pemasukan barang ke dalam Buku
Penerimaan Gudang, maka harus ditunjang bukti-bukti penerimaan barang
(seperti nota, faktur, kwitansi, surat penyerahan barang maupun bukti transaksi
lainnya). Bukti pemasukan barang harus dibubuhi dengan kode nomor (sebagai
urutan bukti masuk barang), yang kemudian kode nomor bukti masuk ini
dituliskan pada kolom yang sudah disediakan dalam buku penerimaan gudang
maupun kartu persediaan. Hal ini bertujuan untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan barang di gudang.

Gambar 2.4 Contoh Buku Penerimaan Barang


Sumber: http://smkalqohhariyyahgununghalu.blogspot.com/2015/09/format-buku-penerimaan-barang.html

2. Buku Pengeluaran Barang


Catatan pengeluaran barang memberikan informasi mengenai nama, jenis dan
spesifikasi barang, tanggal barang dikeluarkan, jumlah pengeluaran barang,
dan siapa yang menerimanya. Lembaran-lembaran yang berisi catatan tersebut
kemudian digabungkan menjadi sebuah buku pengeluaran gudang. Catatan
dilakukan setiap terjadi pengeluaran barang dari gudang, yang selanjutnya
pengisian juga dilakukan pada kartu barang agar secara pasti teridentifikasi
berapa jumlah persediaan yang ada di gudang dengan jenis barang tertentu.
Buku pengeluaran gudang yang telah diisi harus ditunjang dengan bukti-bukti
pengeluaran barang yang mendukung seperti surat atau bon gudang lengkap
dengan kode nomor bukti keluar sesuai urutan kronologis terjadinya barang
yang keluar. Hal ini bermanfaat untuk memberi kemudahan ketika dilakukan
pengecekan/ pengawasan barang di gudang.

28
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Kartu Persediaan/ Stock

Gambar 2.5 Contoh Kartu Persediaan/ Stock Barang


Sumber: shorturl.at/ cBE29

Kartu persediaan barang yang biasanya berbentuk formulir/ lembar isian berguna
untuk mencatat siklus persediaan barang yang selalu beubah karena masuk
dan keluarnya barang. Informasi formulir/ lembar isian pada kartu persediaan
mencakup jenis dan spesifikasi barang, tanggal masuk dan keluarnya barang,
nomor kode surat penerimaan/ pengeluaran, asal/ tujuan barang, jumlah barang
masuk atau keluar, serta jumlah sisa barang persediaan.
Secara teknis administratif kartu persediaan barang dibuat rangkap dua yaitu
satu lembar untuk digantung pada area jenis barang ditempatkan, hal ini untuk
memudahkan dalam pengecekan barang persediaan gudang, dan satu lembar
lagi sebagai arsip.
4. Bon Permintaan Barang
Dokumen yang disebut dengan bon permintaan barang ini merupakan berkas
yang mengendalikan proses terjadinya permintaan barang dari setiap satuan
organisasi atau unit kerja perusahaan berkaitan dengan rincian beserta jumlah
barang kepada bagian gudang. Istilah lain dari bon permintaan barang biasanya

29
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

perusahaan menyebutnya surat pengajuan permintaan pengadaan barang, surat


permintaan pembelian, atau bon gudang.

Gambar 2.6 Contoh Kartu Permintaan Barang


Sumber: shorturl.at/ cuvY8

5. Surat Penyerahan Barang


Penyerahan barang kepada unit kerja perusahaan dilakukan setelah ada
persetujuan yang didasarkan pada hasil evaluasi dari para pihak yang memiliki
kewenangan dalam pengambilan keputusan terkait dapat dipenuhi atau
tidaknya barang tersebut diberikan dengan pertimbangan yang tepat. Adapun
dokumen yang harus dipersiapkan ketika terjadinya pengeluaran barang yaitu
bon penyerahan barang sebagai bukti otentik bahwa barang telah dikeluarkan/
diserahkan dengan jenis, spesifikasi dan jumlah tertentu dari bagian gudang.

30
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.7 Contoh Berita Acara Penyerahan Barang


Sumber: shorturl.at/ iqAER
Memperhatikan mekanisme sebagaimana yang telah disebutkan, maka bon
penyerahan barang danyatakan legal/ sah setelah adanya persetujuan pihak yang
berkepentingan, dengan diketahui/ disaksikan oleh pihak yang menyerahkan
serta pihak yang menerima barang. Sehingga dengan cara ini diharapkan proses
penyerahan barang dapat berjalan secara transparan, objektif tanpa mengurangi
efisiensi kerja dalam pelaksanaannya.

31
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. Fungsi Dokumen Administrasi Pergudangan


Gudang ataupun zona penyimpanan memiliki peran yang cukup sentral
untuk turut memperlancar aktivitas produksi suatu perusahaan, diantaranya untuk
memaksimalkan utilitas sumber daya yang ada dengan tetap berorientasi pada
pelayanan kepada pelanggan.
Peran administrasi bagi suatu gudang begitu penting dimana proses
administrasi dalam hal ini sebagai pengendali setiap operasional kegiatan yang
berkaitan dengan operasional pergudangan. Dokumen seperti data-data di gudang
yang meliputi data pemesanan barang, data persediaan, data pengeluaran barang,
data pemeriksaan barang, sampai pada data laporan gudang menjadi bukti tertulis
yang turut menjadi bagian dari bahan pertanggung jawaban pengelolaan sebuah
gudang. Begitu kompleksnya kegiatan administrasi ini terutana yang menyangkut
administrasi gudang, maka diperlukan penanganan dan tata kelola gudang yang
mampu melayani berbagai kebutuhan baik untuk internal maupun pihak luar
organisasi, terutama berkenaan dengan penyediaan berbagai dokumen penunjang
secara terintegrasi.
Penerapan administrasi gudang terlebih pada sebuah sistem yang baik akan
berpengaruh pada kemajuan perusahaan secara umum, hal ini mengingat karena
sistem yang mengatur mekanisme tata kelola gudang terdapat berbagai komponen
yang saling mendukung dan menjadi bagian penting dalam mempermudah semua
aktivitas gudang, yang dimulai dari analisis pemesanan barang, dilanjutkan dengan
pengolahan data persediaan, data pengeluaran barang. Sistem administrasi ini tentu
membutuhkan penanganan yang tepat dan terintegrasi, karena risiko penanganan
yang tidak baik sudah barang tentu akan menghambat operasional pengelolaan
gudang.
Untuk memperjelas bagian-bagian yang harus diperhatikan dalam
pemanfaatan sistem administrasi gudang suatu perusahaan, berikut ini sedikit
dikupas mengenai:
1. Barang Returnable
Barang returnable merupakan barang yang karena adanya satu perjanjian
berdasarkan syarat tertentu dapat dikembalikan dengan kondisi barang masih
dalam masa garansi penggunaan dan tidak mengalami kerusakan akibat human
eror. Perusahaan yang mengutamakan nilai kepuasan pelanggan (pelayanan
prima) akan memperhatikan jaminan kualitas suatu barang yang diproduksinya,
Namun, demikian karena berorientasi pada kepuasan pelanggan serta menjaga
kredibilitas, perusahaan tetap memberikan garansi atas barang yang tidak sesuai
permintaan dengan sarat dan ketentuan yang telah disepakati.
2. Menjaga Supplier Relationship Management
Aspek yang tidak kalah penting dalam menjalankan etika bisnis yaitu
menjaga hubungan baik dengan para kolega dan pelanggan atau yang disebut
dengan Supplier Relationship Management. Jika hal tersebut menjadi komitmen
perusahaan sebagai bagian dari sistem manajemen yang diterapkan secara
konsisten, maka sudah dipastikan akan memperlancar proses hubungan bisnis
secara baik dan profesional.

32
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Pemesanan dan Pengeluaran Barang


Pihak pengelola gudang terutama yang berwenang dalam penanganan
administrasi harus mampu mengatur ritme pemesanan barang, hal ini untuk
menghindari terjadinya penumpukan barang secara tidak terkendali. Oleh karena
itu, penting, memiliki data arsip dokumen atas barang yang telah keluar sebagai
dasar pengambilan keputusan dalam melakukan perkiraan rencana pemesanan
barang kembali dari para pemasok.
Salah satu cara yang dapat dilakukan dalam mengatur menyeimbangkan volume
barang masuk dan keluar di gudang misalnya dengan membuat perjanjian masa
pembayaran yang lebih lama dari masa barang disimpan, dengan tujuan untuk
meminimalisir kerugian perusahaan. Contoh konkret perusahaan dapat menjual
barang yang telah tersimpan di gudang dalam waktu 5 hari, sedangkan perjanjian
pembayaran pada pemasok adalah 7 hari, maka perusahaan dapat memenuhi
kewajiban pada pemasok pada saat perusahaan telah mendapatkan untung dari
hasil penjualan atau pengeluaran barang di gudang.
4. Akurasi data
Keakuratan data barang yang ada di gudang menunjukan bentuk perhatian
dan kerja profesional dari pengelola gudang. Pengendalian catatan arus barang
masuk dan keluar gudang terus dilakukan agar tingkat kesalahan dapat ditekan
seminimal mungkin yang pada akhirnya operasional dapat tetap berjalan baik.
Terdapat data bersifat administrasi yang mampu menunjukan keakuratan secara
efektif, diantaranya pemanfaatan barcode scanner dalam mengidentifikasi
tingkat akurasi jumlah stok barang yang ada di gudang.
Sinergitas antara optimalisasi sumber daya manusia dengan penerapan
teknologi juga merupakan sautu kondisi dapat terbangunnya sistem administrasi
gudang yang baik dan handal, sehingga tercapainya tujuan dan kemajuan
perusahaan ditopang juga oleh operasional gudang dengan sistem yang mendukung.
Berikut ini merupakan fungsi penting dari adanya kesiapan dokumen administrasi
pergudangan dalam memfasilitasi layanan pengelolaan yang baik yaitu:
1. Penerimaan (receiving), yaitu proses penerimaan barang pesanan perusahaan
secara tepat secara kuantitas dan kualitas barang;
2. Persediaan, yaitu kegiatan dalam menjamin permintaan barang dapat dipenuhi
sesuai tujuan perusahaan secara cepat dan tepat kepada kolega dan pelanggan;
3. Penyisihan (put away), yaitu menempatkan barang pada tempat/ lokasi yang
tepat;
4. Penyimpanan (storage), yaitu mekanisme penyimpanan fisik barang sebelu
adanya permintaan barang;
5. Pengambilan pesanan (order Picking), yaitu kegiatan pengambilan barang di
gudang berdasarkan waktu dan tempat permintaan;
6. Pengepakan (packaging), merupakan tindakan pilihan sesudah proses
pengambilan (Picking);
7. Penyortiran, yaitu proses pengambilan batch sebagai pesanan individu sekaligus
menentukan terdistribusi atau tidaknya sejumlah varian barang dalam jumlah
yang banyak; dan
8. Pengepakan dan pengiriman, merupakan suatu bentuk inspeksi barang dalam
kontainer hingga terjadinya proses pengiriman barang.

33
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kegiatan pengelolaan administrasi gudang tentu tidak terlepas dari


dokumen-dokumen gudang sebagai penunjang kelancaran pengelolaannya.
Dokumen admnistrasi gudang yang telah disiapkan tersebut begitu penting bagi
perusahaan dimana dokumen tersebut dijadikan sebagai dasar pengambilan
keputusan dan alat bukti bagian gudang dalam pengelolaan barang masuk maupun
keluar.
Keseluruhan dokumen pergudangan secara tertulis harus mampu dikelola
secara baik oleh pengelola administrasi gudang, dengan tahapan kegiatan meliputi:
penerimaan, penyimpanan, pengeluaran, catatan mutasi barang dan membuat
laporan persediaan barang di gudang.

C. Penyiapan Dokumen Administrasi Gudang


Kegiatan administrasi di gudang menjadi begitu penting terutama dalam mencatat
setiap arus keluar masuknya barang, karena dengan pola pencatatan, maka data/
informasi barang menjadi akurat dan operasional pengelolaan gudang semakin
terkendali. Alasan dilakukannya pencatatan atas arus barang masuk dan keluar
yaitu sebagai bukti utama dalam menentukan:
Jumlah persediaan barang di gudang
Klaim jatuh tempo pembayaran barang masuk dan keluar
Dasar pemesanan kembali barang
Analisis pasar berdasarkan trend sales
Terpeliharanya kegiatan administrasi yang efektif secara kontinu dengan
mengintegrasikan kekuatan sumber daya manusia yang kompeten serta teknologi
(penerapan komputerisasi), maka banyak keuntungan yang akan didapatkan oleh
hasil pengelolaan gudang sebagai sebuah sistem, diantaranya tuntutan akurasi
data secara real time dapat selalu terpenuhi karena ditunjang dengan database
yang selalu siap.

Gambar 2.8 Kegiatan Administrasi Pergudangan


Sumber: https://rsud.bulelengkab.go.id/berita/kegiatan-pemeriksaan-barang-datang-di-depo-farmasi-75

34
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambaran teknis langkah penyiapan dokumen penerimaan barang diawali dari


pendataan atas barang yang telah diterima melalui proses pemesanan/ pembelian
oleh perusahaan harus terlebih dahulu masuk ke gudang untuk dilakukan
pencatatan. Rincian data barang yang dicatat harus mampu mengidentifikasi:
1. Nama barang;
2. Jenis barang;
3. Spesifikasi barang;
4. Kualitas barang yang dipesan;
5. Ukuran, berat, dan jumlah barang; serta
6. Cacat atau tidaknya barang.
Selain mengidentifikasi kondisi barang dengan rincian
sebagaimana di atas, diperlukan juga catatan keuangan dari barang
yang diterima meliputi:
1. Kartu gudang, yang siapkan oleh bagian administrasi gudang;
2. Kartu persediaan barang, yang diselenggarakan oleh bagian keuangan
perusahaan/ akun­tansi;
3. Daftar pembelian; dan
4. Kartu barang, dimana kartu ini biasanya digantungkan dekat masing-
masing jenis barang.
Dokumen pendukung lainnya yang harus dilakukan pengecekan oleh
petugas gudang terkait dengan kegiatan pendataan barang yang diterima adalah:
1. Surat Jalan (SJ);
2. Order Pembelian (OP); dan
3. Laporan Penerimaan Barang (LPB).
Bagi perusahaan yang terutama bergerak pada kegiatan ritel, maka yang
menjadi dasar bagian gudang dalam melakukan pengadministrasiannya adalah:
1. Barang yang diterima
2. Diterimanya barang yang telah dikirimkan oleh supplier atau pihak ekspedisi,
harus dilakukan cek silang berdasarkan PO
3. PO segera ditandatangani oleh supplier, petugas penerima barang dan bagian
pembelian apabila kondisi barang sudah sesuai dengan PO (Purchase Order)
yang dikeluarkan oleh devisi pemebelian (devisi buyer) dengan bukti dokumen
persetujuan meliputi 3 (tiga) rangkap:
a. Lembar 1 untuk diserahkan ke bagian EDP ( entry data procesing);
b. Lembar 2 diserahkan ke bagian keuangan; dan
c. Lembar 3 disimpan di bagian gudang.
Gambaran siklus berikutnya adalah memenuhi order dan penyiapan
dokumen pengeluaran barang di gudang. Sama halnya dengan proses penyiapan
dokumen penerimaan barang, secara administrasi kegiatan persiapan pengiriman
barang menjadi tanggung jawab bagian gudang dan dilakukan setelah adanya order
pesanan barang dari pelanggan.
Teknis operasional pengiriman yang disiapkan setelah ada instruksi pada
tiket pengambilan barang (Picking ticket), dalam hal ini devisi/ bagian pengiriman
membutuhkan informasi yang terdapat pada dokumen pemesanan yang diterima

35
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dari devisi order penjualan dan gudang mengenai jenis barang dan tujuan barang
tersebut akan dikirimkan.
Order penjualan adalah dokumen untuk memberikan perintah kepada
gudang dan bagian pengiriman untuk mengeluarkan barang yang dipesan
pelanggan dari gudang ke bagian pengiriman untuk dikemas dan akhirnya
dikirimkan ke pelanggan. Order penjualan merupakan dasar bagi otorisasi gudang
untuk mengeluarkan barang, dengan kata lain tanpa didukung oleh order penjualan,
bagian gudang tidak boleh mengeluarkan barang apapun dari dalam gudang.
Proses penyiapan sampai penyerahan order penjualan kepada bagian
gudang dan pengiriman harus selalu dilakukan pemantauan oleh bagian penjualan
dengan memanfaatkan fasilitas terminal yang telah disediakan, sehingga ketika
terjadi kesalahan baik secara administratif maupun teknis dalam penanganan order
penjualan tersebut dapat segera dilakukan tindakan koreksi melalui koordinasi
dengan bagian pengolahan data (EDP).
Setiap order yang telah diterima oleh bagian gudang harus segera
ditindaklanjuti oleh petugas gudang untuk mengeluarkan jenis barang sebagaimana
yang terdapat pada PO dan selanjutnya diserahkan ke bagian pengiriman. Dokumen
dari order penjualan menjadi bukti otentik dalam pengalihan tanggung jawab atas
barang yang ada di gudang ke bagian pengiriman. Bukti pengalihan tanggung jawab
atas barang tersebut haus dibuatkan berita acara yang menjelaskan pengalihan
tanggung jawab barang yang didalamnya memuat jumlah barang yang diserahkan
dengan tentunya ditandatangani oleh para pihak yang berkepentingan.
Setelah menerima surat muat, kemudian bagian pengiriman melakukan
penyiapan dokumen agar proses distribusi dapat berjalan dengan baik yang
berjumlah 4 (empat) rangkap:
1. Lembar ke-1 untuk bagian penagihan agar mulai menyiapkan faktur penjualan;
2. Lembar ke-2 diserahkan ke bagian/ perusahaan pengiriman;
3. Lembar ke-3 beserta barang dan slip (pengepakan) dikirimkan ke pembeli; dan
4. Lembar ke-4 beserta tiket pengambilan barang, diarsipkan berdasarkan urutan
nomor untuk memantau pengiriman barang.

36
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.9 Kegiatan Administrasi Pergudangan


Sumber: shorturl.at/ mvw79

37
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 2.10 Kegiatan Administrasi Pergudangan


Sumber: shorturl.at/ joPWY

38
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Sepuluh Perusahaan Logistik Teratas di Dunia

Gambar 2.11 Kegiatan Administrasi Pergudangan


Sumber: https:// www.digination.id/ read/ 011699/ 10-perusahaan-logistik-terbaik-dunia-2018

Menurut riset terbaru  Transparency Market Research,  total valuasi pasar logistik
global diperkirakan mencapai USD 15,5 triliun pada 2023 dengan CAGR (Compound
Annual Growth Rate  atau Laju Pertumbuhan Majemuk Tahunan) sebesar 7,5%
dari 2016 hingga 2024. Meningkatnya perdagangan global di negara-negara
berkembang, kemajuan infrastruktur, plus kemajuan teknologi informasi dan
transportasi menjadi faktor utama pendorong pertumbuhan pasar logistik global.
Secara geografis, Asia Pasifik merajai pasar logistik global karena kontribusi
signifikan dari Tiongkok, India, Singapura, Indonesia, Jepang dan Malaysia.
Ketika arus perdagangan internasional mengalir deras dan ekosistem ekonomi
modern terus berkembang, penggunaan layanan logistik di berbagai sektor seperti
manufaktur, ritel, perdagangan hingga perbankan meningkat secara signifikan. Hal
ini membuat munculnya perusahaan-perusahaan logistik baru, di samping yang
telah ada. Semuanya menawarkan layanan terbaik. Dari semuan yang terbaik itu,
berikut 10 perusahaan logistik teratas di dunia dengan pendapatan miliaran dolar
Amerika setiap tahunnya.
1. DHL
DHL  Express Logistics  merupakan sebuah anak perusahaan Jerman
bernama Deutsche Post DHL. DHL memberikan layanan untuk individu hingga
bisnis dengan  berbagai solusi meliputi penyimpanan dan distribusi, bea
cukai, asuransi, solusi  supply chain, pengiriman dan industri. Saat ini, DHL
memperkerjakan lebih dari 325.000 orang dan beroperasi di Amerika, Asia
Pasifik dan Eropa. Pada 2016, pendapatan perusahaan ini mencapai Euro 57
miliar.
2. UPS
UPS  Supply Chain Solutions  merupakan perusahaan logistik asal Amerika
yang didirikan pada 1907. Layanan yang diberikan meliputi kontrak logistik,
konsultasi, pengiriman dan pengangkutan hingga broker pabean. UPS
menghasilakan USD 61 miliar pada tahun lalu, karena pengaruh Amazon dan eBay.
3. FedEx
Federal Express berdiri pada 1971 dan berkantor pusat di Memphis, Tennessee,
Amerika Serikat. Memiliki 325.000 karyawan di seluruh dunia, perusahaan

39
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

ini memberikan berbagai layanan antara lain  post-delivery, pengiriman kilat,


3PL (Third Party Logistics) dan pengiriman barang. FedEx terkenal dalam
pengiriman sehari semalam dengan sistem pelacakan  real-time. Pada tahun
2017, FedEx menghasilkan lebih dari USD 60 miliar. 
4. SNCF
The SNCF Group adalah perusahaan kereta api milik Perancis. Dengan karyawan
180.000 orang, perusahaan ini menyediakan berbagai layanan seperti
pengangkutan dan pengiriman barang, optimalisasi  supply chain, pengiriman
ekspres dan kontrak logistik. Perusahaan setiap tahunnya mengangkut lebih
dari 3 juta kendaraan.
5. Kuehne+Nagel
Kuehne+Nagel  berdiri pada tahun 1890 di Bremen, Jerman dimana saat ini
berkantor pusat di Swiss dan menyediakan solusi supply chain untuk berbagai
industri. Perusahaan ini menyediakan layanan pengiriman barang lewat udara,
laut, darat hingga kontrak logistik dan logistik terintegrasi. Kuehne+Nagel
merupakan salah satu perusahaan pengiriman jalur laut terbaik di dunia
dengan pertumbuhan hingga dua digit setiap tahunnya.
6. DB Schenker
DB Schenker  adalah anak perusahaan kereta api Jerman,  Deutsche Bahn
AC.  Grup Schenker  memberikan layanan pada industri-industri kompleks
seperti minyak dan gas, dirgantara, kelautan, dan lainnya. Perusahaan ini
memiliki 95.700 karyawan di 2000 lokasi di seluruh dunia. 
7. Nippon Express
Nippon Express didirikan pada tahun 1937 dan berkantor pusat di Tokyo,
Jepang. Memperkerjakan lebih dari 33.153 karyawan di Amerika, Eropa, Afrika
dan Asia. Perusahaan ini khusus melayani pengangkutan barang-barang berat,
instalasi dan konstruksi.
8. C.H. Robinson
C.H. Robinson berdiri pada 1905 dan berkantor pusat di  Minnesota, Amerika
Serikat. Perusahaan ini merupakan penyedia layanan 3PL  (Third Party
Logistics)  dengan mitra sebanyak 66.000 penyedia jasa transportasi di
seluruh dunia termasuk operator pengangkut kendaraan bermotor, kereta api,
angkutan udara dan laut.
9. CEVA
CEVA sebelumnya dikenal dengan TNT, berdiri pada tahun 1946 di Australia.
CEVA melayani sektor automobile, teknologi, kesehatan, ritel dan energi yang
tersebar di 950 lokasi di seluruh dunia. Pada tahun 2017, perusahaan ini
berhasil meraup pendapatan sekitar USD 7 miliar.
10. Panalpina
Panalpina adalah perusahaan logistik asal Swiss yang berdiri pada tahun
1935. Grup Panalpina memiliki 500 kantor di 70 negara dan bermitra di 90
negara tambahan. Perusahaan ini melayani 9 industri inti  seperti  manufaktur,
baju, telekomunikasi, mobil, bahan kimia, konsumsi dan ritel, energi,  hi-
tech dan perishables (barang yang tidak tahan lama).
Pasar logistik global ke depan akan terus meroket, persaingan pun semakin
ketat. Di masa mendatang perusahaan logistik akan menghadapi tantangan
seperti sempitnya ruang penyimpanan, biaya penyimpanan yang mahal
hingga polusi yang meningkat. Untuk mempertahankan tempatnya,
kesepuluh perusahaan logistik ini harus berupaya memperluas titik layanan,
meningkatkan layanan dan melakukan pengembangan bisnis.

40
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Hambatan atau kemacetan kerja dalam kegiatan gudang, dapat di


atasi salah satunya melalui pengelolaan sistem informasi manajemen gudang
yang efektif dan efisien. Sebagai ilustrasi, seorang petugas berdasarkan hasil
analysis (barang apa yang dibutuhkan, kapan dan dimana dibutuhkan), ternyata
menghadapi kendala ketika tidak sepenuhnya memenuhi pesanan, diantaranya
tidak tersedianya barang-barang yang dipesan/ diminta tentu kondisi ini
mengakibatkan kegiatan menjadi terhenti. Untuk itu, maka diperlukan sistem yang
ditunjang dengan tim kerja yang solid dan terintegrasi agar mampu memberikan
layanan cepat dan akurat kepada setiap pemesan/ pembeli dalam berbagai situasi.
Selain itu, hendaknya dalam perusahaan menjalankan pembagian
tugas yang mengarah pada pola manajemen gudang modern yang mampu
mengakomodir serta mengkoordinasikan setiap peran dan tanggung jawab yang
ada sebagai bagian dari opimalisasi sumber daya pergudangan termasuk alat dan
perlengkapan dengan risiko tingkat kerugian yang sekecil
mungkin.
Untuk menambah wawasan secara lebih jauh
mengenai administrasi gudang dan pergudangan modern,
siswa dapat melakukan kegiatan literasi digital (pencarian
melalui internet) secara mandiri sehingga mampu
melakukan daya analisis berdasarkan data dan fakta
mengenai penerapan administrasi gudang modern berbasis
digital dan kegiatan E-Commerce logistik terutama yang
menjalankan pendekatan manajemen modern.
http:// supplychainindonesia.com/ new/ pertumbuhan-E-
Commerce-dan-pergudangan-modern/

RANGKUMAN

Gudang dalam berbagai kegiatan jenis usaha menggambarkan penerapan


tata kelola logistik dari suatu perusahaan dengan tujuan untuk dilakukannya
proses penyimpanan produk beserta perlengkapan lainnya sekaligus penyedia
informasi mengenai keberadaan serta kondisi barang yang tersimpan di gudang
tersebut sehingga mempercepat pihak yang membutuhkan dalam mengakses
data/ informasi.
Bagi petugas sistem administrasi pergudangan, bukti-bukti dokumen
penanganan dalam pengeloaan gudang menjadi dasar catatan secara legal yang
digunakan sebagai alat pertanggung jawaban atas kewenangannya mengelola
gudang. Adapaun bukti dokumen sistem pengelolaan penggudangan biasanya
melipti: buku penerimaan gudang, buku pengeluaran gudang, kartu persediaan/
stock, bon permintaan barang, dan surat penyerahan barang.
Untuk terus menjaga tingkat kualitas layanan yang baik, maka kegiatan
pengelolaan gudang harus ditunjang dengan kesiapan dokumen administrasi
pergudangan dalam memfasilitasi setiap proses dan kegiatan layanan
pengelolaan barang.

41
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum mengenai


pentingnya kegiatan pengelolaan administrasi serta SOP pergudangan sebagai
salah satu unsur penunjang bagi keberhasilan perusahaan dalam mencapai
tujuan. Tugas dikerjakan dalam bentuk laporan singkat dengan mencantumkan
sumber informasi yang relevan.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!


1. Jelaskan bahwa administrasi logistik/ gudang memiliki peranan penting
dalam memberikan layanan data/ informasi bagi proses pengambilan
keputusan pimpinan dalam menentukan arah dan kebijakan perusahaan!
2. Jelaskan peranan dokumen administrasi gudang bagi pihak internal dan
eksternal perusahaan!
3. Uraikan menurut pendapat Anda mengenai tahapan proses penyiapan
barang keluar dalam sebuah gudang, dan dokumen apa saja yang harus
dipersiapkan!
4. Berapa lama waktu ideal yang dibutuhkan untuk melakukan proses
pengurusan barang keluar dari gudang sehingga mampu memberikan
kepuasan baik secara internal maupun eksternal perusahaan?
5. Sebutkan 5 perusahaan terkemuka di Indonesia yang menjalankan jasa
layanan logistik dan sebutkan ukuran keberhasilan dari setiap perusahaan
tersebut?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab dua ini, Anda tentu menjadi semakin paham
mengenai kegiatan administrasi pergudangan terutama berkaitan dengan
penyiapan dokumen standar yang harus dipersiapkan sebagai penunjang dalam
pengurusan barang masuk maupun keluar pada sebuah gudang. Kepastian
jaminan layanan secara prima dengan disertai bukti dokumen yang dibuat
secara cepat dan terintegrasi sudah barang tentu menjadi “guaranted” kepuasan
sekaligus bagian dari nilai kepercayaan dalam menjaga hubungan dengan kolega
dan pelanggan secara baik.
Dengan materi yang sudah dijelaskan pada bab dua ini, dokumen apa
saja yang harus ada dalam pengelolaan administrasi pergudangan? Coba Anda
diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan memahami bab ini
kalian akan sangat terbantu dalam memahami materi-materi berikutnya.

42
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENERIMAAN BARANG DI GUDANG
III
BAB III PENERIMAAN BARANG DI GUDANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Dengan memahami materi pada bab ini tentang penerimaan barang, peserta
didik diharapkan mampu melakukan penanganan penerimaan barang yang disertai
dengan bukti fisik dokumen penerimaan barang dalam kegiatan pergudangan.

PETA KONSEP

PENERIMAAN BARANG DI GUDANG

Fisik Dokumen
Pengertian SOP Penerimaan
Penerimaan Penanganan
Peneriamaan Barang di Gudang
Barang Penerimaan
Barang
Barang

KATA KUNCI

Purchase Order, Packaging, Dokumen Administrasi Gudang, Laporan Penerimaan


Barang

43
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Informasi tentang proses kegiatan pemberian perintah yang mudah dipahami


oleh seluruh tenaga pengelola gudang sehingga penerimaan barang di gudang
dapat berjalan baik dan sesuai dengan tujuan sangat penting untuk diperhatikan.
Keuntungan yang didapatkan dari jelas dan rincinya instruksi yaitu penanganan
gudang dalam mengatasi dan mengatur arus keluar masuknya barang secara tepat
waktu, setidaknya dari kegiatan tersebut akan menimbulkan pengaruh yang baik dan
positif bagi petugas gudang dengan tetap memiliki rasa aman dan nyaman selama
berada di area gudang.
Ketika gudang mampu menekan biaya penerimaan barang dengan hasil
yang optimal, seperti pemanfaatan yang efisien atas mesin, alat dan perlengkapan,
sumber daya manusia, metode dan strategi, maka hal ini dapat dipastikan merupakan
bagian dari ketepatan langkah kebijakan pengelolaan pergudangan yang akhirnya
akan berkontribusi atas tepatnya pemanfaatan anggaran gudang (tercapai efisiensi
kegiatan pergudangan).
Proses logistik yang efisien dapat menambah profit perusahaan. Logistik
erat kaitannya dengan pertanyaan: Barang apa yang diterima/dikirimkan? Bagaimana
barang akan diterima/dikirimkan?kapan barang akan diterima/dikirimkan? Apakah
terdapat keluhan dari barang yang diterim/dikirimkan?
Dari situ kita dapat menilai bahwa dalam menjalankan proses logistik
merupakan sebuah tantangan. Dibutuhkan sumber daya manusia yang kompeten,
sehingga bagi perusahaan pengelolaan pergudangan (logistik) mampu memberikan
benefit dari aspek:
1. Penghematan biaya transportasi
2. Memaksimalkan pemanfaatan ruang gudang sehingga tidak sekedar
menempatkan barang di tempat yang tepat tetapi mampu memperpendek jarak
dalam penempatan barang masuk dan keluar.
3. Penggunaan teknologi terbarukan sesuai dengan tuntutan pekembangan

Gambar 3.1 Kegiatan Penerimaan Barang


Sumber : shorturl.at/jqCD0

44
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Penerimaan Barang di Gudang


Gudang sebagaimana telah dijelaskan pada bab sebelumnya yaitu tempat
dengan berbagai sumber daya dan fasilitas penunjang yang telah disiapkan untuk
menyimpan berbagai macam barang serta dimanfaatkan untuk mencapai target
tingkat pelayanan secara efisien.
Selanjutnya penerimaan barang merupakan proses kegiatan gudang
perusahaan dalam menerima berbagai jenis barang dalam kuantitas tertentu, yang
disertai dengan bukti dokumen dan persyaratan penanganan yang sah dari pihak-
pihak terkait dengan aktivitas yang terkendali.
Dalam proses pengelolaan produk/barang yang masuk atau diterima
terdapat tahapan yang harus dilakukan sebagai satu kesatuan, meliputi:
1. Bentuk produk atau barang
Merupakan wujud dari keadaan fisik secara langsung teridentifikasi dengan
panca indera. Jika keberadaan fisik barangnya tidak dapat terpenuhi, hal ini
menyebabkan teknis penanganan yang berbeda sehingga hasilnya tetap dapat
dipenuhi. Hanya apabila hasil dari proses penerimaan barang dilakukan secara
tidak langsung berdampak pada hasil yang kurang baik, maka harus dilakukan
penanganan tambahan penerimaan barang dengan tetap memperhatikan
prosedur yang berlaku seperti:
a. Penerimaan barang dilakukan secara langsung disertai dokumennya.
b. Selain wujud barang yang dapat teridentifikasi, juga mampu disesuaikan
(crosscheck) pada surat pengantarannya.
c. Dilakukan pemeriksaan terhadap seluruh keadaan produk/barang atau
dapat dilakukan secara acak
d. Diketahui masa berlaku produk (expired), dan jumlah produk/barang yang
tersedia.

Gambar 3.2 Kegiatan Pengecekan Fisik Barang


Sumber : shorturl.at/exyF0

2. Dokumentasi
Dokumen yang diterima sebagai catatan pendukung yang menunjukan jenis
dan volume barang sebagai bukti legal bahwa barang sama dengan yang telah
dikirimkan, artinya bahwa:

45
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

a. Karakteristik dokumen/catatan sebagai penunjang barang dapat


menginformasikan kesesuaian terhadap setiap item produk/barang yang
masuk.
b. Memiliki standar bukti berkas/catatan seperti surat pengiriman barang,
surat jalan (packing list).

Gambar 3.3 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note)


Sumber : https://www.spreadsheet123.com/ExcelTemplates/delivery-note-template.html

46
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Semakin mudah diverifikasi serta lebih terkendali apabila dilampiri juga


dengan surat pesanan barang (purchase order).

Gambar 3.4 Contoh Berkas Dokumen Pengiriman (Delivery Note)


Sumber : shorturl.at/anIJN

3. Cara penanganan barang


Langkah penanganan barang dapat disiapkan ketika barang tersebut diterima
diawali dengan menentukan perlu tidaknya barang ditangani pada suhu/
temperatur tertentu, beratnya barang serta karakteristik dari suatu barang
sehingga dapat ditentukan peralatan yang cocok untuk digunakan seperti
pallet, drum, forklift dengan tetap memperhatikan aturan keselamatan.

Pada proses siklus kegiatan di gudang, penerimaan barang sebagai aktivitas


47
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

penting yang mengawali penanganan barang. Artinya ketepatan dalam


prosedur yang dilakukan oleh bagian gudang ketika barang diterima, maka
akan berpengaruh terhadap efektivitas pola kerja yang akan dilakukan
berikutnya. Adapun tahapan penerimaan barang meliputi:
1. Sarana angkutan barang masuk area gudang
2. Parkir pada antrian yang telah ditentukan
3. Dilakukan bongkar muat pada loading dock
4. Penyusunan barang bongkaran
5. Mengecek barang dengan dokumen pendukungnya
6. Memasukan data/informasi pada dokumen ke dalam sistem
7. Keabsahan dokumen yang menunjukan barang secara legal di gudang

Pengangkut dan Pensuplai


Terdapat perbedaan antara penerimaan barang yang dikakukan oleh
pen-supply, dengan penerimaan barang yang dilakukan oleh agen pengirim
(pengangkut). Dalam hal ini pengiriman yang dilakukan oleh keduanya tentu
terdapat aturan tata cara jika kondisi barang dalam keadaan rusak atau hilang.
Ketika keadaan berkas dokumen sebagai bukti catatan tentang barang
sesuai jumlah barang diterima serta dalam kondisi baik, tentu akan berguna untuk
mengkonfirmasi kepada pihak pengangkut dan pensuplai jika terdapat kesalahan.
Adapun perbedaan antara penerimaan barang melalui perusahaan pengangkut
dengan penerimaan barang dari pensuplai antara lain:
a. Pengiriman melalui pengangkut yang ditunjuk:
1. Dokumen pengiriman barang dapat:
a) Disertakan bersama pada barang
b) Dikirim khusus melalui pos/jasa pengiriman dokumen
2. Terdapat kesepakatan yang menerangkan klaim terhadap barang yang
hilang, rusak, atau tidak sesuai dengan kuantitas/volume barang pesanan,
dalam hal ini para pihak yang secara langsung melakukan penanganan
barang seperti pensuplai, pengangkut, dan penerima.
3. Pembubuhan tanda tangan pada berkas dokumen sebagai bukti barang
telah diterima sesuai penerimaan barang yang dipesan.
b. Pengiriman oleh pensuplai:
1. Surat pengiriman biasanya disertakan dengan barang.
2. Apabila barang yang diterima mengalami kerusakan ataa barang kurang,
segera dilakukan pemberitahuan/konfirmasi kepada pensuplai agar
penyelesaiannya dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
3. Pensuplai selalu mengutamakan pengiriman kepada pemesan prioritas/
mitra, untuk itu pelayanan prima tentu menjadi perhatian yang tidak boleh
diabaikan.
4. Tuntutan ganti rugi seringkali dapat dilakukan dengan menggunakan
berbagai media komunikasi sehingga penyelesaiannya dsapat dilakukan
dengan lebih cepat
Pada fase penerimaan barang di gudang, sistem administrasi diperlukan

48
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

untuk mengatur bagaimana dilakukan penyortiran barang melalui pengecekan,


selanjutnya barang dapat diarahkan untuk ditempatkan pada area penyimpanan
di gudang. Hal semacam ini perlu dilakukan untuk memastikan dan garansi barang
benar-benar memenuhi persyaratan kualitas yang sudah ditetapkan, selain bentuk
kepercayaan atas jaminan proses produksi yang dapat dipertanggungjawabkan
berdasarkan pesanan.

Bagian penerimaan barang


Tahapan di bagian ini begitu diperlukan dengan menerapkan langkah-
langkah tertentu untuk memastikan setiap penerimaan barang telah sesuai dengan
standar, sekaligus sebagai tindakan antisipasi untuk menghadapi kesalahan-
kesalahan yang terjadi seperti:
1. Adanya kerusakan barang ditempat penerimaan sementara.
2. Barang menjadi berkurang ketika dilakukan bongkar muat barang atau terjadi
pengurangan kuantitas selama proses pengangkutan.
3. Volume dan ukuran barang tidak sesuai.
4. Spesifikasi barang yang diterima tidak cocok berdasarkan hasil uji kimia atau uji
teknis lainnya.
Alternatif upaya pencegahan atau mengurangi resiko kesalahan tersebut
dapat melalui cara memberitahu bagian pembelian terkait ketidaksesuaian atas
barang yang telah diterimanya, agar bagian tersebut dapat memperhitungkan
teknis cakupan dalam menanganinya, dan jika diperlukan cara untuk mencegah
agar barang-barang itu tidak merupakan bagian dari penerimaan dan menjadi
bagian dari persediaan di gudang.
Kecepatan penerimaan barang diperlukan agar mendapatkan hasil
terbaik, misalnya disiapkan kartu terstandar sehingga rincian barang dapat diisi
dengan lengkap dan mudah. Pembuatan kartu sebaiknya dilengkapi berkas
salinannya sebagai jaminan atau dapat langsung dikirim ke bagian pembelian agar
proses komunikasi, koordinasi, dan administrasi dapat diselesaikan dengan bukti
dokumen yang sesuai.
Untuk proses penanganan pekerjaan seperti tersebut di atas harus ada
seseorang yang diberi tanggung jawab khusus dalam penanganan tata persuratan
dan kearsipan misalnya pengendalian atas buku penerimaan barang secara baik
dan terkendali dengan rincian setiap barang diterima di gudang sebagai bagian
dari upaya memberikan pelayanan secara prima dan sekaligus menjaga nama baik
perusahaan.
Membongkar muatan
Diperlukan mekanisme dan peralatan yang relevan dapat digunakan
sehingga proses bongkar muat barang dilakukan secara cepat dan tepat. Misalnya
digunakan penjenjang kandang (pallet), atau truk hidrolik untuk barang-barang
yang rentan terhadap suhu dan memiliki berat tertentu dengan prinsip pemakaian
yang efisien.
Perlu diperhatikan tempat yang permanen dan aman di area gudang
agar dapat menempatkan barang-barang yang harus dikembalikan dengan diberi
kode identitas tertentu dan waktu penyelesaian yang baik dan cepat. Sementara

49
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

untuk penerimaan barang yang sesuai dapat segera dipindahkan dari area gerbang
pemasukan barang ke area tempat yang telah disiapkan agar tidak menghambat
penerimaan barang berikutnya.
Dalam perkembangan dan kemajuan teknologi seperti sekarang ini,
penanganan pergudangan selanjutnya dilakukan secara komputerisasi sehingga
layanan proses penanganan dengan elemen gudang seperti tempat, barang,
personil gudang, pola manajemen dan prosedur kerja menjadi satu kesatuan
proses kegiatan dengan hasil yang lebih cepat dan tepat. Bagi sebuah perusahaan
penerapan kegiatan seperti ini disebut dengan sistem administrasi pergudangan.
Gudang bagi perusahaan yang mengutamakan layanan prima dengan
tingkat kecepatan melakukan proses penerimaan dan pengiriman barang selain
sebagai area penyimpanan yang ideal, maka dituntut sistem tata kelola pergudangan
yang didalamnya terdapat berbagai macam sumber daya sehingga data/informasi
terkait keadaan fisik dan jenis barang dapat dengan mudah diketahui oleh pihak
berkepntingan.
Kemudahan akses data/informasi yang secara umum tertuang dalam
bentuk dokumen, memiliki faedah dalam kegiatan administrasi gudang diantaranya:
a. Sebagai salinan atas surat pesanan pembelian yang diberikan oleh bagian
pembelian (cah atau kredit).
b. Sebagai tembusan laporan penerimaan barang yang diterima dari bagian
penerimaan beserta barang yang bersangkutan.
c. Sebagai salinan bukti transaksi pembelian dari bagian order penjualan
(penjualan tunai).
d. Kartu gudang untuk merekap setiap kuluar masuk seluruh jenis barang.

50
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 3.5 Contoh Dokumen Pembelian (Faktur)


Sumber : https://tinyurl.com/yk3gan7u

Bukti dokumen administrasi penting untuk disiapkan terutama oleh


bagian gudang perusahaan dimana dokumen tersebut sebagai bukti rekaman
tertulis setiap transaksi gudang dan bertujuan untuk dibukukannya setiap kegiatan
yang dilakukan dalam proses pengelolaan barang di gudang.

51
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. SOP Penerimaan Barang di Gudang


Di dalam proses pengelolaan pergudangan terutama dalam pengurusan
setiap produk/barang yang masuk, harus melalui 4 (empat) tahapan yang meliputi:

Gambar 3.6 Contoh Standar Operating Procedure Alur barang Masuk


Sumber : shorturl.at/lxSZ4

1. Tahap 1, menerima informasi barang masuk


Kegiatan pada tahap ini diawali dengan adanya pemberitahuan akan
adanya produk/barang yang akan masuk dengan informasi yang didapatkan
melalui surat pemberitahuan yang diterima secara langsung maupun informasi
melalui berbagai media komunikasi lainnya.
Mengenai batasan waktu atas pemberitahuan akan datangnya produk/
barang yang masuk, tergantung kepada pihak pengelola gudang berdasarkan
standar ideal yang telah dibuat serta ketentuan lain yang secara administratif

52
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

maupun teknis pihak gudang dapat mempersiapkan secara baik agar


pelayanan yang diberikan selama dilakukannya proses penerimaan produk/
barang dapat berjalan secara efektif serta mampu meminimalisir risiko yang
mungkin dapat terjadi.
2. Tahap 2, Mamastikan barang masuk siap diterima
Setelah dilakukan verifikasi informasi atas produk/barang yang akan masuk,
maka tahapan selanjutnya adalah mempersiapkan petugas yang akan
menanganai secara langsung serta kondisi kesiapan berbagai fasilitas dan
area tempat untuk menyimpan produk/barang yang akan diterima.
3. Tahap 3, Penerimaan dan pengecekan barang masuk
Tahap ini dilakukan ketika produk/barang yang dikirimkan sudah tiba,
dengan langkan persiapan awal yaitu menghitung volume keseluruhan dan
identifikasi secara spesifik seperti nama barang, kode, jumlah item, ukuran
dan berat produk/barang melalui form check list yang disiapkan untuk
memudahkan penentuan atas produk/barang yang masuk.
Terkait dengan form check list sebagai dokumen yang dapat dijadikan dasar
pertanggungjawaban, maka harus dipastikan setiap petugas penanganan
mermiliki kemampuan dalam melakukan pengecekan secara teliti dan akurat
sehinggan dapat dipastikan seluruh produk/barang yang ditrerima dan
disimpan dalam keadaan baik.
Tindakan lainnya yang juga berguna untuk memastikan produk/barang
yang diterima sesuai pada informasi awal, maka dapat dilakukan dokumentasi
visual (misalnya foto) sebelum barang diturunkan dari sarana transportasi
pengiriman/kendaraan pengangkut barang, yang nantinya akan dilampirkan
pada dokumen terkait dalam hal ini form check list.
4. Tahap 4, Membuat dokumen serah terima barang
Akhir tahapan kegiatan ini yaitu menyiapkan dokumen serah terima
barang dimana secara administrasi gudang biasanya difasilitasi dengan
dokumen kantor yang disebut dengan berita acara serah terima barang. Berita
acara serah terima barang ini penting untuk disiapkan karena menunjukan
bukti otentik atas pihak-pihak yang secara langsung berhubungan pada saat
produk/barang diterima, rincian kondisi fisik produk/barang serta waktu
dilakukannya penerimaan. Adapun secara spesifik dapat mengungkap tentang:
a. Pihak yang melakukan pengantaran produk/barang ke gudang
b. Keterangan referensi pada surat pengantar pengiriman produk/barang.
c. Keterangan waktu lengkap dengan tanggal dan jam kedatangan produk/
barang
d. Keterangan waktu pada saat dilakukan proses bongkar muat produk/
barang
e. Keterangan waktu ketika berakhirnya dilakukan proses bongkar muat
produk/barang
f. Spesifikasi dari fisik seperti nama, kode, kuantitas, kualitas, kapasitas/
berat produk/barang
g. Personil gudang yang secara langsung melakukan penerimaan produk/
barang

53
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Biasanya yang melakukan pengantaran mencantumkan keterangan


berupa dokumen tersebut harus memiliki keabsahan/legalitas lengkap
dengan tambahan informasi lainnya yang mempermudah ketika diperlukan
konfirmasi tambahan. Begitu juga dengan gudang sebagai pihak penerima
produk/barang, harus mencantumkan data/informasi tambahan secara
lengkap.
Berkas terkait dengan proses produk/barang masuk hendaknya disiapkan
minimal dua rangkap, agar setiap pihak yang saling berkepentingan memiliki
arsip yang dapat dijadikan bukti rekaman sebagai ketentuan administrasi
gudang yang nantinya dapat dijadikan sebagai ukuran keterlaksanaan kegiatan
secara baik serta bahan evaluasi untuk tindakan perbaikan berkelanjutan.

Garis Besar Prosedur Pemeriksaan dan Penerimaan Barang


pada sebuah Institusi
1. Catatan penting setelah dilakukan penawaran, biasanya oleh panitia atau secara
kedinasan dikenal dengan PPK (Pejabat Pembuat Komitmen), selanjutnya
dokumen diserahkan kepada bidang pengawasan serta penerimaan produk/
barang sebagai landasan untuk melakukan pengecekan sebelum kesepakatan
dilaksanakan.
2. Panitia pelaksanaa penerimaan barang mempersiapkan daftar pengecekan
serta daftar penerimaan barang dengan berpedoman pada BoQ (Bill of
Quantity).
3. Untuk mekanisme kontrak yang sudah dilaksanakan, selanjutnya berkas yang
berupa salinan kontrak diserahkan kepada bagian pengawasan serta panitia
penerimaan produk/barang.
4. BoQ (Bill of Quantity) yang ada di panitia penerimaan produk/barang
selanjutnya dilakukan validasi untuk menjamin keakuratan data yang ada
serta dapat menghindari adanya kesalahan/manipulasi atas karakteristik
barang yang diterima.
5. Satu hal yang tidak boleh diabaikan oleh bagian pengawasan dan penerimaan
atau panitia pemeriksa/penerima yaitu harus memahami substansi informasi
yang tertuang dalam kontrak tersebut, untuk memastikan agar setiap tahapan
dapat dilaksanakan secara baik.
6. Jika penyedia barang mengawali pengiriman barang, tentunya produk/barang
yang dikirim harus dilakukan pengecekan oleh bagian pengawasan serta
panitia pemeriksa/penerima untuk tetap menjamin kualitas dan kuantitas
produk/barang yang diperiksa, dengan penerapan prosedur berpedoman
pada standar pemeriksaan yang berlaku.
7. Apabila dalam pemeriksaan produk/barang ada ketidaksesuaian seperti yang
terdapat pada daftar pemeriksaan barang, maka produk/barang tersebut
dipisahkan untuk selanjutnya dikembalikan kepada penyedia produk/baran
agar dilakukan penggantian sesuai dengan yang diminta. Pengembalian
produk/barang harus disertai dengan dengan daftar pengembalian produk/
barang.
8. Jika produk/barang yang telah diterima menyertakan masa garansi, maka

54
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

panitia pelaksana penerimaan produk/barang harus meminta kartu garansinya


kepada pihak penyedia produk/barang. Begitu juga untuk jasa layanan purna
jual, harus dipastikan terdapat kartu/surat jaminan masa purna jual.
9. Untuk produk/barang hasil pengecekan oleh panitia penerimaan barang
dan hasilnya telah sesuai dengan kondisi produk/barang yang semestinya/
tercantum pada daftar pemeriksaan barang, maka selanjutnya dicantumkan
pada daftar penerimaan produk/barang sementara. Setelah itu surat jalan
dapat diparaf oleh bagian pengawasan dan panitia penerimaan barang yang
dijadikan lampiran dalam daftar penerimaan barang sementara.
10. Setelah diterimanya produk/barang oleh bagian pengawasan dan panitia
penerimaan barang, berikutnya produk/barang tersebut diserahkan ke bagian
gudang yang secara administratif dicantumkan pada daftar penyerahan
barang untuk gudang.
11. Apabila proses pengiriman produk/barang telah selesai dilakukan, maka bagian
atau bidang pengawasan dan panitia penerimaan barang merekapitulasi
seluruh dokumen yang telah disiapkan/dibuat untuk dilakukan proses
rekapitulasi dimana bagian/bidang pengawasan dan panitia penerimaan
barang melakukan pemeriksaan ulang seluruh proses tahapan pengecekan
atas penerimaan barang yang telah berjalan 100% (seratus persen), lengkap
dengan Berita Acara Pemeriksaan Pekerjaan dan Berita Acara Serah Terima
Barang.

55
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 3.7 Contoh Diagram Alir Pemeriksaan dan Penerimaan Barang


Sumber : shorturl.at/nO569

C. Fisik Penerimaan Barang di Gudang


Perusahaan yang terus memperkuat sistem pengendalian dan
pengawasan persediaan maka perusahaan tersebut sedang melakukan proses
penghitungan fisik dengan bukti dokumen secara periodik. Hal ini dilakukan
dengan tujuan agar dapat memastikan produk/barang persediaan berdasarkan
fisik maupun jumlahnya sama dengan perpetual pada buku persediaan. Hasil
penghitungannya merupakan bahan koreksi catatan pada buku persediaan,

56
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

mengelompokan unsur biaya dan aktiva bisa saja tercampur pada nilai persediaan
dengan akun terkait, serta ketepatan sistem pengendalian persediaan itu sendiri.
Kegiatan monitoring dan evaluasi mensyaratkan agar menghitung nilai persediaan
dapat dilakukan minimal satu tahu sekali. Namun hasil penghitungannya secara
umum tidak dapat dilakukan rekap dalam kartu gudang, tidak dapat menggantikan
angka sebagaimana dasar, melainkan hanya sebagai pelengkap untuk mengecek
kecermatan serta untuk mengoreksi perbedaan yang ada. Hasil perhitungan antara
jumlah produk/barang persediaan dengan bukti catatan persediaan dapat saja
berbeda, hal ini secara umum lebih karena terjadinya penyusutan atau terdapat
kesalahan dalam data yang telah dicatat. Dilakukannya penghitungan persediaan
sebagai upaya untuk memperbaiki kesalahan, juga diperlukan sebagaimana yang
dipersyaratkan apabila perusahaan menerapkan standar manajemen mutu. Pada
saat dilakukan proses audit terhadap fisik produk/barang persediaan, intensitas
penghitungannya banyak dipengaruhi intensitas jenis pengelolaan yang
berlangsung, tingkat pengendalian yang sangat baik, serta pemenuhan laporan
yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Jadwal dilakukannya proses penghitungan persediaan dapat dilaksanakan
secara periodik misalnya perminggu, perbulan, triwulan, semesteran, atau tahunan.
Penghitungan  persediaan bisa saja dilakukan tahunan, semesteran, triwulan,
bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Dalam hal ini gudang dapat
menentukannya berdaarkan dinamika serta kebutuhan dilakukannya proses
penghitungan persediaan untuk memberi kemudahan dalam operasi pengelolaan
gudang secara tepat dan baik. Adapun penghitungan secara general dilakukan pada
kondisi tingkat frekuensi yang rendah, dan untuk proses penghitungan dengan
kategori penting dan memiliki nilai tinggi maka dapat dilakukan setiap hari. Masa
penghitungan persediaan hendaknya dilaksanakan ketika proses kegiatan gudang
sedang tidak banyak agar secara program tidak mengganggu jalannya aktivitas
perusahaan. Perusahaan yang menerapkan sistem perpetual dengan baik, maka pada
saat penghitungan persediaan tidak selamanya harus sama/identik dengan tanggal
penutupan buku. Dalam meminimalisir risiko perbedaan catatan maka dilakukan
untuk terus melakukan. pengecekan secara teratur. Laporan pertanggungjawaban
setap akhir taun hendaknya mampu memberi contoh yang baik terutama berkenaan
dengan seluruh aspek kegiatan yang dilakukan oleh personil gudang. Biasanya
perusahaan membentuk semacam tim khusus yang benar-benar menguasai teknik
penghitungan barang. Barang-barang yang akan masuk proses penghitungan
sebaiknya dipersiapkan dan disusun rapi serta memiliki kelengkapan dokumen
lengkap sebelum dihitung. Sebagai alat pengendali maka digunakan formulir
penghitungan, dengan bentuk formulir penghitungan  persediaan yang harus
dikoordinasikan dengan pihak pencatatan harga sehingga penghitungan bisa
dilaksanakan lebih efisien. Formulir penghitungan bisa dibuat satu jenis saja yang
dapat digunakan untuk mencatat hasil penghitungann kuantitas maupun untuk
mencatat harga. Namun demikian formulir juga bisa dibuat menjadi beberapa
jenis,  yang intinya dilakukan untuk mencatat hasil  penghitungan fisik, untuk
mencatat akumulasi informasi yang tercantum pada formulir hasil penghitungan
fisik, serta mencatat harga dan ikhtisar total persediaan.

57
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Pemanfaatan Penggunaan Sistem Aplikasi


Aplikasi komputer dengan segala kelebihannya serta mampu
mengatur berbagai transaksi di gudang dalam menerapkan sistem tata kelola
gudang mampu men-support aktivitas gudang seperti kegiatan mengambil
produk/pengambilan (picking) dilakukan pemuatan ke sarana angkut (delivery
transportation), secara baik dan real time begitu dibutuhkan. Sistem aplikasi
gudang yang digunakan tentunya mampu membantu mendeteksi berbagai
informasi yang dibutuhkan oleh user seperti customer terlebih lagi bagi owner.
Intinya bagaimana sistem manajemen gudang memungkinkan untuk dapat
memantau dan mengendalikan setiap aktivitas terkait adanya proses distribusi
produk/barang baik penerimaan maupun pengiriman, serta memungkinkan
menjadi sistem database yang dapat mengontrol secara rinci.
Sistem manajemen gudang merupakan satu prosedur penunjang di
gudang dengan mekanisme yang menunjukan tahapan dari urutan kegiatan
sebagai fase supply pada rantai produk/barang dan menjadi unsur utama dari
volume pasokan agar mampu memonitor arus perpindahan serta menyimpan
produk/barang di gudang. Selain itu penerapan sistem ini mampu memproses
transaksi terkait, termasuk distribusi barang keluar, distribusi penentuan atas
barang yang masuk, pengepakan serta pelepasan. Dalam sistem yang dijalankan
mampu mengarahkan dan mengoptimalkan stock putaway dengan data yang
real time.

2. Fitur Utama
a. Receiving and Putaway
Awal proses ini dilakukan pada saat produk/barang tiba di gudang. Item
berupa wujud barang setelah tiba selanjutnya diinput pada sistem WMS, hal
ini bertujuan agar database setiap saat selalu ter-update. Ketika dilakukan
input atau memasukan data barang yang dijadikan dasar adalah data PO
(Purchase Order) yang dilakukan oleh petugas pada unit/bagian pembelian
baik secara manual maupun otomatis (digital). Dilakukannya tahapan ini
harus berprinsip pada kesesuaian fisik barang yang masuk dengan kapasitas
terpasang/ukuran gudang agar dapat mengatur sirkulasi/perputaran barang
ketika dilakukan cycle count atau stock opname.
Apabila penerimaan barang telah selesai dilakukan, berikutnya barang
ditempatkan pada area gudang yang sudah ditentukan (Putaway), mengingat
keharusan dalam mengetahui data barang tersebut serta menentukan
barang tersebut masuk kategori dalam sistem FIFO (First In First Out) atau
FEFO (First Expired First Out).
b. Dispacthing
Dispatching dilakukan untuk men-support aktivitas mengeluarkan
barang (picking and delivery) untuk selanjutnya didistribusikan/disalurkan
menuju gerai/outlet maupun konsumen langsung. Penetrasi atau penentuan
titik lokasi dalam kegiatan picking semakin lebih cepat dan akurat dengan
penerapan warehouse management system (WMS).

58
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Fitur ini bagi personil yang ada di gudang membantu pencarian semakin
efisien dan akurat. Dengan hanya melihat setiap yang telah masuk pada
bagian sistem yaitu device handheld serta scanning barcode pada bagian
identifikasi pallet (biasanya berbentuk sticker) untuk menyatakan stock
barang sudah diambil dan digantikan oleh barang lainnya yang baru masuk.
Kegiatan picking harus menginformasikan kepada pegawai terutama
operator atas barang-barang yang harus dikirimkan ke lokasi tertentu, dan
melalui WMS ini setiap barang pesanan dari konsumen akan ditandai dengan
sticker barcode berdasarkan volume/kuantitas serta fisik barangnya.
c. Delivery Note
Kegiatan pada tahap berikutnya yaitu validasi terhadap setiap item
barang hasil picking dengan setiap gerai/outlet maupun konsumen. Dalam
hal ini WMS harus dapat menganalisis dan menetapkan hasil validasi dengan
penyediaan dokumen yang disebut delivery note. Kegunaan dari delivery
note adalah untuk memperingan aktivitas gudang dalam mengecek dan
membandingkan oleh petugas checker dari setiap barang hasil picking yang
dimasukan ke dalam sarana angkut seperti “truck”.
d. Double Check
Fitur yang dibutuhkan selain delivery note yaitu double deck yang
bertujuan untuk meyakinkan bahwa keseluruhan barang yang disiapkan
untuk dikirim secara fisik dan jenis adalah barang pesanan dari konsumen.
Pemanfaatan double deck dapat dilengkapi dengan sticker dispatch label yang
fungsinya memberikan panduan bagi setiap petugas melakukan loading ke
sarana angkutan “truck” yang akan membawa barang.
Dispatch label dapat berperan secara ganda dalam proses double
deck pada akhir lokasi pengiriman. Ketika dilakukan dispatch maka peran
WMS secara otomatis melakukan pengurangan sejumlah barang yang telah
dikirim ke lokasi tujuan artinya setiap sirkulasi barang yang ada digudang
akan selalu terkendali terutama dari resiko berkurangnya barang karena
faktor kehilangan.
e. Stock Take
Stoke take dilakukan untuk menyesuaikan antara fisik barang persediaan
(stock) dengan stock barang yang terdata di komputer. Hasil perbandingan
ini nantinya diharapkan akan berdampak terhadap efisiensi pengeluaran
biaya dalam penanganan barang persediaan. Stock take sendiri sebagai
satu kegiatan yang beresiko terhadap kapasitas serta membutuhkan waktu
yang tidak sedikit bagi petugas gudang. Pada situasi dan kondisi tertentu
proses stock take dilaksanakan dengan melibatkan pegawai di gudang dalam
jumlah yang banyak.
WMS dapat memperingan pekerjaan dengan informasi rinci dari setiap
barang dan lokasi, sehingga memudahkan petugas untuk melakukan stock
take. Dalam alur prosedur kerja WMS, secara operasional gudang tentunya
tidak memunculkan selisih antara fisik barang dengan stock komputer.
Kemudian report stock take yang dicetak setelah hasil penghitungan fisik
selesai, secara ideal adalah 0 (nol) artinya tidak terjadi selisih barang
antara data komputer dengan fisik barang. apabila terdapat nilai selisih

59
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

lebi atau kurang maka dilakukan penghitungan ulang terhadap fisik. WMS
telah membantu melakukan referensi posisi barang yang terjadi selisih,
petugas tidak perlu menuju lokasi penempatan dan menghitung/memeriksa
seluruh barang di gudang melainkan cukup dengan menghitung ke lokasi
yang menurut report terjadi selisih. Setelah selesai seluruh penghitungan,
selanjutnya komputer akan melakukan adjustment plus-minus terhadap
penghitungan fisik.
Pada tahapan ini maka gudang telah memiliki stock update yang sesuai
antara data dengan fisik.
f. Reporting
Reporting merupakan fitur pendukung yang sangat penting. Setiap
hasil kegiatan yang terdokumentasi khususnya laporan digital pada WMS
harus dapat menjelaskan terkait barang kepada pihak pemesan. Laporan
dipersiapkan dengan baik dan valid agar setiap saat dapat memberikan
informasi untuk bahan pengambilan keputusan manajemen yang ditunjang
rekam data yang dapat dipertanggungjawabkan.
Berbagai fasilitas layanan dalam reporting harus dapat memenuhi
kebutuhan gudang akan informasi yang spesifik dan akurat. Artinya setiap
pihak dapat menafsirkan dengan mudah atas segala informasi yang
diberikan seperti reporting persediaan harian (Inventory Days) yang berada
pada tingkat minimum, misalnya penetapan selama 5 hari kerja. Apabila
reporting menunjukkan stock gudang tersedia banyak untuk 5 hari, maka
kepala gudang dapat membuat keputusan untuk bagaimana mengurangi
tingkat order dan terus mendorong agar barang dapat dikeluarkan sehingga
persediaan dapat turut pada volume yang stabil.
Report ini juga diperlukan customer/konsumen untuk mengidentifikasi
dan mengetahui mengenai barang yang tersedia dan akan dikirim dari
gudang menuju gerai/outlet ataupun consumen akhir.
Selain itu reporting juga harus mampu menjadi pusat penghubung
dengan Key Performance Indicator (KPI) dari gudang. Sebagai contoh KPI dari
variansi stock adalah 1%, maka report harus mampu mengeluarkan laporan
selisih barang hasil stock opname. Untuk kebutuhan berikutnya (biasanya
digunakan oleh analis data). Format tampilan yang banyak digunakan di
gudang dalam memudahkan akses dari fitur reporting bisanya diolah dalam
bentuk Ms. Excel yang sebelumnya merupakan hasil olahan dari file .dbf .csv
atau .xls.
Adapun fitur standard dari WMS sebagaimana di atas seyogyanya
dapat didapatkan pada setiap hasil pengelolaan administratif gudang, dan
hal itu tergantung dari adanya mobilitas barang yang terjadi. Untuk instalasi
software WMS dibutuhkan biaya cukup besar setidaknya membutuhkan satu
orang atau lebih dedicated adminyang bertanggung jawab secara langsung
atas pengelolaan WMS ini.
3. Pencatatan persediaan barang di gudang
Pengadministrasian produk/barang persediaan dapat dilaksanakan melalui
pencatatan manual maupun berbasis komputer (digital). Adapun pencatatan

60
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

yang dilakukan secara manual terdiri atas dua sistem:


a. Sistem pencatatan berkelanjutan (Perpetual System)
Pola dengan cara ini mengharuskan petugas gudang melakukan pencatatan
persediaan barang secara kontinue. Dibuatkan perkiraan/rekening/kartu
atau buku untuk setiap jenis barang. Untuk transaksi pertambahan barang
di catat di sebelah debet, dan sebelah kredit digunakan untuk setiap
berkurangnya barang. Saldo dari perkiraan harus selalu dicocokan dengan
wujud atau bentuk barang secara nyata.
b. Sistem pencatatan secara berjangka (Periodik System)
Berbeda dengan sistem pencatatan terus menerus, pada sistem ini hanya
penerimaan dari transaksi penjualan saja yang dicatat, artinya tidak
dibuat jurnal untuk mengurangi (kredit) pada perkiraan persediaan. Untuk
harga pokok penjualan ditentukan dengan mengacu kepada daftar rincian
persediaan barang. Pada akhir masa pencatatan dilaksanakan setelah
mengkalkulasi persediaan produk/barang yang telah diinventarisir (physical
Inventory) secara periodik.

Selanjutnya penerapan teknis pencatatannya terdiri dari metode:


1) First In First Out (FIFO)
Metode ini memiliki ciri dimana barang yang masuk pertama kali maka
barang tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu atau istilah lain masuk
pertama.
2) Last In First Out (LIFO)
Memiliki ciri dimana barang yang terakhir datang ke gudang, maka harus
yang paling awal dikeluarkan.
3) Weight Average Cost (WAC) atau Average Cost (AC)
Berbeda dari kedua metode sebelumnya, maka pencatatan metode
ini yaitu menentukan barang yang telah dikirimkan (keluar) kemudian
dilakukan pencatatan dengan mengacu pada harga rata-rata.

D. Dokumen Penanganan Penerimaan Barang


Petugas pengadministrasi gudang harus memperhatikan pentingnya
mengarsipkan setiap dokumen karena bagi perusahaan setiap catatan ataupun
data pembukuan tersebut merupakan bagian laporan aktivitas yang harus
dipertanggungjawabkan. Secara keseluruhan dokumen tersebut disiapkan dalam
pengelolaan administrasi gudang mulai tahapan penerimaan barang, proses
penyimpanan barang, catatan mutasi barang, sampai pada laporan persediaan
barang.
Sebagai bentuk wewenang dan tanggung jawab terhadap setiap produk/
barang yang dikelolanya, terutama kepala gudang harus menyiapkan pembukuan
seluruh barang yang ada di gudang meliputi:
1. Pembuatan dokumen keuangan dengan informasi secara transparan serta
akuntable.
2. Melakukan pembukuan ketika dilakukan mutasi produk/barang.
3. Menyiapkan kartu barang untuk melakukan pembukuan dan catatan administrasi
penerimaan barang.

61
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Siklus administrasi pergudangan


1. Data pemesanan barang
Kegiatan penata usaha barang yang dipesan dilakukan setelah adanya
keharusan mengeluarkan barang di gudang. Setiap barang yang dikeluarkan
harus terlebih dahulu diestimasi dengan berpatokan pada data historis setiap
jenis barang. Kemudian dilakukan pemesanan dalam hal ini kepada pemasok
misalnya melalui kesepakatan termin pembayaran atau jatuh tempo pembayaran
(term of payment) dengan kisaran nominal/angka lebih besar dari Day Sales
Inventory, dengan kata lain tengat waktu produk/barang yang tersimpan dapat
‘dicairkan’. Misalnya kegiatan bisnis/komersil mampu melakukan pemasaran
dan penjualan selama 3 (tiga) hari, dimana TOP dari kegiatan tersebut yaitu 6
(enam) hari, dengan demikian kegiatan bisnis tersebut dikategorikan untung
karena dapat melakukan 2 (dua) kali lipat penjualan lebih besar walapun
pembayaran yang diterimanya hanya sebesar 1 (satu) kali pembayaran. Selain
itu perjanjian waktu bayar seperti ini (Returnable) lebih menguntungkan
daripada dilakukan cara beli putus..
2. Data Persediaan (Inventory)
Kunci utama dalam ketepatan dalam pencatatan seluruh arus barang yang
masuk dan keluar adalah sistem adminisrasi yang baik, karena dengan demikian
operasional gudang lebih dapat dikendalikan terutama dalam mengukur akurasi
data barang di gudang, yang secara detail mempengaruhi:
a. Jumlah stok barang di gudang
b. Klaim atas produk/barang yang diterima atau dikirimkan.
c. Pengambilan keputusan pemesanan dilakukannya pemesanan
d. Menganalisis tren penjualan
Inventory di gudang dituntut untuk memiliki data secara akurat dan real
time agar dapat dipertanggungjawabkan. Untuk memiliki data seperti itu maka
peran dari proses administrasi pergudangan yang efektif dan efisien perlu terus
dipelihara secara terintegrasi dengan memadukan teknologi yang memadai
dan sumber daya personil yang menjalankannya.

62
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

PERKUAT INDUSTRI PERGUDANGAN


DENGAN MODERNISASI GUDANG

Dengan investasi yang tepat, gudang yang dimodernisasi dapat menjadi


kekuatan industri. Pekerja gudang adalah anggota tim yang berharga dan layak
mendapatkan lingkungan kerja yang berkualitas.
Teknologi dan logistik bergerak dengan kecepatan yang fenomenal.
Menurut  Badan Pusat Statistik (BPS), hingga kuartal kedua tahun 2019, sektor
logistik telah memberikan kontribusi sebesar Rp 429,5 triliun (35,1 miliar dolar
AS) atau 5,54 persen dari total PDB dua kuartal Indonesia di tahun 2019 sebesar
Rp7.747,19 triliun (540,8 miliar dolar AS). Bahkan,  pasar logistik Indonesia, yang
merupakan integrasi dari jasa pengiriman barang, pergudangan dan layanan
bernilai tambah diperkirakan akan berkembang dengan tingkat pertumbuhan
dua digit selama tahun 2017-2022 sebagai hasil dari rencana pemerintah untuk
mengubah Indonesia menjadi pusat logistik utama.
Rahasia utama pertumbuhan pasar logistik di Tanah Air adalah pertumbuhan
luar biasa dari bisnis  e-commerce. Selama  empat tahun terakhir,  e-commerce  di
level nasional, meningkat secara signifikan hingga mencapai 500 persen.
Penelitian  Google dan Temasek  pada tahun 2018 menunjukkan bahwa sistem
ekonomi digital Indonesia akan mencapai sekitar Rp391 triliun (27 miliar dolar
AS) pada tahun 2019.
Tetapi lompatan dalam industri logistik dan  e-commerce  tidak serta merta
mengubah bagian dalam gudang. Budaya kerja di banyak gudang di Indonesia
masih terjebak di masa lalu. Dibandingkan dengan kantor modern dan dalam
hal kesejahteraan, kondisi beberapa gudang sangatlah menyedihkan. Memang,
gudang adalah pusat industri dan bukan kantor iklan kreatif, tetapi itu tidak
berarti gudang tidak bisa menjadi lingkungan yang ramah dan menstimulasi.
Tim gudang bertanggung jawab untuk memindahkan barang-barang dari
titik a ke titik b atas nama merek-merek global, jadi penting bahwa tim gudang pun
diperhatikan sama banyaknya dengan bagian-bagian lain yang berlokasi di kantor
di perusahaan-perusahaan raksasa logistik dan toko ritel  online. Pengiriman hari
berikutnya (next-day) yang telah dijanjikan kepada pelanggan sebagian berada
di tangan karyawan gudang yang melakukan pemindaian, penggesekan, dan
menyentuh layar selama berjam-jam.
Manajer gudang dapat belajar banyak dari perusahaan-perusahaan seperti
Google dengan kantin gratis atau bersubsidi, area rapat yang terang dan bersih,
ruang lapang, dan fasilitas olahraga. Bagaimana jika gudang menawarkan
sarapan gratis dan kopi sebelum  shift  dimulai? Para karyawan bahkan dapat
memulai shift mereka lebih awal karena mereka merasa dihargai.
Cara hebat lainnya untuk membuat mereka merasa dihargai adalah
memperbarui gudang dengan teknologi terbaru. Pekerja generasi berikutnya
yang bertumbuh di era digital yang serba cepat akan mengharapkan layar sentuh,
aplikasi, antarmuka intuitif, dan perangkat pintar. Jika teknologi yang digunakan
di gudang lambat, tidak dapat diandalkan atau ketinggalan zaman, para pekerja
akan merasa tertekan dan akhirnya mereka pergi sehingga menyebabkan tingkat
pergantian staf yang tinggi.

63
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Teknologi hanya sebaik orang yang mengoperasikannya. Jadi, perangkat


terbaik di dunia tidak akan berkinerja baik jika operatornya tidak memahami
perangkat tersebut atau menggunakan jalan pintas dengan menggunakan
metode manual seperti pena dan kertas. Jika operator yang menggunakan
perangkat pengukur dimensi tidak dapat mengartikan data atau perintah dengan
benar, maka pengiriman dapat tertunda, uang akan terbuang sia-sia dan produk
kemungkinan akan dianggap gagal.
Para teknisi, mekanik, dan operator juga memberikan wawasan awal dan
tak ternilai tentang bagaimana bentuk pengalaman pengguna yang lancar. Jika,
sebagai karyawan, mereka merasa dihargai, pekerja gudang tentu lebih mungkin
untuk menawarkan umpan balik proaktif atau melaporkan kesalahan perangkat
yang mereka gunakan setiap hari. Meskipun pelatihan produk dapat membantu,
meningkatkan semangat dapat memelihara sikap positif, yang sebagian didorong
oleh tempat kerja yang menyenangkan.
Beberapa keuntungan yang dinikmati pekerja mengeluarkan sangat
sedikit biaya bagi para pemilik usaha, tetapi mampu mengangkat semangat,
meningkatkan produktivitas, dan mengurangi kelesuan di tempat kerja, absensi
dan izin sakit. Cobalah kedai kopi gratis, kelas yoga di tempat, atau kunjungan
ahli fisioterapi. Semua pekerjaan fisik di  gudang  dapat membuat pekerja mana
pun tertekan, tetapi solusi-solusi holistik ini akan memiliki efek jangka panjang
pada praktik kerja karyawan dalam jangka panjang. Dengan investasi yang
tepat, gudang yang dimodernisasi bisa menjadi kekuatan industri.
Penulis: Ben Marvin Tan, Country Manager Indonesia, Zebra Technologies Asia
Pacific

Gambar 3.8 Pengelolaan Gudang Modern


Sumber : shorturl.at/dhitX

64
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

E-Commerce Bidang Logistik di Indonesia


Kegiatan bisnis e-commerce di Indonesia mengalami pertumbuhan begitu
cepat secara signifikan. Salah satu indikatornya yang menjadi ukuran pertumbuhan
dan kemajuan pada dewasa ini yaitu komersialisasi  e-commerce  bidang
pergudangan atau dikenal dengan istilah logistik sebagai trend serta kesempatan/
peluang menguntungkan bagi kegiatan bisnis masyarakat.
Karakteristik pola kegiatan e-commerce bidang logistik melakukan
sourcing dan delivery, melalui upaya kerja sama/kemitraan dengan merchan
atau supplier dengan cara memfasilitasi pengumpalan produk/barang kemudian
memasarkannya melalui strategi online. Tidak hanya berhenti sampai disitu,
selanjutnya peran delivery sebagai sarana pengantaran/distribusi yang penting
dan utama sehingga produk/barang yang diorder oleh setiap konsumen dapat
dilakukan secara tepat dan efisien.
Perkembangan e-commerce bidang logistik yang sangat dinamis dan
menantang tersebut tentu menjadi warna baru untuk direspon secara positif
khususnya bagi kalangan masyarakat pelaku usaha yang selalu kreatif. Tindakan
nyata yang dilakukan oleh para pelaku usaha  e-commerce ini  diantaranya dengan
melakukan usaha kemitraan dengan perusahaan penyedia jasa layanan logistik
karena diyakini bahwa bisnis ini dapat menjadi solusi atas berbagai kendala
dan permasalahan dalam pengelolaan logistik secara  e-commerce  dilihat dari
aspek quality, cost, dan time.

https://supplychainindonesia.com/new/peran-logistik-dalam-kemajuan-e-
commerce-indonesia/

65
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Memahami mengenai prosedur pengelolaan penerimaan barang serta


seberapa efektif kegiatan tersebut dapat memberikan kejelasan perintah kepada
personil/staf terkait bagaimana tahapan barang diterima di gudang, akan mampu
memberikan benefit bagi perusahaan itu sendiri, tidaknya mampu secara cepat
dan tepat mengatur arus keluar-masuknya barang sehingga memberi pengaruh
yang baik kepada petugas pengantar logistik dengan rasa aman dan nyaman
selama di area gudang.
Pada saat dilakukan penerimaan barang di gudang, sangat penting
untuk diperhatikan apakah diperlukan penanganan khusus dikarenakan faktor
karakteristik barang, kondisi barang, berat barang, tingkat kesulitan penanganan
barang, ‘siklus hidup barang’, penentuan suhu barang, kadaluarsa maksimal,
penggunaan peralatan yang digunakan seperti pallet, drum, forklit, SOP terkait
K3 gudang.
Secara umum dikatakan bahwa penerimaan barang sebagai tahapan
bagian kegiatan gudang yang penting dan sebagai awal dari proses penanganan
barang. Normatifnya, penerimaan barang yang sesuai prosedur saja masih
memungkinkan terjadi kerusakan/kesalahan barang yang disimpan, terlebih jika
ketika penerimaan barang ditangani dengan cara yang tidak tepat, dipastikan
akan terjadi kerugian-kerugian yang tidak diharapkan.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan secara umum tentang ruang


lingkup gudang dan peran kegiatan tata kelola pergudangan bagi kemajuan
perusahaan (dalam berbagi jenis kegiatan usaha) di era modern. Tugas dikerjakan
dalam bentuk laporan dengan mencantumkan sumber referensi yang dapat
dipertanggungjawabkan.

66
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR BAB

1. Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat


2. Jelaskan pengertian dari penerimaan barang di gudang dan unsur apa saja
yang harus ada dalam kegiatan penerimaan barang di gudang pada sebuah
perusahaan?
3. Cari contoh diagram alir proses penerimaan barang pada suatu perusahaan,
kemudian uraikan dari setiap tahapan yang terdapat pada diagram alir tersebut
sehingga menjadi sebuah kegiatan yang sistematis
4. Apa yang Anda ketahui tentang DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), dan
Packing List atau Surat Jalan, serta uraikan secara singkat fungsi dari dokumen
tersebut dalam kegiatan penerimaan barang di gudang.
5. Jelaskan secara singkat tahapan dalam proses kegiatan barang masuk ke dalam
gudang.
6. Apa yang Anda ketahui tentang metode pencatatan persediaan barang yang
meliputi:
a. First In, First Out (FIFO)
b. Last In, First Out (LIFO)
c. Weight Average Cost (WAC) / Average Cost (AC)

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab tiga ini, Anda menjadi semakin memahami


materi terutama mengenai kegiatan pergudangan dalam hal ini bagaimana
melakukan penerimaan barang di gudang sehingga pada tahapan kegiatan ini
mampu menjadi bagian dari siklus pergudangan (logistik) dengan penerapan
manajemen yang berjalan secara efektif dan efisien bagi perusahaan. Dari materi-
materi yang telah dipaparkan pada bab tiga ini, bagaimana standar operasi standar
(SOP) penerimaan gudang terutama dari aspek tertib administrasi dan unsur K-3
menjadi penting untuk dipahami dan dijalankan oleh setiap personil gudang?
Anda dapat mengeksplorasi materi melalui diskusi yang dilakukan dengan teman
di bawah bimbingan guru, karena dengan memahami bab ini peserta didik akan
sangat terbantu dalam memahami materi-materi berikutnya.

67
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG
IV
BAB IV PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang penyimpanan barang di gudang, peserta


didik diharapkan mampu melakukan penanganan penyimpanan barang di
gudang sesuai prosedur dan karakteristik barang yang disimpan.

PETA KONSEP

PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG

SOP Penyimpanan Karakteristik


Barang dalam
Barang di Gudang Barang
kondisi Tunggu

KATA KUNCI

Inbound-outbound, warehouse, LIFI, FIFO, FEFO, Average System, sample manual


template rack pigeon hole rack, put away, let down

68
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Perusahaan dengan tingkat produksi yang tinggi sudah barang tentu harus
memiliki area gudang dengan ukuran yang besar, hal ini berbanding lurus dengan
volume persediaan barang yang sangat banyak. Barang yang telah dihasilkan tentunya
untuk sementara waktu disimpan di gudang sebelum barang tersebut didistribusikan
kepada setiap pelanggan selaku pihak pemesan. Agar fisik barang yang telah dihasilkan
tetap memiliki kualitas baik sesuai dengan karakteristik dan jenisnya, maka harus
diperhatikan pola penyimpanan barang di gudang dengan memperhatikan standar
manajemen mutu sehingga nilai kepercayaan atas produk yang dihasilkan dari kolega
dan pelanggan senantiasa tetap terjaga dengan baik.
Secara kuantitas terdapat begitu banyak barang yang disimpan di area
gudang perusahaan. Untuk itu diperlukan metode penyimpanan secara tepat dengan
tujuan setiap personil mampu dengan cepat mencari dan mengeluarkan barang yang
dibutuhkan. kondisi tersebut adalah bagian dari sistem tata kelola sistem penyimpanan
barang di gudang.
Kegiatan penyimpanan barang-barang gudang/logistik yang secara
administrasi memenuhi persyaratan untuk diterima kemudian dikelompokan sesuai
jenis barangnya sebagai jaminan bahwa setiap produk/barang selalu terjaga secara
aman dengan kondisi secara kualitas dan kuantitas selalu terkendali ketika produk/
barang akan dikirimkan atau didistribusikan. .
Berikut merupakan beberapa definisi tentang penyimpanan barang dari
pendapat dan literatur terkait penyimpanan barang antara lain:
1. Penyimpanan Menurut Permendagri Nomor 17 Tahun 2007 Tentang Barang Milik
Daerah menyatakan definisi penyimpanan adalah kegiatan melakukan penerimaan,
penyimpanan, pengaturan, pembukuan, pemeliharaan barang dan pengeluaran
dari tempat penyimpanan.
2. Tempat penyimpanan barang merupakan area atau ruangan dari sebuah gudang
dimana setiap personil gudang harus mampu mengidentifikasi barang-barang
dalam area bagian ruang yang luas. Proses penyortiran dan penyimpanan barang
berdasarkan jenis atau klasifikasinya, atau menurut pola penyimpanan yang biasa
digunakan pada gudang perusahaan prinsipnya bertujuan pada seberapa efektif
proses penyimpanan barang di tempat secara tepat.
3. Menurut Lucas dan Rumsari (2004) dikatakan bahwa penggudangan merupakan
serangkaian kegiatan pengurusan dalam penyimpanan logistik mulai dari kegiatan
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, pengaturan, pembukuan,
pemeliharaan, pengeluaran dan pendistribusian sampai dengan kegiatan
pertanggungjawaban pengelolaan gudang (pembuatan laporan) dengan tujuan
mendukung kontinuitas kerja setiap unit, sekaligus mendukung efektivitas dan
efisiensi organisasi secara keseluruhan.
Secara umum penyimpanan dapat diartikan setiap upaya dalam
melaksanakan proses pengelolaan aktivitas mengatur serta menyimpan seluruh
barang persediaan pada area gudang, sehingga penyimpanan barang memiliki fungsi
jaminan pemenuhan atas penjadwalan pengiriman barang.

69
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 4.1 Gudang Penyimpanan Barang


Sumber : shorturl.at/bwRXZ

MATERI PEMBELAJARAN

Diperlukan penanganan proses penyimpanan barang mengingat begitu


kompleks dan dinamisnya kegiatan pergudangan, sehingga perusahaan dapat
mengatasi permasalahan yang muncul terutama pada fase penyimpanan barang
seperti:
1. Melakukan administrasi penyimpanan barang berdasarkan jumlah, jenis,
klasifikasi, dan karakteristiknya.
2. Dasar penyiapan laporan pertanggungjawaban untuk barang kekayaan yang
memiliki nilai sebagai aset institusi atau perusahaan.
3. Diperlukan tambahan anggaran khusus seperti:
a. Besaran modal yang diinvestasikan dalam pengadaan berbagai fasilitas
untuk mempermudah pengelolaan gudang yang terstandar dan memadai
b. Tambahan biaya operasional seperti biaya penerangan, pengendalian,
penyusutan modal, dan biaya overhead.
Untuk menjamin kegiatan penyimpanan barang di gudang berjalan secara
efektif dan efisien, perusahaan dapat memperhatikan beberapa faktor, diantaranya:
1. Pemilihan lokasi gudang
Untuk memperlancar aktivitas di gudang, harus memperhatikan aspek teknis-
ekonomis seperti adanya sarana bongkar muat sehingga proses penyimpanan
dapat dilakukan secara cepat dan mudah dijangkau.
2. Jenis barang yang disimpan
Jenis, klasifikasi, dan karakteristik barang tentu akan mempengaruhi cara
penanganan dalam penyimpanannya.

70
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Pengaturan ruangan gudang


Layout gudang yang dipilih harus memperhatikan aturan ruangan dengan menjaga
unsur K3 (keamanan, kesehatan dan keselamatan kerja), dan paling penting barang
yang disimpan tetap terjaga dari kerusakan.
4. Tata cara penyimpanan
Meliputi mekanisme dan upaya pengelolaan penyimpanan barang agar mampu
memberikan banyak kemudahan dalam akses informasi dan pelayanan yang tepat
dan cepat.
Adapun tujuan dari kegiatan penyimpanan barang di gudang adalah:
1. Untuk mempermudah penerimaan berbagai macam barang beserta komponen-
komponennya
2. Untuk memelihara kualitas, kondisi, dan daya tahan dari barang yang disimpan,
sehingga barang tidak mudah rusak.
3. Untuk mengendalikan keluar masuknya barang di gudang
4. Untuk menginventarisir volume barang di gudang sehingga barang tetap aman
5. Untuk memberikan akses data serta keterangan lain bagi siapapun terutama pihak
yang terlibat secara langsung.
Area/ruang penyimpanan (misalnya di rak penyimpanan) seyogyanya
dapat diisi sesuai kapasitas, sehingga tidak dikatakan sebagai sistem penyimpanan
“sarang lebah”, yang menunjukan terdapatnya banyak tidak termanfaatkan secara
oiptimal. Selain itu, harus dipastikan agar barang-barang yang disimpan di gudang
tidak mengenai/menyentuh lantai, supaya tidak menghambat/menghalangi arus
perpindahan barang secara umum sehingga menimbulkan efisiensi ruang, waktu, dan
energi.
A. Standar Operasi Prosedur (SOP) Penyimpanan Barang di Gudang

Gambar 4.2 Tahapan kegiatan Storage


Sumber : shorturl.at/uCGN8

Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur


(SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan sebagai dasar panduan

71
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

bagi setiap pengelola gudang untuk menjalankan aktivitasnya. Pentingnya


manajemen gudang mengeluarkan kebjakan seperti petunjuk teknis pelaksanaan
secara tertulis yang biasanya tertuang di SOP agar tujuan gudang akhirnya mampu
menopang keberhasilan perusahaan.

Gambar 4.3 Analisa Sistem Penyimpanan Barang


Sumber : shorturl.at/lrDHI

Tujuan dari SOP penyimpanan di gudang adalah sebagai berikut :


1. Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi bisa
berjalan dengan lancar.
2. Mengurangi resiko kerugian yang akan timbul seperti berhentinya proses
produksi sebagai akibat keterlambatan supply material dari suplier.
3. Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang tersedia di
pasar terbatas dan selalu berubah-ubah dengan kecenderungan harganya yang
terus naik. 
4. Jika harga sedang turun tidak ada salahnya kita melakukan pembelian lebih
dari keperluan dengan pertimbangan selisih harga yang cukup tinggi jika kita
bandingkan dengan melakukan pembelian bulan berikutnya.
5. Melakukan pengaturan agar tidak terjadi over stock yang merugikan karena
sistem penyimpanannnya selalu di monitor.
6. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat penyimpanan
yang tidak dikelola dan diatur dengan baik.

72
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.4 Penataan Penyimpanan Barang di Gudang


Sumber : https://rakgudang4pallet.com/metode-penataan-rak-pallet/

Telah diuraikan sebelumnya bahwa fungsi dari adanya gudang bagi


perusahaan sebagai penyangga kebutuhan yaitu area dengan segala fasilitasnya
untuk menyimpan berbagai jenis barang dengan segala karakteristiknya serta
memudahkan setiap mitra atau konsumen gudang dalam mendapatkan berbagai
akses kemudahan.
Sistem pergudangan secara manual maupun modern yang menerapkan
terknologi informasi harus dilengkapi dengan alat perlengkapan yang mampu
memudahkan setiap personil gudang melakukan pekerjaannya. Misalnya
pemanfaatan label barcode diperlukan untuk dapat mengidentifikasi/melacak
barang yang dicari bahkan dari sisi kuantitas barang yang tersimpan di gudang
sehingga dapat terus dikendalikan.
Agar tempat penyimpanan berbagai produk/barang di gudang tetap tertata
dengan kondisi aman dan dapat dipertanggungjawabkan, maka sangat diperlukan
cara, metode, serta prosedur penanganan untuk mengatasinya. Sebagaimana telah
sedikit dibahas pada bab sebelumnya mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam
penyimpanan barang setidaknya terdapat beberapa metode diantaranya sistem
LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), dan sistem Average.
LIFO merupakan metode penyimpanan barang dengan ciri atau tata cara
yang menerapkan pola yaitu untuk barang datang atau masuk paling akhir, maka
harus terlebih dahulu dikeluarkan. Metode ini diterapkan bertujuan untuk tetap
mempertahankan mutu setiap barang yang disimpannya artinya kondisi barang
semakin baik, misalnya komoditi kopi. Selanjutnya metode penyimpanan barang
FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang tersebut harus
terlebih dahulu yang dikeluarkan berdasarkan urutan yang telah diatur sedemikian
rupa. Berbeda dengan metode LIFO, penerapan metode ini lebih tepat untuk
kategori subjek barang rentan dan tidak dapat bertahan lama, seperti komoditi
beras, gula. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan barang dengan
ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa pendek terlebih
dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan barang/produk itu

73
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga perusahaan dalam


hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja masuk. Contohnya
barang obat-obatan dengan masa expired. Sistem ini jika dilihat secara lebih
rinci mirip dengan sistem FIFO. Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang
biasanya digunakan untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara
teknis metode ini dilakukan dengan mengurai keseluruhan produk di gudang
berdasarkan jenis dan volume yang akan dikeluarkan. Penerapan sistem average
berbeda dibandingkan dengan sistem lainnya karena tingkat kerumitannya yang
cukup tinggi.
Dalam menentukan metode yang akan digunakan pada proses
pengelolaan penyimpanan barang apakah metode LIFO, FIFO, ataupun Average,
akan ditentukan berdasarkan karakteristik dan sifat barang artinya strategi
gudang ketika menangani barang yang mampu bertahan lama maka akan lebih
tepat menerapkan metode LIFO. Begitu sebaliknya untuk barang yang tidak
dapat bertahan lama serta mengatasi kondisi barang dengan penyimpanan
terlalu dalam jangka waktu tertentu dapat menurunkan kualitas barang tersebut.
Apabila dianalisis dengan melihat gambaran ciri dari metode yang telah diuraikan,
kegiatan pengelolaan terutama dalam penyimpanan barangnya maka strategi LIFO
cenderung lebih tepat serta akurat dimana barang yang lebih dahulu masuk dapat
langsung dikeluarkan dari gudang.
Dalam bahasan ini diuraikan mengenai kelebihan penyimpanan barang
dengan metode FIFO, diantaranya:
1. Kualitas barang lebih terjamin
Penyimpanan melalui metode FIFO akan mengatur sedemikian rupa cara yang
ditempuh agar waktu penyimpanan barang di gudang tidak dalam jangka
waktu yang lama. Terlebih untuk kategori barang yang memiliki kadaluwarsa
lebih cepat maka akan dikeluarkan paling cepat. Hal ini dilakukan untuk tetap
mempertahankan kualitas barang yang disimpan juga sebagai jaminan barang
tidak mengalami kerusakan.
Misalnya jenis barang beras yang tidak dapat bertahan secara awet serta akan
merusak fisi kotork dari beras tersebut apabila penyimpanannya lama, serta
2. Pengendalian harga lebih terjamin
Kelebihan lain dari metode ini yaitu tetap memiliki kestabilan harga dari
barang-barang yang disimpan. Dengan memanfaatkan metode ini kestabilan
harga dapat dipertahankan artinya harga pada saat barang masuk akan sama
ketika barang dikeluarkan, tentu dengan tetap menjaga kondisi barang tetap
baik dan berkualitas.
Contoh: pada gudang penyimpanan beras, dilakukan pembelian awal seharga
Rp 13.000/kg, selanjutnya diterima kembali beras melalui pembelian seharga
Rp. 13.500/kg. Pada waktu kemudian terjadi permintaan pasar dan ketika
kondisi ekonomi sedang baik dimana salah satu indikatornya harga naik, maka
harga beras yang ada di pasaran ketika terjadi saat itu.
3. Pencatatan yang lebih sistematis
Keuntungan yang didapatkan dari metode FIFO adalah ketika dilakukan
pencatatan barang, dalam hal ini pengelola gudang mencatat setiap produk/

74
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

barang yang masuk dan barang maupun keluar dapat secara mudah dikendalikan,
karena pencatatan dan arus keluar masuknya barang dilakukan secara kronologis.
Petugas pencatat barang tidak melakukan pengecekan terhadap semua barang,
melainkan hanya dilakukan pengecekan ketika terdapat keseimbangan volume
produk/barang di gudang.
Namun demikian metode FIFO ini tentu tidak lepas dari berbagai
kelemahan, diantaranya kurang tepat apabila pihak pengelola pergudangan tidak
kompeten dalam melakukan penataan barang sesuai dengan tata letak dan fasilitas
yang ada di gudang secara berurutan berdasarkan kronologis barang tersebut
masuk. Selain itu pihak pengguna barang terkesan tidak mendapatkan kepuasan
layanan yang disebabkan barang bersifat kadaluwarsa karena telah lama disimpan
dan dianggap mengalami penurunan kualitas barang.
Tetapi semua kerugian akibat hal di atas dapat diminimalisir oleh setiap
personil gudang diantaranya dalam mengatur sirkulasi barang berdasarkan metode
yang digunakan. Secara ideal penataan barang jika dengan metode FIFO tidak
dilakukan dengan cara menumpuk, tetapi ditempatkan secara sejajar menurut
urutan waktu barang yang diterima. Pada gudang yang memanfaatkan metode ini
harus memiliki dua pintu, dengan fungsi pintu pertama sebagai pintu masuknya
barang sedangkan pintu kedua sebagai pintu yang khusus membawa barang keluar.
Untuk barang yang masuk biasanya diletakan tidak jauh dari area barang keluar.
Barang diletakan pada area dekat pintu keluar, hal ini bertujuan supaya barang
yang masuk terlebih dahulu dapat mudah dikeluarkan, begitu juga dengan barang
yang baru masuk gudang akan dengan mudah masuk karena tidak terhalangi oleh
barang-barang yang masuk terlebih dahulu.

Gambar 4.5 Pengelolaan Barang Gudang yang Masuk dan Keluar


Sumber : shorturl.at/beyA8

75
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

B. Barang dalam Kondisi Tunggu


Penyimpanan barang adalah bagaimana gudang yang ada di perusahaan
berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang yang bersifat sementara
artinya barang tersebut berada dalam kondisi tunggu yaitu kondisi barang berada
di gudang sampai terjadi “order” yang mengharuskan berang tersebut keluar
gudang untuk didistribusikan.
Untuk barang-barang yang disimpan dengan mempergunakan fasilitas
gudang berupa rak tinggi maka harus dilakukan proses put away dan let down.
Put away merupakan kegiatan menempatkan barang yang telah selesai dilakukan
pengecekan dokumennya serta sudah dicatat pada sistem yang selanjutnya barang
tersebut disimpan sesuai prosedur untuk menjaga kondisi tetap baik dan aman.
Sedngkan let down merupakan kegiatan mengambil barang dari lokasi barang
disimpan menuju area picking face (penyimpanan barang) menurut asalnya menuju
area yang telah ditentukan secara tepat jumlah. Adapun kegiatan dari Put away
dilaksanakan melalui dua langkah yaitu secara langsung (direct put away) dan tidak
langsung (indirect put away).
Pada beberapa gudang perusahaan yang sudah dilengkapi dengan
penerapan Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System),
proses put away/letdown langkah penanganannya dapat dilakukan secara manual,
seperti berikut urutan berikut ini:
1. Menentukan lokasi/tempat barang yang akan disimpan menurut kelompok/
jenisnya.
2. Menempatkan barang dengan intensitas masuk dan keluarnya barang tinggi
pada area dekat pintu keluar..
3. Dilakukan pencatatan lokasi dimana barang telah disimpan.
4. Membagi setiap personil gudang dalam penanganan barang sesuai kelompok/
jenisnya.
5. Ruangan gudang dilengkapi dengan pest control dan monitor suhu untuk
menjaga keamanan barang
Proses put away/let down dalam penanganannya dapat terus
dikembangkan agar semakin mendapatkan hasil yang lebih maksimal melalui:
1. Directed put away
Pada gudang yang telah menerapkan warehouse management system maka
operator akan senantiasa memberikan informasi dan arahan terkait lokasi
penyimpanan barang.
2. Batched and sequenced put away
Setiap barang yang sudah ke area gudang kemudian dilakukan penyortiran atau
memilih jenis barang yang akan ditangani secara put away berdasarkan zona
atau lokasi gudang.
3. Interheaving
Merupakan cara yang mengkombinasikan proses put away dan let down.
Ada beberapa hal yang tidak boleh dilakukan dalam proses put away/let
down di gudang seperti:
1. Jarak area penempatan antar lokasi berjauhan
2. Pallet tidak beraturan

76
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Picking face penuh


4. Tidak dilengkapi dengandarana forklift
Kegiatan pengelolaan gudang walaupun terlihat sederhana namun dalam
proses penanganan harus dilakukan oleh personil yang kompeten sesuai dengan
sifat kecakapan dalam menyelesaikan jenis pekerjaan di gudang yang berbeda.
Misalnya bagaimana personil gudang memahami dan mampu menangani kategori
barang barang medis/kesehatan dengan area simpan membutuhkan suhu di bawah
30 derajat celcius, serta terhindar dari sinar matahari secara langsung sehingga
kualitas dari barang tersebut tidak mengalami penurunan.
Penyimpanan barang-barang di gudang juga harus disimpan sesuai
kelompok berdasarkan jenis dan golongannya. Adapun prosedur penyimpanan
barang melalui pengelompokan berdasarkan:
1. Klasifikasi atau golongannya
2. Sub golongan barang
3. Jenis dan sifatnya
4. Article barang
Perlakukan khusus yang perlu diperhatikan oleh petugas gudang dalam
menyimpan barang di gudang agar kondisi barang selalu aman dan terpelihara
diantaranya:
1. Menyediakan ruangan yang telah memenuhi persyaratan.
2. Barang disimpan sesuai dengan golongan dan jenisnya.
3. Tersedianya fasilitas penunjang seperti: lemari, lemari yang berfungsi sebagai
pemanas ataupun pendingin, pallet dengan ukuran dan jenis menyesuaikan
dengan tata cara penyimpanan barang.
4. Memiliki penerangan yang cukup.
5. Petugas gudang melakukan pemeriksaan dan pemeliharaan secara rutin
keadaan tempat penyimpanan barang.
6. Melakukan pengeturan suhu dan temperatur ruangan gudang.
7. Melengkapai alat untuk kondisi/keadaan darurat seperti pemasangan alarm
bahaya kebakaran-pencurian, alat pemadam kebakaran, CCTV, serta alat yang
dapat mencegah dari berbagai hewan pengerat dan binatang kecil lainnya.
8. Memelihara keamanan dan kebersihan setiap barang di gudang.
9. Menyiapkan dokumen berkala sebagai bentuk laporan yang untuk
menginformasikan keadaan gudang serta memastikan kondisi barang selama
dilakukan penyimpanan.
Bagi kegiatan usaha dengan gudang yang tersedia dalam ukuran kecil
dimana fisik dan ukuran gudang tidak dapat secara representatif untuk area
dan fasilitas khusus, maka disarankan dapat melakukan pemilihan atas barang
persediaan gudang yang memiliki skala prioritas yang cara penyimpanan dan
penanganan termasuk perawatannya relatif sederhana.
1. Sistem Racking
Gudang yang baik bukanlah gudang yang luas saja. Gudang yang
baik adalah gudang yang bisa memanfaatkan space atau ruang yang terbatas
dan mengakalinya dengan metode dan ide kreatif dalam melakukan sistem
penyimpanan.

77
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.6 Rak Gudang menggunakan Bin


Sumber : shorturl.at/rsxR6

Dengan semakin mahalnya space atau ruang pergudangan maka


sistem racking menjadi solusi penyimpanan yang efisien. Dengan sistem ini,
penyimpanan material tidak lagi berorientasi kepada luas horizontal gudang
akan tetapi dengan sistem racking ini space gudang di maksimalkan secara
vertikal ke atas. Material di tempatkan pada rak-rak yang telah di tentukan.
Setiap level rak tersebut dibagi menjadi sejumlah bin-bin disesuaikan dengan
kebutuhan.
Terdapat jenis rak pendek sebagai solusi untuk mengatasi kelemahan
pada penyimpanan yang menggunakan rak berukuran tinggi, terutama barang
yang disimpan bentuk serta kemasannya kecil. Selain itu, terdapat juga cara
penyimpanan yang menggunakan rak sample manual template yang banyak
dimanfaatkan oleh industri rumahan dengan kategori perusahaan skala kecil,
dimana cara penyimpanannya disebut juga pigeon hole (sarang burung), yang
memiliki kelebihan antara lain:
1. Keselamatan kerja pegawai dapat semakin terjamin.
2. Ruang gudang tidak memerlukan atap yang tinggi.
3. Tidak diperlukan fasilitas tambahan seperti forklift atau hand pallet.
4. Penyimpanan barang memiliki tingkat akurasi yang tinggi.
5. Dapat digunakan untuk semua barang dengan kemasan kecil.

78
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 4.7 Rak Gudang Jenis Pigeon Hole


Sumber : shorturl.at/bhiny

Satu hal yang perlu menjadi perhatian adalah, dengan sistem


penyimpanan barang secara vertikal ke atas, maka diperlukan investasi
alat untuk melakukan penempatan dan pengambilan material dari atas
rack tersebut  yaitu Lift reach truck.  Selain itu diperlukan juga labelling yang
dilakukan secara konsisten agar memudahkan dalam melakukan kontrol
material. Pola labelling tersebut harus selalu di-update mengikuti adanya
perubahan data material barang (diambil atau ditambah).
Pemilihan Sistem Penyimpanan
Terdapat beberapa kriteria yang harus diperhatikan terutama dalam melakukan
pemilihan sistem penyimpanan diantaranya:
1. Load
2. Throughput Rate
3. Storage Level
4. Column Spacing
5. Picking Criterion
Proses Pemilihan dan Tipe Sistem Penyimpanan
Terdapat sistem penyimpanan dengan mekanisme pemilihan yang
menggunakan beberapa kriteria, seperti metode first cut yang didasarkan
pada frekuensi pemilihan serta identitas pemilihan:
1. High Pick and High Storage
2. High Pick and Low Storage
3. Low Pick and High Storage
4. Low Pick and Low Storage
Konfigurasi Sistem Penyimpanan
Berikut ini dikemukakan beberapa konfigurasi yang meliputi:
1. Selective Racking
Pallet yang ditempatkan pada area yang ditentukan dapat mudah dijangkau
melalui akses lorong. Ketika akan memindahkan salah satu pallet ke area

79
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

lain, maka pallet lainnya tetap berada pada posisi semula. Konfigurasi
demikian dalam kegiatan pergudangan disebut sebagai racking system
dengan berbagai ukuran rak yang disediakan.
2. Double-deep Racking
Fungsi dari deep rack dengan pemanfaatan secara bersamaan (dua baris
digabungkan) berfungsi agar mampu memperkuat dalam menyangga/
menahan fasilitas lain seperti palle, forklift, stacker. Khusus untuk alat
gudang seperti reach truck dimanfaatkan agar mampu menarik du pallet
sekaligus.
3. Drive-in Racking
Pallet dapat disiapkan serta ditempatkan secara vertikal pada rak
penyimpanan dengan drive-in racking.
4. Mobile Racking
Mobile Racking berguna agar densitas penyimpanan semakin meningkat
fungsinya dengan daya gerak secara mekanik.
5. Automated Storage and Retrieval System (ASRS)
Komponen utama dari alat ini diantaranya crane, storage rack, dan software
6. Very Narrow Aisle (VNA)
Dirancang dengan fungsi untuk meminimalisir luas dan tinggi lorong
sampai beberapa meter.
7. Pegawai membutuhkan bukti dokumen dalam melakukan pencarian
produk/barang yang disimpan di rak.
8. Carousel
Carousel digolongkan ke dalam dua tipe, tipe pertama yaitu carousel
vertikal yang merupakan area simpan secara otomatis serta mesin yang
dilengkapi dengan rantai dan rel serta berfungsi untuk mengambil, dan
memutar tempat penyimpanan secara vertikal. Tipe kedua yaitu carousel
horizontal yaitu area dengan pola simpan secara otomatis yang dapat
berguna untuk memilih tempat penyimpanan secara optimal dengan
tingkat kepadatan tertentu.

2. Metode Penyimpanan berdasarkan Kelompok


Pada dasarnya kelompok material bisa dikelompokan menjadi tiga
macam yakni kelompok barang-barang besar (bulky parts), kelompok barang-
barang kecil (Small parts) dan kelompok barang-barang kimia (Chemical parts).
Selain mengelompokan tempat penyimpanan dalam kelompok
bulky parts dan small parts maka susunan barang akan terlihat lebih rapih.
Kemudian untuk chemical parts karena mempunyai sifat yang mudah terbakar
pada umumnya, maka metode penyimpanannya mengikuti cara-cara khusus
sesuai petunjuk penyimpanan dari suplier dan gudang penyimpanannya juga
harus terpisah dari gudang material yang lain.
Berikut beberapa metode untuk melakukan penyimpanan terutama
dalam penanganan barang-barang sebagaimana yang telah digolongkan di
atas, yaitu:
1. Random Location System
Pada sistem ini setiap barang yang masuk selanjutnya diarahkan dan

80
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

disimpan dengan acak pada lokasi yang tersedia. Sistem ini paling
ekonomis untuk dilakukan.
2. Fixed Location System
Penerapan sistem ini setiap item barang sudah memiliki tempat
penyimpanan tetap yang tidak dapat digunakan untuk menyimpan item
barang lain. Sistem ini lebih mudah diingat ketika produk/barang disimpan
pada setiap area kargo sehingga pengelolaan efisien.
3. Fixed Area Working on a Random System
Yaitu sistem yang menggabungkan keuntungan dari sistem lainnya. Item
barang seperti ball bearing, abrasive, serta onderdil/suku cadang lainnya
dapat digabungkan di suatu lokasi.

Metode khusus
Metode khusus dijalankan dalam kegiatan gudang untuk menyimpan
material/barang yang sensitif seperti:
1. Labels
Labels sangat sensitif terhadap panas, karena label umumnya menggunakan
bahan perekat (lem). Tentu saja lem ini akan sangat sensitif terhadap suhu
dan panas karena akan menyebabkan daya rekatnya berkurang.
2. Electric parts
Electric parts juga sangat sensitif terhadap suhu panas, selain itu juga sangat
sensitif terhadap kotoran dan debu. Oleh karena itu tempat penyimpanan
material electric hendaknya pada suhu yang di rekomendasikan oleh
suplier.
Untuk tempat penyimpanan khusus ini di buatkan ruangan yang mempunyai
kontrol suhu dan di monitor serta di jaga agar suhu ruangan tersebut selalu
dalam keadaan stabil.

Gambar 4.8 Racking dalam Kegiatan Pergudangan


Sumber : shorturl.at/msGP3

81
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Karakteristik Penyimpanan Barang di Gudang


Sifat khusus/karakteristik dari suatu produk/barang terutama untuk jenis
tertentu pada saat disimpan maka harus diperhatikan caranya. Misalnya, untuk
barang yang mudah busuk (cepat mengalami perubahan bentuk, rasa dan warna)
seperti buah dan sayuran maka diperlukan ruang pendingin, berbeda dengan
barang pangan kemasan yang dapat disimpan pada area gudang dengan tingkat
suhu yang normal (ambient).
Dalam beberapa kondisi terutama sifat dan jenis produk/barang yang
disimpan di gudang harus memenuhi standar dan tata cara menangani produk/
barang dalam menyimpannya. Seperti untuk menyimpan sayuran atau buah-
buahan maka harus tersedia ruangan pendingin, adapun produk/barang makanan
yang telah dikemas dapat disimpan pada tempat/ruangan dengan suhu yang
normal.
Terdapat 10 (sepuluh) tipe gudang menurut karakteristik penyimpanannya,
antara lain:
1. Gudang tempat penyimpanan bahan baku
Dimanfaatkan dalam menyimpan bahan baku sebagai rangkaian untuk aktivitas
produksi seperti karet, biji besi, serbuk pasir, serta berbagai campuran bahan
material beton. Lokasi gudang akan lebih baik jika berdekatan dengan tempat
pengolahan produksi
2. Gudang tempat penyimpanan barang setengah jadi
Pada kegiatan manufaktur, terdapat produk/barang dimana sebelumnya
merupakan hasil produksi atas berbagai bahan baku, tetapi bukan produk/
barang jadi melainkan menjadi komplemen/pendukung untuk kegiatan
produksi berikutnya. Selama tahapan kegiatan manufaktur sangat diperlukan
barang setengah jadi, diantaranya:
a. Intermediate process, yaitu bahan setengah jadi yang digunakan dalam
kegiatan berikutnya.
b. Posponement, merupakan penundaan dari kegiatan produksi sampai adanya
kembali bahan setengah jadi.
c. Customization, yaitu melakukan diversifikasi atas barang dengan wujud dan
jenis yang sama. Hal ini dilakukan untuk memenuhi permintaan konsumen.
d. Sub-assembly, yaitu kegiatan perancangan barang setengah jadi.
3. Gudang tempat penyimpanan bahan hasil produksi
Berguna untuk menampung seluruh barang hasil dari proses produksi yang
kemudian direncanakan untuk didistribusikan ke pihak pemesan. Fungsi gudang
sebagai buffer atau safety dan permintaan pasar atas barang hasil produksi.
4. Gudang sebagai tempat konsolidasi dan transit
Memiliki sifat dan bertujuan untuk menerima produk/barang yang datang dari
beberapa asal lokasi selanjutnya dikirimkan kembali ke pemesan maupun
menjadi bagian dari tahapan produksi selanjutnya.
5. Gudang sebagai pusat transhipment
Gudang tipe ini sebagai tempat penerimaan barang dalam volume yang
besar, kemudian di tempat tersebut dilanjutkan dengan penguraian barang ke
dalam jumlah yang kecil/terperinci hingga menjadi jumlah yang sedikit untuk
dikirimkan ke berbagai tujuan.

82
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. Gudang yang berfungsi sebagai cross docking


Melalui prinsip efisiensi setiap barang yang ada di gudang cepat dilakukan
penanganan karena akan dilakukan pengiriman ke tempat selanjutnya. Barang
disimpan untuk jangka waktu yang tidak lama, biasanya barang dilakukan
pengiriman kembali pada hari/waktu yang sama.
7. Gudang sebagai pusat sortir
Dimanfaatkan oleh organisasi usaha yang secara khusus menangani
kegiatan ekspedisi surat, pengiriman parsel atau penyewaan pallet, artinya
mendistribusikan pallet ke berbagai lokasi.
8. Gudang sebagai fulfillment
Desain gudang dirancang khusus melayani order pengiriman dalam jumlah
yang banyak. Misalnya pengelolaan bisnis e-commerce.
9. Gudang sebagai tempat untuk proses reverse logistics
Berfungsi dalam penempatan produk/barang retur atau defective. Aktivitas
repacking, perbaikan, dijalankan melalui pengambilan bagian-bagian barang
yang mengalami kerusakan agar dapat diperbaiki sehingga dapat dipakai
kembali atau dilakukan proses pemusnahan dipakai kembali atau memusnahkan
barang retur atau defective.
10. Gudang untuk kepentingan publik
Tipe gudang tersebut pengelolaannya dilaksanakan oleh negara dan bersifat
tidak komersil. contohnya Bulog. Tujuan pengelolaan gudang ini bersifat
pelayanan publik dengan pengelolaan oleh negara atau perusahaan pihak
ketiga.

CAKRAWALA

E-Commerce dalam Menopang Pergudangan Modern

Gambar 4.9 Racking dalam Kegiatan Pergudangan


Sumber : shorturl.at/kAMZ2

83
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Oleh: Gita Anggaranie


Junior Consultant | Supply Chain Indonesia

Dinamika perubahan peta kegiatan bisnis perniagaan dari konvensional


ke arah bisnis secara online (digital) sangat berpengaruh pada sebagian besar
aspek. Bisnis berbasis digital atau terdengar lebih familiar dengan sebutan
e-commerce telah mampu mempengaruhi aktivitas industri dan komersialisasi
industri bergerak begitu cepat. Dari sekian jenis kegiatan usaha yang telah
merespon perubahan tersebut serta dilatarbelakangi oleh tingkat kebutuhan
dari masyarakat yaitu warehousing atau layanan penyediaan pergudangan secara
modern.
Akibat dari kondisi tingkat permintaan jasa layanan pergudangan
menyebabkan pelaku usaha yang secara khusus berkonsentrasi pada kegiatan
itu mulai memperhatikan segala aspek yang mempengaruhi atau menunjangnya
sebagai keseluruhan entitas gudang yang di-manage secara terpadu dan
sistematis mengingat di masa yang akan datang kegiatan bisnis pergudangan
menjadi salah satu faktor yang paling menentukan bagi kemajuan suatu
perusahaan yang bergerak di bidang perniagaan.
Sekarang secara nyata terlihat begitu banyak dan dominan aktivitas
logistics (pergudangan) di wilayah sekita kawasan industri yang dikenal dengan
istilah “Bodebek” lengkap dengan berbagai infrastruktur penunjangnya, yang
secara volume atau intensitas kegiatan terus menunjukan angka pertumbuhan
secara signifikan sebagai penopang terus bergairahnya perekonomian negara.
Dalam mendukung pertumbuhan bisnis berbasis e-commerce
pemerintah telah menyiapkan payung hukum sebagai jalan untuk terus
terbangunnya perniagaan modern agar dapat berjalan secara berkeadilan dan
sesuai jalurnya (on the track) yang salah satunya adalah Perpres No. 74 Tentang
Peta Jalan Sistem Perdagangan Nasional Berbasis Elektronik. Aturan tersebut
lebih menitikberatkan pada aktivitas pergudangan sebagai pusat penyimpanan
produk/barang serta distribusi. Selain itu peraturan tersebut dikeluarkan sebagai
respon dalam melakukan regulasi atas berbagai kelemahan dan tuntutan ke
depan atas fungsi pemasaran hasil produksi yang dilakukan secara manual/
konvensional sudah tidak dapat lagi mengimbangi keadaan riil perdagangan
dimasyarakat dengan pola online/virtual melalui penawaran e-commerce.
Business to Consumer (B2C)
B2C merupakan strategi bisnis yang dilakukan oleh pelaku usaha dalam
memotong rakaian jalur distribusi berbagai hasil produk yang sebelumnya melalui
beberapa pihak dan tahapan menjadi sangat singkat dimana bisnis/perusahaan
melalui jenis kegiatan e-commerce/e-ratail dapat langsung berinteraksi dengan
konsumen akhir. Semakin kompetitif, cepat, dan tidak terkendalinya pertumbuhan
B2C karena ditunjang dengan infrastruktur publik terhadap akses internet
dimanapun dan kapanpun. Sebagai contoh begitu banyaknya bermunculan toko
virtual/online karena difasilitasi oleh adanya kemudahan membangun website.
Lazada, Shopee, Blibli merupakan contoh dari sekian banyak mall yang aktif
di internet dengan kegiatan usaha memasarkan berbagai produk/barang yang
dibutuhkan oleh berbagai lapisan masyarakat.

84
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

E-commerce dalam bentuk B2C tentu memerlukan lokasi penyimpanan


setiap produk sehingga mudah dalam penyiapan dan pendistribusian produk/
barang sampai ke tangan konsumen akhir. Disinilah peranan warehouse atau gudang
berperan sangat penting terhadap pengelolaan atas semua persediaan produk/
barang yang ada sebelum dilakukannya kegiatan memproses setiap pemesanan
sampai mendistribusikan produk/barang sesuai permintaan konsumen pada titik-
titik ekspansi bisnis dan letak geografis yang cepat menjangkau dengan sangat
luas.
Pergudangan Modern
Pergudangan modern (modern warehouse) sebagai konsep yang
ditawarkan oleh kalangan dunia usaha/indutri yang mencoba untuk menggeser
paradigma dari peran gudang yang awalnya bersifat konvensional/tradisional
menuju fungsi yang semakin efektif dan efisien melalui pemanfaatan berbagai
fasilitas gudang yang semakin modern serta jaringan teknologi informasi yang
memungkinkan terpenuhinya pelayanan kegiatan pergudangan terhadap pihak-
pihak yang berkepentingan semakin cepat, akurat, dan memberikan nilai kepuasan.
Hal lain yang menjadi ciri penerapan perusahaan berkarakteristik
e-commerce adalah kebutuhan akan sarana penunjang gudang seperti struktur,
ukuran, akselerasi, dan adaptabilitas bangunan gudang yang secara fleksibel
dalam berbagai situasi dan kondisi sehingga memberikan aspek benefit terutama
untuk produk/barang yang memerlukan penanganan khusus (fast moving
consumer goods). Sistem pergudangan modern mampu memberikan layanan
secara menyeluruh terhadap mekanisme tahapan kegiatan mulai dari bagaimana
manajemen diterapkan ketika sutau produk/barang diterima (inbound) sampai
pada pengelolaan ketika produk/barang diap didistribusikan kembali ke pihak-
pihak yang akan dituju, tentu dengan standar pelayanan yang memperhatikan mutu
(quality controls/QC)dapat dipertanggungjawabkan baik bersifat administratif
maupun teknis.

JELAJAH INTERNET

Dalam berbagai aktivitas kehidupan terutama bagi dunia industri,


diyakini bahwa informasi memiliki peran yang dominan dalam membawa arah dan
strategi yang akan diterapkan dengan tujuan agar dapat menguasai persaingan
usaha serta semakin mendekatkan setiap output hasil produksinya kepada
masyarakat pengguna. Data-data yang terkumpul selama periode tertentu jelas
menjadi sumber informasi yang dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan
bisnis bagi owners maupun jajaran pimpinan perusahaan dalam melakukan
refleksi/evaluasi dari operasi bisnis yang dijalankan agar perencanaan bisnis
pada masa yang akan datang semakin berjalan dengan baik dan sukse.
Perrmaslahannya, begitu heterogen, dinamis, dan kompleksnya setiap
data yang masuk dan harus dianalisis oleh pengambil kebijakan di jajaran
manajemen perusahaan, menuntut setiap data-data yang masuk tersebut untuk

85
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

dapat diolah sehingga menjadi sebuah informasi berharga. Hal ini bukanlah
merupakan pekerjaan yang mudah, artinya diperlukan terobosan yang kreatif dan
berani sehingga menjadi sumber rujukan yang dapat dipertanggungawabkan bagi
pengambilan keputusan sebuah perusahaan. Salah satu solusi dalam mengatasi
berbagai permasalahan tersebut yaitu dengan memanfaatkan aspek kelebihan dari
media teknologi informasi khususnya komunikasi internet (Internet of Things–IoT)
serta dengan berbagai kemudahan untuk kegiatan lainnya (Internet of Everythings),
sehingga akses data mampu dipenuhi secara mudah, cepat, akurat dalam jumlah
yang tidak terbatas (big data resources)

http://supplychainindonesia.com/new/pemanfaatan-big-data-dalam-logistik/

RANGKUMAN

Kegiatan penyimpanan barang-barang logistik yang telah diterima dilakukan


setelah proses penerimaan barang selesai dilakukan dengan tujuan untuk untuk
menghindari terjadinya kerusakan dan kehilangan barang yang siap untuk
didistribusikan kepada para pemesan/pengguna
Penyimpanan barang di gudang merupakan bentuk kegiatan pengelolaan
dengan prosedur dan langkah-langkah yang telah ditentukan sehingga mampu
melakukan pengaturan dan penyimpanan barang-barang persediaan di gudang,
dengan salah satu fungsinya untuk menjamin keteraturan mekanisme keluar
masuk barang sesuai penjadwalan dengan tetap berprinsip pada efektivitas dan
efisiensi.
Pengendalian operasional terutama mengenai standar operasi prosedur
(SOP) penyimpanan barang di gudang begitu dibutuhkan, walaupun pada dasarnya
aktivitas operasional di gudang tampak tidak dinamis, namun pentingnya
manajemen gudang membuat setiap perusahaan mengharuskan menerapkan
kebijakan seperti adanya stock barang yang memiliki masa kadaluarsa yang
singkat atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan sehingga
kerugian-kerugian dapat dihindari.

86
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

Agar setiap barang yang telah tersimpan di gudang tetap dalam kondisi baik
dan aman, maka sangat diperlukan cara, metode, serta prosedur penanganan
untuk mengatasinya. Sebagaimana telah sedikit dibahas pada bab sebelumnya
mengenai sistem pencatatan, bahwa dalam penyimpanan barang setidaknya
terdapat beberapa metode diantaranya sistem LIFO (Last In First Out), FIFO (First In
First Out), dan sistem Average. LIFO merupakan suatu metode penyimpanan barang
di gudang dimana ciri dari metode ini yaitu barang yang terakhir masuk, maka
barang itu harus terlebih dahulu dikeluarkan. Selanjutnya metode penyimpanan
barang FIFO dengan ciri yaitu barang yang masuk pertama kali maka barang
tersebut harus dikeluarkan terlebih dahulu. Keluarnya barang secara berurutan
atau sesuai kronologis. Kemudian metode FEFO yaitu metode penyimpanan
barang dengan ciri mengeluarkan produk yang memiliki jangka waktu kadaluarsa
pendek terlebih dahulu ke konsumen, dengan kata lain tidak ditentukan kapan
barang/produk itu masuk gudang melainkan kapan barang kadaluarsa sehingga
perusahaan dalam hal ini gudang bisa saja mengeluarkan barang yang baru saja
masuk. Terakhir adalah metode rata-rata (Average) yang biasanya digunakan
untuk memudahkan perhitungan biaya unit persediaan. Secara teknis metode ini
dilakukan dengan cara membagi biaya semua produk yang tersedia di gudang
dengan unit yang tersedia untuk dikeluarkan/dijual.
Dalam sistem pergudangan yang menerapkan pola manual maupun
terkomputerisasi, harus dilengkapi dengan fasilitas pendukung yang memadai
dan terstandar seperti adanya alat yang disebut label barcode dengan kemampuan
untuk mengidentifikasi/melacak barang yang dicari. Bahkan dari sisi tejaganya
kuantitas barang di gudang, maka dengan memanfaatkan berbagai fasilitas
pendukung diharapkan barang yang tersimpan di gudang senantiasa dapat terus
dikendalikan. Dilakukannya monitoring atau pengawasan hendaknya dilakukan
secara sistematis menyeluruh dengan memperhatikan prosedur yang telah
ditetapkan sehingga resiko kualitas produk/barang yang semakin menurun dapat
diminimalisir karena pola penyimpanan barang sudah dapat berjalan dengan
sistem yang tepat dan akuntabel.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah merinci berbagai macam barang berdasarkan


karakteristik dan jenisnya, selanjutnya barang tersebut diklasifikasikan sesuai
sistem penyimpanan barang di gudang yaitu LIFO (last In First Out), FIFO (First
In First Out), FEFO (First Expired First Out), dan sistem Average. Tugas dikerjakan
dalam format yang relevan (Ms. Word, Ms. PowerPoint) untuk selanjutnya
dipresentasikan.

87
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat


1. Jelaskan bahwa prosedur operasi standar (POS) penyimpanan barang
berpengaruh terhadap aspek pengendalian barang di gudang.
2. Apa yang Anda ketahui tentang rak gudang “pigeon hole”, diterapkan pada
gudang seperti apa penggunaan rak jenis tersebut dan apa keuntungannya?
3. Jelaskan tipe gudang berdasarkan karakteristik penyimpanannya serta berikan
contoh bidang kegiatan usaha yang menggunakan tipe gudang tersebut.
4. Jelaskan perbedaan dari direct put away dan directed put away dalam sistem
penyimpanan barang di gudang.
5. Bagaimanakah penanganan penyimpanan barang di gudang untuk 3 (tiga)
kategori macam barang yaitu bulky parts, Small parts dan kelompok barang-
barang kimia (Chemical parts).

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab empat, Anda menjadi semakin memahami


materi terutama mengenai kegiatan pengelolaan penyimpanan barang di gudang
sehingga pada tahapan kegiatan ini menjadi bagian dari tahapan manajemen
pergudangan (logistik) yangdapat berjalan secara efektif dan efisien bagi
perusahaan. Dari materi-materi yang telah dipaparkan pada bab empat ini,
bagaimana standar operasi standar (SOP) penyimpanan barang di gudang,
metode dan sistem penyimpanan barang, serta karakteristik penyimpanan barang
di gudang menjadi penting untuk dipahami dan dijalankan oleh setiap personil
gudang? Coba Anda diskusikan kembali mengenai bahasan materi pada bab ini
dengan teman maupun guru Anda, karena dengan memahami bab ini peserta
didik akan sangat terbantu dalam memahami materi-materi berikutnya.

88
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN
V
BAB V PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari penyiapan barang sesuai permintaan, melalui kegiatan


literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami SOP penyiapan barang sesuai permintaan, tahapan penyiapan
barang (Picking), persyaratan penanganan barang yang disiapkan, dokumen yang
harus disiapkan, mengelompokkan barang yang disiapkan sesuai permintaan,
menangani barang yang disiapkan sesuai permintaan, dan menangani dokumen
penyiapan barang sesuai permintaan dengan baik, percaya diri dan penuh rasa
tanggung jawab.

PETA KONSEP

PENYIAPAN BARANG SESUAI PERMINTAAN

Persyaratan Dokumen
SOP Penyiapan Tahapan Penanganan Penanganan
Barang sesuai Penyiapan Penyiapan Barang Penyiapan Barang
Permintaan Barang Sesuai Permintaan Sesuai Permintaan

KATA KUNCI

Order processing; Standard Operation Procedure (POS), Picking (penyiapan),


Picker, Emergency Picking, Stock opname

89
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 5.1 Interaksi Dalam Manajemen Pergudangan


Sumber: https:// www.slideshare.net/ KenKanaidi/ warehousing-management-conceptmateri-pelatihan-warehousing-
management

Penyiapan barang dapat diartikan sebagai upaya mempersiapkan fisik barang/


produk yang akan dikeluarkan dari tempat penyimpanan (gudang) disertai dengan
dokumen penunjang yang telah dipersyaratkan sesuai dengan jenis, kondisi, dan
karakteristik barang.
Adapun order processing dalam istilah pergudangan merupakan salah satu
tahapan atau alur kerja yang harus ditempuh dalam kegiatan order meliputi Picking
(penyiapan), packing (pengemasan) serta pengiriman barang ke pelanggan.
Dalam proses pemesanan tidak dapat menerapkan sistem penangan pesanan
yang sama, hal ini dikarenakan setiap gudang memiliki ciri tersendiri. Secara teknis
banyak sekali cara yang dapat dilakukan untuk melakukan pemesanan, baik langsung
maupun dengan menggunakan media (tidak langsung) seperti pemesanan melalui
email, telepon, fax maupun media komunkasi lainnya.

90
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. SOP Penyiapan Barang sesuai Permintaan

Gambar 5.2 Ilustrasi SOP Penyiapan Barang


Sumber: https:// www.logiframe.com/ id/ manajemen-gudang-tak-sekedar-urusan-stok-belaka/

Operasional gudang merupakan kegiatan lanjutan dari perpindahan barang


setelah barang diterima, kemudian barang akan disimpan pada gudang sesuai dengan
jenis dan sifat barang tersebut. Setelah barang disimpan dalam gudang, maka akan
ada waktu untuk barang tersebut dikeluarkan berdasarkan permintaan atau sesuai
kebutuhan. Adapun standar operasional prosedur untuk penyiapan barang sebagai
berikut:

91
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.3 Flowchart Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang


Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

1. Langkah pertama dalam penyiapan barang sebagaimana gambar di atas yaitu


Bagian Produksi mengajukan surat permintaan bahan baku yang dibuat rangkap
2 (lembar pertama untuk bagian gudang dan lembar kedua sebagai arsip).
2. Berdasarkan surta permintaan yang telah diterima, selanjutnya bagian gudang
membuat surat pengiriman bahan baku yang dibuat rangkap 2 (lembar pertama
untuk Bagian Produksi dan lembar kedua sebagai arsip).
3. Berdasarkan Surat Pengiriman, Bagian Gudang membuat bukti permintaan
dan pengeluaran bahan baku dari gudang, disertai bukti permintaan dan
pengeluaran bahan baku sebagai laporan persediaan bahan baku dan dibuat
2 rangkap (lembar pertama dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua
disimpan sebagai arsip).

92
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Surat Pengiriman bahan baku beserta bahan bakunya diterima oleh Bagian
Gudang.
5. Bahan baku yang telah dibuat menjadi barang jadi pada Bagian Produksi,
kemudian hasilnya dikirim ke Bagian Gudang.
6. Guna kebutuhan pendokumentasian, Bagian Gudang membuat 2 rangkap
laporan barang jadi berdasarkan barang jadi yang diterimanya (lembar pertama
dikirim ke Bagian Akuntansi dan lembar kedua disimpan sebagai arsip).
7. Bagian Akuntansi membuat laporan permintaan dan pengeluaran barang
gudang sebanyak 2 rangkap berdasarkan laporan persediaan bahan baku, bukti
permintaan dan pengeluaran.
8. Bagian Akuntansi mengirimkan Laporan permintaan dan pengeluaran barang
gudang kepada Manajer untuk dijadikan bahan pertimbangan dalam membuat
keputusan perusahaan/ organisasi.

B. Tahapan penyiapan barang (Picking)


Masalah yang paling utama dalam proses Picking adalah keterlambatan dalam
mengumpulkan barang-barang dari lokasi rak penyimpanan, sehingga waktu
keterlambatan ini dapat mengubah waktu pengambilan menjadi waktu tunggu.
Tahapan Picking (penyiapan) barang sangat penting dalam kegiatan
pergudangan sebagaimana dalam buku yang berjudul Supply Chain Strategy
karangan Edward H Frazelle, Ph. menyebutkan bahwa setengah dari aktivitas
yang dilakukan dalam gudang adalah kegiatan penyiapan barang. Karena jumlah
aktivitas Picking demikian besar, maka penanganan proses penyiapan barang
akan mempengaruhi efektifitas dan efisiensi kegiatan gudang. Selain itu ia juga
menyatakan bahwa waktu terbesar dari operasional pergudangan dipergunakan
untuk perjalanan dari tempat pengambilan barang menuju ke lokasi Picking barang.
Sebagaimana telah dibahas di atas bahwa masalah utama dalam proses
Picking adalah keterlambatan dalam mengumpulkan barang-barang dari lokasi
rak penyimpanan, sehingga dapat mengubah waktu pengambilan menjadi waktu
tunggu.
Untuk meningkatkan produktifitas Picking sangatlah sederhana sekali yaitu
dengan cara memperpendek waktu mulai dari pengambilan sampai perjalanan
menuju ke lokasi Picking.
Secara umum alur proses Picking dapat dilakukan dengan beberapa tahapan,
yaitu:
1. Dokumen Picking List
Gudang dalam kapasitas yang besar memiliki aktivitas yang lebih kompleks
dimulai dari pengiriman dengan jumlah barang yang banyak, frekuensi dan
jenis variasi barang yang banyak serta tentu saja memiliki memiliki lokasi yang
berbeda-beda disesuaikan dengan jenis barangnya, sehingga penerbitan DO
perlu menjadi perhatian. Picking List dibuat sebagai dasar acuan pengambilan
barang dari tempat penyimpanan.
Beberapa hal yang harus dipertimbangkan sehubungan dengan DO, antara lain:
a. Awal kelancaran proses pelaksanaan Picking adalah dengan diterbitkannya
Picking List.

93
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

b. Jenis barang yang dipesan harus jelas sehingga tidak melakukan kesalahan
dalam proses Picking.
c. Telah tersedianya peralatan transportasi untuk memindahkan barang yang
sudah dikumpulkan ke area persiapan pengiriman.
2. Prioritas Picking
a. Dibuatkan skala prioritas dalam proses pengeluaran Picking list sebaiknya
pada urutan pertama adalah untuk barang yang harus di Picking terlebih
dahulu, begitu seterusnya sampai pada urutan terakhir selesai proses
Picking list.
b. Untuk menjaga kekompakkan diantara para picker, maka pembebanan
kerjanya dirancang sedemian rupa secara adil dan merata.
c. Pemilihan dan pemakaian alat Picking tentu saja harus disesuaikan dengan
beban barangnya misalnya menggunakan pallet, trolley, konveyor,dll.
d. Terkadang keadaan beban kerja kegiatan Picking tidaklah sama untuk
setiap saat, terkadang pada waktu-waktu tertentu beban kerjanya berlebih
dibandingkan dalam keadaan normal. Untuk keadaan seperti ini, maka
berlaku Emergency Picking dengan cara menambah pekerja dari bagian lain
yang tentu saja memahami secara benar metode Picking.

Gambar 5.4 Pembagian dokumen Picking


Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking
3. Pencatatan hasil pekerjaan dan waktu
a. Untuk mengukur kinerja, maka hasil pekerjaan berikut waktu yang
digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut harus dicatat.
b. Yang tidak kalah pentingnya adalah pemberian seragam serta identitas dari
para pekerja agar lebih memudahkan untuk membedakan setiap pegawai
yang bekerja di area masing-masing.
4. Memilih peralatan untuk penyiapan barang
a. Sejak awal sebaiknya peralatan penyiapan barang sudah ditentukan, tentu
saja disesuaikan dengan beban serta bagaimana perlakuan terhadap
barang yang akan diPicking.
b. Penggantian peralatan bisa terjadi, Namun, tentu saja harus disesuaikan
dengan kebutuhan pegawai.

94
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.5 Pemilihan Peralatan Picking


Sumber: https://www.slideshare.net/YudithyaAulia/penyiapan-barang-picking

e. Untuk perjalanan menuju lokasi pengambilan barang, sudah ditentukan


secara standar (SOP), Namun, dalam pelaksanaan dapat diubah oleh
pegawai berdasarkan pengalamannya asalkan memenuhi prinsip efektif
dan efisien serta tanpa melakukan kesalahan.
f. Untuk memudahkan pencarian barang yang diminta, maka tata letak barang
harus diinformasikan dan ditempelkan pada panel di area gudang yang
mudah dilihat dan dibaca pekerja.
g. Pengambilan barang, sebaiknya mengikuti sistem pengeluaran barang
yang sudah ditetapkan.

C. Persyaratan Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan


Kegiatan Picking (penyiapan) barang dimulai dari menerima dan memproses
order, mencari tempat untuk menyimpan barang, menyimpannya pada tempat
yang telah ditentukan, mengambilnya kembali barang sesuai pesanan, memeriksa
kodisi barang tersebut berikut jumlahnya, sampai diserahkannya barang tersebut
ke bagian pengiriman. Dalam kegiatan Picking harus memperhatikan aturan
berdasarkan metode yang telah ditetapkan.
Sebagai panduan umum dapat dilakukan sebagai berikut:
1. Pengambilan barang tidak boleh dari bagian bawah tumpukan barang.
2. Selalu berhati-hati terhadap barang yang tersimpan di tempat yang tinggi.
3. Penyimpanan barang disesuaikan dengan:
a. Tempat;
b. Jenis Barang;
c. Kuantitas; dan
d. Masa kadaluarsa (expire date)
Adapun persyaratan penanganan penyiapan barang adalah sebagai berikut:

95
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Picking per pallet


Untuk barang yang akan diletakkan di atas palet atau trolly disusun sebagai
berikut:
a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat dilihat
dari semua sisi;
b. Jika menggunakan pallet, maka perhatikan jumlah tumpukan atau
penyusunan barang agar tidak jatuh; dan
c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan barang
yang ringan.

Gambar 5.6 Trolly


Sumber: https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-Picking

2. Pengumpulan hasil Picking


Untuk barang yang telah di Picking dikumpulkan di area persiapan pengiriman,
dengan cara:
a. Jika pallet/ trolly penuh, pastikan barang tersimpan secara tepat/ benar
pada lokasi yang telah ditentukan;
b. Berilah tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor Picking; dan
c. Kelompokan barang-barang tersebut sesuai denga tujuan.
3. Untuk memastikan barang yang akan dikirim sesuai pesanan, maka barang
harus diperiksa ulang dan bila ada perbedaan perlu dikonfirmasikan ulang
dengan pertimbangan:
a. Pencetakkan surat jalan (SJ) dilakukan setelah adanya hasil Hasil
pemeriksaan barang yang menunjukkan bahwa barang yang akan dikirim
sesuai dengan pesanan;
b. Picking list dibuat setelah adanya konfirmasi bahwa semua pengambilan
barang telah dilakukan;
c. Apabila jumlah barang didalam rak tidak sesuai atau kurang dari yang
tertulis di Picking list, maka yang diambil adalah sesuai dengan barang
yang ada. Kekurangannya segera dikonfirmasikan kepada supervisornya.

96
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.7 Konfirmasi Picking


Sumber: https:// www.slideshare.net/ chinhlaem3/ packing-list-20798605

4. Penyelesaian akhir dari kegiatan Picking adalah melakukan legalitas dengan


bukti tanda tangan antara bagian yang menyiapkan barang dan memeriksa
barang untuk dikirim/ staf administrasi yang bertugas memasukan dalam
sistem.
Dengan perkembangan jaman, maka untuk pengambilan barang dari
tempat penyimpanan banyak dipengaruhi oleh kemajuan tekhnologi terutama
untuk mengukur dan ketepatan pengambilan barang. Umumnya, teknologi yang
digunakan antara lain: barcode yang dilengkapi dengan pengideraan (scanner);
teknologi dengan bunyi (by voice) atau; cahaya (by light system); dan frekuensi
radio (Radio Frequency Identification/ RFID).
D. Dokumen Penanganan Penyiapan Barang sesuai Permintaan Administrasi
Pergudangan
Sebagaimana yang sudah dibahas di atas, maka untuk penanganan penyiapan
barang diperlukan beberapa dokumen, antara lain:
1. Surat Permintaan Barang, merupakan dokumen yang dikirim untuk meminta
Barang yang diperlukan, dan dalam membuat surat permintaan barang
diperlukan data stock sebanyak apa barang yang akan dipesan disertai
penjelasan tentang barang yang akan dipesan agar tidak terjadi kesalahan
dalam proses barang pengiriman dan tidak menjadi salah pengertian.
Beberapa hal yang terdapat dalam dokumen permintaan barang yakni: Nama
dan kuantitas barang dan banyaknya yang dipesan.

97
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh Surat permintaan barang

Gambar 5.8 Surat Permintaan Barang


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

2. Surat Pengiriman Barang/ Surat Jalan,


Dokumen surat yang menjelaskan tentang barang yang telah dikirimkan,
biasanya lebih dahulu tiba sehingga pemesan bisa menyiapkan tempat untuk
menyimpan barang pesanannya. Adapun informasi yang biasanya tercantum
adalah jenis barang, jumlah barang, waktu dan perkiraan sampai.
Contoh Surat Pengiriman Barang

98
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.9 Surat Pengiriman Barang


Sumber: http:// repository.usu.ac.id

3. Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang, merupakan formulir


Permintaan dari setiap bagian dalam lembaga/ organisasi. Biasanya
memuat jenis barang serta jumlah barang diperlukan yang dikirimkan kepada
bagian gudang. Istilah lain dari dokumen ini sering juga disebut dengan bon
gudang, surat permintaan pengadaan barang, surat permintaan pembelian.
Contoh Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang

99
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 5.10 Bukti/ Bon Permintaan Barang dan Pengeluaran Barang


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

4. Laporan persediaan barang (stock opname)


Merupakan laporan perhitungan persediaan barang di gudang, bisa
dibuat perminggu; perbulan; pertriwulan; persemester atau; pertahun sesuai
kebutuhan. Stock opname memberikan informasi tentang jumlah barang
yang tidak digunakan; letak penyimpanan dan; juga tingkat kesalahan serta
tindakan perbaikan yang telah dilakukan. Dokumen yang diperlukan pada saat
pembuatan laporan ini adalah pencatatan di stock gudang.
Contoh laporan persediaan barang

100
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

LAPORAN PERSEDIAAN BARANG

Minggu Ke:............. Lokasi Gudang:.....................

Mutasi Barang
Jenis Barang Stok Awal Kehilangan Stok Akhir
Penerimaan Pengiriman

Tanggal:..................... Tanggal:.....................

Dibuat Oleh Diperiksa Oleh

(...........................................................) (...........................................................)

Gambar 5.11 Laporan persediaan barang


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

101
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Gangguan pada penyiapan barang


(Hambatan di Picking)

Terus meningkatnya volume permintaan (order) terhadap barang di


gudang, tentu akan berpengaruh terhadap proses kegiatan picking, walaupun
dengan permintaan yang terus meningkat hal ini menunjukan dari sisi kuantitas
perusahaan mengalami perkembangan yang signifikan.
Beranekaragamnya jenis barang yang ada di gudang, sebagai salah satu
penyebab semakin rumitnya kegiatan yang dilakukan oleh personil terutama
proses picking. Jadi bisa dibayangkan jika begitu bervariasinya jenis barang,
apakah jenis barang baik dalam satuan karton maupun pecahan, terdapat
ukuran barang yang besar maupun kecil, maka menjadi tuntutan gudang dalam
mengatasi permasalahan bagaimana cara melakukan penyortiran secara efektif
agar barang di gudang tetap dapat dikendalikan.
Selain itu, area gudang yang luas akan menambah lama seorang picker
dalam memberikan layanan penyediaan pesanan. Karena dengan luasnya
gudang, menunjukan aktivitas pelayanan penanganan barang akan semakin
tinggi, dan secara tidak langsung hal ini berpengaruh positif terhadap ‘tingkat
kesejahteraan’ gudang itu sendiri.
Pekerjaan picking dilakukan per zona/area oleh setiap picker yang berbeda.
Contohnya: terdapat tiga orang petugas gudang menangani pekerjaan yang
berbeda, petugas X khusus mengambil makanan kering, petugas Y menangani
pengambilan Soft line dan petugas Z dikhususkan menangani di area di hard
line.
Dalam menentukan rasio ini agak sulit, karena cenderung dilakukan
berdasarkan tingkat pergerakan dari barang yang dikelolanya, tidak cukup hanya
menetukan Kelompok Barang A – D di Daerah I, E – H di Daerah II,. Contohnya:
untuk barang yang pergerakannya sangat cepat, sebaiknya diletakkan dibagian
paling depan gudang atau berdekatan dengan meja admin/kasir.
Untuk mengatasi semua ini maka diperlukan adanya dukungan teknologi
berkaitan dengan kemampuan picking list menentukan lokasi, dimana picking
harus dilakukan berdasarkan urutan antar lokasi barang yang benar. Sehingga
orang yang bertugas menyiapkan barang pada saat melakukan penyiapan
barang tidak berpeluang untuk berjalan bolak-balik. Dengan adanya teknologi
modern ini mengakibatkan pekerjaan tanpa menggunakan kertas, salah satu
diantaranya dengan menggunakan scanner. Dengan menerapkan technologi
scanner , minimal akan menghemat waktu dalam pemrosesannya dan secara
tidak langsung akan terjadi penghematan biaya administrasi.

102
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Gambar. 5.12 Scanner Machine


Sumber: https://www.reichelt.com/de/en/barcode-scanner-laser-usb-delock-90279-p218307.html

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah pengetahuan mengenai cara sederhana mengelola stok


barang pada gudang dan kaitannya dengan penyiapan barang sesuai permintaan
para siswa dapat mempelajari nya secara mandiri. Dengan bantuan internet
siswa dapat mengakses materi penyiapan barang sesuai permintaan. Salah satu
website yang dapat kalian kunjungi untuk menambah
adalah sebagai berikut

103
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Penyiapan barang adalah suatu proses mempersiapkan pegeluaran barang


dari gudang sesuai pesanan yang tercantum pada dokumen pemesanan
termasuk dengan cara pengirimannya.
2. Operasional sehari-hari gudang diharapkan mengacu pada satu prosedur
yang baku yang disebut dengan Standard Operation Procedur (SOP) yang
jelas dan layak dilakukan.
3. SOP yang baik dapat memberikan konsistensi kerja; memperjelas alur tugas
dan wewenang; menghindari kesalahan dalam melakukan suatu pekerjaan;
dan efisiensi pencatatan dengan valid dalam dokumen yang baku.
4. Kesalahan dalam proses picking akan mempengaruhi margin penjualan
karena akan berakibat hilangnya pelanggan atau turunnya kepercayaan dari
pelanggan.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang SOP penyiapan


barang sesuai permintaan; persyaratan penanganan barang yang disiapkan;
dokumen apa yang harus disiapkan; mengelompokkan barang yang disiapkan
sesuai permintaan: menangani barang yang disiapkan sesuai permintaan, dan
menangani dokumen penyiapan barang sesuai permintaan. Tugas dikerjakan
dalam bentuk laporan dengan format yang telah disepakati dengan guru
pengampu.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat!


1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan istilah picking!
2. Jelaskan perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses penyiapan barang
(picking)!
3. Jelaskan secara umum alur proses picking!
4. Buatlah bagan proses picking tersebut!
5. Buatlah contoh :
a. Surat permintaan barang
b. Surat pengiriman barang atau Surat Jalan
c. Bon atau bukti permintaan barang
d. Laporan persediaan Barang

104
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab kelima ini, Anda tentu menjadi lebih paham
tentang penyiapan barang sesuai permintaan. Dari semua materi yang sudah
dijelaskan pada bab kelima ini, mana yang menurut Anda paling sulit dipahami
? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan
memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam memahami materi-materi
berikutnya.

105
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN
VI

BAB VI PENGELUARAN BARANG SESUAI DENGAN PERMINTAAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari pengeluaran barang sesuai permintaan, melalui


kegiatan literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami siklus pengeluaran barang; fungsi siklus pengeluaran barang:
siklus transaksi pengeluaran barang; mengklasifikasi barang yang dikeluarkan
sesuai permintaan: dokumen pengeluaran barang sesuai permintaan dan;
mendistribusikan dokumen dokumen pengeluarang barang dengan benar; teliti
dan; penuh tanggung jawab.

PETA KONSEP

Pengeluaran Barang Sesuai Permintaan

Siklus Pengeluaran Fungsi Pengeluaran Transaksi


Barang Barang Pengeluaran Barang

KATA KUNCI

Siklus pengeluaran, operator order barang, operator gudang, STT (surat tanda
terima), CAA, barcode, PO, DO, surat jalan, faktur/ invoice.

106
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 6.1 Pengeluaran barang


Sumber: https:// www.knic.co.id/ id/ 4-ways-to-improve-warehouse-efficiency

Pengiriman barang merupakan kegiatan utama dalam proses pengeluaran barang,


sebaiknya ketika barang tersebut dikirim baik menggunakan angkutan darat, laut
maupun udara harus dilengkapi dengan dokumen pengiriman barang secara lengkap.
Pengiriman harus memenuhi seluruh yang dipersyaratkan seperti:
1. Jumlah barang yang dikirim;
2. Cara pengemasan;
3. Jenis pengangkutan;
4. Ketepatan waktu pengiriman;
5. Kebenaran alamat yang dituju;
6. Metode pengangkutan; dan
7. Bongkar muat barang.
Dari persyaratan sebagaimana telah disebutkan, penting untuk diperhatikan
bahwa sebelum dilakukannya pengiriman barang harus dicek terlebih dahulu dengan
teliti sesuai tidaknya barang tersebut dengan permintaan.

107
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Siklus Pengeluaran Barang


Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan kegiatan
pembelian dan pembayaran atas sejumlah barang dan jasa. Adapun tujuan dari
siklus ini adalah untuk menekan seluruh biaya yang dikeluarkan mulai dari biaya
pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan perlengkapan serta biaya-biaya
lain yang dibutuhkan. untuk penanganan barang yang dikeluarkan harus dibuatkan
nota penjualan yang kemudian dilengkapi dengan surat jalan.
Adapun siklus atau flowchart pengeluaran barang adalah sebagai berikut:

Gambar 6.2 Siklus atau Flow Chart Barang Keluar


Sumber: https:// www.process.st/ checklist/ sop-barang-masuk-dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar

108
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Operator Order Barang menyiapkan dokumen pengemasan barang (Packing


list) sesuai pesanan (DO), kemudian Operator Gudang melakukan pemeriksaan
barang sesuai dengan dokumen pengemasan barang (Packing list) barang
keluar (DO).
2. Berikutnya mengidentifikasi barang yang akan keluar dengan bantuan barcode,
mulai dari scan barcode OUT, scan nomor model (Mno), nomor pesanan (PONo),
nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke
gudang yang menempel pada barang tersebut.
3. Setelah pemeriksaan selesai, scan barcode disimpan untuk bukti barang telah
keluar.
4. Semua barang yang keluar dari gudang harus dicoret label barcode STT-nya
guna menghindari terjadinya penggunaan kembali label barcode STT tersebut.
5. Jika terjadi kesalahan pada saat barang di scan serta hasil identifikasi
menunjukan sudah tersimpan, perlu dilakukan pengulangan dimulai dengan
mulai dari scan barcode OUT, scan nomor model (Mno), nomor pesanan (PONo),
nomor produksi (MFGNo) dan barcode STT (surat tanda terima) barang ke
gudang yang menempel pada barang tersebut selanjutnya scan barcode di
cancel.
6. Bila terjadi kesalahan tersebut di atas, maka CAA atau operator order barang/
operator gudang memeliki kewajiban untuk menginformasikan kepada STT
(Surat Tanda Terima) tentang kesalahan scan pada barang tersebut.
7. Hasil scan barcode barang keluar akan tersimpan ke dalam Dropbox sesuai
dengan nama file dan folder dari system yang digunakan pada masing-masing
gudang.
8. Operator Order Barang harus melakukan pengiriman dokumen pengemasan
barang keluar (DO) ke dropbox didalam folder DO KELUAR CAA TAHUN sesuai
dengan system yang digunakan dan dilakukan perhari ketika ada barang keluar.
9. Operator gudang akan menerima hasil identifikasi barang keluar dan file
dokumen pengemasan barang keluar/ DO CAA) perhari ketika barang keluar.
Apabila dokumen pengemasan barang keluar (DO) tidak dikirimkan, maka
dalam laporan barang keluar yang dibuat STT (Surat Tanda Terima) akan
mencantumkan keterangan bahwa dokumen pengemasan barang keluar (DO)
belum dikirim.
10. Operator gudang akan membuat laporan keluar barang perhari sesuai dengan
tanggal keluar barang. Laporan tersebut akan disimpan dalam dropbox sesuai
dengan system yang digunakan.
a. Bila terjadi selisih barang keluar, maka Operator gudang membuat
laporan selisih barang keluar dalam dropbox.
b. Jika operator order barang menerima laporan selisih barang keluar, maka
harus melakukan pemeriksaan sehubungan dengan terjadi perbedaan
barang tersebut.
11. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih banyak dari hasil scan
barcode, maka operator order barang harus mengirimkan tambahan data scan
barcode kepada operator gudang.

109
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

12. Bila dokumen pengemasan barang keluar (DO) lebih sedikit dari hasil scan
barcode, maka operator order barang harus mengirimkan detail dokumen
pengemasan barang keluar secara lengkap untuk barang yang keluar.
13. Bila tidak ada konfirmasi mengenai selisih barang, maka STT (Surat Tanda
Terima) akan membuat laporan barang masuk dianggap hilang.

Tahapan prosedur Scan Barang Keluar adalah sebagai berikut:

Gambar 6.3 Prosedur Scan Barang Keluar


Sumber: https:// www.process.st/ checklist/ sop-barang-masuk-dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar

Jadi dapat disimpulkan bahwa alur keluar barang di gudang, dilakukan dimulai
dari:
1. Aktivitas Packing List
Hampir persis dengan barang yang masuk, maka proses packing list juga
dilakukan untuk barang yang keluar, untuk menghindari kesalahan peghitungan
barang keluar.

110
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Aktivitas Verifikasi Barang Keluar


Hal ini perlu dilakukan agar tidak ada selisih antara barang yang tersimpan
di gudang dan barang yang akan keluar atau biasa disebut dengan DO.
3. Aktivitas Scan Pada Barang Keluar
Dilakukan secara bertahap. Dimulai scan nomor model, dilanjutkan
dengan scan nomor pesanan, lalu scan nomor produksi dan terakhir adalah
scan STT yang terdapat pada barang.
4. Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT
Semua barang yang masuk ke gudang memiliki barcode STT. Barcode inilah
harus dihilangkan pada saat barang dikeluarkan dari gudang, dengan maksud
menghindari kekacuan penghitungan semua barang yang ada, dan terakhir
barang yang ada di gudang setelah ada barang yang dikeluarkan.
5. Membuat Laporan Barang Keluar
Merupakan tahapan yang terakhir dan pembuatan laporan barang keluar
harus segera dilakukan. Karena pembuatan laporan barang keluar ini penting
sebagai data perusahaan untuk menindaklanjuti langkah kedepannya maupun
sebagai data penting perusahaan. Biasanya laporan barang keluar tersimpan
dalam sebuah folder khusus yang terhubung langsung dengan data dari
perusahaan.

B. Fungsi Siklus Pengeluaran Barang


Siklus pengeluaran barang merupakan proses yang berkaitan dengan
kegiatan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. Siklus pengeluaran barang
tersebut dilakukan mulai dari melakukan pembelian barang mentah, menyimpan
persediaan barang dan jasa termasuk mengidentifikasikan dan menyimpan semua
bukti pengeluaran uang, menyiapkan pesanan pembelian, menerima barang yang
dipesan, dan mencatat persediaan.
Kegiatan utama dari siklus pengeluaran barang yaitu dibuatnya daftar
pemasok barang, karena informasi yang masuk ke kegiatan pengeluaran berasal
dari pengendalian persediaan, pendapatan dan produksi dari berbagai bagian yang
membutuhkan barang dan bahan baku.
Bila barang dan bahan baku sampai, maka informasinya kembali ke sumber-
sumber dari siklus pengeluaran. Begitu juga data yang berhubungan dengan
pembiayaan sebagai bahan laporan keuangan.
Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
1. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis;
2. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna dalam proses pengambilan
keputusan;
3. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya organisasi.
Tujuan dari siklus ini adalah untuk menekan biaya seluruh pengeluaran
mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan dan pelengkapan
serta biaya lainnya yang dibutuhkan. Oleh karena itu, manajemen harus mampu
mengawasi dan mengevaluasi efektivis dan efisiensi siklus pengeluaran, dengan
cara manajemen harus memiliki akses untuk mengetahui data secara rinci berkaitan
dengan sumber daya yang digunakan baik sumber daya yang digunakan, kegiatan-

111
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

kegiatan yang mempengaruhi sumber daya tersebut dan mengetahui pelaku yang
terlibat, agar dapat digunakan dan relevan dalam proses pengambilan keputusan,
sehingga data tersebut valid, andal, akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.
Sedangkan tujuan khususnya meliputi:
1. Memberikan kepastian bahwa seluruh barang dan jas yang dipesan sesuai
kebutuhan;
2. Memastikan pada saat penerimaan barang yang dipesan sesuai pesanan;
3. Menjaga dan memelihara barang tersebut sampai barang tersebut diminta
atau diambil;
4. Memastikan kesahihan dan kebenaran dari faktur yang berhubungan dengan
transaksi;
5. Melakukan proses pencatatan dan mengelompokkan pengeluaran secara
cepat dan tepat;
6. Memindahkan informasi kewajiban dan pengeluaran kas dalam perkiraan
pemasok yang tepat di buku besar utang usaha;
7. Memastikan seluruh pengeluaran kas sudah diotorisasi; dan
8. Menyiapkan dokumen-dokumen dan laporan majerial barang dan jasa yang
diperoleh.
Fungsi dari Siklus Pengeluaran terdiri dari:
1. Untuk mengetahui kebutuhan barang;
2. Untuk menerima, menempatkan dan menyimpan barang;
3. Untuk memastikan kebenaran bukti pembayaran;
4. Untuk menyiapkan pengeluaran kas; dan
5. Untuk mengelola utang usaha
Menyiapkan laporan manajemen dan laporan keuangan.
Terdapat 3 (tiga) kegiatan utama dalam siklus pengeluaran:
1. Melakukan tindakan pemesanan/ pembelian barang, jasa dan persediaan
a. Kegiatan awal pada siklus pengeluaran adalah melakukan pemesanan
persediaan dan perlengkapan;
b. Mengidentifikasi barang yang akan dibeli baik jenis, berapa, dan dari mana
barang tersebut akan dibeli/ dipesan; dan
c. Dalam proses pemesanan barang tersebut dilengkapi dengan dokumen
pemesanan pembelian (purchase order).
2. Penerimaan dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa
a. Kegiatan berikutnya yang kedua dari siklus pengeluaran adalah menerima
dan menyimpan barang pesanan, sebelum barang diterima harus dicek
terlebih dahulu oleh bagian penerimaan yang bertanggung jawab;
b. Dokumen yang dibuatnya adalah laporan penerimaan barang (receiving
report);
3. Menyetujui faktur penjualan dari pemasok untuk pembayaran barang,
persediaan, dan jasa yang dilakukan oleh Bagian utang usaha selajutnya
dilakukan pembayaran oleh bagian kasir.

112
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Transaksi Pengeluaran Barang


Pada umumnya dokumen yang dibuat pada saat pengiriman barang terdiri dari
delivery order dan surat jalan.
1. Surat Jalan (SJ)
Surat jalan berfungsi sebagai surat pengantar barang yang memiliki
kekuatan hukum selama perjalanan pada saat pengiriman barang mulai dari
truk keluar gudang sampai di tujuan, memuat informasi mengenai jumlah
spesifikasi barang disertai dengan informasi lainnya yang diperlukan.
Pencetakan surat jalan umumnya dibuat rangkap 3 dengan ketentuan
sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian yang menerbitkan;
b. Untuk pemesan;
c. Untuk bukti transaksi penyerahan barang.

Gambar 6.4 Surat Jalan


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

2. Delivery Order (DO)


Bagian pengiriman mengeluarkan dokumen DO yang akan diserahkan
kepada pemesan juga dapat dijadikan sebagai pengganti faktur untuk peagihan
atau pembayaran, yang selanjutnya berfungsi sebagai bukti, bahwa bagian
gudang telah melakukan pengeluaran barang atas perintah yang menerbitkan
DO. Penerbitan DO umumnya dibuat dalam rangkap 3 dengan pendistribusian
sebagai berikut:
a. Sebagai arsip bagian pengiriman barang
b. Sebagai arsip bagian gudang

113
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Dapat dipakai untuk penagihan.


Sedangkan bila DO untuk konsumen dibuat rangkap 2, yaitu
a. Sebagai arsip yang menerbitkan;
b. Sebagai bukti bagi perusahaan pemasok melalui pembawa dokumen bahwa
telah menyerahkan barang kepada penerima atau pelanggan.
Bila perusahaan yang bersangkutan belum mempunyai hubungan, maka cukup
menggunakan dokumen pelanggan (Purchase Order).
Untuk efisiensi banyak perusahaan yang menggabungan antara DO dan surat
jalan menjadi satu dokumen dalam setiap transaksi, umumnya dibutuhkan 5
lembar, terdiri dari:
a. Arsip untuk yang merbitkan DO dan surat jalan
b. Arsip untuk bagian yang mengeluarkan barang (bagian gudang) sebagai
bukti barang telah dikeluarkan.
c. Untuk pemesan;
d. Untuk bagian akuntansi; sebagai dasar pembuatan tagihan.
Dalam Warehouse Management System (WMS) yang dilengkapi dengan data
pembuatan DO/ SJ didasarkan kepada Purcasing Order (PO) yang telah diterima,
artinya DO/ SJ baru dapat dibuat bila isi PO telah dientry ke sistem Komputer.
Contoh PO

Gambar 6.5 Puchase Order


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

114
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh DO

Gambar 6.6 Delivery Order


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

3. Faktur/ Invoice
Untuk gudang distribusi barang/ toko, akan dilengkapi dengan
pengeluaran invoice atau faktur yang memuat informasi tentang nama barang,
jumlah barang, dan harga barang berikut tanggal jatuh tempo pembayaran.
Faktur berfungsi sebagai tagihan kepada pemesan pada saat barang
telah dikirim biasanya dilampiri dengan PO dan DO yang membuktikan bahwa
barang telah diterima.

115
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa hal yang harus mendapat perhatian dalam membuat faktur, adalah:
a. Dalam situasi tertentu dapat terjadi bahwa barang yang telah dikirim tidak
diterima seluruhnya atau ditolak sebagaian karena dianggap tidak sesuai
dengan pesanan, maka DO dibuat setelah DO ditandatangani penerima.
b. Pesanan dapat dikirim untuk sekali transaksi (satu kali DO/ SJ) atau
beberapa kali transaksi sesuai dengan banyaknya barang yang dipesan.
Banyak perusahaan yang menerapkan kebijakan bahwa pembayaran
dilakukan setelah order dikirimkan secara keseluruhan. Untuk itu perlu
diinformasikan secara singkat pada dokumen yang terkait dengan tagihan
tersebut.
c. Kebijakan penerbitan invoice satu kali setelah beberapa kali DO/ SJ
dilakukan dan DO telah ditanda tangani oleh pemesan.
d. Secara otomatis pembuatan invoice akan meng-update buku piutang. Jadi
penerbitan invoice adalah merupakan kegiatan mencatat piutang.
e. Untuk pengendalian akuntansi internal secara manual disarankan pada
bagian atas invoice dicetak nomor urut untuk menghindari terjadinya
nomor ganda.
Contoh Faktur/ invoice

Gambar 6.7 Faktur/ Invoice


Sumber: http:// repository.usu.ac.id/

116
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang

Tabel 6.1 Ancaman dan pengendalian dalam siklus pengeluaran barang


Prosedur Pengendaliann yang dapat
Proses/ Aktivitas Ancaman
diterapkan
Sistem pengendalian persediaan, catatan
1.Mencegah kehabisan atau persediaan perpetual, teknologi kode
kelebihan per sediaan garis, perhitungan persediaan secara
periodik.

2. Meminta barang yang tidak Catatan persediaan perpetual yang akurat,


dibutuhkan persetujuan permintaan pembelian.

Meminta penawaran kompetitif, gunakan


3. Membeli barang dengan pemasok yang disetujui, persetujuan
Pesan barang harga yang dinaikkan pesanan pembelian, pengendalian
anggaran.

Gunakan vendor yang disetujui,


4. Membeli barang berkualitas
persetujuan pesanan pembelian, awasi
rendah
kinerja vendor, pengendalian anggaran.

5. Membeli dari pemasok Persetujuan pesanan pembelian, batasi


yang tidak diotorisasi akses ke file utama pemasok.

Kebijakan, mintalah pegawai bagian


pembelian untuk mengungkapkan
6. Komisi (kickback)
kepentingan finansial dengan pemasok,
audit vendor.

Minta bagian penerimaan untuk


7. Menerima barang yang
memverifikasi keberadaan pesanan
tidak dipesan
pembelian yang valid.

Terima dan Gunakan teknologi kode garis,


8. Membuat kesalahan dalam
simpan barang dokumentasikan kinerja pegawai, insentif
perhitungan
untuk perhitungan yang akurat.
Pengendalian akses fisik; perhitungan
periodik persediaan dan rekonsiliasi
9. Mencuri persediaan perhitungan fisik dengan catatan;
dokumentasikan semua kiriman
persediaan.

10. Gagal menangkap Periksa kembali akurasi faktur, pelatihan


Setujui dan bayar
kesalahan dalam faktur dari bagi pegawai bagian utang usaha,
faktur dari vendor
vendor gunakan ERS.

Hanya membayar faktur yang didukung


11. Membayar barang yang
oleh laporan penerimaan asli, gunakan
tidak diterima
ERS, pengendalian anggaran.

12. Gagal memanfaatkan diskon Penyimpanan file yang tepat; anggaran


pembelian yang tersedia. arus kas.

117
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Prosedur Pengendaliann yang dapat


Proses/ Aktivitas Ancaman
diterapkan
Hanya membayar faktur yang didukung
oleh bundle voucher asli, pembatalan
13. Membayar faktur yang
bundle voucher saat pembayaran,
sama dua kali
gunakan ERS, kendalikan akses ke file
utama pemasok.

14. Kesalahan mencatat dan


Pengendalian edit berbagai entri data dan
memasukkan data dalam
pemrosesan.
utang usaha

Batasi akses ke cek kosong, mesin


penandatanganan cek, dan terminal
kiriman EFT, pemisahan tugas antara
bagian utang usaha dan kasir, rekonsiliasi
15. Menyalahgunakan kas,
rekening bank oleh orang yang
cek, atau EFT
independen dari proses pengeluaran kas,
alat perlindungan cek termasuk Positive
Pay, tinjau ulang secara teratur untuk
transaksi EFT.

Buat cadangan dan rencana pemulihan


Pengendalian umum 16. Kehilangan data dari bencana, pengendalian akses fisik
dan logis.

Pembuatan dan peninjauan ulang secara


17. Kinerja kurang baik periodik laporan kinerja
yang memadai.

Sumber: Romney dan Steinbart (2005:98)

JELAJAH INTERNET
Untuk menambah wawasan secara luas
berkaitan dengan pengeluaran barang sesuai
dengan permintaan para siswa sekalian dapat
mempelajari secara mandiri di internet. Melalui
internet kalian bisa mengakses lebih jauh materi
pengeluaran barang sesuai dengan permintaan.
Alamat website yang dapat dikunjungi untuk
menambah wawasan dan pemahaman kalian
tentang Barang Berbahaya adalah sebagai
berikut:
https:// slideplayer.info/ slide/ 3664086/

118
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Kegiatan utama dalam proses pengeluaran barang adalah pengiriman


barang kepada pemesan sesuai dengan pesanannya
2. Pengeluaran barang harus sesuai dengan nota penjualan yang sudah dibuat
dan surat jalan yang telah dikeluarkan.
3. Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk menekan biaya seluruh
pengeluaran mulai dari biaya pembelian barang, pemeliharaan persediaan
dan pelengkapan serta biaya lainnya yang dibutuhkan
4. Jadi alur keluar barang di gudang, adalah:
a. Packing List
b. Melakukan Verifikasi Barang Keluar
c. Melakukan Scan Pada Barang Keluar
d. Membuat Laporan Barang Keluar
5. Fungsi Sistem Informasi Akuntansi dalam siklus pengeluaran:
a. Untuk memperoleh dan memproses data berbagai kegiatan bisnis.
b. Sebagai tempat menyimpan data yang berguna untuk proses
pengambilan keputusan
6. Sebagai penyedia fungsi pengendalian dan menjaga sumber daya organisasi.
a. Pada umumnya dokumen transaksi yang dibuat pada saat pengiriman
barang terdiri dari delivery order dan surat jalan Surat Jalan (SJ).
b. Pembuatan DO/ SJ didasarkan kepada Purcasing Order (PO) yang telah
diterima.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang siklus pengeluaran


barang; fungsi siklus pengeluaran barang: siklus transaksi pengeluaran
barang; mengklasifikasi barang yang dikeluarkan sesuai permintaan: dokumen
pengeluaran barang sesuai permintaan dan; mendistribusikan dokumen
dokumen pengeluarang barang. Tugas dikerjakan dalam bentuk laporan dengan
format yang telah disepakati dengan guru pengampu.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !


1. Jelaskan yang dimaksud dengan pengeluaran barang!
2. Jelaskan perlengkapan yang dibutuhkan dalam proses pengeluaran barang!
3. Jelaskan secara umum alur proses pengeluaran barang!
4. Buatlah bagan proses pengeluaran tersebut!
5. Buatlah contoh:
a. PO (Purchase Order)
b. DO (Delivery Order)
c. Surat Jalan

119
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab keenam ini, Anda tentu menjadi lebih paham
tentang pengeluaran barang sesuai dengan permintaan. Dari semua materi yang
sudah dijelaskan pada bab keenam ini, mana yang menurut Anda paling sulit
dipahami ? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena
dengan memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam memahami materi-
materi berikutnya.

120
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

A. Pilihan Ganda
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Bagian dari sistem logistik perusahaan yang menyimpan produk-produk (raw
material, parts, goods-in-process, finished goods) pada dan antara titik sumber
(point-of-origin) dan titik konsumsi (point-of-consumption), dan menyediakan
informasi kepada manajemen mengenai status dan kondisi barang yang disimpan,
merupakan pengertian gudang menurut ...
a. Apple
b. Lechman
c. G.R Terry
d. Lambert
e. Gilbert

2. Penyediaan gudang pada pengoperasian jaringan ritel besar untuk toko atau
grosir milik sendiri (menerima dan mendistribusikan produknya), merupakan
kegiatan gudang ...
a. Pribadi/ swasta
b. Publik/ umum
c. Pemerintah
d. Sementara
e. Permanen

3. Jumlah pesanan (order quantity) dalam periode tertentu, besarnya persediaan


pengemasan yang ditentukan, fluktuasi pemakaian, merupakan data yang
diperlukan untuk ...
a. Menghitung besarnya kapasitas gudang
b. Menentukan kemudahan barang masuk
c. Menentukan kemudahan barang keluar
d. Mempersiapkan gudang untuk barang jadi
e. Merencanakan kebutuhan sarana gudang

4. Kemudahan pencapaian bahan, pengangkutan barang yang cepat dan mudah,


pemeliharaan barang yang maksimum dan penampilan yang rapih dan tersusun
merupakan bagian dari ...
a. Manfaat manajemen gudang
b. Prinsip pengelolaan barang
c. Tujuan dari metode penyimpanan barang
d. Tahapan pengurusan barang
e. Fungsi pengelolaan barang di gudang

5. Aktivitas penempatan material atau produk yang telah dibeli di gudang, termasuk
aktivitas material handling verifikasi lokasi material produk dan penempatannya,
dalam istilah pergudangan dinamakan ...

121
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

a. Putaway
b. Storage
c. Order Picking
d. Shipping
e. Receiving

6. Penyimpanan barang sementara sambil menunggu material tersebut digunakan


untuk proses selanjutnya atau dikirim kepada bagian yang memerlukan atau
pelanggan disebut
a. Putaway
b. Storage
c. Order Picking
d. Shipping
e. Receiving

7. Purchase order merupakan kegiatan yang dilakukan perusahaan terutama yang


dilakukan oleh ...
a. Divisi lapangan
b. Divisi pembelian
c. Divisi penjualan
d. Supervisor
e. Service crew

8. Fungsi dari adanya kartu persediaan barang di gudang diantaranya adalah ...
a. Mencatat barang di gudang
b. Mengatur barang di gudang
c. Menyediakan barang di gudang
d. Mengestimasi barang di gudang
e. Mengecek ketersediaan barang

9. Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur


dari suatu tempat ke tempat lain secara berurutan salah satunya yaitu pengaturan
barang yang terakhir masuk ke dalam gudang tetapi menjadi pertama kali pada
saat dikeluarkan dari gudang atau yang dikenal dengan istilah metode ...
a. U-flow
b. Through-flow
c. Standar-flow
d. FIFO
e. LIFO

10. Area penerimaan dan pengiriman barang berdampingan sehingga ruang gudang
secara keseluruhan dapat menyimpan lebih banyak barang, demikian juga
personil dan peralatan dapat digunakan secara fleksibel merupakan keuntungan
tata ruang gudang berbentuk ...

122
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
a. U-flow
b. Through-flow
c. Standar-flow
d. FIFO
e. LIFO

11. Perlengkapan gudang untuk menjamin barang tidak bersentuhan langsung dengan
lantai, memiliki ukuran 100 x 120 cm dan tinggi 20 cm, serta mempermudah
pergerakan barang di dalam gudang disebut dengan ...
a. Penyimpanan barang
b. Rak
c. Pest Control
d. Pallet
e. Signage

12. Proses menghitung barang yang ada di gudang kemudian menyesuaikannya


dengan catatan karyawan adalah pengertian dari ...
a. invoice
b. Purchase Order
c. Stock opname
d. Stock of warehouse
e. Stock of receiving

13. Kesatuan berbagai element dari sebuah tempat penyimpanan barang untuk
kemudian dilakukan proses pengelolaannya baik secara komputeriasi maupun
manual disebut dengan ….
a. Operasional gudang
b. Trade-off gudang
c. Inventory gudang
d. Alur administrasi gudang
e. Sistem administrasi gudang

14. Melakukan bongkar barang, cek expired, cek kesesuaian pesanan, memasukan
barang ke penyimpanan dan menempatkan pada rak yang telah ditentukan,
merupakan rangkaian aktivitas dalam ...
a. Operasional pengiriman barang
b. Operasional penerimaan barang
c. Operasional penagihan barang
d. Operasional retur/ pengembalian barang
e. Operasional pembayaran barang

123
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
15. Dokumen pendukung dalam proses administrasi penerimaan barang meliputi ...
a. Surat Jalan, Laporan Penerimaan Barang
b. Surat Jalan, Order Pembelian
c. Surat Jalan, Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang
d. Order Pembelian, Laporan Penerimaan Barang
e. Order Pembelian

16. Pada saat diterima barang-barang dari lokasi asal untuk selanjutnya dikirimkan
ke lokasi tujuan dalam waktu yang cepat sehingga tidak diperlukan proses
penyimpanan barang, dalam kegiatan (warehouse) gudang merupakan bagian
dari fungsi ...
a. Cross-Dock Operation
b. Break-Bulk Operation
c. Pusat distribusi logistik
d. In-Transit Mixing
e. Terminal konsolidasi
17. Berikut ini beberapa hal yang mempengaruhi akurasi data setelah dilakukan
pengadministrasian melalui pencatatan arus keluar masuk barang sehingga
pengendalian operasional lebih mudah dilakukan, kecuali ...
a. Jumlah stok barang
b. Jumlah barang yang diretur (dikembalikan)
c. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar
d. Dasar memesan barang
e. Mempelajari trend sales

18. Pencatatan persediaan barang di gudang setelah terjadinya keluar/ masuk barang
dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi. Dalam hal ini proses
pencatatan persediaan barang yang dilakukan secara kontinyu (terus menerus)
dikenal dengan ...
a. Sistem debet-kredit
b. Sistem imprest
c. Sistem fluktuasi
d. Periodik system
e. Perpetual system

19. Berikut ini merupakan tujuan dari standar operasional prosedur (SOP)
penyimpanan barang di gudang, kecuali ...
a. Untuk mempersiapkan material keperluan produksi agar kegiatan produksi
bisa berjalan dengan lancar
b. Menjaga dan menekan biaya pembelian, terutama jika material yang tersedia
di pasar terbatas dan selalu beubah dengan kecenderungan harga terus naik
c. Melakukan manajemen dan pengaturan agar tidak terjadi over stock yang
merugikan karena sistem penyimpanan selalu dimonitor/ dikendalikan
d. Tidak diperlukan inspeksi karena semua sudah diatur dalam pedoman SOP
yang menjadi pegangan semua pegawai
e. Mencegah kerugian akibat dari rusaknya material sebagai akibat

124
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

penyimpanan yang tidak dikelola dan diatur dengan baik


20. Pada gudang yang khusus menyimpan barang-barang kebutuhan sembilan bahan
pokok, maka metode penyimpanan barang sebaiknya menerapkan sistem ...
a. FEFO
b. LIFO
c. FIFO
d. Average
e. Konstan

21. Suatu proses atau alur kerja yang berhubungan dengan Picking; packing; dan
pengiriman barang ke customer disebut ...
a. Order Processing
b. Purchases Order
c. Delivery Order
d. Costumer Order
e. Processing Purchases Order

22. Tahapan dalam kegiatan pergudangan yang sangat penting adalah tahapankarena
kegiatan tersebut merupakan setengah dari kegiatan aktifitas gudang. Pendapat
tersebut di menurut ...
a. Alan Rushton
b. Phil Croucher Pater Baker
c. Edward H Frazelle, Ph.
d. Syarifuddin Pandiangan
e. Wynd Rizaldy,SE

23. Adapun urutan alur proses Picking dapat dilakukan dengan beberapa tahapan,
yaitu ...
a. Prioritas Picking; Dokumen Picking List; pencatatan hasil pekerjaan dan
waktu; pemilihan peralatan Picking; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencarian yang diminta; pengambilan barang
b. Dokumen Picking List; prioritas Picking; pencatatan hasil pekerjaan dan
waktu; pemilihan peralatan Picking; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencarian yang diminta; pengambilan barang
c. Prioritas Picking; pemilihan peralatan Picking; pencarian yang diminta;
pengambilan barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; dokumen
Picking list; perjalanan menuju lokasi pengambilan barang
d. Pemilihan peralatan Picking; pencarian yang diminta; perjalanan menuju
lokasi pengambilan barang; pengambilan barang; pencatatan hasil pekerjaan
dan waktu; prioritas Picking; dokumen Picking list
e. Priorotas Picking; pencarian yang diminta; pemilihan peralatan Picking;
pengambilan barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; prioritas
Picking; dokumen Picking list; perjalanan menuju lokasi pengambilan
barang; pencatatan hasil pekerjaan dan waktu; dokumen Picking list.

125
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

24. Yang bukan merupakan persyaratan penanganan penyiapan barang Picking per
pallet adalah ...
a. Barang disusun sedemikian rupa sehingga identitas barang dapat dilihat dari
semua sisi.
b. Jika menggunakan pallet, maka perhatikan jumlah tumpukan atau
penyusunan barang agar tidak jatuh.
c. Jika menggunakan trolly, pisahkan antara barang yang berat dan barang
yang ringan.
d. Dilakukan untuk barang-barang yang fast moving atau order pada minimal
qty per pallet.
e. Berilah tanda/ nama picher, serta tujuan atau nomor Picking.

25. Yang menjadi tugas bagian produksi pada prosedur penyiapan barang adalah ...
a. Membuat surat permintaan bahan baku sesuai kebutuhan
b. Menerima surat permintaan bahan baku
c. Membuat Surat Pengiriman Bahan Baku
d. Membuat bukti permintaan dan pengeluaran bahan baku
e. Membuat laporan persediaan bahan baku

26. Rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa adalah ...
a. Siklus pengeluaran
b. Siklus pemasukan
c. Siklus penerimaan
d. Siklus penyiapan
e. Siklus pembelian

27. Kegiatan Packing list barang keluar merupakan tugas ...


a. Operator gudang
b. Operator order barang
c. Bagian gudang
d. Bagian picker
e. Bagian checker

28. Uraian langkah/ prosedur pen-scan-nan barang keluar adalah ...


a. Scan MFG number; Scan PO number; Scan model number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; Coret STT barcode
b. Scan model number; Scan PO number; Scan MFG number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; dan Coret STT barcode
c. Scan PO number; Scan model number; Scan MFG number; Scan STT Barcode;
Scan save barcode; Coret STT barcode
d. Scan model number; Scan PO number; Scan MFG number; Scan STT Barcode;
Coret STT barcode; Scan save barcode
e. Scan model number; Scan PO number; Scan MFG number; Coret STT barcode;
Scan save barcode; Scan STT Barcode
126
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL

29. Jadi alur keluar barang dari gudang adalah ...


a. Aktivitas Packing List; Aktivitas Scan Pada Barang Keluar; Aktivitas Verifikasi
Barang Keluar; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT dan Membuat
Laporan Barang Keluar
b. Aktivitas Scan Pada Barang Keluar; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar;
Aktivitas Packing List; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT, dan
Membuat Laporan Barang Keluar
c. Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; Aktivitas Scan Pada Barang
Keluar; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Packing List; dan
Membuat Laporan Barang Keluar
d. Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Scan Pada Barang Keluar;
.Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; Aktivitas Packing List; dan
Membuat Laporan Barang Keluar
e. Aktivitas Packing List; Aktivitas Verifikasi Barang Keluar; Aktivitas Scan Pada
Barang Keluar; Aktivitas menghilangkan Label Barcode STT; dan membuat
Laporan Barang Keluar

30. Yang menjadi tujuan khusus dalam siklus pengeluaran adalah ...
a. Meminimalkan total biaya untuk memperoleh persediaan;
b. Memelihara persediaan; perlengkapan;
c. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa yang dipesan sesuai keperluan
d. Mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa
yang dibutuhkan ;
e. Memberikam berbagai layanan yang dibutuhkan

B. Uraian
Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Uraikan maksud dari peranan pergudangan dalam fungsi manajemen
secara administratif maupun teknis mampu menjaga kesinambungan bisnis
perusahaan sehingga dapat berjalan dengan baik?
2. Coba uraikan bahwa dalam perancangan dan penerapan sistem pergudangan
harus mampu memaksimalkan penggunaan ruang, peralatan, tenaga kerja,
serta kemudahan dalam penerimaan dan pengeluaran material?
3. Jelaskan maksud dari sumber daya manusia dan pemanfaatan teknologi
merupakan dua unsur penting dalam membangun sistem administrasi
gudang yang baik, kuat, dan kompetitif?
4. Jelaskan apa yang dimaksud dengan dokumen administrasi gudang
merupakan bukti otentik atas keberadaan barang yang terdapat pada suatu
gudang?
5. Jelaskan maksud dari penerapan Warehouse Management System (WMS)
sebagai upaya perusahaan dalam memberikan jaminan (guaranted) secara
internal maupun eksternal dalam mengendalikan siklus penyimpanan
material (stock Putaway) berdasarkan informasi secara real-time?

127
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GASAL
6. Uraikan secara singkat prosedur pemeriksaan dan penerimaan barang pada
sebuah perusahaan?
7. Jelaskan menurut pendapat Saudara mengapa gudang yang baik bukan
diukur dari luasnya saja, melainkan seberapa besar gudang tersebut dapat
memanfaatkan space atau ruang yang ada?
8. Menurut pendapat Saudara, upaya apasajakah yang dapat dilakukan untuk
mengoptimalkan fungsi penyimpanan pada gudang agar dapat berjalan
secara efektif dan efisien?
9. Apa yang dimaksud dengan emergency Picking dan bagaimana cara
mengatasinya?
10. Tulislah informasi atau keterangan yang terdapat dalam surat permintaan

128
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
BARANG BERBAHAYA VII

BAB VII BARANG BERBAHAYA

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari barang berbahaya, melalui kegiatan literasi, diskusi, dan


presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami pengertian barang-barang berbahaya (Dangerous goods), kelompok
barang berbahaya, packing dan marking, menentukan material dan unsur yang
berbahaya serta mengkalsifikasikan barang-barang berbahaya dengan baik,
percaya diri, benar, dan penuh tanggung jawab.

PETA KONSEP

BARANG BERBAHAYA

Pengertian Barang Kelompok Barang Packing dan Marking


Berbahaya Berbahaya

KATA KUNCI

Dangerous goods, barang berbahaya, packing, pengepakkan, kemasan, marking,


tanda, dan label.

129
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 7.1 Simbol barang berbahaya


Sumber: //www.ebiologi.com/2016/02/simbol-bahan-kimia-berbahaya.html

Dengan berkembangnya industri di negara kita, secara otomatis menuntut


tersedianya kebutuhan bahan baku yang memadai dan pelaku industri menginginkan
tersedianya bahan baku dengan cepat, sedangkan kita tahu bahwa bahan baku
tersebut berasal dari berbagai daerah yang berlainan tempat.
Kondisi seperti ini mendorong para penyedia bahan baku untuk memenuhi
tuntutan tersebut sehingga untuk menyingkat waktu pengiriman terkadang dikirim
melalui udara, darat, ataupun laut.
Khususnya untuk bahan baku yang termasuk ke dalam katagori barang berbahaya
memerlukan penanganan khusus dengan mengikuti persyaratan-persyaratan dan
aturan berlaku secara internasional sebagaimana dikeluarkan oleh Perserikatan
Bangsa-Bangsa (PBB) atau United Nations (UN) terutama International Civil Aviation
Organization (ICAO) dan International Air Transport Association (IATA). Hal ini menjadi
fokus perhatian karena tanpa penanganan yang tepat tentu akan menyebabkan
banyak terjadinya kecelakaan.

130
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian Barang Berbahaya


Barang berbahaya menurut IATA adalah zat atau bahan yang memiliki potensi
untuk membahayakan kesehatan, keselamatan bila dibawa dengan menggunakan
pesawat terbang. Sementara menurut ICAO termasuk kategori barang berbahaya
yaitu zat yang memungkinkan dapat membahayakan jika dibawa dengan
menggunakan sarana transportasi udara (pesawat terbang).
Menurut Peraturan Dirjen Perhubungan Udara Nomor: KP. 128 Tahun 2017 Barang
Berbahaya (Dangerous Goods) adalah barang atau bahan yang dapat membahayakan
kesehatan, keselamatan, harta benda dan lingkungan
Adapun menurut Undang-undang Nomor 1 Tahun 2009 tentang Penerbangan
menyebutkan bahwa barang berbahaya adalah barang yang berbentuk bahan cair,
bahan padat, atau bahan gas yang dapat membahayakan keselamatan jiwa dan
harta benda serta keselamatan dan keamanan penerbangan.
Jadi yang dimaksud dengan barang berbahaya (Dangerous Goods) sebagaimana
definisi yang telah disebutkan di atas adalah zat atau barang yang memunkinkan
dapat menimbulkan risiko:
1. Bagi kesehatan
2. Keselamatan
3. Lingkungan

B. Kelompok Barang Berbahaya


Pada dasarnya pengelompokkan barang berbahaya untuk disimpan di gudang dan
yang atau diangkut pesawat terbang hampir sama yaitu harus memenuhi persyaratan
peraturan yang berlaku, baik dari segi kemasan dan cara pengemasannya,
pemberian label, penyimpanan dan pemuatannya karena kalau penanganannya
tidak sesuai aturan, kemungkinan akan mencelakakan manusia juga merugikan
perusahaan atau menyebabkan kerusakan fasilitas lainnya.
Untuk pengangkutan barang berbahaya dengan menggunakan pesawat terbang
dibagi menjadi tiga kelompok besar, yaitu:
1. Barang berbahaya yang dapat diangkut dengan menggunakan pesawat
penumpang atau pesawat kargo kelompok A;
2. Barang berbahaya yang hanya dapat diangkut dengn pesawat kargo kelompok
B; dan
3. Barang berbahaya yang tidak boleh diangkut oleh pesawar terbang kelompok
C.
Sedangkan kategori barang berbahaya dilarang diangkut karena dapat berbahaya
bagi keselamatan penerbangan. Untuk jenis barang ini dibagi dalam empat kategori
yaitu:
1. Bahan Peledak (Explosive)
2. Senjata (Weapons)
3. Barang Berbahaya (Dangerous Goods)
4. Yang dapat membahayakan (Dangerous Article )

131
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Contoh: Gunting, Obeng, Cutter, silet dan lain-lain

Gambar 7.2 Gunting


Sumber: https://beritacenter.com/news-161930-begini-sejarah-diciptakannya-
gunting-sejak-4-000-tahun-lalu.html

Sesuai dengan pengelompokan kategori  Dangerous Goods  di atas, untuk


barang berbahaya yang dapat dan atau tidak dapat diangkut dengan kargo,
dikelompokan menjadi empat kategori:
a. Dapat diangkut dengan pesawat terbang, antara lain:
1) Dibawa oleh awak penumpang;
2) Surat berbahaya;
3) Kebutuhan operator; dan
4) Dalam jumlah yang dikecualikan (sesuai ketentuan).
b. Dilarang untuk transportasi
c. Dilarang untuk transportasi kecuali diperbolehkan oleh negara
d. Dapat diterima untuk transportasi menurut IATA DGR
selanjutnya UU Nomor 01 tahun 2009 mengatur tentang Penerbangan pasal
136 ayat 4 mengkalsifikasikan barang berbahaya menjadi beberapa Kelas
sebagai berikut.
a. Kelas 1, yaitu bahan peledak (Explosive) karena dikatagorikan memiliki
ledakan yang tinggi seperti bom dan bahan peledak lainnya.

Gambar 7.3 Simbol Bahan Peledak


Sumber: https://www.berbagaireviews.com/2018/07/simbol-simbol-bahan-
kimia-berbahaya.html?m=1

b. Kelas 2, yaitu Gas yang dimampatkan, dicairkan, atau dilarutkan dengan


tekanan (compressed gases, liquified or dissolved under pressure), sehingga
bila terkontaminasi dengan udara pada komposisi tertentu dapat
membentuk campuran yang mudah terbakar seperti: Propane, Acetylene,
lighters, Hydrogen, Butane.

132
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.4 Simbol Gas


Sumber: https://sainskimia.com/simbol-simbol-dalam-laboratorium-beserta-
maknanya/

c. Kelas 3, yaitu cairan yang mudah terbakar atau menyala (flammable


liquids), seperti: thiner, bensin, alkohol, cat, minyak diesel.

Gambar 7.5 Simbol Cairan yang mudah menyala


Sumber: https://sainskimia.com/simbol-simbol-dalam-laboratorium-beserta-
maknanya/

d. Kelas 4, yaitu bahan atau barang padat yang mudah terbakar atau menyala
(flammable solids) karena gesekan dengan benda sekitar, seperti korek
api, sulplur, celluloid.

Gambar 7.6 Simbol Bahan mudah terbakar


Sumber: https://www.berbagaireviews.com/2018/07/simbol-simbol-bahan-
kimia-berbahaya.html?m=1

133
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

e. Kelas 5, yaitu bahan pengoksidasi (oxidizing substances) karena mudah


menghasilkan O2 yang dapat menyebabkan kebakaran, seperti: Amonium,
Nitrate, Fertilizer, Calsium Clorate, Bleaches.

Gambar 7.7 Bahan Pengoksidasi


Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

f. Kelas 6, yaitu Bahan atau barang beracun dan mudah menular  (toxicand
infectious substances) yang dapat menyebabkan kematian bila dihirup dan
ditelan dan bila mengenai kulit dapat menyebabkan iritasi atau cedera.

Gambar 7.8 Simbol Barang Beracun


Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

g. Kelas 7, yaitu bahan atau barang (radioactive material), yang secara


spontan dapat memancarkan radiasi. Bahan ini dibedakan menjadi tiga
kategori sesuai dengan tingkatannya masing-masing:
1) Kategori I Radioaktif (RRW), zat ini tingkat radiasinya rendah, sulit
untuk diukur sehingga tidak memiliki nomor indeks transport,
hanya diberi label putih dengan satu garis merah pada kemasannya.
Contohnya Kobalt 60.
2) Kategori II, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dibanding kategori
sebelumnya, memiliki nomor indeks transport tidak lebih dari 1 serta
diberi label kuning dengan dua garis merah pada kemasannya.

134
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Kategori III, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dari kategori II,
memiliki indeks transport 1,0 dan per kemasan tidak lebih dari 10 dan
diberi label kuning dengan tiga garis merah.

Gambar 7.9 Simbol Bahan Radioaktif


Sumber: https://www.amongguru.com/simbol-simbol-bahan-kimia-berbahaya-
dilengkapi-dengan-penjelasannya/

h. Kelas 8, bahan atau barang perusak (corrosive substances) merupakan bayah


yang dapat menyebabkan kerusakan jaringan kulit atau dengan kata lain
memilki tingkat korosif yang tinggi terhadap material lain, seperti: Battery
Acid, Sulpluric, Potasium, Hydrxide, Mercury.

Gambar 7.10 Simbol Bahan Perusak


Sumber: https://dosenbiologi.com/lingkungan/simbol-bahan-kimia

i. Bahan atau zat berbahaya lainnya (miscellaneous dangerous substances)


adalah barang berbahaya yang tidak termasuk pada kelas tersebut di atas,
seperti: Abes, Garlic Oil, Life Raft, Dray Ice, Magnetized Material.

Gambar 7.11 Simbol Bahan Berbahaya Lainnya


Sumber: https://www.cleanpng.com/png-dangerous-goods-hazchem-safety-sign-
hazardous-wast-1693102/download-png.html

135
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

C. Packing dan Marking

Gambar 7.12 Packing dan marking


Sumber: https://www.dreamstime.com/stock-illustration-symbols-
cargo-marking-international-packing-vector-image84680107

1. Packing/ pengepakkan/ kemasan


Packing/ pengepakkan/ kemasan barang berbahaya harus sesuai standard
internasional, apabila tidak sesuai akan mengalami permasalahan dalam proses
pengangkutannya maupun ketika sampai di bandara tujuan. Pihak bandara
tujuan akan mengemasnya kembali dan mengembalikannya kepada negara asal
pengiriman artinya akan ada tambahan biaya untuk pengembalian ulang.
Pada dasarnya pengepakkan/ packing/ kemasan barang berbahaya disesuaikan
dengan dampak tingkat bahayanya, yaitu.
a. Risiko bahaya besar masuk pada kelompok kemasan I (X);
b. Risiko bahaya menengah masuk pada kelompok kemasan II (Y); dan
c. Risiko bahaya kecil masuk pada kelompok kemasan III (Z).
Macam-macam kemasan terdiri dari:
1) Kemasan Tunggal : Tempat atau wadah kemasan yang tidak memerlukan
kemasan lagi di dalam.

136
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.13 Kemasan Tunggal  


Sumber: http://indonesian.singlewatchbox.com/sale-10628183-cardboard-single-
watch-box-packaging-orange-surface-glossy-laminated-custom-logo.html

2) Kemasan Kombinasi: kemasan yang memiliki dua kemasan baik kemasan


dalam maupun kemasan luar sesuai ketentuan yang berlaku

Gambar 7.14 Kemasan Kombinasi


Sumber: https://tokomesin.id/standing-pouch-zipper/

3) Kemasan dalam adalah kemasan yang terdiri dari satuan kecil

Gambar 7.15 Kemasan Dalam


Sumber: https://totalpacksolutions.com/solutions/inner-packaging-solutions/

137
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Kemasan luar adalah kemasan untuk melindungi kemasan kombinasi


termasuk didalamnya bantalan, silica gel dan yang diperlukan lainnya.

Gambar 7.16 Kemasan Luar


Sumber: https://www.indiamart.com/proddetail/corrugated-outer-packaging-
box-21132794848.html

5) Kemasan ganda/ peti kemas/ overpack adalah peti yang terbuat dari
besi untuk menyimpan sejumlah kemasan tertentu untuk memudahkan
proses pengangkutan dan penyimpannnya.

Gambar 7.17 Kemasan Ganda/Peti Kemas


Sumber: https://www.arthanugraha.com/mengenal-peti-kemas-kontainer/

2. Marking/ Tanda dan label


Setiap barang berbahaya yang akan dikirim menggunakan pesawat terbang
selain harus dikemas sesuai standar yang telah ditentukan juga harus diberi
label atau tanda, seperti gambar di bawah ini

138
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 7.18 Contoh Marking Kemasan


Sumber: http://www.biopack.be/WebShop/En/?http://www.biopack.be/Lid-En/
Classic_Packaging/11264/Cardboard_boxes_UN_approved_for_dangerous_
goods.aspx?item=Classic_PackagingCardboard_boxes_UN_approved_for_
dangerous_goods

Gambar 7.19 Simbol Kemasan UN


Sumber: https://airsideportal.com/2017/07/20/kemasan-standar-un/

Keterangan:
UN : Merupakan simbol internasional singkatan dari United Nations
4GV : Angka 4 menunjukkan kode papan fiber/ Fiberboard/ ; huruf G
menunjukkan kode Box/ kotak, huruf V menunjukkan kode variabel
dan konfigurasi barang
X13 : Huruf X menunjukkan kelompok kemasan dengan jumlah berat
maksimum 13 kg
S : Huruf Smenunjukkan beantuk barang Solid/ padat: Inner Packing
08 : Angka 08 menunjukkan tahun pembuatan 2008
USA : Menunjukkan negara yang berkepentingan
AQ2121 : Menunjukkan Nomor pabrik
Tanda atau marka yang harus dipasang atau ditempel pada kemasan barang
berbahaya menjadi tanggung jawab pengirim.
Adapun jenis dari tanda atau marka adalah:

139
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

a. Penandaan spesifikasi paket yaitu tanda sebagai petunjuk ciri dari kemasan
tersebutseperti $G menunjukkan bahwa kotaknya terbuat dari fiber kayu.

Gambar 7.20 Marka atau Tanda


Sumber: https://www.chemsafetypro.com/TDG/Dangerous-_Goods_Marking_
Labeling.html

b. Kemasan untuk jenis, pengirim, penerima bahan berbahaya.

Gambar 7.21. Contoh Barang berbahaya


Sumber: https://sumut.idntimes.com/travel/tips/arifin-alamudi/9-barang-
berbahaya-yang-dilarang-dibawa-ke-dalam-pesawat-c1c2-regional-sumut/full

140
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Tanda atau marka tersebut harus disesuaikan dengan jenis barang yang ada
dalam kemasan dilekatkan dengan cara yang benar serta tulisan tercetak
jelas denagn ketentuan:
1) Tidak mudah luntur atau terhapus;
2) Mudah dilihat;
3) Dengan lantar belakang atau dasar yang kontras; dan
4) Tidak terhalang atau tertutupi oleh tanda lainnya.
Apabila masih ada tanda-tanda lain yang tidak diperlukan, maka tanda
tersebut harus dicabut atau diganti dengan yang baru sesuai dengan yang
dibutuhkan. untuk itu, sebelum barang dikirimkan harus diperiksa ulang
untuk memastikan bahwa tanda atau marka sudah sesuai dengan persyaratan
yang telah ditentukan dan lengkap.
Adapun maksud dari label adalah kertas berbentuk segi empat berisi tulisan
atau gambar yang menggambarkan barang berbahaya ditempel pada
kemasan berukuran 100 mm x 100 mm, dengan jenis-jenis sebagai berikut:
1) Label bahaya (Hazards Label), merupakan label yang menandai adnya
bahaya atau risiko berupa gambar, simbol, nomor kelas dengan warna
dasar berbeda sesuai kelasnya.
2) Label instruksi (Handling Label), merupakan laberl berisi baik gambar,
tulisan atau petunjuk lainnya yang harus dilaksanakan atau ditaati.

Gambar 7.22. Label Barang Berbahaya


Sumber: https://www.labelmaster.com/content/files/images/content-pages/
resources/hazmat-source/hazmat-labels-placards-markings.png

141
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Posisi pemasangan label bersebelahan dengan alamat pengirim, sedangkan


untuk label bahaya utama dipasang bersebelahan dengan label bahaya
tambahan. Label nama kargo posisinya bersebelahan pada sisi yang sama
edangkan tulisan atau tanda penunjuk arah posisi penyimpanan kemasan
dpasang pada kedua sisi bertolak belakang ditempel di tempat aman,
tercetak jelas dengan warna kontras pada kemasan ditempel dengan kuat
dengan ukuran seseuai ketentuan yang berlaku sehingga mudah dilihat dan
dibaca.

Gambar 7.23. Posisi Pemasangan Label


Sumber: https://www.slideshare.net/DanisMaulana/package-and-labeling-in-
indonesia

CAKRAWALA

Kecelakaan Di Gudang Maupun Di Pesawat


Selama ini banyak kecelakaan yang terjadi baik di gudang maupun di pesawat
diduga disebabkan oleh kesalahan manusia, tetapi ternyata pada kenyataannya
banyak juga disebabkan adanya kesalahan penanganan barang berbahaya yang
akan disimpan di gudang ataupun dimuat di pesawat.

142
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Gambar 7.24. Kecelakaan Pesawat


Sumber: https://news.aviation-safety.net/2012/06/29/ntsb-recommends-atr-42-
stick-pusher-aoa-changes/

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai Barang


Berbahaya para siswa sekalian dapat mempelajari secara
mandiri di internet. Melalui internet kalian bisa mengakses
lebih jauh materi Barang Berbahaya Salah satu website
yang dapat kalian kunjungi untuk menambah wawasan dan
pemahaman kalian tentang Barang Berbahaya adalah sebagai
berikut:
https:// cargo-miscellaneous.weebly.com

RANGKUMAN

1. Barang berbahaya (Dangerous goods) merupakan bahan atau barang yang


memiliki kemampuan menimbulkan risiko:
a. Bagi kesehatan;
b. Keselamatan; dan
c. Lingkungan.
2. Menurut UU Nomor 01 Tahun 2009 tentang Penerbangan barang berbahaya
diklasifikasikan menjadi:
a. Bahan Peledak ( Explosives) Gas yang dimampatkan, dicairkan, atau

143
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

dilarutkan dengan tekanan (compressed gases, liquified or dissolvedunder


pressure);
b. Cairan mudah menyala atau terbakar (flammable liquids);
c. Bahan atau barang padat mudah menyala atau terbakar (flammable solids);
d. bahan barang pengoksidasi (oxidizing substances);
e. Bahan atau barang beracun dan mudah menular (toxicand infectious
substances);
f. Bahan atau barang radioaktif ( radioaktive material); dan
g. Bahan atau barang perusak ( corrosive substances).
Bahan atau zat berbahaya lainnya (miscellaneous dangerous substances)
3. Bahan atau barang radio aktif (radioactive material), dibedakan menjadi tiga
kategori, berdasarkan tingkat radiasinya yang berbeda-benda:
a. Kategori I Radioaktif (RRW), zat ini memilki radiasi rendah tidak dapat
diukur diberi sehingga tidak memiliki nomor indeks transport dan diberi
label putih dengan satu garis merah pada kemasannya, contoh Kobalt 60
b. Katagori II, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dibanding katagori
sebelumnya memiliki nomor indeks transport tidak lebih dari 1 diberi label
kuning dengan 2 (dua) garis merah pada kemasannya.
c. Kategori III, memiliki tingkat radiasi lebih tinggi dibanding katagori II
memiliki indeks transport 1,0 dan per kemasan tidak melebihi 10, diberi
label kuning dengan tiga garis merah
4. Packing/ pengepakkan/ kemasan barang berbahaya harus sesuai standard
internasional, apabila tidak sesuai akan mengalami permasalahan dalam
proses pengangkutannya maupun ketika sampai di bandara tujuan. Pihak
bandara tujuan akan mengemasnya kembali dan mengembalikannya kepada
negara asal pengiriman artinya akan ada tambahan biaya untuk pengembalian
ulang.
5. Setiap barang berbahaya yang dikirim menggunakan pesawat terbang selain
dikemas juga harus diberi tanda/ marking dan label yang harus ditempel.
6. Tanda-tanda yang diperlukan harus ditempel disesuaikan berdasrkan jenis
barang berbahaya yang terdapat dalam kemasan, harus lekat dengan benar
dengan tulisan tercetak jelas.
7. Tanda atau marka yang harus dipasang atau ditempel pada kemasan
barang berbahaya menjadi tanggung jawab pengirim, operator kargo hanya
bertanggung jawab mengganti label bila ada ketidakjelasan atau kerusakan
label selama pengangkutan.
8. Operator kargo hanya bertanggung jawab mengganti label tersebut bila [osisi
pemasangan label bersebelahan dengan alamat pengirim, sedangkan untuk
label bahaya utama dipasang bersebelahan dengan label bahaya tambahan.
Label nama kargo posisinya bersebelahan pada sisi yang sama edangkan
tulisan atau tanda penunjuk arah posisi penyimpanan kemasan dpasang pada
kedua sisi bertolak belakang ditempel di tempat aman, tercetak jelas dengan
warna kontras pada kemasan ditempel dengan kuat dengan ukuran seseuai
ketentuan yang berlaku sehingga mudah dilihat dan dibaca.

144
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang definisi barang berbahaya,


kelompok barang berbahaya dan packing serta marking barang berbahaya. Tugas
dikerjakan dalam bentuk laporan dengan format yang telah disepakati dengan
guru pengampu.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !


1. Jelaskan definisi barang berbahaya menurut IATA !
2. Berapa banyak klasifikasi dari barang berbahaya ? Jelaskan !
3. Mengapa ada beberapa klasifikasi barang berbahaya disubdivisikan ke dalam
divisi bahaya ?
4. Klasifikasi yang manakah yang disubdivisikan ke divisi bahaya ?
5. Termasuk klasifikasi atau divisi yang manakah bahan-bahan berikut ini ?
a. Bahan yang terkontak dengan air dan mengeluarkan gas yang dapat
terbakar;
b. Bahan organik peroksida;
c. Material korosif; dan
d. Gas beracun.

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ketujuh ini, Anda tentu menjadi lebih paham tentang
barang berbahaya disekitar kita yang diklasifikasikan menjadi 9 klasifikasi
menurut UU No 01 Tahun 2009 tentang Penerbangan pasal 136 ayat 4. Dari semua
materi yang sudah dijelaskan pada bab ketujuh ini, mana yang menurut Anda
paling sulit dipahami ? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda,
karena dengan memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam memahami
materi-materi berikutnya.

145
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

BAB VIII PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi tentang penyimpanan barang berbahaya, melalui


kegiatan literasi, diskusi, serta presentasi diharapkan peserta didik dapat:
Memahami prosedur penyimpanan barang berbahaya, syarat penyimpanan
bahan berbahaya, Mengklasifikasi prosedur penyimpanan barang berbahaya
dengan baik, penuh rasa percaya diri dan penuh tanggung jawab

PETA KONSEP

PENYIMPANAN BARANG BERBAHAYA

Prosedur Penyim- Syarat Penyimpanan


panan Barang Barang
Berbahaya Berbahaya

KATA KUNCI

Barang Berbahaya (Dangerous Goods), Material Safety Data Sheet (MSDS),


(Chemical Storage), bahan berbahaya (B3), secondary containment

146
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 8.1 Penyimpanan Barang Berbahaya


Sumber : https://www.safetysign.co.id/news/400/Bagaimana-Pengelolaan-B3-
yang-Benar-Sesuai-Regulasi-Nasional

Keselamatan kerja di dalam gudang sangat penting menginngat bahwa di area


gudang terdapat berbagai jenis barang yang tersimpan mulai dari bahan baku, barang
setengah jadi sampai dengan barang jadi, bahan kimia, onderdil dan kemasan. Dapat
kita bayangkan jika terjadi sesuatu yang tidak kita inginkan seperti kebakaran tentu
perusahaan akan mengalami kerugian.
Potensi terjadinya bahaya pada setiap gudang dapat berbeda-beda karena
sangat tergantung dari jenis bahan yang disimpan, kelengkapan fasilitas, layout,
dimana lokasi gudang berada, kemudahan akses keluar dan masuk serta kondisi
lainnya.
Secara umum terdapat aspek yang dapat dipertimbangkan untuk meminimalisir
terjadinya risiko kondisi bahaya kecelakaan diantaranya adalah bagaimana prosedur
penyimpanan barang di gudang dapat dipahami dengan baik oleh setiap personil
gudang terutama berkaitan dengan penanganan barang berbahaya sesuai dengan
prinsip-prinsip K-3.
Setelah mengetahui dan memahami materi tentang pengertian, kelompok
dan packing serta marking dari barang berbahaya, dihareapkan Anda juga dapat
mengetahui prosedur serta syarat penyimpanan barang berbahaya.

147
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Terkait dengan urutan materi, berikut ini akan dibahas tentang:


A. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya
Sebagaimana dibahas pada bab sebelumnya yang dimaksud dengan barang
berbahaya (Dangerous Goods ) adalah zat atau barang yang memungkinkan dapat
menimbilkan risiko bagi kesehatan, keselamatan dan lingkungan baik dalam
wujud cair, padat atau gas. Salah satu dari jenis barang berbahaya adalah bahan
kimia yang memiliki Standar Penyimpanan tersendiri.
B3 atau dikenal dengan bahan berbahaya beracun merupakan suatu zat/ energi
atau komponen lain yang dikarenakan jumlah, konsentrasi dan sifatnya secara
langhsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan pencemaran atau
berbahaya bagi suatu ekosistem serta dapat menyebabkan kerusakan pada
lingkungan hidup dan memnggangu kelangsungan hidup manusia dan mahluk
biologis lainnya.
Prosedur penyimpanan untuk barang tersebut:
1. Area gudang yang secara khusus untuk menampung bahan kimia harus sesuai
standar yang ditentukan, terhindar dari pengaruh alam dan dilengkapi dengan
sistem ventilasi serta sirkulasi udara yang baik.
2. Suhu ruangan senantiasa selalu terjaga dan pada posisi aman.
3. Dapat terhindar dari gangguan binatang seperti tikus, rayap, dan bianatang
kecil lainnya.
4. Aman dari potensi terjadinya bencana.
5. Mempertimbangkan pengaturan dan tata letak bahan kimia diantaranya:
a. Untuk bahan kimia harus dikelompokan untuk menghindari bahaya
reaktivitas;
b. Untuk menghindari terjadinya kerusakan yang diakibatkan robohnya
tempat penyimpanan, maka dilakukan penyusunan sesuai aturan dengan
tidak melebihi bata maksimum.
c. Untuk memudahkan kegiatan inspeksi, maka lorong-lorong gudang harus
terbebas dan tidak terhalang oleh benda/ barang lain.
d. Barang seperti tabung gas agar ditempatkan pada area yang teduh, tidak
lembab dan aman dari sumber panas seperti listrik maupun api.
e. Penempatan bahan kimia tidak boleh secara langsung bersentuhan dengan
lantai, melainkan terlebih dahului dilapisi, dengan mempertimbangkian
unsur K3.
f. Kelengkapan unsur K3 harus selalu diperhatikan baik kelengkapan
maupun kualitasnya.
g. Petugas yang bekerja di bagian gudang penyimpanan bahan kimia
harus dilengkapi dengan pemakaian APD dan bagi petugas yang tidak
berkepentingan dilarang memasuki gudang tersebut.
h. Pemeriksaan lingkungan, bahan, peralatan dan sistem K3 harus
dilaksanakan secara berkala oleh bertugas, dengan tujuan selalu menjaga
kondisi yang aman.
i. Setiap menyimpan bahan kimia tersebut harus diberi labeling terlebih
dahulu, untuk menunjukkan isi, keamanan, risiko bahaya serta lembar
data keselamatan Bahan.

148
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

j. Petugas gudang harus dibekali dengan buku pedoman K3 berhubungan


dengan penyimpanan bahan tersebut.
k. Dilarang makan dan minum di dalam tempat penyimpanan bahan tersebut
terutama yang beracun.
l. Penanganan K3 harus dilakukan oleh ahlinya dan bila terjadi kecelakaan
kerja segera menghubungi tim medis atau dokter atau segera dibawa ke
rumah sakit untuk mendapat tindakan lanjutan.

Gambar 8.2 Penyimpanan Barang di Gudang


Sumber: https://www.logiframe.com/id/manajemen-gudang-tak-sekedar-urusan-
stok-belaka/

B. Syarat Penyimpanan Barang Berbahaya


Persyaratan umum yang harus dipenuhi dalam penyimpanannya (Storage) barang
berbahaya adalah:
1. Prosedur penyimpaan harus mengikuti prosedur dan selalu meninjau daftar
tingkat kebahayaan terutama dari senyawa ataupun unsur kimia (MSDS).
2. Hindari penyimpanan bahan kimia berupa cairan tanpa dilengkapi tanda
pengaman tambahan.
3. Gudang penyimpanan bahan kimia terhindar dari panas, berventilasi dan
tingkat penerangan yang baik.
4. Dapat meminimalisir aktivitas kegiatan di area yang banyak tersimpan bahan
kimia.
5. Menerapkan metode FIFO untuk tetap menjaga kualitas bahan kimia yang
tersimpan di gudang.
6. Semua bahan kimia yang tersimpan harus diperiksa secara berkala untuk
menghindari dari kadarluasa, kerusakan dan bercampur.

149
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 8.3 Penyimpanan dan Pengumpulan Limbah B3


Sumber: http://cvdior.co.id/penanganan-limbah-B3/

Tempat penyimpanan bahan berbahaya beracun selain harus sesuai dengan


persyaratan yang telah ditetapkan baik persyaratan teknis kesehatan dan
perlindungan lingkungan, memiliki kapasitas yang sesuai juga harus diberi
simbol dan label.
Pesyaratan yang wajib dipenuhi untuk menyimpan bahan berbahaya beracun
menyangkut masalah lokasi dan konstruksi bangunan. Persyaratan untuk
penyimpanan bahan berbahaya beracun secara rinci sampai saat ini belum ada
Namun, persyaratan penyimpanannya mengacu pada daftar tingkat kebahayaan
setiap senyawa ataupun unsur kimia.
Karena sering terjadinya kebakaran, kebocoran atau ledakan, maka selain
harus memperhatikan sumber kerusakan juga ada faktor-faktor lain yang perlu
diperhatikan yaitu:
1. Pemilihan wadah yang tepat untuk menyimpan bahan kimia, karena ada
bahan kimia yang dapat berinteraksi dengan wadahnya dapat menyebabkan
kebocoran.
2. Terdapat layanan antar bahan kimia yang sensitif terhadap bahaya ledakan,
kebakaran atau menimbulkan gas beracun bila berinteraksi.
Dengan mempertimbangkan hal tersebut, maka penyimpanan bahan harus
memenuhi persyaratan sebahai berikut:
1. Untuk bahan beracun yang paling keras dan sering di jumpai di laboratorium
sekolah diantaranya sublimate (HgCl2), persenyawaan sianida, arsen, gas
karbon monoksida (CO) dari aliran gas penyimpanannya harus:
a) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
b) Jauh dari tempat yang dapat menimbulkan kebakaran;
c) Bahan-bahan yang mungkin dapat bereaksi dipisahkan;

150
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d) Jika tidak digunakan kran dari saluran gas tetap tertutup; dan
e) Tersedianya pakaian kerja khusus (APD), masker dan sarung tangan.

Gambar 8.4 Tanda Petunjuk Gudang Berbahaya


Sumber: https://docplayer.info/73064631-Penyimpanan-sementara-limbah-b3.html

2. Untuk unsur-unsur seperti asam-asam, anhidrida asam, dan alkali atau disebut
bahan korosif karena dapat merusak tempat penyimpanannya dan bereaksi
dengan zat-zat beracun, penyimpannanya adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
b. Tempat penyimpanan tertutup dan berlabel; dan
c. Terpisah dari zat beracun.

Gambar 8.5 Tempat Menyimpan Bahan Korosif


Sumber: http://indonesian.shopdisplayshelving.com

151
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Bahan mudah terbakar


Terdapat beberapa bahan kimia yang mudah terbakar dengan sendirinya
apabila terkontaminasi dengan udara, api, benda panas, atau ketika tercampur
dengan bahan lainnya, seperti bahan kimia jenis Posfor (P) putih, Fosfin (PH),
alkil logam, boran (BH3), yang dapat terbakar dengan sendirinya apabila
terkena udara. Untuk cairan organis yang mudah terbakar dalam hal ini dibagi
menjadi tiga golongan yaitu:
a. Cairan yang dapat terbakar di bawah suhu-4oC, seperti karbon disulfida
(CS2), eter (C2H5OC2H5), benzena (C5H6), aseton (CH3COCH3).
b. Cairan yang dapat terbakar pada suhu antara -4oC–21oC, seperti etanol
(C2H5OH), methanol (CH3OH).
c. Cairan yang dapat terbakar pada suhu 21oC–93,5oC, seperti kerosin
(minyak lampu), terpentin, naftalena, minyak baker.
Syarat penyimpanan bahan yang mudah terbakar adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi.

b. Dijauhkan dari sumber panas atau api terutama percikan rokok dan
loncatan api listrik.
c. Disediakannya alat pemadam kebakaran.
d. Supaya tidak mudah terguling dan karatan yang dapat menyebabkan
kebocoran, maka harus disimpan diberi alas yang kering, rata dan kuat.
e. Dipasang tanda peringatan “Dilarang Merokok” dan diberi label “Barang
Mudah Terbakar”.
f. Harus dijauhkan dari tempat yang dapat menimbulkan percikan api untuk
menyimpan barang yang mudah terbakar.

Gambar 8.6 Gudang Bahan Mudah Terbakar


Sumber: https://www.slideshare.net/zulkhaidarsyah/premises-
presentation-948873

4. Bahan mudah meledak, seperti: ammonium nitrat, nitrogliserin, TNT.


penyimpanannya adalah:
a. Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi yang baik;
b. Terhindar/ jauh dari sumber panas dan api;

152
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Hindari terjadinya gesekan atau tumbukan mekanis;


d. Supaya tidak mudah terguling dan karatan yang dapat menyebabkan
kebocoran, maka harus disimpan diberi alas yang kering, rata dan kuat;
e. Penyimpanan tabung gas dengan posisi tegak, tertutup, diikat untuk
menjaga stabilitasnya & diberi label “ Barang mudah meledak “;
f. Jauhkan dari area kerja yang mudah menimbulkan percikan api; dan
g. Tempatkan tabung dengan jarak minimal 1,5 m dari pagar dan 3 m dari
batas lokasi serta jauhkan dari saluaran atau galian.
Pada waktu melakukan percobaan di laboratorium banyak campuran beberapa
zat yang dapat menimbulkan ledakan, misalnya:
a. Campuran Natrium (Na) atau kalium (K) dengan air
b. Campuran Ammonium nitrat (NH4NO3), serbuk seng (Zn) dengan air
c. Campuran Kalium nitrat (KNO3) dengan natrium asetat (CH3COONa)
d. Campuran Nitrat dengan eter
e. Campuran Peroksida dengan magnesium (Mg), seng (Zn) atau aluminium
(Al)
f. Campuran Klorat dengan asam sulfat
g. Campuran Asam nitrat (HNO3) dengan seng (Zn), magnesium atau logam
lain
h. Campuran Halogen dengan amoniak
i. Campuran Merkuri oksida (HgO) dengan sulfur (S)
j. Campuran Fosfor (P) dengan asam nitrat (HNO3), suatu nitrat atau klorat
k. Bahan Oksidator, seperti: perklorat, permanganat, peroksida organik, maka
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi
2) Dijauhkan dari sumber panas/ api seperti percikan rokok dan loncatan
api listrik
3) Dijauhkan dari bahan cairan yang mudah terbakar atau reduktor
l. Untuk bahan reaktif terhadap air, seperti: natrium, hidrida, karbit, nitrida.
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin, kering, dan memiliki ventilasi;
2) Dijauhkan dari sumber panas dan api;
3) Bangunan tahan air; dan
4) Tersedianya alat pemadam kebakaran tanpa air (dry powder, CO2).
m. Bahan reaktif terhadap asam, seperti: natrium, hidrida, sianida. Syarat
penyimpanannya:
1) Ruangan berpendingin dan memiliki ventilasi;
2) Dijauhkan dari sumber panas, api dan asam; dan
3) Desain ruang penyimpanan dibuat agar tidak memungkinkan terbentuk
kantong-kantong hydrogen, tersedianya APD seperti pakaian kerja,
sarung tangan dan kacamata.
n. Gas bertekanan, seperti: gas N2, asetilen, H2, dan Cl2 dalam tabung silinder,
penyimpanannya:
1) Tersimpan dengan posisi tegak berdiri dan terikat;
2) Suhu ruang dingin dan tidak langsung kena sinar matahari;
3) Dijauhkan dari api dan panas; dan

153
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Dijauhkan dari bahan korosif yang dapat merusak katup-katup dan kran.
Untuk faktor lamanya waktu penyimpanan bahan di gudang yang harus
dipertimbangkan terutama penyimpanan zat-zat tertentu seperti eter, parafin
cair, dan olefin yang apabila terkontaminasi oleh udara dan cahaya akan
membentuk peroksida. Semakin lama tersimpan, maka akan semakin banyak
peroksida yang terbentuknya ini akan menimbulkan bahaya, karena itu tidak
boleh disimpan melebihi satu tahun kecuali ada tambahan inhibator harus
habis digunakan dalam waktu enam bulan setelah dibuka.

Gambar 8.7 Tempat penyimpanan bahan kimia gas bertekanan


Sumber: Dokumen koleksi pribadi

1. Untuk penyimpanan bahan kimia yang menggunakan lemari/ rak


a. Pastikan rak dengan penghalang yang menempel secara baik pada dinding
atau dapat memilih tempat penyimpanan yang tahan terhadap goncangan
untuk menghindari jatuhnya botol atau barang mudah pecah dari posisi
tersimpan.
b. Hindarkan menyimpan bahan kimia dalam wadah besar dan melebihi tinggi
bahu.
c. Tidak diperkenankan menyimpan bahan kimia di rak dalam jumlah yang
penuh.
d. Untuk golongan bahan kimia mudah terbakar disimpan di lemari khusus.
e. Rak atau lemari penyimpannan diberi label sesuai dengan golongan atau
klasifikasi bahaya misalnya Acid Storage, Solvent Storage.

154
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 8.8 Penyimpanan barang berbahaya menggunakan lemari


Sumber : https://www.thecarycompany.com/sure-grip-ex-mini-flammable-can-
safety-cabinet-4-gallon-manual-door-yellow

2. Untuk penyimpanan bahan kimia di Lemari Es dan Freezer


a. Karena bahan kimia tidak boleh disimpan bersama-sama dengan makanan
atau barang lainnya, maka jangan pernah menyimpannya baik di kantor,
rumah atau lemari es pribadi atau dengan kata lain harus disediakan lemari
es khusus untuk menyimpan bahan kimia tersebut..
b. Untuk tempat penyimpanan bahan kimia yang mudah terbakar pergunakan
lemari es yang tahan api dan ledakan.
c. Semua freezer atau lemari es yang digunakan untuk menyimpan bahan
kimia tersebut diberi label.
d. Untuk mencegah terjebaknya bahan kimia dalam es maka bahan kimia yang
tersimpan di dalam lemari es/freezer harus dibersihkan secara rutin

Gambar 8.9 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Lemari es


Sumber : http://www.medicalogy.com

155
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3. Penahan sekunder (secondary containment)


a. Gunakan penahan sekunder yang terbuat dari bahan polisilin atau baki
steinless untuk memyimpan bahan yang tidak sesuai ditempat yang sama.
b. Penahan sekunder digunakan untuk menyimpan pelarut, asam pekat dan
basa.
Selama semua bahan kimia berbahaya disimpan dilantai harus menggunakan
penahan sekunder.

Gambar 8.10 Menyimpan barang berbahaya menggunakan Secondary Contain-


ment
Sumber: https://oilspillproducts.co.uk/products/8-drum-spill-containment-pallet-
with-outdoor-cover-bp8c

Dalam proses penyimpanan limbah berbahaya diusahakan untuk :


a. Dapat meminimalisir penyimpanan bahan yang mengandung limbah
berbahaya.
b. Pada saat penyimpanan bahan kimia yang telah mengalami penurunan
kadar kualitas (degradasi) disebabkan terlalu lama dalam proses simpan,
maka harus dilakukan pencatatan tanggal diterima serta tanggal dibukanya
bahan kimia tersebut.
c. Untuk bahan kimia yang sudah kadaluarsa tidak boleh digunakan lagi
dan disimpan tetapi harus diserahkan untuk ditempatkan di Tempat
Penyimpanan Sementara LB3.

156
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Keselamatan dan Kesehatan Kerja Laboratorium Kimia

Keselamatan dan Keamanan Kerja (K3) sangatlah penting untuk diperhatikan,


karena berdasarkan hasil penelitian menunjukan bahwa terjadinya kecelakaan
kerja sangatlah mengkhawatirkan yaitu terjadinya korban 9 orang setiap hari.
Oleh karena itu, K3 harus melekat dalam setiap melakanakan pekerjaan.
Laboratorium adalah tempat para pekerja khususnya di bidang laboratorium
melakukan percobaan berhubungan bahan kimia, gelas ukur, dan alat khusus
lainnya yang dapat menimbulkan kecelakaan.
Secara umum penyebab utama kecelakan kerja adalah kelalaian atau kecerobohan
baik pada saat melakukan percobaan maupun menyimpan peralatan dan
perlengkapama laboratorium tersebut. Untuk menghindari terjadinya kecelakaan
perlu adanya upaya untuk pencegahannya dengan cara memberikan pelatihan
dan pembinaan serta mengembangkan kesadaran betapa pentingnya K3 dalam
bekerja.
Untuk itu K3 di laboratorium, perlu disampaikan secara menyeluruh dan terus
menerus untuk menngkatkan kewaspadaan mulai dari pengetahuan mengenai
sumber bahaya, akibat yang ditimbulkan dan solusi penanggulangannya, tidak
terbatas pada meraka yang bekerja di bagian tersebut, melainkan juga termasuk
orang yang berada disekitarnya.

Gambar 8.11 Alat keselamatan Kerja di Laboratorium kimia


Sumber: https://www.duniakaryawan.com/alat-keselamatan-kerja-di-
laboratorium-kimia/

157
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan lebih jauh mengenai


penyimpanan barang berbahaya para siswa sekalian dapat
mempelajari secara mandiri di internet. Melalui internet
kalian bisa mengakses lebih jauh materi penyimpanan
barang berbahaya. Salah satu website yang dapat kalian
kunjungi untuk menambah wawasan dan pemahaman kalian
tentang penyimpanan barang berbahaya adalah sebagai
berikut:
https:// www.safetysign.co.id/ news/ 400/ Bagaimana-
Pengelolaan-B3-yang-Benar-Sesuai-Regulasi-Nasional

RANGKUMAN

1. Untuk bahan kimia berbahaya memiliki Standar Penyimpanan Bahan Kimia


(Chemical Storage) tertentu.
2. Prosedur Penyimpanan Barang Berbahaya
a. Gudang khusus untuk bahan kimia harus dibuat sesuai standar yang sudah
ditetapkan, terhindar dari pengaruh alam dan lingkungan sekitarnya
dengan cara dibuat sistem ventilasi dan sirkulasi udara yang cukup baik
b. Suhu ruangan harus selalu terjaga dan aman setiap saat
c. Terhindar atau aman dari gangguan binatang seperti tikus, rayap,dll
d. Terhindar atau aman dari potensi terjadinya bencana
e. Hal yang harus dipertimbangkan dalam pengaturan dan tata letak bahan
kimia
1) Setiap bahan kimia harus dikelompokkan atau dipisahkan agar
terhindar dari bahaya reaktivitas;
2) Untuk menghindari terjadinya kerusakan karena diakibatkan
robohnya atau kerapihan penyimpanan barang tersebut, maka barang
harus disusun sesuai dengan aturan tidak melebihi batas maksimum.
3) Setiap lorong yang terdapat di dalam gudang harus bebas tidak
terhalang oleh benda-benda lain untuk memudahkan inspeksi.
4) Untuk tabung gas ditempatkan di tempat yang teduh, tidak lembab
dan aman dari sumber panas baik listrik maupun api
5) Penempatan bahan kimia tidak boleh langsung bersentuhan
dengan lantai harus dilapisi alas terlebih dahulu. Kebersihan,
kerapihan dan keselamatan. harus dilaksanakan secara periodik dan
berkesinambungan.
6) Perlengkapan K3 harus tersedia dengan lengkap disesuaikan dengan
kemungkinan bahaya-bahaya yang akan terjadi.
7) Petugas yang bekerja di bagian gudang penyimpanan bahan kimia
harus dilengkapi dengan pemakaian APD dan bagi petugas yang
tidak berkepentingan dilarang memasuki gudang tersebut.
8) Pemeriksaan lingkungan, bahan, peralatan dan sistem K3 harus
dilaksanakan secara berkala oleh pekerja yang bertugas, sehingga

158
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

bila ditemukan kondisi yang tidak aman dapat segera melaporkan


pada atasannya
9) Setiap menyimpan bahan kimia tersebut harus diberi labeling
terlebih dahulu menunjukkan isi, keamanan, risiko bahaya serta
Lembar Data Keselamatan Bahan.
10) Petugas gudang harus dibekali dengan buku pedoman K3
berhubungan dengan penyimpanan bahan tersebut.
11) Dilarang makan dan minum di dalam tempat penyimpanan bahan
tersebut terutama yang beracun.
12) Penanganan K3 harus dilakukan oleh ahlinya dan bila terjadi
kecelakaan kerja segera menghubungi tim medis atau dokter atau
segera dibawa ke rumah sakit untuk mendapat tindakan lanjutan.
3. Persyaratan umum yang harus dipenuhi dalam penyimpanannya (Storage)
adalah:
a. Harus selalu meninjau Daftar tingkat kebahayaan setiap senyawa
ataupun unsur kimia (MSDS).
b. Tidak menyimpan bahan kimia cain tanpa penahan sekunder.
c. Daerah penyimpanan bahan kimia harus jauh dari panas, berventilasi
baik dan cukup terang
d. Meminimalkan penyimpanan bahan kimia di area kerja.
e. Pergunakan metode FIFO dalam penggunaanya.
f. Lakukan pemeriksaan secara berkala untuk menghindari dari kadarluasa,
kerusakan dan bercampur.

TUGAS MANDIRI

Tugas para siswa adalah mendeskripsikan tentang prosedur penyimpanan barang


berbahaya dan syarat penyimpanan barang berbahaya. Tugas dikerjakan dalam
bentuk laporan dengan format yang telah disepakati dengan guru pengampu.

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakan soal-soal berikut dengan tepat !


1. Jelaskan prosedur penyimpanan barang berbahaya yang Anda ketahui !
2. Sebutkan dan jelaskan pengaturan tata letak penyimpanan barang berbahaya.!
3. Sebutkan dan jelaskan persyaratan umum yang harus dipenuhi dalam
penyimpanan barang berbahaya !
4. Apa yang dimaksud dengan prosedur penyimpanan barang berbahaya harus
selalu meninjau MSDS ?
5. Apa yang menjadi syarat dalam penyimpanan barang berbahaya beracun
yang paling keras seperti: sublimate (H9C12), persenyawaan siaida, arsen,
gas carbon monoksida (CO) dari aliran gas ?

159
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab kedelapan ini, Anda tentu menjadi lebih paham tentang
penyimpanan barang berbahaya. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada
bab kedelapan ini, mana yang menurut Anda paling sulit untuk dipahami? Coba
Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan memahami
bab ini tentunya akan sangat membantu dalam memahami materi-materi
berikutnya.

160
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG IX
BAB IX PENYIMPANAN DOKUMEN GUDANG
TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pokok penyimpanan dokumen gudang pada


bab ini, melalui kegiatan literasi, diskusi, presentasi, simulasi, dan praktik
diharapkan peserta didik mampu menjelaskan pengertian dokumen dan arsip,
mengemukakan tujuan kearsipan, membedakan jenis-jenis arsip, memahami
sifat dan karakter arsip, mengidentifikasi metode pengelolaan dokumen dan
sistem penyimpanan arsip, membedakan macam dokumen-dokumen gudang,
menggunakan peralatan kearsipan, serta menerapkan prosedur penyimpanan
dokumen gudang.

PETA KONSEP

Pengertian Dokumen dan Arsip

Tujuan Kearsipan

Jenis-jenis Arsip

Sifat dan Karakter Arsip

Pengertian Barang
Berbahaya Metode Pengelolaan Dokumen

Sistem Penyimpanan Arsip

Jenis-jenis Dokumen Gudang

Peralatan Kearsipan

Prosedur Penyimpanan Arsip

161
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

KATA KUNCI

Dokumen, arsip, kearsipan, karakter arsip, sistem penyimpanan arsip, sentralisasi,


desentralisasi, sistem abjad, sistem nomor, sistem tanggal, sistem wilayah, sistem
masalah, filling cabinet, ordner, cardex, rotary filling,

PENDAHULUAN

Gambar 9.1 Ilustrasi Penyimpanan Dokumen Gudang


Sumber : https://www.pexels.com/id-id/foto/berbayang-berkas-biro-
cahaya-1181772/

Aktivitas penyimpanan dokumen gudang memiliki peran yang penting dalam


aktivitas sebuah perusahaan. Dokumen perusahaan berisi informasi tentang aktivitas
yang dilaksanakan, sehingga perlu disimpan dengan baik dan tepat. Dokumen-
dokumen perusahaan merupakan suatu bukti otentik, pada suatu waktu akan
dibutuhkan dalam rangka pengecekan ulang, pemeriksaan, audit, maupun pembuktian
secara tertulis.

162
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Pengertian dokumen dan arsip


Sebelum lebih jauh membahas tentang penyimpanan dokumen di gudang
perlu dipahami terlebih dahulu konsep dokumen, arsip, dan kearsipan karena tiga
istilah tersebut sering digunakan. Namun, secara konsep dan praktik seringkali
digunakan dengan kurang tepat.
Terdapat beberapa pengertian dokumen antara lain:
1. Widianto (2006), dokumen ialah suatu benda yang dijadikan suatu tanda
bukti, dokumen berfungsi sebagai petunjuk atau keterangan.
2. Wursanto (1996), dokumen (pustaka) ialah tiap-tiap benda yang berwujud
tulisan, tercetak, difotocopykan atau yang direkamkan dan yang dapat
memberikan keterangan tentang pengetahuan dalam arti yag luas sebagai
hasil kegiatan manusia.
3. Sukoco (2007), dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses
serta digunakan.

Dengan demikian dokumen dapat disimpulkan sebagai segala sesuatu dalam


bentuk tertulis yang dapat dijadikan bukti atau keterangan dari suatu kegiatan.
Selanjutnya istilah “arsip”, dokumen erat kaitannya dengan arsip. Istilah arsip
berasal dari bahasa Belanda archief dan bahasa Yunani archium yang secara
etimologi memiliki artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Berikut
diuraikan beberapa pengertian arsip:
1. Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman
suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk
yang sifatnya salinan (Lembaga Administrasi Negara).
2. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 2000).
3. Arsip adalah segala kertas naskah buku, fot, film, microfilm, rekaman suara,
gambar, bagan, atau dokumen lain dalam segala cara penciptaannya, dan yang
dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti atas tujuan organisasi
fungsi, kebijakan keputusan, prosedur, pekerjaan atau kegiatan pemerintah
yang lain atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
(Wursanto, 1991)
4. Arsip adalah simpanan surat-surat penting, menurut pengertian tersebut tidak
semua surat dikatakan arsip. Surat dapat dikatakan arsip apabila memenuhi
persyaratan, yakni surat tersebut harus masih mempunyai kegunaan, dokumen
tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana, dan dokumen tersebut
dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan kembali.
(Sugiarto, 2005).
5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan
bernegara. (UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan)

163
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kesimpulannya, arsip adalah suatu kumpulan dokumen/ catatan tentang segala


kegiatan atau peristiwa yang disimpan secara sistematis yang memiliki nilai
kegunaan karena pentingnya dokumen tersebut.
Dari penjelasan konsep tentang dokumen dan arsip kini jelas bahwa perbedaannya
adalah pada nilai guna dari dokumen tersebut, suatu dokumen dikatakan arsip jika
dokumen tersebut memiliki nilai guna dan disimpan secara teratur dan sistematis,
sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

B. Tujuan Kearsipan
Tujuan utama kearsipan adalah dapat menemukan kembali informasi yang
dibutuhkan pada arsip dengan cepat dan mudah. Selain itu tujuan dari kearsipan
yaitu:
1. Terpeliharanya arsip dengan baik, teratur, dan aman;
2. Dapat ditemukan dengan cepat dan tepat saat diperlukan;
3. menghemat waktu, tenaga, dan tempat penyimpanan;
4. Menjaga rahasia arsip dan kelestarian arsip; dan
5. Membantu proses pertanggung jawaban penyelenggaraan kegiatan.

C. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip mengacu pada UU Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan
pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
2. Arsip Vital
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar
bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan
tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip Aktif
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus
menerus.
4. Arsip Inaktif
Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
5. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan
yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip
Nasional Republik Indonesia dan/ atau lembaga kearsipan.
6. Arsip Terjaga
Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan,
dan keselamatannya.
7. Arsip Umum
Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

164
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

D. Sifat dan Karakter Arsip


Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain
sebagai berikut:
1. AUTENTIK, autentik berarti asli bermakna bahwa informasi melekat pada
wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip dibuat,
informasi kegiatan, keputusan dan lainnya dari organisasi penciptanya.
2. LEGAL, legal/ resmi mengandung makna bahwa segala dokumentasi pada
arsip dapat memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi suatu keputusan
dan pelaksanaan kegiatan.
3. UNIK, karena tidak dibuat dalam jumlah sangat banyak, maka jika arsip di
duplikasi akan memiliki perbedaan arti dalam suatu pelaksanaan kegiatan.
4. TERPERCAYA, mengacu pada tiga sifat arsip sebelumnya, maka arsip
dapat dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan.

E. Metode Pengelolaan Dokumen


Menurut Handoyo (2004) dalam www.repository.ut.ac.id ada 3 (tiga) metode
dalam cara pengelolaan dokumen perusahaan yang dapat disesuaikan dengan
besar kecilnya perusahaan tersebut, yaitu:
1. Metode Sentralisasi, adalah pengelolaan dokumen perusahaan yang
dipusatkan pda satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat.
Metode ini biasanya digunakan oleh perusahaan yang tidak terlalu besar dan
tidak memiliki cabang di beberapa tempat.
2. Metode Desentralisasi, adalah pengelolaan dokumen perusahaan manakala
setiap unit/ cabang/ kantor memiliki bagian khusus yang menangani
pengelolaan dokumen tersebut, Namun, pengaturan dan kebijakan
pengelolaannya diatur oleh kantor pusat, dan telah memiliki standarisasi
yang berlaku pada seluruh unit/ kantor/ cabang yang tersebut di beberapa
tempat/ daerah yang jauh dari kantor pusat.
3. Metode Gabungan, adalah pengelolaan dokumen perusahaan dengan cara
menggabungkan 2 (dua) metode sentralisasi dan desentralisasi. Metode ini
digunakan karena perusahaan memiliki jenis dokumen yang sangat beragam
sehingga diperlukan pemisahan pengelolaan, dimana dokumen perusahaan
yang bersifat umum dapat dikelola oleh masing-masing unit/ cabang/
kantor di luar kantor pusat, sedangkan yang bersifat khusus dan memiliki
tingkat kerahasiaan dan kepentingan yang tinggi biasanya dikelola oleh unit
kearsipan kantor pusat.

F. Sistem Penyimpanan Arsip (Filling System)


Sistem penyimpanan arsip (filling system) merupakan suatu cara pengelolaan
tertentu secara sistematis berdasarkan pedoman yang dipilih guna membantu dan
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Perlu dipertimbangkan
dengan baik dalam pemilihan sistem penyimpanan arsip harus efektif dan efisien
dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga, biaya dan tempat.

165
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Sistem penyimpanan dan penemuan arsip terdiri dari 5 (lima) sistem, yaitu:
1. Sistem Penyimpanan Abjad/ Alphabetical Filling Sistem
Sistem abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/ warkat dengan
menggunakan tata urutan abjad yang diambil dari petunjuk abjad nama orang
atau nama organisasi.

Keuntungan sistem penyimpanan abjad:


a. Mudah menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
b. Penataan berkas mudah dipahami dan sederhana.
c. Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
d. Kesalahan penyimpanan berkas dapat dengan mudah dicek.
e. Lebih murah dalam biaya pelaksanaannya.
Kerugian sistem penyimpanan abjad:
a. Dapat terjadi kesalahan penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan
secara konsisten.
b. Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
c. Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
d. Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/
sesak.

2. Sistem Penyimpanan Nomor/ Numerical Filling System


Merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan
menggunakan kode angka/ nomor. Ada dua macam sistem penyimpanan
nomor, yaitu sistem penyimpanan nomor dewey dan sistem penyimpanan
nomor terminal digit.

Kelebihan sistem penyimpanan nomor:


a. Sistem penyimpanannya sederhana dan mudah dilaksanakan.
b. Sistem Penyimpanan dilakukan lebih teliti, cermat, dan teratur.
c. Fleksibel digunakan untuk berbagai macam surat/ warkat/ dokumen.
d. Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam
korespondensi.
e. Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
Kelemahan sistem penyimpanan nomor:
a. Membutuhkan waktu yang lama dalam mengindeks.
b. Memerlukan banyak map untuk beraneka ragam surat-surat yang
menimbulkan kesulitan.
c. Memerlukan ruangan yang luas untuk menyimpan arsip yang banyak.

3. Sistem Penyimpanan Tanggal/ Chronological Filling System


Sistem tanggal merupakan suatu sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan pedoman tanggal, bulan, dan tahun dari datangnya surat.
Selanjutnya berdasarkan keperluan arsip atau file disusun berdasarkan waktu
dengan frekuensi tertentu misalnya harian, mingguan, bulanan atau bahkan
per tahun.

166
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Kelebihan sistem penyimpanan tanggal:


a. Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh
tempo.
b. Mudah diterapkan dan sederhana karena tanpa klasifikasi.
Kekurangan sistem penyimpanan tanggal:
a. Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam
menyebutkan perihal arsip.
b. Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
c. Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan
sistem ini.
d. Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder, maka pembuatan kode
tidak dapat murni 100% tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.

4. Sistem Wilayah/ Geographical Filling System


Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen, berkas dan/ atau
arsip dalam menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berpedoman
berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah dari pihak tujuan surat.

Kelebihan sistem penyimpanan wilayah:


a. Mudah dalam penyimpanan arsip jika telah diketahui letak wilayah.
b. Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah diketahui.
Kekurangan sistem penyimpanan wilayah:
a. Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak
memiliki wawasan/ pengetahuan tentang geografi.
b. Harus mengetahui letak geografi/ wilayah meskipun dalam surat tidak
dicantumkan secara lengkap.
c. Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan
batas-batas wilayah yang menjadi wewenang dan tanggung jawab
masing-masing cabang.

5. Sistem Penyimpanan Subyek/ Subjectical Filling System


Sistem penyimpanan subjek adalah tata cara penyimpanan dan penemuan
dokumen/ arsip berdasarkan subyek atau pokok masalah/ perihal dari arsip
itu. Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan
abjad) dan sistem subjek bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).

Kelebihan sistem penyimpanan subjek:


a. Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
b. Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
Kekurangan sistem penyimpanan subjek:
a. Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir
sama padahal berbeda satu sama lain.
b. Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.

167
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G. Jenis Dokumen Gudang


Jenis-jenis dokumen gudang di suatu perusahaan mungkin akan berbeda
antara yang satu dengan lainnya, Namun, secara garis besar memiliki kesamaan
dokumennya. Jenis-jenis dokumen gudang setidaknya dapat diidentifikasi
berdasarkan fungsi/ aktivitas kegiatan di gudang. Aktivitas penanganan barang di
gudang terdiri dari beberapa aktivitas, yaitu:
1. Penerimaan (receiving)
2. Pengambilan barang (Putaway)
3. Customer order Picking atau order selection
4. Packing
5. Cross Docking
6. Shipping

Kegiatan penerimaan barang (receiving) adalah suatu proses penerimaan barang


termasuk didalamnya kegaitan bongkar muat dari sarana angkutan barang (truk,
tronton, trailer, dsb.), perhitungan jumlah barang diterima, inspeksi kualitas barang,
pengecekan dokumen pengiriman dan data stok barang. Istilah lain kegiatan receiving
di beberapa perusahaan adalah good receipt, purchase order receipt, inbound
movement.

Pengambilan barang (Putaway) adalah suatu proses perpindahan barang. Proses


perpindahan ini secara fisik diawali dari tempat penerimaan barang (receiving dock)
ke tempat penyimpanan di gudang. Istilah Putaway mempunyai istilah lain seperti
storing, keeping, dan transfer. Terdapat tiga langkah yang perlu dilakukan dalam proses
Putaway yaitu Putaway request, suggestion dan confirm Putaway suggestion.

Customer order Picking/ order selection merupakan aktivitas pengambilan barang


dari gudang penyimpanan atau lokasi pengambilan, yang kemudian disiapkan untuk
proses pengiriman. Proses Picking terdiri dari tiga tahap yaitu Picking request, Picking
suggestion dan confirm suggestion.

Packing merupakan kegiatan yang dilaksanakan kemudian setelah proses pengambilan


barang di gudang penyimpanan. Pada proses ini dilakukan kegiatan pengepakan
barang menggunakan bahan pengemasan sesuai dengan jenis barangnya, dapat
dilakukan pengemsan dengan plastik, kertas, maupun kartoon.

168
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Cross-docking merupakan kegiatan memindahkan barang langsung dari area


penerimaan langsung (receiving) ke lokasi pengiriman (shipping) tanpa melalui
aktivitas penyimpanan di gudang. Dengan demikian dapat tergambarkan bahwa
melalui kegiatan cross-docking akan dapat dilakukan penghematan waktu dan
penghematan penggunaan ruangan gudang.

Shipping merupakan kegiatan pengiriman barang, meliputi proses pembuatan


dokumen pengiriman, pemuatan barang ke truk dan pengupdate-an data barang yang
sudah dimuat truk (loading). Pada langkah ini stok dan booking di lokasi shipping akan
berkurang sebanyak barang yang dikirim. Di beberapa perusahaan shipping kadang
disebut sebagai good issue, shipment, dispatch atau istilah lainnya.
Berdasarkan penjelasan di atas dapat diidentifikasi beberapa contoh dokumen gudang
yang perlu di dokumentasikan dalam kaitan penyimpanan arsipnya adalah sebagai
berikut:
a. Formulir Purchase Order
Purchase order (PO) adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang
berisi rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari penjual atau
pemasok. Dokumen ini juga berperan sebagai kontrak yang membentuk
kesepakatan mengenai barang atau jasa yang ingin dibeli oleh pembeli.
Purchase Order berisi rincian penting mengenai barang yang akan dibeli
oleh pihak pembeli yang meliputi:
1) Nama perusahaan;
2) Alamat perusahaan;
3) Tanggal pengiriman;
4) Nomor pesanan
Nama pemesan
Alamat pengiriman
1) Alamat penagihan;
2) Nomor telepon
3) Alamat email
4) Nama produk
5) Jumlah barang
6) Harga barang
7) Metode pembayaran yang diinginkan
8) Cara pengiriman yang diharapkan
9) Syarat dan ketentuan transaksi

169
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.2 Formulir Purchase Order


Sumber: http://hashmicro.com/

b. Formulir Delivery Order


Delivery order merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah
penyerahan barang yang telah dipesan dengan kesepakatan bersama
antara penjual dan pembeli yang ditujukan kepada bagian gudang sebuah
perusahaan. Delivery order dapat dikatakan juga sebagai surat jalan yang
berasal dari para supplier. Delivery order terdiri dari 3 lembar kertas yang
berwarna putih, merah, dan kuning.
1) Lembar pertama berwarna putih dijadikan sebagai bukti transaksi
pembelian dan berperan untuk penagihan di kemudian hari.
2) Lembar kedua berwarna merah dijadikan arsip bagi pemesan barang
dan nantinya akan digunakan sebagai patokan untuk penjualan barang
ke pelanggan atau customer.
3) Lembar ketiga berwarna kuning dijadikan sebagai arsip bagi yang
menerbitkan delivery order.

170
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.3 Formulir Delivery Order


Sumber: https://cdn.spreadsheet123.com/

171
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

c. Formulir Penerimaan Barang


Form penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi
seputar proses penerimaan barang yang biasanya berisi informasi seputar
penghitungan jumlah barang yang diterima, inspeksi pengecekan barang
berkaitan dengan dengan kualitas dan kerusakan yang ada, pengecekan
dokumen pengiriman dan peng-update-an data stok gudang. Secara detail
form ini berisi isian nama pengirim/ supplier, nomor dokumen, tanggal
terima, kode barang, deskripsi barang, jumlah barang, satuan barang,
keterangan barang, dan tanda tangan pengirim dan penerima barang.

Gambar 9.4 Formulir Penerimaan Barang


Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

d. Formulir Permintaan Barang


Form permintaan barang adalah sebuah formulir berupa lembaran yang
berfungsi untuk meminta barang dari gudang. Dalam praktiknya biasanya
cukup di tulis tangan karena formulir ini digunakan untuk kepentingan
internal saja, yaitu oleh pemakai barang untuk meminta barang dari bagian
gudang. Formulir ini umumnya berisi informasi isian nama bagian yang
memerlukan barang, tujuan permintaan barang (misal produksi, reparasi,
pemeliharaan, investasi, dan sebagainya), tanggal pengisian formulir, kode
dan nama barang, satuan, kuantitas barang, tangan dan nama pihak yang
meminta barang.

172
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.5 Formulir Permintaan Barang


Sumber: http://repository.usu.ac.id/

e. Form Pengeluaran Barang


Form pengeluaran barang merupakan formulir yang berupa lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran barang-barang logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, jumlah
pengeluaran, dan penerima logistik. Setiap terjadi pengeluaran logistik dari
gudang harus segera dilakukan pencatatan pengeluaran logistik ke dalam
buku pengeluaran gudang, di samping harus pula melakukan pengisian
pengeluaran pada kartu gudang sehingga nantinya dapat diketahui jumlah
persediaan logistik jenis tertentu.

173
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.6 Formulir Pengeluaran Barang


Sumber: http://repository.usu.ac.id/

f. Formulir Kartu Persediaan Barang


Kartu persediaan barang adalah sebuah formulir atau lembaran yang
digunakan untuk mencatat peubahan-peubahan atas jumlah persediaan
logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran logistik. Informasi yang
tertuang dalam kartu persediaan logistik meliputi tanggal pemasukan/
pengeluaran logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/ pengeluaran,
jenis dan spesifikasi logistik, asal/ tujuan logistik, jumlah pemasukan/
pengeluaran, dan jumlah akhir persediaan logistik.
Pada kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan
barang yang berbentuk lembaran/ kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu
untuk arsip dan yang satu untuk kartu gantung (kartu yang digantungkan
pada kelompok jenis barang tertentu) dimana barang tersebut ditempatkan/
disimpan sehingga akan mempermudah pengecekan logistik, terutama
pengecekan jumlah persediaan logistik.

174
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.7 Formulir Kartu Persediaan Barang


Sumber: http://repository.usu.ac.id/

175
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

g. Formulir Inventory Report/ Laporan Inventaris Barang


Formulir Inventory Report merupakan suatu dokumen yang berisi informasi
inventaris barang di gudang. Pada prinsipnya sama dengan formulir
persediaan barang hanya saja dibuat dalam rekap seluruh barang yang ada
di gudang.
Gambar 9.8 Formulir Laporan Persediaan Barang
Sumber: http://repository.usu.ac.id/

176
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

h. Formulir Perencanaan Stock Opname


Formulir perencanaan stock opname adalah suatu dokumen yang berfungsi
menjelaskan program kegiatan stock opname dari seluruh barang-barang
yang ada di gudang dengan isi informasi seputar barang yang akan dihitung,
personil yang bertugas, serta sumber daya pendukung seperti peralatan
atau perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatannya.

Gambar 9.9 Formulir Perencanaan Stock Opname


Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

177
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

i. Formulir Hasil Stock Opname


Formulir hasil stock opname merupakan suatu dokumen yang berisikan
informasi hasil kegiatan stock opname oleh personil gudang, didalamnya
berisi keterangan seputar kode barang, deskripsi barang, jumlahnya
disertai keterangan barang.

Gambar 9.10 Formulir Hasil Stock Opname


Sumber: Dokumentasi Pribadi Penulis

178
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

H. Peralatan Kearsipan
Guna mendukung efektivitas dan efisiensi kegaitan kearsipan ada
beberapa peralatan kearsipan yang harus disediakan kantor. Peralatan arsip
tersebut secara umum berfungsi sebagai sarana penyimpanan berkas yang aman,
sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan, untuk mengelompokkan berkas-
berkas dengan rapih, dan memudahkan dan mempercepat pencarian berkas ketika
diperlukan. Adapun peralatan arsip tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1. Filling Cabinet
Filling Cabinet adalah salah satu peralatan arsip yang umumnya digunakan
untuk menyimpan berkas ke dalam laci. Filling Cabinet ini bisa terbuat dari
logam, kayu, atau plastik. Pada bagian laci filling cabinet biasanya dibuka
dengan cara digeser/ slide untuk mempermudah ketika membukanya, lalu ada
semacam pengunci untuk mencegah laci ketarik keluar. Untuk memudahkan
mengidentifikasi berkas yang ada di dalamnya, di depan laci bisa ditempelkan
label. Dan untuk menghindari pembobolan/ pencurian berkas yang disimpan,
beberapa filling cabinet memiliki kunci khusus.

Gambar 9.11 Filling Cabinet


Sumber : https://www.officedepot.com/

179
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Rotary Filling
Rotary Filling seperti namanya merupakan peralatan kearsipan untuk menaruh
berkas yang bisa digerakkan secara berputar. Jenis ini memang dirancang
dengan sedemikian rupa untuk tujuan bisa menampung berkas lebih banyak
dari lemari biasa, sehingga dengan hanya memutar alat ini, pekerjaan
penyimpanan berkas dapat dilakukan lebih mudah dan cepat. Penggunaan
rotary ini pun dapat membantu dalam memaksimalkan penggunaan luas
lantai di ruang kantor.

Gambar 9.12 Rotary Filling


Sumber : https://www.makintahu.com/

3. Lemari Arsip
Seperti halnya filling cabinet tadi, lemari arsip memiliki fungsi yang sama
dalam menyimpan arsip namun bentuknya lebih mirip lemari pakaian. Cara
penyimpanan arsip pada lemari arsip dilakukan dengan cara memasukkan
berkas ke dalam ordner lalu diletakkan secara berdiri menyamping. Meskipun
sebetulnya bisa juga ditumpuk langsung secara mendatar seperti filling
cabinet di atas. Lemari arsip terbuat dari logam dan ada juga yang terbuat dari
kayu dengan dilengkapi daun pintu.

180
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.13 Lemari Arsip


Sumber : https://www.pabrikfurnitur.com/

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari arsip tanpa pintu yang digunakan untuk menyimpan
dokumen secara lateral (menyamping). Arsip yang akan disimpan di rak
terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau
kotak arsip ditempatkan di rak arsip sehingga terlihat bagian punggung dari
ordner atau kotak arsip. Pada kotak arsip tersebut dapat ditempel label atau
judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak arsip sama seperti
lemari arsip dapat terbuat dari kayu atau logam.

181
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.14 Rak Arsip Besi


Sumber : https://www.sentraoffice.com/

5. Map Arsip
Map arsip merupakan peralatan arsip dalam bentuk lembaran berlipat yang
tercipta dari karton/ kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan
arsip/ surat-surat. Arsip yang disimpan tidak terlampau banyak, berkisar 1-50
lembar. Penyimpanan arsip menggunakan map arsip sebaiknya tidak terlalu
banyak sehingga map susah ditutup. Ada beberapa jenis map yaitu stopmap
folio, map snelhecter, folder, hanging folder.

Gambar 9.15 Map Arsip


Sumber : https://www.makintahu.com/

182
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. Ordner
Ordner merupakan peralatan arsip berbentuk lembaran tebal berukuran
punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit untuk menyimpan
arsip, dengan dilubangi terlebih dahulu kertas arsipnya menggunakan
perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat
jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/ surat.
Dalam penggunaan ordner kita dapat menuliskan label, tanggal, serta nomor
dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu
tidak terlampau susah, dan dokumen pun akan lebih tertata dengan apik tidak
berantakan di atas meja.

Gambar 9.16 Ordner


Sumber : https://www.solusiprinting.com/

7. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menggabungkan sejumlah
kertas, digerakkan dengan tenaga manusia. Sistem kerja peralatan ini dan
komponennya secara mekanik, dapat berfungsi bilamana diisi dengan
staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat.
Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples remover. Pastikan tidak
memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap
kuat dan tidak menggunakan ketebalan kertas melebihi ukuran staplesnya.
Jika dilihat berdasarkan kemampuan dan bentuknya, stapler dapat dibedakan
menjadi:
a. Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil memiliki kemampuan
dapat membandel max 10 lembar kertas
b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang memiliki kemampuan
membandel antara 10-20 lembar kertas
c. Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar memiliki kemampuan
membandel lebih dari 20 lembar kertas.

183
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 9.17 Stapler


Sumber : https://www.indiamart.com/

8. Perforator
Perforator ialah alat kantor yang digunakan untuk melubangi kertas/ kartu,
berdasarkan jenisnya perforator dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
b. Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan
ditabung dalam map snelhecter atau ordner.
c. Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang
bakal dimasukkan ke dalam ordner.
Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya
mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator
tercipta dari logam.

Gambar 9.18 Perforator


Sumber : https://stationary.co.id/

9. Numerator
Numerator adalah salah satu peralatan kantor yang dapat digunakan untuk
membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Jika dilihat berdasarkan
bentuk dan ukurannya, numerator dapat dibedakan sebagai berikut:
a. Numerator kecil, yaitu numerator dengan jumlah angka yang kecil terdiri
dari 4-6 digit.
b. Numerator besar, yaitu numerator dengan ukuran angkanya lebih besar
terdiri lebih dari 6 digit.

184
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Numerator digerakkan dengan tangan, yaitu numerator yang memilki cara


kerja dan komponen secara mekanis. Terdapat pengatur angka rangkap, dan
membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Untuk mencegah
kerusakan pada numerator, jika sedang tidak digunakan, numerator harus
disimpan ditempat tertutup dan kering.

Gambar 9.19 Numerator


Sumber : https://www.stemple-automaty.com/

10. Label
Label ialah perlengkapan dalam pengelolaan dokumen/ kearsipan yang
dipakai untuk memberi judul pada map/ folder. Pada penggunaannya biasanya
di tempel pada tab dari suatu folder/ guide. Label terbuat dari kertas, memiliki
banyak ukuran dan memiliki perekat di bagian belakangnya, sehingga dapat
langsung digunakan ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang
diinginkan.

Gambar 9.20 Label


Sumber : https://www.jatikom.com/

185
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

11. Tickler File


Tickler file ialah semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja
digunakan untuk menyimpan dokumentasi berbentuk kartu atau lembaran
yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda
yang mempunyai jatuh tempo. Namun, demikian, tickler file dapat saja dipakai
untuk menyimpan kartu nama atau kartu perpustakaan. Di bagian dalam
tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat
sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip.

Gambar 9.21 Tickler File


Sumber : https://www.meggin.com/

12. Cardex
Cardex (card indeks) cabinet adalah peralatan yang digunakan untuk
menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut
memanjang. Alat ini umumnya terbuat dari bahan logam/ besi atau kayu.

Gambar 9.22 Cardex


Sumber : https://www.furnimaxx.com/

186
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

13. Alat Sortir


Alat sortir adalah peralatan kantor yang digunakan memisahkan surat/ warkat
yang diterima, diproses, dan di simpan ke dalam folder masing-masing. Alat
sortir ini memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak
bertingkat dan sebagainya.

Gambar 9.23 Alat Sortir (Paper Tray)


Sumber : https://www.officedepot.com/

14. Kotak/ Box Arsip


Kotak/ box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat
inaktif, biasanya terbuat dari bahan karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam
kotak terlebih dahulu disimpan ke dalam folder. Selanjutnya kotak ini akan
ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).

Gambar 9.24 Karton Box Arsip


Sumber : https://www.kartonbox.co.id/

187
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

15. Guide
Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai
penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri
dari 2 bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode,
tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
b. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan di depan folder jika penympanannya menggunakan filling


cabinet, atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan
ordner atau map snelhecter. Guide dapat juga dibuat dengan berbagai ukuran
disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan
menggunakan kertas ukuran folio atau A4, maka badan guide akan dibuat
sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil, maka ukuran
guide juga kecil.

Gambar 9.25 Guide


Sumber : Peraturan Kearsipan No. 9 Tahun 2018

I. Prosedur Penyimpanan Arsip


Pada tahap penyimpanan dokumen gudang, dokumen-dokumen
yang tersedia di gudang yang memiliki nilai guna harus disimpan untuk
didokumentasikan guna memudahkan penggunaannya dikemudian hari jika
dibutuhkan oleh manajemen perusahaan atau bagi pimpinan dalam menetapkan
kebijakan organisasi/ perusahaan.
Pada sub bab sebelumnya telah dijelaskan 5 (lima) sistem penyimpanan arsip
yang dapat digunakan oleh perusahaan dalam penyimpanan arsipnya. Prosedur
penyimpanan adalah langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan

188
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dengan akan disimpannya suatu arsip. Ada dua macam penyimpanan yaitu
penyimpanan arsip yang belum selesai proses (file pending) dan penyimpanan
arsip yang sudah di proses (file permanent).

1. Penyimpanan Sementara (File Pending)


File pending atau file tindak lanjut (follow-up file) adalah file yang digunakan
untuk penyimpanan sementara sebelum suatu arsip selesai diproses. File ini
terdiri dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk tiga bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan
yang sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya
lagi. Pergantian bulan ditunjukkan dengan pergantian penunjuk (guide) bulan
yang jumlahnya 12. Arsip yang dipending sampai waktu tertentu misalnya
dapat dimasukkan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki.
Sesudah selesai diproses barulah arsip yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari
lemari arsip (filling cabinet) yang dipergunakan.

2. Penyimpanan Tetap (File Permanent)


Umumnya kantor-kantor kurang memperhatikan prosedur atau langkah-
langkah penyimpanan arsip. Memang pengalaman menunjukan bahwa
banyak dokumen atau warkat yang hilang pada prosedur permulaan, sedang
kalau sudah sampai ke penyimpanan, kecepatan penemuan dokumen
memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang
dipergunakan, peralatan dan petugas filing.

Langkah-langkah atau prosedur penyimpanan arsip dapat dijelaskan sebagai


berikut (Amsyah, 2008):
a. Pemeriksaan Arsip
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip dengan cara
memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa arsip-
arsip tersebut sudah siap untuk disimpan, maka surat tersebut harus
dimintakan dahulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi
bahwa surat yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini
dapat disebut bahwa arsip tersebut dinyatakan hilang.
b. Mengindeks Arsip
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama atau subjek
apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem abjad kata
tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat
untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan
demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map
dengan kata tangkap yang sama.
c. Memberi Tanda
Langkah ini lazim juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana
yaitu dengan memberi tanda garis atau lingkaran dengan warna yang
mencolok pada kata lengkap yang sudah ditentukan pada langkah
pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini, maka surat akan disortir

189
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dan disimpan, di samping itu bila suatu saat nanti surat ini dipinjam atau
keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat tersebut
berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
d. Menyortir Arsip
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk persiapan
kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan
penyimpanan perlu dikelompokkan terlebih dahulu sesuai dengan
pengelompokkan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa
pengelompokan petugas niscaya akan selalu bolak-balik dari laci ke laci
pada waktu penyimpanan dokumen, di samping berkali-kali membuka
dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak sistematis apalagi
dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk sistem abjad,
pengelompokan di dalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk sistem
numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis
dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat
dikelompokan menurut kelompok subjek atau masalah.
e. Menyimpan Arsip
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan dokumen atau
arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang dipergunakan,
sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efisien bilamana didukung
oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat
sistem tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan
lemari arsip, sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus
dilubangi terlebih dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika
akan menyimpan atau mengambil surat tersebut diikuti melalui lubang-
lubang perforatornya. Untuk memudahkan penemuan kembali surat masuk
yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat keluar, maka
menggunakan penyimpanan modern, surat masuk dan surat keluar dari
dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama dan
letaknya berdampingan.

CAKRAWALA

ITS Kenalkan Kearsipan Berbasis Digital


Liputan6.com, Surabaya-Revolusi industri 4.0 menuntut ada digitalisasi dalam setiap
lini kehidupan, tidak terkecuali dalam hal kearsipan. Wakil Rektor III ITS Bidang Sumber
Daya Manusia, Organisasi, dan Teknologi dan Sistem Informasi, Dr Ahmad Rusdiansyah
menuturkan, ITS sedang melaksanakan transformasi digital.
“Pak Rektor (Rektor ITS, red) sendiri mencanangkan pembuatan Intelegent Digital
Campus, sehingga akan banyak aplikasi untuk layanan digital,” tutur dia saat membuka acara
Seminar Kearsipan Nasional bertajuk Autentifikasi Arsip Digital di Era Revolusi Industri 4.0
di Ruang Sidang Utama Gedung Rektorat ITS, Kamis, 17 Oktober 2019. Di sisi lain, menurut
pria yang karib disapa Doddy ini, transformasi digital menuntut berbagai proses bisnis
menggunakan sistem informasi berbasis digital, terutama di ITS. Banyak sarana digital

190
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

yang digunakan berimplikasi pada banyaknya dokumen yang harus diarsipkan.


“Masalah lain yang juga akan muncul adalah terkait keaslian arsip yang didigitalisasi,”
ungkap dosen Teknik Industri ITS ini. Tidak hanya itu, lanjut Doddy, pembahasan mengenai
arsip digital ini menurut dia sangat relevan dengan apa yang akan terjadi di masa yang
akan datang. Karena menurut alumnus Tokyo Institute of Technology ini, digitalisasi akan
semakin gencar dilakukan di masa depan.
“Tidak dapat dipungkiri juga bahwa arsip bukan sekadar sarana penyimpanan, tetapi
juga alat yang sangat strategis bagi pengambilan kebijakan di masa depan,” paparnya.

JELAJAH INTERNET

Untuk lebih meningkatkan pemahamanmu seputar tips


penyimpanan arsip, sebagai bahan pembelajaran melalui fasilitas
internet tersedia sebuah akun di situs internet yang menyediakan
tips-tips dan hacks seputar kegiatan kearsipan atau penyimpaan
dokumen, yaitu sebagai berikut:
https://id.pinterest.com/elizashann22/filing-system/?in
vitecode=03ab0541adec4e949e1028aa87e5ef31&send
er=794744802900977899
Atau untuk akses lain dapat dengan cara scan QR code yang ter-
tera di samping.

RANGKUMAN

1. Dokumen adalah segala sesuatu dalam bentuk tertulis yang dapat dijadikan bukti
atau keterangan dari suatu kegiatan.
2. Arsip adalah suatu kumpulan dokumen/ catatan tentang segala kegiatan atau peristiwa
yang disimpan secara sistematis yang memiliki nilai kegunaan karena pentingnya
dokumen tersebut. Sedangkan kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip
3. Tujuan utama dari pengarsipan adalah jika kita sewaktu-waktu membutuhkan
informasi yang ada pada arsip kita dapat dengan mudah menemukannya.
4. Jenis-jenis arsip terdiri dari arsip dinamis, aktif, inaktif, statis, dan duplikasi.
5. Sifat dan karakter arsip yaitu Autentik, legal, unik, dan terpercaya.
6. Metode pengelolaan dokumen terdiri dari metode sentralisasi, desentralisasi, dan
gabungan.
7. Sistem penyimpanan arsip (filling system) merupakan suatu cara pengelolaan
tertentu secara sistematis berdasarkan pedoman yang dipilih guna membantu dan
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali arsip secara efektif dan efisien
dari segi penggunaan waktu, tempat, tenaga dan biaya.
8. Jenis-jenis dokumen gudang di suatu perusahaan mungkin akan berbeda antara yang
satu dengan lainnya, Namun, secara garis besar memiliki kesamaan dokumennya.
9. Peralatan arsip tersebut secara umum berfungsi sebagai sarana penyimpanan berkas
yang aman, sarana pelindung berkas dari bahaya kerusakan, untuk mengelompokkan
berkas-berkas dengan rapih, dan memudahkan dan mempercepat pencarian berkas
ketika diperlukan.

191
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

10. Prosedur penyimpanan adalah langka-langka pekerjaan yang dilakukan sehubungan


dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan yaitu
penyimpanan warkat yang belum selesai proses (file pending) dan penyimpanan
warkat yang sudah di proses (file permanent).

TUGAS MANDIRI

Praktikkan secara berkelompok yang terdiri dari maksimal 4 orang siswa, lakukan praktik
penyimpanan dokumen penerimaan barang di gudang berdasarkan sistem penyimpanan
abjad (berdasarkan contoh-contoh arsip penerimaan barang yang disediakan oleh guru)
ke dalam map snelhecter. Gunakan peralatan kearsipan yang relevan digunakan untuk
memudahkan praktik tersebut.

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan tepat !


1. Pada jenis perusahaan kecil dan menengah kegiatan penyimpanan dokumen atau
arsipnya masih banyak yang tidak dilaksanakan dengan tepat. Uraikan menurut
pendapatmu apakah alasan dari perusahaan-perusahaan kecil tersebut belum
menerapkan sistem penyimpanan arsip?
2. Mengacu pada materi jenis-jenis arsip sebutkan beberapa contoh dokumen/ arsip
sesuai jenisnya pada dokumen gudang di sebuah perusahaan?
3. Pada sebuah perusahaan besar yang terdiri dari banyak kantor cabang seringkali
terjadi perbedaan pola, dan cara pengelolaan kearsipan yang tidak seragam sehingga
terkadang menjadi temuan atau kekurangan jika dilakukan pemeriksaan atau audit.
Berdasarkan kasus tersebut jelaskan menurutmu metode pengelolaan dokumen yang
bagaimanakah yang tepat untuk digunakan perusahaan dan kantor cabangnya?
4. Pada praktek penyimpanan dokumen di gudang sebutkan dan jelaskan sistem
penyimpanan apakah yang paling tepat digunakan?
5. Sebutkan dan jelaskan peralatan arsip apasajakah yang paling tepat digunakan di
sebuah gudang?
6. Berdasarkan prosedur penyimpanan dokumen di gudang, jelaskan menurut pendapatmu
pada tahap atau langkah manakah yang paling berkendala untuk dilaksanakan?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang penyimpanan
dokumen gudang bagi sebuah organisasi/ perusahaan. Dari semua materi yang sudah
dijelaskan pada bab ini, materi/ bahasan manakah yang paling sulit dipahami menurut
pendapat Anda? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan
memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam memahami materi-materi berikutnya.

192
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
PELAYANAN PELANGGAN
X
BAB X PELAYANAN PELANGGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi pelayanan pelanggan pada bab ini, melalui


kegiatan literasi, diskusi, dan presentasi diharapkan peserta didik mampu
mendeskripsikan pengertian pelayanan pelanggan, mengidentifikasi jenis-jenis
pelanggan, menguraikan harapan pelanggan, membedakan jenis-jenis perilaku
konsumen, mengidentifikasi dimensi kualitas pelayanan, mendeskripsikan
pelayanan prima (Excellent Service), mengidentifikasi prinsip pelayanan prima,
menerapkan kompetensi pelayanan prima, dan mempraktikkan pelayanan kepada
pelanggan.

PETA KONSEP

Kosep Jenis-jenis
Pelayanan Jenis-jenis Harapan
Perilaku
Pelanggan Pelanggan Pelanggan
Konsumen

PELAYANAN PELANGGAN

Dimensi Prinsip Kompetensi


Kualitas Pelayanan Prima
Pelayanan Pelayanan
Pelayanan (Excellent Service)
Prima Prima

KATA KUNCI

Pelayanan, pelanggan, pelanggan internal, pelanggan eksternal, pelanggan antara,


kepuasan pelanggan, pelayanan pelanggan/ customer service, pelayanan prima.

193
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Hubungan antara sebuah organisasi/ perusahaan terhadap pelanggannya


merupakan sesuatu yang penting, baik kepada pelanggan internal maupun eksternal.
Pelayanan pelanggan oleh suatu organisasi harus menjadi suatu fokus perhatian besar,
melalui pelayanan pelanggan yang baik akan tercapai kepuasan pelanggan. Kepuasan
pelanggan diperoleh pelanggan saat menggunakan produk/ jasa perusahaan,
oleh sebab itu pelanggan harus menerima pengalaman terbaik dari produk/ jasa
perusahaan.

Gambar 10.1 Ilustrasi Kegiatan Pelayanan Pelanggan


Sumber: https:// www.pexels.com/ photo/ man-standing-beside-man-holding-gray-club-1325735/

194
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

A. Konsep Pelayanan Pelanggan


Konsep “pelayanan pelanggan” terdiri dari dua kata yaitu pelayanan dan pelanggan.
Banyak definisi yang diungkapkan oleh para ahli seputar pelayanan pelanggan,
berikut diuraikan beberapa definisi seputar “pelayanan”:
1. Kotler (2008), pelayanan adalah setiap tindakan atau kegiatan yang dapat
ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain, yang pada dasarnya tidak
berwujud dan tidak mengakibatkan kepemilikan apapun.
2. Moenir (2008), pelayanan adalah serangkaian kegiatan yang berlangsung
secara rutin dan berkesinambungan meliputi seluruh kehidupan orang dalam
masyarakat.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia, pelayanan memiliki tiga makna, yaitu perihal
atau cara melayani, usaha melayani kebutuhan orang lain dengan memperoleh
imbalan uang dan kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli
barang atau jasa.
4. American Marketting Association, pelayanan pada dasarnya merupakan kegiatan
atau manfaat yang ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain dan pada
hakekatnya tidak berwujud serta tidak menghasilkan kepemilikan sesuatu,
proses produksinya mungkin juga tidak dikaitkan dengan suatu produksi fisik.
5. Mahmoedin (2010) adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang
bersifat tidak kasat mata yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara
konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan
pemberi pelayanan yang dimaksud untuk memecahkan permasalahan
konsumen/ pelanggan.

Dari beberapa pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa pelayanan


merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi kebutuhan orang
lain/ pihak-pihak lain dalam kaitan jual beli barang/ jasa.
Adapun untuk definisi pelanggan dijelaskan oleh beberapa ahli sebagai berikut:
1. Menurut Lupiyoadi dan Hamdani (2006), pelanggan adalah seeorang yang
secara berulang-ulang datang ke tempat yang sama untuk membeli barang atau
memperoleh jasa yang diinginkannya karena merasa puas dengan barang dan
jasa tersebut.
2. Menurut Greenberg (2010:08) pelanggan didefinisikan sebagai sebuah individu
atau kelompok yang melakukan pembelian atas sebuah produk atau jasa
berdasarkan pada keputusan akan pertimbangan harga dan penawaran yang
berkomunikasi dengan perusahaan melalui surat, panggilan telepon, dan email
yang dikirimkan secara berkala.
3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia mengartikan pelanggan sebagai orang
yang membeli barang secara tetap.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa pelanggan adalah suatu pihak yang dapat
berupa badan/ lembaga, instansi, organisasi atau juga perorangan yang membeli
produk dari perusahaan secara rutin atau terus menerus karena produk yang dibeli
bermanfaat baginya.

195
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Berdasarkan pengertian pelayanan dan pelanggan di atas kemudian definisi


pelayanan pelanggan berdasarkan beberapa pendapat adalah sebagai berikut:
1. Pelayanan pelanggan adalah bentuk pemberian layanan atau servis yang
diberikan kepada pelanggan atau konsumen.
2. Robert W. Lucas (2015), customer service is the ability of knowledgeable, capable,
and enthusiastic employees to deliver products and services to their internal and
external customers in a manner that satisfies identified and unidentified needs
and ultimately results in positive word-of-mouth publicity and return business.
3. Dapat diterjemahkan secara umum bahwa pelayanan pelanggan adalah suatu
kemampuan berdasarkan pengetahuan yang luas, keterampilan, dan antusiasme
yang dimiliki karyawan untuk memberikan produk atau jasa kepada pelanggan
internal maupun eksternal melalui cara memenuhi kepuasan dan kebutuhan
pelanggan yang teridentifikasi maupun yang tidak teridentifikasi sehingga pada
hasil akhirnya dapat menjadi publikasi mulut ke mulut dan bisnis yang berulang-
ulang.

Dapat disimpulkan bahwa pelayanan pelanggan adalah suatu aktivitas yang


dilakukan oleh pegawai perusahaan dalam memberikan layanan pemenuhan
kebutuhan pelanggannya sehingga tercipta kepuasan pelanggan dan kesetiaan
pelanggan terhadap produk/ jasa perusahaan.

B. Jenis-jenis Pelanggan
Pelanggan merupakan pihak yang sangat berperan penting dan besar terhadap
keberlangsungan bisnis perusahaan Telah disinggung di bagian 1 (satu) tentang
definisi pelanggan, menurut Gasperz dalam Laksana (2008) terdapat 3 (tiga) jenis
pelanggan yakni pelanggan internal, eksternal dan antara. Untuk lebih lengkapnya
penjelasan sebagai berikut:

Gambar 10.2 Ilustrasi Pelanggan


Sumber: https:// www.pexels.com/ photo/ woman-in-brown-coat-carrying-two-white-tote-bags-919453/

196
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Pelanggan Internal (Internal Customer)


Merupakan kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang memiliki pengaruh
pada performa (performance) pekerjaan atau perusahaan. Adapun hal-hal yang
harapan pelanggan internal diantaranya seperti:
a. Kerjasama/ saling membantu
b. Kualitas kerja
c. Kenyamanan kerja
d. Sistem dan struktur kerja yang efesien
e. Kompensasi/ kesejahteraan

2. Pelanggan Antara (intermediate Customer)


Merupakan kelompok ataupun orang yang bertindak sebagai perantara produk
akan tapi bukan sebagai pemakai akhir dari produk perusahaan. Misalnya seperti
agen perjalanan yang bertindak sebagai pemesan kamar penginapan untuk para
pemakai akhir atau seperti distributor yang bertindak dalam mendistribusikan
produk-produk perusahaan.
3. Pelanggan Eksternal (Eksternal Customer)
Merupakan kelompok ataupun orang yang berada di luar perusahaan yang
menerima produk. Pelanggan eksternal pembeli atau pemakai akhir produk,
yang disebut juga sebagai pelanggan nyata (real customer). Adapun beberapa
harapan pelanggan eksternal diantaranya yaitu:
a. Kesesuaian dengan kebutuhan produk atau jasa
b. Kualitas produk atau jasa
c. Harganya yang kompetitif
d. Pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan

C. Harapan Pelanggan
Harapan pelanggan menurut Zeithmal (1993) adalah perkiraan atau keyakinan
pelanggan mengenai apa yang akan diterimanya. Dengan kata lain harapan
pelanggan dapat diasumsikan sebagai standar prediksi/ standar ideal pelanggan
terhadap suatu produk (barang atau jasa).

Harapan pelanggan memiliki peranan besar dalam menentukan kualitas produk


(barang dan jasa) dan kepuasan pelanggan, karena dalam pengukurannya harapan
pelanggan akan digunakan sebagai acuan atau standar. Oleh karena itu, harapan
pelangganlah yang menjadi dasar mengapa dua produk sejenis bisa memperoleh
nilai yang berbeda dari pelanggannya.

Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004) terjadi


dikarenakan 4 (empat) hal, yaitu:

197
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Individual Need

Merupakan kebutuhan individu atau personal. Faktor ini


penting karena jika pelanggan sudah memliki tuntutan
yang tinggi, maka harapan pasti juga tinggi.

Word of Mouth

Faktor ini merupakan rekomendasi atau referensi dari


orang lain. Pelanggan memiliki harapan tertentu karena
cerita dari orang lain. Penyebarannya akan cepat diterima
oleh orang lain karena orang yang menyampaikannya
merupakan seseorang yang dapat dipercaya, seperti
seorang ahli, keluarga, teman, atau sahabat.

Past Experience

Merupakan pengalaman masa lalu. Seseorang yang


sudah memiliki pengalaman yang baik di masa lalunya
akan dapat menerima setidaknya pelayanan yang sama
seperti sebelumnya. Jika tidak sama, mereka akan
kecewa.

External Communication

Merupakan usaha sebuah perusahaan untuk menjanjikan


sesuatu kepada pelanggan untuk menarik pelanggan,
contohnya melalui penggunaan iklan di media massa
cetak maupun elektronik.

D. Jenis Perilaku Konsumen


Pada dasarnya perilaku konsumen dibagi menjadi 2 (dua) yaitu perilaku konsumen
yang bersifat rasional dan irrasional, berikut penjelasan lebih lanjutnya:
1. Perilaku konsumen yang bersifat rasional adalah tindakan perilaku konsumen
dalam pembelian suatu barang dan jasa yang mengedepankan aspek-aspek
konsumen secara umum, yaitu seperti tingkat kebutuhan mendesak, kebutuhan
utama/ primer, serta daya guna produk itu sendiri terhadap konsumen
pembelinya.

198
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Sedangkan perilaku konsumen yang bersifat irrasional adalah perilaku


konsumen yang mudah terbujuk oleh iming-iming diskon atau marketing dari
suatu produk tanpa mengedepankan aspek kebutuhan atau kepentingan. Untuk
lebih jelasnya, berikut beberapa ciri-ciri yang menjadi dasar perbedaan antara
perilaku konsumen yang bersifat rasional dan perilaku konsumen yang bersifat
irrasional.

Berikut ini beberapa ciri-ciri dari perilaku konsumen yang bersifat rasional:
1. Konsumen memilih barang berdasarkan kebutuhan.
2. Barang yang dipilih konsumen memberikan kegunaan optimal bagi konsumen.
3. Konsumen memilih barang yang mutunya terjamin.
4. Konsumen memilih barang yang harganya sesuai dengan kemampuan konsumen.

Beberapa ciri-ciri perilaku konsumen yang bersifat irrasional:


1. Konsumen sangat cepat tertarik dengan iklan dan promosi di media cetak
maupun elektronik
2. Konsumen memilih barang-barang bermerk atau branded yang sudah dikenal
luas
3. Konsumen memilih barang bukan berdasarkan kebutuhan, melainkan gengsi
atau prestise

E. Dimensi Kualitas Pelayanan


Menurut Kotler dan Keller (2009) terdapat lima indikator pokok kualitas pelayanan,
yaitu:
1. Tangibility (bukti langsung), dimensi ini menampilkan kualitas pelayanan
perusahaan berdasarkan penampilan fasilitas fisik seperti gedung, peralatan/
perlengkapan, karyawan dan bahan komunikasi.
2. Reliability (keandalan), dimensi kualitas pelayanan ini berkaitan dengan
kemampuan melaksanakan layanan yang dijanjikan secara meyakinkan dan
akurat.
3. Responsiveness (daya tanggap), dimensi kualitas pelayanan ini berkaitan dengan
daya tanggap yang dimiliki oleh perusahaan (pimpinan dan karyawan) contoh:
kesediaan membantu pelanggan dan memberikan jasa dengan cepat.
4. Assurance (jaminan dan kepastian), dimensi ini berkaitan dengan pengetahuan,
kemampuan, dan kesopanan karyawan dalam menumbuhkan rasa percaya dan
keyakinan dari pelanggannya pada perusahaan.
5. Empathy (perhatian), dimensi ini berkaitan dengan kesediaan memberikan
perhatian yang mendalam dan khusus kepada masing-masing pelanggan. Hal
ini dimaksudkan agar pihak perusahaan dapat memahami lebih jauh tentang
keinginan dan kebutuhan dari pelanggannya.

199
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 10.3 Dimensi Kualitas Pelayanan


Sumber: Hasil Interpretasi Penulis

F. Pelayanan Prima (Excellent Service)


Dalam memenuhi tuntutan pelayanan pelanggan yang baik dikenal konsep
pelayanan prima (Excellent Service), untuk lebih memahami apa itu pelayanan
prima berikut beberapa pengertian pelayanan prima dari beberapa sumber.
1. Menurut Rianto (2010), pelayanan prima merupakan terjemahan dari istilah
excellent service yang secara harfiah berarti pelayanan yang sangat baik atau
pelayanan yang terbaik. Disebut sangat baik atau terbaik, karena sesuai dengan
standar pelayanan yang berlaku atau dimiliki oleh instansi yang memberikan
pelayanan serta memuaskan pelanggan; dan
2. Menurut Maddy (2009), pelayanan prima (service excellence) adalah suatu
pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.
Dengan kata lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi
standar kualitas.

Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa pelayanan prima (excellent service)


adalah suatu pelayanan yang sangat baik dalam memenuhi kebutuhan pembelian
produk (barang atau jasa) pelanggan sehingga dapat mencapai kepuasan
pelanggan sesuai standar pelayanan.

200
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G. Prinsip Pelayanan Prima


Prinsip dalam pelayanan prima dikenal dengan akronim konsep 3A yaitu attitude
(sikap), attention (perhatian), dan action (tindakan). Berikut penjelasan lebih
lanjutnya:

Gambar 10.4 Prinsip 3A Pelayanan Prima


Sumber: Hasil Interpretasi Penulis

1. Konsep Attitude (Sikap)


Hal terpenting dari sikap kita terhadap pelanggan akan terlihat pertama kali
dari penampilan. Melalui penampilan kita dapat mengetahui kesan pertama dari
seseorang, sehingga melalui penampilan akan dapat pula menimbulkan salah
duga dan kesalahan dalam pengambilan keputusan.
Penampilan artinya citra menampilkan diri, serasi artinya sesuai, selaras atau
harmonis. Jadi, penampilan serasi berarti cara penampilan diri secara harmonis
atau sesuai dengan yang seharusnya. Misalnya:
Seorang staf administrasi kantor harus berpenampilan sebagai pegawai kantor.
Seorang pramuniaga harus bersikap ramah dan siap membantu keperluan
pribadi.

Berpenampilan serasi dalam melayani pelanggan sebagai seorang pelayan atau


pedagang antara lain sebagai berikut:

a. Berhias
Berhias bagi seorang pelayan merupakan suatu keharusan karena pelayan
akan sering berhadapan dengan pelanggan, dan dengan berhias yang rapi
dan menarik, maka akan tampak penampilan yang serasi dari seorang pelayan
atau pedagang kepada pelanggannya. Untuk itu seorang pelayan yang ingin
tampil serasi perlu memperhatikan hal sebagai berikut:

Pelayan laki-laki
1) Rambut tidak menutupi telinga dan dipotong rapih
2) Kuku tidak panjang, apalagi sampai hitam

201
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Tidak merokok ketika melayani pelanggan


4) Badan wangi dan tampak selalu bersih

Gambar 10.5 Tampilan Berhias Pria


Sumber: https:/ / images.squarespace-cdn.com/
Pelayan wanita
1) Rambu diikat atau disanggul bagi yang panjang, dipotong dengan penataan
yang rapih;
2) Menggunakan perhiasan dan make up secara tidak berlebihan; dan
3) Memakai parfum sewajarnya.

Gambar 10.6 Tampilan Berhias Wanita


Sumber: http:/ / www.janecochrane.co.uk
b. Berbusana
Kepribadian dan kewibawaan seorang pelanggan dapat ditunjukan dari
bagaimana cara berbusananya. Oleh karena itu, berbusana yang baik
merupakan hal penting bagi pelayan. Cara berbusana yang baik merupakan
ciri khusus yang menunjukkan kepribadian dan kewibawaan bagi seorang
pelayan. Berbusana yang baik berarti memperbaiki penampilan diri secara
keseluruhan mulai dari berhias rambut, wajah, dan kaki.

Pengaruh warna dapat dikategorikan sebagai berikut:

202
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1) Warna tenang (kuning muda, abu-abu, hijau muda, biru muda dan
sebagainya);
2) Warna cerah (biru laut, hijau jamrud, merah bata, kuning emas, jingga);
3) Warna gelap (hitam, biru tua, merah hati) motif kain yang dapat dipilih
untuk tenaga pelayan bervariasi, antara lain: batik, tenun ikat, bunga-
bunga, kotak, garis-garis dan daun daunan.

Ekspresi Wajah
Menampilkan ekspresi wajah yang simpatik dan menarik bagi seorang pelayan
adalah penting. Sebab, perilaku ini mempunyai peranan yang besar dalam
menciptakan hubungan yang baik dengan pelanggan. Kontak pertama antara
pelayan dengan pelanggan umumnya diawali dengan ekspresi wajah. Oleh
karena itu, pelayan harus mengekrpresikan wajah yang bresahabat.

Ekspresi mata
1) Kontak mata harus disertai dengan senyuman.
2) Lakukan kontak mata secara langsung dengan pelanggan.
3) Tampilkan tatapan mata yang bersahabat.

Ekspresi mulut
1) Tampilkan senyuman manis sebagai rasa senang atau gembira.
2) Hindari bibir rapat karena ekspresi ini menunjukkan kemarahan atau
kekecewaan.
3) Hindari menggigit bibir karena mengisyaratkan sedih atau gelisah.

Ekspresi kepala
1) Posisi kepala tegak sebagai kesediaan untuk berkomunikasi.
2) Anggukan kepala sebagai isyarat menghormat atau persetujuan.
3) Hindari memegang kepala dengan tangan karena menunjukkan kecemasan
4) Hindari kepala menunduk karena menunjukkan penolakan

Keberhasilan suatu usaha akan sangat tergantung pada orang-orang yang


terlibat didalamnya sebuah perusahaan. Sikap yang diharapkan berdasarkan
konsep pelayanan prima (service excellence) adalah:
1) Sikap pelayanan yang baik, yakni mempunyai rasa kebanggaan terhadap
pekerjaan.
2) Memiliki pengabdian yang besar terhadap pekerjaan.
3) Senantiasa menjaga martabat dan nama baik perusahaan.

2. Konsep Attention (Perhatian)


Seorang petugas/ pelayan pada perusahaan jasa harus senantiasa memperhatikan
dan mencermati keinginan pelanggan, apabila pelanggan sudah menunjukkan
minat untuk membeli suatu barang/ jasa yang kita tawarkan, segera saja layani
pelanggan tersebut dan tawarkan bantuan, sehingga pelanggan merasa puas dan
terpenuhi keinginannya.

203
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan terkait bentuk-bentuk pelayanan


berdasarkan konsep perhatian adalah sebagai berikut:
a. Mengucapkan salam pembuka pembicaraan.
b. Menanyakan apa saja keinginan pelanggan.
c. Mendengarkan dan memahami keinginan pelanggan.
d. Melayani pelanggan dengan cepat, tepat dan ramah.
e. Menempatkan kepentingan pelanggan.

3. Konsep Action (Tindakan)


Pada konsep ini, pelanggan menunjukkan minat untuk membeli produk yang
ditawarkan. Pada konsep tindakan pelanggan sudah menjatuhkan pilihan untuk
membeli produk yang di inginkannya. Terciptanya suatu proses komunikasi
pada konsep tindakan ini merupakan tanggapan terhadap pelanggan yang telah
menjatuhkan pilihannya, sehingga terjadilah transaksi jual-beli.

Bentuk-bentuk pelayanan berdasarkan konsep tindakan adalah sebagai berikut:


a. Segera mencatat pesanan pelanggan.
b. Menegaskan kembali kebutuhan/ pesanan pelanggan
c. Menyelesaikan transaksi pembayaran pesanan pelanggan.
d. Mengucapkan terimakasih di iringi harapan pelanggan akan kembali lagi.

H. Kompetensi Pelayanan Prima


Kompetensi dalam pelayanan prima seperti yang dijelaskan De Vrye (1997)
dalam Sadu Wasistiono (2003) mencoba memberikan makna secara kreatif dari
kepanjangan kata “SERVICE”, yaitu sebagai berikut:
1. S (Self Awareness and Self Esteem)
Menanamkan kesadaran diri bahwa melayani adalah bagian dari citra diri sebagai
seorang muslim dalam menjalankan misinya dalam kehidupan. Ia sadar bahwa
ia ada karena melayani. Ia mempunyai harga karena mampu memberikan makna
bagi kehidupan melalui pelayanannya tersebut. Ia sadar, tidak mungkin seorang
dapat melayani tanpa memperhatikan martabat orang lain.
2. E (Empathy and Enthusiasm)
Lakukan empati dan layani dengan penuh antusias. Sikap ini akan memberikan
efek batin bagi diri Anda dan orang lain yang Anda layani.
3. R (Reform and Recover)
Berusaha untuk lebih baik dan lebih baik lagi, dan selalu memperbaiki dengan
cepat setiap ada keluhan/ sesuatu yang bisa merusak pelayanan Anda.
4. V (Victory and Vision)
Melayani berarti ingin merebut hati dan membawa misi untuk membangun
kemenangan bersama. Dalam melayani, kita harus memiliki pandangan kedepan
untuk melakukan perbaikan dan peningkatan mutu.
5. I (Inisiative, Impressive and Improvement)
Milikilah inisiatif yang tinggi, memiliki kepekaan untuk mengawali dalam
melayani, memberikan pelayanan yang mengesankan dan selalu berusaha untuk
meningkatkan perbaikan dalam pelayanan.

204
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6. C (Care, Cooperativeness and Communication)


Tunjukkan perhatian yang sangat mendalam dan kembangkan nilai-nilai yang
mampu memberikan kerja sama. Ambillah komitmen sebagai jembatan emas
untuk menumbuhkan sinergi dan keterbukaan.
7. E (Evaluation and Empowerment)
Lakukan penilaian, perenungan dan upayakan selalu untuk memberdayakan
seluruh aset yang ada pada diri Anda.

CAKRAWALA

Tren Layanan Konsumen Di Indusri E-Commerce

Empat tren besar seputar layanan konsumen di industri e-commerce adalah


fleksibilitas waktu, layanan  concierge, layanan selama 24 jam setiap hari melalui
berbagai kanal, dan pengembangan sumber daya manusia untuk layanan
pelanggan. Pemaparan itu diungkap Blibli.com pada Hari Pelanggan Nasional
pada Rabu, 4 September 2019.
Salah satu E-Commerce nasional itu menekankan pentingnya memadukan
sentuhan manusia oleh agen  customer service  dengan teknologi digital terkini,
mulai dari media sosial hingga  chatbot  berbasis  artificial intelligence  (AI).  Melalui
paparan Trends in Customer Care, Lisa Widodo SVP of Operations and Product
Management Blibli.com menjabarkan empat tren layanan tersebut.
Satu, fleksibilitas waktu, menghilangkan batasan waktu dalam
melayani seorang pelanggan, khususnya yang menggunakan telpon.  Pelanggan
E-Commerce  yang baru dalam hal berbelanja online membutuhkan bimbingan
lebih saat mereka mengontak layanan pelanggan. Karena itu, E-Commerce  tidak
memberi batasan waktu untuk agen dalam menjawab telpon.
“Saat rata-rata industri untuk waktu penanganan konsumen via customer
service sepanjang lima menit, Blibli.com meluangkan lebih dari 10 menit untuk
52% chat dan setidaknya 5 menit untuk 33% panggilan telpon yang masuk,” ujar
Lisa.
Dua, layanan  concierge  di mana para pelanggan mendapatkan layanan
individual sesuai dengan kebutuhan mereka.  Lisa mengatakan, setiap pelanggan
E-Commerce  memiliki pertanyaan yang didasari oleh keadaan tersendiri.
Mengingat hal ini, perusahaan harus memberi panduan bagi agen layanan
pelanggan tentang cara mencari akar dari tantangan yang dihadapi seorang
pelanggan, kemudian mengambil keputusan yang tepat untuk menghadirkan
resolusi terbaik.

Sumber: https:// selular.id/ 2019/ 09/ 4-tren-layanan-pelanggan-E-Commerce-


di-indonesia/

205
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk menambah wawasan seputar pelayanan prima


(Excellent Service) melalui media internet terdapat website
yang berisi informasi seputar quote atau ungkapan-ungkapan
motivasi seputar pelayanan pelanggan, sehingga Anda dapat
lebih jauh memahami secara filosofis dari pekerjaan seputar
pelayanan pelanggan. Adapun link websitenya dapat Anda
akses melalui QR code yang tertera di samping, atau dapat
akses langsung melalui link berikut: https:// analyticsweek.
com/ content/ 25-quotes-for-anyone-seeking-customer-
service-excellence/

RANGKUMAN

1. Pelayanan merupakan suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi


kebutuhan orang lain/ pihak-pihak lain dalam kaitan jual beli barang/ jasa.
2. Pelanggan adalah suatu pihak yang dapat berupa badan/ lembaga, instansi,
organisasi atau juga perorangan yang membeli produk dari perusahaan secara
rutin atau terus menerus karena produk yang dibeli bermanfaat baginya.
3. Pelayanan pelanggan adalah suatu kemampuan berdasarkan pengetahuan
yang luas, keterampilan, dan antusiasme yang dimiliki karyawan untuk
memberikan produk atau jasa kepada pelanggan internal maupun
eksternal melalui cara memenuhi kepuasan dan kebutuhan pelanggan yang
teridentifikasi maupun yang tidak teridentifikasi sehingga pada hasil akhirnya
dapat menjadi publikasi mulut ke mulut dan bisnis yang berulang-ulang.
4. Jenis-jenis pelanggan menurut Gasperz dalam Laksana (2008) terdapat 3
(tiga) jenis pelanggan yakni pelanggan internal (internal customer), pelanggan
eksternal (external customer) dan pelanggan antara (intermediate customer).
5. Harapan pelanggan menurut Zeithmal (1993) adalah perkiraan atau
keyakinan pelanggan mengenai apa yang akan diterimanya. Dengan kata
lain harapan pelanggan dapat diasumsikan sebagai standar prediksi/ standar
ideal pelanggan terhadap suatu produk (barang atau jasa).
6. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)
terjadi dikarenakan 4 (empat) hal, yaitu individual needs, word of mouth, past
experience, external communication.
7. Pada dasarnya perilaku konsumen dibagi menjadi 2 (dua) yaitu perilaku
konsumen yang bersifat rasional dan irrasional.
8. Dimensi kualitas pelayanan terdiri dari 5 (lima) yaitu tangibility, reliability,
responsivenss, assurance, dan empathy.
9. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang sangat baik
dalam memenuhi kebutuhan pembelian produk (barang atau jasa) pelanggan
sehingga dapat mencapai kepuasan pelanggan sesuai standar pelayanan.
10. Prinsip pelayanan prima dikenal dengan akronim “3A’ yaitu attitude (sikap),
attention (perhatian), dan action (tindakan).

206
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN
11. Kompetensi dalam pelayanan prima seperti yang dijelaskan De Vrye (1997)
dalam Sadu Wasistiono (2003) mencoba memberikan makna secara kreatif
dari kepanjangan kata “SERVICE” yaitu Self awareness & self esteem; Empathy
$ entusiam; Reform & recover; Victory and vision, Inisiative; Impressive and
Improvement, Care, cooperativeness and communication; Evaluation and
empowerment

TUGAS MANDIRI

Praktikkan secara mandiri berpasangan dalam satu kelompok kecil, buatlah


sebuah skenario pelayanan pelanggan di bagian front office/ respsionis suatu
perusahaan, ada yang berperan sebagai customer (pelanggan) dan ada yang
berperan sebagai customer service officer (karyawan layanan pelanggan). Tema
skenario pelayanannya misalnya jual beli, keluhan produk oleh pelanggan, janji
temu, kerjasama, dan lainnya. Laksanakan kegiatan tersebut dengan mengacu
kepada prinsip pelayanan prima dan kompetensi pelayanan prima!

PENILAIAN AKHIR BAB

Kerjakanlah soal di bawah ini dengan baik dan benar!


1. Jelaskan berdasarkan pemahamanmu seputar konsep pelayanan pelanggan,
mengapa pelayanan kepada pelanggan perlu dilakukan oleh pegawai
perusahaan kepada pelanggan hingga tercipta kepuasan pelanggan?
2. Sebutkan contoh-contoh pihak dari pelanggan internal, antara, dan eksternal
dari sebuah lembaga pendidikan atau sekolah?
3. Berdasarkan penjelasan Kertajaya seputar 4 harapan pelanggan, Sebutkan
dan jelaskan menurut pendapatmu, aspek harapan pelanggan manakah yang
benar-benar perlu diperhatikan oleh perusahaan terhadap pelanggannya?
4. Jenis perilaku konsumen yang seperti apakah menurut pendapatmu yang
dapat menguntungkan pihak perusahaan sebagai produsen produk?Jelaskan
disertai alasannya!
5. Sebutkan contoh-contoh dari dimensi kualitas pelayanan dari sebuah
perusahaan logistik?
6. Jika Anda telah bekerja sebagai pegawai bagian layanan pelanggan
(customer service) di sebuah perusahaan, berdasarkan prinsip pelayanan
prima, sebutkan unsur manakah yang paling sulit diimplementasikan oleh
Anda?Jelaskan disertai alasannya!
7. Jelaskan menurut pendapatmu, mengapa “victory and vision” penting
perhatikan/ dilakukan dalam kaitannya dengan kompetensi pelayanan
prima?

207
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
pelayanan pelanggan bagi sebuah organisasi/ perusahaan. Dari semua materi
yang sudah dijelaskan pada bab ini, materi/ bahasan manakah yang paling sulit
dipahami menurut pendapat Anda? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun
guru Anda, karena dengan memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam
memahami materi-materi berikutnya.

208
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB
MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN XI
BAB XI MACAM-MACAM PERALATAN PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah memahami materi macam-macam peralatan pergudangan pada


bab ini, melalui kegiatan litersi, diskusi, presentasi dan praktik diharap peserta
didik mampu menjelaskan pengertian peralatan pergudangan, mendeskripsikan
definisi penanganan material, mengemukakan tujuan penanganan material,
menerapkan prinsip penanganan material, mengidentifikasi karakteristik bahan/
material, menganalisis metode pengangkutan material, membedakan jenis-jenis
peralatan material handling, serta menganalisis penggunaan peralatan material
handling.

PETA KONSEP

Pengertian Peralatan Pergudangan

Definisi Penanganan Pergudangan


MACAM-MACAM PERALATAN

Tujuan Penanganan Material


PERGUDANGAN

Prinsip Penanganan Material

Karakteristik Bahan Material

Metode Pengangkutan Material

Jenis-Jenis Peralatan
Penanganan Material

Penggunaan Peralatan Material Handling

KATA KUNCI

Material, material handling, individual unit, containerized item, bulk material,


continous improvement, ergonomi, block and tackle, forklift troley or truck,
Conveyors, pallet, industrial truck, barcode.

209
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 11.1 Ilustrasi Material Handling


Sumber: https:// www.mediaedutama.co.id/

Dalam manajemen pergudangan dipelajari bagaimana cara melakukan


pengelolaan sumber daya pergudangan (tenaga kerja, material, peralatan kerja, waktu
metode, dan biaya) melalui kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan,
dan dan pengawasan dalam mencapai tujuan yang diharapkan dengan cara yang
efektif dan efisien. Khusus terkait sumber daya gudang peralatan pergudangan
memilki peran yang penting agar dapat mengurangi biaya produksi dalam aktivitas
gudang serta dapat mengurangi praktik trial dan error atau coba-coba. Sehingga
proses penentuan peralatan gudang perlu direncanakan, ditetapkan dan disediakan
dengan tepat sesuai dengan aktivitas rutin yang dilakukan di gudang.

210
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Fungsi dan peranan gudang kini tidak lagi hanya dipandang sebelah mata, seiring
perkembangan ilmu dan teknologi serta maraknya industri peranan gudang tidak
lagi hanya untuk penyimpanan barang semata tetapi lebih luas lagi pernggunaanya
untuk mendukung proses bisnis yang dijalankan. Gudang tidak saja untuk menyimpan
barang tetapi juga untuk mendukung proses bisnis perusahaan, meningkatkan image
perusahaan, meningkatkan pelayanan kepada kepada konsumen, mengurangi biaya
produksi dan pemasaran, dan meningkatkan kepuasan pelanggan. Sehingga gudang
perlu dikelola dengan baik oleh orang yang kompeten dengan peralatan dan metode
yang tepat agar didapatkan manfaat gudang yang memuaskan, guna mendorong
efektivitas dan efisiensi kerja.

A. Pengertian Peralatan Pergudangan


Peralatan adalah segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan
untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan suatu aktivitas manusia. Gudang
adalah sebuah ruangan/ tempat yang digunakan untuk menyimpan berbagai
macam barang. Sedangkan pergudangan adalah segala upaya pengelolaan
gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,
pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan agar secara
kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Sehingga peralatan pergudangan dapat didefinisikan segala bentuk alat atau
peralatan yang dapat dipergunakan untuk membantu kegiatan pengelolaan gudang
seperti penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian,
hingga pemusnahan serta pelaporan logistik.

B. Definisi Penanganan Material


Istilah “material handling” berdasarkan perumusan yang dibuat oleh American
Material Handling Society (AMHS), pengertian material handling dinyatakan
sebagai seni dan ilmu yang meliputi penanganan (handling), pemindahan
(moving), pengepakan (packing), penyimpanan (storage), sekaligus pengendalian/
pengawasan (controlling) dari bahan atau meterial dengan segala bentuknya.
Kaitannya dengan aktivitas pemindahan, maka proses pemindahan bahan ini akan
dilksanakan dari satu lokasi ke lokasi lain baik secara vertikal, horizontal maupun
lintasa yang membentuk kurva (Wignjosoebroto, 1996).

C. Tujuan Penanganan Material


Dikutip dari www.ilmumanajemenindustri.com tujuan material handling atau
penanganan bahan dalam manajemen operasi dan produksi adalah sebagai berikut:
1. Meminimalkan biaya-biaya penanganan material.
2. Meminimalkan gangguan dan penundaan dengan menyediakan bahan yang
diperlukan pada waktu yang tepat dan jumlah yang tepat juga.
3. Meningkatkan kapasitas produktif dari fasilitas produksi dengan
pemanfaatan kapasitas yang efektif dan meningkatkan produktivitas.
4. Menjaga keamanan dalam penanganan material/ bahan melalui perbaikan
kerja.
5. Pencegahan kerusakan pada material atau bahan yang ditangani.Mengurangi
biaya-biaya yang berkaitan dengan Persediaan (Inventory)

211
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

D. Prinsip Penanganan Material


Upaya penanganan material di gudang sangatlah diperlukan guna
mengoptimalkan sumber daya yang ada dalam mencapai tujuan secara efektif dan
efisien dengan total biaya yang serendah-rendahnya. Untuk dapat mewujudkan
tujuan yang telah ditetapkan diperlukan upaya perbaikan secara berkesinambungan
(continous improvement) dalam menangani material yang ada di gudang.
Walaupun tidak ada prinsip atau peraturan baku dalam mendesain sebuah
sistem material handling yang efektif, 10 prinsip penanganan material di bawah ini
diperoleh berdasarkan kompilasi hasil pengalaman dan pengetahuan pada praktisi
dan mahasiswa bidang material handling College-industry Council on Material
Handling Education (CIC-MHE) be erja sama dengan Material Handling Institute
(MHI) adalah sebagai berikut:
1. Prinsip Perencanaan (Planning Principle)
Pada prinsip penanganan material yang pertama adalah perlu dipastikan
seluruh kegiatan material handling harus berdasarkan hasil perencanaan yang
baik. Prinsip ini berkaitan dengan kebutuhan konsumen, ilmu pengetahuan
dan teknologi, sasaran mutu perusahaan, dan fungsi yang spesifik dari metode-
metode yang akan dilakukan. Pada prinsip ini perlu ditentukan hal-hal sebagai
berikut:
a. Material yang akan ditangani, karakteristik dari material yang akan ditangani
perlu diketahui dengan baik sehingga penanganan materialnya tepat.
b. Kapan waktu penanganan, apakah material akan ditangani segera, nanti,
besok, lusa, minggu depan, atau bulan depan, sehingga perancanaan waktu
penanganannya akan sangat membantu dalam proses penataan barang di
gudang.
c. Lokasi kedatangan material, pastikan darimana material datang, material
ditempatkan, dimana material akan dikirimkan ke konsumen.
d. Lokasi tempat material dan tujuan material yang akan ditangani perlu
diketahui dengan baik. Faktor ini mempertimbangkan bagaimana
manajemen material dan pergudangan dapat berjalan dengan baik,
sehingga mekanisme permindahan material efektif tanpa pergerakan yang
banyak.
e. Bagaimana metode penanganan terhadap material, hal ini berkaitan
dengan metode yang digunakan, peralatannya apa, oleh siapa, waktunya
kapan dan sebagainya.
Di bawah ini bagan yang menjelaskan aktivitas perencanaan penanganan
material tersebut:

212
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

QUESTIONS Tabel 11.1 The Material Handling Equation


COMPONENT

IF ITS
THE MATERIAL PLUS THE MOVE EQUALS THE METHOD
NECESSARY

WHY WHAT WHERE WHEN = HOW & WHO

FORM FROM/ TO
UNIT SIZE
FACTORS

ELIMINATE IF SHAPE ROUTE


EQUIPMENT
POSSIBLE SIZE FREQUENCY
MANPOWER
QUANTITY SPEED

Sumber: Fred E. Meyers

Contoh dari penjelasan grafik di atas adalah sebagai berikut:


Kasus 1: Memindahkan oli dari truk tangki ke tank penampungan di pabrik.
Kita membutuhkan oli dari tanki penampungan pabrik untuk
Why (mengapa) :
digunakan pada mesin-mesin pabrik.
What (apa) : Apa yang dipindahkan, oli.
Where (dimana) : Dari truk tanki ke tanki penampungan
Who (siapa) : Siapa yang memindahkan (petugas penerima)
When (kapan) : Seminggu sekali
How (bagaimana) : Menggunakan pompa meter, dan selang

a. Prinsip Standarisasi (Standardization Principle)


Prinsip ini menjelaskan pentingnya standar dalam proses penanganan
material, seperti bagaimana standar metode penanganan material,
peralatan, software, dan proses pengendalian yang dilakukan semuanya
harus distandarisasi berdasarkan batasan-batasan yang telah ditetapkan
tanpa mengorbankan hal-hal lainnya. Sehingga dengan penggunaan
standar, kesalahan penanganan material dapat diminimasi.
b. Prinsip Pekerjaan (Work Principle)
Prinsip ini mengatur beban kerja yang dilakukan pada pekerjaan
mengangkut, memindahkan, dan menempatkan material pada tempat yang
diinginkan. Usahakan beban kerja dari pekerjaan dilakukan seminimal
mungkin.
c. Prinsip Ergonomi (Ergonomic Principle)
Prinsip ergonomi ini harus mempertimbangkan faktor kemampuan
dan keterbatasan pegawai (kondisi fisiologis manusia). Peralatan dan
metode kerja material handling harus didesain dengan aman dan nyaman
untuk menjamin keselamatan dan efektivitas kerja pegawai.

213
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d. Prinsip Unit Beban (Unit Load Principle)


Prinsip ini mengatur tentang bagaiaman menata material yang akan
ditangani dalam suatu unit beban sehingga akan mempermudah proses
pengangkutan, pengangkatan, pemindahan, penempatan, dan penyimpanan
ke tempat yang diharapkan. Pada prakteknya dapat dilakukan dengan
membuat palet atau sejenisnya sehingga memudahkan dan mempercepat
pekerjaan baik secara manual maupun dengan alat bantu.
e. Prinsip Pemanfaatan Ruang (Space Utilization Principle)
Prinsip ini mengatur upaya mengoptimalkan pekerjaan penanganan
material melalui pemanfaatan ruang yang ada melalui desain dan layout
tempat kerja sehingga memudahkan pekerjaan peralatan dalam melakukan
pekerjaan berkaitan dengan penanganan material. Gudang sebagai tempat
penyimpanan material perlu dibuat lorong-lorong sebagai jalur akses
peralatan pealatan penanganan material.
f. Prinsip Sistem (System Principle)
Prinsip ini menekankan adanya interaksi, koordinasi, kerjasama yang
saling menguntungkan untuk mencapai tujuan secara bersama antar bagian
dalam organisasi pabrik yang terlibat sehingga dapat memaksimalkan
pencapaian akhir penanganan material dan meminimasi biaya yang
dikeluarkan dalam penanganan material.
g. Prinsip Otomatisasi (Automation Principle)
Prinsip ini mengatur tentang kegiatan penanganan material yang
dikembangkan dengan pola mekanisasi atau otomatisasi melalui program
komputer atau mesin sehingga mampu menyelesaikan pekerjaan dengan
baik. Konveyor merupakan salah satu contoh penggunaan teknologi
otomatis, selain itu Automotive Guide Vehicles (AGVs) dan Rail Guide
Vehicles (RGVs) juga memberikan manfaat terhadap penanganan material
secara otomatis yang dikendalikan dengan mesin.
h. Prinsip Lingkungan (Environmental Principle)
Pada prinsip ini diperhatikan bagaimana penanganan mateial harus
tidak berdampak negatif terhadap lingkungan dan konsumsi energi,
sehingga penggunaan peralatan penanganan material tetap memperhatikan
kelestarian dari lingkungan sekitar.
i. Prinsip Biaya Siklus Hidup (Life Cycle Cost Principle)
Pada prinsip ini diperhatikan bagaimana biaya penanganan material,
walaupun biasanya sangat sulit dipidahkan dari komponen biaya produksi
akan tetapi diperkirakan lebih besar dari 50% dari biaya total produksi.
Analisis ekonomi menyeluruh harus diperhitungkan pada seluruh siklus
hidup semua peralatan material handling dan sistem yang dihasilkan.
Beberapa hal lainnya terkait proses pemindahan bahan adalah sebagai berikut:
a. Pemindahan bahan membutuhkan biaya tetapi tidak memberikan nilai
tambah pada material dari produk yang dipindahkan tersebut.
b. Pemindahan material disarankan melalui lintasan yang lurus dan pendek
bila mana dimungkinkan.
c. Lakukan pengelompokan aktivitas-aktivitas pemindahan bahan agar dapat
mengurangi pemborosan.

214
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN
d. Pertimbangan untuk sebaiknya memindahkan operator daripada
materialnya.
e. Pemindahan material secara mekanis seharusnya dipergunakan
bilamana secara manual hal ini dianggap kurang praktis dan efektif untuk
dilaksanakan (di samping faktor keselamatan kerja).
f. Pergunakan lintasan pemindahan bahan lewat atas (air light atau overhead
space)

E. Karakteristik Bahan/ Material


Karakteristik bahan akan berpengaruh pula terhadap penanganan dari bahan
tersebut, seperti ukuran (panjang, lebar, dan tinggi), berat, bentuk, dan lainnya
(mudah pecah, licin, lengket, mudah meledak, atau beku). Tabel di bawah ini
menggambarkan karakteristik bahan tersebut.
Tabel 11.2 Kategori Bahan
Keadaan Fisik
Kategori Bahan
Padat Cair Gas
Individual Units
Suku cadang - -
(Terpisah)
Containerized Items Kartoon, tas, kotak,
barrel Berbentuk silinder
(Kemasan) barang terikat
Pasir, semen, batu Kimia cair, pelatur, Oksigen, Nitrogen,
Bulk Materials (Curah)
bara, produk bubuk bensin Carbondioksida
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Sebagai contoh dari kategori bahan terhadap jenis peralatan penanganannya


adalah sebagai berikut:
1. Jenis bahan Individual unit dan containerized items  aliran material diskrit/
manual  unit load  jenis peralatan unit handling
2. Jenis bahan bulk materials aliran material continuous/ khusus curah  jenis
peralatan bulk handling.

F. Metode Pengangkutan Material


Terdapat tiga metode mengangkat material yaitu:
1. Block and Tackle–metode pemindahan ini memerlukan metode pemindahan
tambahan, contohnya untuk membawa material ke bangku kerja dari rak
penyimpanan, maka diperlukan sebuah troli untuk membawa material ke
bangku kerja.
2. Operasi secara manual, alat angkut hidrolik bergerak–metode ini memberikan
kemudahan mengangkat material dari truk dan dapat dengan mudah disetir ke
bangku kerja.
3. Forklift trolley or truck–metode ini digunakan ketika material ditempatkan
pada palet kayu. Material harus diletakkan pada palet sehingga material tidak
bergerak ketika diangkat.

215
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

G. Jenis-Jenis Peralatan Material Handling


Berdasarkan klasifikasi bahan pada tabel 11.1, jenis peralatan penanganan bahan
secara umum dapat diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Peralatan Transportasi (Transport Equipment), peralatan ini digunakan untuk
memindahkan bahan dari suatu lokasi ke lokasi lain di sekitar tempat kerja,
dok bongkat muat, atau area penyimpanan. Sub kategori dari peralatan ini
adalah conveyor, pallet, dan truk industri.
2. Peralatan Penentuan Posisi (Positioning Equipment), peralatan ini digunakan
untuk menangani suatu material di suatu lokasi tertentu untuk memperbaiki
posisi. Material juga dapat diposisikan secara manual tanpa bantuan peralatan.
3. Peralatan Formasi Beban Unit (Unit Load Formation Equipment), Peralatan
yang digunakan pada material tertentu dalam bentuk unit load sehingga
dapat muatan barang dapat tertangani selama transportasi dan hingga ke
penyimpanan.
4. Peralatan Penyimpanan (Storage Equipment), peralatan yang digunakan untuk
menyimpan bahan atau material pada periode waktu tertentu. Beberapa
peralatan penyimpanan mungkin termasuk juga dalam peralatan transportasi.
5. Peralatan Identifikasi dan Kontrol (Identification and Control Equipment),
peralatan ini digunakan untuk mengumpulkan dan mengkomunikasikan
informasi terkait aliran material yang tersimpan pada suatu lokasi hingga pada
pemasok dan pelanggan.
Untuk lebih jelas mengenai jenis-jenis peralatan penanganan bahan di atas dan
contoh-contohnya yang termasuk di dalamnya berikut ditampilkan dalam bentuk
tabel.

216
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Tabel 11.3 Jenis Peralatan Penanganan Bahan (Material Handling)

1. Peralatan Transportasi

a. Conveyors b. Cranes c. Industrial Trucks d. No Equipment

1. Jib crane 1. Hand truck 1. Manual


1. Chute 2. Bridge crane 2. Pallet jack
conveyor 3. Gantry crane 3. Walkie stacker
2. Wheel 4. Stacker crane 4. Pallet truck
conveyor 5. Platform truck
3. Roller 6. Counterbalanced
conveyor lift truck
4. Chain 7. Narrow-aisle
conveyor straddle truck
5. Slat Conveyor 8. Narrow-aisle
6. Flat Belt reach truck
Conveyor 9. Turret truck
7. Magnetic Belt 10. Order picker
Conveyor 11. Sideloader
8. Troughed Belt 12. Tractor-trailer
Conveyor 13. Personnel and
9. Bucket burden carrier
Conveyor 14. Automatic guided
10. Vibrating vehicle
Conveyor
11. Screw
Conveyor
12. Pneumatic
Conveyot
13. Vertical
conveyor
14. Cart On Track
Conveyor
15. Tow Conveyor
16. Trolley
Conveyor
17. Power and
Free Conveyor
18. Monorail
19. Sortation
Conveyor

217
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2 Peralatan 3 Peralatan 5 Peralatan


4 Peralatan
Penentuan Formasi Beban Identifikasi
Penyimpanan
Posisi Unit dan Kontrol

1. Manual (no 1. Self- 1. Block stacking 1. Manual


equipment) restraining (no equipment) (no
2. Lift/tilt/turn (no 2. Selective pallet equipment)
table equipment) rack 2. Bar codes
3. Dock leveler 2. Pallets 3. Drive-in rack 3. Radio
4. Ball transfer 3. Skids 4. Drive-through frequency
table 4. Slipsheets rack identification
5. Rotary index 5. Tote pans 5. Push-back rack tags
table 6. Pallet/skid 6. Flow-through 4. Voice
6. Parts feeder boxes rack recognition
7. Air film device 7. Bins/baskets/ 7. Sliding rack 5. Magnetic
8. Hoist racks 8. Cantilever rack stripes
9. Balancer 8. Cartons 9. Stacking frame 6. Machine vision
10. Manipulator 9. Bags 10. Bin shelving 7. Portable data
11. Industrial 10. Bulk load 11. Storage drawers terminals
robot containers 12. Storage carousel
11. Crates 13. Vertical lift
12. Intermodal module
containers 14. A-frame
13. Strapping/ 15. Automatic
tape/glue storage/
14. Shrink-wrap/ retrieval system
stretch-wrap
15. Palletizers

Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

1. Peralatan Transportasi (Transport Equipment)


a. Conveyors (Sabuk Penghantar)
Peralatan ini digunakan untuk memindahkan barang/ material
dengan frekuensi perpindahan yang tinggi dari satu titik ke titik lain, untuk
memindahkan barang yang melalui jalur tetap, dan memindahkan barang
dengan volume cukup tinggi. Konveyor dapat dibedakan menjadi beberapa
jenis yaitu:
1) Berdasarkan material yang ditangani: unit load konveyor dan bulk load
konveyor.
2) Berdasarkan lokasi penyimpanan konveyor: konveyor yang berada di
lantai, di atas lantai, menggantung.
3) Berdasarkan pemuatannya, apakah muatan dapat menumpuk atau
diakumulasikan pada konveyor atau tidak.

218
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Selanjutnya dijelaskan beberapa jenis konveyor beserta gambarnya,


diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Chute Conveyor (konveyor peluncur), dapat digunakan untuk jenis
material satuan/ curah, dapat digunakan untuk menghubungkan dua
peralatan penanganan bahan, dapat menumpuk/ mengakumulasi
muatan.

Gambar 11.2 Chute Conveyor


Sumber: https:// www.indiamart.com/

2) Wheel Conveyor (konveyor beroda), konveyor yang menggunakan


roda-roda yang terpasang pada tiap gandarannya, menggunakan gaya
gravitasi dan beban muatan untuk memindahkan barang, lebih mudah
digunakan dan ekonomis dibandingkan dengan roller conveyor serta
dapat diperpanjang ukurannya.

Gambar 11.3 Wheel Conveyors


Sumber: https:// www.grainger.com/

219
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

3) Roller Conveyor (Konveyor Berpenggulung), jenis konveyor yang


dapat menggunakan daya listrik atau gravitasi, bentuk gandaran
berpenggulung.

Gambar 11.4. Roller Conveyors


Sumber: https:// clevelandequipment.com/

4) Flat Belt Conveyor (Konveyor bersabuk datar), konveyor yang digunakan


untuk memindahkan benda dengan berat ringan dan sedang, dengan
menggunakan daya listrik pada umumnya, memiliki kontrol dan
penempatan muatan yang lebih baik.

Gambar 11.5 Flat Belt Conveyors


Sumber: https:// www.indiamart.com/

b. Pallet (Derek)
Peralatan ini digunakan untuk memindahkan barang pada jalur
horizontal dan vertikal pada area jalur yang terbatas, volume barang yang
diangkut terbatas, memiliki fleksibilitas perpindahan dibandingkan dengan
konveyor, secara umum digunakan untuk perpidahan muatan/ barang
secara vertikal.

220
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.6 Pallet


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

c. Industrial Truck (Truk Industri)


Truk industri adalah sebuah kendaraan/ truk yang tidak digunakan
pada jalan umum hanya digunakan untuk area sekitar pabrik, berbeda
dengan truk komersil yang dapat digunakan pada jalan umum. Truk
industri digunakan untuk memindahkan barang dengan secara horizontal
dengan area yang tidak terbatas, memiliki fitur pemindahan barang secara
vertikal jika truk memiliki kemampuan mengangkat (lifting capabilities),
berkemampuan lebih fleksibel dibandingkan dengan konveyor ataupun
derek. Beberapa jenis peralatan yang termasuk dalam truk industri ini yang
banyak dipergunakan adalah sebagai berikut:
1) Hand Truck, adalah jenis truk industri yang paling sederhana dapat
terdiri dari dua roda atau empat roda.

Two Wheel Hand Truck Dolly

Tilt Floor Hand Truck Order Picking Cart

Gambar 11.7 Hand Truck


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

221
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2) Pallet Jack, peralatan ini memiliki roda pada bagian depan yang tertanam
diujung garpunya dapat mengangkat pallet sebatas jarak aman pada
lantai agar muatan dapat dipindahkan. Tersedia dengan jenis manual
pallet jack maupun powered pallet jack.

Manual Pallet Jack Powered Pallet Jack


Gambar 11.8 Pallet Jack
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

3) Walkie Stacker
Hampir sama dengan forklift hanya saja pada peralatan ini operator
tidak dapat mengendarainya, terdiri dari jenis manual walkie stacker
dan powered walkie stacker.

Manual Walkie Stacker Powered Walkie Stacker


Gambar 11.9 Walkie Stacker
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

222
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Counterbalanced (CB) lift truck


Peralatan ini disebut juga dengan istilah “fork truck/ forklift”, berat
kendaraan dan operator dapat seimbang dalam pemindahan muatannya,
ukuran angkut muat lebih dari 24 inci dan tinggi muatan lebih dari 13
kaki, fleksibel dapat dioperasikan di dalam maupun di luar ruang area
gudang. Terdiri dari dua jenis yaitu sit-down counterbalanced lift truck
dan stand-up counterbalanced lift truck.

Stand-Up Counterbalanced
Sit-Down Counterbalanced Lift Truck
Lift Truck

Gambar 11.10 Counterbalanced (CB) lift truck


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

5) Narrow-Aisle (NA) Reach Truck


Hampir sama dengan jenis stand-up CB lift truck dapat bergerak
pada lebar lorong antara 8–10 kaki atau sekitar 2,4–3 meter.

Gambar 11.11 Narrow-Aisle (NA) Reach Truck


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

223
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

6) Automatic Guided Vehicle (AGC)


Sesuai dengan namanya automatic, maka pada peralatan ini tidak
diperlukan operator yang menjalankannya, AGV digunakan untuk
jarak sedang hingga jauh pada pemindahan material. Peralatan AGV
ini beroperasi berdasarkan jalur yang secara fisik telah dibuat dilantai
menggunakan kabel, perekat/ plester, atau cat sebagai pedoman
pergerakannya. Ada pula yang berdasarkan software perpindahan
jalurnya. Berikut gambar dari AGV tersebut:

Tow AGV Unit Load AGV

Assembly AGV Light Load AGV

Fork AGV
Gambar 11.12 Automatic Guided Vehicle
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

224
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

2. Peralatan Penentuan Posisi (Positioning Equipment)


Peralatan ini digunakan untuk menangani pemindahan barang pada satu
lokasi, dapat digunakan pada area kerja untuk mengumpan, mengarahkan,
memuat/ bongkar muat sehingga muatan dapat dipindahkan pada posisi yang
tepat. Beberapa peralatan tersebu yang umum digunakan diantaranya sebagai
berikut:
a. Lift/ Tilt/ Turn Table
Digunakan untuk memposisikan termasuk mengangkat dan menggeser
muatan dapat mengurangi beban pekerja dalam mengangkat muatan.
b. Dock Leveler
Digunakan untuk dalam kegiatan menurunkan muatan pada posisi
yang tidak sejajar antara tinggi truk dan tinggi dok/ dermaga.

Lift/ Tilt/ Turn Table Dock Leveler

Gambar 11.13 Lift Table dan Dock Leveler


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

c. Rotary Index Table


Digunakan untuk memindahkan atau mentransferkan komponen-
komponen kecil dari satu area ke area lain.
d. Parts Feeder
Digunakan untuk mengumpan dan mengarahkan komponen-
komponen kecil pada suatu aktivitas perakitan.
e. Hoist
Digunakan untuk pemindahan muatan atau barang pada posisi
vertikal, umumnya terpasang pada pallet/ derek.

225
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.14 Rotary Index Table


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Parts Feeder Hoist


Gambar 11.15 Parts Feeder dan Hoist
Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

3. Peralatan Formasi Unit Beban (Unit Load Formation Equipment)


Peralatan ini digunakan untuk membatasi material sehingga kesatuan
material tetap terjaga dan tertangani dengan baik pada saat pemindahan
maupun penyimpanan, Namun, untuk material yang tidak diperlukan
pembatasan contoh material seperti komponen-komponen kecil tersendiri
(self-restraining) tidak diperlukan penggunaan peralatan ini. Beberapa jenis
peralatan ini yang secara umum digunakan diantaranya adalah sebagai berikut:
a. Pallets
Merupakan peralatan dasaran dari sebuah material sehingga dapat
dimasukan fork saat pemindahan material, berbahan kayu (umumnya),
kertas, plastik, karet, dan logam. Ukuran pallets yang umum sesuai standar
US adalah 48 x 40 inci atau 1200 x 800 mm untuk ukuran pallet Eropa.

226
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.16 Pallets


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

b. Skids
Merupakan suatu peralatan yang berbentuk rata/ plat berbahan
material logam yang memiliki ukuran area bebas (clearance) yang cukup,
sehingga dapat digunakan platform truck untuk keperluan mengangkat
material.

Gambar 11.17 Skids


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

c. Slipsheets
Peralatan yang berbahan kertas padat, fiber, atau plastik yang
digunakan untuk menempatkan suatu material di atasnya.

Gambar 11.18 Slipsheets


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

227
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

d. Tote Pans
Merupakan suatu peralatan dapat digunakan berulang kali (reusable)
berbentuk kotak yang digunakan untuk menempatkan item bahan/ barang
dalam satu kesatuan sehingga dapat menjaga item barang tidak tercecer/
terurai dalam penanganannya. Dapat ditumpuk jika tidak digunakan.

Gambar 11.19 Tote Pans


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

e. Pallets/ Skid Boxes


Suatu peralatan berbentuk kotak kemasan (containerized) yang dapat
digunakan berulang kali (reusable) untuk menjaga kesatuan barang dan
mencegah tercecernya barang/ material saat menggunakan platform truck/
handling.

Gambar 11.20 Pallet/ Skid Boxes


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

f. Cartoon
Suatu peralatan sekali pakai (disposable) yang digunakan untuk
menjaga keutuhan barang/ material dan tidak mudah terlepas/ terurai.
Biasanya digunakan saat pendistribusian barang/ material, berdimensi
panjang x lebar x tinggi.

228
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.21 Cartoon


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

g. Bags
Suatu bentuk kemasan kotak yang digunakan untuk menjaga keutuhan
barang/ bahan sehingga tidak mudah terurai/ tercecer. Sama dengan
cartoon digunakan untuk sekali pakai pada saat pendistribusian barang.
Umumnya berbahan plastik.

Gambar 11.22 Bags


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

h. Bulk Load Containers


Bahan sekali pakai yang digunakan untuk menjaga keutuhan material
dan menjaga material jenis curah berbentuk silinder, dapat digunakan pada
saat distribusi maupun pada saat proses penanganan material.

Gambar 11.23 Bulk Load Containers


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

229
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

i. Crates (peti)
Bentuk peralatan sekali pakai untuk menjaga keutuhan barang/
material selama proses distribusi.

Gambar 11.24 Crates


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

j. Intermodal Containers (Peti Kemas)


Bentuk peralatan sekali pakai untuk menjaga keutuhan barang/
material selama proses distribusi. Dapat digunakan untuk penanganan
material dalam satuan barang yang ditransfer dalam moda darat, laut, atau
kereta api. Berdimensi standar internasional 20 atau 40 feet.

Gambar 11.25 Intermodal Containers


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

k. Strapping/ Tape/ Glue


Digunakan untuk menjaga kestabilan dan keutuhan barang/ material
yang diikat plastik atau logam.

230
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.26 Strapping/ tape/ glue


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

l. Shrink Wrap/ Stretch-Wrap


Digunakan untuk menjaga kestabilan dan keutuhan barang/ material
dalam bentuk yang beraneka ragam, dalam prosesnya barang ditempatkan
dialat tersebut kemudian dalam prosesnya menggunakan wrapping secara
otomatis/ manual dililitkan.

Gambar 11.27 Shrink-Wrap/ Strecth Wrap


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

d. Peralatan Penyimpanan (Storage Equipment)


Peralatan ini digunakan untuk menyimpan atau menyangga barang-
barang/ muatan pada periode waktu tertentu. Beberapa peralatan
penyimpanan mungkin sama juga pada peralatan transportasi. Beberapa
peralatan penyimpanan yang sering digunakan secara umum adalah
sebagai berikut:
1) Sellective Pallet Rack
Pada rak jenis ini diperlukan pallets. Rak ini merupakan rak yang
paling populer digunakan dalam peralatan penyimpanan. Terdiri
dari dua jenis yaitu single-deep rack dan double-deep rack. Berikut
ditampilkan gambarnya:

231
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Single-Deep Rack Double-Deep Rack

Gambar 11.28 Selective Pallet Rack


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

2) Drive-in Rack
Pada rak jenis ini dilengkapi dengan jalur yang tersusun di atas balok.

Gambar 11.29 Drive-in Rack


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

3) Drive-Through Rack
Rak ini sama dengan jenis drive-in rack hanya saja terbuka pada
bagian belakangnya, untuk dapat mengakses bagian belakangnya saat
menggunakan metode FIFO (First In First Out).

232
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.30 Drive-Through Rack


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

4) Cantilever Rack
Rak yang digunakan pada barang-barang atau material yang
berukuran panjang seperti pipa, kayu, dan lainnya. Terdiri dari dua atau
lebih penopang.

Gambar 11.31 Cantilever Rack


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

233
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

5) Bin Shelving
Rak yang digunakan untuk menyimpan barang-barang atau
material berukuran kecil, lepas, dan non pallets, dapat disimpan pada
rak berbahan karton atau laci.

Gambar 11.32 Bin Shelving


Sumber: https:// www.ezrshelving.com/
6) Storage Drawers
Rak ini dapat mennjadi pilihan untuk menyimpan barang-barang/
material berukuran kecil selain disimpan pada rak jenis bin shelving.

Gambar 11.33 Storage Drawers


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

7) Automatic Storage/ Retrieval Systems (AS/ RS)


Peralatan penyimpanan berteknologi canggih yang dioperasikan
berdasarkan sistem kontol komputer yang dikombinasikan untuk
penyimpanan ukuran sedang, mekanisasi transportasi. Dapat
dioperasikan pada lorong sempit, tiap sisi rak, dapat menjangkau secara
horizontal maupun vertikal pada saat yang bersamaan. Beberapa jenis

234
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

AS/ RS tersebut adalah unit load AS?RS, miniload AS/ RS, Man-on-Board
AS/ RS, Deep-Lane AS/ RS.

Gambar 11.34 Unit Load AS/ RS


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Gambar 11.35 Miniload AS/ RS


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

235
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.36 Man-on-Board AS/ RS


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

Gambar 11.37 Deep-Lane AS/ RS


Sumber: https:// people.engr.ncsu.edu/

236
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

e. Peralatan Identifikasi dan Kontrol (Identification and Control Equipment)


Penanganan material di gudang selain menggunakan peralatan-
peralatan yang telah dibahas sebelumnya perlu pula dilengkapi dengan
peralatan sistem identifikasi dan pelacakan barang. Pada jaman sekarang
dimana teknologi komputer dan komunikasi sudah sangat maju penggunaan
teknologi pelacakan barang dapat dilakukan dengan lebih tepat dan cepat.
Beberapa peralatan tersebut diantaranya adalah sebagai berikut:
1) Bar Codes
Merupakan sistem yang digunakan untuk mencatat barang dengan
menggunakan kode berupa batang yang ditempel pada barang yang
akan dicatat ke komputer. Kode barcode dapat menggunakan tipe yang
beragam sesuai dengan kebutuhan. Anatomi dari barcode dapat dilihat
dari gambar di bawah ini:

Gambar 11.38 Anatomi Kode Barcode


Sumber: https:// www.ilmu-ekonomi-id.com/

Adapun jenis barcode yang digunakan secara umum, terdiri dari


dua yaitu jenis barcode 1 dimensi (1D–Linear Barcode) dan barcode 2
dimensi (2D–Matrix Barcode).

Gambar 11.39 Bentuk 1D-Linear Barcode


Sumber: https:// id.wikipedia.org/

237
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 11.40 Bentuk 2D-Matrix Barcode


Sumber: https:// www.blakbin.com/

Untuk membaca barcode digunakan alat khusus yaitu barcode


reader, saat ini barcode reader banyak digunakan oleh kasir-kasit toko
swalayan atau supermarket. Alat ini dihubungkan dengan komputer
sehingga proses input data dilakukan secara otomatis dan dapat
menghindari kesalahan dalam pencatatan data.

Gambar 11.41 Barcode Reader


Sumber: http:// sistra.id/

2) Radio Frequency Identification (RFID)


Radio frequency identification (RFID) adalah sebuah teknologi
yang menggunakan komunikasi via gelombang elektromagnetik untuk
meubah data antara terminal dengan suatu objek seperti produk
barang, hewan, ataupun manusia dengan tujuan untuk identifikasi dan
penelusuran jejak melalui penggunaan suatu piranti yang bernama RFID
tag. RFID tag dapat bersifat aktif atau pasif.
Suatu sistem RFID dapat terdiri dari beberapa komponen, seperti
tag, tag reader, tag programming station, circulation reader, sorting
equipment, dan tongkat Inventory tag. Kegunaan dari sistem RFID ini
adalah untuk mengirimkan data dari tag yang kemudian dibaca oleh
RFID reader dan kemudian diproses oleh aplikasi computer. Data yang

238
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

dipancarkan dan dikirimkan tadi bisa berisi beragam informasi, seperti


ID, informasi lokasi atau informasi lainnya.

Gambar 11.42 RFID Reader


Sumber: https:// www.ptsmobile.com/

3) Voice Recognition
Voice Recognition adalah suatu sistem untuk mengidentifikasikan
seseorang dengan mengenali suara dari orang tersebut. Voice
Recognition atau pengenalan ucapan atau suara (speech Recognition)
adalah suatu teknik yang
memungkinkan sistem komputer untuk menerima input berupa
kata yang diucapkan. Kata-kata tersebut diubah bentuknya menjadi
sinyal digital dengan cara mengubah gelombang suara menjadi
sekumpulan angka lalu disesuaikan dengan kode-kode tertentu dan
dicocokkan dengan suatu pola yang tersimpan dalam suatu perangkat.
Hasil dari identifikasi kata yang diucapkan dapat ditampilkan dalam
bentuk tulisan atau dapat dibaca oleh perangkat teknologi.

Gambar 11.43 Sistem Voice Recognition


Sumber: https:// rinoariffudin.com/

239
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4) Magnetic Stripes Reader


Magnetic Stripe Reader ( pembaca strip magnetik) atau disebut
juga magstripe reader adalah sebuah perangkat keras yang digunakan
untuk membaca informasi yang dikodekan dalam sebuah strip magnetik
yang terletak di belakang sebuah lencana plastik (kartu). Alat ini dapat
berfungsi dengan melalui program komputer yang dikoneksikan
melalui port serial, USB. Cara penggunaannya dengan menyisipkan dan
menggesekkan kartu magnetik pada alat magstripe reader.

Gambar 11.44 Magnetic Stripes Reader


Sumber: https:// industrychronicles.com/

5) Machine Vision System (MVS)


Machine Vision System (MVS) adalah suatu jenis perangkat teknologi
berbasis komputer yang memungkinkan dapat mengidentifikasi, dan
mengenali suatu objek gambar (images) yang diam ataupun yang
bergerak. Hampir sama dengan teknologi kamera pengawas (surveillance
cameras), tetapi dapat memiliki kemampuan untuk menangkap data
gambar, memproses dan mengevaluasinya.

Gambar 11.45 Sistem Kerja Machine Vision


Sumber: https:// qualitastech.com/

6) Portable Data Terminals (PDT)


Portable Data Terminals (PDT) adalah perangkat komputer mobile
yang digunakan untuk entry data dalam bentuk barcode, hampir sama
dengan barcode reader Namun, pada perangkat ini memiliki kelebihan
dimana hasil pemindaian barang dapat tersimpan pada memori

240
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

perangkatnya, yang kemudian dapat di upload atau didownload ke


program komputer.

Gambar 11.46 Portable Data Terminal


Sumber: https:// wishapos.com.au/

H. Penggunaan Peralatan Material Handling


Dalam kegiatan operasional penanganan material ada beberapa hal yang
perlu dipertimbangkan agar pekerjaan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Dalam pemeliharaan alat, ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu:
1. Keterampilan Penggunaan Alat
Tiap penggunaan alat hanya dapat dilakukan oleh operator yang terampil
dalam mengoperasikan peralatan tersebut, dan setiap jenis alat sebaiknya
dapat dioperasikan oleh lebih dari satu operator. Operator harus diberi
pelatihan ulang bila ada metoda penggunaan peralatan material baru yang
akan digunakan atau peralatan baru yang diperkenalkan.
2. Kesalahan Penggunaan Alat
Setiap alat memiliki kapasitas muatan tertentu, untuk menghindari
kesalahan penggunaan alat, maka lingkup tugas dan kapasitas muatan kerja
yang aman (SWL capacities–safe working load capacities) untuk setiap alat
harus diperhatikan. SWL-capacities sebaiknya dicantumkan pada alat. Apabila
memungkinkan pada semua alat berat yang disimpan di gudang sebaiknya
tercantum beratnya. Kapasitas muatan palet harus selalu diperiksa sesuai
dengan kapasitas maksimumnya agar sesuai dengan batas yang diijinkan
pada peralatan material handling yang akan memindahkan. Peralatan material
handling seperti forklift atau loader dapat dikombinasikan dengan beberapa
jenis alat pelengkap; untuk suatu tujuan penggunaan tertentu dan hanya boleh
dipakai sesuai dengan kegunaan jenis alat pelengkap yang ditambahkan.
3. Perawatan dan Pemeliharaan
Semua peralatan yang digunakan dapat rusak karena penggunaan
yang terus-menerus, untuk itu semua alat harus diperiksa secara teratur,
paling sedikit 4 kali dalam satu tahun. Tujuan dari perawatan dan perbaikan
adalah untuk menjamin peralatan selalu siap digunakan. Pada setiap alat
perlu dibuatkan jadwal pemeliharaan untuk diketahui dan dilaksanakan
oleh operator peralatan dan juga dapat digunakan sebagai referensi bagi
pemeriksaan teknis berkala yang dilakukan oleh staf mekanik.

241
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA
Cegah Cedera, Pekerja Harus Paham
Panduan Manual Material Handling (MMH) Yang Benar!

Gambar 11.47 Ilustrasi Cedera Tulang Belakang


Sumber: https://www.safetysign.co.id/news/369/Cegah-Cedera-Pekerja-Harus-Paham-Panduan-Manual-
MaterialHandling-MMH-yang-Benar
Lebih dari setengah juta kasus Musculoskeletal Disorders (MSDs) akibat
Manual Material Handling (MMH) dilaporkan setiap tahunnya di Amerika Serikat.
MSDs ini sering melibatkan cedera pada otot, tendon, ligamen, persendian,
struktur tulang, dan sistem syaraf. ─Centers for Disease Control and Prevention.
Kebanyakan bidang konstruksi, manufaktur, dan pertambangan
memerlukan beberapa tugas penanganan material secara manual atau  manual
material handling  (MMH). MMH merupakan sebuah aktivitas memindahkan
beban oleh tubuh secara manual dalam rentang waktu tertentu.
Selama ini, kebanyakan pekerja menganggap kegiatan MMH hanya
sebatas pada kegiatan mengangkat/ menurunkan  (lifting/ lowering). Padahal
penanganan manual tidak terbatas pada kegiatan tersebut. Occupational Safety
and Health Administration (OSHA)  mengklasifikasikan kegiatan MMH menjadi
lima, di antaranya:
a. Mengangkat/ menurunkan (lifting/ lowering)
b. Mendorong/ menarik (push/ pull)
c. Memutar (twisting)
d. Membawa (carrying)
e. Menahan (holding) 
Setiap pekerjaan yang melibatkan MMH ini mungkin termasuk risiko tinggi
untuk cedera yang berkaitan dengan pekerjaan. Aktivitas MMH yang tidak tepat
dapat menimbulkan kerugian bahkan kecelakaan pada pekerja. Akibat yang
ditimbulkan dari aktivitas MMH yang tidak benar salah satunya adalah gangguan
muskuloskeletal atau musculokeletal disorders (MSDs).
MSDs adalah suatu kondisi yang mengganggu fungsi sendi, ligamen,
otot, saraf, dan tendon. Penggunaan otot yang berlebihan atau otot menerima
beban statis secara berulang dalam jangka waktu yang lama, hal ini dapat
mengakibatkan gangguan pada sistem muskuloskeletal. Gangguan ini dapat
memengaruhi setiap area dalam tubuh, mencakup leher, bahu, pergelangan
tangan, punggung, pinggul, lutut, dan kaki.

242
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA
Sebuah penelitian menunjukkan hampir 25 persen kecelakaan kerja di
Indonesia diakibatkan oleh MMH. Rata-rata pekerja mengalami cedera pada
tulang belakangnya. Para ahli keselamatan pun yakin bahwa cedera tulang
belakang memiliki hubungan yang sangat erat dengan kegiatan MMH.
Tingginya tingkat cedera, penyakit akibat kerja, atau kecelakaan kerja akibat
MMH selain merugikan pekerja, juga akan berdampak buruk terhadap kinerja
perusahaan, di antaranya penurunan produktivitas perusahaan, beban biaya
pengobatan yang cukup tinggi, dan ketidakhadiran pekerja serta penurunan
kualitas kerja.
Sumber: https:// www.safetysign.co.id/ news/ 369/ Cegah-Cedera-Pekerja-Harus-Paham-Panduan-Manual-Material-
Handling-MMH-yang-Benar

JELAJAH INTERNET

Untuk lebih memahami materi seputar material handling, melalui media


internet Anda dapat mengakses link di bawah ini untuk mendapat materi
seputar material handling dan materi lainnya seputar berita keselamatan kerja
di industri. Silahkan askes informasinya melalui link di samping, atau dapat
akses langsung melalui link di bawah ini:
https:// www.safetyandhealthmagazine.com/ articles/ materials-handling-4

243
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

RANGKUMAN

1. Peralatan adalah segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan
untuk membantu dan mempermudah pelaksanaan suatu aktivitas manusia.
2. Gudang adalah sebuah ruangan/ tempat yang digunakan untuk menyimpan
berbagai macam barang.
3. Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi
penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian
dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan agar secara kualitas
dan kuantitas tetap terjamin.
4. Peralatan pergudangan dapat didefinisikan segala bentuk alat atau
peralatan yang dapat dipergunakan untuk membantu kegiatan pengelolaan
gudang seperti penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian,
pengendalian, hingga pemusnahan serta pelaporan logistik.
5. Material handling berdasarkan perumusan yang dibuat oleh American
Material Handling Society (AMHS), pengertian mengenai material handling
dinyatakan sebagai seni dan ilmu yang meliputi penanganan (handling),
pemindahan (moving), pengepakan (packing), penyimpanan (storage),
sekaligus pengendalian/ pengawasan (controlling) dari bahan atau meterial
dengan segala bentuknya.
6. 10 prinsip penanganan material berdasarkan The College-industry Council
on Material Handling Education (CIC-MHE) bekerja sama dengan Material
Handling Institute (MHI) adalah prinsip perencanaan, prinsip standarisasi,
prinsip pekerjaan, prinsip ergonomis, prinsip unit beban, prinsip
pemanfaatan ruang, prinsip sistem, prinsip otomatisasi, prinsip lingkungan,
prinsip biaya siklus hidup.
7. Karakteristik bahan akan berpengaruh pula terhadap penanganan dari
bahan tersebut, seperti ukuran (panjang, lebar, dan tinggi), berat, bentuk,
dan lainnya (mudah pecah, licin, lengket, mudah meledak, atau beku).
8. Metode dalam pengangkutan material terdiri dari 3 (tiga) yaitu block &
tackle, operasi secara manual, dan Forklift trolley or Truck.
9. Jenis peralatan material handling dapat diklasifikasi menjadi peralatan
transportasi, peralatan penentuan posisi, peralatan formasi beban unit,
peralatan penyimpanan, dan peralatan identifikasi dan kontrol.
10. Dalam penggunaan peralatan material handling terdapat kegiatan pada
fasilitas gudang yang harus diperhatikan yaitu keterampilan penggunaan
alat, kesalahan penggunaan alat, perawatan dan pemeliharaan.

244
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Kerjakan secara berpasangan dengan teman sebangkumu, buatlah


sebuah contoh material flow dari satu contoh konkret bentuk material
(individual unit, containerized item, atau bulk material) dari mulai penerimaan,
penyimpanan, hingga distribusi yang disertai peralatan-peralatan apasajakah
yang digunakannya, buatlah dalam sebuah laporan/ slide presentasi, kemudian
presentasikan di depan kelas!

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan jelas, benar, dan
tepat!
1. Jelaskan kembali menurut pendapatmu, apakah yang dimaksud dengan
gudang, peralatan, dan peralatan gudang?
2. Sebutkan tujuan dari pananganan material (material handling)?
3. Sebutkan ada berapakah prinsip dalam penanganan material dan jelaskan
secara singkat prinsip-prinsip tersebut?
4. Jelaskan mengapa karakteristik bahan berpengaruh terhadap penanganan
material serta peralatan material handling yang digunakan? Berikan
contohnya!
5. Jelaskan tiga metode dalam pengangkutan material?
6. Sebutkan 5 (lima) klasifikasi dari jenis peralatan material handling?
7. Sebutkan aktivitas apa saja yang perlu diperhatikan dalam penggunaan
peralatan material handling?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
macam-macam alat pergudangan. Dari semua materi yang sudah dijelaskan pada
bab ini, materi/ bahasan manakah yang paling sulit dipahami menurut pendapat
Anda? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun guru Anda, karena dengan
memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam memahami materi-materi
berikutnya.

245
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BAB ALAT BANTU BERBASIS IT DALAM ADMINISTRASI


XII PERGUDANGAN
BAB XII ALAT BANTU BERBASIS IT DALAM ADMINISTRASI PERGUDANGAN

TUJUAN PEMBELAJARAN

Setelah mempelajari materi alat bantu IT dalam administrasi pergudangan


pada bab ini, melalui kegiatan literasi, diskusi, simulasi, dan praktik diharapkan
peserta didik mampu menjelaskan konsep Warehouse Management System,
mengemukakan manfaat Warehouse Management System, mengidentifikasi
proses kegiatan Warehouse Management System, menguraikan atribut pada
Warehouse Management System, menganalisis pemilihan vendor Warehouse
Management System, menerapkan implementasi Warehouse Management System,
serta menjelaskan penggunaan Software as a Service Warehouse Management
System.

PETA KONSEP

Definisi Warehouse Management System

Manfaat Warehouse Management System


(Warehouse Management System)
ALAT BANTU BERBASIS IT DALAM
ADMINISTRASI PERGUDANGAN

Memilih Warehouse Management System

Proses Kegiatan Utama


Warehouse Management System

Atribut Pada
Warehouse Management System

Memilih Vendor
Warehouse Management System

Implementasi Warehouse Management


System

Penggunaan Saas
Warehouse Management System

KATA KUNCI

Warehouse, Warehouse Management System, Software, Vendor, Provider, ROI,


real-time process, rantai pasok.

246
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENDAHULUAN

Gambar 12.1 Ilustrasi Warehouse Management System


Sumber: https:// www.dreamstime.com/ smart-warehouse-management-system-app-worker-hand-holding-phone-control-
infographic-isometric-vector-illustration-image130685341#_

Dampak dari era revolusi industri 4.0 saat ini dapat terlihat melalui peubahan
pola perilaku pelanggan yang semakin canggih, sebagai contoh kini pelanggan
membutuhkan akses informasi produk dengan cepat, tepat, dan mudah mulai pada
proses transaksinya hingga pada proses pengirimannya ke alamat konsumen.
Menanggapi kebutuhan pelanggan tersebut menuntut perusahaan sebagai produsen
sebuah produk harus dapat memberikan pelayanan dengan spesifikasi kebutuhan
pelanggan tersebut, salah satu aspek pengelolaan di perusahaan yang berdampak
adalah pada fungsi gudang. Fungsi pergerakan dan penyimpanan material di gudang
harus dapat ditangani dengan efektif dan efisien sehingga arus produksi dapat
berjalan dengan lancar dalam memenuhi kebutuhan pasar dan konsumen.

247
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Menghadapi tuntutan perkembangan teknologi dan informasi, harapan


pelanggan, serta tingkat persaingan bisnis yang semakin kompetetif. Proses distribusi
produk atau rantai pasok produk dari produsen ke konsumen harus dapat ditangani
dengan cepat, tepat, dan cermat. Metode pengelolaannya akan berbeda dari setiap
perusahaan, ada yang menggunakan sistem manajemen pergudangan berbasis kertas
yang ditunjang dengan aplikasi spreadsheet sederhana untuk menangani stok secara
baik ada pula yang sudah menggunakan sistem manajemen pergudangan berbasis
aplikasi/ software. Walaupun keduanya tetap dapat dijalankan dalam membantu
proses aktivitas penanganan pergudangan, Namun, tetap saja dapat terbayangkan
bagaimana proses yang akan dilalui jika dengan jumlah stok material yang banyak di
gudang kemudian operator gudang mencari barang hanya mengandalkan dokumen
berbasis kertas tentu akan berbeda dengan proses pencarian barang menggunakan
aplikasi.
Agar perusahaan dapat berkompetisi secara efektif, maka dibutuhkan suatu
sistem manajemen pergudangan berbasis IT melalui aplikasi komputer yang real-
time process. Proses pengelolaan gudang tersebut kemudian dikenal Warehouse
Management System (WMS).

A. Definisi Warehouse Management System (WMS)


Fungsi dasar dari sebuah gudang adalah menyimpan barang pada suatu
tempat dan mengirimkannya untuk disampaikan ke pelanggan. Pada proses
distribusi barang secara utuh dari mulai yang hal kecil hingga hal besar semua
dapat dipantau melalui aplikasi WMS. Jika diimplementasikan secara tepat WMS
dapat menghemat sumber daya perusahaan dalam jumlah yang besar dari proses
produksi dan distribusi melalui pengembangan proses kerja secara lengkap dan
penggunaan fitur analisis bisnis.
Warehouse Management System (WMS) adalah sistem aplikasi yang secara
spesifik digunakan untuk mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini mengatur
segala kegiatan yang ada di area gudang mulai dari penerimaan barang, perpindahan
barang, pengambilan barang, hingga pengiriman barang.
Melalui perkembangan teknologi saat ini, berbagai teknologi dapat dengan
mudah dintegrasikan ke dalam suatu fungsi tertentu, seperti wifi, radio frequency,
bluetooth, email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS, kita dapat
mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian
space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan
dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap
waktu.

B. Manfaat Warehouse Management System (WMS)


Walaupun sistem operasi pergudangan perusahaan dapat berjalan dengan
cukup baik melalui sistem berbasis kertas seperti pada penataan ruang gudang,
pengurangan waktu tempuh pengiriman produk ke pelanggan, Namun, tetap
melalui teknologi sistem aplikasi komputer pengelolaan perusahaan akan lebih
produktif lagi.

248
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Saat ini pelanggan semakin menuntut akan kemudahan dan kecepatan


komunikasi data perusahaan dalam memenuhi keinginannya terhadap suatu
produk, melalui komunikasi data internet kebutuhan pelanggan saat ini dapat
dengan mudah dipenuhi, segala hal dapat tersedia dengan cepat. Namun, demikian
tanggapan yang cepat dari produsen kepada konsumen masih dinilai kurang, hal
tersebut kurang sesuai dengan harapan pelanggan, maka melalui WMS adalah
salah satu solusinya. Divisi penjualan dan pemasaran terkadang juga terpisahkan
untuk mendapat informasi terkini di perusahaan (real time), sementara bagian
keuangan membutuhkan data akurat secara cepat.
Berdasarkan beberapa kendala di atas, dalam rangka meningkatkan
produktivitas, sistem pergudangan (WMS) diharapkan dapat bekerja secara real
time. Dapat mengelola seluruh proses dalam gudang dan memiliki kemampuan
komunikasi dengan sistem dari pihak perusahaan lain, sehingga akan dibahas
selanjutnya persyaratan-persyaratan apa saja yang dibutuhkan oleh WMS.
WMS dapat memproses suatu data dengan cepat dan mengkoordinasikan
pergerakan-pergerakan dalam gudang, WMS dapat memberikan laporan dan
menangani suatu transaksi dalam jumlah besar berdasarkan pengalaman operasi
E-Commerce yang ada di dalamnya. Penggunaan teknologi baru (WMS) pada
sistem operasi perusahaan bukan hanya dapat meningkatkan daya saing di
pasar persaingan Namun, juga dapat sebagai alat yang dapat mempertemukan
permintaan konsumen. Manfaat bagi perusahaan setelah menerapkan Warehouse
Management System (WMS) adalah sebagai berikut:
1. Dapat memantau dan melacak jumlah stok barang secara langsung / real-time;
2. Meningkatkan produktivitas perusahaan;
3. Mendapatkan rekaman stok barang secara akurat;
4. Mengurangi kesalahan pengambilan barang;
5. Meningkatkan daya tanggap proses kerja (responsiveness);
6. Meningkatkan proses pengisian kembali (replenishment);
7. Mengurangi pekerjaan kertas (paperless); dan
8. Pemantauan data jarak jauh (remote data visibility).
Berdasarkan poin-poin di atas, melalui WMS kebutuhan akan informasi yang
akurat dan terkini bagi perusahaan dapat diperoleh dengan mudah, seperti dikutip
dari Tompkins Associaters, manfaat dari informasi yang berkualitas dapat dilihat
dari gambar di bawah ini:

249
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

Gambar 12.2 Manfaat Informasi Berkualitas


Sumber: Tompkins Associates

Ada pepatah mengatakan bahwa sistem IT biayanya dua kali lipat,


membutuhkan waktu dua kali juga untuk menerapkannya dengan baik dan hanya
memberikan keuntugan setengahnya dari sistem manual. Dalam rangka untuk
menghindari pepatah tersebut, maka ada beberapa langkah sederhana yang perlu
dilaksanakan ketika memilih sebuah WMS.

C. Memilih Warehouse Management System


Ketika memilih sebuah sistem pergudangan (WMS) yang tepat, harus
dipahami secara utuh apa kebutuhan dari perusahaan dan persyaratan kunci dari
bisnis, bukan hanya untuk saat ini tapi untuk waktu yang akan dapat pula. Kita
harus memahami apa strategi perusahaan, meyakinkan bahwa kebutuhan khusus
terpenuhi dengan menerapkan WMS sebagai tujuan bisnis perusahaan. Solusi
WMS dapat dikembangkan melalui software yang diciptakan internal atau melalui
pemilihan mitra bisnis yang tepat dan efektif dalam memilih software WMS yang
akan digunakan. Langkah terakhir kita harus mampu menghitung pula bagaimana
nilai pengembalian investasi atau Return on Investment (ROI) dari pembelian WMS.
Untuk memastikan bahwa sistem WMS yang dipilih tepat sesuai dengan
sistem operasi perusahaan, dibawah ini beberapa panduan berdasarkan beberapa
pengalaman terbaik yang dibuat oleh Business Application Software Developers
Association (BASDA) 2009 dan Sage Asepac (2005):

250
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

1. Bentuklah tim kerja proyek


Susunlah sebuah tim yang memilki kemampuan berfikir secara logis
yang akan menetapkan kebutuhan perusahaan dari sebuah sistem WMS dan
fungsi-fungsi yang harus tersedia. Tim yang terpilih harus mewakili dari
bagian keuangan, pemasaran, produksi, IT, dan gudang. Tunjuk pimpinan tim
dan susunlah peran dan tanggung jawab dari masing-masing anggota tim,
sehingga semua anggota tim dapat berperan sesuai dengan kapasitasnya dan
mendukung terhadap tercapaian tujuan proyek.
2. Rancang, rekam, review, dan kembangkan proses yang berjalan saat ini. Tidak
memasukan proses yang buruk atau berlebihan dalam sistem WMS.
Pada tahap pertama dari proses desain sistem WMS adalah mengumpulkan
dan menggabungkan sebanyak mungkin informasi seputar proses dan
prosedur. Setelah itu kita menetapkan proses/ prosedur mana yang dibutuhkan,
hilangkan proses yang buruk. Setelah itu tim harus terlibat dalam proses
implementasi (uji coba) sebelum memperkenalkan WMS ke pihak-pihak lain,
pimpinan tim menugaskan seluruh anggota tim proyek untuk mengidentifikasi
sekiranya ditemukan kekurangan, kesalahan, dan ketidakefisienan. Tim harus
benar-benar memahami pada proses mana akan digunakan alat/ teknologi
baru sehingga dapat tepat biaya. Pada tahap akhir tim kerja proyek harus
dapat mengkomunikasi WMS kepada pihak internal di tiap departemen dan
eksternal kepada pihak pelanggan, pemasok, dan penyedia jasa transportasi.
3. Ciptakan fungsi utama yang dibutuhkan pada sistem baru.
Tiap anggota tim kerja proyek dituntut untuk dapat mengkompilasi daftar
fungsi-fungsi utama pada sistem dan menyusunnya dalam daftar peringkat
berdasarkan kepentingannya dan esensinya. Kemudian membuatkan daftar
persyaratan utama atau kebutuhan tertentu dari tahapan atau proses yang
dijalankan.
4. Gabungkan perencanaan pengembangan di masa depan dalam persyaratan
sistem.
Walaupun sulit untuk dapat memproyeksikan atau meramalkan kondisi
kedepan, kita harus dapat menggunakan akses kita untuk kepentingan waktu
yang akan datang dalam satu tahun kedepan atau lainnya.
5. Buatkan daftar manfaat yang didapatkan perusahaan melalui penerapan WMS.
Sistem WMS yang baik akan dapat meningkatkan produktivitas pekerja,
ruangan serta peralatan, meningkatkan komunikasi dengan tepat. Semua hal
tersebut harus dibuatkan dalam sebuah daftar selain laporan pengembalian
investasi.
6. Lakukan penelitian dan pendekatan kepada beberapa vendor dan lakukan
seleksi terhadap vendor WMS yang dapat menjadi solusi perusahaan.
Pada tahap ini pastikan tim proyek perusahaan harus mendapatkan
informasi dengan lengkap dan tepat seputar vendor pengembang WMS, sistem
yang dikembangkan apakah menggabungkan sistem berbasis ERP (Enterprise
Resouces Planning) atau sistem lainnya, apakah diperlukan pendampingan
selama implementasi, atau konsultan khusus.

251
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

7. Kunjungi situs-situs referensi untuk melihat efektivitas pengoperasian dan


mendiskusikan manfaat sistem WMS yang digunakan sejak diimplementasikan.
Selain dapat pula mengunjungi situs penyedia WMS secara online melalui
internet, berdiskusi dengan pengguna sistem sebelumnya, dan lainnya.
8. Buatlah laporan ROI (Return On Invesment)
Setelah melakukan penelitian dan pendekatan yang cukup, sebelum
menetapkan keputusan, kita harus membuat sebuah perhitungan potensi
pengembalian investasi (ROI) dengan dibantu bersama dengan tim keuangan.
Biaya-biaya yang muncul dari penerapan WMS dapat diuraikan sebagai berikut:
a. Lisensi software
b. Layanan Profesional
c. Biaya Pengembangan
d. Biaya Pendukung
e. Biaya Perangkat Keras dan Insfrastruktur
Selain biaya di atas dimungkinkan ada biaya-biaya lainnya yang perlu
dipertimbangakan dalam investasi WMS, seperti biaya akomodasi, transportasi,
dan periode waktu kerja.

D. Proses Kegiatan Utama WMS


Mungkin akan menjadi sebuah perdebatan bahwa tidak semua perusahaan
membutuhkan WMS. Faktanya, tantangan terbesar saat memperkenalkan sebuah
WMS bukan pada ketepatan pemilihan sistemnya, Namun, bagaimana meyakinkan
tim manajemen bahwa WMS dibutuhkan dalam sistem kerjanya. Ketika sistem
WMS telah diimplementasikan, bagian keuangan, penjualan, dan marketing sangat
antusias dan senang, karena melalui pengelolaan alur kerja gudang yang teratur
dapat meningkatkan visibilitas data stok barang, dan data inventori secara lebih
baik lagi. Proses kerja pada WMS umumnya terdiri dari 5 tahapan yaitu:

Gambar 12.3 Proses Kegiatan Utama WMS


Sumber: Hasil Interpretasi Pribadi

252
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN
Proses kegiatan utama pada WMS merupakan gambaran dari kegiatan yang
dilaksanakan di pergudangan, kegiatan di awali mulai dari perencanaan stok oleh
manager gudang yang menggambarkan seluruh aktivitas pengelolaan yang ada di
gudang termasuk secara spesifik bagaimana perencanaan dari setiap stok bahan-
bahan yang tersimpan di gudang. Ketika barang datang, pada prosesnya perlu
disimpan dalam gudang dengan tepat pada tempat atau lokasi yang sesuai.
Berdasarkan permintaan barang di gudang oleh pihak internal maupun
eksternal, barang-barang yang tersimpan dikeluarkan dan dikemas berdasarkan
kebutuhan dan jenis karakter bahan, kemudian dikirimkan ke pihak yang
berkepentingan melalui moda transportasi tertentu dan dapat diawasi progres
pengirimannya menggunakan fasilitas tracking.

E. Atribut Pada WMS


Dalam rangka untuk membuat WMS yang diterapkan lebih efektif, sebuah
WMS memiliki atribut (Ruriani, 2003) yang harus diperhatikan diantaranya adalah
sebagai berikut:
1. Kemampuan untuk berinteraksi dengan sistem lain;
2. Modular dan terukur;
3. Aksesibel/ Mudah di Akses;
4. Mudah dioperasikan;
5. Sistem standar;
6. Sesuai dengan kebutuhan;
7. Mampu mendukung praktik terbaik gudang; dan
8. Kemampuan pelaporan.

F. Memilih Vendor WMS


Pembelian software WMS bukanlah pembelian sembarangan dari hasil lelang
elektronik/ pengadaan biasa pada umumnya. Seperti banyak penawaran layanan
besar seperti outsourcing, kemungkinan besar keberahasilan dari proyek pada
akhirnya adalah hubungan Anda dengan orang-orang dari vendor software WMS.
Pembelian software WMS merupakan sesuatu yang penting. Oleh karena itu, kita
harus bertemu dengan pihak vendor tidak hanya staf penjualannya tetapi juga
staf operasi dan dukungan layanan. Aspek- aspek utama yang harus dicari terkait
pemilihan vendor meliputi:
1. Pengalaman. Lihatlah bagaimana pihak provider memperkerjakan karyawannya
dalam pengalaman operasionalnya, kemampuan untuk memproses WMS
berkelas. Selain pada pengalaman stafnya dalam hal operasional, lihatlah
pula bagaimana pihak provider benar-benar memahami persyaratan dan
kebutuhan kita, pilihlah vendor yang mampu mendengarkan dan memahami
secara efektif perusahaan secara penuh.
2. Usia Provider. Cek terlebih dahulu sudah berapa lama mereka berbisnis
dibidang WMS dan bagaimana reputasinya, dan penjaminannya.
3. Pilihlah vendor yang lebih menekankan pada manfaat bukan hanya dari
fitur-fitur yang diberikan. Selain itu pilihlah vendor yang telah menjalankan
sistem WMS pada klien-kliennya di industri yang sesuai dengan jenis usaha
perusahaan kita.

253
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

4. Pastikan vendor bukan hanya menyediakan layanan instalasi software WMS


tetapi juga yang memberikan layanan pelatihan, pemeliharaan, dan layanan
bantuan.
5. Pastikan pula vendor yang dipilih adalah vendor yang memiliki perhatian
secara terus menerus terhadap perkembangan dan tuntutan peubahan di
masa yang akan datang terhadap produknya (future product enhancements).
6. Pilihlah vendor yang membuat kita nyaman bekerja, usahakan mencari vendor
yang memiliki persamaan kultur organisasi, memiliki profesionalisme dan
benar-benar bekerja di bidang industri. Kita dapat mencoba untuk berkunjung
ke situs-situs dari para klien vendor.
7. Pilihlah vendor yang memiliki kejelasan pembiayaann dan mampu memberikan
pembiayaan yang realistis terkait layanannya, serta biaya modifikasi jika
diperlukan, tetapkan bagaimana perjanjiannya ketika tenaga IT di perusahaan
ingin mengembangkan fitur atau layanan dari software WMS.
8. Sumber daya. Pastikan vendor WMS menyediakan dukungan secara penuh
selama proses implementasi di perusahaan kita.
9. Pilihkan pasangan vendor yang memiliki jumlah staf yang cukup dalam bidang
penanganan keluhan atau layanan bantuan jika diperlukan selama 24 jam,
terlebih jika memang vendor beraal dari luar negeri.
10. Pilihlah vendor/ provider yang memiliki kerjasama dengan vendor perangkat
keras.(hardware), sehingga dimungkinkan jika terjadi pergantian komponen
dapat dengan mudah teratasi.

G. Implementasi WMS
Setelah proses penetapan keputusan vendor di ambil oleh manajemen
perusahaan, selanjutnya hal penting yang harus diperhatikan adalah terkait aturan-
aturan yang harus dijalankan selama proses implementasi dari WMS. Berikut adalah
beberapa hal utama yang perlu dilakukan saat implementasi sistem baru:
1. Diskusikan dengan manajemen perusahaan waktu yang tepat untuk
memperkenalkan sistem baru. Pastikan saat kegiatan sosialisasi diikuti oleh
seluruh karyawan perusahaan.
2. Buatlah kesepakatan antara pihak vendor dan tim proyek perusahaan dalam
membuat perencanaan program implementasi yang realistis.
3. Pastikan ketersediaan/ kesanggupan seluruh staf perusahaan untuk selalu
hadir selama tahap implementasi.
4. Tentukan batas waktu dalam pencapaian setiap proses, serta buatkan suatu
langkah demi langkah (milestone) implementasi WMS di perusahaan.
5. Tunjuk beberapa staf terbaik yang dapat melatih karyawan lainnya saat melatih
karyawan baru atau ketika mendapati permasalahan.
6. Susunlah sebuah agenda pelatihan bagi seluruh staff termasuk program
induksi bagi karyawan-karyawan baru.
7. Tidak melakukan modifikasi sistem selama sistem belum benar-benar berjalan
sesuai spesifikasi perencanaan yang ditetapkan.
8. Selalu memonitoring dan mengevaluasi seluruh aktivitas yang dilakukan
sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan.

254
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

MATERI PEMBELAJARAN

H. Penggunaan Software as a Service (SaaS) WMS


Sebuah perusahaan yang telah menetapkan kebutuhannya akan WMS Namun,
tidak memiliki cukup dana yang dikeluarkan untuk membeli sebuah software WMS
memiliki alternatif untuk menerapkan WMS di perusahaannya.
Software as a Service (SaaS) WMS merupakan suatu aplikasi berbasis internet
yang dikembangkan, di-hosting, dan dikelola oleh penyedia perangkat lunak pihak
ketiga dengan menggunakan server yang aman. Vendor menyewakan sistem ke
kliennya, dan klien dapat memilih berbagai modul yang disediakan kemudian
membayar sesuai dengan layanan yang digunakan. Berikut beberapa keuntungan
dari layanan software ini:
1. Biaya yang relatif murah;
2. Mengurangi biaya awal pembuatan software;
3. Tingkat pembelajaran mudah, sehingga dapat diadaptasi oleh seluruh tenaga
kerja;
4. Skalabilitas dan aksesibilitas yang mudah;
5. Dapat diupgrade secara cepat;
6. Dapat dimodifikasi oleh pengguna; dan
7. Kemudahan untuk menggunakan layanan, dapat kapan saja mengaktifkan atau
menonaktifkan layanannya.
Sistem software ini sangat menarik bagi perusahaan-perusahan baru (start-
up) yang berskala usaha kecil dan menengah (UKM), walau dapat juga digunakan
oleh perusahaan berskala besar yang membutuhkan layanan sewaktu (temporer)
terkait suatu modul pada software. Potensi kelemahan dan kekurangan dari sistem
software ini adalah terkait koneksi internet yang buruk pada suatu waktu, dan
juga keamanan data perusahaan. Seperti hal-hal dalam kehidupan, menyewa atau
me-rental sesuatu dalam jangka waktu panjang jika dihitung-hitung akan menjadi
biaya yang tinggi.

255
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

CAKRAWALA

Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih ke WMS

Bisnis.com, JAKARTA–Tren pengelolaan pergudangan kini mulai beralih ke


Warehouse Management System seiring dengan meningkatnya tuntutan dari
perkembangan teknologi dan tumbuhnya perdagangan elektronik. Director
PT Intramega Global Nyoman Ari Wijaya mengatakan beralihnya pengelolaan
gudang tradisional atau manual ke Warehouse Management System (WMS) juga
didorong oleh pertumbuhan industri ritel dan logistik.
“Jadi, yang tadinya dari tradisional warehouse, mulai beralih ke WMS.
Lalu, langkah selanjutnya menjadi automation. Mulai ada permintaan banyak,”
ujarnya, Selasa (18/ 9/ 2018).
WMS merupakan sistem yang membantu stakeholder terkait pengelolaan
pergerakan barang dari dan ke dalam gudang sehingga dapat mempercepat
proses lead time secara otomatis. Selain itu, sistem ini digunakan untuk
mengetahui semua transaksi Inventory dan jumlah stok lebih cepat dan akurat
secara real time, dapat mengatur lokasi penyimpanan barang secara optimal,
serta dapat melakukan alur distribusi barang dengan baik.
“Ini didukung pertumbuhan ritel, middle market yang bertumbuh sehingga
daya beli tumbuh, yang juga menyebabkan logistik juga tumbuh. Orang sekarang
beli barang sedikit tapi minta cepat,” tutur Nyoman.
Sayangnya, dia tidak mengatakan berapa jumlah peningkatan tersebut.
Yan, pasti benefit yang diperoleh dari WMS cukup banyak, salah satunya bisa
memangkas biaya. Selain itu, produktivitas pun diklaim lebih tinggi mengingat
sudah terintegrasi dengan sistem otomasi. Nyoman mencontohkan, salah satu
konsumennya pernah mempekerjakan orang hanya untuk membawa barang
dengan troli dari satu tempat ke tempat lain, padahal hal itu bisa dilakukan
dengan otomasi.
“Sehingga, orang itu bisa mengerjakan pekerjaan yang lebih penting. Jadi,
hal-hal seperti itu yang membantu pekerjaan di gudang lebih efisien,” ucapnya.
Tingginya biaya logistik di Indonesia disebut tidak hanya berasal dari segi
infrastruktur tapi juga pengelolaan gudang yang kurang efisien. Oleh karena itu,
Intramega Global bersama-sama dengan Manhattan Associates menawarkan
solusi dalam pengelolaan gudang. Perusahaan itu pun telah melakukan
penyempurnaan yang signifikan terhadap solusi WMS.
Penyempurnaan ini adalah untuk membantu pelaku ritel, distributor,
dan perusahaan logistik meningkatkan fleksibilitas pesanan, memaksimalkan
pemanfaatan aset, serta memperluas mobilitas alur kerja.
“Peningkatan kecepatan dan efisiensi, visibilitas, serta sistem yang lebih
dapat diandalkan menjadi kebutuhan di seluruh rantai pasok, di mana hal
tersebut mempengaruhi operasi gudang,” kata Managing Director Manhattan
Associates Asia Tenggara Richard Wright. Peningkatan itu antara lain dalam hal
order streaming, warehouse execution system, dan kontrol distribusi terpadu.

Sumber: https:// ekonomi.bisnis.com/ read/ 20180919/ 98/ 839779/ pengelolaan-bisnis-pergudangan-mulai-


beralih-ke-wms diakses Tanggal 9 Desember 2019

256
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

JELAJAH INTERNET

Untuk dapat lebih meningkatkan


pemahaman tentang Warehouse Management
System atau WMS, melalui media internet
terdapat sebuah situs yang sering memberikan
informasi dan tips seputar kegiatan WMS,
sehingga Anda secara praktis dapat belajar dari
pengalaman-pengalaman implementasi WMS
yang baik. Adapun link websitenya dapat Anda
akses melalui QR code yang tertera di samping,
atau langsung melalui link:
https:// www.hashmicro.com/ id/ blog/
mengoptimalkan-manajemen-gudang-retail/
amp/

RANGKUMAN

1. Warehouse Management System (WMS) adalah sistem aplikasi yang secara


spesifik digunakan untuk mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini
mengatur segala kegiatan yang ada di area gudang mulai dari penerimaan
barang, perpindahan barang, pengambilan barang, hingga pengiriman
barang.
2. WMS dapat memproses suatu data dengan cepat dan mengkoordinasikan
pergerakan-pergerakan dalam gudang, WMS dapat memberikan laporan dan
menangani suatu transaksi dalam jumlah besar berdasarkan pengalaman
operasi E-Commerce yang ada di dalamnya. Penggunaan teknologi baru
(WMS) pada sistem operasi perusahaan bukan hanya dapat meningkatkan
daya saing di pasar persaingan Namun, juga dapat sebagai alat yang dapat
mempertemukan permintaan konsumen.
3. Proses kerja pada WMS umumnya terdiri dari 5 tahapan yaitu stock planning,
receiving and Putaway, location management, order Picking and packing,
transport and tracking.
4. Software as a Service (SaaS) WMS merupakan suatu aplikasi berbasis internet
yang dikembangkan, di-hosting, dan dikelola oleh penyedia perangkat lunak
pihak ketiga dengan menggunakan server yang aman.
5. Keuntungan dari layanan software SaaS adalah biaya yang relatif murah;
dapat mengurangi biaya awal pembuatan software, tingkat pembelajaran
mudah,sehingga dapat diadaptasi oleh seluruh tenaga kerja; skalabilitas dan
aksesibilitas yang mudah:pat diupgrade secara cepat; dapat dimodifikasi
oleh pengguna; kemudahan untuk menggunakan layanan, dapat kapan saja
mengaktifkan atau menonaktifkan layanannya.

257
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

TUGAS MANDIRI

Kerjakan secara berkelompok dengan 4 temanmu di ruang praktik


kompetensi keahlian sekolah. Download sebuah aplikasi WMS (versi percobaan/
trial version) lalu instalkan pada komputer di ruang praktik, ujicobakan software
tersebut pada semua fitur yang dimilikinya, dokumentasikan proses-proses
penggunaan aplikasi tersebut, lalu presentasikan di depan kelas terkait prosedur
penggunaan aplikasi WMS yang digunakan.

PENILAIAN AKHIR BAB

Jawablah pertanyaan di bawah ini secara mandiri dengan tepat, jelas, dan
benar!
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan Warehouse Management System?
2. Uraikan apasaja manfaat dari Warehouse Management System?
3. Gambarkan proses kegiatan utama dari sebuah WMS?
4. Sebutkan apasajakah atribut yang tersedia pada WMS?
5. Sebutkan 5 (lima) contoh aplikasi WMS?

REFLEKSI

Setelah mempelajari bab ini, Anda tentu menjadi lebih memahami tentang
alat bantu IT dalam bidang Administrasi Perkantoran. Dari semua materi yang
sudah dijelaskan pada bab ini, materi/ bahasan manakah yang paling sulit
dipahami menurut pendapat Anda? Coba Anda diskusikan dengan teman maupun
guru Anda, karena dengan memahami bab ini kalian akan sangat terbantu dalam
memahami materi-materi berikutnya.

258
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

A. Pilihan Ganda
Pilihlah satu jawaban yang paling tepat!
1. Yang bukan termasuk bahan kimia yang karena reaksi kimia dapat
mengakibatkan kerusakan apabila kontak dengan jaringan tubuh atau bahan
lain adalah ...
a. Klor
b. Belerang dioksida
c. Asam klorida
d. Asam sulfat
e. Metanol

2. Bahan kimia yang berbahaya bagi lingkungan terutama dapat menyebabkan


kematian ikan/ organisme akuatik adalah ...
a. Tributil timah klorida
b. Diklorometan
c. Kalium permanganat
d. Asam nitrat
e. Ammonium nitrat

3. Urutan jalur bahan kimia saat masuk ke dalam tubuh adalah ...
a. Absorpsi kulit; Absorpsi mata; Pencernaan, Hidung
b. Absorpsi mata; Absorpsi kulit; Mulut; Hidung
c. Inhalation; Absorpsi kulit; Absorpsi mata; Pencernaan
d. Absorpsi mata; Absorpsi kulit; Mulut; Hidung
e. Pencernaan; Hidung, Kulit; Mata

4. Definisi dari STEL (Short Term Exposure Limit) adalah...


a. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 25
menit)
b. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 20
menit)
c. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 17
menit)
d. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 15
menit)
e. Keterpaan yang diperbolehkan melebihi NABuntuk waktu pendek (+ 10
menit)

5. Dampak kesehatan terhadap penggunaan formalin dalam waktu yang lama


akan mengakibatkan ...
a. Darah sukar membeku
b. Menurunkan daya ingat
c. Penyakit kanker pada lambung
d. Tulang menjadi keropos
e. Menurunkan kekebalan tubuh

6. Kategori barang berbahaya yang dilarang diangkut karena akibat yang


ditimbulkan dapat membahayakan keselamatan penerbangan adalah ...

259
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
a. Explosive; Flammable; Dangerous Goods; Dangerous Article
b. Toxic; Corrosive; Flammable; Explosive
c. Oxidation; Compressed Gases; Harmfull; Dangerous for invironment
d. Explosive; Weapons; Dangerous Goods; Dangerous Article
e. Explosive; Flammable; Dangerous Goods; Dangerous for invironment

7. Prosedur penyimpanan barang berbahaya yang tepat adalah ...


a. Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat; Aman
dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana; Tata letak
dan pengaturan penempatan bahan; Gudang tempat penyimpanan bahan
kimia harus dibuat sedemikian rupa
b. Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa;
Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat; Aman
dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana; Tata letak
dan pengaturan penempatan bahan
c. Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa;
Aman dari beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana; Tata
letak dan pengaturan penempatan bahan; Suhu di dalam ruangan dapat
terjaga konstan dan aman setiap saat
d. Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa,
sehingga aman dari pengaruh alam dan lingkungan sekitarnya, seperti
memiliki sistem sirkulasi udara dan ventilasi yang cukup baik; Tata letak
dan pengaturan penempatan bahan; Suhu di dalam ruangan dapat terjaga
konstan dan aman setiap saat; Aman dari beberapa gangguan biologis;
Aman dari potensi bencana
e. Suhu di dalam ruangan dapat terjaga konstan dan aman setiap saat;
Gudang tempat penyimpanan bahan kimia harus dibuat sedemikian rupa,
sehingga aman dari pengaruh alam dan lingkungan sekitarnya, seperti
memiliki sistem sirkulasi udara dan ventilasi yang cukup baik; Aman dari
beberapa gangguan biologis; Aman dari potensi bencana; Tata
letak dan pengaturan penempatan bahan

8. Syarat penyimpanan untuk bahan mudah terbakar adalah ...


a. Disimpan pada tempat dengan alas yang kering, rata, dan kuat
b. Ruangan dingin dan berventilasi
c. Jauh dari bahaya kebakaran
d. Dipisahkan dari bahan-bahan yang mungkin bereaksi
e. Kran dari saluran gas harus tetap dalam keadaan tertutup rapat jika tidak
sedang dipergunakan

9. Regulasi yang mengatur tentang keselamatan kerja adalah ...


a. UU No.1 Thn 1971
b. UU No.2 Thn 1977
c. UU No.1 hn 1977
d. UU No.1 Thn 1970
e. UUD’45 Pasal 29

10. Di bawah ini merupakan contoh zat kimia berbahaya yang mungkin terkandung
di udara dan dilarang adalah ...

260
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
a. Karbondioksida
b. Uap Air
c. Ozon
d. Aseton
e. Oksigen

11. Formulir delivery order terdiri dari 3 lembar kertas yang berwarna putih, merah,
dan kuning. Adapun kegunaan lembar ketiga yang berwarna kuning adalah ...
a. dijadikan sebagai arsip bagi yang menerbitkan delivery order
b. dijadikan sebagai arsip bagi kepala gudang
c. dijadikan sebagai bukti transaksi pembelian dan berperan untuk
penagihan dikemudian hari
d. dijadikan arsip bagi pemesan barang dan nantinya akan digunakan
sebagai patokan untuk penjualan barang ke pelanggan
e. dijadikan sebagai bukti untuk meminta barang ke gudang

12. Dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi rangkuman barang atau
jasa yang mereka beli dari penjual atau pemasok disebut ...
a. delivery order
b. purchase order
c. formulir Inventory report
d. formulir perencanaan stock opname
e. formulir persediaan barang

13. Perhatikan gambar dibawah ini untuk menjawab soal nomor 13!

Gambar di atas merupakan alat kearsipan yang disebut ...


a. cardex
b. map arsip
c. ordner
d. label
e. paper tray

261
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
14. Perhatikan penyataan di bawah ini !
(1) Pemeriksaan arsip, memberi tanda, mengindeks arsip, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(2) Memberi tanda, pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(3) Pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, menyortir arsip, memberi tanda,
dan menyimpan arsip
(4) Pemeriksaan arsip, mengindeks arsip, memberi tanda, menyortir arsip,
dan menyimpan arsip
(5) Pemeriksaan arsip, menyortir arsip, memberi tanda, mengindeks arsip,
dan menyimpan arsip
Berdasarkan pernyataan di atas, yang menunjukkan langkah yang benar dan
tepat dalam proses penyimpanan arsip adalah ...
a. (1)
b. (2)
c. (3)
d. (4)
e. (5)

15. Suatu aktivitas yang dilakukan oleh pegawai perusahaan dalam memberikan
layanan pemenuhan kebutuhan pelanggannya sehingga tercipta kepuasan
pelanggan dan kesetiaan pelanggan terhadap produk/ jasa perusahaan
disebut ...
a. pelanggan
b. pelayanan
c. pelayanan pelanggan
d. kepuasan pelanggan
e. harapan pelanggan

16. Kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang memiliki pengaruh pada
performa pekerjaan atau perusahaan merupakan jenis pelanggan yang
disebut ...
a. pelanggan internal
b. pelanggan antara
c. pelanggan eksternal
d. pelanggan informal
e. pelanggan non formal

17. Perhatikan pernyataan di bawah ini!


(1) Kerjasama/ saling membantu
(2) Kesesuaian dengan kebutuhan produk/ jasa
(3) Harganya kompetitif
(4) Pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan
(5) Kompensasi/ kesejahteraan
(6) Sistem dan struktur kerja yang efisien
Dari pernyataan di atas, yang termasuk ke dalam harapan dari pelanggan
eksternal adalah ...

262
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
a. (1), (3), (5)
b. (2), (4), (6)
c. (1), (2), (6)
d. (2), (3), (4)
e. (3), (4), (5)
18. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)
dapat terjadi karena ...
a. kebutuhan individu, iklan, pengalaman masa lalu, dan hasil survey
b. kebutuhan individu, rasional, empati dan pengalaman masa lalu
c. kebutuhan individu, rekomendasi orang lain, pengalaman masa lalu, dan
iklan
d. kebutuhan sehari-hari, iklan, hasil survey, dan rekomendasi orang lain
e. kebutuhan sehari-hari, hasil survey, empati, dan rasional

19. Harapan pelanggan atau ekspektasi pelanggan menurut Kertajaya (2004)


terjadi karena ...
a. kebutuhan individu, rekomendasi dari orang lain, pengalaman masa lalu,
dan iklan
b. kebutuhan sehari-hari, rekomendasi dari orang lain, empati, dan iklan
c. kebutuhan individu, rekomendasi dari orang lain, empati dan iklan
d. kebutuhan sehari-hari, empati, pengalaman masa lalu dan iklan
e. kebutuhan individu, empati, rekomendasi orang lain dan pengalaman
masa lalu

20. Pernyataan yang paling tepat seputar definisi peralatan di bawah ini adalah ...
a. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan kapan saja
dan dimana saja sehari-hari
b. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan oleh manusia
dalam berkerja sehari-hari
c. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan untuk
membantu mempermudah aktivitas manusia
d. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan manusia
sehari-hari di kantor, maupun di rumah
e. Segala bentuk alat dan peralatan yang dapat dipergunakan manusia
sehari-hari dengan memanfaatkan teknologi

21. Yang tidak termasuk dalam kegiatan pengelolaan gudang adalah ...
a. Pengadaan
b. Penerimaan
c. Penyimpanan
d. Pemeliharaan
e. Pendistribusian

22. Yang tidak termasuk dalam tujuan material handling adalah ...
a. Meminimalkan biaya-biaya penanganan material
b. Meminimalkan gangguan dan penundaan penyediaan bahan
c. Meningkatkan kapasitas produksi dan fasilitas produksi
d. Menjaga keamanan dalam penanganan material
e. Meningkatkan semangat dan motivasi kerja karyawan

263
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
23. Prinsip penanganan material yang mengatur agar semua metode
penanganan material dilakukan secara baku sesuai batasan-batasan yang
telah ditetapkan, merupakan prinsip penanganan material ...
a. Prinsip perencanaan
b. Prinsip standarisasi
c. Prinsip pekerjaan
d. Prinsip ergonomi
e. Prinsip unit beban

24. Contoh dari bahan-bahan yang termasuk dalam bulk material (curah)
adalah...
a. Suku cadang
b. Kartoon
c. Peti
d. Tas
e. Batu bara

25. Conveyors (sabuk penghantar) termasuk ke dalam jenis peralatan material


handling ...
a. Transport equipment
b. Positioning equipment
c. Unit Load Formation Equipment
d. Storage Equipment
e. Identification and Control Equipment

26. Perhatikan gambar di bawah ini untuk menjawab soal nomor 26!

Jenis peralatan transportasi (truk industri) di atas adalah ...

a. Hand truck
b. Walkie stacker
c. Counterbalanced Lift Truck
d. Narrow-Aisle (NA) Reach Truck
e. Automatic Guided Vehicle

264
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN
PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP

27. Peralatan dasaran dari sebuah material sehingga dapat dimasukan fork saat
pemindahan material, umumnya berbahan kayu berukuran 48 x 40 inci
adalah ...
a. Pallets
b. Skids
c. Slipsheets
d. Tote pans
e. Boxes

28. Yang tidak termasuk manfaat dari penerapan Warehouse Management System
adalah ...
a. Dapat melacak dan memantau jumlah stok barang secara langsung
b. Meningkatkan produktivitas pengelolaan gudang perusahaan
c. Mengurangi kesalahan pengambilan barang di gudang
d. Mengurangi pekerjaan kertas (paperless)
e. Meningkatkan kapasitas beban kerja karyawan gudang

29. Alasan yang paling mendasar diperlukannya tim kerja proyek dalam kegiatan
awal pemilihan Warehouse Management System adalah ...
a. Dengan dibentuknya tim kerja proyek kegiatan pengumpulan data dan
informasi perusahaan akan mudah ditangani.
b. Penunjukan tim kerja proyek merupakan bentuk formalitas pelaksanaan
persyaratan yang harus dilaksanakan dalam implementasi warehouse
management system.
c. Melalui kemampuannya berfikir secara logis sesuai bidangnya, maka
tim kerja proyek akan dapat menetapkan kebutuhan perusahaan sesuai
fungsi-fungsinya yang dibutuhkan dengan tepat.
d. Melalui penunjukan tim kerja proyek perusahaan akan mengetahui daftar
peralatan dan teknologi yang harus dipersiapkan.
e. Melalui penunjukan tim kerja proyek perusahaan
akan mengetahui tahapan-tahapan yang akan dilalaui
dalam menerapkan warehouse management system

30. Perhatikan gambar di bawah ini untuk menjawab soal nomor 4!

Proses kegiatan utama WMS yang merupakan gambaran dari kegiatan “location
management” ditunjukan pada gambar nomor ...

265
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

PENILAIAN AKHIR
SEMESTER GENAP
a. 1
b. 2
c. 3
d. 4
e. 5

B. Uraian/ Essay
Kerjakan soal di bawah ini dengan baik dan benar!
1. Sebutkan dan uraikan secara singkat berapa banyakkah kelompok kemasan
yang diatur dalam IATA berkaitan dengan barang berbahaya?
2. Sebutkan regulasi yang mengatur klasifikasi barang berbahaya di Indonesia?
3. Sebuah bahan kimia baru (cairan) memiliki 2 jenis bahaya, bahaya tersebut
adalah Divisi 5.1 kelompok kemasan II dan Klas 8 kemasan II. Yang manakah
yang akan mengambil peran dominan?
4. Uraikan apa yang Anda lakukan, bila melihat barang berbahaya dicurigai rusak
atau bocor?
5. Sebutkan termasuk dalam kategori apakah bahan trinitrotuluen, dinitrotuluena,
dan dibenzoilperolsida?
6. Jelaskan bagaimanakah seharusnya attitude atau sikap seorang staf/ karyawan
ketika berhadapan dengan tipe pelanggan yang cerewet, emosional, dan
bertele-tele berdasarkan konsep pelayanan prima?
7. Jelaskan hal-hal apasajakah yang harus diperhatikan dalam penanganan
material berdasarkan prinsip perencanaan yang dikemukan oleh College-
industry Council on Material Handling Education (CIC-MHE) dan Material
Handling Institute (MHI)?
8. Sebutkan masing-masing 2 (dua) buah contoh peralatan dari 5 (lima) jenis
peralatan material handling?
9. Uraikan secara singkat apasajakah keuntungan dan kelemahan penerapan
WMS di sebuah perusahaan?
10. Jelaskan kembali menurut pendapat Anda maksud dari penggunaan teknologi
baru (WMS) pada sistem operasi perusahaan bukan hanya dapat meningkatkan
daya saing di pasar persaingan Namun, juga dapat sebagai alat yang dapat
mempertemukan permintaan konsumen?

266
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Akhimelita, Lita. (2013). Teknik Industri Peralatan Gudang Kls. 11. Semester 4. Jakarta:
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI.
Amsyah, Zulkifli. (2003). Manajemen Kearsipan Modern. Jakarta: PT Gramedia
Bowersox, Donald J. (2002). Manajemen Logistik 1: Intergrasi Sistem-Sistem Manajemen
Distribusi Fisik Dan Manajemen Material. Jakarta: Penerbit: PT Bumi Aksara
Bowersox, Donald J. (2004). Manajemen Logistik 2: Intergrasi Sistem-Sistem Manajemen
Distribusi Fisik Dan Manajemen Material. Jakarta: Penerbit: PT Bumi Aksara
Laudon, K. C. & Laudon, J. P. (2002). Management Information Systems: Managing the
digital firm (11th ed.). Upper Saddle River, New Jersey: Prentice-Hall, Inc.
Lucas, Robert W. (2015). Customer Service: Skill For Success. Sixth Edition. New York:
McGraw-Hill Education.
Martono. (2011). Transportasi Bahan dan/ atau Barang Berbahaya dengan Pesawat
Udara berdasarkan UU RI No I Tahun 2009. Depok: Rajawali Pers.
Rainer, R. K. & Cegielski, C. G. (2013). Introduction to Information System (4th ed.).
Hoboken, New Jersey: John Wiley & Sons, Inc.
Richards, Gwynne. (2018). Warehouse Management 3rd Edition, A Complete Guide To
Improving Efficiency and Minimizing Cost In The Modern Warehouse. New York:
Kogan Paga Limited.
Rizaldy, Wynd & Rifni, Muhammad. (2013). Manajemen Penanganan Barang-Barang
Berbahaya Pada Angkutan Udara, Buku Panduan IATA DGR Edisi Pertama. Jakarta:
Penerbit Mitra Wacana Media
Rushton, Alan. Dkk. (2013). The Handbook of Logistics and Distribution Management,
5th Edition. London UK: Kogan Page Limited
Stephens, Matthew P. & Meyers, Fred E. (2013). Manufacturing Facilities, Design &
Material Handling. Fifth Edition. Indiana: Purdue University Press
Sutarman. (2017). Dasar-Dasar Manajemen Logistik. Bandung: Penerbit Refika Aditama
Syarifuddin Pandiangan. (2017). Operasional Manajemen Pergudangan Panduan
Pengelolaan Gudang. Jakarta: Penerbit Mitra Wacana Media
Waters, Donald. (2003). Logistics: An Introduction to Supply Chain Management. New
York: Palgrave Macmillan 2005. Documents and Forms. Switzerland: International
Federation of Freight Forwarders Associations (FIATA)
Al Alamudi, Arifin. (2019, 28 Maret). Kamu Wajib Tahu! Ini Daftar 9 Barang yang Dila-
rang Dibawa ke Pesawat. Diperoleh 12 Desember 2019, dari https:// sumut.
idntimes.com/ travel/ tips/ arifin-alamudi/ 9-barang-berbahaya-yang-dila-
rang-dibawa-ke-dalam-pesawat-c1c2-regional-sumut/ full
Anindita, Kanya. Tanpa Tahun. 5 Tips Efektif Mengoptimalkan Manajemen Gudang
(Warehouse Management) untuk Bisnis Retail. Diperoleh 9 Desember 2019, dari
https:// www.hashmicro.com/ id/ blog/ mengoptimalkan-manajemen-gudang-
retail/ amp/

267
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Anwar, Thohari. (2019, 12 Agustus). Simbol-Simbol Dalam Laboratorium Beserta


Maknanya. Diperoleh 21 November 2019, dari https:// sainskimia.com/ simbol-
simbol-dalam-laboratorium-beserta-maknanya/
Aulia, Yudithya. Dkk. Tanpa Tahun. Penyiapan Barang (Picking). Diperoleh 13 November
2019, dari https:// www.slideshare.net/ YudithyaAulia/ penyiapan-barang-
Picking
Azizah, Hiliyah. (2018, 14 February). Begini Sejarah Diciptakannya Gunting Sejak
4.000 Tahun Lalu. Diperoleh 20 November 2019, dari https:// beritacenter.com/
news-161930-begini-sejarah-diciptakannya-gunting-sejak-4-000-tahun-lalu.
html
Berbagaireviews.com. (2018, Juli). Simbol-Simbol Bahan Kimia Berbahaya, Nama,
Gambar Simbol, Lambang, Arti, Cara Pencegahan, Contoh,Symbol of Hazardous
Chemicals. Diperoleh 21 November 2019, dari https:// www.berbagaireviews.
com/ 2018/ 07/ simbol-simbol-bahan-kimia-berbahaya.html?m=1
Binus.com. (2018, 19 September). Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih ke
WMS. Diperoleh 9 Desember 2019, dari https:// ekonomi.bisnis.com/ read/
20180919/ 98/ 839779/ pengelolaan-bisnis-pergudangan-mulai-beralih-ke-
wms
Binus.ac.id. Tanpa Tahun. Teori Pelanggan. Diperoleh 26 November 2019, dari https://
library.binus.ac.id/ ecolls/ ethesisdoc/ bab2/ 2014-1-00416-mnsi%20
bab2001.pdf
Binus.ac.id. Tanpa Tahun. RADIO FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID). Diperoleh 8
Desember 2019, dari https:// sis.binus.ac.id/ 2014/ 04/ 12/ radio-frequency-
identification-rfid/
Brangkas.id. (2017, 29 September). Pengertian arsip dan 5 sistem penyimpanan arsip
beserta contohnya. Diperoleh 21 Oktober 2019, dari http:// brangkas.id/ sistem-
penyimpanan-arsip/
Budhiman, Ilham. (2018, 19 September). Pengelolaan Bisnis Pergudangan Mulai Beralih
ke WMS. Diperoleh 9 Desember 2019, dari https:// ekonomi.bisnis.com/ read/
20180919/ 98/ 839779/ pengelolaan-bisnis-pergudangan-mulai-beralih-ke-
wms
Cleanpng.com. Tanpa Tahun. Miscellaneous Symbol. Diperoleh 19 November 2019,
dari https:// www.cleanpng.com/ png-dangerous-goods-hazchem-safety-sign-
hazardous-wast-1693102/ download-png.html
Cvdior.co.id. (2017, 5 Mei). Penanganan Limbah B3. Diperoleh 12 Desember 2019,
dari http:// cvdior.co.id/ penanganan-limbah-b3/
Dreamstime.com. Tanpa Tahun. Symbols for Cargo Marking. Diperoleh 19 November
2019, dari https:// www.dreamstime.com/ stock-illustration-symbols-cargo-
marking-international-packing-vector-image84680107
Ebiologi.com. (2016, Februari). Simbol Bahan Kimia Berbahaya. Diperoleh 20
November 2019, dari http:// www.ebiologi.com/ 2016/ 02/ simbol-bahan-
kimia-berbahaya.html

268
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Guruakuntansi.co.id. (2019, 8 September). Pengertian Kepuasan Pelanggan. Diperoleh


25 November 2019, dari https:// guruakuntansi.co.id/ kepuasan-pelanggan/
Gurupendidikan.co.id. (2019, 29 Januari). Pengertian Pelanggan–Jenis, Karakteristik,
Internal, Kepentingan. Diperoleh 25 November 2019, dari https:// www.
gurupendidikan.co.id/ pengertian-pelanggan/
Ilmuekonomi.id. Tanpa Tahun. Pengertian Harapan Pelanggan dan Faktor-Faktor
Yang Menentukannya. Diperoleh 25 November 2019, dari https:// www.ilmu-
ekonomi-id.com/ 2016/ 11/ pengertian-harapan-pelanggan-dan-faktor-yang-
menentukannya.html
Ilmumanajemenindustri.com. (2018, 15 Juli). Pengertian Material Handling
(Penanganan Bahan) dan 20 Prinsip Material Handling, Diperoleh 31 November
2019, dari https:// ilmumanajemenindustri.com/ pengertian-material-
handling-penanganan-bahan-20-prinsip-material-handling/
Indiamart.com. Tanpa Tahun. Brown Corrugated Paper Corrugated Outer Packaging Box.
Diperoleh 23 November 2019, dari https:// www.indiamart.com/ proddetail/
corrugated-outer-packaging-box-21132794848.html
Indonesian.shopdisplayshelving.com. Gudang Penyimpanan Anti Korosi Rak Rak Baja
Untuk Desain Gudang yang Stackable. Diperoleh 12 November 2019, dari
http:// indonesian.shopdisplayshelving.com/ sale-10344678-anti-corrosion-
warehouse-storage-shelves-steel-racks-for-warehouse-stackable-design.html
Jatikom.com. Tanpa Tahun. Macam Macam Jenis Alat-Alat Peralatan Kearsipan dan
Fungsinya. Diperoleh 29 November 2019, dari https:// www.jatikom.com/
2018/ 09/ macam-macam-jenis-alat-alat-peralatan-kearsipan-dan-fungsinya.
html
Jonar, Artha Nugraha. (2016, 22 Desember). Mengenal Peti Kemas/ Kontainer-
Referensi Logistik Indonesia. Diperoleh 22 November 2019, dari https:// www.
arthanugraha.com/ mengenal-peti-kemas-kontainer/
Kajianpustaka.com. (2016, 2 Agustus). Pengertian, Jenis & Prosedur Penyimpanan
Arsip. Diperoleh 29 November 2019, dari https:// www.kajianpustaka.com/
2016/ 08/ pengertian-jenis-prosedur-penyimpanan-arsip.html
Kanaidi. Tanpa Tahun. Konsep Warehouse Management. Diperoleh 12 November 2019,
dari https:// www.slideshare.net/ KenKanaidi/ warehousing-management-
conceptmateri-pelatihan-warehousing-management
Kay, Michael G. (2012, 12 Januari) Material handling Equipment. Diperoleh 2 Desember
2019, dari https:// people.engr.ncsu.edu/ kay/ Material_Handling_Equipment.
pdf
Knic.co.id. (2019. 28 Februari). 4 Cara untuk Meningkatkan Efisiensi Gudang. Diperoleh
24 Desember 2019, dari https:// www.knic.co.id/ id/ 4-ways-to-improve-
warehouse-efficiency
Kurniawan, Rido. (2017). Analisis Pengaruh Harapan Pelanggan, Kualitas Produk Dan
Kepuasanpelanggan Terhadap Loyalitas Pelangganpada Pengguna Kartu Kredit
Pada BRI Di Lampung Utara. Diperoleh 25 November 2019, dari http:// digilib.
unila.ac.id/ 26460/ 3/ SKRIPSI%20TANPA%20BAB%20PEMBAHASAN.pdf

269
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Mercubuana-yogya.ac.id. Tanpa Tahun. Teori Pelayanan Pelanggan. Diperoleh 25


November 2019, dari http:// eprints.mercubuana-yogya.ac.id/ 1011/ 4/ BAB_
II.pdf
Mon, Hae. (2013, 8 Mei). Packing List. Diakses 15 November 2019, dari https:// www.
slideshare.net/ chinhlaem3/ packing-list-20798605
Oilspillproducts.co.uk. Tanpa Tahun. 8 Drum Spill Containment Pallet with outdoor
cover-BP8C. Diperoleh 12 Desember 2019, dari https:// oilspillproducts.
co.uk/ products/ 8-drum-spill-containment-pallet-with-outdoor-cover-
bp8c?variant=35047595920
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Pelayanan Pelanggan. Diperoleh 25 November 2019, dari
http:// eprints.polsri.ac.id/ 669/ 3/ BAB%20II.pdf
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Kearsipan. Diperoleh 10 Oktober 2019, dari http:// eprints.
polsri.ac.id/ 672/ 3/ FILE%203.pdf
Polsri.ac.id. Tanpa Tahun. Voice Recognition. Diperoleh 8 Desember 2019, dari http://
eprints.polsri.ac.id/ 2964/ 3/ File%20III.pdf
Procces.st. Tanpa Tahun. SOP Barang Masuk dan Barang Keluar Gudang. Diperoleh 24
Desember 2019, dari https:// www.process.st/ checklist/ sop-barang-masuk-
dan-barang-keluar-gudang/ #flowchart-barang-keluar
Purnama, Aep. Tanpa Tahun. Penyimpanan Sementara Limbah B3. Diperoleh 12
Desember 2019, dari https:// docplayer.info/ 73064631-Penyimpanan-
sementara-limbah-b3.html
Qualitastech.com. (2015, 2 Mei). Streaming video vs Machine vision–Head to head
comparison. Diperoleh 8 Desember 2019, dari https:// qualitastech.com/
streaming-video-vs-machine-vision-head-to-head-comparison/
Ranter, Harro. Tanpa Tahun. NTSB recommends ATR-42 stick pusher AOA changes.
Diperoleh 10 Desember 2019, dari https:// news.aviation-safety.net/ 2012/
06/ 29/ ntsb-recommends-atr-42-stick-pusher-aoa-changes/
Reichelt.com. Tanpa Tahun. DELOCK 90279 Barcode scanner, Laser, USB. Diperoleh
22 November 2019, dari https:// www.reichelt.com/ de/ en/ barcode-scanner-
laser-usb-delock-90279-p218307.html
Riyanto, Agus. (2018, 31 Juli). Simbol-simbol Bahan Kimia Berbahaya Dilengkapi
Dengan Penjelasannya. Diperoleh 19 November 2019, dari https:// www.
amongguru.com/ simbol-simbol-bahan-kimia-berbahaya-dilengkapi-dengan-
penjelasannya/
Saputra, Lukman. (2017, 20 Juli). Kemasan Standar UN. Diperoleh 29 November 2019,
dari https:// airsideportal.com/ 2017/ 07/ 20/ kemasan-standar-un/
Safetysign.co.id. (2019, 11 Maret). Bagaimana Pengelolaan B3 Yang Benar Sesuai
Regulasi Nasional?. Diperoleh 24 November 2019, dari https:// www.safetysign.
co.id/ news/ 400/ Bagaimana-Pengelolaan-B3-yang-Benar-Sesuai-Regulasi-
Nasional

270
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

DAFTAR
PUSTAKA

Selular.id/ (2019, 4 September). 4 Tren Layanan Pelanggan E-Commerce di Indonesia.


Diperoleh 26 November 2019, dari https:// selular.id/ 2019/ 09/ 4-tren-
layanan-pelanggan-E-Commerce-di-indonesia/
Seo, Ade. (2015, 29 Mei). Standing Pouch Zipper. Diperoleh 23 November 2019, dari
https:// tokomesin.id/ standing-pouch-zipper/
Sinostar Co. Ltd. Tanpa Tahun. Karton Tunggal Watch Box Kemasan Orange Permukaan
Glossy Laminated Custom Logo. Diperoleh 20 November 2019, dari http://
indonesian.singlewatchbox.com/ sale-10628183-cardboard-single-watch-
box-packaging-orange-surface-glossy-laminated-custom-logo.html
Solusiprinting.com (2019, 19 April). 12 Jenis Peralatan Kearsipan, Penjelasan &
Fungsinya. Diperoleh 29 November 2019, dari https:// solusiprinting.com/
jenis-jenis-peralatan-kearsipan-dan-fungsinya/
Suharyanto. (2017, 25 Maret). 7 Simbol Bahan Kimia Berbahaya. Diperoleh 19
November 2019, dari https:// dosenbiologi.com/ lingkungan/ simbol-bahan-
kimia
Tanuwidjaya, Winanto. (2019, 17 Desember). Manajemen Gudang Tak Sekedar Urusan
Stok Belaka. Diperoleh 20 Desember 2019, dari https:// www.logiframe.com/
id/ manajemen-gudang-tak-sekedar-urusan-stok-belaka/
Techtarget.com. (2011, Maret). Magnetic Stripe Reader (Magstripe Reader). Diperoleh
8 Desember 2019, dari https:// whatis.techtarget.com/ definition/ magnetic-
stripe-reader-magstripe-reader
TotalPackagingSolution.com. Tanpa Tahun. Inner Packaging Solution. Diperolah
22 November 2019, dari https:// totalpacksolutions.com/ solutions/ inner-
packaging-solutions/
Thecarycompany.com. Tanpa Tahun. Sure-Grip® EX Mini Flammable Safety Cabinet,
2 Gallon, M/ C Door, Yellow. Diperoleh 14 Desember 2019, dari https:// www.
thecarycompany.com/ sure-grip-ex-mini-flammable-can-safety-cabinet-4-
gallon-manual-door-yellow
Unila.ac.id. Tanpa Tahun. Pelayanan Pelanggan. Diperoleh 25 November 2019, dari
http:// digilib.unila.ac.id/ 16188/ 13/ BAB%202.pdf
Usu.ac.id. Tanpa Tahun. Lampiran Formulir Administrasi Gudang, Sumber: PT.
Sinar Abadi Jaya Cabang Binjai. Diperoleh 29 November 2019, dari http://
repository.usu.ac.id/ bitstream/ handle/ 123456789/ 20786/ Appendix.
pdf?sequence=1&isAllowed=y
Ut.ac.id. Tanpa Tahun. Modul Pengantar Ilmu Kearsipan. Diperoleh 10 Oktober 2019,
dari http:// repository.ut.ac.id/ 3908/ 1/ ASIP4101-M1.pdf
Yudiono, Herman. Tanpa Tahun. 15 Alat Keselamatan Kerja di Laboratorium Kimia.
Diperoleh 10 Desember 2019, dari https:// www.duniakaryawan.com/ alat-
keselamatan-kerja-di-laboratorium-kimia/
Zulkhaidarsyah. Tanpa Tahun. Infrastruktur. Diperoleh 12 Desember 2019, dari https://
www.slideshare.net/ zulkhaidarsyah/ premisies-presentation-948873

271
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Alat Sortir : Alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang


diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam
folder masing-masing
Arsip : Suatu kumpulan dokumen/catatan tentang segala
kegiatan atau peristiwa yang disimpan secara sistematis
yang memiliki nilai kegunaan karena pentingnya
dokumen tersebut
Arsip Aktif : Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus
diperlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan
administrasi
Arsip Dinamis : Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam
perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya
Arsip Duplikasi : Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip
aslinya
Arsip Inaktif : Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk
penyelenggaraan administrasi sudah menurun
Arsip Statis : Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk
perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan
pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-
hari administrasi negara
Bahan berbahaya : bahan yang karena sifat kimia maupun kondisi fisiknya
(B3) berpotensi menyebabkan gangguan pada kesehatan
manusia, kerusakan properti dan atau lingkungan.
Barang berbahaya : bahan atau zat yang berpotensi dapat membahayakan
(Dangerous goods) secara nyata terhadap kesehatan, keselamatan
atau harta milik apabila diangkut dengan pesawat
udara. Bahaya yang ditimbulkan akan berakibat pada
keselamatan penerbangan, kesehatan manusia dan
equitment pesawat udara namun diperbolehkan jika
melalui prosedur dangerous goods yang berlaku.
Barcode : sekumpulan code yg berbentuk garis-garis dan spasi,
dimana masing-masing ketebalan setiap garis dan
spasinya berbeda sesuai dengan isi code tersebut,
berfungsi sebagai sarana untuk mempermudah kita
dalam menginput data dimana cara kerjanya input data
otomatis.

272
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Bill of Quantity : adalah dokumen yang digunakan dalam tender oleh


industri (konstruksi) yang didalamnya terdapat material,
part, dan ongkos untuk membayar pekerjaan. Secara
sederhana digunakan sebagai persyaratan perusahaan
untuk menghitung semua pekerjaan atau material yang
akan digunakan sebagai penawaran pada saat tender
Cardex (card index) : Alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan
memakai laci-laci yang dapat dicabut memanjang
Chemical Storage : Standar penyimpanan Bahan Kimia
Consignment : Suatu bentuk pembayaran, dimana barang dikirim
dan dititipkan kepada Agent penjual yang nantinya
barang tersebut akan dijual kepada pembeli. Bank tidak
bertanggung jawab atas transaksi ini, melainkan hanya
diminta jasanya oleh Agent untuk mengirimkan uang
kepada penjual.
Cross-docking : Proses memindahkan barang langsung dari area
receiving (penerimaan) langsung ke lokasi shipping
(pengiriman) tanpa melalui aktivitas penyimpanan di
gudang
Customer order : Aktivitas pergerakan barang yang berguna sebagai
picking/order pengambilan barang dari gudang penyimpanan atau
selection lokasi pengambilan dan kemudian disiapkan untuk
proses pengiriman
Deliver Note (Nota : adalah catatan atau daftar item yang dibuat ketika
Pengiriman Barang) barang dikirimkan keluar dari gudang perusahaan
(shipment), sekaligus memperbaharui stock inventory
Direct putaway : adalah proses penempatan barang yang langsung ke
lokasi picking atau penyimpanan, dilakukan untuk
pengurangan penumpukan barang dan aktivitas inspeksi
Directed putaway : adalah proses penempatan barang yang langsung ke
lokasi picking atau penyimpanan, dimana Warehouse
Management System (WMS) akan memberikan arahan
lokasi penyimpanan dan dilakukan oleh operator
Dispatching : adalah perintah untuk memulai pekerjaan, dengan
adanya perintah ini proses produksi akan sesuai dengan
routing (urutan) dan scheduling

273
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

DO (Delivery order) : sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah


penyerahan barang yang telah dipesan dengan
kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang
ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan.
Dokumen : Segala sesuatu dalam bentuk tertulis yang dapat
dijadikan bukti atau keterangan dari suatu kegiatan
Emergency picking : cara menambah pekerja dari bagian lain yang
disebabkan situasi beban kerja berlebih dibandingkan
dalam keadaan normal yang tentu saja memahami secara
benar metode picking.
External : Usaha sebuah perusahaan untuk menjajikan sesuatu
Communication kepada pelanggan untuk menarik pelanggan
Faktur/invoice : suatu dokumen yang digunakan sebagai pernyataan
penagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada
pembeli berisi tentang perincian item yang dibeli, harga
satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.
Filling Cabinet : Peralatan arsip yang biasa digunakan untuk menyimpan
berkas ke dalam laci
Form Pengeliaran : Formulir yang berupa lembaran yang memuat informasi
Barang berkaitan dengan pengeluaran barang-barang logistik
yang meliputi jenis dan spesifikasi barang, tanggal
pengeluaran, jumlah pengeluaran, dan penerima logistik
Formulir Delivery : Sebuah dokumen yang berperan sebagai surat perintah
Order penyerahan barang yang telah dipesan dengan
kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli yang
ditujukan kepada bagian gudang sebuah perusahaan
Formulir Hasil Stock : Suatu dokumen yang berisikan informasi hasil kegiatan
Opname stock opname oleh personil gudang, didalamnya berisi
keterangan seputar kode barang, deskripsi barang,
jumlahnya disertai keterangan barang
Formulir Inventory : Dokumen yang berisi informasi inventaris barang di
Repor (Laporan gudang
Inventarisasi Barang)
Formulir Kartu : Formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-
Persediaan Barang perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya
pemasukan dan pengeluaran logistik

274
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Formulir Penerimaan : Sebuah dokumen yang berisi informasi seputar proses


Barang penerimaan barang yang biasanya berisi informasi
seputar penghitungan jumlah barang yang diterima,
inspeksi pengecekan barang berkaitan dengan dengan
kualitas dan kerusakan yang ada, pengecekan dokumen
pengiriman dan peng-update-an data stok gudang
Formulir : Suatu dokumen yang berfungsi menjelaskan program
Perencanaan Stock kegiatan stock opname dari seluruh barang-barang yang
Opname ada di gudang dengan isi informasi seputar barang yang
akan dihitung, personil yang bertugas, serta sumber daya
pendukung seperti peralatan atau perlengkapan yang
dibutuhkan dalam kegiatannya
Formulir Permintaan : Sebuah formulir berupa lembaran yang berfungsi untuk
Barang meminta barang dari gudang
Formulir Purchase : Dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli yang berisi
Order rangkuman barang atau jasa yang mereka beli dari
penjual atau pemasok
Guide : Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan
sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip
Harapan Pelanggan : Standar prediksi/standar ideal pelanggan terhadap suatu
produk (barang atau jasa)
Inbound : Mengacu pada transportasi, penyimpanan dan
pengiriman barang yang masuk ke bisnis (perusahaan)
yang berusaha untuk memaksimalkan keandalan
dan efisiensi jaringan distribusi dan memaksimalkan
transportasi dan biaya penyimnpanan
Individual Need : Kebutuhan individu atau personal
Kartu persediaan : adalah kartu yang digunakan untuk mencatat persediaan
barang yang terdapat dalam gudang
Kotak/Box Arsip : Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif
Label : Alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder
yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/
guide
Label : kertas bergambar dan bertuliskan berbentuk segi empat
yang menggambarkan barang berbahayapada kemasan
berukuran 100 mm x 100 mm

275
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Lay Out (Tata Letak) : merupakan satu keputusan yang menentukan tingkat
Gudang efisiensi sebuah operasi pergudangan (logistik) dalam
jangka waktu yang lama. Dampak strategi dari hasil
keputusan lay out gudang, diantaranya kapasitas, proses,
fleksibilitas, biaya, kualitas lingkungan kerja, serta citra
gudang
Let Down- : adalah menurunkan barang dari area penyimpanan ke
Replacement dalam area picking (pick face)
Map Arsip : Sebuah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal
atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-
surat
Marking atau tanda : suatu kode khusus yang wajib dicantumkan atau tanda-
tanda khusus yang harus ditempelkan /dipasang oleh
customer pada paket/ kemasan suatu barang dalam
mengirim barangnya ke gudang / agent forwarder.
Material Safety Data : dokumen yang berisi informasi tentang potensi bahaya
Sheet (MSDS) (kesehatan, kebakaran, reaktivitas dan lingkungan) dan
bagaimana bekerja dengan aman dengan produk kimia.
Ini adalah titik awal yang penting untuk pengembangan
program kesehatan dan keselamatan yang lengkap
Metode : Pengelolaan dokumen perusahaan manakala setiap unit/
Desentralisasi cabang/kantor memiliki bagian khusus yang menangani
pengelolaan dokumen tersebut, namun pengaturan dan
kebijakan pengelolaannya diatur oleh kantor pusat, dan
telah memiliki standarisasi yang berlaku pada seluruh
unit/kantor/cabang yang tersebut di beberapa tempat/
daerah yang jauh dari kantor pusat
Metode Gabungan : Pengelolaan dokumen perusahaan dengan cara
menggabungkan 2 (dua) metode sentralisasi dan
desentralisasi
Metode Sentralisasi : Pengelolaan dokumen perusahaan yang dipusatkan pda
satu unit khusus kearsipan yang berada di kantor pusat
Numerator : Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran
dokumen

276
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Operator gudang : seseorang, atau sekumpulan orang yang


mengoperasikan kinerja di gudang. Mulai dari
memastikan barang terjaga dengan baik; barang
terhitung dengan baik; data di Komputer sama dengan
data di fisik; pengiriman bisa sampai tepat waktu; target
kerja tercapai sesuai dengan yang telah ditentukan oleh
perusahaan; dan menjaga dan memelihara kebersihan
gudang.
Operator order : Jabatan yang menyiapkan pesanan customer sesuai
barang dengan pesanan.
Order processing : salah satu elemen didalam Kelengkapan Order,
umumnya digunakan untuk menggambarkan suatu
proses atau alur kerja yang berhubungan dengan
picking, packing dan pengiriman barang ke customer
Ordner : Map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang
didalamnya terdapat besi penjepit
Outbound : Mengacu pada transportasi, penyimpanan dan
pengiriman barang yang keluar dari bisnis (perusahaan)
dengan tujuan sama dengan inbound
Packaging : proses pengepakan barang yang dilakukan setelah
proses pengambilan barang (picking)
Packing : proses yang berkaitan dengan perancangan dan
(Pengepakkan) atau pembuatan wadah/pembungkus suatu produk/
kemasan bagian paling luar yang membungkus produk dengan
tujuan untuk menjaga produk tersebut pada saat
didistribusikan, disimpan; dijual; dll dari cuaca,
guncangan dan benturan, terhadap benda lain.
Packing List : Daftar Rincian barang secara mendetail yang berisikan
nama Shipper, Consignee, Notify Party, Nama Vessel &
Voy, Dimensi Barang, Gross Weight dan Net Weight per
Item barang maupun total keseluruhan, Jumlah barang.
Pallet : Merupakan material yang kebanayakan terbuat dari kayu
dengan fungsi salah satunya adalah untuk menahan
beban logistik (barang) yang beratnya bervariasi, tetapi
lebih banyak digunakan sebagai alas penyimpanan
logistik di gudang dengan beban yang berat
Past Experience : Pengalaman masa lalu

277
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Pelanggan : Suatu pihak yang dapat berupa badan/lembaga, instansi,


organisasi atau juga perorangan yang membeli produk
dari perusahaan secara rutin atau terus menerus karena
produk yang dibeli bermanfaat baginya
Pelanggan Antara : Kelompok ataupun orang yang bertindak sebagai
(Intermediate perantara produk akan tapi bukan sebagai pemakai akhir
Customer) dari produk perusahaan
Pelanggan Eksternal : Kelompok ataupun orang yang berada di luar perusahaan
(Eksternal Customer) yang menerima produk
Pelanggan Internal : Kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang
(Internal Customer) memiliki pengaruh pada performa (performance)
pekerjaan atau perusahaan
Pelayanan : Suatu aktivitas yang dilakukan dalam memenuhi
kebutuhan orang lain/pihak-pihak lain dalam kaitan jual
beli barang/jasa
Pelayanan Pelanggan : Suatu aktivitas yang dilakukan oleh pegawai perusahaan
dalam memberikan layanan pemenuhan kebutuhan
pelanggannya sehingga tercipta kepuasan pelanggan
dan kesetiaan pelanggan terhadap produk/jasa
perusahaan
Pelayanan Prima : Suatu pelayanan yang sangat baik dalam memenuhi
(Excellent Service) kebutuhan pembelian produk (barang atau jasa)
pelanggan sehingga dapat mencapai kepuasan
pelanggan sesuai standar pelayanan
Penerimaan Barang : Proses penerimaan barang yang di dalamnya terdapat
(receiving) beberapa kegiatan pembongkaran muatan dari sarana
angkutan barang (seperti truk, tronton, trailer dan lain
sebagainya), penghitungan jumlah barang yang diterima,
inspeksi pengecekan barang berkaitan dengan dengan
kualitas dan kerusakan yang ada, pengecekan dokumen
pengiriman dan peng-update-an data stok gudang
Pengambilan barang : proses perpindahan barang secara fisik dari tempat
(putaway) penerimaan barang (receiving dock) menuju ke tempat
penyimpanan di gudang
Penyimpanan : File yang digunakan untuk penyimpanan sementara
Sementara (File sebelum suatu arsip selesai diproses
pending) atau
File Tindak Lanjut
(follow-up file)

278
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Perforator : Alat guna melubangi kertas/kartu


Perilaku konsumen : Perilaku konsumen yang mudah terbujuk oleh iming-
yang bersifat iming diskon atau marketing dari suatu produk tanpa
irrasional mengedepankan aspek kebutuhan atau kepentingan
Perilaku konsumen : Tindakan perilaku konsumen dalam pembelian suatu
yang bersifat barang dan jasa yang mengedepankan aspek-aspek
rasional konsumen secara umum
Periodic system : adalah sistem pencatatan di gudang yang dilakukan
dengan menghitung jumlah persediaan di akhir tahun
periode untuk melakukan pembukjuannya
Perpetual system : adalah sistem pencatatan di gudang dimana setiap
persediaan barang yang masuk dan keluar dicatat di
pembukuan. Disebut juga dengan metode buku
Picker : bagian yang bertugas mengambil barang/menyiapkan
barang yang hendak dikirim atau telah dipesan oleh
klien. Picker ini dalam proses kerjanya harus bekerja
sama dengan bagian stacker agar proses kerja bisa
lebih cepat, karena pada kenyataannya, seorang stacker
tentunya lebih mengetahui nama dan lokasi barang yang
dibutuhkan oleh picker.
Picking (penyiapan) : aktifitas penyiapan barang didalam gudang sesuai
dengan surat pesanan.
Place utility : adalah kebermanfaatan suatu benda jika telah berpindah
tempat. Misalnya pasir di sungai dan kayu di hutan
dipindah ke kota untuk dipakai sebagai bahan bangunan
PO ( Purchase order ) : dokumen yang berisi daftar barang yang ingin dibeli dari
pemasok
Production Mixing : adalah total keseluruhan dari daftar produk atau lini
(bauran produk) produk sebuah perusahaan yang ditawarkan kepada
konsumen
Put away : adalah proses penempatan barang pada lokasi
penyimpanan yang seharusnya
Quality Control (QC) : Merupakan gugus kendali mutu yang dilakukan pada
sektor industri mulai dari manufaktur hingga produksi
tangan yang bertujuan memeriksa secara visual untuk
menguji keandalan suatu produk.
Rak Arsip : Lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang
dibentuk secara lateral (menyamping)

279
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Real time : asalah sistem yang harus menghasilkan respon yang


tepat dalam batas waktu yang telah ditentukan
Rotary Filling : Alat kearsipan untuk menaruh berkas dan bisa
digerakkan secara berputar
Secondary : sebuah metode pengamanan tambahan yang digunakan
containment untuk mencegah terlepasnya bahan-bahan berbahaya
langsung ke lingkungan atau ke daerah yang tidak
terkontrol dari tangki-tangki penyimpanan
Shipping : Aktivitas pengiriman barang meliputi proses pembuatan
dokumen pengiriman, pemuatan barang ke truk dan
pengupdate-an data barang yang sudah dimuat truk
(loading)
Siklus pengeluaran : rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan
(Spending cycle atau data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta
expenditure cycle) pembayaran barang dan jasa.
Sistem Administrasi : adalah suatu sistem pencatatan dan pengendalian
Pergudangan mengenai keluar masuknya barang dari suatu
perusahaan. Memiliki peranan penting sebagai
pengontrol pergerakan barang sehingga dapat diketahui
jumlah penerimaan dan pengiriman barang
Sistem Penyimpanan : Sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
Abjad (Alphabetical penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali
Filling Sistem) surat/warkat dengan menggunakan petunjuk abjad nama
orang atau nama organisasi menurut tata urutan abjad
Sistem Penyimpanan : Suatu cara pengelolaan tertentu secara sistematis
Arsip (Filling System) berdasarkan pedoman yang dipilih guna membantu dan
mempermudah penyimpanan dan penemuan kembali
arsip secara efektif dan efisien dari segi penggunaan
waktu, tempat, tenaga dan biaya
Sistem Penyimpanan : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Nomor (Numerical dengan menggunakan kode angka/nomor
Filling System)
Sistem Penyimpanan : Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
Tanggal berdasarkan tanggal, bulan, dan tahun yang pada
(Chronological Filling umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk
System) diperhatikan dari datangnya surat
Sistem Subyek : Tata cara penyimpanan dan penemuan dokumen/arsip
(Subjectical Filling berdasarkan subyek atau pokok masalah/perihal dari
System) arsip itu

280
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Sistem Wilayah : Sistem wilayah adalah sistem penyimpanan dokumen,


(Geographical Filling berkas dan/atau arsip yang dijadikan pedoman untuk
System) menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan
berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah
yang kita kirimi surat
SOP ( Standard : dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang
Operation Procedure) dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja
yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang
serendah-rendahnya.
Standardization : Prinsip Standarisasi
Principle
Stapler : Alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas
Start-Up : Perusahan Baru
Stock opname : proses pengecekan fisik dari jumlah dan kondisi barang
yang ada di tempat penyimpanan atau gudang
Stock opname : adalah kegiatan penghitungan secara fisik atas
persediaan barang di gudang yang akan dijual
(dikeluarkan). Kegiatan ini berguna untuk mengetahui
secara pasti dan akurat mengenai catatan pembukuan
yang merupakan fungsi dari sistem pengendalian
internal.
Storage Equipment : Peralatan Penyimpanan
Supplier Relationship : Merupakan proses pengelolaan hubungan perusahaan
Management (SRM) dengan pemasoknya. Hubungan dengan pemasok
ini merupakan bagian dari proses manajemen rantai
pasokan
Surat Jalan : dokumen wajib yang harus disertakan ketika melakukan
pengiriman barang dari suatu tempat ke tempat yang
lain, berfungsi sebagai bukti kejelasan dan rincian
barang yang dikirim telah sampai pada penerima.
System Principle : Prinsip Sistem
STT (surat tanda : surat pernyataan sebagai tanda bukti telah menerima
terima) suatu barang yang dikirim oleh seseorang/perusahaan.
Term of Payment : adalah ketentuan pembayaran yang dibuat oleh
supplier/vendor/penjual kepada pelanggan/pembeli

281
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

GLOSARIUM

Tickler File : Alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi
baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu
atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar
pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai
jatuh tempo
Time utility : adalah kebermanfaatan suatu benda bila digunakan
pada waktu yang tepat, misalnya payung digunakan pada
saat turun hujan
Transport Equipment : Peralatan Transportasi
UKM : Usaha Kecil dan Menengah
Unit Load Formation : Peralatan Formasi Beban Unit
Equipment
Unit Load Principle : Prinsip Unit Beban
Vendor : Pihak yang menawarkan produk/jasa untuk dijual
Warehouse : Sistem aplikasi yang secara spesifik digunakan untuk
Management System mengelola kegiatan pergudangan, sistem ini mengatur
(WMS) segala kegiatan yang ada di area gudang mulai dari
penerimaan barang, perpindahan barang, pengambilan
barang, hingga pengiriman barang
WMS : Warehouse Management System
Word of Mouth : Rekomendasi atau referensi dari orang lain
Work Principle : Prinsip Pekerjaan

282
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
BIODATA PENULIS PENULIS

BIODATA PENULIS 1

Nama Lengkap : SYAFIANI DESIANA GARTINI, M.Pd.


Telepon /HP/WA : 08122282878
Email : syafiani.dg@smkn3bandung.sch.id
Akun Facebook : syafianidesiana
Alamat Kantor : SMKN 3
Jln. Solontongan no 10, Bandung
Kompetensi Keahlian : Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profesi
1. Guru SMKN 3 Bandung ( 1989 – 2000 )
2. Guru SMKN 1 Ciamis ( 2000 – 2007 )
3. Guru SMKN 3 Bandung ( 2007 – Sekarang )

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar


1. S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran (Lulus Tahun 1988)
2. S2 Magister Manajemen Pendidikan, Pasca Sarjana Universitas Galuh Ciamis
(lulus tahun 2003)

Informasi Lain dari Penulis


Tinggal di Jalan Melong Kidul 102 a / 36 d RT 02, RW 02 Kelurahan Cikawao Kecamatan
Lengkong, Kota Bandung. Lahir di Bandung, 11 Desember 1964. Sekolah Dasar dilalui
di SD N 85 Bandung, SMP N 2 Bandung dan SMA N 12 Bandung. Tahun 1983 kuliah di
Institut Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Bandung Jurusan Pendidikan Dunia Usaha,
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran lulus tahun 1988. Tahun 2001 kuliah
S2 di Pasca Sarjana Universitas Galuh Ciamis.
Profesi keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
Kelola Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain itu aktif
sebagai asesor kompetensi Keahlian OTKP di Asosiasi Sarjana dan Praktisi Administrasi
Perkantoran (ASPAPI) Wilayah Jawa Barat dan di TPK Provinsi Jawa Barat. Terlibat
beberapa kali menjadi tim pembuat kisi-kisis dan soal UN SMK Kompetensi Keahlian
Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran,

283
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
PENULIS
BIODATA PENULIS 2

Nama Lengkap : WAWAN SUNARYA, S.Pd.


Telepon /HP/WA : 081321155821
Email : wawan.sunarya@smkn3bandung.
sch.id
Akun Facebook : wawansunarya
Alamat Kantor : SMKN 3 Bandung Jalan
Solontongan No.10 Kel. Turangga
Lengkong, Kota Bandung,
Jawa Barat
Kompetensi Keahlian : Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profes:
1. Guru SMKN 3 Bandung (Tahun 2009 s.d sekarang)

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar


1. S1 Pendidikan Administrasi Perkantoran, IKIP Bandung (Lulus Tahun 1998)
2. Akta IV, IKIP Bandung (Lulus Tahun 1998)
3. S2 Manajemen Pendidikan, Pasca Sarjana Universitas Pasundan Bandung (Proses
Studi)
Judul Buku dan Tahun Terbit (10 Tahun Terakhir)
Informasi Lain dari Penulis
Tinggal di Jalan Moch. Syahri No. 4-D RT 001, RW 004 Sindang Jaya, Mandalajati, Kota
Bandung. Lahir di Bandung, 24 Januari 1975. Sekolah Dasar dilalui di SD N Cidadap
I Bandung, SMP N 12 Bandung dan SMA N 9 Bandung. Tahun 1993 kuliah di Institut
Keguruan dan Ilmu Pendidikan (IKIP) Bandung Jurusan Pendidikan Dunia Usaha,
Program Studi Pendidikan Administrasi Perkantoran lulus tahun 1998. Tahun 2016 kuliah
S2 di Pasca Sarjana Universitas Pasundan Bandung.
Profesi keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata
Kelola Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain itu aktif
sebagai asesor kompetensi Keahlian OTKP di LSP P1 SMKN 3 Bandung dan Asosiasi
Sarjana dan Praktisi Administrasi Perkantoran (ASPAPI) Wilayah Jawa Barat.

284
ADMINISTRASI
PERGUDANGAN

BIODATA
PENULIS

BIODATA PENULIS 3

Nama Lengkap : Arief Susanto, S.Pd.


Telp. Kantor / HP : 022-7305529 / 081220000110
Email : arief@smkn3bandung.sch.id
Akun Facebook : Arief Susanto
Alamat Kantor : SMKN 3 Bandung
Jl. Solontongan No. 10, Kecamatan
Lengkong,
Bandung 40264
Bidang Keahlian : Manajemen Perkantoran dan
Manajemen Logistik

Riwayat Pekerjaan/Profesi :
1. 2006 – 2009 : Customer Care Online Officer PT. Telkomsel, Tbk.
2. 2009 – saat ini : Guru Peminatan Manajemen Perkantoran di SMK Negeri 3
Bandung
3. 2019 – saat ini : Guru Peminatan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3
Bandung
4. 2015 – saat ini : Asesor Kompetensi Administrasi Perkantoran SMK – ASPAPI
Jawa Barat
5. 2016 – saat ini : Asesor Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran di LSP P1 SMK Negeri 3 Bandung.
6. 2019 – saat ini : Asesor LSP P3 AP (Administrasi Perkantoran)

Riwayat Pendidikan Tinggi dan Tahun Belajar :


1. S2 : Magister Manajeman Konsentrasi Manajemen Pendidikan – Universitas Pasundan
(2016 – sekarang)
2. S1 : Pendidikan Administrasi Perkantoran – Universitas Pendidikan Indonesia (2001
– 2006)

Judul Buku/Penelitian dan Tahun Tertib :


1. Studi tentang implementasi Sistem ERP (Enterprise Resources Planning) di Unit
Pemasaran Wilayah III PT. Pertamina (Persero) – 2006
2. Teknologi Perkantoran untuk SMK/MAK Kelas 10, PT Sarana Pancakarya Nusa,
Bandung - 2019

Informasi Lain dari Penulis :


Lahir di Bandung, 19 April 1982, anak kedua dari tiga bersaudara, menikah dan telah
dikaruniai 2 orang anak. Saat ini tinggal dan menetap di kota Bandung. Profesi
keseharian sebagai guru peminatan Kompetensi Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran dan Manajemen Logistik di SMK Negeri 3 Bandung. Selain itu aktif sebagai
asesor kompetensi Keahlian OTKP di LSP P1 SMKN 3 Bandung dan Asosiasi Sarjana dan
Praktisi Administrasi Perkantoran (ASPAPI) Wilayah Jawa Barat. Selain itu juga aktif di
kelompok kerja guru / MGMP (Musyawarah Guru Mata Pelajaran) Program Keahlian
Manajemen Perkantoran SMK tingkat Kota Bandung dan Provinsi Jawa Barat. Terlibat
beberapa kali menjadi tim pembahas/penyusun kurikulum 2013 SMK Kompetensi
Keahlian Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran, narasumber di berbagai Seminar, diklat,
workshop Kurikulum 2013.

285

Anda mungkin juga menyukai