MAKALAH

“Menjelaskan Tentang Sistem Penyimpanan Arsip”

Disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah

“ Manajemen Kearsipan“

Dosen Pengampu : Dr. NOVIANTY DJAFRI, S.Pd.I, M.Pd.I

Disusun Oleh:

SITI NUR HALIZAH YASIN (131419006)

Kelas 4A

Jurusan Manajemen Pendidkan

Fakultas Ilmu Pendidikan
Universitas Negeri Gorontalo
2020/2021
 KATA PENGANTAR
Puji Syukur Alhamdulillah kehadirat Ilahi Robbi yang telah senantiasa melimpahkan rahmat,
ni’mat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kita semua sehingga kita dapat merasakan nikmatNya
yang tak terhingga
Shalawat serta Salam tetap dan selalu kami hadiahkan kepada Khotamul Ambiya’ yang telah
membawa nilai – nilai deology keagamaan dan pemikiran – pemikiran yang unik dan kreatif
sehingga menjadikan agama islam sebagai agama yang Rahmatan Lil Alamin (rahmat bagi
semua alam).
Kami sampaikan banyak terima kasih kepada seluruh pihak yang telah banyak membantu kami
dalam proses pembuatan dan penyusunan makalah yang berjudul ”Menjelaskan Tentang Sistem
Penyimpanan Arsip” ini.
Dengan segala kerendahan hati kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun
(konstruktif) dari semua pembaca, karena kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini
masih terdapat banyak sekali kekurangan – kekurangan. Mungkin bisa dikatakan bahwa makalah
ini masih jauh dari kata sempurna karena kesempurnaan hanya milik Allah semata.
Akhir kata, semoga karya makalah ini bisa bermanfaat bagi penulis khususnya dan pembaca
pada umumnya. Amiin ya Robbal Alamiin.
 BAB 1
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Latar belakang dari penulisan makalah ini bertujuan pada keingintahuan pembaca dan
penulis mengenai arsip dan penyimpanan arsip, dalam konteks tersebut penulis ingin
menjabarkan apa itu arsip dan bagaimana pula penyimpana arsip tersebut. Arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan secara teratur berencana karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto
(2001:28) yaitu: Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari, dan Arsip statis yaitu arsip yang sudah tidak
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Sistem penyimpana arsip sendiri adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan
mulai dari penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu,
menemuan kembali dengan cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharan, penyusutan dan
pemusnaan arsip. Dalam penyimpana arsip ada beberapa beberapa prosedur, tempat dan
sistem penyimpanan.
Kegiatan penyimpana arsip ini sangatlah berguna untuk melindungi arsip itu sendiri.
Maka dari itu penyimpanan arsip membutuhkan suatu tempat khusus agar arsip tetap
terjagaa, aman dan memiliki nilai guna.
B. Rumusan Masalah
1. Menjelaskan system kronologis
2. Menjelaskan system abjad
3. Menjelaskan system nomor
4. Menjelaskan system geografis
5. Menjelaskan system subyek
6. Menjelaskan system warna
 BAB 2
PEMBAHASAN

A. Menjelaskan Sistem Kronologis

Penyimpanan arsip berdasarkan sistem kronologis adalah sistem penyimpanan
berdasarkan urutan tanggal yang tercantum pada surat.
a) Prosedur Penyimpanan berdasarkan sistem Kronologis, yaitu:
 Membaca surat, (mengetahui tanggal surat dan mengetahui apakah surat sudah
dapat disimpan)
 Memberikan kode (kode adalah tanggal yang tercantum pada baris tanggal)
 Menyortir
 Mencatat surat dalam Kartu Indeks
 Menyimpan surat
Contoh :
Jika surat dengan kode/tanggal 22 Juni 2006, maka surat tersebut akan disimpan:
- Dalam laci yang berkode Juni
- Di belakang guide dengan judul 2006
- Dalam folder berkode 22
Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 22 Juni 2006, disimpan:
- Dalam laci yang berkode 2006
- Di belakang guide dengan judul Juni
- Dalam folder berkode 22
- Penemuan Kembali Arsip
b) Langkah-langkah dalam penemuan kembali arsip berdasarkan sistem kronologis
adalah sebagai berikut:
 Membaca lembar/Kartu Pinjam Arsip
 Mencari Kartu Indeks
 Mengambil Arsip
Contoh :
Jika surat dengan kode/tanggal 19 April 2007, maka arsip tersebut dapat ditemukan
- Dalam laci yang berkode April
- Di belakang guide dengan judul 2007
- Dalam folder berkode 19
Apabila judul laci adalah tahun, maka surat dengan kode 19 April 2007, disimpan :
- Dalam laci yang berkode 2007
- Di belakang guide dengan judul april
 - Dalam folder berkode
B. Menjelaskan Sistem Abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdassarkan susunan abjad dari
kata tangkap atau nama yang bersangkutan. Melalui sistem abjad ini, dokumen disimpan
berdasarkan urutan abjad, kataa demi kata demi kata, hurruf dengan huruf. Nama dapat
trdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang terdiri dari nama
lengkapaa dan nama tunggal. Sedangkan untuk nama badan terdiri dari nama badan
pemerintah, naamaa badan swasta nama badan organisasi.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang di buat atau yang di terima
oleh lembaga atau instansi tertentu yang di dalamnya memuat nama orang,nama
organisasi, nama wilayah, ataupun juga nama pokok soal di simpan menurut taat urutan
abjad mulai dari huruf A sampai dengan Z. Abjad yang di pergunakan adalah abjad huruf
pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu di indeks menurut aturan atau ketentuan
yang berlaku untuk masing-masing nama. Setelah nama-nama tersebut di indeks barulah
di susun menurut susunan abjad. Peraturan atau filling tersebut merupakan standart
peraturan-peraturan yang di tentukan oleh organisasi, sehingga semua anggota organisasi
harus mengikuti prosedur yang telah di tentukan.
Sistem penyimpana ini ini biasanya dipilih sebagai sistem penyimpan arsip, karena :
 Nama biasanya sebagai rujukan pertama dalam pencarian dokumen. Sehingga
dokumen-dokumen cendderung dicari atau diminta melaalui namaa orang atau
lembaga.
 Dokumen-dokumen daari nama yang sama, akan berkelompok di bawah satu nama
dan ssatu tempat.
 Dokumen berasal dari banyak koresponden dengan nama yang bervariasi.
 Unit kerja atau kesekertarriatan biasanya hanya menerima dan menyimpan dokumen
yang berhubungan dengan fungsi atau tugas masing-masing. Sehingga isi dokumen
lebih cenderung mengenai masalah yang sama. Untuk situasi tersebut susunan naama
lebih membantu.
 Nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Menurut susunan abjad huruf demi huruf istilah–istilah atau nama–nama yang
terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih dianggap satu kata. Misal :
– Gunung Merapi menjadi Gunungmerapi
– Sinar harapan menjadi Sinarharapan.
2. Menurut susunan abjad kata demi kata. Dalam susunan abjad kata demi kata, nama-
nama yang terdiri dari 2 ( dua ) kata atau lebih, ditulis menjadi satu. Masing –
masing kata berdiri sendiri. Misal :
– Jakarta Utara
– Banjar Negara
Keuntungngan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai berikut :
  Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
 Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan nama badan) yang sama
akan berkelompok menjadi satu.
 Surat masuk dan pertinggal dari surat-keluar disimpan bersebelahan dalm satu map.
 Pencarian dokumen dapat dilakukan secara lansung melalui nama pengirim yang
dikirimi surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu disebut sistem lansung.
 Susunan guide dan folder sederhana.
 Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.
 Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian pemakaaian sistem penyimpanan abjad adalah sebagai bberikut :
 Pencarian dengan nama orang tidak bisa menggunakan nama depan atau panggilan
tetapi melalui nama belakang (last name)
 Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungannya satu sama tetapi
berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak di dalam penyimpanan.
 Ejaan huruf sering berbeda, sedangkan nama orang ditulis berdasarkan kemauan
ejaan masing-masing.
 Harus mempergunakan Peraturan Mengindeks, sehingga diperlukan pemahaman
tentang pengaturan mengindeks.
C. Menjelaskan Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
dengan menggunakan Kode angka/nomor.
Pada sitem nomor terdapat 3 uunsur yaitu, file utama, indeks dan buku nomor. Untuk
menyimpan surat yang memerlukan map diperlukan dua macam map, map campurn dan
map individu. Map campuara berisi surat-surat dari dan kepada satu koresponden yang
jumlahnya kurang dari lima. Jika sudah mencapai lima, maka surat-surat tersebut
dipindahkan ke maap individu dan disimpan pada file nomor atau file utama.
Indeks disini adalah suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada
sesuatu koresponden bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Setiap koresponden
atau nama mempunyai kartu indeks. Untuk file kartu maka setiap nama akan langsung
dibuatkan indeksnya. Sedang untuk file surat, kartu indeksnya ada 2 macam, yaitu kartu
indeks campuran dan kartu indeks nomor. Untuk koresponden yang kurang dari lima
maka kartu indeksnya belum dikasih nomor tetapi baaru menggunakkan huruf C yang
merupakan singkatan dari kata campuran. Dan jika surat sudah mencaapai lima maka
kartu indeks C diganti dengan nomor yang diambil dari buku nomor (register).
Buku nomor adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai
nomor koresponden dalam file sistem nama. Jadi apabila memberlakukan map individu
dan map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 berhak mempunyai
nomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang berhak maka diberikan
nomor sesudah urutan yang terakhir.
Adapun sistem nomor yang digunakan berdasarkan peraturan yang sudah lazim
digunakan yakni.
 1. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor Dewey
2. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan nomor seri (urut)
3. Sistem penyimpanan arsip berdasarkan terminal digit.
Sistem penyimpanan nomor ini lebih tepat digunakan untuk ;
1. penyimpanan berkas atau dokumenn yang kata panggilnya menggunakan nomor,
misalnya perusahaan asuransi menyimpan polis asuransi sesuai urutan nomor-nomor
polis dan bank menyimpan data nasabah berdasarkan nomor rekening.
2. Penyimpanan surat-surat keputusan dalam suatu organisasi, hal itu dikarenakan surat
keputusan lebih mudah dikenal dengan nomor surat keputusan.
3. Pada lembaga pendidikan, yang menyimpan dokumen siswanya berdasarkan nomor
induk siswa.
4. Penyimpanan faktur transaksi, yang diurutkan berdasarkan nomor faktur.
Keuntungan pemakaian sistem nomor :
1. Teliti, karena penggnaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.
2. Kode nomor dapat disamakan untuk semu unit kerja.
3. Perluasann nomor tidak terbatas
4. Penunjuk silang disusun berssama-sama dengan indeks
5. Indeks memuat seluruh nama koresponden.
Kerugian pemakain sistem nomor :
1. Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat menemukan dokumen diperlukan alat
bantu berupa indeks nomor.
2. Untuk map campuran diperlukan file tersendiri
3. Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuuan peraturan mengindeks.
Beberapa langkah teknis menyimpan surat dalam penggunaan sistem nomor berdasarkan
kasus yang muncul, dengan menggunakan map individu dan campuran adalah : Periksa
pada kartu indeks; apakah nama dokumen sudah terdapat pada kartu indeks atau belum.
Beberapa kemungkinan yang terjadi adalah apabila nama tersebut belum terdapat dalam
kartu indeks, berarti dokumen tersebut merupakan dokumen baru. Dengan demikian
langsung dibuatkan kartu indeks dengan informasi campuran kemudian letakkan
dokumen tersebut pada map campuran
D. Menjelaskan Sistem Geografis
Sistem geografis sering disebut sistem ilmu bumi/ sistem wilayah/tempat. Sistem
geografis adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah.
Arsip-arsip yang akan disimpan, penyusunannya diatur menurut satuan wilayah atau
daerah yang menjadi alamat surat, susunannya dapat diurutkan menurut urutan abjad.
a) Susunan dalam sistem wilayah:
 Mengacu kepada sistem ketatanegaraan: propinsi, kabupaten/kotamadya,
kecamatan.
 Mengacu kepada lingkungan geografis: pulau, kepulauan, ibu kota propinsi.
Nama Benua, nama negara, ibu kota negara.
  Prosedur penyimpanan Arsip berdasarkan sistem geografis.
b) Tahapan penyimpanan dalam sistem geografis adalah sebagai berikut:
1. Membaca surat :
 Mengetahui isi surat, nomor surat dan yang paling utama adalah untuk
mengetahui asal/tujuan surat.
 Mengetahui apakah surat sudah diberi tanda persetujuan untuk disimpan.
2. Menetapkan Caption atau Judul.
Caption dalam sistem wilayah adalah nama wilayah, daerah, tempat, kota atau
negara tergantung pada susunan wilayah yang telah ditentukan.
3. Memberi Kode
Kode adalah nama wilayah atau nama daerah yang telah ditentukan. Kode
menunjukkan tempat arsip itu akan disimpan. Contoh: PT. Union di Jakarta
menerima surat dari kantor cabang Jambi tanggal 15 Januari 2006 Nomor
597/15.1/Jam/06, perihal penambahan anggaran pemasaran.
4. Membuat Tunjuk Silang
Apabila penyusunannya berdasarkan tanggal tidak perlu dibuatkan tunjuk
silangnya, tetapi apabila penyusunan arsip dalam folder berdasarkan susunan
abjad dan dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu judul padahal masing-
masing judul memiliki penekanan yang sama maka perlu dibuatkan tunjuk silang
agar penemuan kembali dapat dilakukan lebih mudah. Contoh surat di atas
memiliki dua judul masalah pertama anggaran dan masalah kedua adalah
pemasaran.
5. Menyimpan Surat
Penyimpanan surat dalam laci dan folder sesuai dengan kode surat
c) Penemuan Kembali Arsip
Langkah-langkah penemuan kembali arsip dalam sistem wilayah terdiri dari:
1. Memeriksa Lembar pinjam arsip
2. Menemukan Kartu Indeks
3. Mengambil Arsip
d) Sistem geografis dikelompokkan menjadi 3 tingkatan, yaitu :
1. Menurut nama depan negara
Nama depan negara, surat atau dokumen yang diterima dari berbagai negara
didalam system geografis akan dimasukkan dalam map yang dengan label
negara yang bersangkutan.
2. Nama pembagian wilayah administrasi negara
Wilayah administrasi negara, nama-nama tempat atau wilayah yang berdasarkan
kepada pembagian wilayah yang umum dipergunakan sebagai bagian dari
administarsi suatu negara meliputi: propinsi atau negara bagian(state), kabupaten
atau kota (city), kecamatan, kelurahan, atau desa.
3. Nama pembagian wilayah administrasi khusus
Wilayah administrasi khusus adalah pembagian wilayah admistrasi yang
berdasarkan pembagian wilayah untuk kepentingan administrasi instansi-instansi
 tertentu, seperti pembagian wilayah aministrasi bank, angkatan udara, angkatan
laut, dan sebagainya.
e) Keuntungan dari sistem geografis :
1. Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui
2. Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara lansung, tanpa adanya rujukan
atau bantuan indeks.
f) Kerugianya menggunakan sistem geografis :
1. Kemunkinannya terdapat kesalahan bila tidak mempunyai pengetahuan yang
cukup tentang pembagian wilayah
2. Diperlukan indeks yang tepat dan teliti, yaitu berkas berdasarkan geografi dan
berkas abjab untuk indeks
3. Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang
4. Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis dapat digabungkan dengan
sistem alfabetis atau numerik.
E. Menjelaskan Sistem Subyek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun
berdasarkan pengelompokan nama masalah/subjek pada isi surat.
Dalam mengelola arsip pribadi kita juga dapat menerapkan sistem subjek, misalnya di
rumah tangga. Ada arsip tentang pembayaran rekening listrik, rekening telepon, arsip
tentang ijazah, akte kelahiran, dan lain-lain.
a) Kelebihan sistem subjek
 Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
 Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
b) Kelemahan sistem subjek
 Sulit mengklasifikasikan apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama
padahal berbeda satu sama lain.
 Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
Pada sistem subjek ini sebelum kita menyimpan arsip hendaknya dipersiapkan
terlebih dahulu Daftar Klasifikasi Arsip. Daftar klasifikasi arsip ini adalah daftar
yang berisi tentang pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara
sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang
berfungsi sebagai kode.
c) Tujuan pembuatan daftar klasifikasi subjek adalah sebagai berikut:
 Agar istilah yang digunakan untuk pengelompokan dokumen dapat dibuat tetap
dan seragam
 Semua arsip yang bersubjek sama akan dapat berkumpul di tempat yang sama,
dan arsip yang subjeknya saling berkaitan akan diletakkan berdekatan.
 Mengusahakan agar arsip secara mudah, cepat, dan tepat, ditentukan kembali
dan dikembalikan ke tempat semula.
d) Prosedur penyimpanan arsip
Langkah-langkah menyimpan arsip sistem subjek pada dasarnya sama dengan sistem-
sistem yang lain, yaitu sebagai berikut.
  Memeriksa berkas
Berkas atau surat yang disimpan diperiksa untuk memastikan apakah arsip sudah
selesai diproses atau belum, dengan melihat tanda-tanda perintah surat disimpan.
Pada saat memeriksa petugas sekaligus menentukan subjek surat tersebut.
Contoh: Bagas akan menyimpan surat dari ibu Arliani tentang cuti sakit. Berarti
surat tersebut subjeknya adalah Cuti Sakit.
 Mengindeks
Mengindeks dalam sistem subjek artinya menentukan permasalahan surat
dengan mencocokan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat.
 Mengode
Menuliskan kode pada surat tersebut sesuai dengan daftar klasifikasi subjek. Jika
daftar klasifikasi subjek menggunakan kode beberapa huruf atau angka, maka
kode yang ditulis pada surat adalah kode huruf atau angka tersebut. Tetapi jika
daftar klasifikasi tidak menggunakan kode, maka yang ditulis adalah nama
subjeknya. Kode subjek yang ditulis adalah nama/nomor subjek pada daftar
klasifikasi yang tingkatannya paling kecil.
 Menyortir
Surat-surat yang mempunyai kode yang sama dikelompokan menjadi satu.
Apabila surat hanya satu, maka tidak perlu disortir.
 Menempatkan
Surat-surat ditempatkan sesuai dengan kode sura dan kode tempat penyimpanan.
Contoh: surat sakit dari ibu Arliani ditempatkan dalam laci berkode
Kepegawaian, dibelakang guide cuti dan di dalam hangin folder Cuti sakit.
Catatan: sebelum surat ditempatkan secara permanen pada tempat penyimpanan,
jangan lupa untuk membuat kartu indeks terlebih dahulu.
e) Setelah kita menyimpan arsip maka perlu dipelajari juga prosedur penemuan kembali
arsip dengan sistem subjek ini.
Prosedurnya adalah sebagai berikut:
 Lihat daftar klasifikasi dan carilah kartu indeks
 Lihat kode penyimpanan kartu indeks
Berdasarkan kode pada kartu indeks, carilah surat/arsip pada laci, guide, dan folder
sesuai dengan kodenya.
F. Menjelaskan Sistem Warna
System warna dalam penyimpanan dokumen yaitu sebagai identitas atau ciri khas
tertentu. System warna dapat dikombinasikan dengan system penyimpanan yang lain.
Misalkan penggunaan warna untuk guide-guide dalam folder, atau penggunaan warna
dalam perlengkapan arsip yang dapat membantu kegiatan kearsipan.
 BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Arsip sebagai salah satu sumber informasi memiliki fungsi yang sangat penting untuk
menunjang proses kegiatan administrasi. Agar arsip dapat berperang sebagaimana
fungsinya perlu dikelola dengan baik dan benar, artinya ditata secara sistematis sehingga
jika sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disajikan.
B. Saran
Perlu adanya penambahan fasilitas kearsipan sehingga pengelolaan dan penyimpanan
arsip dapat berjalan lebih baik dan perlunya meningkatkan pemeliharaan terhadap
penyimpanan arsip.
 DAFTAR PUSTAKA
http://www.scribd.com/doc/46063825/Sistem-Penyimpanan-Arsip-
Aktif#downloadhttp://abidzare.wordpress.com/2009/06/23/5-sistem-pengarsipan/
download.portalgaruda.org/article.php?article=24668&val=1516
www.slideshare.net/.../modul-12-dan-13-peny-arsip-dan-pemeliharaan
https://dwilestariyuniawati.wordpress.com/...5/manajemen-perkantoran
library.unej.ac.id/.../en.../detailnonmodal;...KORESPONDENSI
yuliansah,S.Pd.,M.Pd//manajemen kearsipan
Modul Kearsipan, Sri Endang, DKK. Erlangga
Mengelola Sistem Kearsipan, Dewi Anggrawati, Armico
https://zafikariyufi12-wordpress-
com.cdn.ampproject.org/v/s/zafikariyufi12.wordpress.com/2014/11/07/sistem-
penyimpanan-geografis/amp/?
amp_js_v=a6&amp_gsa=1&usqp=mq331AQHKAFQArABIA%3D
%3D#aoh=16164128114486&csi=1&referrer=https%3A%2F
%2Fwww.google.com&amp_tf=Dari%20%251%24s&ampshare=https%3A%2F
%2Fzafikariyufi12.wordpress.com%2F2014%2F11%2F07%2Fsistem-
penyimpanan-geografis%2F
https://www.anugerahdino.com/2014/01/penyimpanan-arsip-sistem-subjek.html?m=1
http://kuciingsetia.blogspot.com/2014/11/penyimpanan-arsip.html?m=1