PROPOSAL PEMBUATAN APLIKASI SISTEM INFORMASI KEGIATAN

AKADEMIK PADA SMA YAYASAN PERGURUAN CIKINI JAKARTA

PROPOSAL
APLIKASI SISTEM INFORMASI KEGIATAN
AKADEMIK BERBASIS SMS GATEWAY DEN
GAN AUTO RESPONDER PADA SMA
YAYASAN PERGURUAN CIKINI

Jakarta, 10 April 2012

Kepada Yth.
Kepala Sekolah SMA YAYASAN PERGURUAN CIKINI
Jalan Cikini Raya 74-76 Menteng
Jakarta Pusat

Sebelumnya kami ucapkan terima kasih kepada SMA Yayasan

Perguruan Cikini karena telah memberikan kesempatan kepada
UNIVERSITAS GUNADARMA untuk mengajukan proposal ini. Adapun isi
dari proposal ini yaitu untuk menawarkan suatu sistem informasi dalam
kegiatan akademik yang berbasis sms gateway. 

Untuk mengembangkan sistem ini,  diperlukan hardware dan

software yang mendukung jalannya sistem tersebut, peralatan pendukung
tersebut adalah :
 Hardware Spesifikasi
Komputer
Keyboard logitech
Mouse optical logitech
External Hardrive SEAGATE FreeAgent
Desk 1TB
Kabel HDMI uk 20m           
Outlet Kabel Power @50.000 
HP Nokia 6110
Kabel USB uk 20m
Modem GSM/CDMA
Software Jenis
NetBeans 6.9
Microsoft  Windows 7
JDK 1.6
J2SE
MySQL Server

Proposal yang kami tawarkan kepada SMA Yayasan Perguruan Cikini

merupakan proposal pengembangan sistem yang sangat bermanfaat
dalam rangka untuk membantu kelancaran kegiatan akademis pada
sekolah.
  Kami menunggu kabar baik dari SMA Yayasan Perguruan Cikini
dalam waktu 14 hari setelah proposal ini diterima. Jika tidak, kami akan
menawarkan kerjasama ini kepada sekolah lain.
Demikianlah proposal ini kami ajukan untuk diteliti dan dikoreksi.
Besar harapan kami agar kerjasama mengenai pembuatan sistem
informasi kegiatan akademis pada berbasis sms autoresponder ini dapat
terwujud. Terima kasih.

                                                                                                            
                                                                                               
                                                                          Hormat Kami

                                                                  Universitas Gunadarma

 LATAR BELAKANG
Layanan berbasis sms adalah sebagai suatu media komunikasi antara
sekolah dengan orang tua, yang dapat membantu orang tua dalam
mengawasi perkembangan putra putrinya di sekolah. Pengiriman
informasi melalui media SMS akan menjamin tersampaikannya informasi
ke orang tua secara cepat, tepat, akurat, dan up to date tanpa harus
menunggu hasil evaluasi belajar tahap akhir yang biasanya baru diterima
oleh orang tua pada saat pengambilan raport.
Misalnya apabila siswa berangkat dari rumah tetapi tidak hadir di
sekolah, maka orang tua akan mendapatkan laporan dari sekolah secara
langsung pada hari yang sama , yang akan dikirimkan secara otomatis
oleh sistem dalam bentuk SMS. Di samping itu, orang tua juga akan
mendapatkan data nilai ulangan baik harian,  semester maupun UAS dan
UAN secara otomatis, segera setelah siswa selesai melaksanakan ujian,
beserta nilai rata-rata kelas, yang akan sangat membantu orang tua
untuk mengevaluasi prestasi anaknya di sekolah. Kemungkinan lain,
apabila siswa diamanatkan oleh oang tuanya untuk membayar SPP tapi
tidak dibayarkan sampai dengan batas waktu tanggal tertentu setiap
bulan, maka sistem secara otomatis akan mengirimkan data tunggakan
SPP tersebut sebagai peringatan kepada orang tua siswa yang
bersangkutan.
Bagi orang tua yang ingin melihat statistik absensi, nilai maupun
pembayaran SPP selama tahun ajaran berjalan dapat mengakses data
siswa tersebut secara online melalui media internet. Sedangkan bagi wali
murid yang tidak memiliki fasilitas koneksi dengan intenet bisa tetap
mendapatkan data-data tersebut kapan saja dan dimana saja melalui
media SMS.
 Dengan demikian, secara keseluruhan sistem ini berfungsi
membantu kelancaran sistem pendidikan, dengan memanfaatkan
teknologi infomasi dan komunikasi sebagai media penghubung antara
orang tua dengan sekolah, yang akan sangat membantu menjaga para
pelajar agar tetap selalu dibina ke arah kegiatan positif.
BATASAN MASALAH
Aplikasi ini dibuat untuk memberikan informasi mengenai kegiatan
akademik dari  dari SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta seperti biaya
SPP dan ekstrakurikuler, nilai siswa berupa ulangan harian dan ujian serta
absensi.

RUANG LINGKUP
Proyek sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms auto responder
yang akan dikembangkan pada SMA Yayasan Perguruan Cikini Jakarta
memiliki beberapa ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai
berikut :

1. Menganalisis dan meneliti setiap prosedur-prosedur yang

berhubungan dengan kegiatan akademis seperti absensi,
pembayaran SPP, nilai ulangan harian dan semester, juga termasuk
nilai UAS dan UAN.
2. Mendesain sebuah sistem yang dapat mendukung seluruh prosedur
dari sistem ini, serta menunjang kemampuan dari sistem ini.
3. Menganalisis teknologi yang harus digunakan guna mendukung
sistem informasi kegiatan akademik.
4. Membuat program untuk mengimplementasikan desain sistem
informasi kegiatan akademik berbasis sms auto responder.
5. Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi ini sampai
dengan penerapan sistem informasi ini secara memuaskan.

KEUNTUNGAN PENGEMBANGAN SISTEM

Berikut adalah keuntungan jika proyek berhasil  dilaksanakan di sekolah
SMA Yayasan Perguruan Cikini:
Keuntungan Bagi Sekolah

1. Menyajikan informasi yang dibutuhkan orangtua/ siswa secara up to

date dengan biaya yang murah
 2. Meningkatkan citra sekolah sebagai sekolah yang peduli,
transparan, dan maju selangkah dibidang teknologi.
3. Mendapatkan laporan yang komprehensif tentang prestasi akademik
siswa, statistik kehadiran, serta pembayaran SPP yang disajikan
dalam bentuk Laporan SMS.
4. Mendapatkan fasilitas peringatan dini kepada wali murid, dengan
memberikan data-data absensi, nilai atau tunggakan yang cepat
dan autentik.
5. Sebagai alternatif pengiriman
pengumuman/pemberitahuan/peringatan kepada wali murid
sebagai ganti surat edaran sekolah, yang akan lebih menjamin
informasi tersebut sampai ke wali murid, dengan biaya yang relatif
tidak berbeda jauh dengan biaya fotocopy surat edaran bahkan
mungkin di masa mendatang akan jauh lebih murah.
6.  Memudahkan sekolah untuk mengirimkan infomasi ke suatu
kelompok/grup seperti POMG, guru, wali murid perkelas, atau wali
murid seluruh siswa.

Keuntungan Bagi Orangtua

1.  Memudahkan pemantauan dan pengawasan putra-putrinya

kapanpun dan dari manapun.
2. Mengetahui perkembangan prestasi siswa di sekolah dalam bentuk
laporan nilai ulangan harian, semester, UAS dan UAN, termasuk
ranking di kelasnya.
3. Memonitor kehadiran putra-putrinya di sekolah tanpa harus
menunggu laporan dari guru maupun pada saat pengambilan rapor.
4. Mengetahui status pembayaran SPP serta biaya pendidikan lainnya.
5. Orang tua yang kurang memahami teknologi informasi bisa melalui
SMS.

Keuntungan Bagi Siswa

1. Memudahkan memperoleh data nilai ulangan harian atau ujian

semester disertai dengan nilai rata-rata kelas per-ujian sebagai
bahan evaluasi belajar maupun sebagai informasi kelulusan UAS
dan UAN.
2. Siswa dapat melihat nilainya melalui SMS.
3. Siswa dapat meminta nilai remedial dengan cara mengirimkan SMS
ke operator/ admin.
KEUNGGULAN SISTEM
Keunggulan dari sistem kami yaitu :

1. Efisiensi media dan ruang yang digunakan untuk menyimpan

data/arsip sekolah. Efisiensi ini meliputi pengurangan jumlah
kertas  yang digunakan untuk pencatatan data-data sekolah,
pengurangan ruangan untuk penyimpanan kertas-kertas tersebut,
pengurangan tenaga perawat kertas dan ruang tersebut, dan
sebagainya. Selain itu, dengan sistem media elektronis ini,
penulisan data secara berulang kali untuk kepentingan berbeda
maupun sama dapat dihindari yang berarti menambah faktor
efisiensi di atas.
2. Menjamin penyampaian informasi ke orang tua atau pun murid
secara tepat, akurat dan up to date.
3. Modul lengkap
4. Kemudahan pengelolaan dan pemanfaatan data.

MODUL PENGEMBANGAN

1. Modul absensi
2. Modul nilai ulangan dan ujian
3. Modul tunggakan pembayaran biaya pendidikan

ILUSTRASI PENGEMBANGAN SISTEM

Pembuatan sistem informasi kegiatan akademis berbasis sms dirancang
dan dibangun dengan menggunakan sebuah PC Personal Computer), HP
Nokia6110 dan Data Cable Kits. Adapun blok diagram  dan ilustrasi dari
pengembangan sistem :
 Gambar 1. Diagram blok

Gambar 2. Ilustrasi sistem informasi akademik berbasis sms

gateway dengan auto responder

Pada perancangan ini, PC (Personal Computer) berfungsi sebagai

pengendali utama yang mengontrol keseluruhan sistem sarana informasi
akademik berbasis sms gateway dengan auto responder baik dalam
proses pencarian data maupun proses pengiriman hasil pencarian data
kepada Hp pengirim dalam bentuk sms balasan. Selain itu, PC juga
digunakan untuk menyimpan dan memanipulasi tabel data request
(Request Bank) agar bisa di edit, hapus, ataupun menambahkan data.
Pengimplementasian sistem informasi manajemen pada kantor jurusan
teknik elektro UMM untuk sarana informasi akademik berbasis sms auto
responder ini menggunakan Hp Nokia 6110 sebagai penerima sms,
dimana sms yang diterima tersebut dianggap sebagai kode yang
menyatakan key untuk pencarian data yang tersimpan pada tabel request
bank.
Selanjutnya PC akan melakukan pencarian data dengan memanggil
metode FindKey untuk mencari data yang sesuai dengan key tersebut.
Apabila kode key request yang diterima tersebut valid (atau ada yang
sesuai dengan kode key yang tersimpan pada tabel request bank), maka
PC akan mengirimkan data hasil pencarian yang sesuai dengan key
 tersebut beserta hastag screen '(Sistem Auto Responder SMA Yayasan
Perguruan Cikini Jakarta).’ke Hp Nokia 6110 untuk selanjutnya dikirimkan
ke Hp pengirim sebagai sms balasan. Dan apabila kode key request yang
diterima tidak valid atau data yang di cari tidak ditemukan, maka Hp
pengirim akan mendapatkan balasan ‘Maaf, Data Yang Anda Inginkan
Tidak Ditemukan! ‘(Sistem Auto Responder SMA Yayasan Perguruan Cikini
Jakarta )'

METODOLOGI PENGEMBANGAN SISTEM

Berikut fase dari pengembangan sistem informasi kegiatan akademik
berbasis sms gateway  yang kami rencanakan :
1.      Tahap Perencanaan
v  Mendefinisikan masalah
v  Mengkonfirmasikan kelayakan proyek
v  Membuat jadwal proyek
v  Menentukan staff yang terlibat dalam proyek
2.      Tahap Analisis
v  Mengumpulkan informasi berupa kegiatan akademik pada sekolah SMA
Yayasan Perguruan Cikini
v  Mendefinisikan dan menganalis kebuhan sistem
v  Membangun prototipe yang sesuai atau memenuhi kebutuhan sistem
3.      Tahap Perancangan Sistem Secara Umum /Konseptual
v  Menyiapkan rancangan software yang meliputi alur kerja software yang
digambar dalam bentuk flowchart
v  Merancang struktur database software.
v  Merancang input, output,proses, kendali dan teknologi dari sistem
v  Merancang data yang akan dimasukkan
4.      Tahap Evaluasi dan Seleksi Sistem
v  Memilih penyedia teknologi.
5.        Tahap Perancangan Sistem Secara Detail/Fungsional
 v  Perencanaan output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form
tertentu  dan laporan-laporan yang dicetak.
v  Merancang database untuk menyimpan dan mengkases data
v  Membuat laporan rancangan sistem secara detail
6.      Tahap Implementasi
v  Membangun komponen software
v  Memverifikasi dan mentest sistem
v  Mengkonversi data
v  Menyusun modul pelatihan
v  Membuat dokumentasi
v  Menginstal sitem
7.      Tahap Pemeliharaan
v  Menelusuri permintaan modifikasi dan perubahan
v  Mengimplementasi perubahan
v  Memonitor kinerja sistem
v  Mengupgrade hardware dan software
v  Memperbaiki dokumentasi

TENAGA PELAKSANA
Untuk mengembangkan sistem informati kegiatan akademik pada SMA
yayasan perguruan Cikini ini, maka dibutuhkan tim pengembang yang
kompeten di bidangnya masing-masing, sebagai berikut:

1. Project Manager dan System Analyst      : Nurmalita Rahayu

2. Database Designer dan Graphic Designer : Devi Afriani Pramita
3. Programmer, Tester dan Documentator    : Kiki Novia

RENCANA KERJA
 Jika penawaran kami disetujui, proyek ini akan dilakukan selama 90 hari
kerja, setelah kontrak kerja ditandatangani. Berikut ini rancangan kontrak
kerja.
Kepemilikan aplikasi

1. Program dimiliki oleh pihak pengembang,  sehingga pihak sekolah

dalam hal ini hanya bersifat pemakai dan tidak berhak
menyebarluaskannya.
2. Jika pihak sekolah menginginkan lisensi dari program, dikenakan
biaya lisensi yang biasa digunakan untuk itu.

Sistem Pembayaran
1.      Sistem pembayaran dapat dilakukan 3 kali, yaitu :
No Uraian Jumlah
Penandatanganan
1 60 %
kontrak
2 Selesai Pelatihan 20%
3 Serah terima aplikasi 20%
2 Proses modifikasi setelah proyek dinyatakan selesai dikenakan biaya
perawatan sistem.
 
Masa/waktu pengerjaan dan batas pengenaan konsekuensi

1. Waktu pengerjaan perencanaan : 1 bulan.

2. Waktu pengerjaan pembangunan : 2 bulan.
3. Jika pengerjaan pembangunan lewat dari  waktu yang disepakasi di
atas, pihak pengembang dikenakan sanksi berupa pemotongan
biaya pengembangan sebanyak 1 % perhari keterlambatan.
4. Sebaliknya, jika pihak Universitas terlambat memenuhi kewajiban
pembayarannya, maka biaya pengembangan dinaikkan 1 % perhari
keterlambatan.
Berikut adalah Gant Chart dari waktu pengerjaan pembuatan sistem
informasi kegiatan akademis berbasis sms gateway dengan auto
responder

GANTCHART
Kegiatan dan Mei Juni Juli
waktu pelaksanaan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Analisis Kebutuhan
Design fungsi
Pemrograman
Pengujian
Instalasi
Pelatihan
Pemeliharaan
Dokumentasi

RANCANGAN BIAYA
Hardware
N Q HARG JUML
KETERAN UN
O T A AH
GAN IT
. Y (Rp) (Rp)
Uni 5.000 5.000.
1 Komputer 1
t .000 000
Keyboard Uni  70.0  
2 1
logitech t 00 70.000
Mouse
Uni 50.00  
3 optical 1
t 0 50.000
logitech
External
Hardrive
Uni 1.700 1.700.
4 SEAGATE 1
t .000 000
FreeAgent
Desk 1TB
Kabel  
Me  250.0
5 HDMI uk 1 250.0
ter 00
20m 00
6 Kabel 1 Me   100.00
 power uk 100,0
ter 0
20m     00
Outlet
Kabel  
Me  200.0
7 Power 2 100,0
ter 00
@50.000    00
        
HP Nokia 700.0 700.00
8 1 Pcs
6110 00 0
Kabel
Me 300.0 300.00
9 USB  uk 1
ter 00 0
20m
Modem
1 500.0 500.00
GSM/CDM 1 Pcs
0 00 0
A
 
JUMLAH 8.670.
000

Software
N Q U HAR JUML
KETERA
O T NI GA AH
NGAN
. Y T (Rp) (Rp)
OS
Windows Un 1.700 1.700.
1 1
7 + it .000 000
License
Instalasi
Netbeans
, JDK  
Un 900.0
2 1.6, J2SE 1 900.0
it 00
dan 00
MySQL
server
Microsoft
Windows  
Un 750.0
3 Office 1 750.0
it 00
2007 + 00
License
   
JUMLAH 3.350
.000

Biaya Proyek
A. Tahap
Perencanaan dan Biaya Tenaga Kerja
NOAnalisis JUMLAH
KETERANGAN1.400.0
. a Transportasi 00 (Rp)
Project Manager300.00
dan
1
System Analist
b Komunikasi 0 10.000.000
Database Designer dan
200.00
2
Graphics Designer 0
c Konsumsi 5.000.000
Programmer, Tester
100.00dan
3 d Biaya Rapat 0
Dokumenter 3.000.000
Biaya
Jumlah 18.000.000
Dokumentasi
(kertas,fotokopi, 500.00
e print) 0
2.500.
Total Tahap Biaya Analisis
000
B.Tahap Desain,
Testing dan
Implementasi
1.000.0
a Biaya Rapat 00
Biaya
Dokumentasi
(kertas,fotokopi, 500.00
b print) 0
Total Biaya Tahap Desain, 1.500.
Testing dan Implementasi 000
C.Biaya Training
Penyediaan 1.000.0
a Dokumentasi 00
100.00
b Konsumsi 0
200.00
c Transportasi 0
1.300.
Total Biaya Training 000
Biaya Maintenance
1.000.0
a Biaya Personil 00
Biaya
Perawatan
Perangkat Keras 500.00
b (reparasi,servis) 0
Biaya Overhead 500.00
c (listrik, supplies) 0
2.000.
Total Biaya Maintenance 000
 
Jumlah Total 37.320.0
Keseluruhan Biaya 00

GARANSI SISTEM
Setelah sistem ini diimplementasikan di SMA Yayasan Perguruan Cikini,
maka Universitas Gunadarma akan memberikan garansi terhadap
bekerjanya Sistem Selama 180 Hari Kerja, terhitung mulai tanggal serah
terima sistem kepada SMA Yayasan Perguruan Cikini. Garansi tersebut
meliputi

1. Penggantian sistem jika terjadi crash program.

2. Modifikasi jika ada ketidak cocokan software dengan sistem
berjalan.
3. Dukungan teknis melalui telephone, email dan fasilitas lainnya

TAMBAHAN MODUL
Jika ada penambahan modul-modul selain tersebut diatas, maka pihak
pertama (Universitas Gunadarma) dan pihak kedua (SMA Yayasan
Perguruan Cikini)  akan melakukan perjanjian baru.

PENGIRIMAN SISTEM
Sistem yang telah dibuat akan dikirimkan pada hari kerja berikutnya
setelah penyelesaian. Kami akan mengantarkan langsung dan menginstall
secara langsung sistem tersebut ke sekolah SMA Yayasan Perguruan
Cikini. Dalam proses pengantaran tersebut kami juga menyertakan
dokumentasi dalam bentuk berita acara dan gambar proses kegiatan
pembuatan software, buku manual cara penggunaan software dan CD
yang berisi software termasuk semua hardware yang terdapat dalam
proposal.

JJAMINAN HUKUM  
Secara hukum, seluruh perangkat baik software maupun hardware
termasuk prosedur-prosedur yang akan digunakan tidak menyalahi
ketentuan yang berlaku di negara Indonesia serta ketentuan dari pihak 
SMA Yayasan Perguruan Cikini. Apabila kami melanggar kesepakatan
kontrak serta menggunakan software maupun hardware yang menyalahi
kententuan hukum, kami sanggup dituntut ke jalur hukum dan kami akan
tunduk pada segala peraturan yang berlaku.

PENERIMAAN
Sistem informasi kegiatan akademik berbasis sms gateway dengan auto
responder  telah dibuat sesuai dengan kesepakatan kontrak antara pihak
kami dengan pihak SMA Yayasan Perguruan Cikini. Apabila sistem yang
telah kami buat ternyata tidak sesuai dengan kontrak yang telah ditanda
tangani maka kami bersedia membuat kembali sistem tersebut tanpa
adanya biaya tambahan, tetapi  jika kesalahan tersebut tersebut berasal
dari pihak SMA Yayasan Perguruan Cikini maka pihak tersebut yang harus
menambahkan biaya untuk membuat kembali sistem yang diinginkan.

PEMELIHARAAN
Terhitung mulai dari aplikasi dipasang sampai tempo 100 hari kedepan
kami dari pihak Universitas Gunadarma akan memberikan pemeliharaan
dan penyuluhan sistem. Agar aplikasi tersebut dapat digunkan secara
maksimal.  Pemeliharaan seperti pemeliharaan database agar tidak
redudansi dan data flow tidak over clocking atau pending.

ALTERNATIF
Dalam pembuatan aplikasi ini kami membutuhkan software Netbeans 6.9
sebagai alat bantu dalam membuat sistem informasi kegiatan akademik
tetapi software tersebut dapat digantikan dengan menggunakan Jcreator,
Eclipse jika sostware tersebut tidak ada atau tersedia. Alat bantu yang
kami gunakan merupakan software yang bersifat free atau tanpa biaya
termasuk MySQL server untuk membantu membuat database jaditidak
diperlukan biaya tambahan.
 
ISTILAH dan TERMINOLOGI
 Beberapa istilah dalam proposal ini menggunakan istilah komputer,
berikut beberapa istilah yang mungkin membantu untuk memahami
proposal ini :

1. 1.      Hardware  : Perangkat Keras

2. 2.   Software    : Perangkat Lunak
3. 3.   Up to date  :Terbaru
4. 4.   Prosedur   : Langkah-langkah
5. 5.  SMS (Short Message Service) :  Salah satu fasilitas yang
digunakan oleh hampir semua orang
untuk saling bertukar informasi.
6. 6. SMS gateway :Sebuah perangkat lunak yang menggunakan
bantuan komputer dan memanfaatkan teknologi seluler yang
diintegrasikan guna mendistribusikan pesan-pesan yang di-
generate lewat sistem informasi melalui media SMS yang di-
handle oleh jaringan seluler
7. 7. SMS Auto Responder  : Suatu platform metode untuk
mengirimkan dan menerima pesan SMS tanpa menggunakan
perangkat mobile / handphone.
8. 8.  Crash   : Kerusakan
9.  :  Flowchart : Bagan-bagan yang mempunyai arus  yang
menggambarkan langkah-langkah penyelesaian  masalah
10.     Redundansi  :  Pemborosan   

PENUTUP 
   Demikian proposal penawaran ini kami sampaikan untuk menjadi bahan
pertimbangan dalam upaya untuk  memperlancar kegiatan akademik
pada SMA Yayasan Perguruan Cikini. Kami sangat mengharapkan paket
layanan yang kami tawarkan ini bisa bermanfaat secara optimal sesuai
dengan harapan bersama