Resume Materi Pertemuan Minggu 10 dan 11

Disusun Oleh :

NAMA : Manda Juliyanti

NIM : 1834021027

Bisnis Komunikasi

Dr. Bongsu Saragih, SE, MM

Universitas Krisnadwipayana

Fakultas Ekonomi (Program Studi Manajemen)

Jakarta 2020
 Materi Pertemuan 10
1. Mendengarkan
A. Dasar-dasar Praktik Mendengarkan yang Baik
Mendengarkan Secara Aktif
Mendengarkan merupakan menerjemahkan dan menafsirkan simbol verbal
dan non-verbal, sesuai yang diinginkan orang yang berbicara.
Mendengarkan dengan baik itu aktif, dan membutuhkan energi serta latihan.
Mendengarkan dengan baik itu aktif karena, untuk benar-benar mendengarkan orang
lain, kita harus :
 Fokus untuk menafsirkan kata-kata, gerakan, dan nada pembicara secara akurat
pada saat itu
 Kurangi gangguan fisik, emosional, dan psikologis
 Menjernihkan pikiran kita dari keasyikan dan bias kita sendiri Jelaslah,
mendengarkan yang baik membutuhkan latihan karena berfokus pada orang lain
secara terbuka dan tidak kritis tidak muncul secara alami bagi kita.

B. Mendengarkan Secara Aktif Sebagai Keterampilan Komunikasi Inti

Apa saja yang Dilakukan Pendengar yang Baik?
 Pendengar yang Baik itu Memperhatikan
 Terdapat beberapa hal untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang
disebabkan karena tidak memperhatikan :
 Sebelum percakapan, gunakan analisis PAIBOC untuk mengantisipasi informasi
yang dibutuhkan. Membuat daftar pertanyaan, seperti :
 Kapan proyek jatuh tempo?
 Sumber daya apa yang dimiliki?
 Apa aspek yng paling penting dari proyek ini dari sudut pandang orang
lain?
 Selama percakapan, dengarkan jawaban atas pertanyaan Anda.
 Di akhir percakapan, periksa pemahaman Anda dengan orang lain. Terutama
cek melakukan apa selanjutnya.
 Selama atau setelah percakapan, tuliskan poin-poin penting yang memengaruhi
tenggat waktu atau penilaian pekerjaan.

Pendengar yang Baik itu Fokus pada Pembicara Lain dengan Cara yang
Dermawan

Seringkali kita hanya mendengarkan jeda yang menandakan giliran kita untuk
berbicara atau seolah-olah diskusi tersebut adalah kompetisi, mengumpulkan senjata
untuk menyerang pembicara lain, seharusnya tidak seperti itu.
 Pendengar yang baik itu :

 Fokus pada konten, pada apa yang pembicara katakan, bukan penampilan atau
penyampaiannya.
 Luangkan waktu untuk mengevaluasi apa yang pembicara katakan, bukan hanya
merencanakan bantahan.
 Secara sadar bekerja untuk mempelajari sesuatu dari setiap pembicara.

Pendengar yang Baik itu Menghindari Membuat Asumsi

Menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan oleh asumsi yang salah saat

 Fokus pada latar belakang dan pengalaman orang lain. Mengapa poin ini
penting bagi pembicara? Apa yang mungkin dia maksud dengan itu? Apa
manfaatnya bagi pembicara bagi Anda?
 Instruksi pertanyaan yang menurut Anda tidak perlu. Sebelum Anda melakukan
sesuatu yang lain, tanyakan kepada pemberi pesan untuk melihat apakah ada
alasan untuk instruksi tersebut.
 Parafrase apa yang pembicara katakan, beri dia kesempatan untuk mengoreksi
pemahaman Anda.

Pendengar yang Baik itu Mendengarkan Perasaan dan Fakta

Untuk menghindari kesalahan mendengarkan yang disebabkan dengan hanya berfokus

pada fakta oleh :

 Secara sadar mendengarkan perasaan

 Memperhatikan nada suara, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh

C. Dengarkan Dengan Aktif

Bagaimana Saya Mendengarkan dengan Baik Secara Aktif?
Dalam mendengarkan secara aktif, penerima secara aktif menunjukkan bahwa
mereka telah mendengar dan memahami dengan memberi balasan kepada pembicara
baik makna literal atau konten emosional, atau keduanya.Setelah mendengarkan tanpa
menyela, gunakan lima strategi ini untuk membuat respons aktif :
 Parafrase isinya. Maksudnya yaitu Menyarankan, jika Anda memahaminya,
dengan kata-kata Anda sendiri.
 Cerminkan perasaan pembicara. Identifikasi perasaan yang menurut Anda adalah
Anda menjadi pendengar.
 Nyatakan perasaan Anda secara netral. Strategi ini berhasil terutama saat Anda
sedang marah.
 Meminta informasi atau klarifikasi.
 Tanyakan bagaimana Anda bisa membantu.
D. Dengarkan Pemahaman

Apa Untungnya Bagi Saya?

 Mendengarkan secara aktif penting untuk memberikan umpan balik yang
diperlukan untuk pertukaran makna yang sebenarnya.
 Mendengarkan secara aktif memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi dan
memecahkan masalah.
 Mendengarkan secara aktif membantu Anda mengidentifikasi apa yang
memotivasi pembicara, karena Anda harus benar-benar memperhatikannya
memahami sudut pandang orang lainDalam dunia bisnis, mendengarkan secara
aktif memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan.
Pelanggan mendapat informasi lengkap dan berbelanja dengan ekspektasi tinggi
dari kedua produk dan layanan tersebut.

Bagaimana Saya Menunjukkan Kepada Orang-Orang Bahwa Saya

Mendengarkan mereka?

Mendengarkan secara aktif adalah cara yang baik untuk menunjukkan kepada
orang lain bahwa Anda sedang mendengarkan. Tanggapan pengakuan percakapan
seperti, mengangguk, tersenyum, mengerutkan kening juga membantu membawa pesan
yang Anda dengarkan.

E. Terus Belajar Bagaimana Mempengaruhi Orang Lain Secara Positif

Dapatkah Saya Menggunakan Teknik Ini Jika Saya Benar-benar Tidak Setuju
dengan Seseorang?
Kebanyakan dari kita melakukan pendengaran terburuk ketika kita berada
dalam situasi emosional yang sangat tinggi, seperti berbicara dengan seseorang yang
sangat tidak kita setujui, mendapatkan berita buruk, atau dikritik. Tetapi mendengarkan
dapat mencapai lebih banyak hal. Mendengarkan adalah belajar. Jika Anda benar-benar
mendengarkan orang yang tidak Anda setujui, Anda menunjukkan bahwa Anda
menghormati mereka dan mengambil langkah itu dapat mendorong mereka untuk
menghormati Anda dan mendengarkan Anda.
 Materi Pertemuan 11

1. Bekerja dan Menulis di dalam Tim

Kerja tim sangat penting untuk menjalankan bisnis saat ini. Orang-orang
bekerja dalam tim (termasuk tim virtual) untuk membuat produk baru,
menyederhanakan proses, merekrut karyawan, mengidentifikasi dan memecahkan
masalah, bertukar pikiran, mengimplementasikan tujuan strategis organisasi.Dalam
dunia yang ideal, Bekerja dalam tim yang anggotanya berbagi ide. Pada
kenyataannya, kita sering bekerja dengan orang-orang yang memiliki ide-ide yang
sangat berbeda dengan kita dan yang percaya pada kebenaran ide-ide ini sama
kuatnya dengan kita sendiri.

A. Aturan Dasar untuk Bekerja dengan Baik Bersama Orang Lain

Jenis Komunikasi Apa yang Terjadi dalam Grup?

 Pesan grup terbagi dalam tiga kategori: pesan informasional, pesan prosedural
berkaitan dengan menyelesaikan tugas, dan interpersonal.
 Pesan informasional berfokus pada konten. masalah atau tantangan, data, dan
kemungkinan solusi.
 Pesan prosedural berfokus pada metode dan proses.
Bagaimana kelompok membuat keputusan? Siapa yang akan melakukan apa?
Kapan tugas akan jatuh tempo?
 Pesan interpersonal fokus pada orang, mempromosikan keramahan, kerja sama,
dan loyalitas kelompok. Pesan yang berbeda mendominasi selama berbagai
tahap pengembangan kelompok.

Bagaimana Orang Mengembangkan Persatuan Kelompok?

Mengembangkan persatuan tim bergantung pada membangun hubungan.

Budaya kolektif sangat fokus pada pembangunan hubungan untuk memastikan rasa
saling menghormati di antara anggota tim. Membangun dan memupuk rasa hormat
ini adalah proses penting untuk produktivitas tim. Telecommuting dan karyawan
lapangan menggunakan berbagai alat penghubung virtual untuk tetap berhubungan
dengan anggota tim walaupun jaraknya sangat jauh.

B. Peran yang dimainkan orang dalam kelompok

Peran Apa yang Dimainkan Orang dalam Grup?

Peran dan tindakan pemeliharaan positif itu membantu kelompok membangun loyalitas,
menyelesaikan konflik, dan berfungsi dengan lancar untuk mencapai tujuan.
 Mendengarkan secara aktif Menunjukkan kepada anggota kelompok bahwa
mereka telah didengar dan gagasan mereka ditanggapi dengan serius
  Mendorong partisipasi. Menunjukkan keterbukaan dan penerimaan, mengakui
kontribusi anggota, memanggil anggota kelompok yang lebih pendiam
 Menghilangkan ketegangan Bercanda dan menyarankan istirahat dan kegiatan
 Memeriksa perasaan Menanyakan anggota bagaimana perasaan mereka
tentang kegiatan kelompok dan berbagi perasaan sendiri dengan orang lain
 Memecahkan masalah interpersonal, Membuka diskusi masalah interpersonal
dalam kelompok dan menyarankan cara untuk menyelesaikannya.

Peran dan tindakan positif yang membantu kelompok mencapai tujuan tugasnya meliputi :

 Mencari informasi dan opini, Mengajukan pertanyaan, mengidentifikasi celah dalam

pengetahuan kelompok
 Memberi informasi dan pendapat. Menjawab pertanyaan, memberikan informasi
yang relevan
 Meringkas Mengulang kembali poin-poin utama, mengumpulkan ide-ide, meringkas
keputusan
 Mengevaluasi Membandingkan proses kelompok dan produk dengan standar dan
tujuan
 Mengoordinasikan pekerjaan Perencanaan, memberikan arahan, dan menyesuaikan
kontribusi anggota kelompok.

Peran dan tindakan negatif yang merusak produk dan proses kelompok termasuk :

 Memblokir. Tidak setuju dengan semua yang diusulkan. Mengkritik ide diperlukan
jika kelompok ingin menghasilkan solusi terbaik, tetapi mengkritik setiap ide tanpa
menyarankan solusi yang mungkin menghalangi kelompok.
 Mendominasi. Mencoba menjalankan kelompok dengan mengatur, menutup orang
lain, dan bersikeras dengan caranya sendiri. Strategi mendengarkan secara aktif
membangun hubungan, meredakan konflik, dan mendorong partisipasi.
 Membersihkan. Membuat lelucon yang tidak produktif dan mengalihkan kelompok
dari tugas. Lelucon dapat meredakan ketegangan dan membuat grup lebih kreatif,
tetapi terlalu banyak atau lelucon yang tidak pantas dapat membuat frustrasi atau
menyinggung anggota tim, atau menghambat kemajuan.
 Menarik diri. Diam dalam rapat, tidak berkontribusi, tidak membantu pekerjaan, tidak
menghadiri rapat. Mendengarkan dalam hati mendorong orang lain untuk
berkontribusi; perilaku pasif-agresif dapat menciptakan tim yang tidak berfungsi
Kepemimpinan dalam Grup

Kelompok yang efektif menyeimbangkan tiga jenis kepemimpinan, yang paralel

dengan tiga dimensi pengembangan kelompok :

 Pemimpin informasional, menghasilkan dan mengevaluasi ide dan teks.

 Pemimpin interpersonal, memantau proses kelompok, memeriksa perasaan orang, dan
menyelesaikan konflik.
 Pemimpin prosedural, menetapkan agenda, memastikan bahwa setiap orang tahu apa
yang dijadwalkan untuk pertemuan berikutnya, berkomunikasi dengan anggota
kelompok yang tidak hadir, dan memeriksa untuk memastikan bahwa penugasan
dilaksanakan.

C. Karakteristik Grup yang Berhasil

1. Dalam kelompok yang berhasil, para pemimpin menetapkan tenggat waktu yang jelas
dan menjadwalkan pertemuan yang sering. Anggota menghabiskan lebih banyak
waktu menganalisis dan mengidentifikasi tugas. Anggota lebih sering berkomunikasi
satu sama lain, dan menangani konflik secara langsung.
2. Kelompok yang berhasil terdiri dari anggota yang secara aktif terlibat dalam
pemeliharaan dan tanggung jawab tugas. Anggota mendengarkan satu sama lain,
memperhatikan kritik dan membuat keputusan penting bersama.

D. Menyelesaikan konflik secara konstruktif

Bagaimana Anggota Tim Menangani Konflik?Banyak dari kita merasa sangat tidak nyaman
dengan konflik sehingga kita berpura-pura bahwa itu tidak ada. Namun, konflik yang tidak
diakui jarang hilang, tetapi konflik tersebut membusuk, menghambat kemajuan dan
produktivitas.Cobalah cara-cara berikut untuk mengurangi jumlah konflik dalam kelompok :

 Jelaskan tanggung jawab dan aturan dasar di awal.

 Bingkai ide secara positif.
 Akui pesan verbal dan non-verbal tentang ketidaknyamanan, kemarahan, atau
permusuhan.
 Diskusikan masalah yang muncul, daripada membiarkannya membusuk sampai
meledak.
 Sadarilah bahwa anggota kelompok tidak bertanggung jawab atas perasaan satu
sama lain, menyarankan solusi yang mungkin untuk sumber konflik kelompok.
Seringkali gejalanya timbul dari perasaan tidak dihormati atau tidak dihargai oleh
kelompok.
Langkah-langkah dalam Resolusi Konflik

 Pastikan Orang yang Terlibat Benar-benar Tidak Setuju

Contoh : Seseorang sedang memiliki banyak tekanan, dan ada orang lain yang
menyinggungnya, Ia langsung melampiaskan kemarahan dan frustasinya kepada
orang tersebut, karena ia sedang memiliki banyak tekanan mungkin yang ia katakan
kepada orang tersebut sebenarnya tidak ingin ia katakan, solusinya bertanya kepada
orang yang memiliki tekanan tersebut 'kenapa?'
 Periksa Untuk Melihat Informasi Semua Orang Benar
Terkadang gaya percakapan yang berbeda atau perbedaan budaya menciptakan
konflik yang nyata ketika tidak ada perselisihan yang nyata. Demikian pula,
kesalahpahaman dapat muncul dari asumsi yang salah. Ajukan pertanyaan terbuka
(Siapa? Apa? Mengapa? Kapan? Di mana? Bagaimana?) Untuk mengklarifikasi
kekhawatiran.
 Temukan Kebutuhan Setiap Orang yang Coba Untuk Dipenuhi
Misalnya, seorang pekerja yang mengeluh tentang jam kerja yang dia luangkan
mungkin sebenarnya mengeluh bukan tentang jam kerja itu sendiri tetapi tentang tidak
merasa dihargai. Salah satu solusinya yaitu bertanya "Jika ini diselesaikan, apakah
anda akan lega?"
 Cari Alternatif
Terkadang orang terlibat konflik karena mereka melihat terlalu sedikit alternatif.
Tetapi Orang kreatif melatih diri mereka untuk berpikir dalam kerangka
kemungkinan, lebih banyak lebih baik. Teknik ini, yang dikenal sebagai
brainstorming, adalah bagian penting dari setiap langkah dalam proses pemecahan
masalah.
 Perbaikan Perasaan Buruk
Konflik dapat muncul tanpa amarah dan tanpa meningkatkan ketidaksepakatan.
Tetapi jika perasaan orang telah terluka, kelompok perlu menangani perasaan tersebut
untuk menyelesaikan konflik secara konstruktif.

Menanggapi Kritik

Cara-cara konstruktif untuk menanggapi kritik antara lain :

 Parafrase
Parafrase merupakan memparafrasekan atau mengulangi dengan kata-kata
sendiri. Tujuan parafrasa antara lain :
 Untuk memastikan bahwa Anda telah mendengar kritik secara akurat
 Untuk membiarkan kritikus tahu apa arti pernyataannya bagi Anda, dan
 Untuk mengkomunikasikan perasaan bahwa Anda menangani kritikus dan
perasaannya secara serius.
 Memeriksa perasaan
 Tujuan dari memeriksa perasaan antara lain :
 Untuk mencoba memahami emosi kritikus,
 Pentingnya kritik bagi kritikus, dan
 Ide dan perasaan tak terucap yang sebenarnya mungkin lebih penting daripada
kritik yang disuarakan.
 Memeriksa kesimpulan
Tujuan dari memeriksa kesimpulan antara lain :
 Untuk mengidentifikasi masalah yang sebenarnya (sebagai lawan dari
presentasi), dan
 Untuk mengkomunikasikan perasaan bahwa Anda peduli untuk menyelesaikan
konflik tersebut
 Mengulur waktu dengan kesepakatan terbatas
 Mengulur waktu adalah strategi yang berguna untuk menghadapi kritik yang
sangat menyengat.

Tujuan dari mengulur waktu antara lain :

 Memberi Ia waktu untuk berpikir ketika sebuah kritik benar-benar
menghantam dan mengancam Anda, sehingga Anda dapat menanggapi kritik
tersebut daripada hanya bereaksi secara defensif, dan
 Menyarankan kepada kritikus bahwa Anda benar-benar mendengarkan apa
yang dia katakan.

E. Menulis secara kolaboratif

Bagaimana Teams Dapat Menulis Bersama Dokumen yang Baik?

Apa pun pilihan kariernya, pasti tetap banyak dokumen yang dihasilkan, di dokumen
tersebut akan ditulis sebagai bagian dari kelompok. Seperti, bisnis, pemerintah, dan
organisasi akademik menggunakan kolaborasi karena alasan :

 Mempromosikan pembelajaran
 Tugas terlalu besar atau waktunya terlalu singkat bagi satu orang untuk melakukan
semua pekerjaan
 Tidak ada orang yang memiliki semua pengetahuan yang diperlukan untuk melakukan
tugas tersebut
 Sebuah kelompok yang mewakili perspektif yang berbeda harus mencapai konsensus
 Organisasi menginginkan upaya terbaik dari sebanyak mungkin orang
 Teknologi memfasilitasi proses
 Penulisan kolaboratif dapat dilakukan oleh dua orang atau oleh kelompok yang jauh
lebih besar.
Merencanakan Pekerjaan dan Dokumen

Ketika Anda merencanakan proyek penulisan kolaboratif, tulislah rencana tersebut :

 Buat analisis Anda tentang masalah, audiens, dan tujuan Anda secara eksplisit
sehingga Anda tahu di mana Anda setuju dan di mana Anda tidak setuju.
 Mengartikulasikan dan menyetujui organisasi, format, dan gaya dokumen sebelum
siapa pun mulai menulis, untuk memudahkan memadukan bagian yang ditulis oleh
penulis yang berbeda.
 Tetapkan jadwal manajemen proyek yang memenuhi kebutuhan anggota, dan
maksimalkan kekuatan komunikasi individu. Pertimbangkan gaya kerja Anda dan
komitmen lainnya.
 Pertimbangkan untuk membuat kontrak tim yang menjelaskan peran dan tanggung
jawab anggota.
 Gunakan aplikasi online, dan komputer yang memungkinkan seringnya rapat virtual
dan real-time menulis, merevisi, dan mengedit.
 Bangun kelonggaran untuk tenggat waktu Anda. Lebih sulit bagi sebuah grup untuk
menyelesaikan dokumen ketika bagian satu orang hilang daripada bagi seorang
penulis untuk menyelesaikan bagian terakhir dari dokumen yang dia telah
menyelesaikan semua pekerjaannya.

Merevisi Dokumen

Panduan berikut dapat membuat proses revisi lebih efektif :

 Evaluasi isinya dan diskusikan kemungkinan revisi sebagai kelompok. Pikirkan cara-
cara untuk meningkatkan setiap bagian sehingga orang yang melakukan revisi
memiliki beberapa panduan.
 Sadarilah bahwa orang yang berbeda menyukai gaya penulisan yang berbeda.
Ketika kelompok puas dengan isi dokumen, satu orang mungkin penulis terbaik harus
membuat perubahan yang diperlukan untuk membuat gaya penulisan konsisten.

Mengedit dan Mengoreksi Dokumen

Laporan grup memerlukan pengeditan dan pemeriksaan yang cermat, dengan cara :

 Minta setidaknya satu orang membaca seluruh dokumen untuk konsistensi tampilan
dan nada (misalnya, format dan penomoran).
 Mintalah anggota kelompok lain memeriksa seluruh dokumen untuk tata bahasa,
ejaan, dan penggunaan yang benar.
 Gunakan pemeriksa ejaan.
  Mintalah semua anggota kelompok mengoreksi dokumen untuk terakhir kalinya,
karena pemeriksa ejaan tidak dapat berpikir dan oleh karena itu tidak dapat
menangkap kesalahan eja di luar konteks.

Membuat Proses Kelompok Bekerja

Penulisan kolaboratif membutuhkan perhatian khusus pada proses kelompok :

 Luangkan banyak waktu untuk membahas masalah dan mencari solusi.

 Luangkan waktu untuk mengenal anggota kelompok dan membangun loyalitas
kelompok.
 Menjadi anggota kelompok yang bertanggung jawab.
Sadarilah bahwa orang memiliki cara berbeda dalam mengalami realitas dan
mengekspresikan diri mereka sendiri.
Jaga komunikasi tetap terbuka.

2. Perencanaan, Mengelola, dan Merekam Rapat

A. Manajemen Rapat
Jenis Pertemuan Apa Yang Terjadi?
 Pertemuan informal satu lawan satu adalah yang paling signifikan. Orang melihat
pertemuan ini sebagai kesempatan untuk bertukar informasi yang berarti.
 Rapat tim menyatukan orang untuk mengelola proyek, memecahkan masalah, dan
berkolaborasi dalam dokumen. Agenda dan notulen yang direkam meresmikan
pertemuan ini.
 Rapat staf rutin memberikan informasi, mengumumkan kebijakan dan produk baru,
menjawab pertanyaan, berbagi ide, dan memotivasi orang.
 Rapat organisasi lain yang sering dilakukan termasuk rapat penjualan, sesi pelatihan
staf, konvensi dan retret. Sesi ini memungkinkan orang untuk mengembangkan diri
mereka secara profesional, untuk membangun tim, dan / atau melakukan jangka
panjang perencanaan.
 Proses parlementer adalah yang paling banyak jenis rapat formal, dijalankan sesuai
dengan aturan ketat seperti yang dirangkum dalam Robert's Rules of Order.

B. Rencanakan Pertemuan

Perencanaan Apa yang Seharusnya Mendahului Pertemuan?

Identifikasi Pertemuan Tujuan yang dibutuhkan :

 Untuk berbagi informasi

 Untuk bertukar ide
 Untuk mengevaluasi ide
 Untuk membuat keputusan
  Untuk membuat dokumen
 Untuk memotivasi anggota

C. Buat Agenda Rapat

Perusahaan menggunakan empat proses pengambilan keputusan yang berbeda

 Otoritatif : Pemimpin membuat keputusan sendiri

 Konsultatif : Pemimpin mendengar komentar kelompok tetapi kemudian membuat
keputusan sendiri
 Pemungutan Suara : Mayoritas menang
 Konsensual : Diskusi berlanjut sampai semua orang dapat mendukung keputusan
tersebut.

Agenda yang bagus menjawab lima pertanyaan :

 Kapan dan di mana? Waktu dan tempat pertemuan

 Apa? Item agenda
 Mengapa? Setiap item ditandai untuk tujuan — informasi, diskusi, atau keputusan
 Siapa? Peserta dan individu yang mensponsori atau memperkenalkan setiap item
 Bagaimana? Durasi pertemuan dan waktu yang dialokasikan untuk setiap item

D. Apa yang Harus Saya Ketahui saat Rapat Virtual?

Teknologi memungkinkan anggota desa global saat ini untuk bertemu kapan saja, di
mana saja. Dalam pertemuan virtual, peserta perlu memberi perhatian khusus pada
keterampilan interpersonal mereka: mendengarkan dan berpartisipasi secara aktif, peran tim
yang positif, dan negosiasi konflik.

F. Saat Saya Menjadi Pimpinan, Bagaimana Saya Menjaga Pertemuan Tetap Sesuai
Rencana?

Pertemuan terbaik mendorong partisipasi, kreativitas, dan kesenangan. Dalam

pertemuan virtual atau tatap muka, tujuan Anda sebagai pimpinan yaitu :

 Memastikan Anda mengundang orang yang tepat orang yang diperlukan untuk proses
dan pengambilan keputusan,
 Memperjelas tujuan pertemuan, dan
 Membantu peserta mengerjakan item agenda dalam waktu yang ditentukan.
Strategi Pengambilan Keputusan Apa yang Berhasil dalam Rapat?

Jika tujuan Anda adalah meminta peserta membuat keputusan, rancang rapat Anda dengan
tepat sebelumnya.

 Nyatakan tujuan pertemuan

 Tanyakan hanya pada orang yang dibutuhkan untuk membuat keputusan
 Bertemu secara singkat dengan peserta individu jauh sebelum pertemuan untuk
memastikan semua orang memahami apa yang diputuskan. Selama rapat, Anda dapat
menggunakan berbagai alat pengambilan keputusan.

Bagaimana Saya Bisa Menjadi Peserta Rapat yang Efektif?

 Membaca materi yang dibagikan sebelum pertemuan; pikirkan tentang topik diskusi.
 Bawalah materi tersebut ke pertemuan, dengan alat pencatatan. Membuat catatan
meningkatkan daya ingat, dan catatan Anda mungkin menangkap nuansa penting
yang tidak dimiliki notulen rapat.
 Tiba tepat waktu: lima sampai sepuluh menit lebih awal. Kehadiran tepat waktu Anda
menunjukkan rasa hormat kepada peserta lain.

Apa Seharusnya Risalah dalam Rapat?

Risalah harus menyertakan nama peserta, topik diskusi, dan item tindakan: daftar siapa
melakukan apa selanjutnya. Catatan menit rapat terbaik :

 Keputusan tercapai
 Item tindakan, di mana seseorang perlu menerapkan atau menindaklanjuti sesuatu
 Item terbuka topik tidak terselesaikan