No.

Dokumen : SOP/MKT/02
STANDARD OPERATING PROCEDURE
Tgl Berlaku : 12 Februari 2021
Status Revisi : 00 PEMBERIAN PENJELASAN TENTANG PRODUK
YANG DISEDIAKAN/DITAWARKAN
Halaman : 1/3 Departemen : MARKETING

1. TUJUAN
Untuk mengatur Pemberian penjelasan tentang produk yang disediakan/ditawarkan

2. CAKUPAN
Karyawan front liner, marketing

4. DOKUMEN
Formulir keikut sertaan wisata dan Syarat ketentuan, standarisasi surat penawaran

5. RINCIAN PROSEDUR
No. KEGIATAN TANGGUNG JAWAB
Pembagian Tugas Kegiatan Pemesanan Paket Wisata

5.1 Tugas manager pemasaran dan Tim marketing dalam Manajer Pemasaran/Tim
kegiatan pemasaran adalah sbb : Marketing

a) Merencanakan dan jenis promosi yang dibutuhkan untuk

produk terbaru dari perusahaan atau menentukan strategi
pemasaran yang efektif dan efisien dengan memperhatikan
sumber daya perusahaan.
b) Memohon persetujuan dari atasan terkait budget kegiatan
pemasaran.
c) Bila persetujuan sudah didapatkan, maka dilanjutkan dengan
penugasan tim kreatif dalam merancang desain iklan yang ada.
d) Memasarkan produk secara detail terkait harga paket wisata,
akomodasi dan transportasi yang digunakan, tanggal
keberangkatan, perlengkapan, pengurusan dokumen wisata
(Passport, Visa dll).
e) Menjalin hubungan dengan pelanggan khususnya dalam hal
penanganan komplain, pengukuran kepuasan pelanggan.
f) Menjalin hubungan, koordinasi dan kerja sama yang baik di
dalam intern bagian Marketing maupun dengan Bagian lain
terkait dengan kelancaran proses kerja di Bagian Marketing.
5.2 Tugas tim Operasional/Support/Tim Kreatif adalah sbb : Operasional/Support/Tim
Kreatif
a) Menetapkan materi promo yang akan dimasukkan dalam iklan
yang akan dibuat.
b) Membuat desain iklan sesuai yang diperintahkan oleh manajer
pemasaran baik dalam bentuk tertulis atau media elektronik.
c) Meminta persetujuan dari atasan atau dalam hal ini manajer
pemasaran mengenai jenis desain yang cocok dan sesuai
dengan visi misi perusahaan.
d) Membuat desain iklan yang sudah ada menjadi bentuk nyata
baik secara fisik misalnya brosur untuk kegiatan marketing
offline maupun melalui social; Media.
e) Pemasangan iklan di sosial media maupun media lainnya yang
sudah ditentukan oleh tim kreatif.
Penjelasan Produk oleh Tim marketing pemasaran

5.3 Standarisasi penjelasan produk yang harus dijelaskan oleh Manajer Pemasaran/Tim
Tim Marketing biro perjalanan wisata adalah dengan detail Marketing
sbb :

Page 1 of 11
a) Menawarkan secara rinci harga paket wisata dalam bentuk
surat penawaran atau menggunakan brosur dan media
komunikasi yang telah ditetapkan standarisasinya oleh
perusahaan, terkait harga dikenakan per pax atau bukan, harga
berpengaruh terhadap isian jumlah orang dalam satu kamar
(Quard, Tripple, Double), minimum jumlah wisatawan untuk
keberangkatan dengan harga yang telah diberikan serta
termasuk menjelaskan jadwal pembayaran. Surat penawaran
minimal ditanda tangani oleh level manager atau direktur
dengan kop surat dan cap perusahaan yang resmi.
b) Jadwal keberangkatan dan kepulangan Tur/wisata serta
lamanya hari.
c) Menjelaskan dokumen kelengkapan yang digunakan untuk
perjalanan wisata (Masa berlaku passport, visa dan dokumen
lainnya yang diperlukan)
d) Menjelaskan secara detail komponen-komponen Paket Wisata
yaitu :
1. Transportasi yang digunakan (Pesawat, Bis atau
transportasi lainnya yang digunakan).
2. Akomodasi yang digunakan, seperti hotel yang digunakan
menggunakan hotel berbintang berapa fasilitas apa saja
yang didapatkan di hotel.
3. Restauran yang digunakan, apakah full board meals dari
hotel, atau cattering , adakah snack box yang akan
diberikan sepanjang tur dilaksanakan serta berapa kali
makan yang akan diberikan.
4. Adakah asuransi perjalanan, apabila ada dijelaskan apa saja
yang dapat di klaim oleh wisatawan/calon Tur.
e) Menjelaskan itinerary secara detail dari mulai keberangkatan
sampai dengan kepulangan serta menjelaskan destinasi apa
saja yang akan dikunjungi.
f) Meminta wisatawan dan calon Tur mengisi formulir sesuai yang
terlampir pada lampiran 1 SOP ini.
g) Menjelaskan syarat dan ketentuan yang berlaku pada travel
sesuai dengan yang ada pada lampiran 2 SOP ini.
h) Dalam memberikan informasi produk tur tersebut sebelumnya
marketing telah melakukan pengecekan masa berlaku (Validasi)
dan kelayakan produk baik harga, program, dan
pelaksanaannya.
i) Pemberian informasi tour tidak hanya terpaku pada produk
yang sudah ada, bila calon pembeli meminta informasi produk
tour yang lain dan belum tercetak atau tersiapkan, marketing
harus dapat memberikan jawaban yang diplomatis tidak
diperbolehkan menjawab TIDAK ADA, TIDAK BISA atau TIDAK
MENANGANI TOUR YANG DIMINTA, minimal marketing
mencoba untuk mencatat terlebih dahulu apa yang diminta
calon pembeli dan selanjutnya menginformasikan kepada
calon pembeli bahwa permintaan tersebut akan segera
diproses untuk selanjutnya segera diinformasikan kepada calon
pembeli yang meminta produk tour tersebut.
j) Marketing harus mempunyai rasa optimis (tidak ragu-ragu)
pada saat memberikan informasi produk tour kepada calon
pembeli (tidak diperbolehkan memilih – milih calon pembeli
atau yang meminta informasi produk tour baik dari segi umur,
jenis kelamin atau status sosial).
k) Marketing melaporkan seluruh kegiatan pemberian informasi
produk tour kepada pimpinan atau manager marketing
sekaligus untuk mendapatkan pengarahan lebih lanjut atas
tindakan yang harus dilakukan.

Page 2 of 11
 Standarisasi Media Komunikasi

5.4 Media Komunikasi yang akan dibuat (Brosur, website, sosial Operasional/Support/Tim
media) minimal harus mencantumkan hal-hal sbb : Kreatif
a) Logo Travel
b) Nomor Izin TRAVEL
c) Harga Paket Wisata
d) Transportasi yang digunakan
e) Akomodasi yang digunakan
f) Harga sudah termasuk apa saja dan belum termasuk apa saja.
g) Ittinerary Singkat, apakah transit atau direct dll.
h) Alamat kantor Travel,nomor telp yang bisa dihubungi,website,
media social lainnya yang bisa diakses oleh nasabah untuk
mendapatkan informasi yang jelas mengenai paket yang
ditawarkan dan travel yang membuat paket perjalanan wisata.

Menyetujui,
PT. CAHAYA MADINAH ASSHIDDIQ

Abu Bakar Sidik

Direktur Utama

Page 3 of 11
 Lampiran 1
Formulir Keikut sertaan

Page 4 of 11
 Lampiran 2
Syarat dan Ketentuan

SYARAT KETENTUAN PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL

1. PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL, merupakan Travel Resmi Terdaftar DAlam BPW (Biro Perjalanan Wisata).
2. Detail ketentuan tata cara pendaftaran Tur melalui PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL adalah sebagai
berikut :
 Biaya pendaftaran ( booking fee) Sebesar 50% dari harga paket perjalanan Tur.
 Pembayaran paket Tur akan dibayarkan ke rekening: Bank Mega Syariah Cab Karawang PT.
SEWARNA PRIMA TRAVEL, Rekening IDR 1000196334
 Untuk memudahkan Peserta Tur untuk mengetahui total biaya pelunasan paket Tur maka PT.
SEWARNA PRIMA TRAVEL akan mengeluarkan invoice resmi.
Page 5 of 11
  Bukti pembayaran berupa kwitansi yang disertai oleh stempel perusahaan akan diserahkan oleh
perusahaan kepada peserta tur paling lambat H+3 (Tiga hari ) setelah dana booking Fee maupun
dana pelunasan paket Tur telah dipastikan masuk ke rekening PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL.
 Dana pelunasan dibayarkan paling lambat H-45 ( empat puluh lima hari sebelum ) tanggal
keberangkatan sampai dengan pukul 16.00 WIB, dan keterlambatan biaya pelunasan dari waktu
yang ditentukan akan dianggap membatalkan diri dan uang booking fee tidak dapat dikembalikan
sepenuhnya.
3. Terhitung dari awal pendaftaran para calon Tur hingga batas akhir pendaftaran pukul 16.00 WIB ,
apabila terjadi pembatalan atau mengundurkan diri termasuk dengan alasan sakit, meninggal dunia,
atau sebab lainnya akan dikenakan potongan sebesar 50% dari uang yang telah masuk atau disesuaikan
dengan biaya dan administrasi yang telah dikeluarkan dari PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL
4. Terhitung dari awal pendaftaran, sampai tanggal keberangkatan, uang yang telah dibayarkan calon Tur
kepada PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL tidak dapat dikembalikan dan tidak dapat dilakukan pergantian
nama calon Tur terkait telah dilakukannya pemesanan tiket airlines.
5. Harga Paket Tur yang di publish oleh PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL sudah termasuk:
 Ticket Pesawat
 Visa Tur ( Untuk Negara Yang Menggunakan Visa )
 Akomodasi
 Full Board/Catering menu Indonesia (Tergantung kepada pilihan paket)
 Transportasi Bis Selama Tur
 Snack dan Meals Box
 Guide
 Handling Di Bandara
 Harga tidak berlaku untuk High season (Des-Januari)
 Asuransi perjalanan (Disesuaikan pada paket tertentu
6. Harga Paket Tur yang di publish oleh PT.SEWARNA PRIMA TRAVEL tidak termasuk:
• Kelebihan Bagasi sesuai dengan ketentuan Air Lines
• Tour/Makan/Minum di luar program
• Personal Expenses
7. Jadwal pelunasan dan harga pada Paket Tur yang telah di publish PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL dapat
berubah sewaktu-waktu dan perubahan tersebut akan diinformasikan kepada calon Tur sebelum
membayarkan pelunasan. Perubahan ini dapat terjadi diakibatkan oleh perubahan kurs maupun hal-hal
lainnya demi kelancaran proses keberangkatan Tur.
8. Harga pada Paket Tur sepenuhnya menjadi kewenangan PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL. PIC, Koordinator,
maupun Perwakilan PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL dilarang menaikan harga yang sudah ditentukan oleh
PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL dan apabila terdapat perbedaan harga paket Tur, maka itu diluar tanggung
jawab PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL.
9. Harga Paket Tur tidak berlaku apabila calon Tur ingin mengganti hotel diluar yang disediakan pihak PT.
SEWARNA PRIMA TRAVEL atau ingin pindah kelas tempat duduk pesawat dari kelas ekonomi menjadi
kelas bisnis dan seterusnya.
10. Calon Tur, wajib mengikuti tenggang waktu pembayaran yang telah ditentukan PT. SEWARNA PRIMA
TRAVEL sebagaimana yang telah diinformasikan pada point kedua diatas.
11. Dalam hal pengajuan VISA Tur, disetujui atau tidak disetujuinya visa, sepenuhnya adalah kewenangan
pihak Kedutaan Besar Negara Yang Bersangkutan, apabila terjadi visa tidak disetujui oleh Kedutaan
Besar Negara Yang Bersangkutan dan calon Tur tersebut ingin tetap diberangkatkan dijadwal berikutnya
maka segala biaya yang ditimbulkan ditanggung oleh calon Tur.
12. Seluruh jadwal keberangkatan Tur sepenuhnya menjadi kewenangan PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL dan
calon Tur tidak bisa melakukan permintaan tanggal antara lain sebagai berikut;
 Perubahan jadwal Tur, dapat dilakukan sewaktu - waktu oleh management PT. SEWARNA PRIMA
TRAVEL yang dikarenakan proses pengurusan VISA dan lain sebagainya.
 Setiap calon Tur, tidak dapat menentukan nomor kursi dan group atau rombongan.
13. Calon Tur wajib mengikuti dan mentaati jadwal keberangkatan yang ditentukan oleh PT. SEWARNA
PRIMA TRAVEL, calon Tur dapat mengalami penundaan atau perubahan jadwal keberangkatan

Page 6 of 11
 dikarenakan masalah teknis sebanyak-banyaknya 3 (tiga) kali perubahan atau penundaan. Dan segala
biaya domestik atau biaya pribadi yang timbul diluar Paket Tur, akibat dari perubahan maupun
penundaan tersebut ditanggung oleh calon Tur seluruhnya.
14. Semua Tur Tur, yang telah terdaftar pada PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL dan telah berangkat menunaikan
ibadah Tur tidak di perbolehkan untuk overstay, dan apabila kedapatan melakukan overstay, maka
seluruh biaya yang timbul akibat hal tersebut dibebankan oleh Tur, keluarga Tur dan ahli waris
15. Diharapkan setiap calon Tur, tidak dalam masa ikatan dinas negeri maupun swasta, dan apabila calon
Tur yang terikat dengan ikatan dinas negeri maupun swasta berhalangan berangkat dikarenakan ikatan
dinas maka dianggap calon Tur membatalkan secara sepihak dan segala biaya tidak dapat dikembalikan.
16. Ketentuan Pembatalan dan pengenaan biaya adalah dengan detail sbb :
a) Pembatalan H-45 sebelum keberangkatan dipotong 75 % dari Harga Paket
b) Pembatalan H-30 Hari sebelum keberangkatan Uang Paket Tur akan HANGUS
17. Jika dalam keadaan Force Majure seperti karena bencana alam, kerusuhan serta suasana mencekam
baik di Negara asal maupun di Negara tujuan, maka seluruh biaya tambahan ditanggung oleh Tur.
 Dalam kondisi Force Majure ini pihak PT. SEWARNA PRIMA TRAVEL tidak bertanggungjawab dalam
hal pengembalian biaya - biaya yang sudah dikeluarkan, khususnya untuk pengurusan VISA, TIKET
serta Akomodasi dan lain - lainnya.
 Apabila terdapat Tur yang sakit dan atau meninggal dunia selarna perjalanan Tur maka segala biaya
yang timbul akibat kejadian tersebut ditanggung oleh Tur.
. Syarat ketentuan Tur, berlaku untuk semua calon Tur dan tidak terkecuali. Setiap calon Tur, yang sudah
mengisi dan menandatangani formulir pendaftaran dianggap sudah mengerti dan menyetujui syarat dan
ketentuan Tur diatas.

Page 7 of 11
 Lampiran 3
Draft surat penawaran

Kepada Yth. Jakarta, ..................2020

……………………….
Jakarta

PERIHAL : ............................................................................

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Dengan hormat,

Pertama-tama kami ucapkan terima kasih atas penerimaan Surat Penawaran ini, semoga dapat menjadi
bahan pertimbangan, kami dari SEWARNA Travel menawarkan kerjasama paket perjalanan Tur.
Bersama ini perkenankan kami untuk menginformasikan bahwa SEWARNA Travel adalah travel yang
memiliki slogan “Your Trusted Partner for Your Islamic Journey”. Sesuai slogan ini kelebihan tur dan travel
kami adalah sebagai travel yang menyediakan pelayanan perjalanan wisata islami kepada mitra
Perusahaan atau Grup, sehingga anda dapat memilih paket perjalanan yang sesuai dengan program tahunan
perusahaan dan dengan paket yang lebih flexible.
Visi dan misi kami adalah menjadi tur dan travel untuk mitra Perusahaan / Grup yang mengedepankan
kepada pelayanan,kemudahan,transparansi, keamanan serta amanah.
Dalam kegiatan operasionalnya SEWARNA Travel sebagai biro perjalanan wisata ,Tur dalam negeri dan luar
negri serta telah memiliki akses pemesanan jasa transportasi seperti pembelian tiket pesawat, Tiket kereta
api, tiket kapal laut dan berbagai akomodasi baik untuk kebutuhan pembelian secara perorangan maupun
secara Grup. Berikut adalah detail layanan yang dapat kami berikan :
 Paket Halal Tur baik di dalam negri dan luar negri
 Pembelian Tiket transportasi (Tiket Pesawat,Kereta Api, Kapal laut, travel dan Penyewaan Bus)
 Pemesanan Hotel
 Payment Point / Pembayaran tagihan (Pembayaran PAM,Listrik,Telkom dll)
 Jasa Pengurusan Visa dan Pasport
 Outing dan Gathering

Terkait dengan penjelasan diatas kami mengajukan penawaran paket perjalanan Tur Belitung + Pulau
Lebong dengan detail sbb :

* Apabila terdapat perubahan Hotel akan digantikan dengan yang setara

Page 8 of 11
Harga Paket Sudah Termasuk :
 Tiket Pesawat PP Start Jakarta by air asia
 Bagasi sesuai ketentuan maskapai
 Hotel Pandan inn / setaraf (Twin/Triple Share)
 Transportasi AC Sesuai Jumlah Peserta
 Makan Sesuai Program
 Biaya Masuk Objek Wisata, Donasi dan Parkir
 Air Mineral 1 Botol Per Hari (600ml)
 Driver / Pemandu Wisata (Indonesia)
 Boat Tradisional + Life Vest (Island Hopping)
 Alat Snorkeling (Snorkle & Mask)
 Dokumentasi photo grup
 Floaties / Properti foto untuk FIT

Harga Paket TidakTermasuk :

 Biaya Pribadi (Laundry,Minibar, Telepon&Layanan Kamar)
 Optional Tour
 Watersport
 Fin / Kaki Katak (Rp 50.000/Pax)
 Tipping Untuk Driver/Guide

Pendaftaran dan persyaratan :

1.Pemesanan disertai pembayaran uang muka sebesar 1.500.000 per orang

2.Pelunasan paling lambat 1 Minggu sebelum tanggal keberangkatan.
3.Harga tidak berlaku untuk periode high season 2019
4.Tipping Guide/Driver (Rp 20.000/pax/hari - dibayarkan saat pelunasan).
5.Airport Tax dapat berubah sewaktu-waktu tanpa pemberitahuan terlebih dahulu menjadi tanggungan
6.peserta.
Pengeluaran pribadi, seperti : mini bar, laundry, bill telp,
7.Optional Tour/Watersport (Kayak, Banana Boat, Fly Fish, Jet Ski, memancing dan olahraga air lainnya)
8.over bagasi dll ( Laundry, Mini Bar dll ) menjadi tanggungan peserta.
9.Pelepasan Tukik ( anak Penyu ) dan Planting Coral ( penanaman Terumbu Karang ) optional dan harus
10. dengan perjanjian.
11. Biaya pembatalan oleh peserta dalam waktu:
A. 15-30 hari sebelum keberangkatan dikenakan biaya sebesar 60% dari harga tour.
B. Kurang dari 15 hari sebelum keberangkatan dikenakan biaya 85% dari harga tour.
C. Kurang dari 07 hari sebelum keberangkatan dikenakan biaya 100% dari harga tour.
12. Dalam keadaan Force Majeure/terpaksa/tidak teratasi karena bencana alam, kerusuhan, suasana
mencekam dan lain-lain, rencana perjalanan dapat dirubah baik susunan maupun jadwalnya tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu, hal ini demi kepentingan dan keamanan seluruh rombongan.
13. Dalam hal ini, kami tidak bertanggung jawab dalam pengembalian biaya atau uang atas service yang
sudah dibayarkan yang tidak digunakan, termasuk dan tidak terbatas pada biaya tambahan.
14. Demi kelancaran tour, acara perjalanan dapat berubah tanpa pemberitahuan terlebih dahulu.
15. Syarat dan Kondisi tersebut di atas dan lainnya berlaku sesuai dengan yang tertera dalam Program.

Page 9 of 11
 Lampiran 5
Jadwal Perjalanan:

Belitung + Pulau Leebong

3 Hari 2 Malam

Periode : Weekday selama low season ( limited seat )

Peserta : Min. 04 Pax
Hotel : Pandan Inn ( non bintang )
Harga : 2.550.000 / Pax

Agent Comm : 125.000 / Pax

Staff Comm : 25.000 / Pax

PROGRAM :

HARI 1 : ARRIVAL-CHECK IN HOTEL

 Penjemputan peserta oleh pemandu wisata di Bandara Hanandjoeddin Kota Tanjung Pandan.
 Check in Hotel - Istirahat - Free Program.

HARI 2 : LEEBONG ISLAND

(B/L/D)

 Sarapan pagi di Hotel

 Menuju Pelabuhan Tanjung Ru (Pegantungan) untuk memulai perjalanan ke Pulau Leebong,
Hunting Foto di Pulau Pasir Bintang Laut ( sand Island )
 Mengitari Hutan Mangrove yang tak kalah indah
 Makan siang di Pulau Leebong
 Mengunjungi pantai chicas yg berada di belakang pulau leebong, hamparan pasir putih dan gazebo
tengah laut bisa menambah properti fotography peserta. Di Pulau Leebong, peserta dapat
melakukan kegiatan berenang, bersantai dan melihat serta menikmati pemandangan sekitar Pulau
dari rumah pohon, kayaking, paddling, cycling sampai sore.
 Kembali ke Kota tanjung Pandan
 Mengunjungi Belitung Mangrove Park ( Gusong Bugis )
 Makan malam di lokal resto
 Kembali ke hotel

HARI 3 : ISLAND HOPPING - TRANFER OUT

(B/L/-)

 Sarapan pagi di Hotel-Check Out Hotel

 Menuju  Pantai Tanjung Kelayang. Merupakan salah satu spot lokasi pemberhentian perlombaan
Kapal Layar Internasional dan juga tempat memulai keberangkatan Tour Pulau.
 Persiapan untuk Island Hopping menggunakan Boat Tradisional.
 Melewati Batu Kepala Burung Garuda, Mengunjungi Pulau Pasir.
 Mengunjungi Pulau Batu Berlayar.
 Mengunjungi Pulau Lengkuas (Lokasi Syuting Film Holywood “The Philosophers”). Snorkeling
 Makan siang di Pulau kepayang
 Mengunjungi Pulau Kelayang Besar & Explore Goa Kelayang

Page 10 of 11
 Kembali ke Pantai Tanjung Kelayang untuk bilas dan bersih-bersih diri.
 Menuju Pantai Tanjung Tinggi ( Lokasi Syuting Film Laskar Pelangi ) Hunting Foto & Explore
Bebatuan Granit yang besar.
 Foto stop Danau Kaolin
 Transfer ke Bandara Hanandjoeddin untuk perjalanan kembali ke Kota Anda.
Tour Selesai **

Page 11 of 11