Aksk 7
Aksk 7
BAB 20
AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA
Siklus penggajian dan personalia (payroll adn personal cycle) melibatkan pekerjaan dan pembayaran
kepada semua karyawan. Pertimbangan utamanya berfokus pada tenaga kerja. Audit siklus penggajian
dan personalia mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengendalian,
pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analitis, dan pengujian atas
rincian saldo (sama kayak siklus penjualan dan penagihan). Perbedaan karakteristiknya :
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian. Karena penerimaan jasa dari karyawan dan
pembayaran jasa tsb melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait.
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan, bahkan
perusahaan kecil sekalipun.
T-akun digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun
dalam siklus ini. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat jika karyawan telah benar-benar
dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dlaam ayat
jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tapi belum
dibayar.
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia, Serta Dokumen dan Catatan Terkait
Siklus ini dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri dengan membayar jasa yang telah dilakukan
karyawan dan pemotongan pajak.
Fungsi bisnis (yang angka) dan catatan terkait (yang huruf) :
1. Sumber daya manusia
Departemen SDM menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai dan merekrut
personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen SDM merupakan sumber catatan yang
independen bagi verifikasi internal atas informasi upah, termasuk penambahan dan penghapusan
gaji serta perubahan upah dan pengurangan.
a. Catatan sumber daya manusia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran,
oengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
b. Formulir otorisasi pengurangan
Digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan untuk
pemotongan pajak penghasilan, 401 (K) dan program tabungan pensiun lainnya, obligasi
tabungan, serta iuran serikat pekerja
c. Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak
tenaga kerja, otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi untuk pejabat
perusahaan.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Timekeeping dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung ke beban penggajian
setiap periode. Untuk mencegah salah saji diperlukan pengendalian yang memadai dalam empat
aktivitas berikut :
- Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
- Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih
- Pembayaran gaji
- Penyiapan catatan gaji
d. Kartu waktu
Adalah dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja
setiap harinya serta jumlah jam kerja karyawan. Dapat berupa formulir kertas atau elektronik.
Biasanya diserahkan setiap minggu.
Karyawan yang menerima gaji tetap atau pembebasan hanya mengisi kartu waktu untuk
mengklaim upah lembur, cuti liburan, atau sakit.
e. Tiket waktu perjalanan
Adalah formulir yang menunjukan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode
waktu tertentu. Digunakan jika seorang karyawan melakukan pekerjaan berbeda/bekerja
dalam departmen yang berbeda.
f. File transaksi penggajian
File yang mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi
selama suaru periode. Berisi semua informasi yang dimasukan kedalam sistem informasi
seperti nama karyawan dan nomor identifikasi, tanggal, pembayaran kotor dan bersih,
pemotongan pajak, dan klasifikasi akun.
Metodologi untuk merancang pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi
Metodologinya sama dengan untuk siklus penjualan dan penagihan (bab 14) serta siklus akuisisi dan
pembayaran (bab 18), yaitu memahami pengendalian internal, menilai risiko pengendalian yang
direncanakan, menentukan luas pengujian pengendalian, dan merancang pengujian pengendalian
serta pengujian substantif atas transaksi demi memenuhi tujuan audit yang berkaitan dengan
transaksi.
Pengendalian internal bersifat terstruktur dan terkendali untuk mengelola pengeluaran kas,
meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan karyawan, serta meminimalkan kecurangan. Program
pemrosesan penggajian harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan skedul pemotongan
pajak. Pengendalian internal tidak begitu sulit karna sebagian besar transaksi relatif homogen dan
berjumlah kecil. Sebagian salah saji moneter dikoreksi oleh pengendalian verifikasi internal atau ketika
merespon keluhan karyawan.
Prosedur pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi penting untuk
memverifikasi saldo akun dalam siklus ini. Pengujian ditekankan karena tidak adanya bukti pihak
ketiga yang independen, seperti konfirmasi untuk memverifikasi upah akrual, pajak penghasilan yang
dipotong, pajak penggajian akrual, dan akun neraca lain. Pengujian dalam siklus ini biasanya tidak
bersifat ekstensif. Banyak audit menghadapi risiko salah saji yang rendah walaupun penggajian sering
menjadi bagian signifikan dari total beban. Alasannya :
1. karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada maajemen jika bayaran mereka
terlalu rendah
2. semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit
3. transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal menyangkut
pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Untuk memahami pengendalian internal dalam siklus ini harus diperhatikan hal berikut :
pengendalian internal bervariasi untuk tiap perusahaan, karenanya auditor harus mengidentifikasi
pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk tiap organisasi
pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko pengendalian
harus diuji dengan pengujian pengendalian
jika auditor melaporkan tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan,
tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian pengendalian harus mencukupi untuk
menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian internal terhadap pelaporan keuangan.
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada risiko pengendalian yang dinilai dan
pertimbangan audit lainnya, seperti pengaruh penggajian terhadap persediaan
Pengujian sebenarnya tidak dilaksanakan sesuai urutan. Pengujian pengendalian dan pengujian
substantif atas transaksi akan digabungkan jika memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara
senyaman mungkin dengan menggunakan program audit format kinerja
kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan
endorsement. Auditor juga memeriksa endorsement pada cek yang dibatalkan untuk melihat
jumlah yang tidak biasa tau adanya kemungkinan cek yang disalahgunakan.
Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam
jurnal penggajian ke departemen SDM untuk menentukan apakah karyawan telah benar-benar
bekerja selama periode penggajian. Auditor mungkin akan meminta pembayaran gaji kejutan
kepada karyawan, yaitu semua karyawan harus mengambil dan menandatangani ceknya atau
catatan penggajian setoran langsung di depan seorang penyelia dan auditor.
c. Pengujian atas kecurangan waktu
Terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari yang sebenarnya
dikerjakan. Sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu karena kurangnya bukti
yang tersedia. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total jam yang dibayar menurut
catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen.
d. Laporan beban yang curang
Penggantian atas beban perjalanan dan hiburan adalah bagian dari siklus akuisisi dan pembayaran,
auditor melaksanakan prosedur tambahan sbg bagian pengujian siklus ini. Pemalsuan laporan
beban oleh manajemen dapat menjadi indikator diabaikannya pengendalian internal dan potensi
kecurangan lainnya. Auditor harus memberikan perhatian pada laporan beban perjalanan dan
melakukan pengujian dengan verifikasi persetujuan yang tepat, memeriksa tanda terima
pendukung, dan menentukan apakah penggantian memang terjadi.
3. Tahap 3
d. Melaksanakan prosedur analitis
Prosedur Analitis Salah Saji yang Mungkin
Membandingkan saldi akun beban penggajian Salah saji akun beban penggajian
tahun sebelumnya (disesuaikan dengan kenaikan
tingkat upah dan kenaikan volume)
Membandingkan tenaga kerja langsung sbg Salah saji tenaga kerja langsung dan
presentase dari penjualan dgn tahun sebelumnya persediaan
Membandingkan beban komisi sbg presentase dari Salah saji beban komisi dan kewajiban
penjualan dgn tahun sebelumnya komisi
Membandingkan beban pajak penggajian sbg Salah saji beban pajak penggajian dan
presentase dari gaji & upah dgn tahun sebelumnya kewajiban pajak penggajian
(disesuaikan dgn perubahan tarif pajak)
Membandingkan akun pajak penggajian akrual dgn Salah saji pajak penggajian akrual dan
tahun sebelumnya beban pajak penggajian
e. Merancang dan melaksanakan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban
Verifikasi akun kewajiban yg berkaitan dengan penggajian (beban penggajian akrual) bersifat
langsung jika pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban penggajian :
- Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (keakuratan)
- Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar
(pisah batas)
Relatif konsisten dari tahun ke tahun dan merupakan pertimbangan penting dalam evaluasi
jumlahnya. Kebijakan perusahaan ditentukan pertama kali, kemudian jumlah yang tercatat harus
dihitung ulang.
6. Pajak penggajian akrual
Diverifikasi dengan memeriksa formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya untuk
menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7. Pengujian atas rincian saldo untuk akun beban
Biaya dapat dipecah menurut dividi, produk, atau cabang. Auditor hanya perlu melakukan
pengujian tambahan terhadap akun-akun pada laporan laba rugi. Pengujian tambahan yang
ekstensif hanya diperlukan jika auditor mengungkapkan defisiensi yang signifikan dalam pengujian
kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam prosedur analitis. Pengujian kadang
dilakukan terhadap akun kompensasi pejabat, kimisi, beban pajak penggajian, total penggajian,
dan tenaga kerja kontrak.
8. Kompensasi pejabat
Verifikasi dilakukan terhadap total kompensasi pejabat dan jumlah yang diotorisasi oleh dewan
direksi. Pengujian audit yang biasa adalah memperoleh gaji setiap pejabat yang diotorisasi dari
risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapat yang berhubungan.
9. Komisi
Verifikasi dapat dilakukan dengan mudah jika tingkat komisi sama untuk setiap penjualan dan
informasi penjualan yang diperlukan tersedia dalam catatan akuntansi. Beban komisi total dapat
diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuj setiap jenis penjualan dengan jumlah
penjualan dalam kategori ybs. Jika informasi tidak tersedia, pengujian dilakukan dengan
menelusuri total pembayaran komisi.
10.Beban pajak penggajian
Dapat diuji dengan merekonsiliasi total penggajian di setiap formulir pajak dengan total penggajian
untuk keseluruhan tahun. Kemudian dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai dengan
penggajian kena pajak. Audit biasanya memerlukan banyak biaya dan biasanya tidak diperlukan
kecuali prosedur analitis mengindikasikan bahwa terdapat masalag yang tidak dapat dipecahkan
melaui prosedur lainnya.
11.Total penggajian
Pengujian berupa rekonsiliasi total beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT dan
formulir W-2. Tujuan dari pengujian adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian
dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat di jurnal pengujian.
12.Tenaga kerja kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, organisasi melakukan kontrak dengan organisasi luar untuk
menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan membandingkan
jumlahnya dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dean perusahaan
jasa luar.