BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Teknologi informasi adalah salah satu contoh produk teknologi yang pada saat
ini terus berkembang dari hari ke hari baik itu informasi dari media cetak maupun
elektronik yang menyajikan informasi dalam bentuk tulisan, suara maupun gambar.
Informasi yang diperoleh tentu merupakan suatu hasil dari beberapa proses
pengolahan data yang saling terintegrasi satu sama lain. Dengan pesatnya
perkembangan teknologi, maka tidaklah heran jika di berbagai perusahaaan,
instansi atau organisasi banyak yang menggunakan komputer sebagai alat bantu
yang mampu menyimpan dan mengolah segala macam data dengan cepat, tepat dan
akurat. Seiring dengan perkembangan tersebut, komputer diharapkan tidak hanya
sebagai pengolah data saja, tetapi dapat menjadi media informasi yang dapat
diakses setiap saat. Hal ini diwujudkan dengan menghubungkan komputer dalam
sebuah jaringan atau internet. Dalam penerapan Teknologi Informasi dibutuhkan
Sumber daya manusia yang memadai agar teknologi informasi tersebut dapat
diterapkan di organisasi atau instansi. Dengan demikian perusahaan perusahaan
diharapkan memberikan kesempatan pada mahasiswa/i untuk lebih mengenal dunia
kerja dengan cara menerima mahasiswa/i yang ingin mengadakan kegiatan praktik
kerja lapangan.
Praktik Kerja Lapangan (PKL) ditujukan sebagai sarana untuk membekali
mahasiswa/i sebelum memasuki dunia kerja nyata. Mahasiswa/i diharapkan dapat
menerapkan dan mengaplikasikan ilmu yang dipelajari dari berbagai mata kuliah,
agar kiranya dapat secara langsung dipraktekkan, selain itu mahasiswa/i juga
diharapkan untuk dapat menambah dan menggali kemampuan diri dengan cara
mempelajari setiap kegiatan dan berinteraksi selama proses PKL berlangsung.
PT. Perkebunan nusantara IV Kota Medan adalah Badan Usaha Milik Negara
(BUMN) yang bergerak pada bidang usaha agroindustri, PTPN IV mengusahakan
perkebunan dan pengolahan komoditas Kelapa Sawit dan Teh yang mencakup
pengolahan areal dan tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman
menghasilkan.

1
 2

Pengolahan komoditas menjadi bahan baku berbagai industri, pemasaran

komoditas yang dihasilkan dan kegiatan pendukung lainnya. PTPN IV memiliki 30
unit usaha yang mengelola budidaya Kelapa Sawit dan 1 unit usaha yang mengelola
budidaya Teh dan 1 unit Kebun Plasma Kelapa Sawit, serta 1 unit Usaha
Perbengkelan (PMT Dolok Ilir) yang menyebar di 9 Kabupaten, yaitu Kabupaten
Langkat, Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu,
Padang Lawas, Batubara, dan Mandailing Natal.
Selama dalam melaksanakan kegiatan PKL terdapat suatu masalah dalam
“Daftar Tamu Pengunjung” yang mana tempat akses pendataan daftar tamu masih
menggunakan buku untuk mencatat identitas, keperluan, tanda tangan dan
meninggalkan kartu identitas tamu sebagai jaminan. Maka berdasarkan dari maslah
yang terjadi dibutuhkan sistem informasi usulan untuk mempermudah dalam
pendataan Daftar Tamu Pungunjung di PT. Perkebunan Nusantara IV.

1.1 Rumusan Masalah

1. Bagaimana menganalisa Sistem Informasi Pendataan Daftar Tamu Pengunjung
pada PT.Perkebunan Nusantara IV ?
2. Bagaimana merancang Sistem Informasi Pendataan Daftar Tamu Pengunjung
pada PT.Perkebunan Nusantara IV?

1.2 Tujuan
Tujuan dilaksanakannya analisa Sistem Informasi Pendataan Daftar Tamu
Pengunjung adalah sebagai berikut:
1. Untuk Mengetahui cara menganalisa sistem informasi Pendataan Daftar Tamu
Pengunjung di PT. Perkebunan Nusantara IV.
2. Untuk Mengetahui cara merancang Sistem Informasi Pendataan Daftar Tamu
Pengunjung di PT. Perkebunan Nusantara IV.
 3

1.3 Manfaat
Kerja praktik memberikan manfaat dari berbagai pihak, diantaranya yaitu
manfaat bagi Mahasiswa, manfaat bagi Kampus
1. Manfaat Bagi Praktikan
1. Mempersiapkan dirimenghadapi dunia kerja yang sesungguhnya.
2. Melatih kemampuan dan keterampilan praktikan sesuai pengetahuan
yang diperoleh selama mengikuti perkuliahandi Jurusan Sistem
Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri
Sumatea Utara.
3. Mengidentifikasi keterampilan maupun kemampuan yang belum
dikuasai praktikan dalam bidang sistem informasi agar dikemudian
hari praktikan dapat menguasai dan memperbaiki diri sebelum
memasuki dunia kerja.
4. Meningkatkan daya pikir, kreativitas, keberanian dan tanggung
jawab yang sangat diperlukan dalam dunia kerja.
5. Belajar mengenal dinamika dan kondisi nyata dunia kerja pada unit-
unit kerja.
2. Manfaat bagi Jurusan Sistem Informsi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sumatera Utara.
1. Memperkenalkan Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan
Teknolgi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara kepada Instansi
Pemerintahan maupun Perusahaan.
2. Membuka peluang kerja sama antara Universitas dengan instansi
dalam pelaksanaan Kerja Praktik diwaktu yang akan datang.
3. Meningkatkan citra Fakultas Jurusan Sistem Informasi Fakultas
Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sumatera Utara
sebagai pencetak bibit-bibit unggul yang berkualitas.
3. Manfaat Bagi Perusahaan
1. Sistem Informasi Pendataan Daftar Tamu Pengunjung
mempermudah perusahaan dalam segi waktu, biaya dan lebih aman
dalam menyimpan data Daftar Tamu pada PT. Perkebunan
Nusantara IV.
 4

1.4 Waktu Dan Tempat Pelaksanaan Kerja Praktek

Kerja Praktek ini dilaksanakan terhitung mulai tanggal 21 oktober 2019
sampai dengan 22 november 2019 di PT. Perkebunan Nusantara IV Medan, Jalan
Letjend Soeprapto Nomor 2 Medan. Dalam pelaksanaan kerja praktek penulis
ditempatkan sdi Bagian Akuntansi.
 5

BAB II
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah Singkat PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero)

PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) disingkat PTPN IV didirikan
berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 9 tahun 1996 tentang Peleburan
Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VI, Perusahaan Perseroan (Persero)
PT Perkebunan VII, dan Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan VIII
menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV dan Akta
Pendirian Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perkebunan Nusantara IV No.37
tanggal 11 Maret 1996 yang dibuat dihadapan Notaris Harun Kamil, SH dan
Anggaran Dasar telah mendapat pengesahan dari Menteri Kehakiman Republik
Indonesia melalui Surat Keputusan Nomor: C2-8332 HT.01.01.Th.96 tanggal 8
Agustus 1996 dan telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia
No.81 tanggal 8 Oktober 1996. Tambahan Berita Negara Republik Indonesia No.
8675, Anggaran Dasar telah disesuaikan dengan UU No.40 Tahun 2007 tentang
Perseroan Terbatas berdasarkan Akta Notaris Sri Ismiyati, SH No. 11 tanggal 04
Agustus 2008 dan telah mendapat pengesahan dari Menteri Hukum an HAM RI
melalui Surat Keputusan No. AHU-60615.AH.01.02. Tahun 2008 tanggal 10
September 2008, Anggaran Dasar telah mengalami beberapa kali perubahan,
terakhir berdasarkan akta Pernyataan Keputusan Rapat Umum Pemegang Saham
No. 16 tanggal 8 Oktober 2012 yang dibuat dihadapan Notaris Ihdina Nida Marbun
SH.
PTPN IV adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak pada
bidang usaha agroindustri. PTPN IV memiliki usaha perkebunan dan pengolahan
komoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal dan tanaman,
kebun bibit dan pemeliharaan tanaman menghasilkan, pengolahan komoditas
menjadi bahan baku berbagai industri, pemasaran komoditas yang dihasilkan dan
kegiatan pendukung lainnya. PTPN IV memiliki 30 Unit Kebun yang mengelola
budidaya Kelapa Sawit dan Teh, dan 3 unit Proyek Pengembangan Kebun Inti
Kelapa Sawit, 1 unit Proyek Pengembangan Kebun Plasma Kelapa Sawit, yang
menyebar di 9 Kabupaten, yaitu Kabupaten Langkat, Deli Serdang, Serdang
 6

Bedagai, Simalungun, Asahan, Labuhan Batu, Padang Lawas, Batubara dan

Mandailing Natal.
PTPN IV juga didukung oleh 1 Unit Usaha Engineering Manufacturing
and Constructio yaitu Pabrik Mesin Tenera (PMT) dan 3 Unit Usaha Rumah Sakit
yaitu RS. Laras, RS. Balimbingan dan RS. Pabatu. Seluruh Unit Usaha dan Proyek
Pengembangan PTPN IV dikelompokkan ke dalam 5 (lima) Grup Unit Usaha
(GUU).
1. Grup Unit Usaha-I meliputi:
1) Unit Usaha Bah Jambi.
2) Unit Usaha Balimbingan.
3) Unit Usaha Tonduhan.
4) Unit Usaha Pasir Mandoge.
5) Unit Usaha Sei Kopas.
6) Unit Usaha Dolok Sinumbah
7) Unit Usaha Marihat.
2. Grup Unit Usaha-II meliputi:
1) Unit Usaha Gunung Bayu.
2) Unit Usaha Mayang.
3) Unit Usaha Bukit Lima.
4) Unit Usaha Dolok Ilir.
5) Unit Usaha Laras.
6) Unit Usaha Tanah Itam Ulu.
3. Grup Unit Usaha-III meliputi:
1) Unit Usaha Pabatu.
2) Unit Usaha Adolina.
3) Unit Usaha Air Batu.
4) Unit Usaha Tinjowan.
5) Unit Usaha Padang Matinggi.
6) Unit Usaha Aek Nauli.
7) Unit Usaha Sawit Langkat.

4. Grup Unit Usaha-IV meliputi:

 7

1) Unit Usaha Pulu Raja.

2) Unit Usaha Berangir.
3) Unit Usaha Ajamu.
4) Unit Usaha Meranti Paham.
5) Unit Usaha Sosa.
6) Unit Usaha Panai Jaya.
7) Unit Usaha Batang Laping.
8) Unit Usaha Timur.
9) Unit Usaha Plasma Madina
5. Unit Usaha-V meliputi:
1) Unit Usaha Marjandi.
2) Unit Usaha Bah Butong.
3) Unit Usaha Sidamanik.
4) Unit Usaha Tobasari dan Unit Usaha Bah Birong Ulu

2.2 Ruang Lingkup Perusahaan

PT. Perkebunan Nusantara IV (Persero) mengusahakan perkebunan dan
pengolahan kemoditas kelapa sawit dan teh yang mencakup pengolahan areal dan
tanaman, kebun bibit dan pemeliharaan tanaman yang menghasilkan, pengolahan
komoditas menjadi bahan baku berbagai industri, Pemasaran komoditas yang
dihasilkan dan pendukung lainnya. PTPN IV memiliki 30 (tiga puluh) Unit Kebun
mengelola budidaya Kelapa Sawit dan Teh, dan 3 (tiga) Unit Proyek
Pengembangan Kebun Inti Kelapa Sawit, 1 (satu) Unit Proyek Pengembangan
Kebun Plasma Kelapa Sawit, yang menyebar di 9 (Sembilan) Kabupaten yaitu
Kabupaten Langkat, Deli Serdang, Serdang Bedagai, Simalungun, Asahan,
Labuhan Batu, Padang Lawas, Batu Bara dan Mandailing Natal.
Dalam proses pengolahan PTPN IV memiliki 15 (lima belas) Unit Pabrik
Kelapa sawit (PKS) dengan kapasitas total 575 ton Tandan Buah Segar (TBS) per
jam, 2 (dua) Unit Pabrik Teh dengan kapasitas total 154 ton Daun Teh Basah (DTB)
per hari, dan 1 (satu) Unit Pabrik Pengolahan Inti Sawit dengan kapasitas 450 ton
per hari.
 8

Maksud dan tujuan didirikan perusahaan sesuai dengan anggaran dasar

adalah melakukan usaha dibidang industri serta optimalisasi pemanfaatan sumber
daya perusahaan untuk menghasilkan barang/jasa yang bermutu tinggi dan berdaya
saing kuat untuk mendapatkan/mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai
perusahaan.

2.3 Lokasi Perusahaan

Alamat : Kantor Pusat Medan Jl. Letjend Suprapto No.2 Medan
Sumatera Utara
Kode Pos : 20151
Telp : 0614154666
Email : ptpnusantara4@ptpn4.co.id

Gambar 2.1 Kantor PTPN IV

Sumber Arsip PTPN IV

2.4 Visi dan Misi Perusahaan

Visi:
1. PT. Perkebunan Nusantara IV yaitu, “Menjadi Perusahaan Unggul
Dalam Usaha Agroindustri yang Terintegritasi”.
 9

Misi:
1. Menjalankan usaha dengan prinsip-prinsip usaha terbaik, inovatif, dan
berdaya saing tinggi.
2. Menyelenggarakan usaha agroindustri berbasis kelapa sawit, teh dan
karet.
3. Mengintergritasikan usaha agroindustri hulu, hilir dan produk baru,
pendukung agroindustri dan pendayagunaan aset dengan preferensi
pada teknologi terkini yang teruji (proven) dan berwawasan lingkungan.

2.5 Kegiatan Perusahaan

Kegiatan usaha utama yang dilakukan oleh perusahaan, adalah:
1. Pengusahaan budidaya tanaman meliputi pembukaan dan pengolahan
lahan, pembibitan, penanaman dan pemeliharaan serta pemungutan
hasil tanaman serta melakukan kegiatan-kegiatan lain yang
berhubungan dengan perusahaan budidaya tanaman tersebut.
2. Produksi meliputi pengolahaan hasil tanaman sendiri maupun dari
pihak lain menjadi barang setengah jadi atau barang jadi serta produk
turunannya.
3. Perdagangan meliputi penyelenggaraan kegiatan pemasaran berbagai
macam hasil produksi serta melakukan kegiatan perdagangan lainnya
yang berhubungan dengan kegiatan usaha perusahaan.
4. Pengembangan usaha bidang perkebunan, agrowisata dan agrobisnis
5. Selain kegiatan usaha utama diatas, perusahaan dapat melakukan
kegiatan usaha dalam rangka optimalisasi pemanfaatan sumber daya
yang dimiliki.
Secara umum rencana kerja perseroan akan diarahkan pada bidang-bidang
sebagai berikut:
1. Melakukan pengembangan industri hilir (Bio Diesel, Biomassa,
Oleokimia, dll)
2. Ekspansi pengembangan areal perkebunan kelapa sawit ke Kalimantan
dan Sulawesi.
3. Peningkatan kapasitas olah pabrik kelapa sawit.
 10

4. Peningkatan produktivitas TBS dan efisiensi biaya.

5. Spin off Rumah & Sekolah PTPN IV merupakan BUMN yang
berkomitmen.

2.6 Nilai-nilai Perusahaan

Nilai-nilai yang dianut perusahaan yakni PRIMA dengan definisi masing-
masing:
1. Profitability, mengutamakan profit
2. Responsibility, bertangggung jawa terhadap stakeholder
3. Integrity, integritas
4. Market Ahead, selalu yang terdepan dan
5. Accountability, terpercaya

2.7 Logo Perusahaan PTPN IV

Gambar 2.2 Logo Perusahaan PTPN IV

Sumber Arsip PTPN IV

 11

Makna dari logo PT Perkebunan Nusantara IV Medan, yaitu bentuk pohon

sebagai gambaran dari pohon/buah yang mendekati bentuk tumbuhan dan
digambarkan dengan tiga pelepah diatas serta dua pelepah di bawah. Tiga pelepah
diatas mempunyai arti dua unit perkebunan, yaitu perkebunan sawit dan perkebunan
teh yang menjadi satu.Kemudian dua bpelepah dibawah selanjutnya memiliki arti
sebuah “wadah“, maksudnya wadah tersebut merupakan tempat mengolah dua unit
perkebunan diatasnya.
Sedangkan untuk empat bidang lengkungan yang terletak paling bawah
mempunyai arti suatu landasan yang menunjang kedua unit diatasnya.Lekungan
mengarah ke kanan dan ke kiri yang berarti PT Perkebunan Nusantara IV
merupakan hulu dan industri hilir dan juga arah pengembanga/ pemasaran empat
bidang ini di analogikan sebagai angka empat dari PT Perkebunan Nusantara
IV.Secara keseluruhan, bentuk logo ini mengarah keatas kalau diambil garis lurus
menuju/memusat ke satu titik, yang berarti ketajaman fokus usaha dalam mencapai
tujuan demi kesejahteraan bersama yang berlandaskan Ketuhanan Yang Maha Esa.
Mengenai warna yang ada pada logo, menggambarkan lambang dan unsur
etis yaitu warna hijau bersifat sejuk, dingin dan keyakinan, sedangkan warna jingga
bersifat panas, semangat dan berani. Hijau pada empat bidang lengkung mengacu
pada sifat sejuk dalam kerukunan kerja antar sesama karyawan dan atasan sehingga
timbul keakraban timbal balik, tangan dingin serta keyakinan dalam mengelola
pekerjaan yang membawa angina seger bagi keuntungan perusahaan dan
kesejahteraan karyawan, jernih dalam pola pikir dan keyakinan dalam hasil kerja.
Jingga pada waadah dan bentuk tiga pelepah adalah semangat membara untuk
mempertahankan serta menigkatkan mutu produksi dalam merebut pasar dari para
pesaing produk perusahaan yang ada di pasaran.
Dengan tangan dingin seta keyakinan dan semangat kerja sama makna
keberhasilan akan tercapai karena Karunia dan Rahmat dari Tuhan Yang Maha Esa.
Semua berasal dari satu titik, yaitu Sang Maha Pencipta maka kita patut untuk
mensyukurinya.
 12

BAB III
ORGANISASI DAN MANAJEMEN

3.1 Struktur Organisasi PTPN IV

Struktur organisasi diperlukan perusahaan untuk membedakan batas-batas
wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya
hubungan / keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Demi tercapainya tujuan umum suatu perusahaan diperlukan suatu
wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan perusahaantersebut.
Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pada
hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, bagian-bagian ataupun orang-orang yang
mewujudkan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab setiap karyawan
dalam perusahaan dapat diketahui dengan jelas.Disamping itu setiap karyawan
dapat mengetahui tugasnya masing-masing.
Sesuai dengan ketentuan Anggaran Dasar Perseroan, Perseroan diurus oleh
Direksi dibawah pengawasan Komisaris. Anggota Direksi dan Komisaris diangkat
oleh Rapat Umum Pemegang Saham untuk jangka waktu 5 (lima) tahun. Struktur
organisasi berdasarkan surat keputusan direksi PT Perkebunan Nusantara IV
No.04.13/Kpts/117/X/2016.
 13

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Umum PTPN IV

Sumber: arsip PTPN IV

3.2 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Berikut ini adalah pembagian tugas dan tanggung jawab dari setiap unit pada
PT Perkebunan Nusantara IV Medan yang terdiri dari:
1. Komisaris
Bertugas mengawasi jalannya kegiatan usaha dan melaksanakan rapat
umum pemegang saham (RUPS)
 14

2. Direktur Utama
Direktur Utama memiliki fungsi umumnya mengarahkan dan
memberdayakan, seluruh Sumber Daya perusahaan secara optimal untuk
mewujudkan visi dan misi perusahaan. Tugas–tugas direktur utama yaitu:
1) Membangun perusahaan kelas dunia yang berbasis agri bisnis.
2) Melaksanakan prinsip tata kelola perusahaan yang di semua jajaran.
3) Mewujudkan portofolio business perusahaan yang memberikan
keuntungan dan nilai tambah.
4) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000
dan SMK3.
5) Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui teknologi
informasi, serta memberdayakan secara maksimal.
3. Direktur Produksi
1. Bidang Pengolahan
1) Memimpin dan mengkoordinasikan tugas-tugas dibawah
Direktorat Produksi.
2) Meningkatkan mutu produk yang dihasilkan unutk setiap
komoditi (Kelapa sawit, Teh, dan Kakao).
3) Mengoptimalkan kapasitas PKS dengan melakukan pembelian
TBS pihak III.
4) Memimpin dan mengkoordinasikan tugas-tugas dibawah
Direktorat Produksi.
2. Bidang Tanaman
1) Meningkatkan produktivitas tanaman (kelapa sawit dan teh)
dengan pemeliharaan, kebijakan pemupukan dan panen yang
benar.
2) Perluasan areal kelapa sawit dengan penambahan HGU
3. Bidang Teknik
1) Meningkatkan pemeliharaan sarana dan prasarana produksi.
2) Melaksanakan pemeliharaan (maintenance) mesin-mesin dan
instalasi pabrik secara konsisten sehingga kondisi setiap mesin
 15

dan instalasi dalam keadaan Running well/Top performance/siap

pakai
4. Direktur Keuangan
Direktur keuangan memiliki fungsi utamanya mengelola, dan
memberdayakan Sumber Daya keuangan secara tepat guna, sehingga
tercapai cash flow, dan biaya operasional perusahaan yang efektif dan
efiesien. Tugas-tugas direktur keuangan yaitu:
1) Menjaga keseimbangan antara pertambahan dan profitabilitas
perusahaan.
2) Melaksanakan asset Assessment secara berkesinambungan
untuk memberdayakan asset potential.
3) Memonitor dan mengevaluasi biaya produksi melalui
pemanfaatan activity based costing.
4) Memelihara cash reserve requirement minimum 2 bulan
kebutuhan dana operasional.
5) Mengkoordinasi dan memberikan pengarahan dalam
penyusunan RKAP/RKO dan RJP.
6) Mencari sumber dana bagi pertumbuhan perusahaan.
7) Menbuat laporan manajemen intern dan laporan keuangan
konsolidasi.
8) Menjalin hubungan yang harmoni dengan stake holders.
9) Membangun sarana dan prasarana informasi manajemen
keuangan melalui teknologi informasi yang terintegrasikan dan
berbasis data base, serta memberdayagunakan secara maksimal.
10) Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO
14000, dan SMK3.
11) Menetapkan sistem sarana dan prasarana informasi melalui
teknologi Informasi yang terintegrasi dan berbasis data base,
serta memberdayakan secara maksimal.
 16

1) Bidang Keuangan
a) Mengendalikan cash flow perusahaan
b) Meningkatkan pengendalian pelaksanaan anggaran sesuai
RKAP
c) Mengawasi penggunaan dana kredit sesuai peruntukannya
2) Bidang Akuntansi
a) Penyempurnaan sistem informasi Akuntansi keuangan
berbasis komputer yang andal
b) Peningkatan efektivitas pengendalian yang telah ada

3) Bidang Pemasaran Hasil

a) Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, pengujian dan
sertifikasi.
b) Meningkatkan komunikasi dengan pembeli dalam rangka
mempercepat pengapalandan pembayaran atas kontrak
jualan.
c) Meningkatkan pelayanan kepada pelanggan, pengujian dan
sertifikasi.

5. Direktur SDM dan Umum

Direktur sumber daya manusia dan umum memiliki fungsi umumnya
mengelola dan memberdayakan sumber daya manusia dan sarana
pendukung lain, sehingga tercapai kinerja sumber daya manusia dan umum
yang optimal. Tugas – tugas direktur sumber daya manusia dan umum yaitu:
1. Menetapkan kebutuhan sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan
perusahaan.
2. Menetapkan sistem kerja bidang sumber daya umum untuk
mewujudkan operational excellen.
3. Melaksanakan mapping personil secara produksi
4. Menetapkan dan melaksanakan sistem pendidikan dan pelatihan
5. Menetapkan dan melaksanakan sistem penilaian karya.
6. Menetapkan sistem kompensasi dan remunerasi.
 17

7. Menetapkan sistem rekrutmen karyawan

8. Menetapkan program peningkatan kesejahteraan.
9. Menetapkan sistem survey kepuasan karyawan.
10. Menjalin hubungan yang harmonis dengan stake holders.
11. Menetapkan kebijakan dan mengevaluasi pelaksanaan bina lingkungan.
12. Mengendalikan biaya pembinaan sumber daya manusia dan umum
secara efisien.
13. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000,
dan SMK3.

1) Bidang Sumber Daya Manusia (SDM)

a) Meningkatkan kualitas SDM dan displin kerja agar mampu
melaksanakan tugas sesuai dengan tuntan perusahaan
b) Penyempurnaan struktur organisasi perusahaan yang sesuai
dengan kebutuhan agar dapat dicapai efisiensi dan efektivitas
kerja yang tinggi.
2) Bidang Umum/ Hukum dan Pertanahan
a) Mempelajari kendala dalam permasalahann untuk mencari jalan
keluar yang terkoordinasi.
b) Inventarisasi permasalahan yang belum terlaksana sesuai jadwal
dan menindaklanjuti permaslahan yang belum selesai pada
waktunya.
3) Bidang Pengadaan
a) Membina hubungan yang baik seluruh mitra kerja serta
membina pengusaha kecil dan koperasi.
b) Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dengan harga yang
wajar, mutu terjamin, tepat waktu, jumlah sesuai kebutuhan dan
pengadaan sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6. Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha
Direktur Perencanaan dan Pengembangan Usaha memiliki fungsi
umumnya mengelola dan memberdayakan perencanaan dan pengembangan
 18

usaha secara optimal, sehingga tercapai kepuasan pelanggan dan pemasok.

Tugas – tugas Direktur perencanaan dan pengembangan usaha yaitu:
1. Menetapkan dan mengevaluasi upaya strategi dan kebijakan pemasaran
serta pengadaan barang dan jasa.
2. Mencari dan mebina hubungan dengan mitra bisnis serta mitra aliansi
3. Menetapkan sistem pengendalian persediaan hasil produksi serta bahan
baku dan pelengkap.
4. Menetapkan pedoman harga barang dan jasa.
5. Menetapkan kebijakan dalam menyiasati perkembangan pasar dan
perilaku pesaing.
6. Menginformasikan kebutuhan pasar secara berkesinambungan kepada
Direktur Produksi.
7. Merancang proses bisnis dan work system bidang pemasaran dan bidang
pengadaan barang dan jasa untuk mewujudkan operating excellence.
8. Memasarkan produk dengan biaya penjualan yang efisien, nilai
penjualan optimal tercapainya kepuasan pelanggan.
9. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa secara efektif dan efesien,
serta mewujudkan pembinaan pemasok.
10. Mengendalikan biaya penjualan dan biaya pengadaan pada tingkat
yang efisien.
11. Mensukseskan pelaksanaan sistem manajemen ISO 9000, ISO 14000,
dan SMK3.

1) Bidang Perencanaan
a) Menciptakan inovasi secara mandiri, dan melakukan kerjasama
dengan strategic partner
b) Implementasi teknologi untuk meningkatkan efisiensi proses
bisnis

2) Bidang Pengembangan
c) Meningkatkan peran dalam peningkatan/pengembangan
efektivitas dan efisiensi dalam pengolahan bisnis perusahaan
 19

d) Optimalisasi pengembangan usaha

3) Bidang PKBL
e) Meningkatkan koordinasi dengan instansi terkait kebun unit
untuk penyaluran dan penagihan dana PKBL
f) Melakukan penyuluhan hokum kepada mitra binaan agar
mempunyai kesadaran dalam membayar kembali pinjaman
g) Meningkatkan pelaksanaan evaluasi dan monitoring kepada
mitra binaan
7. Sekretaris Perusahaan
Meningkatkan image perusahaan serta melaksanakan good corporate
governance (GCG)
8. Unit Kerja Penunjang
1. Bidang Kesehatan
2. Mengadakan penyuluhan yang berkaitan dengan pemeliharaan
kesehatan.
Dibawah ini merupakan struktur organisasi karyawan di PT. Perkebunan
Nusantara IV di bagian Akuntansi.

Gambar 3.2 Strukrur Organisasi Bagian Akuntansi

Sumber: arsip PTPN IV
 20

3.3 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab di Bagian Akuntansi

1. Kepala Bagian
1. Terkendalinya kegiatan Akuntansi Manajemen, Keuangan, dan
Sistem Informasi Keuangan.
2. Terselenggaranya proses keuangan yang akuntabel.
3. Tersusunnya anggaran perusahaan sesuai dengan kebijakan yang
ditetapkan oleh Direksi.
4. Tersajinya laporan manajemen yang bermakna bagi Direksi untuk
menyusun kebijakan.
5. Tersusunnya sistem informasi akuntansi dan keuangan yang up to
date.
6. Terpenuhinya semua kewajiban dan pertanggungjawaban keuangan
perusahaan kepada pihak yang berwenang.
7. Terlaksananya penyusunan RKAP yang benar, memadai, dan tepat
waktu.
8. Tersajinya kajian kelayakan investasi dalam surat-surat berharga,
akuisisi, merger, dan privatisasi.
2. Ketua Sub Bagian Pelapor
1. Menyusun rencana dan program kerja Kepala Sub Bidang Akuntansi
Pelaporan.
2. Menjelaskan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan
tupoksi dan rencana kegiatan Akuntansi Pelaporan.
3. Menyiapkan bahan penyusunan konsep dan petunjuk teknis
pelaksanaan kegiatan Pelaporan.
4. Menghimpun dan menyusun laporan realisasi secara periodik.
5. Mengumpulkan, mengolah, dan mengevaluasi laporan keuangan
SKPD sebagai bahan penyusunan Laporan Keuangan.
6. Menyusun laporan keuangan perkebunan semester dan akhir tahun
sesuai dengan SAP.
7. Mengkoordinasikan dan merekonsiliasi hasil perhitungan manual
dengan aplikasi SIPKD.
 21

8. Mengoreksi, memaraf, dan menandatangani konsep naskah dinas

sesuai dengan kewenangan.
9. Mengevaluasi dan mengarahkan pelaksanaan tugas bawahan
berdasarkan ketentuan sebagai bahan penilaian kinerja.
10. Melaksanakan koordinasi dan hubungan kerja dengan para Kepala
Sub Bagian, dan para Kepala Sub Bidang dan Instansi Unit Kerja
lainnya.
11. Melaksanakan telaahan staf.
12. Memaraf dan menandatangani Daftar Penilaian Pelaksanaan
Pekerjaan (DP3) bawahan.
13. Melaksanakan evaluasi pelaksanaan kegiatan Sub Bidang Akuntansi
Pelaporan.
14. Menyusun laporan hasil kegiatan.
3. Ka. Sub Bag Tata Buku
1. Penyusunan rencana pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata Usaha.
2. Penyiapan bahan dan data yang berkenaan dengan pelaksanaan tugas
Sub Bagian Tata Usaha.
3. Penyusunan norma, standar, kriteria dan prosedur pengelolaan
administrasi persuratan.
4. Pelaksanaan administrasi surat ke luar dan masuk, kearsipan dan
distribusi surat Biro Umum, Humas dan Protokol.
5. Pelaksanaan administarsi surat ke luar dan surat masuk yang
ditujuhkan ke sekretariat perusahaan.
6. Pelaksanaan administrasi kepegawaian di lingkungan PT.
Perkebunan Nusantara IV.
7. Pengadaan barang/jasa Sekretariat Perusahaan.
8. Pendistribusian barang/aset ke biro-biro di lingkungan Sekretariat
Perusahaan.
9. Pengevaluasian administrasi persuratan, pengarsipan dan
pengelolaan barang.
10. Pendaftaran sewa gedung/kantor.
11. Pelaksanaan rekap dan penyusunan laporan setoran pendapatan.
 22

12. Menghadiri rapat teknis di bidang kepegawaian, arsiparis, aset dan

barang/ jasa.
13. Pengevaluasian pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata Buku.
14. Penyusunan laporan pelaksanaan tugas Sub Bagian Tata Buku
15. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan atasan.
4. Ketua Sub Bagian Verifikasi dan Aset
1. Penyusunan rencana pelaksanaan tugas Sub Bagian Verifikasi.
2. Penyiapan bahan-bahan dan data yang berkenaan dengan
pelaksanaan tugas Sub Bagian Verifikasi.
3. Pengidentifikasian dan analisis berkenaan dengan verifikasi laporan
pertanggungjawaban di lingkungan Sekretariat Perusahaan.
4. Penyusunan norma, standar, prosedur dan verifikasi laporan
pertanggungjawaban Uang Persediaan/ Ganti Uang/ Tambahan
Uang di lingkungan Sekretariat Perusahaan.
5. Pengevaluasian pelaksanaan kebijakan strategis dalam pelaksanaan
penyelenggaraan verifikasi terhadap laporan pertanggungjawaban di
lingkungan Sekretariat Perusahaan.
6. Menghadiri rapat teknis pelaksanaan kebijakan strategis dalam
pelaksanaan penyelenggaraan verifikasi terhadap laporan
pertanggungjawaban, akuntansi dan pelaporan keuangan di
lingkungan Skeretariat Perusahaan.
7. Pengumpulan/rekapitulasi data realisasi anggaran.
8. Perencanaan kebutuhan barang/aset inventaris dan perlengkapan di
lingkungan Sekretariat Perusahaan.
9. Pendataan dan penginventarisasian barang/aset milik Sekretariat
Perusahaan.
10. Pemeliharaan barang/aset milik Sekretariat Perusahaan.
11. Pengawasan penggunaan barang/aset inventaris milik Sekretariat
Perusahaan.
5. Sekretaris
1. Membantu meringankan tugas-tugas pimpinan juga sebagai alat
pelaksana pusat ketatausahaan.
 23

2. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen, sebagai

pusat dokumentasi dan menangani informasi untuk pimpinan.
3. Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan menjadi jembatan
penghubung.

3.4 Jumlah Tenaga Kerja

Jumlah total tenaga kerja yang ada di divisi Akuntansi PT. Perkebunan
Nusantara IVMedan berjumlah 23 karyawan, dapat dilihat pada tabel berikut:
Tabel 3.1 Tabel Jumlah Tenaga Kerja
Sumber: arsip PTPN IV
No Nama Karyawan Posisi
1. Mili Mahardhika Kepala Bagian
2. Arfian Zuhri Nst Ka.Sub.Bag. Pelaporan
3. M. Rasyid Ka.Sub.Bag. Tata Buku
4. Yuna Shaund HS Damanik Ka.Sub.Bag. Verifikasi dan Aset
5. Junaidi Sekretaris
6. Arief Seno Prabowo Staf Sub. Pelaporan
7. Allyssa Yvonne Jasmine Staf Sub. Pelaporan
8. Novalliansyah Staf Sub. Tata Buku
9. Nanda Suahardian Staf Urusan Aset dan Verifikasi
10. Abdul Muin Lubis Karyawan Pelaksana
11. Hadianto Karyawan Pelaksana
12. Anshori Mulyana T Karyawan Pelaksana
13. Widarno Karyawan Pelaksana
14. Rohani Karyawan Pelaksana
15. Resmanto Karyawan Pelaksana
16. Ernita Hafni Siregar Karyawan Pelaksana
17. Nyoman Sudarsih Karyawan Pelaksana
18. Fatimah Zahra Karyawan Pelaksana
19. Muhammad Taufiq Karyawan Pelaksana
20. Tengku Edwin Karyawan Pelaksana
 24

21. Wan Faisal Karyawan Pelaksana

22. Rapapi Simaremare Karyawan Pelaksana
23. Eka Suhendra Karyawan Pelaksana

3.5 Sistem Pengupahan

Pada PT. Perkebunan Nusantara IV Medan, gaji dan upah penting bagi
karyawan karena merupakan nilai karya atau prestasi mereka sebagai motivator
dalam bekerja. Gaji dan upah merupakan komponen biaya yang besar dan
membutuhkan tenaga ekstra untuk mengawasi agar tidak terjadi penyelewengan.
Adapun unsur-unsur gaji dan upah pada PT Perkebunan Nusantara IV Medan
adalah sebagai berikut:
1. Gaji Pokok
Gaji pokok merupakan gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai
dengan koefisien yang telah ditentukan perusahaan. Gaji pokok ini
ditentukan dari upah minimum provinsi yang telah ditetapkan oleh
pemerintah.Sedangkan upah minimum yaitu 75% dari upah minimum
provinsi yang telah ditentukan oleh UMP (upah Minimum Provinsi) dan 25%
dari upah lainnya.
2. Tunjangan Tetap
Tunjangan tetap yaitu, sejumlah uang diberikan pada karyawan sebagai
tambahan yang dibayarkan bersamaan dengan upah bulanan.
3. Tunjangan Tidak Tetap
Tunjangan tidak tetap yaitu, sejumlah uang yang diberikan pada
karyawan sebagai tambahan yang diberikan bersamaan dengan upah
bulanan, namun jumlahnya tidak menetap sesuai dengan keputusan
perusahaan.
4. Tunjangan Struktural
Tunjangan struktural yaitu, tunjangan yang berdasarkan pada ketentuan
secretariat daerah, dinas daerah dan lain sebagainya
 25

5. Tunjangan Jabatan
Tunjangan jabatan yaitu, tnjangan yang diberikan kepada karyawan
yang menjabat dengan jabatan tertentu
6. Lembur/premi
Lembur adalah upah yang dibayarkan kepada karyawan yang melebihi
jam kerja biasa yang telah ditetapkan, sebelumnya lembur ini diberikan pada
karyawan pelaksana. Sedangkan premi merupakan tunjangan atas prestasi
yang diperoleh karyawan
 26

BAB IV
TEMUAN KASUS DAN PEMBAHASAN

4.1 Kasus
Pada tanggal 21 Oktober sampai 22 November 2019 telah dilakukan kegiatan
Kerja Praktik (KP) di PTPN IV (PT. Perkebunan Nusantara IV) Kantor Pusat
Medan Jl. Letjend Suprapto No.2 Medan Sumatera Utara. Terdapat Kasus dalam
pendataan daftar tamu pengunjung di pintu masuk yang mana masih berbasis
pencatatan manual dengan buku begitu juga prosesnya yang tidak sedikit
membuang waktu. Proses pencatatan manual tersebut mulai dari penulisan identitas,
tujuan kepentingan, urusan dan juga penahanan kartu identitas sebagai jaminan
Tamu pada saat berkunjung keperusahaan. Dan untuk kepulangan Tamu kartu
jaminan identitas dapat diambil di pintu keluar hal tersebut membuat tidak
sedikitnya watu terbuang dan membuat keadaan jalan pintu masuk dan pintu keluar
menjadi padat dikarenakan kartu identitas yang masih berada di pintu masuk.

4.2 Metode Penelitian

Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek penulis memilih tempat kerja
praktek di PT. Perkebunan Nusantara IV yang berada di jalan Letjend Soeprapto
Nomor 2 Medan. Metode yang digunakan untuk penelitian ini ialah metode
Waterfall. Metode Waterfall memiliki beberapa tahapan sebagai berikut:
1. Requirements Analysis and Definition
Pada tahap ini akan dilakukan analisis terhadap proses pencatatan
manual paspor yang telah dilaminasi. Pengumpulan data dengan cara
analisis ini dilakukan langsung ke lokasi dengan memahami sistem
informasi yang berjalan saat ini agar dapat ditemukan permasalahan yang
terjadi dan dapat ditemukannya suatu solusi dalam permasalahan yang ada.
2. System and Software Design
Pada tahap ini dilakukan sistem perancangan yang mengalokasikan
kebutuhan-kebutuhan yang dibutuhkan sistem baik dalam perangkat keras
maupun perangkat lunak yang nantinya akan membentuk arsitektur sistem
 27

secara menyeluruh. Dapat dikatakan untuk merancang sistem terlebih

dahulu agar tahu apa saja yang dibutuhkan sistem.
3. Implementation and Unit Testing
Pada tahap ini akan mulai dilakukan perancangan program aplikasi
yang dibuat dengan bahasa pemrograman PHP dan Javascript, untuk
wadah penyimpanan data yang gunakan adalah MySql dapat direalisasikan
sebagai rangkaian program. Kemudian akan dilakukan testing sesuai
spesifikasi yang digunakan pada sistem.
4. Integration and System Testing
Berbagai unit program yang telah dibuat secara terpisah maka dalam
tahap ini dilakukan penggabungan program untuk diuji apakah program
yang terjalankan sudah sesuai dengan kebutuhan atau tidak ada masalah
sama sekali dengan program yang ada. Pengujian dilakukan dengan
kompleks dan diharapkan dapat diketahui kekurangan kekurangan dari
sistem untuk kemudian diperbaiki sehingga kesalahan dari sistem dapat
diminimalisasi atau bahkan dihilangkan. Pengujian sistem ini dilakukan
untuk mendapatkan hasil yang akurat. Sehingga, setelah pengujian berhasil
dilakukan maka sistem yang dibuat dapat diserahkan ke Unit Layanan
Paspor (ULP) Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan.
5. Operation and Maintenance
Tidak dihiraukan maintenance merupakan salah satu tahapan
terpenting, walaupun program telah jadi dan siap direalisasikan tetap saja
perlu melakukan perawatan pada program tersebut karena kalau tidak
sewaktu-waktu program akan rusak karena tidak adanya perawatan dari
dalam maupun luar. Ketika program dioperasikan maka itu akan rentan
sehingga perlu perawatan sistem yang dilakukan secara intensif.
 28

4.3 Pembahasan
4.3.1 Analisis Sistem
Menurut Mulyanto (2009:125), Analisa sistem adalah teori sistem umum yang
sebagai sebuah landasan konseptual yangmempunyai tujuan untuk memperbaiki
berbagai fungsi didalam sistem yang sedang berjalan agar menjadi lebih efisien,
mengubah sasaran sistem yang sedang berjalan, merancang atau mengganti output
yang sedang digunakan, untuk mencapai tujuan yang sama dengan seperangkat
input yang lain (biasa jadi lebih sederhana dan lebih interatif) atau melakukan
beberapa perbaikan serupa. Pada bagian analisis sistem terdiri dari dua yaitu analisa
sistem yang berjalan dan analisa sistem usulan.

4.3.1.1 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Sistem yang berjalan pada Pendataan daftar tamu pengunjung di PT.
Perkebunan Nusantara IV dengan cara tamu mencatat data diri, alamat, tujuan,
urusan, waktgu kunjungan, jaminan identitas dan tanda tangan di buku tamu. Stelah
itu pegawai meminta kartu identitas sebagai jaminan di posko barulah tamu
diperbolehkan masuk. Dan untuk kepulangan Tamu harus mengambil kembali
kartu identitasnya yang diposko serta tanda tangan sebagai tanda kartu identitas
yang ditahan sebagai jaminan sudah diambil dan juga sebagai berakhir atau
kepulangan tamu dalam berkunjung. Disini banyak membuang waktu dalam
pengisian data, membuat terjadinya antrian panjang dipintu masuk dan pintu keluar.
 29

Gambar 4.1 Sistem yang Sedang Berjalan di PTPN IV

4.3.1.2. Analisis Sistem Usulan

Sistem yang akan diusulkan oleh penulis adalah membuat sistem pendataan
daftar tamu pengunjung yang manual menjadi sistem informasi berbasis website
yang mana berjalan online dan menggunakan penyimpanan database. Ini bertujuan
untuk mempersingkat waktu dari pengisian data tamu pengunjung, dan jaminan
kartu identitas tidak lagi dilakukan dialihkan menjadi photo atau scan kartu identitas.
Agar tidak terjadinya antrian panjang dalam pengisian data di pintu masuk dan juga
tidak adanya antrian panjang dalam pembilan jaminan kartu identitas yang ditahan
di pintu kluar. Begitu juga untuk memperkecil biaya dari pembelian kertas atau
buku dan pulpen untuk pengisisannya.
 30

Gambar 4.2 Sistem Usulan

4.3.2. Perancangan Sistem

Tahap perancangan sistem informasi ini yaitu tahap setelah analisis dari siklus
pembuatan sistem informasi, pendefenisian dari kebutuhan-kebutuhan sistem untuk
sistem informasi, persiapan untuk rancang bangun (implementasi). Pada bagian
perancangan sistem bisa digambarkan dengan UML (Unified Modelling Language).

4.3.2.1. Perancangan Proses Sistem

Perancangan Proses Sistem yaitu untuk menjaga agar proses data lancar dan
teratur sehinga menghasilkan informasi yang benar dan untuk mengawasi proses
dari sistem. Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dengan Usecase
Diagram, activity diagram, Squence Diagram dan Class Diagram.

1. Use Case Diagram

Use CAse diagram digunakan untuk menggambarkan ilustrasi dari sistem
dengan sudut pandang user yang menggunakan sistem.
 31

Gambar 4.3 Use Case Diagram Pendataan Data Tamu Pengunjung

Berikut adalah deskripsi pendefenisian usecase pada Sistem pendataan

daftar tamu pengunjung pada PTPN IV

2. Activity Diagram
Activity Diagram untuk memodelkan proses berjalannya laporan yang
berurut pada Laporan daftar tamu pengunjung di PT. Perkebunan Nusantara IV.

Gambar 4.4. Activity Diagram Login

 32

Gambar 4.5. Activity Diagram Formulir Buku Tamu

Gambar 4.6. Activity Diagram Kelola Daftar Tamu

Gambar 4.7. Activity Diagram Laporan

 33

3. Squence Diagram
Squence Diagram digunakan untuk memodelkan alur kerja sebuah form-
form dan cara kerja form-form tersebut.

Gambar 4.8. Sequence Diagram Login

Gambar 4.9. Sequence Diagram Formulir Buku Tamu

 34

Gambar 4.10 Sequence Diagram Kelola Daftar Tamu

Gambar 4.11. Sequence Diagram Laporan

 35

4. Class Diagram
Class Diagram digunakan untuk memodelkan struktur dari data base yang
akan digunakan.

Gambar 4.12. Class Diagram Sistem

4.3.2.2. Perancangan Interface Sistem

Menurut Mauladi and T. Suratno (2016:64), interface atau antarmuka adalah
tampilan antarmukayang disediakan system sebagai penghubung antatra user
dengan computer. User dapat berinteraksi melalui tampilan ini menggunakan text-
terminal dengan mengetik baris-baris tertentu. Selain itu, pengguna juga dapat
berinteraksi menggunakan ikon, gambar-gambar, menu menggunakan perangkat
petunjuk. Sistem Pendataan Daftar Tamu Pengunjung dapat dioperasikan oleh user
dengan mudah karena telah dirancang sesuai kriteria pengguna.
 36

1. Halaman Login (Masuk)

Halaman Login merupakan tampilan pertama yang akan muncul ketika
Admin atau User mengoprasikan Sistem Pendataan Dafatar Tamu pengunjung.
Pada Halaman ini, Pengguna diminta untuk memasukkan username dan
password nya agar dapat mengakses halaman utama pada system pendataan
daftar tamu pengunjung. Pada halaman Login terdapat kolom text box
username, untuk memasukkan nama pengguna, kolom text box password,
untuk memasukkan password, dan tombol untuk masuk kehalaman sistem.

Gambar 4.13. Login Interface

 37

2. Halaman Menu Utama

Halaman Menu Utama merupakan tampilan utama pada sistem Pendataan
Daftar Tamu Pengunjung. Yang pertama didalamnya terdapat Formulir Buku
Tamu yang berguna untuk penginputan data tamu yang hendak berkunjung atau
bertamu. Yang Kedua Kelola Daftar Tamu berfungsi untuk mengkelola data
daftar tamu yang sudah diinput. Seperti mengedit data yang tidak lengkap,
menghapus. Menu yang terakhir adalah Laporan, dimana menu laporan ini
berfungsi untuk diberikan kepada divisi Bagian Umum. Dan pada menu ini
hanya ada fungsi print (cetak). Dan terdapat juga Button Setting yang mana
berguna untuk mengatur kebutuhan User atau Admin

Gambar 4.14. Menu Interface

 38

3. Halaman Menu Formulir Buku Tamu

Halaman Formulir Buku Tamu merupakan halam penginputan data tamu
yang hendak berkunjung ke PTPN IV. Yang mana didalam nya terdapat data-
data tamu yang harus diisi sperti Nama, Alamat, Asal, Tujuan, Kepentingan,
Status, Tanggal dan Kartu Identitas. Setelah diisi baru dapat di save ke
database sistem.

Gambar 4.15. Tampilan antarmuka Menu Formulir Buku Tamu

4. Halaman Kelola Daftar Tamu

Hamalan ini merupakan keseluruhan daftar tamu untuk di kelola seperti
mengedit dan menambah.
 39

Gambar 4.16. Tampilan antarmuka Menu Kelola Daftar Tamu

5. Halaman Laporan
Pada Halaman ini hanya berfungsi untu mencetak Keseluruhan Daftar
Tamu untuk diberikan kepada Divisi Bagian Umum.

Gambar 4.16. Tampilan antarmuka Menu Laporan

 40

BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan
Berdasarkan hasil pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan di PT. Perkebunan
Nusantara IV adanya kendala di bagian Pendataan Daftar Tamu Pengunjung yang
mana masih menggunakan sistem pembukuan atau manual system. Dengan itu di
rancanglah Sistem Pendataan Daftar Tamu Pengunjung Berbasis Website, dapat
ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Dalam cara Menganalisa rancangan Sistem informasi Pendataan Daftar
Tamu pengunjung ada dua yang perlu di Analisa yaitu menganalisa
Sistem yang sedang berjalan di PTPN IV yang mana sistem yang
berjalan dimulai dari tamu mencatat data diri, alamat, tujuan, urusan,
waktu kunjungan, jaminan identitas dan tanda tangan di buku tamu.
Setelah itu pegawai meminta kartu identitas sebagai jaminan di posko
barulah tamu diperbolehkan masuk. Dan untuk kepulangan Tamu harus
mengambil kembali kartu identitasnya yang diposko serta tanda tangan
sebagai tanda kartu identitas yang ditahan sebagai jaminan sudah
diambil dan juga sebagai berakhir atau kepulangan tamu dalam
berkunjung. Dan menganalisa Sistem yang akan diusulkan, disini
praktikan membuat Analisa sistem usulan menjadi sistem informasi
berbasis website yang mana berjalan online dan menggunakan
penyimpanan database. Ini bertujuan untuk mempersingkat waktu dari
pengisian data tamu pengunjung, dan jaminan kartu identitas tidak lagi
dilakukan dialihkan menjadi photo atau scan kartu identitas. Agar tidak
terjadinya antrian panjang dalam pengisian data di pintu masuk dan
juga tidak adanya antrian panjang dalam pembilan jaminan kartu
identitas yang ditahan di pintu kluar. Begitu juga untuk memperkecil
biaya dari pembelian kertas atau buku dan pulpen untuk pengisisannya.

2. Dalam cara merancang Sistem informasi Pendataan Daftar Tamu

Pengunjung sistem bisa digambarkan dengan UML (Unified Modelling
 41

Language). Perancangan Proses Sistem ini bisa digambarkan dimulai

dengan Usecase Diagram, activity diagram, Squence Diagram dan
Class Diagram. Dan yang terakhir adalah merancang Sistem Tampilan
Antarmuka (Interface). Yang mana diantaranya terdapat Tampilan
Menu Login, Tampilan Menu Utama Sistem, Tampilan Menu Formulir
Buku Tamu, Tampilan Menu Kelola Daftar Tamu dan terakhir
Tampilan menu Laporan.

5.2. Saran
Saran yang dapat disampaikan praktikan untuk bahan masukan yaitu Analisa
Perancangan Sistem Pendataan Daftar Tamu Pengunjung dianalisa dan dirancang
pada saat melakukan kerja peraktik yang mana data yang digunakan tidak terbaru
saat ini kemungkinan ada perubahan dalam Sistem Pendataan Daftar Tamu yang
sedang berjalan tersebut. Maka diperlukan peninjauan ulang, dan penelitian ini
hanya sebatas Analisa perancangan sistem usulan bukan implementasi sistem yang
dapat beroperasi dengan baik. Jika ada pihak yang ingin mengimplementasikan
Analisa Perancanga Sistem Pendataan Daftar Tamu ini sangat diperbolehkan.