INFORMAÇÃO
Manaus
2010
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Introdução a TGS
O que é informação?
Dados ou fatos organizados, com significado.
Como projetá-los?
É necessário uma teoria geral de sistemas para que se tenham bons projetos.
TEORIA
TGS GERAL
SISTEMAS
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Teoria
Geral
Sistemas
Conjunto de elementos, materiais ou ideais, entre os quais se possa encontrar ou definir alguma
relação. Um todo organizado ou complexo; um conjunto ou combinação de coisas ou partes, formando
um todo complexo ou unitário.
Segundo SENGE, SISTEMA é um todo percebido, cujos elementos mantém-se juntos por que afetam
continuamente uns aos outros ao longo do tempo, e atuam para um propósito comum. A palavra
sistema é originária do verbo grego sunistánai, que significa “fazer ficar junto”. Como sugere esta
origem, a estrutura de um sistema inclui a qualidade da percepção com a qual o observador o faz
permanecer unido.
Após conhecer o que significa, isoladamente, cada palavra, pode-se dizer que:
TEORIA GERAL DE SISTEMAS é uma teoria que tem por objetivo melhora a compreensão sobre
sistemas, podendo ser aplicada, de forma geral, a todo o tipo de sistemas. É interdisciplinar, pois para a
sua compreensão e aplicação recorre-se a conceitos de Filosofia, Sociologia, Biologia, Administração,
entre outros.
Em termos gerais, a TGS visa entender o ser humano e seu ambiente como parte de sistemas que se
interagem, buscando entender esta interação sob múltiplas perspectivas (holisticamente). Ela provê
uma linguagem geral, fazendo a ponte entre várias áreas, isto é, uma comunicação interdisciplinar.
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TEORIA GERAL DE SISTEMAS
A Teoria Geral de Sistemas foi formulada no final da década de 40, pelo biólogo alemão LUDWIG
VON BERTALANFI. Ela parte de três premissas básicas:
b) Os sistemas são abertos. É uma decorrência da premissa anterior. Cada sistema que se
examine, exceto o menor ou o maior , recebe e descarrega algo aos outros sistemas , geralmente
aqueles que lhe são contíguos . Os sistemas abertos são caracterizados por um processo de
intercâmbio infinito com seu ambiente, que são os outros sistemas. Apesar das modificações que
sofre em função dessas trocas, um sistema aberto mantém sua identidade e coerência (seus
componentes podem mudar ou ser substituídos, mas a estrutura global do sistema permanece
idêntica). É graças a essas trocas que um sistema aberto permanece vivo, em um equilíbrio
dinâmico. Quando o intercâmbio cessa , o sistema se desintegra , isto é , perde suas fontes de
energia.
• Existe uma nítida tendência para a integração nas várias ciências naturais e sociais;
• Essa integração parece orientar-se rumo a uma teoria de sistemas;
• Essa teoria de sistemas pode ser uma maneira mais abrangente de estudar os campos
não físicos do conhecimento científico, especialmente as ciências sociais;
• Essa teoria de sistemas, ao desenvolver princípios unificadores que atravessam
verticalmente os universos particulares das diversas ciências envolvidas, aproxima-nos
do objetivo da unidade da ciência;
• Isso pode levar a uma integração muito necessária na educação científica.
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2. Concepções de Sistemas
Como já vimos SISTEMA é um conjunto de elementos, materiais ou ideais, entre os quais se possa
encontrar ou definir alguma relação. Um todo organizado ou complexo; um conjunto ou combinação
de coisas ou partes, formando um todo complexo ou unitário. É um todo percebido, cujos elementos
mantém-se juntos por que afetam continuamente uns aos outros ao longo do tempo, e atuam para um
propósito comum.
O TODO E AS PARTES
Componentes de um Sistema
Entrada (input)
Entrada é o que o sistema importa do meio ambiente para ser processado. Em geral, composto por
substantivos. Podem ser:
Saída (output)
Um sistema cujo interior não pode ser desvendado é denominado de caixa preta. Em geral, começa
com um verbo. Esses sistemas podem ser:
- hipercomplexos;
- impenetráveis.
Retroação (feedback)
Meio Ambiente
Meio ambiente é o conjunto de todos os objetivos que, dentro de um limite específico, possam ter
alguma influência sobre a operação do sistema. As fronteiras de um sistema são as condições
ambientais dentro das quais o sistema deve operar.
Entradas
Retroalimentação
Verificação do ponto do bolo
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Limite do Sistema
Sistemas Dependentes
Vale lembrar que a saída de um sistema pode ser a entrada de outro, remetendo ao conceito de
aproveitamento, eliminando redundâncias (conceito que veremos a seguir). Retomando o exemplo
anterior poderíamos ter:
Entradas
Entradas Preço
Vendedor
Saídas/ Cliente
Processo Entradass Técnicas
Farinha
Ovos
Leite Assar Bolo
Açúcar o bolo acabado
Manteiga
Tempo
Energia Processo Saídas
Técnica
Conhecimento Vender o Bolo
Fogão bolo vendido
Cozinheiro
Retroalimentação
Neste segundo exemplo pode-se perceber claramente que a saída de um sistema pode ser uma das
entradas de outro sistema, o que é conhecido como INTEGRAÇÃO. Neste caso o processo “Vender o
Bolo” recebe como entrada originada de outro sistema o “Bolo Pronto” e como entradas do ambiente
os demais itens necessários para realizar o processo de “Vender o Bolo”.
Cibernética
Cibernética é a ciência da comunicação e do controle, seja dos seres vivos naturais (homem), seja dos
seres artificiais (máquina). A comunicação configura a interação existente entre o emissor e o receptor,
enquanto que o controle configura a regulação existente, isto é, a retroação. Segundo BERTALANFFY
(1975), "cibernética é uma teoria dos sistemas de controle baseada na comunicação (transferência de
informação) entre o sistema e o meio ambiente, e dentro do próprio sistema, e do controle (retroação)
da função dos sistemas com respeito ao ambiente". O campo de estudo da cibernética são os sistemas.
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Informática
Entropia
O conceito de entropia vem da segunda lei da termodinâmica, segundo a qual "um sistema
termodinâmico que não troca energias com o meio ambiente externo tende a entropia, isto é, tende à
degradação, à desintegração e, enfim, ao desaparecimento".
Redundância
Homeostasia
Sistema Total
O sistema total é aquele representado por todas as unidades e relações necessárias e suficientes para
alcançar um determinado objetivo pré-fixado. O objetivo de um sistema total define a realidade para a
qual foram ordenadas todas as unidades e relações do sistema, enquanto as suas restrições são as
limitações introduzidas em sua operação, definindo assim as fronteiras do sistema e as condições
dentro das quais o mesmo irá operar. Os sistemas podem operar, simultaneamente, em série ou em
paralelo. Os sistemas existem em um meio ambiente e são por ele condicionados.
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Sub Sistemas
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Interdependência
Todo sistema é caracterizado por combinação de partes com relações entre as mesmas, essa
caracterização torna as partes inter-dependentes. Segundo Norbert Wiener (pai da Cibernética):
interdependência tem graduação (Grau de interdependência).
Em sistemas sociais, interdependência é relativamente fraca. Menos restrições são colocadas no comportamento de uma parte pelas condições ou
comportamento de outra. Organizações sociais, então, são sistemas fracamente acoplados
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Geladeira
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O Pensamento Sistêmico
“Quanto mais estudamos os principais problemas de nossa época, mais somos levados a perceber que
eles não podem ser entendidos isoladamente. São problemas sistêmicos, o que significa que estão
interligados e são interdependentes. Estes problemas precisam ser vistos como diferentes facetas de
uma única crise.”
O paradigma sistêmico pode ser chamado de uma visão holística (ou ecológica) do mundo, que
concebe o mundo como um todo integrado, e não como uma coleção de partes dissociadas.
Uma visão holística de uma bicicleta, por exemplo, significa ver a bicicleta como um todo funcional e compreender, em conformidade com isso, as
interdependências de suas partes.
Uma visão ecológica da bicicleta incluiria tudo isso, mas agregaria a percepção de como a bicicleta
está encaixada em seu ambiente natural e social – de onde vem as matérias-primas que a compõe,
como foi fabricada, como seu uso afeta o meio ambiente natural e a comunidade pela qual ela é usada,
etc.
A ênfase nas partes passou a ser chamada de mecanicista, reducionista ou atomicista. Já a ênfase
no todo de holística, organísmica ou ecológica.
Exercício
- Usuários da biblioteca (que podem ser de diversos tipos, como professores, alunos, funcionários,
etc)
- Tipos de materiais cadastrados, por exemplo, CDs, livros, revistas, apostilas, anais de congressos,
etc
- Materiais que constituem o acervo da biblioteca
- Índices de materiais para possíveis buscas
- Empréstimos e devoluções
- Solicitações não atendidas
Com base nestas informações, identifique o super-sistema e seus subsistemas (esquema 1), bem como,
para cada subsistema, entradas, processo, saídas e possíveis retroalimentações (esquema 2).
Esquema 1:
Sistema ________________________
(1) _____________________________
(3)
_______________________________
_
(2) _____________________________
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Esquema 2: Lembre que cada sistema identificado no item anterior (caixas internas do esquema 1)
deve ter uma representação própria em esquema 2.
(1) Entradas
Processo Saídas
Retroalimentação
Conclusão
Esta análise é essencial e prévia a outras etapas de desenvolvimento e análise de sistemas, gerando
subsídios para elas.
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Classificação de sistemas
Os sistemas podem ser classificados segundo diversos critérios que serão apresentados neste capítulo.
É perfeitamente aceitável que alguns sistemas se enquadrem em mais de uma categoria.
Os sistemas físicos (máquina) precisam de um sistema abstrato (programação) para poderem funcionar
e desempenhar suas funções.
- Sistemas abertos: apresentam intercâmbio com o ambiente por intermédio de entradas e saídas.
Têm uma grande capacidade de adaptação, ajustando-se ao meio ambiente para sobreviver. Através
da interação com o meio ambiente (Troca energia, matéria e informação), os sistemas abertos
restauram sua própria energia (negentrópicos – baixa entropia), reparando perdas em sua própria
organização. São sistemas cujo comportamento é probabilístico (ou mesmo estocástico), não
programável e que mantém uma forte interação com o meio ambiente.
Sistema Aberto
Retroalimenta
ção
Ambiente Ambiente
Entradas Saídas
Processamento
Característica Específicas dos Sistemas Abertos:
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- Sistemas complexos: altamente elaborados e bem-relacionados.
Existem outras classificações aplicáveis a sistemas, mas que não são inclusas como objetivo desta
disciplina.
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Sistemas e Organizações
A abordagem da análise de processos em sistemas pode ser de dois tipos: top-down e botton-up.
Já a abordagem top-down começa com uma visão geral das necessidades de informações e processos
mais macros. Conforme os processos vão sendo entendidos, pode-se descer a um nível mais específico,
Sistemas e as Organizações
A comunicação é fator vital para a sobrevivência das organizações. A comunicação deve ocorrer
interna (entre departamentos ou sistemas) e externamente (ambiente com os sistemas). Sendo que um
dos objetivos dos sistemas é gerar e identificar informações captadas ou emitidas na comunicação, eles
se tornam uma representação muito útil para a boa definição do fluxo de comunicação.
RH
COMPRAS
ORGANIZAÇÃO
(DIRETORIA)
PRODUÇÃO
FINANCEIRO
MARKETING VENDAS
A figura anterior representa o fluxo de informações entre os sistemas de uma organização. Cada
subsistema identificado (RH, MARKETING, VENDAS, etc), quando se olha a empresa como um todo
(super sistema), pode ser dividido em novos subsistemas. Por exemplo, o sistema FINANCEIRO
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poderia ser dividido novos sistemas, como CONTAS A PAGAR, CONTAS A RECEBER,
Sistema ORGANIZAÇÃO
Sistema FINANCEIRO
(3) COBRANÇA
CONTAS A
Notas fiscais, PAGAR
duplicatas,
FINANCEIRO
CONTAS A
VENDAS Cheques, ... RECEBER
Contas a
COBRANÇA receber
vencidas
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SISTEMA DE INFORMAÇÃO
Por que você deveria se preocupar com sistema de informação? Isso não é assunto para pessoal
técnico?
Como sociedade estamos envolvidos em uma competição econômica global por recursos, mercados e
receitas com outras nações, tanto da Europa quanto da Ásia. Para Adam Smith, o economista escocês
do século XVIII que iniciou o estudo da economia moderna com seu livro "A Riqueza das Nações", a
riqueza de uma nação dependia de como a sociedade organizava a produção em suas fábricas
nacionais. Hoje está claro que nossa sociedade terá que organizar mercados globais, corporações
internacionais e forças de trabalho multinacionais se quiserem manter e melhorar nosso padrão de
vida. Precisaremos de sistemas de informação para fazer isso com eficiência e sucesso.
Finalmente, sua eficácia como profissional ou empresário dependerá de como você se dedica à
tarefa de compreender os sistemas de informação. Se você deseja ser um artista gráfico, um músico
profissional, um advogado, um administrador de empresas ou o dono de um pequeno negócio, você
estará trabalhando com e através de sistemas de informação.
• resultado - o executivo tem que ser eficiente ao trazer resultados ($$$) para os sócios;
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• visão sistêmica - ou seja, é requerido que o executivo tenha uma visão "panorâmica" da
empresa para que possa melhor tomar decisões;
• trabalho em equipe - é necessário que o executivo tenha facilidade em trabalhar com outras
pessoas, assim consegue obter mais informações e fazer com que a produção do conjunto de
pessoas amplie-se;
• liderança - pelo mesmo motivo, um líder consegue maior participação do corpo de funcionários
para eventuais (e freqüentes) mudanças;
• conhecimento técnico - item importante sobre o conhecimento do executivo, mas, curiosamente
não incluído nos primeiro 4 mais importantes;
Para entender o que é visão sistêmica é necessário, antes, entender o conceito de sistema.
Definição de Sistema
"É o conjunto de partes interagentes e interdependentes que juntas formam um todo unitário com
uma finalidade comum"
Exemplos:
1. Ele pode ser subdividido em partes: motor, copo, corpo, cabo e plug, botão de controle, tampa,
etc.
2. Suas partes estão integradas, o corpo reveste o motor, o botão de controle está instalado no
cabo de energia, a tampa adapta-se ao copo, etc
3. Este conjunto de partes integradas tem uma finalidade única, comum a todos, ou seja triturar
alimentos.
Repare que se uma das condições não fosse contemplada, então NÃO teríamos um sistema. Por
exemplo, se o copo fosse de uma marca (Walita!) e o corpo de outra (Arno!) então não haveria
integração. Não poderíamos chamar o conjunto de sistema - e nem seria possível chamá-lo de
"liquidificador". Se fosse comprado nesta condição seria imediatamente devolvido para a loja!!!
Os sistemas englobam sempre um conjunto de partes até um determinado ponto, sendo que
outras partes ficam de fora do sistema. Por exemplo o cabo e o plug de energia pertencem ao
liquidificador. Mas a tomada de energia não pertence a ele. Está fora daquilo que chamamos de
abrangência do sistema.
É importante perceber que cada um de nós enfatiza sempre uma parte do sistema. Por exemplo,
ao tratar do sistema circulatório, um aluno que tenha problemas de circulação dará maior atenção às
artérias e veias. Já um aluno com problemas de coração dedicará a este órgão maior atenção.
A compreensão dos sistemas que são utilizados nas empresas será melhor realizada quando nos
habituarmos a utilizar, de forma freqüente, o conceito de sistema e também fizermos uso de uma
abordagem de análise.
Ao final do processo esperamos ter um diagrama que represente o sistema, suas partes e
frase(s) com sua finalidade.
Outro subproduto deste processo é que teremos conseguido determinar mais claramente a abrangência
do sistema. Entenderemos aquelas partes que, embora essenciais para o funcionamento do sistema, não
pertencem a ele. Por exemplo, AR e ALIMENTOS são importantes para o funcionamento do sistema
CORPO HUMANO, mas não pertencem a ele. Estão fora de sua abrangência.
Importante!
Repare que a cada dia um sistema está mais compreendido que na véspera, mas NUNCA um sistema
está completamente compreendido.Assim devemos ter em mente que sempre que fizermos um
diagrama ele poderá (e deverá) ser aprimorado por sugestões, colaborações ou outras
considerações.Nem mesmo Einstein compreendeu totalmente a "Teoria da Relatividade", ele criou um
sistema de equações e compreendeu muito da teoria, mas ao longo dos anos foi aprimorando e
melhorando seu conhecimento.
No nosso dia-a-dia isto significa que os diagramas que fazemos devem ser sempre considerados
rascunhos de um novo diagrama que será feito amanhã. Estamos sempre no meio de um processo de
evolução.
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Repare nos possíveis relacionamentos:
• os acionistas se relacionam com o banco porque dispõem de ações do banco - são sócios do
banco;
• as agências se relacionam com o banco porque pertencem a ele e seguem suas normas;
• os correntistas, embora tenham contrato com o banco, também se relacionam com as agências
pois é nelas que obtêm o talão de cheques, preenchem seu cartão de assinatura, etc.
A definição de cada relacionamento requer atenção, cuidado e bastante trabalho. Muitas vezes
passam-se dias sem que consigamos compreender realmente o relacionamento.
Por exemplo, haveria uma relação entre Correntistas e Funcionários, para consultas sobre adequação
de um determinado seguro?
Uma forma de analisar seria criar uma nova "parte" chamada "gerente da agência" e estabelecer a
relação como "gerente", outra forma seria relacionar o correntista aos funcionários (sendo o gerente
um deles).
Ambas as formas são possíveis, a forma mais adequada depende de nosso interesse na representação
do sistema.
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Componentes/atividades de um sistema
• Os objetivos, que se referem tanto aos objetivos dos usuários do sistema, quanto aos do próprio
sistema. O objetivo é a própria razão de existência do sistema, ou seja, é a finalidade para a
qual o sistema foi criado;
• As estradas dos sistema, cuja função caracteriza as forças que fornecem ao sistema o material,
a informação e a energia para a operação ou processo, o qual gerará determinadas saídas do
sistema que devem estar em sintonia com os objetivos estabelecidos;
• O processo de transformação do sistema, que é definido como a função que possibilita a
transformação de um insumo (entrada) em um produto, serviço ou resultado (saída). Este
processador é a maneira pela qual os elementos componentes interagem no sentido de produzir
as saídas desejadas;
• As saídas do sistema, que correspondem aos resultados do processo de transformação. As
saídas podem ser definidas como as finalidades para as quais se uniram objetivos, atributos e
relações do sistema. As saídas devem ser, portanto, coerentes com os objetivos do sistema;
• Feedback, que corresponde a saída que retorna os meios adequados de correção do sistema.
Um sistema fechado é aquele na qual o sistema não possui nenhuma interação com o meio que o cerca.
Ao contrário, um sistema aberto é um sistema que possui interações com o ambiente.
Na realidade não existe um sistema completamente fechado. Sempre há interações com o ambiente.
Um exemplo de sistema fechado seria um tubo-de-ensaio onde colocamos ingredientes para uma
reação química e desejamos medir/pesar os componentes gerados. É um sistema muito fechado, mas,
na abertura superior há contato com o exterior que permite interações, os ingredientes recebem calor e
luz vindo do exterior, etc. O conceito de sistema fechado é muito usado teoricamente para simplificar o
entendimento dos sistemas. Por exemplo, ao estudarmos o movimento de objetos é costume ignorar
interações dos objetos com o meio. Frases do tipo: "considere um objeto em movimento sem atrito"
simplificam nosso estudo, mas obviamente não existe movimento sem atrito (nem no espaço) e
também nunca podemos esquecer que todos os corpos sofrem ação da gravidade (mas para o estudo do
movimento, costumamos, deliberadamente esquecer disto).
Uma empresa é um sistema aberto por excelência. Sempre possui inúmeras interações com o ambiente:
clientes, fornecedores, fisco, etc.
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Sistema de informação
Um sistema é dito "de informação", quando, pelo menos uma de suas partes componentes é um dado
ou informação.
O sistema de informação de maior utilidade para nós é o das empresa: todas as empresas
possuem funcionários que tratam e ligam com dados e informações.
IMPORTANTE - nós, pessoas, podemos obter informações de sistemas que não são sistemas de
informação. Por exemplo, um viaduto não é um sistema de informação, mas nós, analisando o viaduto
podemos saber que ele está velho, precisa de reparo, ou está saturado para o tráfego atual.
Ou seja, um sistema deve ser analisado como sistema de informação sem levar em conta o ambiente
externo (pessoas que os observamos).
Dado pode ser considerado os fatos brutos, o fluxo infinito de coisas que estão acontecendo
agora e que aconteceram no passado. Informação vem da palavra latina informare, que significa “dar
forma”. Neste caso informação é o conjunto de dados que os seres humanos deram forma para torná-
los significativos e úteis.
Sistemas informatizados
Sistemas informatizados são sistemas de informação (SI) nos quais existe o uso de um
computador. Assim, um caixa de supermercado, que é um SI, pode ser informatizado se fizer uso de
um computador ou não ser informatizado - se usar somente uma caixa registradora manual.
Diversos sistemas, informatizados ou não, são utilizados por uma empresa típica, por exemplo:
Seja uma empresa de serviços ou uma indústria, em geral ela possui o mesmo conjunto de
sistemas, com pequenas variações.
Conhecer estes sistemas e sua integração em um sistema maior, alias "sistema empresarial", traz ao
administrador uma visão de conjunto que propicia enormes ganhos nos momentos de tomada de
decisão.
Fábrica de pizzas.
Para efeito de conhecer o sistema empresarial imaginemos uma empresa que fabrica pizzas através de
pedidos, com capacidade para produzir, digamos, 1000 pizzas por dia, de vários sabores, calabresa, 4
queijos, rúcula com tomate seco, etc. Para entender a empresa vamos iniciar pensando em sua "parte"
mais importante: o cliente! Os clientes se relacionam com a empresa através da realização de pedidos
(por formulário, por internet ou por telefone). Ex.: Cliente A - 38 pizzas de muzzarela, 62 de chocolate
e 18 de calabresa ; Cliente B - 72 pizzas de muzzarela, 20 de calabresa, 6 de chocolate, 8 portuguesas
A figura a seguir mostra o relacionamento (as ligações) existente entre os sistemas da empresa:
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Para melhor compreender os sistemas vamos supor que cada sistema é representado por um setor ou
área da empresa e que há um responsável pelo seu funcionamento. Assim vamos usar o termo área
como sinônimo de sistema.
1. Os pedidos recebidos dos clientes são enviados para uma área (ou sistema) de planejamento de
produção (normalmente associado à área de estoque).
2. A área de planejamento efetua um plano indicando quantas pizzas, e de qual tipo, devem ser
produzidas pela fábrica que, nesta empresa, é conhecida como "cozinha".
Saber efetuar este planejamento é de grande importância e representa a diferença entre o sucesso e o
fracasso da empresa.
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3. A cozinha (fábrica), de posse deste plano efetua a fabricação das pizzas. Percebe-se que ela precisa
obter o material do estoque - esta ligação não foi registrada no diagrama!!
As pizzas produzidas devem ser entregues aos clientes e talvez devam ser mantidas em uma área de
entrega refrigerada...isto também não está mostrado no diagrama!
4. A quantidade de pizzas fabricadas é informada à área (sistema) de contas a receber, para que emita a
fatura e cobre os clientes. Repare que também é necessário que "contas a receber" possua dados sobre
os clientes e sobre os pedidos efetivamente realizados - estas informações poderia ser enviadas pelo
sistema de planejamento de produção.
5. Agora vamos pensar no depósito, que dispõem de um sistema de controle de estoques. À medida
que percebe haver possibilidade de faltas de produto, aciona o sistema de compras.
6. "Compras" seleciona um fornecedor dentre aqueles que possui em seu "cadastro de fornecedores" e
emite uma "ordem de compra" que é uma espécie de autorização para o fornecedor entregar as
mercadorias necessárias.
7. O fornecedor, ao receber a ordem ou pedido de compra, providencia a entrega e emite uma fatura de
cobrança que é enviada para a área de contas a pagar de nossa empresa.
8. Repare que para analisar a fatura que chega, a área de compras precisa de diversas informações: (i)
se a cobrança coincide com o que foi solicitado pela ordem de compra, (ii) se o material efetivamente
chegou no estoque e estava correto e sem defeitos. Para autorizar o pagamento é necessário considerar
também se há $$$$ disponível, para tanto deveria haver uma relação com a tesouraria (não mostrada
no desenho).
9. Repare que existem dois ciclos básicos, um de cobrança, envolvendo "contas a receber" e outro de
pagamento envolvendo "contas a pagar" e que são muito semelhantes.
10. Diversos outros sistemas poderiam ser acrescidos a este diagrama, por exemplo, a contabilidade,
que precisa registrar todo o movimento financeiro da empresa.
Este diagrama e sua descrição, obviamente possuem uma visão parcial e incompleta dos sistemas de
uma empresa, mas consegue dar uma idéia bastante clara do relacionamento entre os diversos sistemas.
Para que um Sistema de Informação (SI) seja considerado informatizado é necessário que possua pelo
menos um computador sendo utilizado. Pode-se, a título de comparação, considerar um determinado
sistema como totalmente informatizado, parcialmente informatizado ou levemente informatizado,
dependendo da ênfase dada no uso dos computadores. Para o gestor de SI é necessário compreender os
componentes de um SI e assim poder atuar para extrair o melhor resultado do SI.
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Componentes:
SOFTWARE
HARDWARE
PESSOAS
PROCEDIMENTO
REDE S
BANCO DE DADOS
• software - são os programas que dão "vida" aos computadores, podendo ser:
o operacional - que controla as operações básicas do computador;
o automação de escritório - editores de texto, planilhas, agendas, etc que apóiam o
funcionamento dos escritórios
o aplicativos específicos - que apóiam alguma atividade específica da empresa, como
"contas a receber", "controle de estoque", etc.
o workflow - são programas que auxiliam no controle do fluxo de processos internos às
empresas;
o ferramentas- são programas utilitários de apoio, como compactadores de arquivos,
bloqueio de segurança, etc
o internet - são programas que apóiam o acesso à Internet, como browser (Internet
Explorer, Netscape, Opera, etc), leitores de e-mails, leitores de newsgroups, etc
• redes são as linhas de conexão que permitem aos computadores trocar dados entre si. Existem
dois tipos que requerem atenção:
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o rede local que integra os computadores em uma região pequena, normalmente dentro
da empresa;
o internet que integra os computadores em uma rede mundial;
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• Cj. De partes que interagem entre si, integrando-se para atingir um objetivo ou resultado;
• Partes interagentes e interdependentes que conjuntamente formam um todo unitário com
determinados objetivos e efetuam determinadas funções;
• Em informática, o cj. de sw, hw e recursos humanos;
• Componentes da TI e seus recursos integrados;
• Empresa e seus vários subsistemas.
Para entender a natureza e o impacto que um sistema pode causar numa organização ou
empresa, é necessário entender os problemas para os quais eles são projetados como soluções, as
soluções propostas e os processos organizacionais que levaram a essas soluções.
É importante que os administradores empresariais entendam o relacionamento existente entre
os componentes técnicos de um sistema e a estrutura, o funcionamento e o processo político das
organizações.
Dentro da perspectiva sociotécnica, então, tecnologia e organização devem ser ajustadas entre
si até que obtenha uma harmonização perfeita entre os domínios.
Dentro desse contexto, os sistemas podem ser definidos como um conjunto de partes
interagentes e interdependentes que formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam
determinada função.
Dentro das empresas o enfoque atual dos sistemas está principalmente no negócio empresarial e
no objetivo de auxiliar os respectivos processos decisórios. Em geral, os sistemas procuram atuar
como:
Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas e de sua abrangência e
complexidade;
Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e, quando necessária,
sintética das empresas;
Facilitadores dos processos internos e externos com suas respectivas intensidades
e relações;
Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação tecnológica
organizacional;
Geradores de modelos de informação para auxiliar os processos decisórios
empresariais;
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Produtores de informações oportunas e geradoras de conhecimento;
Valores agregados e complementares à modernidade, perenidade, lucratividade e
competitividade empresarial.
EMPRESAS OU ORGANIZAÇÕES
MEIO AMBIENTE
Todas as empresas, para que possam funcionar plenamente, necessitam ser e estar envolvidas
com o meio interno e o externo e com seus respectivos recursos.
O meio ambiente externo condiciona o desenvolvimento da empresa, que é altamente
influenciada por esses fatores externos. Ela deve adaptar-se a eles e a cada nova situação de mercado.
Além da globalização mercadológica que envolve a empresa em sua totalidade, outros são os
componentes do meio ambiente externo:
Externo:
• Concorrentes;
• Fornecedores e/ou intermediários;
• Clientes e/ou consumidores;
• Mercado nacional e internacional;
• Governo, legislação,sindicatos e fiscalização;
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• Tecnologias disponíveis etc.
Interno:
• Recursos humanos e seus valores;
• Máquinas e equipamentos;
• Recursos logísticos disponíveis;
• Conhecimento e tecnologias apreendidas etc.
Numa visão mais ampla e global, o Sistema Empresa é a principal parte do sistema
mercadológico integral, com sua abrangência, limites, meio ambiente interno e externo que influem
e/ou são influenciados pela empresa e seus componentes.
Toda empresa deve ter definido claramente e formalmente seus objetivos, de curto, médio e
longo prazos. Essa atividade requer domínio do princípio de planejamento.
Os principais objetivos de uma empresa são:
Satisfazer as necessidades dos clientes, buscando e mantendo-os;
Estar em permanente desenvolvimento;
Fazer parte de uma comunidade, elaborando produtos e gerando empregos,
serviços e bens comuns para os cidadãos;
Comercializar bens e serviços;
Ter equilíbrio financeiro para seu crescimento;
Alcançar modernidade e competitividade;
Gerar lucro e perenidade.
Toda empresa, independentemente de seu negócio provado ou da sua atuação pública, possui
cultura, filosofia e políticas, podendo ser definidas formal ou praticadas informalmente.
Os gestores que atuam nas empresas devem adaptar-se a essas questões e fazer o possível para
melhorar os resultados que são dependentes ou estão relacionados a cultura, filosofia e políticas
empresariais
PESSOAS E EMPRESAS
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As empresas estão procurando dar mais atenção ao ser humano, pois é ele, que faz com que as
engrenagens empresariais funcionem perfeita e harmonicamente, buscando um relacionamento
cooperativo e satisfatório para ambas as partes, com objetivos comuns.
Assim, como as empresas somente funcionam com e por meio de pessoas, são fundamentais as
ações e atividades de:
Recrutamento e seleção;
Respeito e valorização do ser humano;
Motivação e ambiente de trabalho;
Treinamento e capacitação pessoal;
Perspectiva de futuro e contrapartida oferecida;
Atividade de planejamento e gestão.
As empresas dependem dos indivíduos que nela atuam e vice-versa, e nos dias de hoje, as que
crescem e se firmam no mercado são aquelas que dão atenção a:
Pessoas que ousam, com visão de futuro e com perspectiva de mercado;
Capacidade de mudar e agilidade de implementar mudanças;
Investimento em pesquisas, nas pessoas e na empresa em geral.
A visão moderna da Tecnologia da informação e da informática empresarial, chama o usuário
de cliente, seja interno, seja externo. Dessa forma o cliente também deve ser visto como pessoa na
empresa.
Assim, pode-se concluir que a empresa, seus sistemas e sua Tecnologia da informação são
feitos por pessoas e para pessoas.
INDICADORES
As empresas devem determinar seus indicadores aos quais os Sistemas de Informação devem
atender.
São medidas de desempenho de ações e os resultados de um conjunto de pessoas,
contemplando o valor e o custo, com a seguinte prioridade (BORNHOLDT, 1997): essencial,
importante e desejável.
Dentro de sua abrangência estratégica, tática e operacional, podem também ser classificados
em:
• Imprescindíveis, que são necessários a sobrevivência e perenidade da empresa;
• Necessários, que são relacionados com o desenvolvimento e crescimento da empresa;
• Desejáveis, que auxiliam a empresa em sua competitividade.
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FUNÇÕES EMPRESARIAIS
O sistema empresa, em sua estrutura organizacional, pode ser subdividido em seis funções
empresariais ou subsistemas:
Produção/serviços (planejamento e controle de produção ou serviços,
engenharia do produto ou serviços, custos de produção ou serviços, sistemas de
qualidade e produtividade, manutenção de equipamentos, produtos e serviços);
Comercial/ ou mkt (marketing, clientes, pedidos, faturamento, administração de
vendas, contratos e distribuição, exportação, pesquisas estatísticas);
Materiais/ou logística (fornecedores, compras ou suprimentos, estoque,
recepção e expedição, importação);
Financeira (contas a pagar, contas a receber, movimentos bancários, fluxo de
caixa, orçamentos e administração de capital);
Recursos humanos (recrutamento e seleção, administração de pessoal, folha de
pagamento, cargos e salários, treinamento e desenvolvimento – capacitação,
benefícios e assistência social, segurança e medicina do trabalho);
Jurídico-legal (contabilidade, impostos e recolhimentos, livros fiscais de entrada
e saída)
O funcionamento dessas funções empresariais, de forma abrangente, faz parte de uma
abordagem sistêmica integrativa.
Essa abordagem sistêmica e integrada diz respeito ao funcionamento engrenado das funções
empresariais presentes em todas as partes.
Com a compreensão de que a empresa é o maior dos sistemas, as funções empresariais devem
ser dependentes e integradas entre si. Essas relações entre as funções empresariais ficam claras à
medida que se observa que todas geram informações para todas e quando uma destas funções parar
pára também o sistema empresa.
As funções empresariais formam a base para o desenvolvimento dos sistemas de informação
dentro da empresa, expressando os dados na forma de detalhes.
Muitas empresas ainda acreditam que o simples ato de informatizar a empresa, espalhando
computadores e impressoras pelas unidades departamentais, ligando-os em rede e instalando sistemas
aplicativos, possa organizar as mesmas.
Realmente, isso não é verdade. A tecnologia da informação e seus recursos nem sempre
resolvem os problemas nas empresas e muito menos as organizam. Tecnologia por tecnologia, sem
planejamento, sem gestão e ação efetiva, não traz contribuição para a empresa.
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É necessário elaborar a organização interna e externa da empresa, primeiramente as funções
empresarias básicas. Depois de concluída essa etapa é que devemos informatizar a empresa.
A ação da TI e seus recursos, sem organização antecipada, não atinge seu objetivo principal de
auxiliar a empresa em todos os seus processos e níveis de ação. O software, o computador e seus
periféricos são apenas importantes instrumentos de organização e não um fim em si mesmo.
Os sistemas organizados devem vir ao encontro da missão e dos objetivos empresariais.
A organização que antecede a informatização deve ser uma preocupação de todos os gestores,
independentemente da unidade empresarial em que atua.
Todo sistema, usando ou não recurso de TI, que manipula e gera informação, pode ser
considerado genericamente SI.
De acordo com o próprio conceito de sistema, é difícil conceber qualquer sistema que não gere
informação, independentemente de seu uso, tipo e nível.
Problemas estratégicos
Problemas táticos
Problemas
operacionais
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Os SI poderão contribuir significativamente para solução de muitos problemas empresariais.
Assim o esforço das empresas deve-se concentrar nos níveis superiores dos SI empresariais, ou seja, SI
Estratégico e de Gestão.
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Inúmeros fatores são importantes para a solução de problemas, e a conscientização destes
fatores aumentará a capacidade do gestos de analisar apropriadamente o problema e tomar boas
decisões. Os fatores são:
• Objetivos ou metas de decisão: está vinculado as metas da empresa, que muitas vezes vão
além do simples aumento do lucro ou redução dos custos. Algumas empresas querem manter
certos níveis de produção de modo que conserve uma força de trabalho estável, contribuir para
a melhoria da comunidade ou minimizar o impacto de seus processos de produção sobre o
ambiente.
• Alternativas com variações aumentadas: estão vinculadas a um aspecto de tomada de
decisão atual em que existem mais alternativas a considerar do que há alguns anos atrás;
• Competição: envolve duas ou mais empresas que concorrem para atingir metas semelhantes;
• Criatividade: e a imaginação na solução de problemas é um fator que pode diferenciar a
empresa de seus concorrentes;
• Ações sociais e políticas: Têm profundo impacto na solução de problemas, envolvendo outras
empresas, sociadade, governo nacional e internacional;
• Aspectos internacionais: Além de oferecer oportunidades, os aspectos internacionais dos
negócios e economias podem ser ameaçadores para algumas empresas;
• Tecnologia: os avanços em suas capacidades oferecem um maior número de alternativas de
decisão aos negócios e às organizações de todos os portes;
• Pressão do tempo: está vinculada com a velocidade dos acontecimentos nos negócios e de
seus respectivos impactos. Os boatos, as notícias e as informações influenciam as empresas em
um padrão de tempo muito curto, fazendo com que os gestores tomem decisões rápidas.
Normalmente, um SI, que utiliza recursos de TI tem um ciclo de vida curto, de no máximo 5
anos, quando não sofre implementações.
Os SI operacionais, geralmente não morrem, porém o dinamismo das informações necessárias
para os SI gerenciais e os executivos freqüentemente necessitam “vida nova” para serem
implementados em novas tecnologias e exigências empresariais.
O SI morre quando está em desuso ou for substituído, ou quando se utiliza tecnologia de
software precária ou desatualizada, ou ainda têm vida curta se foram mal estruturados ou mal
construídos (se as informações da sua base, considerando o meio ambiente externo e interno à
empresa, foram mal selecionadas, estão desestruturadas e desatualizadas ou desacreditadas).
Para o acompanhamento do dinamismo empresarial, é aceito o conceito de que não existe
sistema pronto e acabado, pois ao longo de sua vida pode existir:
Manutenção para atender à legislação;
Melhorias e/ou implementações;
Eventuais correções de erros.
O SI tem um ciclo de vida semelhante aos seres humanos, abrangendo as seguintes fases:
a) Concepção (projeto do sistema, embasado em uma análise do sistema atual ou
anterior);
b) Construção (execução, conteplando a análise do sistema e eventualmente
programação);
c) Implantação (disponibilização do sistema ao cliente e/ou usuário, após elaboração de
testes e documentação pertinente acabada);
d) Implementações (agregação de funções ou melhorias de forma opcional ou
necessária);
e) Maturidade (utilização plena do sistema com os requisitos funcionais atendidos e
satisfação integral do cliente e/ou usuário);
f) Declínio (dificuldade de continuidade, impossibilidade de agregação de funções
necessárias, insatisfação do cliente e/ou usuário);
g) Manutenção (por exigência legal ou correção de erros, visando tentativa de
sobrevivência do sistema);
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h) Morte (descontinuidade do sistema).
Quando as três primeiras fases são elaboradas de forma errada, a morte do SI é acelerada.
Principalmente se o foco do sistema for gerencial e/ou estratégico, pois os de foco mais operacionais
são os mais constantes.
Maturidade
Utilização Plena
Declínio
Implementação
Implantação Manutenção
Declínio
Construção
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A EMPRESA NA ERA DA INFORMAÇÃO
Dentro da nova era da informação, a empresa deve apresentar-se como uma estrutura em rede
que transcende os limites tradicionais do que hoje conhecemos como a “empresa”, fundamentada na
informação e no conhecimento, onde o conhecimento se tornará o verdadeiro “capital”, e a ênfase na
realização das atividades se deslocará para o “trabalhador intelectual”. (RODRIGUZ E FERRANTE,
1995)
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EMPRESA TRADICIONAL EMPRESA BASEADA NA
INFORMAÇÃO
- Burocracia - consenso
- padronização dos serviços e produtos - massificação personalizada e qualidade
- padronização dos salários - salários baseados no conhecimento
agregado aos negócios
- estrutura hierárquica - descentralização e diluição da hierarquia
- autoridade - gerência participativa e diluição da
autoridade
- centralização - recursos descentralizados, sinergia,
trabalho em equipe
- controle e centralização da informação - compartilhamento das informações
- processo decisório centralizado - decisões participativas, gerência por
processos, gerenciamento por resultados
- planejamento centralizado - pensar globalmente, agir localmente
- controle centralizado - controle descentralizado
Ao se compor a tabela não se pretende ser exaustivo no tema e nem assumir um quadro
completo da nova organização, e sim tornar mais concreta uma temática que muitas vezes é
apresentada de forma muito abstrata na literatura existente, não permitindo compreender quais são as
características dessa nova organização, e conseqüentemente visualizar de que modo a TI pode dar
suporte a esse novo paradigma.
A crescente oferta do conhecimento terá como conseqüência o aumento na especialização
tecnológica, econômica e social, motivado pela numerosidade de componentes sociais. O aumento da
especialização agirá fortemente na criação de interdependências cada vez mais significativas entre
esses componentes.
O aumento da oferta do conhecimento agirá fortemente sobre a questão “tempo”. A evolução
tecnológica, em espaços de tempos cada vez menores, juntamente com “redes mundiais” de
comunicação, farão com que eventos (nos negócios, nas empresas e nos indivíduos) sejam menores em
duração. Isso significa maior volatilidade de mercados, de produtos e serviços, de empreendimentos e
de empresas, com fortes conseqüências para as empresas no que tange à aquisição e manutenção de
vantagens competitivas.
As implicações para as empresas são grandes, sejam elas produtivas ou não. E alguns desafios
são as necessidades de (RODRIGUEZ E FERRANTE, 1995):
- processos de tomada de decisão mais rápidos e mais freqüentes;
- inovação organizacional mais freqüente e mais rápida;
- formas contínuas de aquisição de informações pelas empresas;
- aquisição e distribuição da informação mais rápidas e mais diretas.
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A globalização da economia, ainda, irá impor novas e adicionais dificuldades e problemas nas
empresas tradicionais. Todavia, para aquelas que se adaptarem aos novos tempos, serão criadas novas
oportunidades de negócio. A impressionante evolução da TI tornou possível um meio de comunicação
com total disponibilidade de televisão, jornais eletrônicos, fax e telefone, juntamente com o
estabelecimento de uma nova fronteira digital, de fundamental importância para caminhar na direção
de uma economia globalizada.
Com a expansão da fronteira digital por meio da disponibilidade de auto-estradas de
informações, o conceito de fronteiras nacionais tornou-se fraco, enquanto o conceito de integração,
em tempo e espaço, tornou-se forte.
No ambiente globalizado da economia, as pessoas tornam-se mais exigentes e impõem novas
regras de mercado. As empresas pressionadas pela competição irão produzir produtos e serviços em
que a qualidade será considerada um pré requisito. Em um ambiente globalizado, ainda, os vizinhos
que podem ser monitorados mais de perto não serão os únicos competidores. A globalização da
economia irá forçar os negócios, em âmbito local e nacional, a competirem com outros mercados a
muitos quilômetros de distância, mercados estes que a poucos anos nem eram conhecidos. Maior
atenção deve ser dada ao mercado mundial, e esta monitoração é complexa e cheia de surpresas.
O cliente deve ser o ponto focal dos processos de negocio, por meio de pesquisas, serviços
personalizados, contatos diretos e assimilação de seus desejos. A orientação geral para os negócios nas
empresas deve vir dos clientes.
Uma das dimensões mais exploradas pela TI tem sido a adição de valor, nos produtos e
serviços, elevando significativamente o nível dos serviços aos clientes. Adicionalmente, a tecnologia
de comunicação de dados, de interconectividade de recursos e de grandes bases de dados esta
permitindo uma troca e acesso a informações nunca antes vistas. Como estas tecnologias estão em
constante alteração, espera-se que a distribuição de conhecimento seja ainda mais acentuada.
Uma empresa inserida na sociedade da informação devera tirar total vantagem do uso de
modernas Tecnologias da Informação para ganhar competitividade.
A gestão empresarial na era da informação estabelece como necessário para o sucesso no
gerenciamento da TI a habilidade para desenvolver e/ou definir direções estratégicas para o uso desta
tecnologia e planejar efetivamente sua implantação.
Para a implantação da TI, é necessário planejar o processo da mesma forma como se planeja
construir um complexo edifício: visualizar andar por andar sem esquecer que fazem parte de um único
conjunto. Isso devido a importância da TI para as empresas, a fim de dar suporte a seu ciclo de
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negócios e ao processo de tomada de decisão e em relação aos altos investimentos realizados para sua
implantação.
Atualmente, o nível gerencial das empresas não pode ignorar como a organização utiliza a
informação, seus principais fluxos de informação, as necessidades de informação de cada nível
hierárquico e a competência de seu corpo gestor em administrar estes recursos computacionais.
O crescimento da importância da informação como um recurso estratégico na organização pode
ser explicado principalmente pela mudança no ambiente contemporâneo de negócios: a globalização; a
transformação da economia industrial em economia da informação e a conseqüente transformação das
organizações, principalmente no que diz respeito a sua estruturação, divisão do trabalho e formas de
coordenação do mesmo.
Os sistemas de informação são mais do que computadores. Usar SI efetivamete requer um
entendimento da organização em questão, de administração de negócios em geral e do gerenciamento
da organização analisada e do potencial da TI em moldar ou redesenhar esta organização. Todos os SI
podem ser descritos como soluções gerenciais e tecnológicas para os desafios impostos pelo meio
ambiente de uma organização.
Para vencer o desafio da competitividade, as organizações dependem cada vez mais do que os
SI podem fazer por elas. Contudo, investimentos em TI não tem obtido o retorno desejado pelas
empresas, principalmente: pela falta de uma estratégia de desenvolvimento e implantação destas
tecnologias; pela não consideração dos aspectos sociais, comportamentais e políticos envolvidos na
implantação de um SI; e pelo enfoque dado à tecnologia (hardware) em detrimento da ge/stão da
informação.
Dessa forma, para atingir o pleno potencial dos investimentos em TI, as organizações devem
adequar-se ao novo paradigma organizacional, cujo foco esta na aprendizagem organizacional, na
flexibilidade para a mudança, na inovação e na velocidade.
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REFERÊNCIAS
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