TUJUH LANGKAH PRAKTIS DALAMA POKJA UKM

1. 1. 7 LANGKAH KEGIATAN UKM Nanang Ruhyana (Pendamping POKJA UKM)

2. 2. 1. Mengiventarisir semua kegiatan yang masuk dalam pokja UKM • Dalam
perannya pokja UKM terbagi dalam 2 bagian (Permenkes 75 tahun 2014). • Ada yang
esensial dan pengembangan. • Sebaiknya inventarisir dahulu kegiatan yang esensial
barulah yang pengembangan. • UKM esensial : adalah Promkes, Kesling, KAI dan
KB, Gizi, Pencegahan dan pengendalian penyakit • UKM pengembangan : upaya
yang sifatnya inovatif dan / bersifat ekstensifikasi dan intensifikasi pelayanan sesuai
prioritas masalah pelayanan dan potensi sumber daya di wilayah kerjanya.
3. 3. 2. Membagi habis tugas yang ada sesuai dengan kapasitas dan kemampuan
(kompetensi) pengelola program • Tidak ada satu orang pelaksana pun dalam pokja
UKM yang tidak kebagaian tugas dalam menyelesaikan kegiatan UKM. • Semua staf
mendapat tugas yang sesuai dengan program dan kapasitas tanggung jawabnya. Ini
memang sedikit sulit menimbang di beberapa puskesmas masih kekurangan SDM.
Tetapi setidaknya bisa mensiasati dengan frekuensi waktu dan jadwal kegiatan yang
berimbang
4. 4. 3. Membuat jadwal kegiatan sesuai dengan agenda dalam rencana kegiatan induk
puskemas (RPK) • Jadwal kegiatan menjadi penting mengingat kelompok sasaran kita
adalah masyarakat dengan beragam aktifitas. • Penjadwalan disesuaikan dengan
sasaran yang ada. Misal, untuk sasaran ibu-ibu bisa dilakukan pada sore hari seperti
kelas ibu hamil. • Untuk sasaran penyuluhan bisa dilaksanakan pada malam hari •
Pola penjadwalan ini juga tentunya di buat serinci mungkin sampai pada tempat dan
siapa PJ nya.
5. 5. 4. Informasikan ke masyarakat (bukti sosialisasi) • Setelah jadwal dibuat lalu
sampaikan jadwal tersebut kepada sasaran yang akan dituju berikut dengan kontak
person PJ UKM nya. Karena bila terjadi perubahan jadwal akan dengan mudah
mengkonfirmasi nya. • Teknik informasi jadwal ini bisa melalui surat kemudian
sarankan di tempel pada papan pengumuman desa atau kantor desa setempat. •
Gunakan sistem informasi radio untuk disiarkan secara berkala. Atau melalui media
lain seperti MEDSOS (FB Group, WA Group, SMS, dll)
6. 6. 5. Laksanakan kegiatan sesuai arahan program • Dalam pelaksanaan kegiatan
apapun tentunya ada kerangka acuan dan SOP nya. • Maka kerjakan sesuai dengan
petunjuknya. • Bila dilapangan terjadi hal-hal diluar panduan sebaiknya di kondisikan
semaksimal mungkin sesuai jalur. •Catat semua kendala dalam pelaksanaan guna
dibahas dalam evaluasi kegiatan.
7. 7. 6. Rekap semua bukti pelaksanaan pokja UKM (dokumentasikan). • Setelah
kegiatan berjalan. Dokumentasikan semuanya secara menyeluruh. Seperti bila ada
pertemuan hendaknya dilengkapi dengan surat undangan (siapkan pula bukti tanda
terima undangan), daftar hadir, notulen rapat, jadwal agenda tentatif dan foto-foto
kegiatan. Ini saya sebut UANG (Undangan, Absensi, Notulen, Gambar/Foto). Ini
sebagai bukti otentik guna memenuhi elemen penilaian yang ada.
8. 8. 7. Evaluasi pelaksanaannya • Tahap akhir pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi.
Sebetulnya evaluasi masih masuk dalam rangkaian kegiatan yang tidak dapat di
pisahkan dari kegiatan pokoknya. •Bahas semua kendala yang timbul dan langsung
temukan solusi efektifnya guna perbaikan pelaksanaan kegiatan yang akan datang.
9. 9. SIKLUS PDCA P DC A Identifikasi masalah Analisis Rencana Tindak Lanjut
Tindak Lanjut Evaluasi Tindak lanjut ESSENSIAL PROMKES KESLING GIZI KIA
PTM SURVELANS P2PM
10. 10. Yang di analisis • Analisis kinerja (lihat PKP) • Analisis data (lihat program
UKM) • SMD • Perumusan masalah • Identifikasi masalah (rumuskan dg 5W1H) •
Prioritas masalah (gunakan metode USG) • Mencari akar penyebab masalah (gunakan
fish bone atau pohon masalah) • Menetapkan cara pemecahan masalah
11. 11. HIRARHI DOKUMEN KEBIJAKAN PEDOMAN/PANDUAN SOP/SPO
RENCANA/KAK 1. PROGRAM 2. KEGIATAN IMPLEMENTASI
REKAM/CATAT IMPLEMENTASI ANALISIS-TIRU-MODIFIKASI
TINDAKLANJUT PDCA P1 P2 P3PMK 44/2016
12. 12. TETAPKAN dengan SK ttg SK, SOP, FORMAT- FORMAT • Bentuk SURAT
DINAS (misal : surat undangan) • SK sesuai TATA NASKAH • SOP • Surat Tugas
sesuai TATA NASKAH (mungkin disertai SPPD jika ke Dinas) • Surat Pengatar
sesuai TATA NASKAH • Format ANALISIS MASALAH • Format MONITORING •
Format EVALUASI • Format RTL dan TL • Bagan FISHBORN • Format USG