BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam perkembangan zaman sekarang, teknologi komunikasi berkembang
begitu pesat, banyak bermunculnya berbagai alat telekomunikasi atau
perhubungan yang canggih, seperti: telepon seluler, televisi, radio, telegram,
faksimili dan lain sebagainya. Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang
sampai saat ini masih tetap terpakai seolah tidak bisa tergantikan oleh berbagai
peralatan komunikasi yang canggih. Namun masih banyak ditemukan dalam satu
instansi atau perusahaan yang melakukan berbagai kesalahan dalam proses
pengelolaan surat atau data-data yang ada. Seperti ditemukannya data atu surat
yang tercecer ataupun rusak, sehingga dapat menyebabkan kerugian bagi instansi
atau perusahaan tersebut.
Dalam suatu instansi atau perusahaan, pengelolaan surat merupakan salah
satu kegiatan atau pekerjaan yang rutin dilakukan. Pengelolaan surat merupakan
suatu proses untuk mengatur dan menyusun surat-surat yang diterima dan
dikeluarkan oleh instansi, yang berguna untuk penyampaian informasi dengan
baik kepada pihak yang dituju. Pengelolaan surat harus dilakukan dengan tepat
agar surat-surat yang diterima dan dikeluarkan dapat tersusun secara rapi serta
mudah dalam pencarian informasi surat. Bagi instansi pemerintah atau swasta,
penerapan pengelolaan surat harus dilaksanakan karena dapat mempermudah
instansi dalam proses penyampaian informasi dengan baik kepada pihak yang
dituju. Salah satu intansi pemerintah yang menerapkan proses pengelolaan surat,
yaitu Desa Karangsari, Kecamatan Cikarang Timur, Kabupaten Bekasi.
Desa Karangsari merupakan instansi pemerintah yang tidak lepas dari
kegiatan pengelolaan surat. Pengelolaan surat pada intansi ini meliputi kegiatan
pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Surat masuk pada instansi ini adalah
surat-surat yang diterima dari perorangan, organisasi atau lembaga, perusahaan
dan instansi, sedangkan surat keluar pada instansi ini adalah surat-surat yang
dibuat atau dikeluarkan untuk ditujukan kepada pihak lain. Prosedur yang
diterapkan pada pengarsipan surat di Kantor Desa Karangsari dimulai dari
pembuatan, penerimaan hingga penyimpanan surat masih dilakukan secara
manual. Penyimpanan atau pendokumentasian surat masuk dan surat keluar hanya
berupa penulisan pada buku besar dan penyimpanan dokumen masih dalam
bentuk hardcopy. Selain itu pada pencarian dokumen lama juga mengalami
kesulitan sebab harus membuka terlebih dahulu data-data lama dan mencarinya
satu persatu.
Untuk mengatasi masalah tersebut maka diperlukan sebuah sistem
informasi berbasis komputer yang dapat meminimalisir permasalahan yang
sedang terjadi. Memanfaatkan teknologi berbasis website memungkinkan
penyimpanan arsip surat bisa dilakukan dengan mudah, akurat dan tidak hilang.
Penyimpanan arsip tersebut bisa berupa file atau softcopy sehingga memberikan
kemudahan dalam pencarian dan penyampaian informasi surat.
Berdasarkan uraian diatas, maka penulis membuat penelitian yang berjudul
“RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN
KELUAR BERBASIS WEBSITE MENGGUNAKAN METODE
CLUSTERING”.

1.2 Idefdntifikasi Masalah

Sesuai dengan Latar Belakang diatas, maka identifikasi masalah yang
muncul yaitu :
1. Pencatatan data surat hanya dalam buku besar yaitu pada buku agenda dan
ekspedisi sehingga dalam proses pencarian data surat membutuhkan waktu
yang cukup lama.
2. Pengarsipan file surat hanya berupa hardcopy sehingga memungkinkan
terjadinya kerusakan atau kehilangan file surat.
3. Kesulitan memonitor disposisi surat yaitu komunikasi tertulis yang ditujukan
kepada bawahan yang berisi informasi atau perintah sehingga terjadi
penundaan waktu disposisi yang mengakibatkan terhambatnya proses kerja.
1.3 Rumusan Masalah
Berdasarkan masalah yang sedang dihadapi, maka rumsan masalah yang
dapat saya ambil adalah sebagai berikut :
“ Bagaimana cara meningkatkan proses pengelolaan surat masuk dan keluar
berdasarkan kategori surat”.

1.4 Batasan Masalah

Sistem informasi pengelolaan surat masuk dan keluar yang dibangun
memiliki beberapa batasan masalah dianataranya sebagai berikut :
1. Sistem hanya memonitoring disposisi surat dan kearsipan surat secara digital.
2. Pencarian file surat dengan berdasarkan kata kunci nomor surat, asal surat,
penerima surat, perihal surat, tanggal surat, kategori.
3. Sistem dapat melakukan proses disposisi terhadap surat masuk yang
dilakukan oleh pimpinan kepada pegawai atau unit bawahannya.
4. Setiap surat masuk maupun surat keluar pertama kali dikelola oleh bagian
sekretariat.
5. Sistem ini dibangun menggunakan bahasa pemrograman berbasis web.
Maksud di bangunnya sistem berbasis web adalah untuk kecepatan proses
kerja, dan kemudahan pengaksesan yang bisa dilakukan dimana saja tanpa
terbatas ruang dan waktu.

1.5 Tujuan Penelitian

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah sebagai berikut
:
1. Membuat sistem pengelola surat masuk dan keluar yang baik sehingga dalam
proses pencarian kembali surat tidak membutuhkan waktu yang lama.
2. Melakukan digitalisasi penyimpanan surat sehingga meminimalisir terjadinya
kerusakan dan kehilangan berkas surat.
3. Memudahkan monitoring disposisi terhadap surat masuk yang dilakukan
pimpinan terhadap pegawai yang mendapatkan disposisi dengan tujuan
 proses diposisi menjadi lebih cepat atau tidak tertunda sehingga pekerjaan
dapat diselesaikan tepat waktu.

1.6 Manfaat Penelitian

Manfaat dari penelitian ini adalah :
1. Manfaat Teoritis
Memberikan sumbangan pengetahuan terutama dalam pengembangan sistem
informasi administrasi surat berbasis web.
2. Manfaat Praktis
Memberikan kontribusi bagi Desa Karangsari berkaitan dengan pengelolan
surat masuk dan keluar sehingga pihak Desa dapat mengatasi masalah dalam
ha administrasi surat dan pengelomokan kategori surat.

1.7 Tempat dan Waktu Penelitian

Penelitian ini dilakukan di Kantor Desa Karangsari, serta waktu penelitian
dilaksanakan pada bulan Maret 2021 s/d 2021.

1.8 Metodologi Penelitian

Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini dengna menggunakan :
1. Observasi
Metode Observasi dilakukan dengan mengamati dan mempelajari secara
langsung pada permasalahan dan prosedur-prosedur yang harus dilaksanakan
7 dalam proses pengelolaan surat masuk dan keluar di Kantor Desa
Karangsari.
2. Wawancara
Untuk memperoleh data yang akurat mengenai pentingnya sebuah sistem
pengelolaan surat masuk dan keluar berbasis website, penulis melakukan
pengumpulan data dengan mewawancarai staff serta pimpinan di Kantor Desa
Karangsari.
3. Studi Pustaka
studi yang bisa dijadikan sebagai bahan untuk mengumpulkan dan mengkaji
data dengan membaca berbagai literatur yang ada kaitannya dengan masalah
 yang akan dibahas seperti buku, Penelitian, jurnal maupun bentuk tulisan
lainnya yang isinya berkaitan erat dengan masalah yang akan diteliti sebagai
bahan referensi tertulis.

1.9 Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem pada penelitian ini menggunakan
menggunakan model waterfall, terdapat 5 tahapan pada model waterfall
(Sommerville, 2011), yaitu, requirement analysis and definition, system and
software design, implementation and unit testing, integration and system testing,
dan operation and maintenance. Sedangkan metode perancangan sistem, penulis
menggunakan pemodelan UML (Unified Modeling Language).

1.10 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan merupakan uraian tentang susunan penulisan itu
sendiri yang dibuat secara teratur dan terperinci sehingga dapat memberikan
gambaran secara menyeluruh. Adapun sistematika penulisan pada skripsi ini
terbagi menjadi lima bab, yaitu sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN
Bab ini membahas tentang latar belakang, identifikasi masalah, rumusan
masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, metodelogi penelitian dan
sistematika penulisan.
BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini berisi tentang pemahaman teori-teori dasar yang terkait dengan
judul penelitian skripsi.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tentang data-data yang ada dilapangan, analisis proses yang
sedang diteliti, pokok permasalahan yang dihadapi, serta usulan perumusan
masalah.
BAB IV PERANCANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI
Bab ini membahas tentang hardware dan software yang diperlukan,
langkahlangkah pembuatan program, layout input dan output atau petunjuk
pelaksanaan program, uji coba atau evaluasi program.
BAB V PENUTUP
Bab ini menjelaskan tentang kesimpulan dan penulisan saran yang
diusulkan untuk proses pengembangan lebih lanjut agar tercapai hasil yang lebih
baik.