PENERIMAAN KAS PADA HOTEL

KELOMPOK 7

1. PERAN KAS PADA HOTEL

Kas merupakan akun yang penting dalam operasional suatu hotel, tanpa ditunjang
dengan kas yang memadai akan dapat mengganggu kelancaran aktivitas operasional suatu
hotel. Kas juga sebagai modal kerja yang sangat menunjang kelangsungan aktivitas
keseharian suatu hotel. Suatu hotel dalam operasionalnya memerlukan kas atau dana yang
tidak sedikit, dimana kas atau dana tersebut akan digunakan untuk membiayai semua
pengeluaran yang disediakan untuk fasilitas tamu selama menginap. Kas atau dana
tersebut baru bisa diperoleh kembali oleh manajemen hotel setelah tamu yang menginap
atau menggunakan fasilitas hotel sudah melakukan pembayaran. Hampir sebagian besar
tamu yang menggunakan agent atau biro perjalanan akan menunda pembayaran sampai
mereka selesai menggunakan fasilitas yang ada, kecuali tamu yang datang secara individu
(walk in) biasanya memberikan pembayaran dimuka sebagai uang muka (deposit).
Penerimaan kas operasi diperoleh dari penerimaan hasil penjualan tunai outlet, hasil
penjualan di Front Office saat tamu check out, dan hasil pengumpulan piutang dari agent
perjalanan (biro perjalanan).
Contoh:
The Legend Hotel adalah sebuah hotel yang terletak di Denpasar . Hotel ini
menjual kamar jenis super deluxe dengan harga Rp1.000.000,- per malam. Setiap tamu
yang menginap sudah mendapatkan breakfast dengan harga Rp100.000,-. Harga tersebut
belum termasuk government tax dan service charge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi
tersebut dengan menggunakan kode rekening yang ada di bab sebelumnya adalah:
2. BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENERIMAAN KAS HOTEL
Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penerimaan kas pada sebuah hotel adalah
sebagai berikut:
A. Penjualan kamar
a. Front Office Cashier, dimana bagian ini bisa dirangkap oleh bagian front
office, yang bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran tamu.
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai kamar dalam satu hari dari masing-masing outlet.
c. Income Audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai hotel dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
 d. General Cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan kamar.
B. Penjualan Makanan dan Minuman
a. Cashier outlet bertanggung jawab atas penerimaan pada masing-masing outlet
(outlet restaurant).
b. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
penjualan tunai makanan dan minuman dalam satu hari.
c. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penjualan
tunai makanan dan minuman dan mengkoreksi kembali pekerjaan night
auditor.
d. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
penjualan makanan dan minuman dalam satu hari.
C. Pengumpulan Piutang dari Travel Agent
a. Account receivable bertanggung jawab atas penyiapan tagihan dan penagihan
kepada tamu yang melakukan reservasi melalui agent.
b. Collector bertanggung jawab atas penagihan piutang ke tranvel agent.
c. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
hasil penagihan yang dilakukan oleh collector dalam satu hari.
D. Penerimaan Uang Muka
a. Reservation menerima reservasi dari tamu yang dating langsung atau melalui
travel agent.
b. Front office cashier bertugas menerima dan melaporkan setiap pembayaran
tamu.
c. Night audit bertanggung jawab atas kebenaran dan ketelitian pemasukan data
uang muka dalam satu hari.
d. Income audit mempunyai tugas untuk mencocokkan semua hasil penerimaan
uang muka dari tamu dan mengkoreksi kembali pekerjaan night auditor.
e. General cashier mempunyai tanggung jawab penuh atas semua penerimaan
uang muka dari tamu dalam satu hari.
3. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS HOTEL
Setiap ada transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir
transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk membuat suatu bukti
transasksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak yang
independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:
1) Penjualan Kamar
a. Guest Bill
b. Room Sales Recapitulation
c. Remittance of Fund
2) Penjualan Makanan dan Minuman
a. Restoran and Bar Bill
Mencatat transaksi penjualan makanan dan minuman yang dilakukan tamu dan
sebagai bukti tagihan kepada tamu.
b. Restoran and Bar Summary of Sales
Mencatat penjualan makanan dan minuman baik tunai maupun kredit pada masing-
masing shift
c. Remittance of Fund
Merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil
penjualan pada hari itu.
3) Pengumpulan Piutang dari Agen
a. Guest bill
b. Reservation form
c. Agent voucher
d. Invoice
e. Cash receipt
4) Penerimaan Uang Muka
a. Cash receipt
b. Reservation form

4. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENJUALAN KAMAR, MAKANAN

DAN MINUMAN, DAN OUTLET LAINNYA
 Pada gambar 7.1 tersaji prosedur penerimaan kas yang berasal dari penjualan kamar,
makanan dan minuman serta outlet lainnya, dengan narasi sebagai berikut.
a. Pada akhir hari, semua kasir outlet memasukkan hasil penjualan beserta bukti
pendukung dan laporannya ke dalam ROF, kemudian menitipkan ROF pada front
office, yang selanjutnya akan dicek oleh night audit.
b. Keesokan harinya, semua ROF diserahkan ke income audit yang akan melakukan
pengecekan ulang, kemudian menyerahkan hasil penjualan yang berupa tunai,
seperti uang, slip kartu kredit, bank note, traveler cheque pada general cashier.
c. General cashier akan mengecek kembali sesuai dengan laporan dari masing-
masing outlet, kemudian mencatat dalam buku kas, mengarsipkan laporan
masing-masing outlet sebagai bukti penerimaan kas, dan menyimpan atau
menyetorkan uang ke bank.
5. PROSEDUR PENERIMAAN KAS HASIL PENGUMPULAN PIUTANG DARI
AGEN
Gambar 7.2 menggambarkan prosedur penerimaan kas dari hasil pengumpulan piutang
dari agen, dengan narasi sebagai berikut.
a. Account receivable akan memantau umur piutang dari agen sesuai waktu jatuh
temponya, saat tiba waktunya untuk melakukan penagihan, account receivable
akan menyiapkan daftar penagihan piutang beserta bukti pendukungnya (invoice,
guest bill, agent voucher dll), dan menyiapkan cash receipt
b. Account receivable akan meminta persetujuan dari head departemen, kemudian
memberikan data tersebut pada collector untuk melakukan penagihan pada agen.
 c. Hasil penagihan piutang akan diserahkan oleh collector pada general cashier,
yang akan mencatat pada penerimaan kas. Dan kemudian collector akan
menginformasikan pada account receivable, yang mencatat pada kartu piutang
agen.

6. PROSEDUR PENERIMAAN KAS UNTUK PEMBAYARAN UANG MUKA

Berikut penjelasan dari prosedur penerimaan kas yang berasal dari pembayaran
uang muka oleh tamu (tersaji pada gambar 7.3).
a. Suatu agen membayar uang muka untuk tamu-tamunya pada saat reservasi,
pembayaran uang muka tersebut akan diterima oleh front office cashier, dengan
 membuatkan cash receipt dilampiri reservation form, kemudian melaporkannya
pada room sales recapitulation dan memasukkannya dalam ROF bersamasama
dengan dokumen hasil penjualan kamar lainnya.
b. Agen tersebut akan menerima cash receipt asli, yang nantinya akan dipakai untuk
memperhitungkan kekurangan pembayarannya setelah tamu dari agen tersebut
menggunakan fasilitas hotel.
c. Pada esok harinya, general cashier akan menerima uang muka tersebut dan
mencatatnya sebagai penerimaan kas. Kemudian general cashier akan
menginformasikan pada account receivable akan adanya pembayaran uang muka
tersebut.
7. LAPORAN YANG DIHASILKAN PROSEDUR PENERIMAAN KAS
General Cashier Summary, yang merupakan laporan yang dibuat oleh general
cashier pada akhir periode yang berisi semua penerimaan kas.