Bahan Ajar UK 27 Mengelola Penyimpanan 848 1

UnitMengelola
Kompetensi 27
Penyimpanan
PENDAHULUAN
Mengelola Persediaan UK 27
Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta mampu melakukan
proses penentuan lokasi penyimpanan dan biaya
penyimpanan pengadaaan barang/jasa pada berbagai jenis
dan sektor organisasi sehingga hasil penentuan nantinya
dapat digunakan dalam proses mengelola persediaan.
Tujuan Khusus
Menentukan kriteria lokasi penyimpanan
Menentukan lokasi penyimpanan
Menentukan biaya penyimpanan
Gambaran Umum
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Umum
1.2 Tujuan Khusus
1.3 Gambaran Umum
BAB II KONSEP DAN DEFINISI MENGELOLA PENYIMPANAN

2.1 Definisi Penyimpanan
2.2 Strategi Penyimpanan
2.3 Standarisasi dan Regulasi Terkait Penyimpanan
2.4 Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Penyimpanan
BAB III PROSES MENGELOLA PENYIMPANAN

3.1 Gambaran Umum Aktivitas Penyimpanan
3.2 Aktivitas Mengelola Penyimpanan
3.3 Administrasi Gudang
3.4 Perlakuan Persediaan Dalam Proses Penyimpanan
BAB IV MENENTUKAN LOKASI PENYIMPANAN

4.1. Kriteria Pemilihan Lokasi
4.2. Desain Tempat Penyimpanan
4.3. Pengaturan dan Tata-Letak Barang Dalam Tempat Penyimpanan
Gambaran Umum
BAB V MENENTUKAN BIAYA PENYIMPANAN

5.1 Identifikasi Komponen Biaya Penyimpanan
5.2. Menentukan Satuan Harga Komponen Biaya Penyimpanan
5.3. Menyusun dan Mendokumentasikan Total Biaya Penyimpanan
BAB VI PENGENDALIAN TEMPAT PENYIMPANAN

6.1 Sistem Perlindungan Persediaan
6.2 Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung Lingkungan
(SMK3L) Dalam Mengelola Penyimpanan
6.3 Kendala Dalam Mengelola Penyimpanan
6.4 Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Penyimpanan
6.5 Sistem Pelaporan Dalam Mengelola Penyimpanan
6.6 Audit Berkala Dalam Mengelola Penyimpanan
BAB VII INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES MENGELOLA PENYIMPANAN

7.1 Prinsip Efektivitas dan Efisiensi Lokasi Penyimpanan
7.2 Indikator Kinerja Dalam Mengelola Penyimpanan
7.3 Kunci Sukses Dalam Mengelola Penyimpanan
KONSEP DAN DEFINISI
MENGELOLA
PENYIMPANAN
Definisi Penyimpanan
Penyimpanan berarti mengelola barang

yang ada dalam persediaan, dengan
maksud selalu dapat menjamin
ketersediaannya bila sewaktu-waktu
dibutuhkan. Penyimpanan adalah sebuah
proses menyimpan bahan baku, barang
jadi, peralatan, dan persediaan lainnya
dalam jumlah dan rentang waktu tertentu
yang kemudian akan didistribusikan ke
lokasi yang dituju berdasarkan
permintaan. (Widiyanto, 2011)
Strategi Penyimpanan
Alur Rantai Pasok (Supply Chain)
Strategi Penyimpanan
Alur Manajemen Pasokan (Supply Management)
PLAN SOURCE DELIVER

•Repeatable based • Product • Utilized
•Project based • Services • Distributed
•Emergency based • Works
3 model pengelolaan penyimpanan di institusi
pemerintahan, korporasi, dan lembaga non profit
Aktivitas proyek
infrastruktur, pengelolaan
asset, dan prasarana,
memerlukan gudang yang Gudang berkapasitas
bersifat sementara atau kecil yang seringkali
semi permanen, karena hanya bagian gedung
tempatnya selalu yang difungsikan Gudang berkapasitas besar
berpindah-pindah sebagai tempat
penyimpanan
Perbandingan Gudang Berbasis Penggunaan dan Distribusi
No. Aktivitas Berbasis Distribusi Berbasis Penggunaan

1. Fisik gudang Tidak dibangun secara Dibangun secara khusus
khusus
2. Struktur Tim pelaksana Dirangkap jabatan oleh
pelaksana pengelola gudang pejabat pengadaan, biro
umum, atau pengguna
3. Prosedur Disusun secara lengkap Mengacu kepada regulasi
dan terperinci terkait
4. Volume Sangat besar Sedikit
persediaan
5. Tingkat Sedang ke tinggi Terbatas
Aktivitas
Tujuan yang ingin dicapai dalam
penerapan strategi penyimpanan
Kualitas proses mengelola penyimpanan yang terbaik

Mengurangi resiko pekerjaan
Mensiasati keterbatasan kompetensi sumberdaya manusia, prasarana,
dan biaya
Tujuan efisiensi biaya
Fokus ke pekerjaan utama saja dalam proses layanan publik, namun
khusus poin ke lima ini harus disesuaikan dengan jenis dan resiko
persediaan
3 (tiga) strategi
mengelola
penyimpanan
3 (tiga) strategi mengelola penyimpanan
Penyedia Mengelola Persediaan (Vendor Managed Inventory)

Tujuan:
Kepastian ketersediaan stok persediaan
Meminimalisir resiko keterlambatan pengiriman
Meminimalisir resiko under-specification product, salah kirim, hilang, & rusak
dalam pengiriman
Mengalihkan resiko inventory handling
Cost shifting dan cost reduction
Services level yang lebih baik
Menyelesaikan masalah internal yang sulit untuk diselesaikan
Jenis Vendor Managed Inventory:

Titip jual (consignment
Titip beli (vendor held)
Komparasi antara Consignment dan Vendor Held
NO. RUANG LINGKUP CONSIGNMENT CONSIGNMENT

1 Kriteria barang Spare parts Equipment
2 Lokasi gudang Pembeli Penyedia
3 Pengelola persediaan Pembeli atau penyedia Penyedia
4 Sumberdaya dan prasarana Pembeli Penyedia
Diambil dari stok Diambil dari stok
5 Penanganan order persediaan titipan persediaan titipan
penyedia pembeli
6 Waktu persiapan order Sudah tersedia di tempat Waktu kirim
Sejumlah pengambilan Sejumlah pengambilan
7 Status penagihan pesanan
persediaan persediaan
3 (tiga) strategi
mengelola
penyimpanan
Standarisasi dan Regulasi Terkait Penyimpanan
Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan

Negara
Permendagri No. 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan

Barang Milik Daerah
PMK No. 147/PMK.04/2011 tentang Kawasan Berikat
Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit,

Direktorat Jenderal Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan,
Departemen Kesehatan, Tahun 2007
Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana No. 06

Tahun 2009 tentang Pedoman Pergudangan
Sumberdaya Manusia Dalam Mengelola Penyimpanan
LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI
PROSES MENGELOLA
PENYIMPANAN
Gambaran Umum Aktivitas Penyimpanan
Sumber: Widiyanto, 2011, Buku Pintar Logistik Indonesia
Aktivitas Mengelola Penyimpanan
Proses Penerimaan Barang Penyimpanan Barang Pemindahan Barang Permintaan Barang
Pengambilan dan Penyiapan Barang Pengiriman Barang Pengembalian Barang
Alur Proses Penerimaan Barang
Kendaraan pengirim
Kendaraan pengirim Bongkar/muat di
masuk ke lokasi
parkir dan antri loading dok
gudang
Pemasukan data ke
Pengecekan fisik
Penyusunan barang dalam kartu stok
barang dengan
bongkaran pencatatan, entri
dokumen
data, atau scan data
Legitimasi dan
pengesahan
dokumen
penerimaan
Alur Proses Penyimpanan Barang
Pemeriksan secara
Penyimpanan di tempat
berkala status dan
transit barang
kondisi persediaan
sementara
dalam penyimpanan
Pengaturan kembali
Penyusunan ke dalam
penyimpanan dalam rak
rak sesuai lay-out
sesuai pola pergerakan
gudang (put-away)
barang
Posisi
barang di
rak tidak
rapi
Analisa
siklus
Mulai
aliran
barang
Alur Proses
Pemindahan
Relokasi
Selesai
barang Barang
lPemantauan Update
berkala atas database
siklus
pergerakan stock
barang position
Alur Proses
Permintaan
Barang
Formulir Permintaan Barang
Penataan barang
Penentuan Pengumpulan
diatas
prioritas picking hasil pickingan
pallet/troley
Pembagian
Pengambilan Konfirmasi hasil
dokumen
barang picking
picking list
Pemilihan
Estimasi lama
peralatan
waktu proses
picking
Alur Proses Pengambilan
Perjalanan dan Penyiapan Barang
Pencarian
menuju lokasi
barang yang
pengambilan
diminta
barang
Adanya alamat/label
untuk per tujuan, untuk
Menghitung jumlah koli Konfirmasi ke pihak
mengurangi waktu
kemasan internal yang terkait
pencarian dalam
packaging
Mengelompokkan
Pengelompokan antara
packaging kedalam alur
karton, boxes atau
rencana keberangkatan
pieces
yang benar
Alur Proses Persiapan

Pengiriman Barang
Memberikan label Pemeriksaan ulang
khusus untuk packaging untuk memastikan
boxes persiapan yang benar
Alur Proses Pengembalian Barang
Barang yang ditolak dan

Barang yang dipalsukan
Penarikan barang (recall) dikembalikan (rejected and
(counterfeit)
returned)
Prosedur recall harus dipersiapkan Barang yang diduga palsu atau

Penyimpanan barang-barang yang di
dipalsukan harus segera dipisahkan dari
reject atau di return harus dipisahkan
barang lainnya ditempat tersendiri dan
secara khusus dengan barang lain.
khusus dan dilakukan pencatatan
Prosedur ini harus selalu diupdate secara
periodik
Proses pengembalian kembali ke

Para pihak yang terkait harus segera
Recall hanya diinstruksikan oleh pihak pengirim awal sama seperti proses
diinformasikan
yang berwenang dan mengetahui benar persiapan pengiriman barang
alasan recall tersebut
Hasil recall harus di simpan ditempat

khusus sambil menunggu proses Apabila barang tersebut harus
selanjutnya Barang-barang yang dimaksud tersebut
dimusnahkan di tempat, mengikuri
diberikan label secara jelas
prosedur penanganan bad stock
Barang yang direcall harus diberikan
label yang jelas dan disimpan dengan
penanganan yang sama dengan barang
yang tidak direcall
Jika termasuk garansi dari penyedia,
Hasil recall harus di rekonsiliasikan untuk Seluruh dokumentasi yang menyangkut maka harus dipastikan jaminan atas
memastikan kelengkapan proses proses ini harus disimpan dengan baik penggantian barang palsu tersebut
dengan barang yang asli
Administrasi Gudang
Administrasi gudang yang baik:

Dokumen tertata dengan rapi
Dokumen mudah dicari dan ditemukan
Keberadaan dokumen tidak tergantung pada
kehadiran penanggungjawab pekerjaan
Ada kode pengenal khusus untuk setiap
ordner penyimpanan dokumen
Tempat penyimpanan dokumen aman dari
resiko kerusakan, sabotase, dan kehilangan
Ada tempat penyimpanan dokumen terpisah
untuk current files dan non current files
Dokumen selalu diperiksa kelengkapannya
dan diperbaharui statusnya
Administrasi Gudang
Jenis file dalam operasional gudang:

Dokumen penerimaan barang
Dokumen pengiriman barang
Dokumen penanganan khusus barang
terkait return, recall, conterfait, dll
Kartu persediaan barang
Laporan cycle counting dan stock
opname
Laporan kegiatan administrasi gudang
Laporan kebersihan, keselamatan, dan
keamanan gudang
Laporan pemeriksaan barang dan
pengujian mutu
Laporan berkala lainnya
Perlakuan Persediaan Dalam Proses Penyimpanan
Alat Bantu Kerja (Material Handling)

Perencanaan material handling harus terintegrasi dengan proses logistik lainnya
dan berorientasi jangka panjang
Seiring dan terintegrasi dengan arus fisik material
Mempertimbangkan aspek kompetensi, jumlah SDM, dan kendala yang dihadapi
Mempertimbangkan jenis inventory dan aktivitas operasional warehouse
Dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja operasional
Biaya operasional yang terukur dan berorientasi cost effective
Memenuhi aspek SMK3L/HSSE
Memenuhi standarisasi industri
Penggunaan ruangan yang tepat, terpadu dengan urutan operasi dan tata letak
yang tepat
Proses put away, let down, dan picking yang terintegrasi dengan system
Jenis peralatan dan metode kerja yang di pilih dapat digunakan untuk berbagai
aktivitas, keperluan, dan kondisi yang ada.
Alat Bantu Kerja (Material Handling) yang tepat guna

Kemudahan Pemindahan Barang, posisi produk; di
lantai, di dalam wadah / box / di ikat, di atas pallet, di
atas sarana yang bergerak
Kategori, sifat produk, dan perlakuan produk,
merujuk pada klasifikasi MSDS dan Dangerous Goods
Keamanan saat bekerja, selalu merujuk pada koridor
HSSE dan ketentuan sesuai manual books saat
menggunakan material handling
Untuk material handling tertentu hanya boleh
dijalankan oleh operator yang berlisensi khusus
Proses pemeliharaan dan perawatan berkala selalu
mengikuti standar total preventive maintenance
(TPM) untuk material handling tersebut
Kemasan Barang
Mewadahi (containment)
Melindungi (protection)
Identifikasi barang (identification)
Memudahkan pengguna (friendly use)
Ramah lingkungan (eco friendly)
Media penyangga barang

Pallet
Metal box
Stackable box
Stroller racking
Hanger
Plastic wrapping
Mesin dan tali strapping
LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI
MENENTUKAN LOKASI
PENYIMPANAN
Kriteria Pemilihan Lokasi
Jenis gudang berdasarkan status pengelolaan

Dimiliki sendiri, pinjam pakai, atau menyewa
Dikelola sendiri, dikelola pihak alihdaya (outsourcing), atau penitipan
sementara
Jenis gudang berdasarkan sifat persediaan yang disimpan:

Gudang tertutup
Gudang terbuka
Gudang dengan desain khusus
Gudang untuk bahan berbahaya
Gudang dengan pengamanan dan perlindungan secara khusus
Kriteria Pemilihan Lokasi
Jenis gudang berdasarkan jenis aktivitas:

Gudang modern (modern warehouse),
Gudang berpengatur ruangan (climate and controlled warehouse),
Gudang untuk pusat distribusi di wilayah tertentu (distribution center),
Gudang lokasi (store warehouse)
Gudang proyek (project warehouse)
Gudang transit (transit warehouse)
Gudang proses pengemasan (packaging warehouse )
Gudang sementara (temporary warehouse)
Gudang bergerak (mobile warehouse)
Berbagai Bentuk Gudang
Pertimbangan pemilihan lokasi gudang
Jenis barang yang akan disimpan serta karakteristik dari barang tersebut
Banyaknya barang yang akan disimpan untuk perhitungan luas tempat
yang diperlukan
Waktu yang diperlukan untuk menyimpan barang tersebut
Keputusan pemilihan gudang
Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (regulasi) yang berlaku

di bidang; tenaga kerja, keselamatan kerja, penyimpanan barang
berbahaya, penyimpanan makanan, serta ketentuan penggunaan bangunan
Memilih lokasi yang cocok dengan mempertimbangkan; lokasi, kondisi
bangunan, keamanan, bebas dari banjir, kemudahan akses, serta
ketersediaan sarana dan prasarana pendukung
Desain Tempat Penyimpanan
Pertimbangan Aktivitas Lainnya di Lokasi Gudang
Tempat pemeliharaan peralatan

Tempat parkir
Tempat untuk menyimpan barang-barang yang rusak atau barang yang
harus dikembalikan, untuk karantina, dan sebagainya
Tempat istirahat untuk para pekerja
Tempat untuk pencatatan atau ruang administrasi bagi mitra kerja
Ruang tunggu
Toilet dan sebagainya
Perencanaan Desain Tempat Penyimpanan
Ukuran tempat penyimpanan barang

Ukuran area penerimaan barang
Ukuran area pengiriman barang
Ukuran area pemilihan / pemilahan / sortir barang
Aliran barang serta tata letak dalam gudang
Racking System
Check-List Rencana Penempatan Lokasi Barang
NO. KONSEP
Popularity: berdasarkan flow aliran barang sesuai kategori slow moving, fast
1
moving, transit only (cross-doscking), pieces order (picking face)
Similarity: penempatan berdasarkan pada kesamaan karakteristik (temperature

2
room, non temperature room, ventilated room, open yarn)
3 Periods: project warehouse, long terms storage, seasonal
4 Size: tempatkan barang ukuran besar bersama, ukuran kecil sesama yang kecil
Karakteristik: bahan dapat rusak, bahan berbahaya, mudah terbakar, berbentuk

5
liquid, sistem keamanan, dll.
Aliran Proses Barang Dalam Gudang
Konsep Lay-Out Gudang “U-Flow”
Konsep Lay-Out Gudang “Through-Flow”
Pengaturan dan Tata-Letak Barang
Dalam Tempat Penyimpanan
Aspek pertimbangan:
Desain bangunan gudang (warehouse building design
Aktivitas operasional yang terjadi (services objectives
Fasilitas yang tersedia, prasarana, dan alat bantu kerja yang
digunakan (facilities, equipment, and material handling
Jenis persediaan yang di simpan (types of inventory)
Pergerakan persediaan (inventory turn-over)
Aktivitas yang di akomodasi :

Aktivitas penerimaan
Aktivitas penyimpanan
Aktivitas pengiriman
Aktivitas yang memberikan nilai
Fungsi tambahan dalam penyimpanan
Lay-Out Gudang
LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI
MENENTUKAN BIAYA
PENYIMPANAN
Identifikasi Komponen Biaya Penyimpanan
Secara umum biaya

penyimpanan adalah biaya yang
berkenaan dengan persediaan
barang, yang termasuk biaya ini,
antara lain: biaya sewa gudang,
gaji pelaksana gudang,
biaya administrasi
gudang, biaya listrik, biaya modal
yang tertanam dalam
persediaan, biaya asuransi, biaya k
erusakan (biaya kehilangan), dan
sebagainya. (Wikipedia, 2016).
Pengelompokkan Biaya
1) Menurut objek pengeluaran, definisi paling sederhana

2) Menurut fungsi pokok dalam organisasi/perusahaan
Biaya produksi
Biaya pemasaran
Biaya administrasi dan umum
3) Hubungan biaya dengan sesuatu yang dibiayai
Biaya langsung (direct cost)
Biaya tidak langsung (indirect cost)
4) Menurut perilaku
Biaya tetap (fixed cost)
Biaya variabel (variable cost)
Biaya semi fixed
Biaya semi variabel
5) Menurut jangka waktu manfaatnya
Pengeluaran modal (capital expenditure)
Pengeluaran pendapatan (revenue expenditure)
Pengelompokkan Biaya
Golongan Utama
No. Sub Klasifikasi Keberadaan Biaya di Institusi/Korporasi Jenis Biaya
Biaya
1 Objek Pengeluaran Teridentifikasi Biaya transportasi
2 Fungsi Pokok Biaya Produksi Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi

Biaya Pemasaran Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi
Biaya Administrasi dan Teridentifikasi Biaya ATK
Umum
3 Hubungan Biaya Biaya Langsung (direct cost Teridentifikasi Biaya kemasan

dengan Sesuatu
Yang Dibiayai
Biaya Tidak Langsung Teridentifikasi Biaya bongkar-muat
(indirect cost)
4 Perilaku dalam Biaya Tetap (fixed cost) Teridentifikasi Biaya gaji

Kaitannya dengan
Perubahan Volume
Kegiatan
Biaya Variabel (variable Teridentifikasi Biaya pengiriman
cost)
Biaya Semi Fixed Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi
Biaya Semi Variable Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi
5 Jangka Waktu
Pengeluaran Modal (Capital Teridentifikasi Biaya racking, forklift
Manfaatnya Expenditure)
Pengeluaran Pendapatan Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi
(Revenue Expenditure
No. Klasifikasi Biaya Penyimpanan
1 Biaya bangunan gudang
1.1 Listrik
1.2 Air bersih
1.3 Internet dan telekomunikasi
1.4 Kebersihan
1.5 Pengendalian hama dan serangga
1.6 Pemeliharaan dan perawatan gedung
2 Biaya prasarana kerja

2.1 Racking system
2.2 Alat bantu kerja (forklift, crane, conveyor, troli, tangga)
2.3 Alat keselamatan kerja dan perlindungan diri Klasifikasi
2.4 Komputer, printer, dan sistem jaringan telekomunikasi Komponen
2.5 Furniture
2.6 Biaya pemeliharaan prasarana kerja Biaya
3 Biaya administrasi
3.1 Perijinan
3.2 Pajak
3.3 Formulir
3.4 Alat tulis kantor
3.5 Premi asuransi
4 Biaya tenaga kerja langsung

4.1 Penyelia
4.2 Staf pelaksana
M e
4.3 n g e l o l a P elepas
Tenaga r s e dharian
iaan UK 27
Menentukan Satuan Harga Komponen Biaya Penyimpanan
Riwayat biaya pengeluaran sebelumnya

Riwayat harga penawaran dari para penyedia
lama dan penyedia baru
Survey biaya berdasarkan harga pasar terkini
Volume aktivitas kerja yang terjadi
Beban kerja yang terjadi
Eskalasi biaya mengacu kepada tingkat inflasi
dan estimasi kenaikan biaya
Rencana kerja dan operasional selanjutnya
No. Klasifikasi Biaya Penyimpanan Perkiraan Harga Satuan
1.1 Listrik
1.2 Air bersih
1.4 Kebersihan

2.1 Racking system
2.2 Alat bantu kerja (forklift, crane, conveyor, troli, tangga)
2.3 Alat keselamatan kerja dan perlindungan diri
2.4 Komputer, printer, dan sistem jaringan telekomunikasi
Perkiraan Harga
2.5 Furniture
2.6 Biaya pemeliharaan prasarana kerja Satuan Biaya
3 Biaya administrasi Penyimpanan
3.1 Perijinan
3.2 Pajak
3.3 Formulir
3.5 Premi asuransi

4.1 Penyelia
4.2 Staf pelaksana
4.3 Tenaga lepas harian
No. Klasifikasi Biaya Penyimpanan Volume/Dimensi Perkiraan Harga Satuan Sub Total Biaya

1.1 Listrik
1.2 Air bersih
1.4 Kebersihan

2.1 Racking system
2.2 Alat bantu kerja (forklift, crane, conveyor, troli, tangga) Menyusun dan
2.3 Alat keselamatan kerja dan perlindungan diri
2.4 Komputer, printer, dan sistem jaringan telekomunikasi
Mendokumentasikan
2.5 Furniture Total Biaya
2.6 Biaya pemeliharaan prasarana kerja Penyimpanan
3 Biaya administrasi
3.1 Perijinan
3.2 Pajak dan bea
3.3 Formulir
3.5 Premi asuransi

4.1 Penyelia
4.2 Staf pelaksana
4.3 Tenaga lepas harian
LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI
PENGENDALIAN
TEMPAT PENYIMPANAN
Sistem Perlindungan Persediaan Dalam
Mengelola Penyimpanan
Desain gudang:
Atap yang kokoh
Bangunan yang tinggi, lapang, dan lebar
Tembok dan lantai mampu meredam suara,
guncangan, dan getaran
Tembok dan lantai mampu menerima
pergerakan material handling dan beban
bahan barang yang disimpan
Perlindungan dan pencegahan gangguan

kebersihan, penyakit, dan hama (pest and
rodent control system):
Struktur bangunan dan peralatan
Persediaan barang
Menimbulkan infeksi dan wabah penyakit
Sistem Perlindungan Persediaan
Dalam Mengelola Penyimpanan
Prosedur kerja:
Pembatasan akses masuk
Pekerja dan penyelia memiliki kartu akses,
sedangkan tamu akan mengisi buku tamu
Petugas keamanan akan berada di pagar luar
dan akses masuk ke dalam gudang
Makanan dan minuman dilarang dibawa
masuk ke dalam gudang
Aktivitas tertentu yang dapat menimbulkan
resiko kebakaran, kecelakaan kerja, dan resiko
lainnya, dilarang dilakukan di dalam gudang
Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung
Lingkungan (SMK3L) Dalam Mengelola Penyimpanan
SMK3L dalam lingkungan kerja :

Tersedianya seragam perlindungan resiko kerja (personal protective equipment)
Tersedianya alat pendeteksi bahaya (alarm), pengatur suhu ruangan, sensor pintu
masuk, dan kamera pengawas (CCTV)
Tersedianya alat pencegah dan penanggulangan kecelakaan ( alat pemadam
kebakaran, selang dan saluran air untuk tindakan pemadaman kebakaran)
Tersedianya papan informasi dan rambu petunjuk untuk mencegah resiko
kecelakaan kerja
Tersedianya alat pendeteksi resiko sabotase
Tersedianya sarana, prasarana, dan pengawasan pembuangan limbah
Implementasi dan pengawasan manajemen SMK3L dengan tanggungjawab penuh
berada pada pejabat keselamatan kerja (safety officer)
Sistem Manajemen Keselamatan, Keamanan, Kesehatan, dan Lindung
Lingkungan (SMK3L) Dalam Mengelola Penyimpanan
Resiko SMK3L di tempat penyimpanan:
Force Maeure
Riskj
Accident Risk 3rd party Risk
Infrastructure
Risk
Technical Risk
Peralatan pendukung SMK3L
Seragam keselamatan kerja (personal protective equipment)

Pertolongan pertama pada kecelakaan (first aid kit)
Alat pemadam kebakaran (fire extinguisher )
Panel peralatan dan sistem kendali otomatis (panel control and auto
switch system)
Sistem peringatan dini (surveillance system)
Lampu penerangan darurat (emergency lighting)
Alat bantu kerja ringkas (tools box)
Alat telekomunikasi (communication devices)
Alat kelengkapan pertahanan hidup (survival kits)
Rambu petunjuk keselamatan (safety sign)
Aturan penting SMK3L di area pergudangan
Pekerja yang berjalan kaki harus senantiasa

berlalu di area khusus pejalan kaki (side walker),
dan tidak boleh menumpang di atas forklift
Forklift operator tidak boleh ngebut dan berhati-
hati saat mengemudi
Seragam keselamatan kerja (PPE) senantiasa
dikenakan saat berada di dalam gudang
Tidak boleh membawa minuman, makanan, dan
merokok saat bekerja
Untuk jabatan tertentu: alat bantu dan radio
komunikasi senantiasa di bawa
…….
Aturan penting SMK3L di area pergudangan
……..
Semua orang tidak boleh membawa

minuman, makanan, dan merokok saat
bekerja di dalam gudang
Semua pekerja meninggalkan perlengkapan
pribadi di ruang loker
Saat masuk dan keluar dari area gudang
harus menjalani body checking
Selama jam kerja semua staf gudang tidak
boleh berada di luar area kerjanya,
terkecuali jika diijinkan dan hal tersebut
terkait dengan tugasnya
Security access control yang ketat dan
konsisten
Kendala Dalam Mengelola Penyimpanan
Kendala strategis
Prosedur internal yang mengatur tata-kelola persediaan belum dinyatakan secara
jelas dan terperinci sebagai sebuah pedoman kerja yang berdiri sendiri
Secara struktur organisasi, tim pelaksana tugas mengelola penyimpanan bersifat
Kebijakan strategis organisasi/institusi, belum sepenuhnya mendukung proses
mengelola penyimpanan yang terukur dan terencana dengan baik
Kendala teknis:
Lay-out warehouse dan tata letak inventory yang seadanya, dengan pertimbangan
kegiatan yang bersifat sementara
Keterbatasan sarana dan prasarana kerja pendukung, mulai dari material handling,
tool kits, hingga system
Keterbatasan kompetensi dan jumlah SDM
Tugas Logisticians di warehouse seringkali dirangkap oleh team terkait
Kualitas penyimpanan inventory seringkali diabaikan
Security system yang lemah, dengan pertimbangan prinsip fleksibilitas akses
Database system dan manajemen arsip yang tidak memenuhi aspek compliance
Sistem Aplikasi Pendukung Dalam Mengelola Penyimpanan
Sistem Pelaporan Dalam Mengelola Penyimpanan
Jenis-jenis laporan gudang:

Laporan aktivitas gudang
Laporan hasil evaluasi kinerja gudang
Laporan pengelolaan infrastruktur gudang
Laporan proses penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran barang
Laporan biaya operasional gudang
Catatan:
Laporan yang terkait status persediaan, dibahas dalam modul pembelajaran
mengelola persediaan, dimana laporan tersebut dapat memberikan informasi
penting kepada para pihak yang berkepentingan terkait dengan kondisi terkini
di gudang. Format laporan proses mengelola penyimpanan di institusi
pemerintahan harus disesuaikan dengan ketentuan tentang penyusunan
laporan dalam proses pengelolaan perbendaharaan negara.
Audit / pemeriksaan Berkala Dalam
Mengelola Penyimpanan
Pemeriksaan untuk :
Visual
check-list
log books
berkas dokumen
laporan gudang
Audit Berkala Dalam Mengelola Penyimpanan
Metode audit:
Secara berkala, dilakukan secara rutin dalam kurun waktu tertentu, sesuai
siklus audit
Inspeksi mendadak, dilakukan tanpa rencana dan tanpa pemberitahuan
Terkait proses investigasi, dilakukan audit khusus terkait proses
investigasi atas suatu peristiwa atau masalah yang terjadi
Objek audit lokasi penyimpanan adalah sebagai berikut:
Kondisi fisik
Fasilitas dan alat kerja
SMK3L
Akses
Prosedur kerja
Dokumen
Kepatuhan
LATIHAN BUKU
KERJA, DISKUSI,
STUDI KASUS
DAN SIMULASI
INDIKATOR
KINERJA DAN
KUNCI SUKSES
MENGELOLA
PENYIMPANAN
Prinsip efektifitas dan efisiensi dari Gerald Vinten (2003):
Economy-doing things cheap
Efficiency-doing things right
Effectiveness-doing the right things
Tolok ukur efektivitas dan dalam mengelola penyimpanan:

Apakah biaya operasional pengelolaan penyimpanan sepadan dengan nilai
persediaan yang disimpan
Berapa banyak nilai persediaan yang rusak dan hilang
Berapa lama waktu proses kerja untuk menangani sebuah permintaan barang
Bagaimana delegasi pembagian tugas dalam tim, apakah terjadi duplikasi tugas
atau kesimpangsiuran delegasi
Bagaimana koordinasi kerja dalam tim dan antar bagian terkait
Bagaimana pemenuhan prinsip keselamatan kerja
Bagaimana kualitas pengelolaan gudang secara keseluruhan
Indikator Kinerja Dalam Mengelola Penyimpanan
No. Indikator Kinerja Pengelolaan Penyimpanan

1 Kapasitas (Capability) Proses Bongkar/Muat (Loading/Unloading Process)
Proses Order Barang (Picking Order Process)
Kelengkapan Dokumen (Documents Compliance)
Kapasitas Penyimpanan (Storage Capacity)
Kualitas
2 Ketepatan Pengambilan (Picking Accuracy)
(Quality)
Ketepatan Jumlah Persediaan (Stock Accuracy)
Jumlah Persediaan Bermasalah (Bad Stock Level)
Kualitas Lokasi Penyimpanan (Storage Quality)
Pengiriman
3 Waktu Proses Penerimaan (Receving Time)
(Delivery)
Waktu Proses Order Barang (Picking Order Time)
Waktu Proses Penanganan Dokumen (Documents Handling
Time)
Waktu Respon Keluhan (Claim Response Time)
Indikator Kinerja Dalam Mengelola Penyimpanan
No. Indikator Kinerja Pengelolaan Penyimpanan

Sikap dan ketaatan terhadap regulasi SMK3L
4 SMK3L (HSSE)
(HSSE Regulation Compliance and Behaviour)
Perilaku mendekati resiko dan indeks SMK3L tanpa
kecelakaan (Near Miss and Zero Accident)
Peningkatan berkelanjutan
5 Rasio Efektifitas Biaya (Cost Effective Ratio)
(Improvement)
Rasio Pengembalian Barang Bermasalah (Return Ratio)
Laporan Biaya Klaim (Claim Expense Report)
Tingkat Perputaran Persediaan (Inventory Turn Over)
Rumus KPI:
Tingkat Keberhasilan atau Tingkat Kegagalan

------------------------------------------------------ X 100 %
Jumlah Yang Diminta atau Direncanakan
Formulasi Indikator Kinerja Mengelola Pernyimpanan
No. Indikator Kinerja Rumusan Penjelasan Marjin Eror (%) Peringkat Resiko Sumber Data
Kapasitas
1
(Capability)
2 Kualitas (Quality)
Tepat Waktu
3
(Delivery)
4 SMK3L (HSSE)
Peningkatan
5 berkelanjutan
(Improvement)
3 jenjang KPI:
Skala kecil (minor fault), dengan skor KPI x 0,1 - 0,5
Skala sedang (average fault), dengan skor KPI x 0,5 - 1,0
Skala besar (major fault), dengan skor KPI x 1,1 - dan seterusnya kelipatan kinerja
Pertimbangan jenjang perhitungan kinerja dalam mengelola persediaan:

Tingkat resiko pengiriman
Tingkat kesalahan
Jenis dan kategori barang
Kunci Sukses Dalam Mengelola Penyimpanan
Tertib administrasi, semua berkas dan dokumen

administrasi transaksi dan operasional gudang, terarsip
dengan baik, mudah dibaca, mudah dikenali, dan
mudah dicari, serta tersimpan dalam rak penyimpanan
berkas yang tersusun dengan rapi
Ketaatan terhadap prosedur kerja, semua proses kerja
yang dilakukan oleh semua pelaksana tugas, selalu
berpedoman kepada prosedur kerja yang t elah
ditetapkan
Kepatuhan terhadap pedoman perilaku, semua
pelaksana tugas selalu mematuhi prinsip integritas dan
standar perilaku yang ditetapkan oleh institusi
Ketelitian dalam bekerja, semua pelaksana tugas selalu
cermat, seksama, dan hati-hati dalam bekerja, selalu
berpedoman kepada data, fakta, dan prosedur
Kunci Sukses Dalam Mengelola Penyimpanan
Jam kerja yang ideal dan istirahat yang cukup, semua

pelaksana tugas bekerja sesuai koridor jam operasional
yang ditetapkan, dan mengambil istirahat yang cukup
selama waktu kerja, sesuai ketentuan ketenagakerjaan
yang berlaku
Kepatuhan terhadap prosedur keselamatan dan
keamanan kerja, semua pelaksana tugas selalu mentaati
prinsip dan prosedur keselamatan dan keamanan kerja
kerja sesuai ketentuan SMK3L yang berlaku
Membina proses komunikasi dan koordinasi yang baik
dengan para pihak terkait, semua pelaksana tugas selalu
menjalin proses komunikasi dan koordinasi yang baik
dengan para pihak terkait, baik dilingkungan internal
maupun eksternal institusi
Membangun semangat kebersamaan dalam tim, semua
pelaksana tugas selalu membangun semangat
kebersamaan dan semangat kerjasama tim yang baik
selama bekerja

Bahan Ajar UK 27 Mengelola Penyimpanan 848 1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Ajar UK 27 Mengelola Penyimpanan 848 1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

UnitMengelola

BAB II KONSEP DAN DEFINISI MENGELOLA PENYIMPANAN

BAB III PROSES MENGELOLA PENYIMPANAN

BAB IV MENENTUKAN LOKASI PENYIMPANAN

BAB V MENENTUKAN BIAYA PENYIMPANAN

BAB VI PENGENDALIAN TEMPAT PENYIMPANAN

BAB VII INDIKATOR KINERJA DAN KUNCI SUKSES MENGELOLA PENYIMPANAN

Penyimpanan berarti mengelola barang

Alur Rantai Pasok (Supply Chain)

Alur Manajemen Pasokan (Supply Management)

PLAN SOURCE DELIVER

No. Aktivitas Berbasis Distribusi Berbasis Penggunaan

Kualitas proses mengelola penyimpanan yang terbaik

Penyedia Mengelola Persediaan (Vendor Managed Inventory)

Jenis Vendor Managed Inventory:

NO. RUANG LINGKUP CONSIGNMENT CONSIGNMENT

Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 Tentang Perbendaharaan

Permendagri No. 19 Tahun 2016 tentang Pedoman Pengelolaan

PMK No. 147/PMK.04/2011 tentang Kawasan Berikat

Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit,

Peraturan Kepala Badan Nasional Penanggulangan Bencana No. 06

Sumber: Widiyanto, 2011, Buku Pintar Logistik Indonesia

Proses Penerimaan Barang Penyimpanan Barang Pemindahan Barang Permintaan Barang

Pengambilan dan Penyiapan Barang Pengiriman Barang Pengembalian Barang

Alur Proses Persiapan

Barang yang ditolak dan

Prosedur recall harus dipersiapkan Barang yang diduga palsu atau

Proses pengembalian kembali ke

Hasil recall harus di simpan ditempat

Administrasi gudang yang baik:

Jenis file dalam operasional gudang:

Alat Bantu Kerja (Material Handling)

Alat Bantu Kerja (Material Handling) yang tepat guna

Media penyangga barang

Jenis gudang berdasarkan status pengelolaan

Jenis gudang berdasarkan sifat persediaan yang disimpan:

Jenis gudang berdasarkan jenis aktivitas:

Keputusan pemilihan gudang

Memperhatikan atau mempertimbangkan peraturan (regulasi) yang berlaku

Pertimbangan Aktivitas Lainnya di Lokasi Gudang

Tempat pemeliharaan peralatan

Ukuran tempat penyimpanan barang

Similarity: penempatan berdasarkan pada kesamaan karakteristik (temperature

3 Periods: project warehouse, long terms storage, seasonal

Karakteristik: bahan dapat rusak, bahan berbahaya, mudah terbakar, berbentuk

Aktivitas yang di akomodasi :

Secara umum biaya

1) Menurut objek pengeluaran, definisi paling sederhana

2 Fungsi Pokok Biaya Produksi Tidak teridentifikasi Tidak teridentifikasi

3 Hubungan Biaya Biaya Langsung (direct cost Teridentifikasi Biaya kemasan

4 Perilaku dalam Biaya Tetap (fixed cost) Teridentifikasi Biaya gaji

2 Biaya prasarana kerja

4 Biaya tenaga kerja langsung

Riwayat biaya pengeluaran sebelumnya

2 Biaya prasarana kerja

4 Biaya tenaga kerja langsung

1 Biaya bangunan gudang

2 Biaya prasarana kerja

4 Biaya tenaga kerja langsung

Perlindungan dan pencegahan gangguan

SMK3L dalam lingkungan kerja :

Resiko SMK3L di tempat penyimpanan:

Accident Risk 3rd party Risk