Technical Meeting

PITO 2021
Jumat, 19 Maret 2021
 Pembukaan
Dr. dr. H. Edi Handoko, Sp. T.H.T.K.L (K), FICS
PITO
• Web based
• Diberikan username dan password unik untuk setiap peserta
• Akses terbatas sesuai dengan pendaftaran acara symposium dan atau
workshop
• Akses melalui web
• Tersedia kolom Q&A untuk bertanya selama acara berlangsung
 Simposium, Plennary & Workshop
• Persiapan pembicara
• Administrasi
• Mengirimkan Kembali surat kesediaan kepada panitia beserta CV
• Video
• Durasi penyampaian materi sesuai dengan ketentuan
• Symposium: 10 menit
• Plenary : disesuaikan dengan rundown acara (durasi telah diinformasikan oleh
masing-masing PIC)
• Lunch symposium: 45 menit
• Workshop : 45 menit (disesuaikan dengan materi dan alokasi waktu). Detil
pelaksanaan workshop akan dijelaskan pada technical meeting khusus workshop
• Accepted paper : 7 menit
• Format video dalam bentuk Mp4 dan dikirimkan ke email
panitia pito.2021.ilmiah@gmail.com atau mengirimkan link google drive yang dapat
diakses dikirimkan melalui google drive yang dapat diakses panitia (bila ukuran file
melebihi kapasitas email)
 Simposium, Plennary & Workshop
• Persiapan pembicara
• Slide presentasi dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris
• File video diserahkan ke panitia paling lambat 20 Mei 2021
• Dresscode bebas rapi (disarankan tidak berwarna sama dengan background
(putih/hijau))
• Paper
• Mengumpulkan abstrak sesuai ketentuan
• Mengumpulkan full paper bila setuju untuk masuk dalam proceeding book ber-
ISBN
Simposium, Plennary & Workshop
• Persiapan pembicara (Hari H)
• Standby pada zoom room yang ditentukan (15 menit sebelum)
• Koordinasi dengan PIC & moderator
• Setting Video pembicara dengan background yang telah disiapkan panitia
• setelah semua pembicara presentasi  semua pembicara live zoom
untuk sesi diskusi (pertanyaan dari QnA yang dipindah ke chat
zoom)
• apabila mau menampilkan slide presentasinya kembali bisa share
screen sendiri oleh pembicara atau dibantu oleh host
 Accepted Paper
• Naskah ilmiah diupload melalui email ke
: pito.2021.ilmiah@gmail.com,, dengan format Word, dan disimpan
dengan format: “Accepted paper_namapeserta”
• Topik Accepted Paper yang diterima adalah topik Otologi, Neurologi
dan THT Komunitas
• Makalah ditulis oleh dokter spesialis THT-KL atau dokter spesialis
bidang lain terkait
• Makalah yang sudah dikirimkan akan diproses lebih lanjut apabila
pengirim sudah terdaftar sebagai peserta PITO XII 2021
Aturan Penulisan
• Ukuran kertas A4 (21 cm x 29,7 cm),
• Judul makalah ilmiah ditulis dengan menggunakan huruf Arial 11
• Makalah ditulis dalam Bahasa Indonesia menggunakan huruf Arial
11 spasi 1 diupayakan maksimal 5 halaman
• Makalah dapat dibentuk dalam 2 kolom
• Batas Margin :
• Tepi atas : 2,5 cm
• Tepi kiri : 3 cm
• Tepi bawah : 2,5 cm
• Tepi kanan : 2,5 cm
Aturan Penulisan
• Daftar pustaka ditulis dalam bentuk Vancouver :
• Jarak spasi dalam 1 kepustakaan :1
• Jarak spasi antar pustaka yang berbeda : 1,5
• Maksimal 15 kepustakaan
• Nama penyusun naskah ditulis lengkap beserta gelar. Nama
penulis dan penyaji di garis bawahi dan diberi tanda * di belakang
nama penulis, diikuti nama institusi
• Abstrak ditulis dalam Bahasa Indonesia, maksimal 200 kata
 Panduan Rekaman
Kami mengucapkan terimakasih atas partisipasi Prof/Dokter sebagai
Narasumber pada PITO XII. Kami akan menyampaikan beberapa ketentuan
mengenai acara:
• Pre PITO – Workshop dan Simposium PITO XII Symposium akan diadakan
secara virtual melalui aplikasi ZOOM
• Waktu penyampaian materi pada sesi symposium maupun workshop
sesuai dengan alokasi waktu yang disediakan . Sudah meliputi
video/animasi pada workshop
• Link acara akan dikirimkan pada H-1 Sebelum Acara melalui Email dan
Whatsapp oleh PIC masing-masing.
• Kepada seluruh moderator/Narasumber diharapkan Join melalui link zoom 15
menit sebelum rekaman dimulai

• Diharapkan kepada moderator/narasumber memastikan device masing-

masing telah terhubung dan memiliki kualitas suara yang baik. (disarankan
untuk menggunakan headset)

• Narasumber dapat melakukan perekaman sendiri untuk video materi

• Narasumber yang bermaksud untuk melakukan perekaman sendiri;
• Disarankan menggunakan aplikasi zoom

• Narasumber mempresentasikan materi yang telah dipersiapkan sebelumnya

melalui aplikasi zoom

• Video disimpan dalam format MP4 dengan diberi nama dengan format
SIMPO/WS_JUDUL TOPIK_NAMA PEMBICARA

• Materi video yang dikirimkan dapat menggunakan virtual background PITO atau
green screen

• Materi video akan dilakukan proses editing bila belum menggunakan virtual
background PITO
• Asisten/PPDS dari Narasumber merekam presentasi menggunakan
zoom dengan device yang lain. Tampilan perekaman menggunakan
view option “fit to window” dan “side-by-side Mode”.
• Video dikirimkan kepada PIC masing-masing yang telah menghubungi
Narasumber

• Apabila membutuhkan bantuan informasi teknis perekaman, dapat

menghubungi Nomor Panitia : sie perlengkapan dr. Aditya
082357590900 dan dr. Dimas 082326050491.
• Bagi moderator dan narasumber, untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya
kendala teknis jaringan serta optimalisasi kualitas gambar, dimohon untuk
menyiapkan lokasi dengan koneksi yang baik serta pencahayaan yang baik pada
saat perekaman dan saat acara berlangsung.
• Sebelum sesi dimulai, MC/Moderator akan membacakan dan menampilkan CV
Pembicara pada layar.
• MC/Moderator akan memandu acara selama sesi diskusi (Q n A) berlangsung
berdasarkan Q n A yang diterima.
• Semua aktivitas selama acara akan direkam oleh panitia.
• Bila Moderator/narasumber membutuhkan bantuan, dapat menghubungi PIC
masing-masing
Hal-hal lain terkait
• Panitia tidak akan membuat perubahan apapun pada substansi video
presentasi, kecuali untuk manipulasi teknis yang diperlukan.
• Panitia akan memastikan bahwa pihak lain yang terlibat (EO) juga
mematuhi Syarat dan Ketentuan ini.
• Pengiriman video dilakukan selambat-lambatnya 20 Mei 2021
Tanya Jawab
 Penutupan
Dr. dr. H. Edi Handoko, Sp. T.H.T.K.L (K), FICS