Mengelola Perubahan dan Inovasi

(Managing Change and Innovation)

Oleh: M.Paulus Situmorang

ABSTRAK

“Change management entails thoughtful

planning and sensitive implementation, and
above all, consultation with, and involvement of,
the people affected by the changes. If we force
change on people normally problems arise.
Change must be realistic, achievable and
measurable. These aspects are especially
relevant to managing personal change. Before
starting organizational change, ask ourself: What
do we want to achieve with this change, why, and
how will we know that the change has been achieved? Who is affected by this change,
and how will they react to it? How much of this change can we achieve ourselves, and
what parts of the change do we need help with? These aspects also relate strongly to
the management of personal as well as organizational change”.

I. PENDAHULUAN.

Perubahan organisasional adalah setiap perubahan yang terkait dengan orang,

struktur dan/atau teknologi. Perubahan yang terjadi merupakan realitas organisasi.
Pekerjaan seorang manajer sebenarnya sungguh amat sederhana jika tidak ada
perubahan tetapi hal ini tidak mungkin terjadi karena perubahan pasti selalu ada. Dunia
terus berubah, demikian juga organisasi dan atau perusahaan terus berubah sesuai
dengan peubahan hal-hal yang mempengaruhinya biar tetap bisa survive. Perubahan
yang terjadi dalam suatu organisasi dan atau perusahaan didorong oleh kekuatan-
kekuatan, yaitu baik kekuatan eksternal maupun kekuatan internal.

1. Pengaruh Faktor Eksternal.

Pengaruh eksternal adalah pengaruh dari luar perusahaan ataupun organisasi.
Pengaruh eksternal itu bisa meliputi beberapa hal antara lain:
 a. Pengaruh pasar.
Pasar terus berubah, sesuai dengan perubahan selera masyarakat, tuntutan
pelayanan dan kualitas serta kapasitas, kecepatan serta persaingan harga,
perebutan pasar (market share) dan lain-lain. Dalam tahun-tahun belakangan
ini, pasar telah mempengaruhi perusahaan. Seperti misalnya dalam
perusahaan komputer, terdapat komputer merek Apple, Samsung, Toshiba,
Fujitsu, dll. Dalam perusahaan ini merupakan pertarungan perebutan
pembelian komputer oleh pasar (konsumen).
b. Peraturan pemerintah.
Undang-undang yang dibuat oleh pemerintah akan menimbulkan perubahan
pada suatu perusahaan. Seperti peraturan pemerintah belakangan ini di dunia
pertambangan, bahwa perusahaan tidak boleh mengekspor hasil-hasil tambang
sebelum diolah terlebih dahulu.
c. Teknologi.
Teknologi juga menciptakan kebutuhan akan perubahan. Contohnya dalam
teknologi industri telah terjadi perubahan yang dramatis yaitu mengganti
tenaga manusia dengan mesin/robot, karena pertimbangan efisiensi dan
menghindari pemogokan kerja oleh para karyawan.
d. Fluktuasi.
Fluktuasi harga pasar komoditas baik di dalam maupun di luar negeri memaksa
manajer untuk berubah, yaitu harus proaktif mengantisipasi keadaan pasar.
e. Perubahan ekonomi.
Hampir semua organisasi dipengaruhi oleh perubahan ekonomi. Misalnya saja
tekanan resesi memaksa organisasi untuk menjadi lebih efisien atau menekan
biaya serendah mungkin untuk bisa bertahan dan/atau memperoleh laba.

2. Pengaruh Faktor Internal.

Perubahan selain datang dari faktor luar juga datang dari dalam perusahaan itu
sendiri. Beberapa hal yang meliputi faktor internal adalah :
a. Modifikasi strategi organisasi. Merumuskan kembali suatu strategi organisasi
guna mencapai tujuan organisasi secara lebih efektif dan efisien serta untuk
 kepentingan stakeholders (pemangku kepentingan, seperti pemilik, manajemen,
supplier, pembeli atau pengguna jasa perusaan), perusahaan sering kali harus
melakukan beberapa perubahan.
b. Angkatan kerja. Dalam sebuah organisasi, jarang ada angkatan kerja yang
bersifat statis. Komposisinya selalu berubah-ubah dalam segi usia, pendidikan,
jenis kelamin, dll.
c. Peralatan. Dengan adanya peralatan yang baru yang lebih baik dalam kualiatas,
kapasitas maupun kecepatan, kenyamanan dan keamanan dll, maka akan
terjadi perubahan rekrutmen tenaga baru atau para pegawai lama harus
mempelajari cara pengoperasikan peralatan yang baru tersebut. .
d. Mogok kerja. Mogok kerja merupakan suatu peristiwa yang sering terjadi di
jaman sekarang karena perkembangan demokrasi. Hal ini dapat menyebabkan
terjadinya perubahan dalam praktik-praktik dan kebijakan-kebijakan
manajemen.

II. JENIS-JENIS PERUBAHAN DALAM ORGANISASI

Organisasi yang menganggap perubahan sebagai gangguan, sekali waktu dalam
dunia yang biasanya tenang dan stabil, akan menghadapi resiko besar. Terlampau
banyak yang berubah cepat bagi setiap organisasi atau manajer-manajernya cukup
merasa puas diri. Manager harus siap untuk secara efisien dan efektif mengelola
perubahan yang dihadapi organisasinya atau bidang kerjanya. Sebagai agen
perubahan, manajer harus termotivasi untuk mengawali perubahan karena mereka
berkomitmen untuk meningkatkan kinerja organisasi mereka. Mengawali perubahan
meliputi mengenali bidang organisasi apa yang perlu diubah dan menggerakan proses
perubahan itu.
Perubahan yang harus direspon para manager pada dasarnya dibagi menjadi 3
kategori :
1. Perubahan struktur
Perubahan ini meliputi spesialisasi kerja, departementalisasi, rantai komando,
rentang kendali, sentralisasi dan formalisasi serta rancang ulang tugas. Manajer
dapat mengubah satu atau lebih komponen struktural ini. Sebagai contoh,
 tanggungjawab departemen dapat digabungkan, tingkat organisasi atau hierarki
dapat dikurangi atau dihapuskan, atau rentang kendali diperluas untuk membuat
organisasi lebih ringan dan kurang birokratis. Peningkatan desentralisasi dapat
digunakan untuk mempercepat pengambilan keputusan. Bahkan usaha penyusutan
organisasi memerlukan perubahan struktur.
2 Perubahan teknologi
Perubahan ini meliputi proses pekerjaan, metode-metode, dan perlengkapan.
Manajer dapat mengubah teknologi yang digunakan untuk mengubah menjadi
keluaran. Faktor-faktor persaingan atau inovasi baru di industri sering menuntut
para manajer memperkenalkan perkakas, peralatan/mesin, atau metode kerja baru.
Otomatisasi pekerjaan ialah perubahan teknologi yang menggantikan tugas tertentu
yang dilakukan oleh orang dengan mesin. Otomatisasi yang dimulai dalam revolusi
industri dan berlanjut sampai sekarang menjadi salah satu pilihan manajer untuk
perubahan struktur. Kebanyakan organisasi akan meningkatkan efisiensi produksi
berdasarkan studi waktu dan gerak (time and motion study). Perubahan teknologi
yang paling mudah dilihat pada tahun terakhir ialah usaha manajer dalam
peningkatan penggunaan komputer (komputerisasi). Penggunaan sistem integratif
dalam organisasi/perusahaan berarti apapun yang dilakukan oleh karyawan pada
komputernya secara otomatis akan terkoneksi dan mempengaruhi sistem komputer
lainnya di jaringan internal.
3 Perubahan orang
Perubahan orang dalam organisasi meliputi sikap, pandangan, dan perilaku. Adanya
penerapan organizational development (pengembangan organisasi) yang berarti
berkaitan dengan teknik atau program untuk mengubah orang serta sifat dan mutu
hubungan kerja antar pribadi. Peserta diharapkan dapat merubah sikap, perilaku
dan pandangan orang-orang di organisasi.

III. MASALAH DALAM PROSES PERUBAHAN

Kebanyakan orang membenci setiap perubahan yang tidak mendatangkan benefit
atau uang bagi mereka. Orang-orang cenderung menolak perubahan itu karena tiga
alasan yaitu ketidakpastian, kekhawatiran akan kerugian pribadi, dan keyakinan bahwa
perubahan itu tidak menguntungkan organisasi.

1. Ketidakpastian
Dengan diperkenalkannya metode kendali mutu berdasarkan model-model statistik
canggih ke pabrik-pabrik manufaktur yang berarti bahwa banyak pengawas kendali
mutu ini terpaksa harus mempelajari metode-metode baru ini. Beberapa pemilik
mutu barangkali khawatir mereka tidak akan mampu melakukannya. Oleh karena
itu, mungkin akan muncul sikap negatif terhadap teknik-teknik kendali statistik atau
berperilaku merugikan ketika mereka diminta menggunakannya.
2. Kekhawatiran akan kerugian pribadi
Perubahan mengancam investasi yang telah anda buat dalam dalam status quo.
Semakin banyak orang telah melakukan investasi dalam sistem yang ada sekarang,
semakin mereka menolak karena mereka akan takut kehilangan status, uang,
wewenang, persahabatan, kenyamanan pribadi, atau manfaat-manfaat lainnya. Hal
ini menjelaskan mengapa karyawan yang lebih tua lazimnya menentang
perubahan-perubahan dibandingkan karyawan yang lebih muda. Karyawan yang
lebih tua telah melakukan banyak investasi ke sistem yang ada sekarang, karena
itu akan lebih banyak kehilangan akibat adanya perubahan.
3. Penolakan atau keyakinan bahwa perubahan itu tidak akan menguntungkan
organisasi.
Karyawan yang berpendapat bahwa prosedur kerja baru yang diusulkan oleh pelaku
perubahan akan mengurangi produktivitas, atau mutu produk, bisa diperkirakan
karyawan itu akan menentang perubahan tadi.

IV. TERJADINYA PROSES PERUBAHAN

Budaya organisasi terdiri atas unsur-unsur atau ciri-ciri yang relatif stabil dan tetap
cenderung membuat budaya tersebut sangat kebal terhadap perubahan. Perubahan
budaya itu sangat cenderung terjadi bila sebagian besar atau semua kondisi berikut ini
ada :
a. Terjadi krisis yang dramatis, merupakan kejutan yang memperlemah status quo dan
membuat orang mempertanyakan relevansi budaya yang ada. Contohnya ialah
kemunduran keuangan yang dasyat, hilangnya pelanggan utama, dan inovasi
teknologi yang dramatis oleh pesaing.
b. Pergantian pimpinan . Pemimpin tertinggi yang baru dapat memberikan alternatif
nilai-nilai utama, dan dianggap lebih mampu menanggapi krisis daripada pemimpin
yang lama. Pemimpin tertinggi yang baru itu merupakan pemimpin tertinggi
organisasi tersebut lebih mudah membawa perubahan dengan gaya
kepemimpinannya yang khas. .
c. Organisasi muda dan kecil. Semakin muda organisasi, semakin kurang budayanya.
Demikian juga, lebih mudah manajemen menyampaikan nilai-nilai baru ke dalam
organisasi kecil, daripada ke dalam organisasi besar.
d. Budayanya lemah. Semakin luas budaya dipegang teguh dan semakin tinggi
kesepakatan anggota-anggotanya terhadap nilai-nilai tersebut, semakin sulit
budaya tersebut berubah.

V. STRATEGI MENGELOLA PERUBAHAN

Guna mengelola perubahan budaya organisasi perlu ada strategi menyeluruh dan
terorganisir. Bisa juga berupa anjuran-anjuran yang diberikan dalam menghadapi
perubahan tersebut. Namun, dengan menaati anjuran-anjuran itu tidak menjamin usaha
perubahan oleh manajer akan berhasil. Anggota-anggota organisasi tidak mudah begitu
saja melepaskan nilai-nilai yang mereka pahami dan yang telah memberikan
keberhasilan kepada mereka di masa lampau. Manajer harus tetap waspada untuk
melindungi terhadap kembalinya praktek dan tradisi lama yang telah dikenal.
Perasaan stress biasanya akan timbul jika seseorang terpaksa menghadapi
ketidakpastian nasib, peluang, kendala, atau tuntutan yang terkait dengan apa yang
terkait dengan perubahan tersebut.
Gejala stress dapat dilihat dengan berbagai cara, antara lain karyawan yang
sedang mengalami stress tingkat tinggi mungkin menjadi murung, mudah mengalami
kecelakaan, mudah marah, merasa sulit mengambil keputusan rutin, sulit konsentrasi,
perhatian bercabang, dan lainnnya. Gejala stress dapat dikelompokkan dalam 3
kategori umum : fisiologis, psikologis, dan perilaku. Dari kesemuanya gejala fisik ialah
yang paling kurang relevan bagi manajer. Gejala psikologi dan perilaku merupakan
gejala yang penting karena ini langsung mempengaruhi pekerjaan karyawan.
Cara mengurangi stress ialah dengan mengendalikan faktor organisasi tertentu
untuk mengurangi stress organisasi dan pada cangkupan yang lebih terbatas,
menawarkan bantuan untuk stress pribadi. Usaha manajer yang dapat dilakukan ialah
dengan menyeleksi karyawan. Manajer harus memastikan karyawan itu cocok dengan
persyaratan. Tinjauan pekerjaan yang realistis, selama proses seleksi akan pula
meminimalkan stress dengan mengurangi ambiguitas tentang harapan calon karyawan
terhadap pekerjaan. Komunikasi organisasi yang lebih baik akan mengendorkan stress
yang ditimbulkan oleh ambiguitas itu seminimum mungkin. Adanya juga program
perencanaan kerja seperti MBO yang akan menjelaskan tanggung jawab pekerjaan,
memberikan sasaran kinerja yang jelas, dan mengurangi ambiguitas melalui umpan
balik.
Apabila stress tidak dapat dilacak, jabatan harus dirancang ulang sehingga mampu
meningkatkan tantangan atau mengurangi beban kerja. Stress yang muncul dari
kehidupan pribadi para karyawan menimbulkan dua masalah yaitu sulit bagi manajer
untuk mengendalikan jenis stress itu secara langsung, sedangkan yang kedua adanya
pertimbangan etis khususnya apakah manajer mempunyai hak untuk campur tangan.

VI. SYARAT-SYARAT MANAJEMEN PERUBAHAN PERUBAHAN YANG EFEKTIF

Ada beberapa syarat atau aturan yang harus dipenuhi agar manajemen perubahan
itu efektif dan lebih sukses. Management perubahan memerluikan perencanaan yang
serius dan implementasi yang sensitif serta diatas itu semua harus dikonsultasikan dan
dilibatkan dengan orang-orang yang dipengaruhi perubahan itu. Jika perubahan
dilaksanakan biasanya akan timbul beberapa masalah. Karena itu perubahan harus
realisitis, dapat dicapai (achievable) dan terukur (measurable). Aspek-aspek ini relevan
khususnya dalam mengelola perubahan orang-orang (managing personal change)
dalam organisasi. Sebelum merubah organisasi, harus bertanya kepada diri sendiri
yaitu apa yang akan dicapai dengan perubahan ini, kenapa harus berubah, dan
bagaimana kita mengetahui bahwa perubahan telah tercapai. Selanjutnya harus
diketahui siapa yang akan dipengaruhi perubahan dan bagaimana reaksi mereka
terhadap perubahan itu. Berapa banyak dari perubahan itu yang dapat kita lakukan
sendiri dan bagian-bagian mana dari perubahan itu yang perlu bantuan luar. Aspek-
aspek ini juga sangat erat berhubungan dengan manajemen personalia disamping
manajemen perubahan organisasi.

Menurut John P Kotter (2008) seorang professor dan pemikir terkenal dan juga
pengarang buku “Manajemen Perubahan Organisasi” dari Harvard Business School
dan juga pengarang buku 'Leading Change' (1995) serta buku 'The Heart Of Change'
(2002) menguraikan dan membuat suatu model yang bermanfaat tentang pengertian
dan pengelolaan perubaahan. Tiap tahap mempunyai (acknowledges) suatu prinsip
kunci yang diidentifikasi Kotter berkaitan dengan response orang2 dalam perusahaan
dan pendekatan terhadap perubahan, dimana orang-orang melihat, merasakan dan
kemudian berubah (see, feel and then change).

Menurut Kotter ada 8 (delapan) tahap perubahan yang disebuit dengan Kotter's
eight step change model, yang intinya dapat diringkaskan sebagai berikut:

1. Tingkatkan urgensi (Increase urgency) - rangsang atau inspire orang-orang

untuk bergerak (move), buat tujuan objektif, real dan relevant.
2. Bentuk Tim Pemandu ( the guiding team )- cari orang yang tepat ditempat yang
benar dengan komitmen emosi yang benar, dengan kombinasi yang betul antara
kemampuan dan level (jenjang jabatan).
3. Dapatkan visi yang benar - bentuk tim untuk menetapkan visi dan strategi yang
sederhana, fokus atas emosi dan aspek-aspek yang kreatif yang diperlukan dalam
pelayanan dan peningkatan efisiensi.
4. Komunikasikan Tujuan. Libatkan sebanyak mungkin orang-orang,
komunikakasikan essensinya dengan sederhana, dan tunjukkan serta tanggap
terhadap kebutuhan orang-orang. Dan buat teknologi bekerja buat anda artinya
gunakan teknologi guna mempemudah pencapaian tujuan.
5. Mampukan tindakan (Empower action) Singkirkan rintangan, mampukan
feedback yang konstruktif dan perbanyak dukungan/support dari para pimpinan,
beri penghargaan dan pengakuan atas kemajuan dan pencapaian (achievements).
6. Ciptakan kemajuan jangka pendek (Create short-term wins) – Tetapkan
capaian yang mudah diraih. Ciptakan inisiatif yang dapat dikelola. Selesaikan
tahapan sekarang sebelum memulai yang baru.
7. Jangan menyerah (Don't let up). Perkuat dan dorong determinasi dan akurasi dan
terus berubah (ongoing change). Dorong atau encourage laporan kemajuan –
tunjukkan (highlight) kemajuan-kemajuan yang telah dicapai maupun kemajuan
yang akan dicapai pada masa yang akan datang.
8. Buat ukuran perubahan (change stick) – Perkuat nilai perubahan yang sukses
melalui recruitment, promosi, perubahan baru pimpinan. Buat perubahan jadi
budaya artinya budayakan perubahan.

VII. PENUTUP
Di dunia ini tidak ada yang abadi, semua mengalami perubahan. Demikian juga
perusahaan ataupun organisasi, lambat atau cepat akan mengalami perubahan sesuai
perkembangan keadaan, peluang maupun tantangan dan atau karena perkembangan
teknologi. Perubahan bisa datang dari luar organisasi dan bisa datang dari dalam
organisasi itu sendiri. Agar perubahan itu dapat berjalan efektif dan efisien serta tidak
menimbulkan stress bagi orang-orang yang terkena perubahan itu maka harus
dilakukan beberapa hal yang penting yaitu melibatkan dan mendukung orang-orang
yang ada dalam system tersebut. Sistem disini adalah lingkungan, proses, budaya,
hubungan, perilaku dan lain sebagainya, apakah secara personal maupun secara
organisasi. Harus dimengerti juga dimana posisi organisasi pada saat awal dilakukan
perubahan. Juga harus tahu apa yang harus dicapai/dibentuk, kapan waktunya,
mengapa harus berubah dan tahu ukuran-ukuran yang akan digunakan guna mencapai
perubahan tersebut. Rencanakan pengembangan dan perubahan dalam tahapan-
tahapan yang terukur dalam mencapai tujuan. Dan terakhir komunikasikan dan libatkan,
serta mampukan dan fasilitasi orang-orang yang terlibat sedini dan sebanyak mungkin.
Daftar Pustaka:
1. John P. Kotter and Leonard A. Schlesinger, Choosing Strategies for Change,
Harvard Business Review, July 8, 2008 Edition.
2. Danny Samson,Richard L. Daft, Management, 2011 Asia Pacific Edition
3. George R Terry, Prinsip-prinsip Manajemen, Bumi Aksara, Jakarta, 2000
4. James AF Stoner, Manajemen, Erlangga , Jakarta, 1992
5. Ricky W Griffin, (Texas A & M University), Manajemen, Erlangga, Jakarta, 2002
6. Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge, Perilaku Organisasi, 2008, Penerbit
Salemba Empat, edisi 12.
7. Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge, Perilaku Organisasi, 2008, Penerbit
Salemba Empat, edisi 12.
8. Stephen Paul Robbins, Mary K Coulter, Management, Prentice Hall 1999
9. R.L. Daft,Richard L. Daft,J. Murphy,H. Willmott, Organization: Theory and Design,
South Western, 2010
10. Richard L. Daft, The New Era of Management, South Western,,2008,,2nd ed
11. Richard L. Daft, Management, South Western, 2012, 10th ed.