Controlling ( Pengawasan )

Definisi controlling
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar
pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi
dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki
telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.
George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah
dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan
tindakan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah
ditetapkan.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa
yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan
korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana.

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan,merancang system informasi umpan
balik,membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan
sebelumnya,menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil
tindakan koreksi yang diperlukan.

Prinsip – prinsip Fungsi Controlling

1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya
mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus
diselesaikan oleh staf.
2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat
penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.
3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus
dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada
mereka yang dianggap mampu bekerja.
 Prinsip Pokok Controlling
Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-pekerjaan terlaksana
sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang dikehendaki. Untuk dapat
menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip pokok, yaitu:
1.      Adanya Rencana
2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Manfaat Controlling
1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai
dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan
yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.
2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan
tugas-tugasnya.
3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan
telah dimanfaatkan secara efisien.
4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan
pekerjaan mereka
6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang
7. Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan
8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak
ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.
9. Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif
10. Untuk memastikan kualitas pekerjaan

Proses Controlling
1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)
Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan. Standar
mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan”
untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria untuk mengukur pelaksanaan
pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk kuantitatif ataupun kualitatif. Standar
pelaksanaan (standard performance) adalah suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang
terjadi bila suatu pekerjaan dikerjakan secara memuaskan.
Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos, waktu,
kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:
 Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau
kualitas produk.
 Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga
kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.
 Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan
harus diselesaikan.
2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan
kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian adalah menentukan
pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.
3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran pelaksanaan
dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus. Ada berbagai cara untuk
melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan (observasi), laporan-laporan (lisan dan
tertulis), pengujian (tes), atau dengan pengambilan sampel.
4. Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan
pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.
5. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan
Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil.
Tindakan koreksi mungkin berupa:
 Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)
 Mengubah pengukuran pelaksanaan
 Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-
penyimpangan.

Obyek Controlling
Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu
dijadikan sasaran pengawasan.
1. Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini
bersifat fisik.
 2. Keuangan
3. Pelaksanaan program dilapangan
4. Obyek yang bersifat strategis
5. Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Jenis Controlling
Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :
1. Pengendalian karyawan (Personal control).
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai,
apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-
lain.
2. Pengendalian keuangan (financial control)
Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan
pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.
3. Pengendalian produksi (Production control).
Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang
dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.
4. Pengendalian waktu (Time control)
Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk
mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.
5. Pengendalian teknis (Technical control)
Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan
tindakan dan teknis pelaksanaan.
6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi
telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.
7. Pengendalian penjualan (Sales control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai
rencana yang ditentukan.
8. Pengendalian inventaris (inventory control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada
semuanya atau ada yang hilang.
9. Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)
Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor
terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

Tujuan Controlling
Adapun tujuannya adalah:
1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,
pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan
3. Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik
4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas organisasi
5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi
6. Meningkatkan kinerja organisasi
7. Memberikan opini atas kinerja organisasi
8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah pencapaian
kerja yang ada
9. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

Alat Fungsi Controlling

1. Budget
Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk
mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik pemerimaan maupun
pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat
penyimpangan.
Tipe-tipe budget:
a.       Sales budget
b.      Production budget
c.       Cost Production Budget
d.      Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan
bermacam-macam tingkat tingkat produksi
e.       Purchasing budget
f.       Personnel budget
g.      Cash & Financial budget
 h.      Master budget (budget keseluruhan)
2. Non-Budget
Alat pengenalian non budget:
a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan perusahaan
terhadap para bawahan yang sedang bekerja.
b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.
c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance sheet
dan Income Statement (neraca rugi laba)
d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh berlalu.
e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak
mendapat laba ataupun rugi.
f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang
meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah
keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,
pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang yang
telah dibayar benar-benar telah diterima.

Tipe- tipe Controlling

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :
1. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)
Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk
mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar dan tujuan
dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan (kegiatan belum
dilaksanakan).
2. Pengawasan Concurrent
Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan
melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-Tidak “, screening
control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung.
3. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)
Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur hasil-hasil
dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini dilakukan setelah kegiatan
terjadi.
 Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan
1. Perubahan lingkungan organisasi,

melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh

pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau memenfaatkan
kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.

2. Peningkatan Kompleksitas Organisasi.

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.
Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap
terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.

3. Kesalahan-Kesalahan.

Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada

sebelum menjadi kritis.

4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.

Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu
sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah
melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan
mengiplementasikan sistem pengawasan.

Tahap – tahap Controlling

1. Penetapan Standar Pelaksanaan
Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk
penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :
a. Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.
b. Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya tenaga
kerja, penjualan, laba kotor, dll
c. Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas waktu
pekerjaan yang harus diselesaikan.
2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap jam, harian,
mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan tertulis.
3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.
 4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagai
manajer.
5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan
dalam pelaksanaan.

PENUTUP
Kesimpulan
Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan tujuan
dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik,
membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,
menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi
yang diperlukan.

Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary control),Pengawasan

pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).
Tahap Proses Pengawasan ; Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan
pengukuran pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan
penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi, Peningkatan

kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan, Kebutuhan
manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi dan Menilai informasi dan
mengambil tindakan koreksi.
Tahap-tahap dalam proses controlling adalah :

a. Penetapan standar pelaksanaan

b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan
c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan
d. Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan
e. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.
Karakteristik-karakteristik proses controlling yang efektif diantaranya adalah : akurat, tepat
waktu, obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik controlling strategik, realistik secara
ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi, fleksibel, bersifat sebagai petunjuk
dan operasional, realistic secara organisasional, serta diterima para anggota organisasi.

  Saran
Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada
pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang
terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang
baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi. Serta pengawasan dapat memicu
terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi. Disebabkan
perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi.
Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan
organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi.