Anda di halaman 1dari 46

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH I

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA


PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

JUDUL AKTUALISASI
UPAYA PENINGKATAN KOORDINASI PEKERJAAN
PEGAWAI DENGAN TASK MANAGEMENT SYSTEM DI
SUBDIT PERENCANAAN DAN PEMROGRAMAN
DIREKTORAT JEMBATAN

DISUSUN OLEH :
NAMA : ATIKAH RAHMI
NIP : 199206102019032017
FORMASI JAFUNG : TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN
UNIT ORGANISASI : DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA


PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT
TAHUN 2019
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III BATCH I
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH VI SURABAYA
PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI


Upaya Peningkatan Koordinasi Pekerjaan Pegawai dengan Task
Management System di Subdit Perencanaan dan Pemrograman Direktorat
Jembatan
Disusun oleh :
ATIKAH RAHMI
199206102019032017
TEKNIK JALAN DAN JEMBATAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA

DISEMINARKAN PADA :

HARI : JUMAT
TANGGAL : 6 SEPTEMBER 2019

CO-MENTOR COACH PENYELENGGARA BALAI


DIKLAT PUPR WIL. VI SURABAYA

Ir. Widodo Sugeng S, M.ENG.Sc Yosi Darmawan A, ST, MT Ahmad Kholidi Nasution, S ST, MT
NIP. 196308041991031003 NIP. 197709042003121005 NIP. 196703041993031007
KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN
FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Ir. Moeh. Adam, M.M.


NIP. 196503031992031002
DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ........................................................................................................ i


DAFTAR TABEL ............................................................................................... ii
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................... iii
BAB I PENDAHULUAN ....................................................................................... 1
I.1 Latar Belakang ............................................................................................... 1
I.2 Tujuan Aktualisasi ......................................................................................... 2
I.3 Ruang Lingkup ............................................................................................... 2
BAB II ENVIRONMENTAL SCANNING............................................................ 4
II.1 Isu ................................................................................................................. 4
II.2 Core Isu ........................................................................................................ 5
II.3 Dampak Isu ................................................................................................... 5
II.4 Gagasan ......................................................................................................... 5
BAB III PROBLEM SOLVING ............................................................................. 6
III.1 Rancangan Kegiatan .................................................................................... 6
III.2 Realisasi Kegiatan ....................................................................................... 7
BAB IV ANALISIS .............................................................................................. 18
IV.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan ....................................................... 18
IV.2 Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi ......................................... 20
IV.3 Penguatan Nilai Organisasi ....................................................................... 21
IV.4 Evaluasi Kegiatan ...................................................................................... 21
IV.5 Hambatan .................................................................................................. 27
BAB V PENUTUP................................................................................................ 29
V.1 Kesimpulan ................................................................................................. 29
V.2 Saran ........................................................................................................... 30
LAMPIRAN ...................................................................................................... 31

i
DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Analisis penapisan isu menggunakan metode USG ................................ 4


Tabel 3.1 Tahapan kegiatan 1 aktualisasi ............................................................... 8
Tabel 3.2 Tahapan kegiatan 2 aktualisasi ............................................................... 8
Tabel 3.3 Tahapan kegiatan 3 aktualisasi ............................................................... 9
Tabel 3.4 Tahapan kegiatan 4 aktualisasi ............................................................. 10
Tabel 3.5 Tahapan kegiatan 5 aktualisasi ............................................................. 12
Tabel 3.6 Tahapan kegiatan 6 aktualisasi ............................................................. 13
Tabel 3.7 Tahapan kegiatan 7 aktualisasi ............................................................. 15
Tabel 3.8 Tahapan kegiatan aktualisasi ................................................................ 16
Tabel 4.1 Keterkaitan kegiatan dengan nilai-nilai dasar ASN .............................. 18
Tabel 4.2 Kontribusi terhadap penguatan nilai-nilai organisasi............................ 21

ii
DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1: Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor dan pegawai
di subdit perencanaan dan pemrograman.........................................8
Gambar 4.1: Evaluasi penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan
pekerjaan di subdit perencanaan dan
pemrograman…...………………………………………...………..22
Gambar 4.2: Pengaruh penggunaan teknologi informasi terhadap efektifitas
penyelesaian pekerjaan di subdit perencanaan dan pemrograman. ..23
Gambar 4.3: Pengaruh program Click Up terhadap manajemen pekerjaan di
subdit perencanaan dan pemrograman. .............................................23
Gambar 4.4: Pengaruh program Click Up terhadap koordinasi pekerjaan di subdit
perencanaan dan pemrograman. .......................................................24
Gambar 4.5: Pengaruh program Click Up sebagai sarana komunikasi pekerjaan di
subdit perencanaan dan pemrograman. .............................................25
Gambar 4.6: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap transparasi
kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman. .25
Gambar 4.7: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap tanggung
jawab dan komitmen kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan
dan pemrograman. ............................................................................26
Gambar 4.8: Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi positif
terhadap suasana dan lingkungan kerja. ...........................................27

iii
BAB I
PENDAHULUAN

I.1 Latar Belakang

Subdirektorat perencanaan dan pemrograman merupakan salah satu unit kerja yang
berada di bawah Direktorat Jembatan, Direktorat Jenderal Bina Marga. Berdasarkan
UU No 03 tahun 2019, subdirektorat perencanaan dan pemrograman Direktorat
Jembatan memiliki tugas melaksanakan pembinaan perencanaan dan pemrograman
jembatan. Sedangkan fungsinya adalah sebagai berikut:
a. validasi dan verifikasi data manajemen jembatan nasional;
b. pembinaan metodologi survey dan sistem manajemen jembatan;
c. pengembangan metode survey inventarisasi, survey rutin, survey detail dan
survey khusus jembatan;
d. pengumpulan dan evaluasi biaya penanganan jembatan;
e. penyusunan usulan program dan anggaran tahunan dan jangka menengah
penyelenggaraan jembatan;
f. koordinasi dan penilaian usulan program dan anggaran penyelenggaraan
jembatan nasional; dan
g. penyiapan kebutuhan dan anggaran serta pengeluaran bahan dan peralatan
jembatan.

Subdirektorat perencanaan dan pemrograman terdiri atas seksi perencanaan dan


seksi pemrograman. Seksi Perencanaan mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan validasi dan verifikasi data jembatan setiap provinsi, melakukan pembinaan
metodelogi survey, sistem manajemen jembatan, serta melakukan pengembangan
metode survey inventarisasi, survey rutin, survey detail dan survey khusus
jembatan. Sedangkan Seksi Pemrograman mempunyai tugas melakukan penyiapan
bahan pengumpulan dan evaluasi biaya penanganan jembatan, usulan program dan
anggaran tahunan dan jangka menengah penyelenggaraan jembatan, melakukan
penilaian usulan program dan anggaran penyelenggaraan jembatan nasional,
penyiapan kebutuhan dan angaran serta pengeluaran bahan dan peralatan jembatan.

1
Task management system adalah sistem atau proses pengaturan tugas dengan
lebih teroganisasi mulai dari perencanaan, tracking (pelacakan progres), dan
pelaporan sehingga tujuan individu maupun kelompok dapat dicapai dengan lebih
efektif. Pada pelaksanaan pekerjaan sesuai tugas dan fungsi organisasi di
subdirektorat perencanaan dan pemrograman, terdapat waktu-waktu memuncaknya
jumlah pekerjaan yang harus diselesaikan dan deadline yang harus dikejar untuk
memenuhi target. Pada waktu-waktu tersebut, waktu lembur menjadi tak
terhindarkan dan mengakibatkan kelelahan dan kejenuhan bagi para pegawai di
subdirektorat perencanaan dan pemrograman. Hal ini dapat mempengaruhi
efektifitas, efisiensi, dan mutu dari pekerjaan secara berkelanjutan. Untuk itu,
diperlukan adanya task management system yang lebih baik dan lebih kreatif agar
pekerjaan dapat terdistribusi dan terlaksanakan dengan lebih efektif dan efisien.
Kegiatan aktualisasi ini diharapkan dapat menyelesaikan isu dan permasalahan
yang ada dengan menerapkan nilai-nilai dasar dan fungsi ASN. Kompetensi yang
dibangun yaitu akuntabilitas, komitmen mutu, dan etika publik ASN, serta
menerapkan peran dan kedudukan ASN di dalam NKRI di bidang manajemen ASN.

I.2 Tujuan Aktualisasi

Tujuan dari pelaksanaan kegiatan aktualisasi adalah untuk memahami dan


mengimplementasikan nilai dasar serta fungsi ASN dalam mencapai visi, misi, dan
tujuan organisasi.

I.3 Ruang Lingkup

Penulisan laporan aktualisasi dilakukan dalam suatu lingkup perancangan sebagai


batasan masalah. Ruang lingkup dalam perancangan aktualisasi ini adalah sebagai
berikut:

1. Kegiatan aktualisasi dilakukan di Subdirektorat Perencanaan dan


Pemrograman, Direktorat Jembatan, Direktorat Jenderal Bina Marga.
2. Kegiatan aktualisasi dilakukan selama 30 hari kerja di Subdirektorat
Perencanaan dan Pemrograman, Direktorat Jembatan, Direktorat Jenderal
Bina Marga.

2
3. Kegiatan penggunaan program task management system (Click-up) dibatasi
untuk pembuatan project baru (new task) dan penugasan kepada anggota
tim saja.

3
BAB II
ENVIRONMENTAL SCANNING

II.1 Isu

Isu-isu yang ditemukan selama pelaksanaan On the Job Training di subdirektorat


perencanaan dan pemrograman adalah sebagai berikut:

1. Menumpuknya pekerjaan pada waktu-waktu tertentu di subdit perencanaan


dan pemrograman.
2. Tidak tertatanya dokumen kantor dengan rapi di subdit perencanaan dan
pemrograman.
3. Kurang optimalnya penataan ruang kantor subdit perencanaan dan
pemrograman.

Isu-isu tersebut kemudian dianalisis menggunakan metoda penapisan isu USG


(Urgency, Seriousness, Growth). Urgency menunjukkan seberapa mendesak isu
tersebut harus diatasi, seriousness menunjukkan seberapa serius atau seberapa besar
isu tersebut, dan growth menunjukkan seberapa besar potensi isu tersebut
memburuk. Skala 1 (tidak memenuhi) hingga 5 (sangat memenuhi) digunakan
untuk menganalisis isu-isu tersebut.

Tabel 2.1 Analisis penapisan isu menggunakan metode USG

No Isu Urgency Seriousness Growth Total


1. Menumpuknya pekerjaan 3 3 4 10
pada waktu-waktu tertentu di
subdit perencanaan dan
pemrograman.
2. Tidak tertatanya dokumen 2 3 3 8
kantor dengan rapi di subdit
perencanaan dan pemrograman.

4
No Isu Urgency Seriousness Growth Total
3. Kurang optimalnya penataan 2 2 2 6
ruang kantor subdit
perencanaan dan pemrograman.

II.2 Core Isu

Dari isu yang diangkat setelah melalu analisis USG, ditemukan penyebab utama
dari menumpuknya pekerjaan pada waktu-waktu tertentu di subdit perencanaan dan
pemrograman adalah kurangnya task management system dalam melaksanakan
pekerjaan sehingga menyebabkan penumpukan pekerjaan yang harus diselesaikan
dalam satu waktu.

II.3 Dampak Isu

Dampak dari isu yang diangkat yaitu:

1. Kelelahan dan kejenuhan pegawai dalam penyelesaian pekerjaan.


2. Adanya waktu lembur sehingga melanggar aturan jam kantor yang
berlaku.
3. Berkurangnya efektifitas dan efisiensi pekerjaan.
4. Adanya potensi terlambatnya penyelesaian pekerjaan.
5. Adanya potensi penurunan mutu pekerjaan.

II.4 Gagasan

Berdasarkan isu yang diangkat dan rumusan penyebab utama isu sebagai core isu,
maka ditemukan gagasan untuk mengatasi isu tersebut. Gagasan yang ditemukan
yaitu upaya peningkatan efektifitas, efisiensi, dan koordinasi pekerjaan pegawai
dengan task management system di subdit perencanaan dan pemrograman direktorat
jembatan.

5
BAB III
PROBLEM SOLVING

III.1 Rancangan Kegiatan

Berikut adalah rencana kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk memecahkan


isu:

1. Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor dan pegawai di


subdit perencanaan dan pemrograman.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan gambaran umum tentang kegiatan
aktualisasi yang akan dilaksanakan di subdit perencanaan dan pemrograman
kepada seluruh pegawai.
2. Pembuatan flowchart dan informasi aplikasi/program Click-up.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan informasi dan alur penggunaan
Click up (dengan batasan kegiatan) sebagai sarana penerapan task
management system kepada seluruh pegawai.
3. Sosialisasi penggunaan aplikasi/program Click Up.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengenalkan dan menjelaskan cara
penggunaan software kepada para pegawai.
4. Pembuatan papan informasi kegiatan/keberadaan pegawai (contoh: dinas
luar, rapat, istirahat, dsb).
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan transparansi, tanggung jawab,
dan komitmen selama jam kerja, serta memberikan kemudahan informasi
keberadaan pegawai pada saat jam kerja.
5. Pembuatan papan informasi mood tracker.
Suasana hati dan kondisi diri dapat mempengaruhi keputusan, hubungan
antar kolega, dan kinerja seseorang. Oleh karena itu, kegiatan ini ditujukan
untuk menciptakan keterbukaan dan kepedulian sesama kolega sehingga
diharapkan dapat memberikan pengaruh positif pada mutu pekerjaan yang
dilakukan nantinya.
6. Simulasi penggunaan aplikasi/program Click-up.

6
Aplikasi/program Click up merupakan sarana penerapan task management
system dalam kegiatan aktualisasi ini yang juga berfungsi sebagai bentuk
adaptasi teknologi untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan.
Aplikasi/program yang akan digunakan diharapkan akan mendukung
kemudahan dan efisiensi koordinasi dan komunikasi terkait pekerjaan
sesama pegawai berkaitan dengan pekerjaan. Selain fungsi utama tersebut,
terdapat fungsi lain sebagai berikut:
a. Memecah pekerjaan besar menjadi bagian yang lebih kecil sehingga
pekerjaan terasa lebih ringan dan juga dapat lebih meningkatkan fokus
dalam penyelesaian pekerjaan.
b. Penetapan tujuan individu akan meningkatkan akuntabilitas individu
sehingga mendorong akuntabilitas organisasi secara keseluruhan dalam
pencapaian tujuan organisasi.
c. Transparansi dalam menampilkan progres kerja individu (sebagai salah
satu kelebihan aplikasi/program Click up) akan meningkatkan
kerjasama dan menjalankan fungsi pengawasan 3600.
7. Penyebaran angket kepuasan dan keberhasilan kegiatan.
Kegiatan ini bertujuan untuk memberikan evaluasi atas kegiatan yang
dilakukan.
8. Dokumentasi dan pembuatan laporan akhir kegiatan.
Laporan akhir merupakan penjelasan utuh semua kegiatan aktualisasi dari
awal hingga akhir.

Untuk rangkuman tahapan kegiatan aktualisasi, output, keterkaitan dengan


mata pelatihan, kontribusi terhadap visi, misi, dan penguatan terhadap nilai-nilai
organisasi, dapat dilihat pada lampiran 1.

III.2 Realisasi Kegiatan

Berikut ini adalah uraian hasil kegiatan aktualisasi selama proses habituasi yang
dilaksanakan pada tanggal 26 Juli hingga 4 September 2019 di Subdirektorat
Perencanaan dan Pemrograman Direktorat Jembatan:

7
Tabel 3. 1Tahapan kegiatan 1 aktualisasi

Kegiatan 1 Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor dan pegawai di
subdit perencanaan dan pemrograman.
Tahapan - Mendiskusikan kegiatan dengan mentor.
kegiatan - Diskusi dan sosialisasi kegiatan.
Keterkaitan - Akuntabilitas: Memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan dan
dengan mata hasil yang diharapkan.
pelatihan - Etika Publik
Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama untuk
kesepakatan pelaksanaan kegiatan.
- Komitmen Mutu:
Membangun komitmen dan kerja sama kolegial untuk
terselenggaranya kegiatan.
Output Arahan mengenai pelaksanaan kegiatan di subdit.
dan
dokumentasi

Gambar 3.1: Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan dengan mentor


dan pegawai di subdit perencanaan dan pemrograman.

Tabel 3.2 Tahapan kegiatan 2 aktualisasi

8
Kegiatan 2 Pembuatan flowchart dan informasi aplikasi/program Click-up.
Tahapan - Pengumpulan informasi mengenai aplikasi/program Click-up.
kegiatan - Pembuatan flowchart dan informasi aplikasi/program.Pembagian
informasi kepada seluruh pegawai.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Memberikan informasi yang jelas tentang aplikasi/program
pelatihan bersangkutan dan sasaran yang ingin dicapai.
- Komitmen Mutu:
Dapat memberikan efektifitas dalam pemahaman terkait kegiatan
dan agar kegiatan dapat berjalan dengan tepat sasaran.
Output Flowchart dan informasi aplikasi/program Click-up (terlampir pada
dan lampiran 2).
dokumentasi

Gambar 3.2: Pembagian brosur flowchart dan informasi


aplikasi/program Click-up kepada pegawai di subdit perencanaan dan
pemrograman.

Tabel 3.3 Tahapan kegiatan 3 aktualisasi

Kegiatan 3 Sosialisasi penggunaan aplikasi/program Click Up.


Tahapan - Mengundang pegawai untuk bergabung di aplikasi/program.
kegiatan - Sosialisasi penggunaan aplikasi/program pada seluruh pegawai.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan dan hasil yang
pelatihan diharapkan dari penggunaan aplikasi/program.
- Komitmen mutu:

9
Mengetahui tujuan dan program kerja jangka panjang.
- Etika Publik:
Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja sama.
Output Pemahaman semua pegawai tentang kegunaan dan penggunaan
dan aplikasi/program.
dokumentasi

Gambar 3.3: Sosialisasi penggunaan aplikasi/program Click Up


kepada pegawai di subdit perencanaan dan pemrograman.

Tabel 3.4 Tahapan kegiatan 4 aktualisasi

Kegiatan 4 Pembuatan papan informasi kegiatan/keberadaan pegawai.


Tahapan - Membuat desain pembuatan papan informasi.
kegiatan - Pembuatan papan informasi.
- Pembagian papan informasi untuk setiap pegawai.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Menanamkan transparansi terkait keberadaan saat jam kerja.
pelatihan - Komitmen mutu:
Melatih komitmen dan efisiensi waktu jam kerja.
- Etika Publik:
Dapat mempertanggungjawabkan kehadiran saat jam kerja.
Output Papan informasi kegiatan/keberadaan untuk masing-masing pegawai.
dan
dokumentasi

10
Gambar 3.4: Papan informasi kegiatan/keberadaan di kubikal
pegawai.

Gambar 3.5: Pembuatan dan pemasangan papan informasi


kegiatan/keberadaan di kubikal pegawai.

11
Gambar 3.6: Penyerahan papan informasi kegiatan/keberadaan
kepada pegawai di subdit perencaan dan pemrograman.

Tabel 3.5 Tahapan kegiatan 5 aktualisasi

Kegiatan 5 Pembuatan papan informasi mood tracker.


Tahapan - Membuat desain pembuatan papan informasi mood tracker.
kegiatan - Pembuatan papan informasi mood tracker.
- Pembagian papan informasi mood tracker untuk setiap pegawai.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Merupakan bentuk transparansi untuk mendorong komunikasi
pelatihan antar kolega.
- Komitmen mutu:
Keterbukaan akan meningkatkan kekompakan dalam tim sehingga
akan memberikan kontribusi positif terhadap mutu pekerjaan.
- Etika Publik:
Menghargai keterbukaan dan komunikasi.
Output Papan informasi mood tracker untuk masing- masing meja pegawai.
dan
dokumentasi

12
Gambar 3.7: Penyerahan papan informasi Mood Tracker kepada
pegawai di subdit perencaan dan pemrograman.

Tabel 3.6 Tahapan kegiatan 6 aktualisasi

Kegiatan 6 Simulasi penggunaan aplikasi/program Click-up.


Tahapan - Membuat new task di aplikasi/program (dilakukan oleh
kegiatan atasan).
- Memberikan penugasan kepada staff lain di subdit perencanaan
dan pemrograman.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Menerapkan komitmen secara konsisten untuk mencapai tujuan
pelatihan kegiatan.
- Komitmen mutu:
Beradaptasi dengan era teknologi dan digital untuk meningkatkan
kinerja.
- Etika Publik:
Meningkatkan efektivitas dan kinerja.

13
Output Penggunaan program Click Up untuk koordinasi kegiatan persiapan
dan penajaman program TA 2020 di Makassar.
dokumentasi

Gambar 3.8: Simulasi penggunaan program click up melalui aplikasi


mobile oleh Kepala Subdit Perencanaan dan Pemrograman dan
Kepala Seksi Pemrograman.

14
Gambar 3.9: Tampilan program Click up.

Tabel 3.7 Tahapan kegiatan 7 aktualisasi

Kegiatan 7 Penyebaran angket evaluasi kegiatan.


Tahapan - Pembuatan angket.
kegiatan - Pembagian angket kepada setiap pegawai.
- Analisa hasil kegiatan.
Keterkaitan - Akuntabilitas
dengan mata Melakukan evaluasi hasil kegiatan untuk memperbaiki kinerja
pelatihan yang telah dilakukan.
- Komitmen mutu:
Mengevaluasi efektifitas dan efisiensi kegiatan yang telah
dilakukan.
- Etika Publik:
Merupakan pertanggungjawaban atas kegiatan yang dilakukan.
Output Angket evaluasi kegiatan (terlampir di lampiran 3).
dan
dokumentasi

15
Gambar 3.10: Pengisian angket evaluasi oleh pegawai subdit
perencanaan dan pemrograman.

Tabel 3.8 Tahapan kegiatan aktualisasi

Kegiatan 8 Dokumentasi dan pembuatan laporan akhir kegiatan.


Tahapan - Pengumpulan dokumentasi kegiatan.
kegiatan - Pembuatan laporan akhir.
Keterkaitan - Akuntabilitas:
dengan mata Pelaporan akhir merupakan bentuk tanggung jawab dan transparasi
pelatihan dari hasil kegiatan.
- Komitmen mutu:
Evaluasi kegiatan secara menyeluruh dalam laporan yang dibuat
secara terstruktur.
- Etika Publik:
Pertanggungjawaban kerja kepada publik.
Output Laporan akhir kegiatan aktualisasi.
dan
dokumentasi

16
Gambar 3.11: Pengerjaan laporan akhir aktualisasi.

17
BAB IV
ANALISIS

IV.1 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

Keterkaitan kegiatan aktualisasi ini dengan kegiatan substansi mata pelatihan yaitu
berkaitan dengan nilai-nilai ANEKA (akuntabilitas, nasionalisme, etika publik,
komitmen mutu, dan anti korupsi), serta dengan peran ASN di dalam NKRI. Nilai
ANEKA yang terdapat pada kegiatan ini yaitu nilai akuntabilitas, komitmen mutu,
dan etika publik. Selain itu, peran ASN dalam NKRI yang ditunjukkan dalam
kegiatan ini adalah manajemen ASN. Penjelasan tentang kaitan kegiatan dengan
nilai-nilai yang dipelajari pada substansi mata pelatihan akan dijelaskan melalui
tabel 4.1.

Tabel 4.1 Keterkaitan kegiatan dengan nilai-nilai dasar ASN

No. Kegiatan Nilai-nilai dasar


1. Diskusi dan sosialisasi - Akuntabilitas: Memberikan gambaran yang jelas
terkait kegiatan dengan tentang tujuan dan hasil yang diharapkan.
mentor dan pegawai di - Etika Publik
subdit perencanaan dan Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja
pemrograman. sama untuk kesepakatan pelaksanaan kegiatan.
- Komitmen Mutu:
Membangun komitmen dan kerja sama kolegial
untuk terselenggaranya kegiatan.
2. Pembuatan flowchart dan - Akuntabilitas:
informasi aplikasi/program Memberikan informasi yang jelas tentang
Click-up. aplikasi/program bersangkutan dan sasaran yang
ingin dicapai.
- Komitmen Mutu:
Dapat memberikan efektifitas dalam pemahaman
terkait kegiatan dan agar kegiatan dapat berjalan
dengan tepat sasaran.

18
3. Sosialisasi penggunaan - Akuntabilitas:
aplikasi/program Click Up. Memberikan gambaran yang jelas tentang tujuan
dan hasil yang diharapkan dari penggunaan
aplikasi/program.
- Komitmen mutu:
Mengetahui tujuan dan program kerja jangka
panjang.
- Etika Publik:
Menghargai komunikasi, konsultasi, dan kerja
sama.
4. Pembuatan papan - Akuntabilitas:
informasi Menanamkan transparansi terkait keberadaan saat
kegiatan/keberadaan jam kerja.
pegawai (contoh: dinas - Komitmen mutu:
luar, rapat, istirahat, dsb). Melatih komitmen dan efisiensi waktu jam kerja.
- Etika Publik:
Dapat mempertanggungjawabkan kehadiran saat
jam kerja.
5. Pembuatan papan - Akuntabilitas:
informasi mood tracker. Merupakan bentuk transparansi untuk mendorong
komunikasi antar kolega.
- Komitmen mutu:
Keterbukaan akan meningkatkan kekompakan
dalam tim sehingga akan memberikan kontribusi
positif terhadap mutu pekerjaan.
- Etika Publik:
Menghargai keterbukaan dan komunikasi.
6. Simulasi penggunaan - Akuntabilitas:
aplikasi/program Click-up. Menerapkan komitmen secara konsisten untuk
mencapai tujuan kegiatan.
- Komitmen mutu:
Beradaptasi dengan era teknologi dan digital
untuk meningkatkan kinerja.
- Etika Publik:
Meningkatkan efektivitas dan kinerja.

19
7. Penyebaran angket - Akuntabilitas
evaluasi kegiatan. Melakukan evaluasi hasil kegiatan untuk
memperbaiki kinerja yang telah dilakukan.
- Komitmen mutu:
Mengevaluasi efektifitas dan efisiensi kegiatan
yang telah dilakukan.
- Etika Publik:
Merupakan pertanggungjawaban atas kegiatan
yang dilakukan.

8. Dokumentasi dan - Akuntabilitas:


pembuatan laporan akhir Pelaporan akhir merupakan bentuk tanggung
kegiatan. jawab dan transparasi dari hasil kegiatan.
- Komitmen mutu:
Evaluasi kegiatan secara menyeluruh dalam
laporan yang dibuat secara terstruktur.
- Etika Publik:
Pertanggungjawaban kerja kepada publik.

IV.2 Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi

Terlaksananya kegiatan aktualisasi berkontribusi terhadap visi dan misi organisasi


yaitu:
a. Menumbuhkan kesadaran untuk menyelesaikan isu demi efektifitas
tercapainya tujuan.
b. Meningkatkan efektifitas dan efisiensi pekerjaan dalam mencapai
tujuan.
c. Memberikan evaluasi untuk merumuskan program kegiatan yang lebih
baik lagi sebagai upaya peningkatan kinerja demi mencapai tujuan
organisasi.

20
IV.3 Penguatan Nilai Organisasi

Kementerian PUPR menjunjung tinggi nilai iProve bagi ASN, yaitu integritas,
professional, orientasi misi, visioner, dan etika-akhlakul karimah. Tabel 4.2
menjelaskan nilai-nilai iProve yang terdapat di setiap kegiatan aktualisasi.

Tabel 4.2 Kontribusi terhadap penguatan nilai-nilai organisasi.

No. Kegiatan Kontribusi terhadap penguatan nilai-


nilai organisasi
1. Diskusi dan sosialisasi terkait kegiatan Menanamkan nilai orientasi misi dan
dengan mentor dan pegawai di subdit visioner setelah memahami tujuan
perencanaan dan pemrograman. kegiatan
2. Pembuatan flowchart dan informasi
aplikasi/program Click-up.
3. Sosialisasi penggunaan
aplikasi/program Click Up.

4. Pembuatan papan informasi


kegiatan/keberadaan pegawai (contoh:
dinas luar, rapat, istirahat, dsb). Menanamkan nilai integritas,
profesionalitas, orientasi misi, visioner
5. Pembuatan papan informasi mood dan etika.
tracker.
6. Simulasi penggunaan aplikasi/program
Click-up.
7. Penyebaran angket evaluasi kegiatan.

8. Dokumentasi dan pembuatan laporan


akhir kegiatan.

IV.4 Evaluasi Kegiatan

Evaluasi kegiatan aktualisasi dilakukan dengan menggunakan angket yang diisi


oleh pegawai subdit perencanaan dan pemrograman. Melalui angket tersebut,
kegiatan aktualisasi dievaluasi dari beberapa kriteria. Terdapat delapan responden

21
dari 14 pegawai subdit perencanaan dan pemrograman yang berpartisipasi dalam
angket evaluasi tersebut. Partisipasi seluruh pegawai tidak dapat dilaksanakan
dikarenakan sibuknya jadwal dan banyaknya kegiatan dinas luar beberapa pegawai.
Berikut di bawah ini merupakan hasil evaluasi kegiatan aktualisasi berdasarkan
angket evaluasi kegiatan:

1. Penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

Penggunaan teknologi informasi dalam


pelaksanaan pekerjaan

2 2
0 0

Sangat aktif Aktif Ada Pasif Tidak ada


sama sekali

Gambar 4.1: Evaluasi penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan di


subdit perencanaan dan pemrograman.

Dari evaluasi yang dilakukan, didapatkan hasil bahwa semua responden


menggunakan teknologi informasi dalam pelaksanaan pekerjaan di subdit
perencanaan dan pemrograman. Tingkat penggunaannya bervariasi mulai
dari sangat aktif, aktif, dan biasa. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa
sangat memungkinkan bagi pegawai di subdit perencanaan dan
pemrograman untuk beradaptasi dengan teknologi baru dalam penyelesaian
pekerjaan.

2. Pengaruh penggunaan teknologi informasi terhadap efektifitas penyelesaian


pekerjaan di subdit perencanaan dan pemrograman.

22
Pengaruh penggunaan teknologi informasi
dalam penyelesaian pekerjaan

2 0 0 0

Sangat Lumayan Biasa saja Kurang Tidak


berpengaruh berpengaruh berpengaruh diperlukan
sama sekali

Gambar 4.2: Pengaruh penggunaan teknologi informasi terhadap efektifitas penyelesaian


pekerjaan di subdit perencanaan dan pemrograman.

Dari evaluasi ini, didapatkan hasil bahwa semua responden berpendapat


bahwa teknologi informasi berpengaruh pada efektifitas pekerjaan. Dengan
kata lain, penggunaan program Click up diharapkan dapat membantu
meningkatkan efektifitas pekerjaan di subdit perencanaan dan
pemrograman.

3. Pengaruh program Click Up terhadap manajemen pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

Pengaruh program Click up dalam membantu


manajemen pekerjaan

2 1 0 0

Sangat Membantu Biasa saja Kurang Tidak


membantu membantu membantu
sama sekali

Gambar 4.3: Pengaruh program Click Up terhadap manajemen pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

23
Dari evaluasi ini, mayoritas responden berpendapat bahwa program Click
up dapat membantu manajemen pekerjaan di subdit perencanaan dan
pemrograman. Maka dari itu, program Click up dapat dikatakan cukup
berhasil dalam mencapai tujuan aktualisasi ini.

4. Pengaruh program Click Up terhadap koordinasi pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

Pengaruh program Click up dalam membantu


koordinasi pekerjaan

0 2 0 0

Sangat Membantu Biasa saja Kurang Tidak


membantu membantu membantu
sama sekali

Gambar 4.4: Pengaruh program Click Up terhadap koordinasi pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

Dari evaluasi ini, mayoritas responden berpendapat bahwa program Click


up dapat membantu koordinasi pekerjaan di subdit perencanaan dan
pemrograman. Maka dari itu, program Click up dapat dikatakan cukup
berhasil dalam mencapai tujuan aktualisasi ini.

5. Pengaruh program Click Up sebagai sarana komunikasi pekerjaan di subdit


perencanaan dan pemrograman.

24
Pengaruh program Click up sebagai sarana
komunikasi terkait pekerjaan

1 1 0 0

Sangat Membantu Biasa saja Kurang Tidak


membantu membantu membantu
sama sekali

Gambar 4.5: Pengaruh program Click Up sebagai sarana komunikasi pekerjaan di subdit
perencanaan dan pemrograman.

Dari evaluasi ini, mayoritas responden berpendapat bahwa program Click


up dapat menjadi sarana komunikasi terkait pekerjaan di subdit perencanaan
dan pemrograman. Maka dari itu, program Click up dapat dikatakan cukup
berhasil dalam mencapai tujuan aktualisasi ini.

6. Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap transparasi


kehadiran saat jam kerja.

Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai


terhadap transparansi kehadiran saat jam kerja.

4
3
1 0 0

Sangat Lumayan Biasa saja Kurang Tidak


berpengaruh berpengaruh berpengaruh berpengaruh
sama sekali

Gambar 4.6: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap transparasi


kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman.

25
Dari evaluasi ini, mayoritas responden berpendapat bahwa papan informasi
keberadaan pegawai berpengaruh positif terhadap transparasi kehadiran saat
jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman. Oleh karena itu,
kegiatan ini dapat dikatakan cukup berhasil dalam mencapai tujuan
aktualisasi ini.

7. Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap tanggung jawab


dan komitmen kehadiran saat jam kerja.

Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai


terhadap peningkatan tanggung jawab dan
komitmen kehadiran saat jam kerja

4
3
1 0 0

Sangat Lumayan Biasa saja Kurang Tidak


berpengaruh berpengaruh berpengaruh berpengaruh
sama sekali

Gambar 4.7: Pengaruh papan informasi keberadaan pegawai terhadap tanggung jawab
dan komitmen kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan pemrograman.

Dari evaluasi ini, mayoritas responden berpendapat bahwa papan informasi


keberadaan pegawai berpengaruh positif terhadap tanggung jawab dan
komitmen kehadiran saat jam kerja di subdit perencanaan dan
pemrograman. Oleh karena itu, kegiatan ini dapat dikatakan cukup berhasil
dalam mencapai tujuan aktualisasi ini.

8. Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi positif terhadap


suasana dan lingkungan kerja.

26
Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan
kontribusi positif terhadap suasana dan
lingkungan kerja

2 1 0 0

Sangat Lumayan Biasa saja Kurang Tidak


berpengaruh berpengaruh berpengaruh berpengaruh
sama sekali

Gambar 4.8: Pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi positif terhadap
suasana dan lingkungan kerja.

Dari hasil evaluasi, pengaruh Mood Tracker dalam memberikan kontribusi


positif terhadap suasana dan lingkungan kerja belum dirasa terlalu
signifikan bagi mayoritas responden. Namun beberapa responden menilai
program ini sudah bagus dan berpengaruh positif. Diharapkan jika kegiatan
ini bisa dimodifikasi agar bisa tepat sasaran dan dilakukan dalam jangka
panjang, dapat memberikan hasil yang lebih signifikan.

IV.5 Hambatan

Selama rancangan dan pelaksanaan kegiatan aktualisasi, ditemukan beberapa


hambatan sebagai berikut:
1. Proses OJT (On the Job Training) di subdirektorat perencanaan dan
pemrograman di Direktorat Jematbatan hanya berlangsung satu hari,
sehingga menyulitkan proses environmental scanning terhadap isu yang
akan diangkat.
2. Pegawai di subdirektorat perencanaan dan pemrograman sering tidak berada
di kantor karena banyaknya jadwal dinas luar sehingga kegiatan aktualisasi
menjadi sulit diaplikasikan dan tertunda.
3. Adanya pergantian mentor di akhir proses habituasi sehingga memerlukan
penyesuaian kembali dalam proses diskusi dan pelaporan kegiatan.

27
4. Dikarenakan program Click up merupakan program yang baru baik bagi
penulis dan pegawai di subdirektorat perencanaan dan pemrograman, maka
perlu adanya proses pembelajaran dan pembiasaan sehingga memerlukan
waktu yang ekstra untuk proses tersebut.

28
BAB V
PENUTUP

V.1 Kesimpulan

Dari kegiatan aktualisasi ini, didapatkan kesimpulan sebagai berikut:


1. Penerapan task management system menggunakan program Click up cukup
memberikan kontribusi positif terhadap manajemen, koordinasi, dan sarana
komunikasi terkait pekerjaan di Subdirektorat Perencanaan dan
Pemrograman Direktorat Jembatan.
2. Dengan kegiatan penggunaan Click up sebagai penerapan task management
system, didapatkan transparansi dalam pekerjaan yang dilaksanakan,
komitmen dan kemauan untuk mempelajari program Click up sebagai hal
yang baru, dan komitmen untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dalam pekerjaan, sehingga hasil yang didapat ini mencerminkan nilai
akuntabilitas dan komitmen mutu dari pegawai di Subdirektorat
Perencanaan dan Pemrograman Direktorat Jembatan.
3. Penggunaan papan informasi kegiatan/keberadaan pegawai saat jam kerja
cukup memberikan kontribusi positif terhadap transparansi, tanggung
jawab, dan komitmen pegawai di Subdirektorat Perencanaan dan
Pemrograman Direktorat Jembatan terkait kehadiran saat jam kerja.
4. Transparansi, tanggung jawab, dan komitmen pegawai melalui papan
informasi keberadaan saat jam kerja mencerminkan nilai akuntabilitas,
komitmen mutu, dan etika publik.
5. Penggunaan Mood Tracker masih belum memberikan hasil yang signifikan
terhadap perbaikan suasana dan lingkungan kerja di Subdirektorat
Perencanaan dan Pemrograman Direktorat Jembatan. Namun masih ada
indikasi respon positif terhadap kegiatan ini, sehingga diharapkan perbaikan
sistematika kegiatan dan waktu yang lebih panjang akan memberikan hasil
yang lebih signifikan.

29
V.2 Saran

Berdasarkan kegiatan aktualisasi ini, dapat diberikan saran sebagai berikut:


1. Agar diberikan durasi proses OJT (On the Job Training) yang mencukupi
untuk melakukan environmental scanning dengan lebih efektif.
2. Kegiatan aktualisasi sebaiknya dibuat sederhana namun tetap dapat
membawa nilai-nilai ANEKA mengingat sulitnya mencari waktu dengan
pegawai di tempat pelaksanaan habituasi dikarenakan sibuknya jadwal
kegiatan dan pekerjaan mereka.
3. Untuk kedepannya agar program/aplikasi Click up bisa digunakan secara
efektif dan menggunakan keseluruhan fiturnya dalam mengatur pekerjaan
yang ada di Subdit Perencanaan dan Pemrograman Direktorat Jembatan.

30
LAMPIRAN

Lampiran 1: Rancangan Aktualisasi


Unit Kerja : Subdit perencanaan dan pemrograman, Direktorat Jembatan, Direktorat Jenderal Bina Marga.
Isu : Menumpuknya pekerjaan pada waktu-waktu tertentu di subdit perencanaan dan pemrograman.
Tidak tertatanya dokumen kantor dengan rapi di subdit perencanaan dan pemrograman.
Kurang optimalnya penataan ruang kantor subdit perencanaan dan pemrograman.
Isu yang diangkat : Menumpuknya pekerjaan pada waktu-waktu tertentu di subdit perencanaan dan pemrograman.
Gagasan pemecahan isu : Upaya peningkatan efektifitas, efisiensi, dan koordinasi pekerjaan pegawai di subdit perencanaan dan pemrograman.
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan dengan mata Kontribusi Kontribusi
pelatihan terhadap visi terhadap
dan misi penguatan
organisasi nilai-nilai
organisasi
1. Diskusi dan - Mendiskusikan Arahan mengenai - Akuntabilitas: Terlaksananya Menanamkan
sosialisasi terkait kegiatan dengan pelaksanaan Memberikan gambaran kegiatan ini nilai orientasi
kegiatan dengan mentor. kegiatan di subdit. yang jelas tentang tujuan akan misi dan
mentor dan pegawai - Diskusi dan sosialisasi dan hasil yang diharapkan. menumbuhkan visioner setelah
di subdit kegiatan. kesadaran memahami
perencanaan dan - Etika Publik untuk tujuan
pemrograman. Menghargai komunikasi, menyelesaikan kegiatan.
konsultasi, dan kerja sama isu demi
untuk kesepakatan efektifitas
pelaksanaan kegiatan. tercapainya
tujuan
- Komitmen Mutu: organisasi.
Membangun komitmen dan
kerja sama kolegial untuk
terselenggaranya kegiatan.

31
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan dengan mata Kontribusi Kontribusi
pelatihan terhadap visi terhadap
dan misi penguatan
organisasi nilai-nilai
organisasi
2. Pembuatan - Pengumpulan informasi Lembar informasi - Akuntabilitas: Terlaksananya Menanamkan
flowchart dan mengenai dan flowchart Memberikan informasi kegiatan ini nilai integritas,
informasi aplikasi/program Click- penggunaan yang jelas tentang akan profesionalitas,
aplikasi/program up. aplikasi/program aplikasi/program meningkatkan orientasi misi,
Click-up. - Pembuatan flowchart Click-up. bersangkutan dan sasaran efektifitas dan visioner dan
dan informasi yang ingin dicapai. efisiensi etika.
aplikasi/program. pekerjaan
- Pembagian informasi - Komitmen Mutu: dalam
kepada seluruh pegawai. Dapat memberikan mencapai
efektifitas dalam tujuan
pemahaman terkait organisasi.
kegiatan dan agar kegiatan
dapat berjalan dengan tepat
sasaran.

3. Sosialisasi - Mengundang pegawai Pemahaman semua - Akuntabilitas:


penggunaan untuk bergabung di pegawai tentang Memberikan gambaran
aplikasi/program aplikasi/program. kegunaan dan yang jelas tentang tujuan
Click Up. - Sosialisasi penggunaan penggunaan dan hasil yang diharapkan
aplikasi/program pada aplikasi/program. dari penggunaan
seluruh pegawai. aplikasi/program.

- Komitmen mutu:
Mengetahui tujuan dan
program kerja jangka
panjang.

- Etika Publik:
Menghargai komunikasi,
konsultasi, dan kerja sama.

32
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output Keterkaitan dengan mata
pelatihan
4. Pembuatan papan - Membuat desain Papan informasi - Akuntabilitas:
informasi pembuatan papan kegiatan/keberadaan Menanamkan transparansi
kegiatan/keberadaan informasi untuk masing- terkait keberadaan saat jam
pegawai (contoh: - Pembuatan papan masing pegawai. kerja.
dinas luar, rapat, informasi.
istirahat, dsb). - Pembagian papan - Komitmen mutu:
informasi untuk setiap Melatih komitmen dan
pegawai. efisiensi waktu jam kerja.

- Etika Publik:
Dapat
mempertanggungjawabkan
kehadiran saat jam kerja.

5. Pembuatan papan - Membuat desain Papan informasi - Akuntabilitas:


informasi mood pembuatan papan mood tracker untuk Merupakan bentuk
tracker. informasi mood tracker. masing- masing transparansi untuk
- Pembuatan papan meja pegawai. mendorong komunikasi
informasi mood tracker. antar kolega.
- Pembagian papan
informasi mood tracker - Komitmen mutu:
untuk setiap pegawai. Keterbukaan akan
meningkatkan kekompakan
dalam tim sehingga akan
memberikan kontribusi
positif terhadap mutu
pekerjaan.

- Etika Publik:
Menghargai keterbukaan
dan komunikasi.

33
No. Kegiatan - Tahapan Kegiatan Output - Keterkaitan dengan mata
pelatihan
6. Simulasi - Membuat new task di Penggunaan - Akuntabilitas:
penggunaan aplikasi/program aplikasi/program Menerapkan komitmen
aplikasi/program (dilakukan oleh atasan). secara konsisten untuk
Click-up. - Memberikan penugasan mencapai tujuan kegiatan.
kepada staff lain di subdit
perencanaan dan - Komitmen mutu:
pemrograman. Beradaptasi dengan era
- Menyelesaikan status teknologi dan digital untuk
pekerjaan yang sudah meningkatkan kinerja.
ditugaskan.
- Etika Publik:
Meningkatkan efektivitas
dan kinerja.

7. Penyebaran angket - Pembuatan angket. Evaluasi kegiatan. - Akuntabilitas Terlaksananya


evaluasi kegiatan. - Pembagian angket Melakukan evaluasi hasil kegiatan ini
kepada setiap pegawai. kegiatan untuk akan
- Analisa hasil kegiatan. memperbaiki kinerja yang memberikan
telah dilakukan. evaluasi untuk
merumuskan
- Komitmen mutu: program
Mengevaluasi efektifitas kegiatan yang
dan efisiensi kegiatan yang lebih baik lagi
telah dilakukan. sebagai upaya
peningkatan
- Etika Publik: kinerja demi
Merupakan mencapai
pertanggungjawaban atas tujuan
kegiatan yang dilakukan. organisasi.

34
No. Kegiatan Tahapan Kegiatan Output - Keterkaitan dengan mata
pelatihan
8. Dokumentasi dan - Pengumpulan Laporan akhir - Akuntabilitas:
pembuatan laporan dokumentasi kegiatan. Pelaporan akhir merupakan
akhir kegiatan. - Pembuatan laporan akhir. bentuk tanggung jawab dan
transparasi dari hasil
kegiatan.

- Komitmen mutu:
Evaluasi kegiatan secara
menyeluruh dalam laporan
yang dibuat secara
terstruktur.

- Etika Publik:
Pertanggungjawaban kerja
kepada publik.

35
Lampiran 2: Flowchart dan informasi penggunaan aplikasi/program Click up
Penggunaan Aplikasi Click Up untuk Sebagai Sarana Peningkatan Produktivitas dan Komunikasi
Antar Pegawai Subdit Perencanaan dan Pemrograman

Click up adalah aplikasi yang berfungsi sebagai penyelesaian tugas.


platform produktivitas pekerjaan untuk Attachment : Lampiran dokumen atau
memudahkan dalam mengatur suatu project file yang berkaitan.
pekerjaan seperti pembagian tugas, pengaturan Assignee : Tim yang ditugaskan untuk
waktu, komunikasi antar pegawai, gantt chart, keseluruhan task, subtask,
dsb. atau checklist (bisa lebih
dari 1 orang).
Kelebihan click up: Set priority : Menentukan tingkat
• User friendly; prioritas tugas.
• kegiatan bisa dipantau oleh seluruh team; Due date : Menentukan waktu batas
• bisa merinci pekerjaan (fitur subtask dan pengerjaan.
checklist); Estimate task : Perkiraan durasi
• bisa membuat template dan checklist alur penyelesaian pekerjaan.
bisnis proses pekerjaan untuk digunakan Watchers : Menentukan tim yang
kembali; dapat ikut mengawasi
• bisa menugaskan pekerjaan ke lebih dari 1 pekerjaan.
orang; Status : Status penyelesaian
• ada chart untuk melihat pembagian kerja pekerjaan (dibuka/open,
sehingga beban pekerjaan bisa sedang berlangsung/ in
didistrubusikan secara lebih merata; progress,
selesai/ditutup/closed).
• tampilan yang lebih mudah untuk dilakukan
Repeat Task : Membuat tugas menjadi
monitoring progres pekerjaan;
tugas yang berulang.
• tersedia dalam mobile app
Comments : Berkomunikasi dan
• dapat mengundang Guest/ tamu sebagai
memberi komentar untuk
pihak luar yang ingin diikutsertakan dalam
task tertentu. Komentar
pengawasan tugas, berbagi data, dsb.
dapat diberikan kepada
• terintegrasi dengan aplikasi lain (Google individu tertentu dalam
calendar, csv files, toggl, dll). tim.
Dependencies : Mengatur agar suatu
Batasan kegiatan: pekerjaan baru dapat
Pembuatan project pekerjaan di aplikasi click up dikerjakan hanya setelah
dan penugasan kegiatan untuk anggota tim suatu pekerjaan
lain selesai.
Daftar istilah: Save as template : Menyimpan format
Description : Deskripsi mengenai tugas. pengaturan pembagian
Subtask : Membuat rincian tugas. tugas untuk digunakan
Checklist : Checklist rincian dari kembali pada
subtask atau hal-hal yang project pekerjaan
perlu dipenuhi dalam selanjutnya.

36
Alur Bergabung dengan Click-Up

Invitation untuk
Accept invitation via Isi nama dan Join as member
join oleh admin
email password berhasil
member via
email

Alur Pembuatan Project di Click Up

New Project A

Edit Task:
Create Project
• Status (Open, In Progress,
Closed)
• Assign (Per subtask atau per
checklist)
Mengisi New Task: • Set Priority (Urgent, High,
Normal, Low)
• Description
• Log time
• Subtask
• Due Date
• Checklist
• Repeat Task
• Attachment
• Watchers
• Assignee
• Comments (Assign
• Set priority
comment, mention
• Due date
someone, mention a task)
• Estimate task • Dependencies
• Watchers • Save as template

Task Selesai (Task


Create Task (Task Status: Status: Closed)
Open)

37
Lampiran 3: Angket evaluasi kegiatan

38
PRODUK AKTUALISASI

1. Program/Aplikasi Click up sebagai platform Task Mangement System

39
2.

2. Papan informasi kegiatan/keberadaan pegawai

40
3. Papan informasi mood tracker

41