IMPLEMENTASI SISTEM UNIT LAYANAN ELEKTRONIK LETTER (SULE

LETTER) BERBASIS FRAMEWORK CODEIGNITER DI SETDAKAB BIREUEN

Muazziss Najmi, S. Kom, M. IT

muazzissnajmi@yahoo.com

ABSTRAK

Banyaknya jumlah surat masuk yang diterima di kantor bagian umum Setdakab Bireuen,
sehingga pencarian data akan menjadi tidak efisien dalam hal waktu dan tenaga dengan
menggunakan sistem manual. Sehingga pada saat ini diperlukan suatu sistem administrasi
manajemen surat yang lebih terstruktur agar dapat mempercepat pencarian data yang ada dan
pembuatan laporan, sehingga penulis merasa perlu merancang aplikasi Arsip Surat Menyurat
yang dianggap perlu dan membantu pihak Bagian Umum Setdakab Bireuen. Aplikasi ini
dirancang menggunakan PHP dengan framework Codeigniter dan MySQL sebagai sistem
pengolahan dan penyimpanan database. Dibuat dengan berbasis web, aplikasi kearsipan ini
mempunyai kemampuan yang dapat diakses dimanapun dan dengan perangkat apapun yang
mendukung browser, admin atau petugas pelaksana setempat dapat mengelola sistem ini dengan
login user sehingga dapat melakukan menambah, mengedit, membatalkan, menghapus dan
menyimpan surat masuk dan keluar, serta dapat melakukan pencarian surat masuk dan surat
keluar berdasarkan pengirim, tanggal dan perihal, hasil pencarian dapat dilakukan pengurutan
berdasar id surat atau tanggal surat, juga dapat mencetak laporan dan notifikasi surat masuk
melalui email. Hasil yang diperoleh dari implementasi aplikasi arsip surat menyurat ini yaitu
memudahkan petugas Bagian Umum dalam mengelola pengarsipan surat yang dulunya manual
sekarang menjadi digital, serta sangat membantu petugas Satuan Kerja Perangkat Kabupaten
(SKPK) terkait dalam mengetahui surat masuk yg diterima oleh Bagian Umum Setdakab
Bireuen.

Keywords: Information Systems, PHP, database, MySQL, mail processing

1. PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Masalah Komunikasi merupakan faktor penting dalam kehidupan sehari-hari, termasuk

dalam kegiatan berorganisasi di perkantoran. Dalam dunia perkantoran, komunikasi tertulis
dilakukan melalui surat-menyurat. Seiring perjalanan waktu, setiap harinya surat semakin
banyak, tempat arsip untuk penyimpanan surat mempunyai kapasitas yang terbatas. Dengan
banyaknya arsip surat, akan semakin banyak masalah mulai dari efektivitas serta efisiensi dalam
penanganan proses surat beserta pengarsipannya.
Menurut Mohamad Charis pada Kamus Bahasa Indonesia istilah pengelolaan berasal dari
kata Kelola yang bermakna mengendalikan, menyelenggarakan, dan pengurusan. Pengelolaan
adalah tahapan proses pelaksanaan kegiatan dengan menggerakkan kemampuan orang lain.
Sedangkan Surat Dalam kamus Besar Bahasa Indonesia, adalah suatu rangkaian kegiatan
pengurusan surat dimulai dari pencatatan, pengkosepan, penomoran, pengklasifikasian sampai
kepada pengiriman dan pengarsipan surat masuk maupun surat keluar. Pemrosesan surat
merupakan proses dari administrasi perkantoran baik pada lingkungan dinas maupun diluar
lingkungan dinas (M.Charis, 2009). Andi Darlianto dan Inggih Permana (2016) berpendapat
bahwa surat merupakan komunikasi tertulis berupa seluruh model penerimaan surat dari
perusahaan atau instansi lain kepada pihak penerima. Surat masuk dapat diterima via pos
maupun via kurir dengan mempergunakan catatan pada pengiriman.
Untuk mendukung penelitian ini, penulis merujuk pada hasil penelitian terdahulu yang
sedikit banyak ada keterkaitannya baik langsung maupun tak langsung. Hasil penelitian ini
antara lain : Dewi (2003) dalam penulisanya berjudul Perancangan Program Aplikasi
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Direktorat Perhubungan Darat. Pendapat lain yang
berjudul Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Notaris dan
PPAT Septy Kuarta Ichtiani, SH yang kutip oleh Herman (2011). Pada beberapa instansi atau
perusahaan fokus masalah surat-surat yang tersimpan pada sebuah file dan bersifat konvensional,
sehingga data surat tersebut terjadi penumpukan, surat yang dibutuhkan dalam pencariannya
satu-persatu, dalam pemrosesannya diperlukan proses yang panjang terhadap pencarian dan
pemrosesannya. Dengan Model-Controller (MC) ini, pengorganisasian file ketika mendesain
sebuah aplikasi akan menjadi tertata dengan rapih dan dapat meningkatkan kestabilan, efisien
serta efektivitas dalam memproses pembuatan dan pemeliharaan sebuah aplikasi. Berdasarkan
uraian permasalahan, penulis tertarik untuk membangun sistem aplikasi yang berjudul
“Implementasi Sistem Unit Layanan Elektonik Letter (SULE LETTER) Berbasis Framework
Pada Setdakab Bireuen”. Dengan dibangunnya sistem pengarsipan ini, semoga dapat
memudahkan pemakai dalam mencari arsip surat dengan cepat dan akurat serta tertata dengan
baik dan tertatur.

1.2 Identifikasi Masalah

Dalam melakukan penelitian penulis menemukan beberapa permasalahan yang dihadapi

dalam melakukan pengelolaan surat di Bagian Umum Setdakab Bireuen adalah sebagai berikut:
1. Pekerjaan penanganan pengelolaan surat smenyurat serta pendisposisian dilakukan secara
manual.
2. Belum tersedianya aplikasi untuk mengolah arsip surat yang dapat dipakai pada instansi
atau perusahaan.
3. Belum adanya pemberitahuan apabila ada surat masuk untuk SKPK terkait.
4. Adanya kemungkinan penumpukan surat yang diterima
5. Pencarian dan monitoring surat masih sulit karena semakin bertambah banyak dokumen
fisik yang tersimpan.
6. Distribusi proses pengelolaan, tindak lanjut dan aksi pelaksanaan memakan waktu yang
panjang.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah dilakukan agar penelitian ini dapat memberikan pemahaman yang
terarah dan sesuai dengan yang diharapkan. Agar pembahasan tidak menyimpang dari pokok
perumusan masalah yang ada. Maka permasalahan yang akan dibahas pada pembuatan Sistem
Informasi Arsip Surat Menyurat ini antara lain:
 1. Pembuatan sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar menggunakan PHP versi 7.3 dan
disajikan dalam tatap muka website.
2. Pembuatan database sistem aplikasi surat masuk dan surat keluar dengan menggunakan
MySQL dan MariaDB versi terbaru.
3. Penginputan data dari surat masuk dan surat keluar diakses oleh admin, yaitu dilakukan
oleh petugas Bagian Umum Setdakab Bireuen.
4. Pengkategorian surat masuk dan surat keluar juga dilakukan dengan diskusi dengan
Kasubbag Umum Setdakab Bireuen.
5. Sistem informasi surat ini dapat diakses atau digunakan oleh semua kalangan instansi
SKPK Bireuen, juga untuk kalangan umum untuk pencarian data status surat yang
dikirim.

1.4 Rumusan Masalah

Berdasarkan penjelasan dari latar belakang masalah diatas, maka dapat dirumuskan
bahwa masalah yang melatarbelakangi pada penelitian ini adalah kurang efisiennya pencarian
data, serta penginputan dari surat masuk dan surat keluar yang masih manual ke dalam buku
besar. Sedangkan permasalahan yang dibahas hanya dibatasi permasalahan-permasalahan
sebagai berikut:
1. Bagaimana membangun sebuah aplikasi surat menyurat agar dapat digunakan dan
membantu menyelesaikan masalah.
2. Bagaimana proses pendigitalisasi data elektronik yang ada di sistem pengarsipan.

1.5 Tujuan Penelitian

Maksud dalam pembuatan informasi surat ini adalah dengan mengimplementasikan

sistem informasi manajemen pengarsipan di kantor maupun di perusahaan-perusahaan. Adapun
tujuan penelitian ini yaitu sebagai berikut:
1. Membuat sebuah program aplikasi sistem informasi manajemen surat berbasis web
dengan PHP dan Mysql.
 2. Sistem Informasi Manajemen surat yang dibuat dapat menggantikan fungsi buku
agenda manual sebagai pencatat transaksi pengolahan surat
3. Sistem yang dibangun diharapkan dapat meminimalkan biaya penggunaan dan
pembelian Alat Tulis Kantor.

1.6 Manfaat Penelitian

Manfaat yang diharapkan dari sistem aplikasi surat menyurat yang dibangun adalah sebagai
berikut:
a. Pegawai dan Sub bagaian Tatat Usaha, Tata Kelola dan Humas sebagai pengelola surat.
Dengan adanya sistem yang berbasis database dan interface / tampilan antar muka yang
menarik dan mudah digunakan akan lebih memudahkan pegawai dalam melakukan pengolahan
surat serta pencarian surat kembali pada saat dibutuhkan.
b. Institusi
Proses pengelolaan dan pengolahan surat yang baik dan tersistematik akan memudahkan
lembaga dan institusi memberikan layanan yang maksimal kepada pengguna jasa institusi
sekaligus memberikan brand dan citra yang baik terhadap institusi karena setiap proses
administrasi sudah terkomputerisasi dan tersistem dengan baik.
c. Diri Pribadi
Sebagai bentuk pembelajaran dan transfer ilmu yang telah penulis dapatkan selama
menjadi pengajar pada program S1 Teknik Informatika Universitas Islam Kebangsaan Indonesia
(UNIKI) Bireuen.

2.LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem

Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang

menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur sistem adalah sebagai berikut:
 “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
sasaran tertentu”
Pada dasarnya, sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait atau terpadu yang
dimaksudkan untuk mencapai suatu tujuan. Sebagai gambaran, jika dalam sebuah sistem terdapat
elemen yang tidak memberikan manfaat dalam mencapai tujuan yang sama, maka elemen
tersebut dapat dipastikan bukanlah bagian dari sistem (Abdul Kadir, 2003,10).

2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi didefinisikan oleh Abdul Kadir dalam bukunya Pengenalan Sistem
Informasi sebagai berikut: “Sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia,
komputer, teknoloi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi
informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan”.

a. Input
Masukan atau Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Masukan
disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang
dapat berupa dokumendokumen dasar.

b. Output
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas
dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

c. Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

d. Control
 Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti misalnya bencana alam, api,
temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri,
kesalahan-kesalahan, ketidak-efisienan sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian
perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem
dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung diatasi.

e. Database
Basis data (database) merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
dengan lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk
memanipulasinya. Data perlu disimpan di dalam basis data untuk keperluan penyediaan
informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya
informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk
efisiensi kapasitas penyimpannya. Basis data diakses atau dimanipulasi dengan menggunakan
perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Management Systems).

2.3 Analisa dan Perancangan Sistem

Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya
dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan,
kesempatankesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang
diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikannya.
Tahap analisis sistem dilakukan setelah tahap perencanaan sistem (system planning) dan
sebelum tahap desain sistem (system design). Tahap analisis merupakan tahap yang kritis dan
sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini juga akan menyebabkan kesalahan di tahap
selanjutnya.
Menurut Kendall (2003:7) dalam tahap analisis sistem terdapat langkah-langkah dasar
yang harus dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut:
1. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah.
2. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu menganalisis sistem.
4. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis.
 Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan
gambaran dengan jelas apa yang harus dikerjakan. Tiba waktunya sekarang bagi analis sistem
untuk memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Tahap ini disebut dengan desain
sistem. Menurut Kendall (2003:7), Analisa dan Perancangan Sistem dipergunakan untuk
menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatanpeningkatan fungsi bisnis yang
dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.