Anda di halaman 1dari 25

Performance Appraisal LKMM TD 2020

Nama :.

Kelompok :.

Jurusan :.

No Mahassiswa sudah memahami Nilai

AKL

1 Definisi AKL 95

2 Fungsi dan Manfaat AKL 90

3 Tahapan AKL 90

4 Metode AKL 86

Rangkuman

Mbak yayan & mas raka

Akl Adalah suatu kegiatan mengamati,memahami,dan menganalisis apa yang ada pada
limgkungan baik fisik maupun sosial sehingga didapatkan informasi yang berguna.

Fungsi dan manfaat :

1.mengambil tindakan sesuai dengan kondisi

2. Menentukan prioritas

3.mendapatkan informasi yang berguna

4.mengetahui potensi yang ada

5.meminimalkan terjadinya kegagalan

Tahapan akl

1. Siapa saya dan apa visi saya


2. Lingkungan ideal seperti apa

3. Bagaimana kondisi lingkungan sekarang

4. Menentukan skala prioritas masalah swot

Metode

• 5W+1H (what when why where how)

• Pencarian informasi (pengamatan, kuisioner, wawancara, study reference)

• Swot

Kesimpulan : proses identifikasi keadaan saat ini yang membawa konseptor melihan ancaman
kelemahan yang ada dengan peluang peluang yang ada.

PGA

1 Pengertian brainstroming 88

2 Proses brainstorming 90

3 Definisi PGA 88

4 Syarat PGA 86

5 Proses penyampaian PGA 90

Rangkuman

Mbak ninik & mas ryanda

Brainstormin Adalah Sebuah teknik yang mencari penyelesaian masalah dengan gagasan / ide
secara spontan.

Proses brainstorming (by alex f.osborn)


1. Berpikir liar tanpa batas (wild)

2. Menunda penilaian (jangan komen apalagi julid)

3. Merivisi pendapat orang lain

4. Daftar semua peryataan(meskipun tidak masuk akal)

5. Membahas ide satu persatu

Definisi perumusan gagasan awal:

Suatu ide atau pemikiran yang muncul sebagai hasil dari analisis dari diri seseorang atau
kelompok sebagai suatu permulaan dalam menyusun kegiatan

Syarat pga:

1. Jelas

2. Dapat dimengerti

3. Ambisius

4. Tetap realistis, mengenal keadaan

5. Bertahap

6. Skala prioritas

Proses penyampaian perumusan gagasan awal

1. Menentukan tujuan,visi dan misi pribadi yang dirumuskan dalam prinsip

2. Kenali tim dan kondisi eksternal yang terjadi

3. Sampaikan ide itu

4. Perhatikan tanggapan tim

5. Evaluasi (jangan pakai emosi untuk menganalisis)

6. Follow up
Kesimpulan : proses menentukan langkah awal untuk menyusun program kerja yang sesuai
keadaan.

TUK

1 Definisi TUK 90

2 Pengertian TUK 95

3 Persyaratan membuat TUK 95

4 Fungsi TUK 88

5 Elemen-elemen TUK 92

6 Teknik perumusan TUK 93

Rangkuman

Mbak farah

Pengertian

1. Suatu patokan terukur yang dapat figunakan untuk menilai suatu kegiatan

2. Suatu sasaran minimal yang ditentukan dalam perencanaan suatu kegiatan

Secara bahasa,tolok ukur keberhasilan dapat diartikan sebagai ukuran pembanding suatu
kegiatan dapat di katakan berhasil.

Persyaratan membuat TUK :

• Menggunakan bahasa yang jelas,mengandung suatu kepastian

• Tidak mengandung kata kata yang mengandung pengertian relative

Fungsi TUK :
1. Mengukur tingkat keberhasilan suatu kegiatan

2. Membantu memberikan objektivitas evaluasi

Elemen elemen TUK :

• waktu

• Sarana prasarana

• Dana

• Partisipasi

• Materi

Teknik perumusan TUK :

1. Ukuran ukuran dicantumkan dalam kuantitatif

2. Mencantumkan mutu minimal(jumlah minimal)

PJK

1 Definisi PJK 90

2 Manfaat PJK 90

3 Hal yang diperlukan dalam menyusun PJK 89

4 Teknik pembuatan PJK 89

5 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membuat PJK 93

Rangkuman

Mbak icha & alifia

PJK merupakan uraian jenis dan kegiatan dan waktu yang dibutuhkan secara bertahap yang
disusun secara sistematis untuk menyelesaikan rencana kegiatan dengan tepat dan berhasil.

Tujuan : Peserta mampu membuat jadwal kegiatan dari program yang diajukan sesuai dengan
kondisi lingkungan

Manfaat : menjadi pedoman anggota panitia tentang beban tugas & batas waktu, mmmbantu
evaluasi selama proses kegiatan, mengidentifikasi kegiatan yang dapat dikerjakan bersama
atau menjadi prasarat, membantu paniata agar melaksanakan tugas secara lrbih efisian &
efektif

Faktor hal yang diperluin : rencana kegiatan untuk mencapai tujuan, waktu & dana , jumlah
anggota, kegiatan prasyarat urut,kegiatan yang dapat dilakukan bersamaan.

Teknik : tabulasi & flowchart

Hal yang perlu diperhatikan :

• Identifikasi tujuan

• Indentifikasi kebutuhan

• Menentukan tahap kegiatan

• Program realistis dan mudah dipahami dan pencapaian TUK

PKK

1 Definisi PKK 90

2 Faktor-faktor PKK 89

3 Unsur-unsur dalam kepanitiaan 89

4 Proses PKK 88

5 Definisi dan Jenis struktur panitia 90


6 Definisi dan pembagian depatementalisasi 92

7 Pengertian rantai perintah 88

8 Tingkat hierarki manajemen 92

9 Kelebihan dan kekukarangan hierarki manajemen 87

Rangkuman

Mak shinta

PKK (Pengorganisasian, Kegiatan, Kepanitiaan) adalah suatu proses merancang struktur


formal, mengelompokkan, mengatur serta membagi tugas-tugas pada tiap anggota dalam suatu
kegiatan.

Faktor-Faktor Penentu Rancangan Kepanitiaan :

Strategi kepanitiaan untuk mencapai tujuan

Teknologi yang digunakan

Sumber Daya Manusia

Ukuran panitia

Unsur – unsur dalam kepanitiaan :

Sentralisasi dan Desentralisasi

Koordinasi kegiatan

Spesialisasi pekerjaan

Standarisasi kegiatan

Struktur Panitia :

Definisi : susunan atau pola tetap hubungan antar fungsi-fungsi yang ada

Proses pengorganisasian:
-perincian seluruh kegiatan

- pembagian jobdesc

- bagan struktur kepanitiaan

- tingkat hierarki manajemen

H penggunaan komite / nyari freelance (optional)

-Saluran komunikasi

Jenis : Bentuk piramid , Bentuk vertikal, Bentuk horizontal ,Bentuk lingkaran

Dpartementalisasi : pembagian jadi beberapa departemen

Dasar pembagian : fungsi, produk, wilayah

Rantai perintah : ketua, wakil ketua, kepala departemen, kepala biro, staff, anggota

KAUK

1 Definisi KAUK 90

2 Sifat komunikasi 92

3 Jenis komunikasi 90

4 Elemen komunikasi 89

5 Hambatan dalam berkomunikasi 88

6 Fungsi komunikasi 90

7 Teknik komunikasi 92

8 Arah komunikasi 90

9 Factor komunikasi efektif 88

10 Prinsip komunikasi efektif 88


11 Kunci komunikasi tertulis 89

Rangkuman

Mas daffa

KAUK (Komunikasi Antar Unit Kerja) adalah pengalihan pesan antara kelompok-kelompok
kecil atau unit yang melakukan aktivitas dengan adanya suatu pemahaman

Sifat Komunikasi :

Memberi

Meminta

Jenis Komunikasi :

Verbal

Non Verbal

Elemen Komunikasi:

Pengirim, penerima, perantara, pesan, feedback.

Hambatan komunikasi :

Ketidakmampuan dalam penyampaian pesan

Fungsi komunikasi

Kendali, kontrol, emosional, informasi.


Teknik komunikasi

0-1, Lebih mencari sesuatu darinya, menganggap lawan lebih pinter.

1-1, kerjasama imbang, musyawarah

1-0, menasehati orang, saat jadi pemimpin / when you have expertise in something

Arah Komunikasi :

Ke Atas dan ke Bawah

Lateral atau Horizontal

Satu Arah dan Dua Arah

Terbuka dan Tertutup

Prinsip komunikasi

Roda,Y, Menyeluruh, melingkar, bersambung.

Faktor komunikasi efektif

Keterangan lengkap, persamaan pengalaman, kepercayaan, perhatian, contoh, kata dikenal

Prinsip komunikasi

Respect, emphaty, audible, clarity, humble

Kunci Komunikasi Tertulis :

Complete

Clear

Concise
Correct

PGA 2

1 Review AKL 90

2 Review PGA 89

3 Review TUK 90

4 Review PKK 93

5 Review PJK 94

6 Review KAUK 91

7 Diagram penyusunan konsep secara tertulis 98

Rangkuman

Mbak adelia

Alur atau urutan perencanaan kegiatan antara lain meliputi

1.brainstorming

2. Dapat IDE

3. Analisa lingkungan AKL

4. PGA perumusan gagasan awal

5. Menentukan standard tolak ukur keberhasilan TUK

6. Menentukan kepanitiaan PKK

7. Komunikasi antar unit KAUK

8. Menentukan jadwal scheduling PJK


Mereview kembali mengenai AKL:

-Analisis Kondisi Lingkungan adalah analisis mengenai lingkungan yang ada dan
membandingkannya dengan ide yang didapat pada brainstorming.

Mereview kembali mengenai PGA:

-Perumusan Gagasan Awal adalah perumusan awal yang terdiri dari nama kegiatan, tujuan,
sasaran, waktu terlaksana, tempat, biaya dan jumlah panitia secara singkat.

Mereview kembali mengenai TUK:

-Tolok Ukur Keberhasilan adalah suatu hal yang menjadi penanda, jikalau acara tersebut
dinilau sukses atau tidak.

Mereview kembali mengenai PKK:

-Pengorganisasian Kegiatan/Kepanitiaan adalah pembagian serta pembentukan struktur


kepanitiaan, agar setiap anggota memiliki jobdesc masing masing dan divisi masing masing.

Mereview kembali mengenai PJK:

-Perencanaan, Jadwal, dan Kegiatan adalah timeline/rundown yang akan ditempuh hingga hari
H, berisi segala jenis kegiatan yang dilakukan oleh para divisi yang dipilih dan waktu yang
ditujukan.

Mereview kembali mengenai KAUK:

-Komunikasi Antar Unit Kerja adalah komunikasi yang dijalankan oleh para unit – unit dalam
acara tersebut, agar pesan tersampaikan dan bisa memudahkan dalam mencapai tujuan.

SAU

1 Arti dministrasi 89

2 Macam administrasi umum 87

3 Arti kesekretariatan 86

4 Fusngi dan kelengkapan secretariat 87


5 Surat-menyurat dan penomoran surat 93

6 Pembuatan laporan pertanggungjawaban 90

7 Arti administrasi keuangan 88

8 Anggaran dana 87

9 Proses perumusan dan pengontrolan anggaran dana 89

10 Pembuatan SPJ 90

11 Alur birokrasi dan alur pencairan dana 92

Rangkuman

Administrasi dibagi menjadi 2

1. Kesekretariatan
2. Keuangan

Dministrasi adalah kegiatan penetapan tujuan & cara cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi. Dengab kata lain catat mencatat, surat menyurat, pembukuan, bersifar teknik ketata
usahaan. Tujuan utamanya mengumpulkan informasi.

Kelengkapan kesekretariatan :

Identitas organisasi, peralatan administrasi, struktur organisasi, jadwal, hiburan, papan


informasi.

Unsur unsur surat resmi

Kop, tanggal, nomor surat, perihal, lampiran, alamat dituju, salam pembuka, pembuka, isi,
penutup, salam penutup,jabatan, tanda tangan, nama jelas.
LPJ : dokumen deskripsi bukti acara secara menyeluruh

Urutan LPJ : proker terealisasi, insidental, tidak terealisasi

Langkah penyusunan anggaran : mementukan program, membuat detail proggram, susunan


anggaran, mengontol anggaran.

1. Arti administrasi :

- Menurut KBBI :

Usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara
penyelenggaraan pembinaan organisasi.

- Menurut para ahli (Soewarno Handayaningrat) :

Administrasi adalah kegiatan surat-menyurat, pembukuan baik perhitungan ringan,


ketik-mengetik, agenda dan lainnya yang bersifat teknik ketatausahaan.

2. Macam administrasi umum :

1) Kesekretariatan

2) Keuangan

3. Arti kesekretariatan :

Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan


terhadap pekerjaan perkantoran (surat-menyurat) dan tugas-tugas bantuan lainnya dalam
rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi.

4. Fungsi dan kelengkapan sekretariat :

- Fungsi :

1. Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan

2. Sebagai alat komunikasi

3. Sebagai pusat dokumentasi

4. Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan

- Kelengkapan :
1. Identitas organisasi

2. Peralatan administrasi

3. Struktur organisasi

4. Time schedule

5. Sarana hiburan

6. Papan koordinasi dan informasi

5. Surat-menyurat dan penomoran surat :

- Unsur-unsur surat resmi :

1. Kop surat / kepala surat

2. Tanggal pembuatan surat

3. Nomor surat

4. Hal / perihal

5. Lampiran

6. Alamat yang dituju

7. Salam pembuka

8. Pembuka

9. Isi

10. Penutup

11. Salam penutup

12. Jabatan, tanda tangan, nama jelas

- Perihal surat :

Tata cara penulisan : huruf pertama dengan huruf besar, selanjutnya huruf kecil

P : Pengantar

Pa : Peminjaman Alat

Pt : Peminjaman Tempat
Pb : Pemberitahuan

Ph : Permohonan

Pp : Permohonan Pemateri

Pk : Permohonan Izin Kunjungan

Pd : Permohonan Dana

Ps : Permohonan Sponsor

Pks : Permohonan Kerja sama

Pi : Permohonan Izin (Spanduk)

U : Undangan

K : Keterangan

R : Rekomendasi

M : Manfaat

T : Tugas

- Penomoran Surat

A : Kode Surat Internal Organisasi

B : Kode Surat Eksternal Organisasi

- Kode Surat Departemen

PSDM : Departemen Pengembangan Sumber Daya Mahasiswa

MEDINFO : Departemen Media dan Informasi

RISTEK : Departemen Riset dan Teknologi

LUGRI : Departemen Luar Negeri

DAGRI : Departemen Dalam Negeri

SENOR : Departemen Seni dan Olahraga

6. Pembuatan laporan pertanggungjawaban

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) adalah sebuah dokumen yang berisi deskripsi
tentang kegiatan secara menyeluruh setelah diadakannya sebuah kegiatan yang dilengkapi
dengan bukti-bukti atau dokumen pendukung sebagai bukti kegiatan yang akan disampaikan.

Urutan Proker :

1. Proker terealisasi

2. Proker isidental

3. Proker tidak terealisasi

(Diberikan contoh-contoh dari LPJ)

7. Arti administrasi keuangan

Administrasi keuangan adalah tata penyelenggaraan keuangan dalam pelaksanaan


anggaran, meliputi penggunaan, pencatatan, laporan, dan pertanggung jawaban dana yang
dialokasikan.

8. Anggaran dana

Anggaran adalah rencana pemasukan dan pengeluaran keuangan yang dibuat dalam
jangka waktu tertentu.

Langkah penyusunan anggaran :

1. Menentukan Program

2. Membuat Detail Program

3. Susunan Anggaran

4. Mengontrol Anggaran

9. Proses perumusan dan pengontrolan anggaran dana

- Proses Perumusan :

- Sesuai dengan rencana kegiatan (panitia dan tujuan kegiatan).

- Sesuai aturan yang berkaitan dengan keluar dan masuknya keuangan.

- Pengontrolan Anggaran Dana :

- Pengeluaran harus sesuai rencana.

- Tiap pengeluaran dan pemasukan harus dicatat.


- Dapat dipertanggungjawabkan

- Kelengkapan Laporan Keuangan :

1. Judul kegiatan

2. Daftar sumber dana

3. Daftar pengeluaran

4. Informasi sisa dana

10. Pembuatan SPJ :

(Diberikan contoh dari SPJ)

11. Alur birokrasi dan alur pencairan dana :

- Alur birokrasi pengajuan dana :

Harus ada tanda tangan secara urut oleh :

1. Penanggung jawab kegiatan

2. Ketua himpunan

3. Kaprodi

4. Kepala departemen

5. Kepala UPT minat bakat dan organisasi (Pak Ovin)

6. Wakil direktur 3 bidang kemahasiswaan (Pak Anang)

Kemudian diserahkan ke Pak Agus dan Bu Hilda bagian keuangan PENS

- Alur pencairan dana :

1. Pembuatan proposal (Pdf)

2. Tanda tangan lengkap

3. Diserahkan ke bagian keuangan

4. Pencairan dana 70%

Hakikat Motivasi

1 Pengertian motivasi 95
2 Faktor-faktor motivasi 95

3 Cara menumbuhkan motivasi 90

4 Jenis-jenis motivasi 85

Rangkuman

-Rangkuman-

- Motivasi adalah sesuatu yang membuat kita terus melangkah atau semua hal yang
menimbulkan dorongan atau semangat di dalam diri sesorang untuk mengerjakan sesuatu

- Faktor-faktor yang mempengaruhi motivasi adalah:

1. Faktor internal: harga diri, kebutuhan, harapan, tanggung jawab, kepuasan

2. Faktor eksternal: jenis dan sifat pekerjaan, kondisi kerja, keamanan kerja, hubungan
interpersonal

- Cara-cara dari menumbuhkan motivasi adalah:

1. Memiliki impian dan tujuan hidup

2. Sikap dan pikiran positif

3. Menghargai diri sendiri

4. Ambisi dan tekad yang kuat

5. Buang rasa malu dan takutlah dengan memalukan

6. Jangan takut risiko

7. Carilah topik panutan

1. Jenis-jenis dari motivasi adalah:

1. Motivasi intrinsik

2. Motivasi ekstrinsik
Pengambilan Keputusan

1 Definisi pengambilan keputusan 94

2 Cara pemecahan masalah 96

3 Strategi pemecahan masalah 93

4 Prinsip pengambilan keputusan 91

5 Tahapan umum pengambilan keputusan 95

6 Kriteria penilaian 94

Rangkuman

Mba fella

Definisi : prosess mengambil sebuah putusan untuk menentukan arah / prooses yang ditempuh
seelanjutnya

Cara Pengambilan keputuusan : Trial & error, spekulasi, berdasarkan pengalaman,


penyelidiikan ilmiah, kebetulan

Stategi pemecahan masalah : masalah, perumusan masalah, carri inforrmasi, gagasan


pemecahan maasalah, perumusan gagaran pemecahan massalah, pemeriksaan kritia seetiap
langkah gagasan, penulisan solusi secara formal, solusi.

Masaaah, situasi, sasaran, renungan, pengamatan, teori, konsep, solusi

Prinsip pengambilan keputusan: ketersediaan alternatif, efisiiensi, fleksibilitas, adanya


kendala.
Tahap : identifikasi tujuan, idenfitikasi alternatif, perkiraan dampak darri seetiap alterrnattif
tujuan, evaluasi konsekuensii tiap alterrnatif terhadarp tujuanya.

Kriteria : mempermudah pengklasiffikasian, dasar penilaian

- Define the core, netapin masalah pokok


- Pemecaham masalah dengan alternattif
- Pertimbangan, pniilaian, perbandingan
- Pengambilan keputtuusan

Pengendalian Konflik

1 Definisi konflik 86

2 Arti dan macam konflik 89

3 Factor-faktor potensi terjadinya konflik 87

4 Reaksi terhadap konflik 87

5 Dampak konflik 85

6 Cara penyelesaian konflik 85

Rangkuman

Konflik adalah percekcokan, perselisihan, pertentangan. Faktor terjadinya konflik yaitu diri
sendiri, perbedaan tujuan, sumber daya,kekuasaan. Faktor potensi terjadinya konflik yaitu
perbedaan ideologi, keanekaragaman norma.
-Daniel Webber: Konflik tidak lebih dari adanya beberapa pilihan yang saling bersaing/tidak
selaras

Arti dan macam konflik

-Intrapersonal – bersifat dari dalam diri sendiri.

-Interpersonal – hubungan antar pribadi satu dengan pribadi lainnya, antara satu individu
dengan individu lainnya.

-Individu dengan kelompok: perseorangan yang berseteru dengan satu kelompok yang terdiri
atas berberapa individu.

-Kelompok dalam suatu organisasi: kelompok yang terdiri dari beberapa individu adalah
konflik antar unit kerja dalam organisasi, semisal berbeda divisi dalam HIMIT. Tetapi, masih
dalam instansi yang sama.

-Antar organisasi: konfllik antar berbeda organisasi/ instansi.

Faktor2 potensinya terjadi konflik

-Diri sendiri: perbedaan kondisi secara individu, semisal seseorang bersifat egois.

-Perbedaan tujuan: dalam kelompok atau organisasi memiliki tujuan yang berbeda antar satu
kelompok dengan kelompok yang lain.

-Sumber daya: memperebutkan sumber daya alam maupun sumber daya manusia.

-Kekuasaan: kemampuan orang/golongan dalam mempengaruhi/menguasai orang lain.

-Perbedaan ideology:

-Keanekaragaman norma:

-Faktor internal dan eksternal:

Reaksi terhadap konflik

-Tradisional: semua konflik harus dihindari


-Human relations: konflik adalah alamiah dan pasti terjadi dan tidak bisa dihindari

-Interactionist: tidak hanya sebuah kekuatan positif, namun mutlak kebutuhan untuk kelompok
sebagai pencapaian keberhasilan.

Dampak konflik:

Positif:

+ Motivasi meningkat

+ Loyalitas meningkat

+ Ikatan kelompok lebih erat

+ Kreativitas meningkat

+ membantu upaya mencapai tujuan

Negatif:

- produktivitas menurun

- kepercayaan merosot

- informasi dirahasiakan/ arus komunikasi berkurang

- timbul masalah moral

- proses pengambilan keputusan tertunda

Cara penyelesaian konflik:

- Kompetisi (win – lose solution)

- Menghindari konflik

- Akomodasi (mengalah)

- Kompromi
- Kolaborasi

TPUK

1 Definisi TPUK 86

2 Tips recana kerja yang baik 88

3 Prinsip TPUK 89

4 Hal yang perlu diperhatikan dalam TPUK 97

5 Hal-hal yang mengakibatkan perlunya perubahan 88

6 Cara mengantisipasi perubahan 86

Rangkuman

TPUK adalah peninjauan kembali atau penyempurnaan suatu progam kerja. Tips rencana
kerja yang baik yaitu bright,effective dan efficient,specific.

Urutan :

Perencanaan jadwal, pengorganisasian kegiatan kepanitiaan, penjabaran jabaran awal,


penyempurnaan usulan kegiatan, teinik penyusunan kegiatan

Tips rencana kerja : bright, efective & efficient, specific

Prinsip :

Cover

Latar belakang

Nama kegiatan

Tema kegiatan

Waktu dan tempat pelaksanaan

Tujuan kegiatan

Bentuk kegiatan
Susunan kegiatan

Susunan kepanitiaan

Anggaran dana

Penutupan.

Hal yang perlu diperhatikan yaitu biaya, waktu pelaksanaan, kondisilingkungan. Hal yang
mengakibatkan perlunya perubahan yakni kebijakan birokrat/penguasa, faktor lingkungan,
masalah dana, masalah waktu.

Cara mengantisipasinya :

Memperkirakan semua kemungkinan sejak perencanaan awal uang kemudia membuat solusi
penanganannya

Mengadakan evaluasi atau rapat kordinasi

Membuat jalan alternatif agar kegiatan tetap berjalan.