Prosedur
Dengan mengmengucapkan Alhamdulillah, buku panduan organisasi yang berjudul Standar Operasional
Prosedur ini dapat terselesaikan oleh DPM dan BEM. Selawat dan salam semoga terlimpahkan kepada junjunan
kita Nabi Muhammad Saw.
Tersusunnya buku panduan ini berkat partisipasi dari rekan-rekan yang telah menyumbangkan ide- idenya
demi perbaikan Standar Operasional Prosedur. Harapan kami, Standar Operasional Prosedur ini dapat bermanfaat
dalam menunjang kelancaran berorganisasi dan menjadi pedoman berorganisasi HMK FPMIPA UPI.
Kami menyadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kami mengharapkan saran
dan kritik dari para pengguna buku ini demi perbaikan di masa mendatang.
Tim Penyusun
i
DAFTAR ISI
Kata pengantar I
Daftar Isi ii
BAB I KESEKRETARIATAN 1
A. Administrasi 1
1. Surat 1
a. BEM HMK FPMIPA UPI 1
b. Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI 11
c. DPM HMK 16
d. Kepanitiaan 21
2. Perekapan/Pengarsipan 30
B. Inventaris 31
1. Ketentuan Inventaris 31
2. Pelabelan Inventaris 31
3. Pengadaan dan Penghapusan Inventaris 31
4. Peminjaman, Penyewaan, dan Pengembalian Inventaris 32
5. Sekretariat 32
BAB II KEGIATAN 34
A. Ketentuan Umum Kegiatan 34
B. Arsip Kegiatan 38
C. Pembuatan MoU 43
D. Pendelegasian 48
E. Media 48
F. Angket 51
BAB IV LAPORAN 56
A. Laporan Program Kerja 56
B. Laporan Kegiatan (Progress Report) 56
C. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 57
D. Laporan Pertanggungjawaban Ketua BEM 58
E. Laporan Pertanggungjawaban Anggota DPM 60
BAB VI SANKSI 63
Lampiran
1. Contoh Surat
2. Format Pengarsipan Administrasi
3. Format Pengarsipan Inventaris
4. Arsip-arsip kegiatan
5. Risalah rapat
6. Laporan
7. Sertifikat
ii
BAB I
KESEKRETARIATAN
A. ADMINISTRASI
1. SURAT
a. BEM HMK FPMIPA UPI
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat oleh Bidang Administrasi atas agenda dari sekretaris umum yang diketahui oleh
ketua BEM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Setiap surat keluar harus dibuat sesuai dengan SOP.
d) Ketentuan lain:
1) jenis kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4
2) jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12
3) margin yang digunakan adalah jenis normal
4) ukuran huruf pada kop surat adalah 10
2) Kop Surat
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan terdapat tulisan: BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA FAKULTAS PENDIDIKAN
MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84 Jalan
Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu yang
terletak di sebelah kanan atas dan ditulis dengan huruf kapital kecuali pada tulisan alamat sekretariat,
alamat surel, dan laman HMK dengan tambahan garis hitam tebal yang terletak di bawah tulisan dan
lambang tersebut.
1
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas
yang dijilid
(5) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat
2
Contoh :
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
3
Contoh surat keluar BEM HMK sebelum terbentuk kepengurusan:
Nomor : 003/B/ISTIMEWA/BEMHMK/IV/20..
Perihal : Peminjaman Alat
Lampiran : 1 Lembar
Yth.
Bapak Kepala UMPER FPMIPA UPI
di Bandung
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
ketua
BEM
...........................
NIM ............
4
Contoh surat keluar BEM HMK setelah terbentuk kepengurusan :
Yth.
Bapak Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
Stempel
ketua
BEM
........................... ...........................
NIM ............ NIM ............
Catatan : untuk surat keluar selain perizinan kegiatan,tempat,alat, dan undangan, isi surat disesuaikan
dengan kebutuhan.
5
Contoh Surat Keterangan Aktif Organisasi :
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20.. dengan ini menyatakan bahwa:
Nama : Redi Gunawan
NIM 1703778
adalah benar tercatat sebagai Pengurus BEM HMK FPMIPA UPI dengan jabatan:
1. Ketua Bidang Penelitian dan Pengembangan Departemen Organisasi 20...
Demikian surat keterangan ini kami buat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
6
b) Surat Masuk BEM HMK FPMIPA UPI
Merupakan surat dari pihak luar yang ditujukan kepada BEM HMK FPMIPA UPI. Setiap surat
masuk direkap per pekan oleh bidang administrasi BEM HMK FPMIPA UPI.
7
Contoh Surat Keputusan (Pengangkatan) Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
TENTANG
Pengangkatan Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20..
HMK FPMIPA UPI 20..
Memutuskan
Menetapkan Pertama: Mengangkat dengan hormat saudari Dicky Andreana Putrasebagai Ketua
PelaksanaEXPO Kimia 20.. HMK FPMIPA UPI 20..;
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.
7
Contoh Surat Keputusan (Pemberhentian) Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
TENTANG
Pemberhentian Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20..
HMK FPMIPA UPI 20..
Memutuskan
Menetapkan Pertama: Memberhentikan dengan hormat saudari Qoyyima Husna Amalia sebagai
Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20.. HMK FPMIPA UPI 20...
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.
STEMPEL
KETUA
BEM ...........................
NIM ............
8
a) Surat Ketetapan
Kerangka surat ketetapan terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tulisan:
KETETAPAN
RAPAT KERJA
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
9
Contoh Surat Ketetapan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
KETETAPAN
RAPAT KERJA
Nomor : 001/RAKER/BEMHMK/V/20..
Lampiran : 1 Berkas
TENTANG
Agenda Acara Rapat Kerja I
BEM HMK FPMIPA UPI20..
Memperhatikan : Masukan dan saran peserta Raker I BEM HMK FPMIPA UPI yang membahas
tentang Agenda Acara Raker BEM HMK FPMIPA UPI20... .
Memutuskan
Menetapkan : 1. Agenda Acara Raker BEM HMK FPMIPA UPI 20...;
2. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila ada kekurangan akan
ditinjau kembali.
Ditetapkan di :
Tanggal :
Tempat :
PIMPINAN SIDANG
10
b. LEMBAGA KHUSUS (LEMSUS) BEM HMK
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat dengan seizin Ketua Lemsus dan diketahui oleh Ketua BEM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
2) Kop Surat
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan lambang Lemsus di sebelah kanan
atas. Kedua lambang tersebut berada di antara tulisan Nama Lemsus Badan Eksekutif Mahasiswa
Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Pendidikan Indonesia Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 Email : hmkupi@upi.edu, web :
hmk.rema.upi.edu yang ditulis dengan huruf kapital kecuali tulisan alamat. Di bawah tulisan dan
lambang tersebut terdapat garis.
Contoh ketentuan di atas adalah :
CHEMIA ET SCHOLA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA Logo
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM Lemsus
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
11
(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)
Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi, yang memuat:
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(12) Pihak pembuat (sekretaris Lemsus dan ketua Lemsus yang diketahui oleh ketua BEM
HMK FPMIPA UPI)
(13) Stempel Lemsus BEM HMK FPMIPA UPIberwarna hitam (disebelah kiri tanda tangan
Sekretaris Lemsus) dan stempel ketua BEM HMK FPMIPA UPI berwarna ungu
(disebelah kiri tanda tangan ketua BEM HMK FPMIPA UPI)
12
Contoh Surat Keluar Lembaga Khusus BEM HMK
KELOMPOK STUDI ILMIAH
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
…………………………… ………………………
NIM ............... NIM ..............
Mengetahui,
Ketua Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
Dr. Hendrawan, M.Si BEM...........................
NIP 196309111989011001 NIM ............
13
b) Surat Masuk Lembaga Khusus (Lemsus) BEM HMK
Merupakan surat dari pihak luar yang ditunjukan kepada Lemsus BEM HMK.
Setiap surat masuk diarsipkan per pekan oleh sekretaris Lemsus BEM HMK.
c) Surat Keputusan ketua Lemsus BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keputusan terdiri dari:
(10) Kop surat
(11) Tulisan:
KEPUTUSAN KETUA LEMSUS ...
BEMHMK FPMIPA UPI
(12) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
(a) Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
(b) Jenis surat: SK (Surat Keputusan).
(c) Nama pembuat surat: LEMSUSBEMHMK.
(d) Bulan keluarnya surat (angka romawi).
(e) Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor: 001/SK/LEMSUS...BEMHMK/IV/20..
(13) Lampiran, dengan ketentuan:
- :jika tidak ada lampiran
Lembar :jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
Berkas :jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
Bundle :jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(14) Hal yang akan diputuskan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Pengangkatan Pengurus
LEMSUS … BEM HMK FPMIPA UPI20..
(15) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(16) Isi, yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: deskripsi kegiatan)
(b) Mengingat (memuat: Ketetapan mumas)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi keputusan)
(17) Tanggal diputuskan
(18) Tanda tangan ketua LEMSUS dan stempel ketua LEMSUS berwarna hitam
(disebelah kiri tanda tangan ketua LEMSUS BEM HMK FPMIPA UPI)
(19) Tembusan (jika ada pihak lain yang harus mengetahui)
Tembusan: Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20..
Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..
14
Contoh Surat Keputusan Lembaga Khusus BEM HMK
KELOMPOK STUDI ILMIAH
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
TENTANG
Pengangkatan Pengurus LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI 20..
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI :
Menimbang : Bahwa untuk kelancaran roda organisasi ketua LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA
UPI perlu dibantu oleh pengurus.
Mengingat : 1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019
tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.
Memutuskan
Menetapkan Pertama: Mengangkat anggota LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI 20.. dengan
nama-nama terlampir.
Kedua : Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila
kemudian terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana
mestinya.
15
c. DPM HMK
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat dengan seizin Ketua DPM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
2) Kop surat yang dikeluarkan oleh Ketua DPM
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan di sebelah kanan terdapat tulisan
Dewan Perwakilan Mahasiswa Himpunan Mahasiswa KimiaFakultas Pendidikan
Matematika dan Ilmu Pengetahuan AlamUniversitas Pendidikan IndonesiaSekretariat :
Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.fpmipaupi@gmail.com yang ditulis dengan huruf kapital kecuali tulisan
alamat. Di bawah tulisan dan lambang tersebut terdapat garis.
Contoh ketentuan di atas adalah :
Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
16
(9) Isi, yang memuat:
(a) surat keluar kegiatan
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan ( hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(b) Surat keluar non kegiatan
Isi surat disesuaikan dengan keperluan surat
(9) Kalimat penutup
(10) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh
(11) Pihak pembuat (Ketua DPM HMK FPMIPA UPI)
(12) Stempel DPM HMKberwarna merah (disebelah kiri tanda tangan Ketua DPM HMK
FPMIPA UPI)
17
Contoh Surat Keluar DPM HMK FPMIPA UPI
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.upi@gmail.com , web : hmk.rema.upi.edu
Yth.
Anggota HMK Kelas …..
di Bandung
Ketua
DPM HMK FPMIPA UPI,
STEMPEL
DPM
HMK
...................................
NIM ...............
18
b) Surat Masuk DPM HMK
Merupakan surat dari pihak luar yang ditunjukan kepada DPM HMK. Setiap surat masuk
direkap per pekan oleh Sekretaris DPM HMK FPMIPA UPI.
c) Surat Keputusan
Kerangka surat keputusan terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tulisan:
KEPUTUSAN KETUA DPM
HMK FPMIPA UPI
(3) Nomor surat (dicetak tebal)
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Jenis surat: SK(Surat Keputusan)
3. Nama pembuat surat: DPMHMK
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor: 001/SK/DPMHMK/III/20..
(4) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(5) Hal yang akan diputuskan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Mekanisme Kerja
DPM HMK FPMIPA UPI20..
(6) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(7) Isi, yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: deskripsi kegiatan, bisa dilihat dideskripsi proker)
(b) Mengingat (memuat: Ketetapan mumas)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi keputusan)
(8) Tanggal diputuskan
(9) Tanda tangan Ketua DPM dan stempel DPM HMK berwarna merah(disebelah kiri
tanda tangan Ketua DPM)
19
Contoh Surat Keputusan DPM HMK
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.upi@gmail.com , web : hmk.rema.upi.edu
TENTANG
Bendera HMK FPMIPA UPI
Memutuskan
Menetapkan Pertama: Memorandum I tentang Keberadaan bendera HMK FPMIPA UPI sebagai atribut
organisasi;
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.
20
d. KEPANITIAAN
1) Ketentuan Pembuatan Surat
a) Surat dibuat oleh sekretaris pelaksana atau kesekretariatan umum atas agenda dari ketua
pelaksana.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
d) Stempel kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI berwarna hijau.
e) Stempel kepanitiaan MUMAS HMK FPMIPA UPI berwarna biru.
2) Kop Surat
a) Kop Surat Kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan logo kepanitian yang dimaksud
di sebelah kanan atas. Kedua lambang tersebut berada di antara tulisan Nama Kepanitiaan
Badan Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas Pendidikan
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Pendidikan Indonesia Sekretariat :
Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84 Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.eduyang ditulis dengan huruf kapital kecuali
tulisan alamat dan email. Di bawah tulisan dan lambang tersebut terdapat garis. Jika tidak
memiliki logo kepanitiaan, tidak perlu dicantumkan pada kop surat.
Contoh ketentuan di atas adalah :
PANITIA WISUDA GELOMBANG 1 20..
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA Logo
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMUPENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
21
3) Jenis-jenis Surat Kepanitiaan
a) Surat Keluar Kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 1 Mei 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A :Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.(Nama Kepanitiaan)
4. BEMHMK
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 021/B/Pan.CST20../BEMHMK/V/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat
Contoh :
Yth.
Ketua LDK UKDM UPI
di Bandung
22
PANITIA CHEMISTRY SPO(A)RT TOURNAMENT 20…
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
.........................................
............................................ NIM........................
NIM...................
Mengetahui,
Ketua Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
Dr. Hendrawan, M.Si. BEM ...........................
NIP 196309111989011001 NIM ............
23
b) Surat Keluar Kepanitiaan Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 20 April 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan Lemsus HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan Lemsus HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.(Nama Kepanitiaan)
4. CESBEMHMK atau KSIBEMHMK atau ENTALPIBEMHMK
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 001/A/Pan.BJT20../CESBEMHMK/III/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat
Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
24
Contoh Surat Keluar Kepanitiaan Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI
PANITIA DIOMICO 20..
CHEMIA ET SCHOLA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Tempat
NIM NIM
Mengetahui,
Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI,
25
a) Surat Keluar Kepanitiaan MUMAS
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh:
Bandung, 1 Mei 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan.
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan MUMAS HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan MUMAS HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 001/B/MUMASHMK/I/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
` - : jika tidak ada lampiran.
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran.
berkas :jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian.
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat
Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
26
Contoh Surat Kepanitiaan MUMAS HMK
MUSYAWARAH MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
STEMPEL
MUMAS
………………………. ………………………
NIM NIM
27
Contoh:
021/B/Pan.EXPO20../HMK/IV/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat
Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
28
Contoh surat keluar kepanitiaan rekomendasi Mumas:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung
STEMPEL
KETUA
BEM HMK
...........................
NIM ............
29
1. PENGARSIPAN DAN PEREKAPAN
Pengarsipan dan perekapan BEM HMK dilakukan oleh Bidang Administrasi meliputi :
a. Perekapan surat keluar dan masuk setiap pekan.
b. Perekapan Progress Report setiap bulan.
c. Perekapan Laporan Pertanggungjawaban.
d. Perekapan foto/file kegiatan (soft file).
dengan mengisi kartu administrasi sebagai tanda bukti.
Surat yang ada di LPJ diarsipkan dalam bentuk online, offline, dan/atau keduanya.
Contoh kartu Administrasi:
KARTU ADMINISTRASI
Departemen/ Lemsus
Program Kerja/ Kegiatan
PJ/ Ketua Pelaksana
Tanggal Kegiatan
No. Arsip Tgl Pengumpulan Paraf PJ Paraf Admin Ket.
1 Progress report (PR)
2 LPJ
3 QC Kegiatan
4 Presensi
5 CV
6 Foto
7 TOR
9
10
Bandung, 20..
……………………….. …………………………
NIM NIM
Kolom keterangan diisi dengan keterangan kegiatan (online, offline, dan/atau keduanya)
30
A. INVENTARIS
1. Ketentuan Inventaris
a. Inventaris HMK merupakan inventaris bersama yang dapat dipakai oleh pengurus, anggota atau
eksternal HMK secara bertanggung jawab sesuai aturan yang dibuat oleh Bidang Inventaris di bawah
pengawasan Sekretaris Umum.
b. Inventaris HMK berdasarkan statusnya terdiri dari barang yang dapat dipinjamkan dan barang yang
tidak dapat dipinjamkan.
c. Seluruh inventaris HMK harus mempunyai label yang dibuat oleh Bidang Inventaris.
d. Inventaris HMK terdiri dari inventaris BEM HMK dan inventaris DPM HMK.
e. Setiap Departemen atau Lemsus harus menyerahkan data dan inventaris yang dimiliki oleh
Departemen atau Lemsus kepada Bidang Inventaris untuk didata dan dilakukan pelabelan.
f. Pengklasifikasian inventaris dilakukan oleh Bidang Inventaris untuk mempermudah dalam pelabelan
inventaris.
g. Pengecekan inventaris dilakukan oleh Bidang Inventaris di awal kepengurusan dan di akhir
kepengurusan.
2. Pelabelan Inventaris
a. Pelabelan Inventaris hanya dapat dilakukan oleh Bidang Inventaris.
b. Pengelolaan inventaris diserahkan kepada departemen/ lemsus masing-masing.
c. Pengkodean atau pelabelan inventaris buku perpustakaan hanya dapat dilakukan oleh Bidang
Invetaris.
d. Penomoran Inventaris (1/ 2/ 3/ 4/ 5).
Keterangan :
1) Nomor urut
Terdiri dari tiga digit, penomoran dilakukan untuk seluruh inventaris
2) Klasifikasi inventaris
a) Kom : Inventaris berupa monitor, CPU, printer, CD, kabel komputer, kabel printer, Flash
disk, dan inventaris lain yang berhubungan dengan komputer.
b) ATK : pulpen, spidol, box file, map file, white board, hecter, pembolong kertas, penghapus,
dan inventaris lain yang berhubungan dengan alat tulis kantor.
c) Lmr : Lemari dan tempat penyimpanan lainnya.
d) Lib : Buku, jurnal, soal-soal, dan pustaka lainnya.
e) Adm : LPJ, album foto, sertifikat, dan inventaris lain yang berhubungan dengan administrasi.
f) ART : Alat Rumah Tangga
g) OR: Olahraga.
h) Umum : Selain klasifikasi di atas.
3) Tanggal Pelabelan (angka biasa)
4) Bulan Pelabelan (angka romawi)
5) Tahun Pelabelan.
Contoh ketentuan di atas adalah :
021/Lmr/28/III/20..
Bentuk Format Label :
INVENTARIS
HMK FPMIPA UPI
No: 021/Lib/28/V/20..
No : 001/Kom/LemsusCes/V/20
31
b. Penghapusan Inventaris
1) Penghapusan inventaris dapat dilakukan jika kondisi inventaris telah rusak atau telah tidak layak
pakai.
2) Proses penghapusan inventaris dapat dilakukan oleh Bidang Inventaris, Departemen, Lemsus atau
Bidang atas sepengetahuan Bidang Inventaris dan di setujui oleh Ketua BEM.
3) Proses penghapusan inventaris hanya dapat dilakukan jika sebelumnya telah dilakukan pendataan
dan pengecekan kelayakan inventaris.
b. Penyewaan
Penyewaan inventaris merupakan suatu bentuk penggunaan inventaris HMK FPMIPA UPI dalam
jangka waktu tertentu dan biaya yang telah ditentukan sesuai kesepakatan
1) Inventaris yang boleh disewakanhanya inventaris tertentu yang memungkinkan untuk disewakan.
2) Setiap kehilangan atau kerusakan terhadap inventaris yang disewa akan dikenakan sanksi sesuai
tertera pada BAB SANKSI.
3) Setiap penyewaan inventaris untuk kegiatan diluar kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM
diharuskan menyertakan surat izin peminjaman.
c. Pengembalian
1) Setiap barang inventaris yang dipinjam, harus dikembalikan selambat-lambatnya 5 hari setelah
tanggal penggunaan.
2) Jika pengembalian barang-barang inventaris terlambat maka akan dikenakan sanksi sesuai
tertera pada BAB SANKSI.
5. Sekretariat
a. Sekretariat adalah milik bersama sehingga tanggung jawab ditanggung secara bersama pula di bawah
pengawasan Sekretaris Umum.
b. Sekretariat adalah tempat utama organisasi HMK FPMIPA UPI yang dapat digunakan untuk
keperluan organisasi.
c. Penggunaan sekretariat tidak dibatasi.
d. K3 (kebersihan, keamanan, dan ketertiban) sekretariat adalah tanggung jawab bersama baik Anggota
atau pun pengurus HMK FPMIPA UPI.
e. Piket sekretariat dilakukan oleh seluruh pengurus BEM HMK FPMIPA UPI sesuai jadwal yang telah
ditentukan oleh Bidang Inventaris selama satu periode kepengurusan.
f. Bagi pengurus yang tidak melakukan piket sekretariat dikenakan sanksi sesuai kesepakatan.
32
g. Setiap pengurus yang piket harus mengisi buku piket secara lengkap sesuai format yang telah
disediakan.
h. Bidang Inventaris dan/atau internal kesekretariatan akan mengecek pelaksanaan piket sekretariat
minimal satu kali setiap pekannya dan menyediakan alat-alat kebersihan yang menunjang
pelaksanaan piket sekretariat.
33
BAB II
KEGIATAN
34
Contoh format berita acara
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu
Berita Acara
BEM HMK FPMIPA UPI
Hari/ Tanggal :………………………….
Tempat : …………………………
Proker/Kegiatan :………………………….
Alasan :
Rincian Kegiatan :
35
Dosen Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia → Wakil Dekan
FPMIPA→Wakil Rektor melalui Direktorat Kemahasiswaan Universitas Pendidikan Indonesia.
c. Kegiatan yang melibatkan pihak eksternal UPI, maka harus meminta perizinan kegiatan sampai Wakil
Rektor UPI melalui Direktorat kemahasiswaan Universitas Pendidikan Indonesia. Alur perizinan :
Ketua BEM HMK→ Dosen Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia →
Wakil Dekan FPMIPA → Wakil Rektor melalui Direktorat kemahasiswaan Universitas Pendidikan
Indonesia.
d. Kegiatan-kegiatan pengaderan harus meminta perizinan kegiatan minimal kepada Departemen
Pendidikan Kimia (disesuaikan dengan kebutuhan). Alur Perizinan : Ketua BEM HMK → Dosen
Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia (disesuaikan dengan
kebutuhan).
36
Pakaian Resmi Wanita/ Akhwat
37
B. Arsip Kegiatan
Arsip kegiatan meliputi:
1. Presensi
Presensi dibedakan menjadi presensi kegiatan pengurus dan presensi kegiatan Anggota.
Contoh Presensi Kegiatan Pengurus:
Presensi Kegiatan Pengurus
Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….
Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….
Pertemuan
Nama Jabatan No.kontak 1 2 3 4
No
Jam Jam Jam Jam
TTD TTD TTD TTD
datang datang datang datang
2. Curiculum Vitae
Curiculum Vitae disediakan oleh Divisi Kesekretariatan kegiatan
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
CURICULUM VITAE
A. Data Diri
Nama :.............................................
TTL :.............................................
Alamat :....................................................................................................
No.kontak :............................................e-mail .............................................
Status :.............................................
B. Riwayat Pendidikan
No Lembaga Tahun
38
C. Pengalaman Organisasi
No Organisasi Tahun Jabatan
Motto hidup
.........................................................................................................................................................................
........
Kegiatan ..................................................................
: ................................................... ............................................................................................
Departemen/ Lemsus :.................................................... Bandung, .........................20.....
Waktu :....................................................
Tempat :.....................................................
( )
3. Rundown
A. Tema Kegiatan
B. Tujuan
C. Peserta
D. Waktu dan Tempat
E. Materi
39
F. Metode
G. Rundown acara
5. Angket Kegiatan
Angket kegiatan yang sasarannya pengurus BEM/Lemsus disediakan oleh Departemen Penelitian dan
Pengembangan BEM/ Lemsus BEM sesuai agenda dari penyelenggara kegiatan.
6. Proposal
a. Ketentuan Umum
1) Proposal kegiatan adalah rancangan kegiatan yang akan diajukan kepada pihak eksternal BEM
2) Proposal kegiatan (baca: eksternal) yang diajukan kepada pihak eksternal HMK FPMIPA UPI
merupakan proposal yang bersifat pengajuan kerjasama untuk menunjang kegiatan HMK
FPMIPA UPI
3) Proposal yang diajukan harus memenuhi ketentuan sistematika pembuatan proposal
4) Tidak ada ketentuan yang mengatur bentuk proposal sehingga proposal dapat dibuat sekreatif
mungkin agar menarik objek pengajuan proposal tersebut
5) Proposal kegiatan dibuat oleh Sekretaris Kepanitiaan yang berkoordinasi dengan Bidang
Administrasi BEM HMK FPMIPA UPI
6) Proposal dibuat setelah ketua panitia berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan mengenai seluruh
aspek kegiatan sehingga ketentuan yang harus ada dalam proposal dapat dipenuhi
7) Proposal ini bukan hanya sekedar pengajuan kegiatan untuk mendapatkan kucuran dana. Namun,
proposal ini adalah sebagai suatu rangkaian dalam pelaksanaan sebuah kegiatan sehingga
pembuatan proposal harus dipahami sebagai bagian dari proses pembelajaran dalam
mengorganisasikan sebuah kegiatan.
40
Contoh QC Kegiatan:
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Note : Pengumpulan QC kegiatan dilakukan secara online dibawah pengawasan Bidang Administrasi dan
Ketua BEM.
Link PR dan QC online:
Departemen/Kesekuman/ Link
Lemsus
Keseretariatan Umum bit.ly/prqckesekuman21
CeS bit.ly/prqcces21
KSI bit.ly/prqcksi21
Entalpi bit.ly/prqcentalpi21
41
Kerohanian bit.ly/prqckero21
Kaderisasi bit.ly/prqckader21
Kemahasiswaan bit.ly/prqckema21
Contoh QC Keuangan:
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Email : Jalan Dr. Setiabudhi
No.229, Bandung 40154 hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
…………, …………….
Ketua Penanggung Jawab
Departemen/Lembaga Khusus Kegiatan,
....................................
NIM ...............
Mengesahkan,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua BEM
...........................
NIM ..............
42
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Email : Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
1. MoU adalah nota kesepahaman yang dibuat oleh dua pihak atau lebih untuk menjalin kerjasama yang
mengikat di antara pihak-pihak yang terkait
2. MoU ini dapat dibuat untuk kerjasama internal dan eksternal BEM HMK FPMIPA UPI
3. MoU harus dibuat maksimal satu hari sebelum hari-H pelaksanaan MoU
4. Isi MoU :
a. Deskripsi singkat bentuk kerjasama.
b. Bentuk kerjasama yang akan dijalin ditulis di bawah tulisan Tentang pada judul MoU.
c. Tulisan :Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara
mengikat antara beberapa pihak yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak
tersebut. Pihak-pihak yang terkait akan disebut pihak pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat
pada Hari…………..Tanggal…………...di………
d. Nomor yang tercantum di MoU disesuaikan dengan nomor MoU yang ditentukan oleh Departemen
Kesekretariatan Umum.
e. Nomor MoU (1/2/3/4/5/6) Keterangan :
1) Nomor urut. Nomor urut terdiri dari tiga digit angka yang dikeluarkan oleh Departemen
Kesekretariatan Umum.
2) Pihak yang mengeluarkan
A : BEMHMK
B : Sekretaris Umum, Bidang Administrasi dan Inventaris.
C : Departemen/ Lemsus/ Kegiatan BEMHMK
1. Departemen Kaderisasi
2. Departemen Penelitian dan Pengembangan
3. Departemen Kemahasiswaan (contoh: C3.DiesNatalis)
4. Departemen Akademik (contoh: C3.CA)
5. Departemen Kerohanian
6. Departemen Sosial dan Politik
7. Departemen Ekonomi Keuangan
8. Lemsus KSI
9. Lemsus CES
10. Lemsus ENTALPI
11. Kegiatan (untuk kegiatan, nama kegiatan harus dituliskan setelah nomor. Misal 8.EXPO)
3) Kode Pihak Kedua, ketiga, dan seterusnya
1. Internal BEM
2. Eksternal BEM (masih di lingkungan UPI, DPM, Departemen, dll)
3. Pihak luar UPI
4) BEM HMK
5) Bulan dibuatnya MoU
6) Tahun dibuatnya MoU
43
f. Pihak Pertama. Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak
lain.
g. Pihak Kedua. Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.
h. Apabila pihak yang diminta bekerjasama lebih dari satu, maka ketentuan di ulang untuk pihak ketiga,
dan seterusnya.
i. Pihak yang melanggar akan dikenakan sanksi sesuai kesepakatan antara pihak terkait yang dituliskan
di akhir MoU.
j. Tanda tangan. Jika pihak yang terlibat dalam penandatangan MoU tersebut lebih dari dua, maka tanda
tangan pihak ketiga, dan seterusnya disesuaikan dengan kondisi.
MoU
(Memorandum of Understanding)
No :001/C2.CST/1/BEMHMK/V/20..
Tentang
Kerjasama Pengadaan Piala Pemenang CST HMK 20..
Departemen Kemahasiswaan
BEM HMK FPMIPA UPI
Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara mengikat antara
beberapa pihak yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak tersebut. Pihakpihak yang
terkait akan disebut pihak pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat pada
Hari………….…..Tanggal…………………..di……………………….
Deskripsi Kerjasama
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
............................................................................................................................................. ...............................
Pihak Pertama
Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak lain
Nama :……………………………………………...................................................................
Sebagai : Perwakilan …………………………………................................…............................
Penawaran : Kerjasama berupa……………………....……...........................……............................
Pihak Kedua
Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.
Nama : …………………….....................................…………………………...........................
Sebagai : Perwakilan………………………….......………………………………........................
Menerima : Penawaran Kerjasama berupa……..................………………………...........................
Dengan itikad baik menjalin kerjasama sesuai yang telah disebutkan di atas. Apabila ada pihak-pihak yang
melanggar MoU ini, maka akan dikenakan sanksi sebagai berikut:
1. ……………………………………… 3. ………………………………….
2. ……………………………………… 4. ………………………………….
44
Pihak Pertama Pihak Kedua
( ) ( )
D. Pendelegasian
1. Delegasi adalah perwakilan HMK FPMIPA UPI yang dikirim memenuhi undangan organisasi lain atas
rekomendasi Ketua BEM/DPM HMK FPMIPA UPI.
2. Delegasi yang dikirim harus disesuaikan dengan undangan yang diterima HMK FPMIPA UPI.
3. Delegasi HMK FPMIPA UPI harus menjaga nama baik HMK dan melaksanakan amanah tersebut dengan
baik.
4. Delegasi yang dikirim harus membawa minimal surat tugas delegasi HMK FPMIPA UPI atau surat undangan
yang diterima.
5. Penentuan Delegasi yang akan dikirim memenuhi undangan akan diatur oleh Ketua BEM dan/atau Ketua
DPM.
6. Setiap delegasi yang dikirim memenuhi undangan acara kegiatan harus membuat berita acara delegasi
(format terlampir).
7. Berita acara delegasi BEM HMK FPMIPA UPI harus diserahkan kepada Bidang Administrasi maksimal 2
hari setelah acara tersebut selesai.
E. Media
Konten Spanduk
NAMA KEGIATAN
Logo HMK Logo Kegiatan
1. Kelengkapan Acara
a. Pembuatan Spanduk
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam spanduk antara lain:
1) Logo HMK
2) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
3) Logo kegiatan (jika ada)
4) Nama kegiatan
5) Tema kegiatan
6) Waktu dan tempat kegiatan
7) Penyelenggara kegiatan
b. Sertifikat
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam sertifikat antara lain:
1) Kop surat
2) Nomor surat
3) Logo HMK
4) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
5) Logo kegiatan (jika ada)
6) Logo sponsor (jika kegiatan melibatkan sponsor)
7) Nama kegiatan
8) Tema kegiatan
9) Tanggal kegiatan
10) Bentuk partisipasi
11) Isi
45
12) Tanda tangan pihak terkait
Contoh Sertifikat Kegiatan:
c. Plakat
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam plakat antara lain:
1) Logo HMK
2) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
3) Logo kegiatan (jika ada)
4) Nama kegiatan
5) Tema kegiatan
6) Tanggal kegiatan
7) Bentuk partisipasi
d. Name Tag
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam name tag antara lain:
1) Nama (wajib diisi)
2) Jabatan/Divisi (wajib diisi)
3) Logo HMK
4) Logo kegiatan (jika ada)
5) Logo sponsor (jika kegiatan melibatkan sponsor)
6) Nama kegiatan
46
Contoh Name Tag Kegiatan:
Nama Kegiatan
PANITIA
NAMA
JABATAN/DIVISI :
Halaman Belakang :
1) Indeks kualifikasi
47
Contoh IJDA : (berukuran A4)
Halaman Depan
SANGAT BAIK/BAIK/CUKUP
NIP NIM
48
Halaman Belakang
Kualifikasi :
Sangat Baik : ……..
Baik : ……..
Cukup : ……..
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Ketua
BEM
…………………….
NIM
2. Publikasi
a. Ketentuan umum
1) Publikasi HMK FPMIPA UPI berdasarkan sumber informasi meliputi:
a) Publikasi reguler, merupakan publikasi dari pengurus BEM HMK FPMIPA UPI yang ditujukan
untuk warga jurusan kimia FPMIPA UPI maupun non-warga jurusan kimia FPMIPA UPI.
b) Publikasi internal, merupakan publikasi dari internal BEM dan DPM HMK FPMIPA UPI yang
ditujukan untuk warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
c) Publikasi non-internal, merupakan publikasi dari luar BEM dan DPM HMK FPMIPA UPI yang
ditujukan untuk warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
2) Bidang Media berhak meminta teks publikasi terkait informasi yang akan dipublikasikan dan berhak
melakukan perubahan pada teks publikasi tersebut.
3) Informasi yang dimaksud meliputi teks publikasi, pamflet, dan lainnya baik dalam bentuk media
cetak maupun digital yang akan disebarkan melalui media sosial HMK FPMIPA UPI. Bentuk
publikasi lainnya yang belum tercantum dapat dikoordinasikan dengan Bidang Media.
4) Aspek publikasi yang diatur meliputi aspek konten, tampilan, dan prosedur distribusi.
5) Tiap kegiatan kemahasiswaan khususnya kegiatan eventual wajib menyerahkan softcopy artikel
beserta foto kegiatan (tidak usah seluruhnya) kepada Bidang Media melalui Official Account Line
sebagai bentuk Live Report kegiatan kepada warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
6) Dalam proses pembuatan materi publikasi, pihak terkait dapat berkonsultasi dengan Bidang Media.
7) Bidang Media akan memberikan catatan dan berhak meminta revisi maupun menolak apabila
terdapat konten maupun tampilan yang kurang sesuai untuk dipublikasikan.
8) Konten publikasi dilarang mengandung unsur SARA.
9) Hal-hal yang berkaitan dengan konten, tampilan, dan prosedur distribusi namun belum tercantum
dapat dikoordinasikan lebih lanjut dengan Bidang Media.
49
b. Ketentuan konten dan tampilan
1) Teks publikasi
Teks publikasi dicantumkan pada timeline Official Account HMK FPMIPA UPI. Unsur-unsur yang
minimal harus ada dalam teks publikasi antara lain:
a) judul kegiatan.
b) tanggal kegiatan.
c) waktu kegiatan.
d) tempat kegiatan.
e) narahubung kegiatan.
f) Hash tag penyelenggara kegiatan.
g) Hash tag HMK FPMIPA UPI.
2) Broadcast
a) Broadcast dicantumkan pada roomchat Official Account Line HMK FPMIPA UPI.
b) Informasi berisi teks saja berupa:
(1) cuplikan konten publikasi.
(2) singkat dan jelas.
(3) maksimal 500 kata atau jika lebih dapat dipisahkan menjadi beberapa penggalan terpisah oleh
pengirim.
c) Broadcast Official Account Line HMK FPMIPA UPI hanya dapat digunakan untuk event di
lingkup HMK FPMIPA UPI yang melibatkan semua mahasiswa Departemen Pendidikan Kimia,
peringatan hari besar, dan info lomba.
d) Untuk publikasi selain yang tertulis pada poin di atas hanya akan dipublikasi pada timeline Official
Account Line HMK FPMIPA UPI.
3) Pamflet
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam pamflet antara lain:
a) judul kegiatan.
b) tanggal kegiatan.
c) waktu kegiatan.
d) tempat kegiatan.
e) narahubung kegiatan.
4) Count-down
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam count-down antara lain:
a) nama acara.
b) perhitungan waktu menuju pelaksanaan kegiatan.
5) Video
Selama video berlangsung, minimal terdapat logo HMK.
6) Desain grafis
a) Setiap publikasi internal dan non-internal dalam bentuk desain grafis atau poster digital wajib
menggunakan (minimal) header dan footer yang disediakan oleh Bidang Media.
b) Setiap publikasi dalam bentuk gambar (.JPG/.JPEG/.PNG) berukuran < 10 megabytes.
50
a. Ketentuan pembuatan Official Account selain yang telah dimiliki HMK FPMIPA UPI:
1) Kegiatan yang memerlukan publikasi yang banyak dan berkelanjutan.
2) Atas persetujuan Ketua BEM dan DPM.
D. Angket
1) Angket dikeluarkan oleh DPM, Departemen Penelitian dan Pengembangan BEM, dan Bidang Penelitian dan
Pengembangan Lemsus BEM HMK.
2) Angket yang dikeluarkan DPM yaitu angket yang ditujukan untuk menampung aspirasi anggota HMK.
3) Angket yang dikeluarkan Departemen Peneletitian dan Pengembangan yaitu angket yang ditujukan untuk
internal pengurus BEM.
4) Angket yang dikeluarkan Departemen Penelitian dan Pengembangan Lemsus adalah angket yang ditujukan
untuk anggota Lemsus yang bersangkutan.
5) Angket bersifat insidental yang langsung disebarkan pada hari-H.
6) Angket DPM bisa berasal dari permintaan pengurus BEM atau pertimbangan anggota DPM.
7) Angket untuk kegiatan rutin diambil sampel saja.
51
BAB III
RAPAT
A. KETENTUAN UMUM
1. Setiap pengurus wajib mengikuti rapat (kecuali kepanitiaan) yang diadakan oleh ketua BEM, anggota
DPM, Departemen, Kesekuman, Bidang, atau Lemsus. Jika pengurus atau anggota DPM tidak hadir dalam
rapat, maka diwajibkan untuk memberikan konfirmasi ketidakhadiran kepada pimpinan rapat dengan alasan
yang .
2. Setiap rapat yang akan dilaksanakan harus dipublikasikan kepada seluruh pengurus yang bersangkutan.
3. Ketentuan berpakaian untuk rapat disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.
4. Petunjuk umum teknis rapat
a. Rapat hendaknya dimulai dengan ucapan basmalah (bagi yang muslim).
b. Rapat diawali dengan doa yang dipimpin oleh MC dan/atau moderator.
c. Penyampaian motivasi, atau pengalaman selama beberapa menit secara bergiliran setiap kali rapat.
d. Posisi laki-laki dan perempuan terpisah.
e. Rapat diakhiri dengan bacaan hamdalah, istigfar, dan do’a kifaratul majelis (bagi yang muslim).
f. Risalah rapat ditulis di buku risalah rapat dengan lengkap (bisa berbentuk softfile atau hardfile).
g. Waktu rapat maksimal pukul 18.00 WIB.
h. Rapat dihentikan ketika sudah memasuki waktu salat.
i. Apabila rapat melebihi waktu maksimal maka :
1) Untuk Rapat BEM dan Lemsus
a) Harus dengan persetujuan ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
b) Harus ada perwakilan BEM HMK FPMIPA UPI yang mengawasi yaitu Ketua atau
pengurus inti BEM.
c) Membuat dan mengumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.
2) Untuk Rapat DPM
a) Harus dengan persetujuan Ketua DPM HMK FPMIPA UPI.
b) Harus dihadiri oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI.
c) Membuat dan mengumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.
3) Untuk Rapat Kepanitiaan
a) Harus dengan pertujuan Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua BEM dan anggota DPM.
b) Harus ada Ketua Pelaksana atau perwakilan panitia inti, dihadiri oleh Ketua BEM atau
diwakili oleh pengurus inti, serta anggota DPM.
c) Membuat dan megumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.
52
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda
Lantai 3 Ruang 84 Jalan Dr. Setiabudhi
No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Berita Acara
BEM/ DPM/Panitia.. HMK FPMIPA UPI
Hari/ Tanggal :………………………….
Tempat : …………………………
Rapat kegiatan :………………………….
Alasan :
Rincian Kegiatan :
……………………….. …………………………
NIM NIM
B. BEM HMK
1. Jenis Rapat
a. Rapat Kerja adalah rapat yang diadakan oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI untuk membahas
rancangan, pertanggungjawaban, dan evaluasi program kerja serta mekanisme kerja organisasi
berdasarkan ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI dengan dihadiri pengurus BEM HMK FPMIPA
UPI dan mengundang anggota DPM jika diperlukan. Saat rapat harus memasang bendera HMK (untuk
Online bisa menyesuaikan).
b. Rapat Pengurus Inti adalah rapat pengurus yang diselenggarakan oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
dengan dihadiri oleh Pengurus Inti dan apabila perlu oleh Staf Pengurus Inti atas kebijakan Ketua BEM
HMK FPMIPA UPI dalam membahas permasalahan organisasi. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan
sekali.
c. Rapat Departemen adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Departemen dan dihadiri ketua
bidang dan stafnya. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan sekali.
d. Rapat Bidang adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Bidang dan dihadiri stafnya.
e. Rapat Lembaga Khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Lembaga Khusus dan dihadiri
stafnya. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan sekali.
f. Rapat Panitia adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Pelaksana dan dihadiri oleh anggota
panitia.
g. Rapat koordinasi dijalin oleh BEM dengan atau tanpa DPM HMK FPMIPA UPI, dengan lembaga
eksekutif mahasiswa Departemen lain, dan/atau lembaga eksekutif mahasiswa tingkat universitas, dan
atau lembaga eksekutif tingkat nasional.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI atau Sekretaris Umum.
b. Rapat Pengurus inti dipimpin oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
c. Rapat Departemen dipimpin oleh Ketua Departemen.
53
d. Rapat bidang dipimpin oleh Ketua Bidang.
e. Rapat Lembaga Khusus dipimpin oleh Ketua Lembaga Khusus.
f. Rapat Panitia dipimpin oleh Ketua pelaksana yang telah ditetapkan oleh Ketua BEM.
g. Rapat koordinasi dipimpin oleh pimpinan rapat yang telah disepakati.
3. Risalah Rapat
a. Risalah rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum dalam risalah rapat Pengurus Inti.
b. Risalah rapat Departemen atau Bidang dibuat oleh Notulen rapat dalam risalah rapat Departemen.
c. Hal-hal yang perlu ditulis dalam risalah rapat pada kolom hasil rapat diantaranya adalah agenda rapat,
hasil pembahasan rapat, dan wajib dilaporkan kepada pimpinan rapat setelah rapat selesai.
D. DPM HMK
1. Jenis Rapat
a. Rapat kerja diadakan oleh Anggota DPM untuk membahas rancangan dan/atau evaluasi program
kerja serta mekanisme kerja DPM, *harus memasang bendera HMK.
b. Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh Anggota DPM untuk merumuskan dan menetapkan
peraturan peraturan yang berlaku di HMK FPMIPA UPI.
c. Rapat dengar adalah rapat yang diadakan oleh anggota DPM untuk mengevaluasi kerja BEM dan
meminta keterangan BEM mengenai suatu kebijakan yang telah dan atau akan dilaksanakan.
d. Rapat konsolidasi diadakan untuk membahas permasalahan-permasalahan internal lembaga.
e. Rapat koordinasi dijalin oleh DPM dengan atau tanpa BEM HMK FPMIPA UPI, dengan lembaga
legislatif mahasiswa Departemen lain dan/atau lembaga legislatif mahasiswa tingkat universitas.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat kerja DPM HMK FPMIPA UPI dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota
DPM HMK FPMIPA UPI lainnya.
b. Rapat pleno dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
c. Rapat dengar dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
d. Rapat Konsolidasi dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
e. Rapat koordinasi dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM HMK FPMIPA
UPI lainnya.
3. Risalah Rapat
Risalah rapat DPM HMK FPMIPA UPIdibuat oleh Anggota DPM HMK FPMIPA UPI dengan ketentuan
yang diatur oleh DPM HMK FPMIPA UPI sendiri.
E. KEPANITIAAN
1. Jenis Rapat
a. Rapat Koordinasi adalah rapat yang diselenggarakan oleh ketua pelaksana panitia dan dihadiri oleh
staf kepanitiaan untuk membahas masalah-masalah pelaksanaan kegiatan kepanitiaan.
b. Rapat Konsolidasi adalah rapat yang diselenggarakan oleh ketua pelaksana panitia yang mengundang
pihak luar panitia (BEM, DPM, dan Anggota) untuk membahas masalah-masalah kegiatan kepanitiaan
yang berkaitan dengan pihak luar.
c. Rapat Divisi adalah rapat yang dihadiri oleh anggota divisi untuk membahas permasalahan divisi.
d. Rapat Pembentukan adalah rapat yang diselenggarakan untuk membentuk Timsus, SC, Ketua
pelaksana, dan panitia pelaksana kegiatan melalui Surat keputusan pengangkatan.
e. Rapat Pemberhentian adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberhentikan Timsus, SC, Ketua
pelaksana dan panitia pelaksana kegiatan melalui Surat keputusan pemberhentian.
54
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat rapat koordinasi dipimpin oleh Ketua pelaksana dan atau Sekretaris.
b. Rapat konsolidasi dipimpin oleh Ketua pelaksana.
c. Rapat divisi dipimpin oleh Koordinator divisi.
3. Risalah Rapat
a. Risalah rapat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kepanitiaan atau staf kepanitiaan yang ditunjuk
sebagai notulen oleh Ketua Pelaksana bila Sekretaris berhalangan hadir.
b. Hal-hal yang perlu ditulis dalam risalah rapat pada kolom hasil rapat di antaranya adalah agenda rapat,
hasil pembahasan rapat, dan wajib dilaporkan kepada pimpinan rapat setelah rapat selesai.
c. Risalah rapat diarsipkan pada Lampiran Laporan pertanggungjawaban dan dalam bentuk buku
rapat/Google Drive oleh Sekretaris Umum.
55
BAB IV
LAPORAN
56
Note : Pengumpulan QC kegiatan dilakukan secara online dibawah pengawasan Bidang Administrasi dan
Ketua BEM.
Link PR dan QC online:
Departemen/Kesekuman/ Link
Lemsus
Keseretariatan Umum bit.ly/prqckesekuman21
Ekonomi Keuangan bit.ly/prqcekkeu21
Akademik bit.ly/prqcaka21
CeS bit.ly/prqcces21
KSI bit.ly/prqcksi21
Entalpi bit.ly/prqcentalpi21
Kerohanian bit.ly/prqckero21
Kaderisasi bit.ly/prqckader21
Penelitian dan Pengembangan bit.ly/prqclitbang21
1. LPJ kegiatan adalah laporan pertanggungjawaban kegiatan (yang ada kepanitiaan yang di SK-kan oleh
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI) yang harus dilaporkan terhadap Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
maksimal 1 bulan setelah kegiatan selesai.
2. LPJ kegiatan yang akan dilaporkan diserahkan kepada Sekretaris Umum atau Bidang Administrasi untuk
diteruskan kepada Ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
3. LPJ kegiatan ini harus memenuhi ketentuan sistematika pembuatan LPJ kegiatan.
4. LPJ kegiatan bentuknya harus baku sesuai LPJ pada umumnya.
5. LPJ kegiatan disusun oleh Ketua pelaksana dan penulisannya dilakukan oleh Sekretaris yang berkoordinasi
dengan Bidang Administrasi BEM HMK FPMIPA UPI.
6. LPJ kegiatan harus diserahkan dalam bentuk hard file dan soft file).
7. Setiap LPJ kegiatan harus menyertakan file dokumentasi dalam bentuk soft file.
8. LPJ kegiatan ini adalah sebagai suatu rangkaian dalam pelaksanaan sebuah kegiatan sehingga pembuatan
LPJ kegiatan ini harus dipahami sebagai bagian dari proses pembelajaran dalam mengorganisasikan sebuah
kegiatan.
9. Setiap LPJ Kegiatan harus dijilid rapi.
10. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm; margin kanan berjarak 3 cm.
d. margin atas berjarak 3 cm; margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Disetiap lembar LPJ menggunakan kop kegiatan tersebut. *penggunaan kop pada lampiran
disesuaikan dengan kebutuhan.
g. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu tab.
h. Penulisan judul dan sub-sub menggunakan huruf kapital.
Contoh:
BAB I
A.
1.
a.
1)
a)
dst.
57
11. Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:
a. Lembar Pengesahan
b. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan
c. Persiapan kegiatan (konsep kegiatan yang dibuat SC dan ketua OC dan dan tiap seksi/divisi)
Contoh:
Bab II
Persiapan Kegiatan
(Penjabaran persiapan kegiatan)
1. Steering Committee
(Bagian ini menjelaskan konsep kegiatan yang disusun oleh SC)
2. Ketua Pelaksana
3. Sekretaris
4. Bendahara
5. Dan lain-lain
d. Pelaksanaan kegiatan (konsep kegiatan yang dibuat SC dan ketua OC dan tiap seksi/divisi)
Bab III
Pelaksanaan Kegiatan
(Penjabaran pelaksanaan kegiatan)
1) Steering Committee
(Bagian ini menjelaskan pelaksanaan jobdesc SC pada saat pelaksanaan kegiatan. Termasuk
arahan-arahan yang diberikan kepada OC)
2) Ketua Pelaksana
3) Sekretaris
4) Bendahara
5) Dan lain-lain
e. Laporan keuangan
f. Evaluasi dan saran (umum dan tiap seksi/divisi yang berisi kenadala, solusi, dan evaluasi)
g. Lampiran :
1) Hasil publikasi (pamflet, leaflet, poster, brosur, dsb)
2) Arsip surat
3) Proposal
4) Bukti pembayaran yang sah
5) Arsip kegiatan (draf acara, CV pemateri, biodata peserta, absensi kegiatan, angket, sertifikat, dll.)
6) Surat Keputusan kepanitiaan
Format lembar pengesahan LPJ Kegiatan Terlampir
Penyerahan Laporan kegiatan bersamaan dengan penyerahan LPJ kegiatan.
Segala bentuk laporan dan file kegiatan BEM HMK FPMIPA UPI diserahkan ke Bidang Administrasi
dengan alur penyerahan:
58
IV. Hubungan BEM HMK FPMIPA UPI dengan DPM HMK FPMIPA UPI
V. Realisasi rekomendasi MUMAS
VI. Kondisi internal
VII. Kondisi eksternal
VIII. Realisasi Program Kerja, dengan sistematika:
a. Nama Program kerja
b. Tujuan dan sasaran
c. Waktu
d. Realisasi kegiatan
e. Ketercapaian Parameter Keberhasilan
f. Kendala
g. Solusi
h. Evaluasi
Contoh Realisasi Program Kerja:
Nomor. Nama Program Kerja
Deskripsi Program Kerja
a) Tujuan & Sasaran
Tujuan :
Sasaran :
b) Waktu
c) Realisasi
d) Ketercapaian Parameter Keberhasilan
e) Kendala
f) Solusi
g) Evaluasi
IX. Rekomendasi
X. Penutup
XI. Lampiran
a. Rincian Keuangan
b. Surat keputusan kepanitiaan
c. Administrasi (surat keluar dan masuk)
d. Daftar inventaris
e. Daftar surat keputusan yang dikeluarkan
f. Foto kegiatan
3. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm; margin kanan berjarak 3 cm.
d. Margin atas berjarak 3 cm; margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu tab
g. Penulisan judul dan sub-sub menggunakan huruf kapital.
Contoh:
BAB I
A.
1.
a.
1)
a)
dst.
59
E. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ANGGOTA DPM HMK FPMIPA UPI
1. Akhir kepengurusan, anggota DPM HMK FPMIPA UPI wajib memberikan laporan akhir paling lambat
pekan kedua pada bulan Desember pada tahun periode dalam bentuk softfile dan hardfile.
2. Sistematika laporan pertanggung jawaban anggota DPM adalah sebagai berikut.
I. Lembar Pengesahan
II. Pendahuluan
III. Kebijakan Umum
IV. Kondisi Objektif
V. Hasil Pengawasan dan Pertimbangan
VI. Rekomendasi
VII. Penutup
VIII. Lampiran
a. Mekanisme kerja
b. Administrasi kesekretariatan
c. Administrasi keuangan
d. Angket dan analisisnya
e. Penilaian pengawasan
f. Lain-lain
3. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI.
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm dan margin kanan berjara 3 cm.
d. Margin atas berjarak 3 cm dan margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu
tab.
g. Penulisan judul dan sub-judul menggunakan huruf kapital.
Contoh :
BAB I
A.
1.
a.
1)
a)
dst.
60
BAB V
AUDIENSI DAN SOSIALISASI
A. Audiensi
1. Audiensi adalah temu anggota yang berfungsi untuk menyerap aspirasi Anggota HMKdalam
merencanakan suatu kegiatan, aturan, ataupun kebijakan di HMK.
2. Audiensi terdiri dari pemimpin audiensi, penyampai suatu rancangan (kegiatan, kebijakan, atau aturan)
dan peserta audiensi.
3. Audiensi diawali dengan tilawah dan penyampaian motivasi, atau pengalaman setiap kali pelaksanaan
audiensi.
4. Setiap pelaksanaan audiensi wajib membuat presensi kehadiran dan berita acara audiensi.
5. Wajib memasang bendera HMK ketika pelaksanaan audiensi.
6. Ketentuan berpakaian untuk audiensi disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.
B. Sosialisasi
1. Sosialisasi adalah temu anggota yang berfungsi untuk menyampaikan hasil rancangan suatu kegiatan,aturan
ataupun kebijakan kepada anggota HMK yang bersifat eventual dan mengundang anggota HMK.
2. Sosialisasi terdiri dari pemimpin sosialisasi, penyampai suatu rancangan (kegiatan, kebijakan, atau
aturan) dan peserta sosialisasi.
3. Sosialisasi diawali dengan tilawah dan penyampaian motivasi, atau pengalaman setiap kali
pelaksanaan sosialisasi
4. Setiap pelaksanaan sosialisasi wajib membuat presensi kehadiran dan berita acara sosialisasi.
5. Wajib memasang bendera HMK ketika pelaksanaan sosialisasi
6. Ketentuan berpakaian untuk audiensi disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.
61
Contoh berita acara audiensi atau sosialisasi :
Agenda Acara
Hasil
62
BAB VI
SANKSI
63
LAMPIRAN
Lampiran 1
Perekapan Surat Masuk
No. Tanggal Masuk No. Surat Perihal Pengirim Ket.
Tanggal Ket
Departemen/ Tanggal
No Jenis Kegiatan Pengumpulan (telat dan
Lembaga Kegiatan
Laporan tidaknya)
Khusus
Perekapan File
Tanggal
Departemen/ Tanggal Ket
No. Jenis Kegiatan Pengumpulan File/
Lembaga Kegiatan (telat dan tidaknya)
Foto
Khusus
64
Lampiran 2
Pengecekan Inventaris
Kondisi Barang
Sumber
No Label Nama Barang Jumlah Rusak Rusak Keterangan
Baik Pengadaan
ringan berat
Pengadaan Inventaris
No. Tanggal Pengadaan Nama Barang Permintaan dari Jumlah Keterangan
Tanda
Hari/ Jam Jam Yang Tanda
No. Nama Tangan Ket.
Tanggal Datang Pulang Dikerjakan Tanga
Pengawas
n
65
Lampiran 3
Presensi Acara (Khusus Pengurus)
Presensi Kegiatan
Presensi Kegiatan
66
Presensi Acara (Anggota DPM)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Presensi Kegiatan
1. ………………………………………………………………………………………………………………
2.…………………………………………………………….………….………………………………………
3. ……………………………………………………………………………………….………………………
Hasil
…………………………………………………………………………………………………………………….....
………………………………………………………………………………………………………………………
….....…………………………………………………………………………………………………………………
……….....……………………………………………………………………………………………………………
…………….....………………………………………………………………………………………………………
………………….....…………………………………………………………………………………………………
………………
67
Format lembar pengesahan proposal
LEMBAR PENGESAHAN
NIM NIM
Mengetahui,
NIP. NIP.
Wakil Rektor Bidang…....
Universitas Pendidikan Indonesia,
NIP.
Keterangan :
1. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan melibatkan pihak eksternal UPI, maka proposal tersebut harus
mendapatkan pengesahan dari Wakil Rektor UPI, Wakil Dekan FPMIPA, Ketua Departemen, Pembimbing
Kemahasiswaan Departemen, Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi tanda tangan
seperti di atas)
2. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan hanya melibatkan pihak UPI, maka proposal tersebut harus
mendapatkan pengesahan dari Ketua Wakil Dekan FPMIPA (Sesuai Kebutuhan), Departemen,
Pembimbing Kemahasiswaan Departemen, Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi
tanda tangan seperti di atas tanpa tanda tangan Wakil Rektor UPI.
3. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan hanya melibatkan Anggota kimia, maka proposal harus
mendapatkan pengesahan dari Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi tanda tangan
ketua BEM berada di tengah).
4. Proposal dibuat rangkap dua, satu untuk arsip Bidang Administrasi dan lainnya untuk keperluan panitia.
68
Lampiran 4
Risalah rapat
Hari/ Tanggal :
Waktu (awal-akhir) :
Tempat :
MC : Notulen :
Tilawah oleh :
Tausyiah (tema) : oleh :
Agenda Rapat:
1. ……………………………………………………………………………………………………………….
2.……………………………………………………………………………………………………………….
3. ……………………………………………………………………………………………………………….
Hasil Rapat Pengurus Inti:
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………
69
Lampiran 5
Contoh Bentuk Laporan Program Kerja
1) EXPOSE PLA
a) Deskripsi Program Kerja
Program Latihan Akademik (PLA) merupakan salah satu kegiatan Kerja Praktik di lingkungan
Program Studi Kimia, sebagai mata kuliah yang harus ditempuh oleh setiap mahasiswa Program
Studi Kimia Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI. Kegiatan Kerja Praktik adalah kegiatan
magang di perusahaan-perusahaan atau di instansi-instansi yang terkait untuk memperoleh
pengalaman kerja.
b) Tujuan & Sasaran
Mensosialisasikan PLA sesuai dengan KBK yang ada kepada seluruh mahasiswa Program Studi
Kimia FPMIPA UPI angkatan 2014.
c) Waktu
13 Maret 2017 Pukul 15.00-17.00 WIB
d) Realisasi
(1) Kegiatan diikuti oleh 37 peserta, yang terdiri dari 25 orang mahasiswa Program Studi Kimia
2014 (62,5% dari total mahasiswa Program Studi Kimia 2014), 11 mahasiswa Program Studi
Kimia 2015, dan 1 mahasiswa Program Studi Pendidikan Kimia 2016.
(2) Kegiatan berupa penyampaian materi dari 4 orang narasumber, yaitu angkatan 2013 yang
telah melaksanakan PLA dan tanya jawab.
(3) Kegiatan dilaksanakan di ruang S-304 Gedung FPMIPA A UPI.
(4) Semua narasumber hadir yaitu 4 orang (Annisa Nurjanah, KBK Makanan; Siska Mutiara,
KBK Material; Katon Dorojatun Ramadhan Wibowo, KBK Hayati; Salariah Anggriani, KBK.
(5) Penyampaian materi oleh narasumber adalah 15 menit.
(6) Sesi Tanya jawab berlangsung sekitar 20 menit.
(7) Pemateri/ Narasumber diberi Tanda Terima Kasih.
e) Ketercapaian Program Kerja
(1) Kegiatan dilakukan sebanyak 1 kali dalam 1 kepengurusan (100 %)
(2) Kegiatan dihadiri oleh 30 orang mahasiswa program studi kimia
f) Kendala
(1) Kurang gencarnya publikasi yang dilakukan membuat kurangnya peserta yang hadir.
(2) Kurangnya waktu pematerian.
(3) Kekurangan panitia karena bentrok dengan jadwal kuliah.
(4) Sulit mencari pemateri.
(5) Kurangnya briefing terhadap MC.
g) Solusi
(1) Meningkatkan Publikasi dengan cara mempublikasikan kegiatan dari beberapa minggu
sebelumnya bukan beberapa hari sebelumnya untuk memaksimalkan peserta yang hadir.
(2) Kurangnya waktu pematerian dapat diatasi dengan menambah waktu untuk pematerian atau
bisa juga mengefektifkan waktu yang ada.
(3) Mencari irisan waktu saat panitia banyak yang bisa hadir dan juga peserta bisa hadir.
(4) Pencarian pemateri dilakukan di awal setelah terbentuk panitia.
(5) Melakukan briefing terhadap MC tentang apa yang harus dilakukan saat acara.
h) Evaluasi
(1) Akan lebih baik jika kegiatan EXPOSE PLA mengundang salah satu dosen sebagai
narasumber yang lebih prfesional.
(2) Akan lebih baik jika EXPOSE PLA diadakan rutin.
70
Contoh Laporan Kegiatan
Nama Tujuan dan
Waktu Realisasi Kendala Solusi Evaluasi
Kegiatan Sasaran
Responsi Tujuan : Dimulai Responsi Bentroknya PJ Adanya informasi
Membantu pada bulan terlaksana jadwal responsi yang jelas bagi
Anggota kimia April sebanyak 6 kali: pemateri sigap Anggota bahwa yang
dalam minggu ke- Tanggal 30 dengan waktu mencari meminta responsi
memahami 3 sampai April 20..; responsi pemateri harus
materi dengan peserta Kebanyakan pengganti mengkonfirmasi
perkuliahan akhir sebanyak 48 Anggota minimal 4 hari
periode I orang; mata meminta sebelum waktu
Sasaran : kuliah responsi PJ pelaksanaan responsi
Anggota kimia Radiokimia secara responsi
khususnya Tanggal 10 Mei mendadak sigap
angkatan 2008 20..; peserta sehingga sulit mencari
dan 2009 sebanyak 47 dalam ruangan
orang; mata mencari yang bisa
kuliah pemateri dan digunakan
Matematika ruangan yang
Khusus akan
Tanggal 19 Mei digunakan
20..; peserta untuk
sebanyak 16 pelaksanaan
orang; mata responsi
kuliah Kimia
Analitik I
Tanggal 20 Mei
20..; peserta
sebanyak 5
orang; mata
kuliah Kimia
Fisik I
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
NAMA KEPANITIAAN
NIM NIM
Mengetahui,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
BEM ...........................
NIM
71
Contoh Lembar Pengesahan LPJ Ketua BEM
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20..
Disampaikan pada,
Musyawarah Mahasiswa HMK FPMIPA UPI 20..
Mengetahui,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
BEM
...........................
NIM ............
72
Contoh Lembar Pengesahan LPJ DPM :
Disampaikan pada,
Musyawarah Mahasiswa HMK FPMIPA UPI 20..
Bandung, tanggal pengesahan
Ketua
DPM HMK FPMIPA UPI 20..
................................................
NIM
....................... .......................
NIM NIM
......................... .........................
NIM NIM
......................... .........................
NIM NIM
Anggota DPM HMK 20.. Anggota DPM HMK 20..
......................... .........................
NIM NIM
73
Lampiran 6
Spanduk
NAMA KEGIATAN
Logo HMK Logo Kegiatan
Tema Kegiatan (“ ............................... ”)
Lampiran 7
Sertifikat
1) Sertifikat Departemen/Lemsus
a. Kop Surat
Sertifikat
Nomor
Diberikan kepada:
Sebagai
………………..
Ttd KaDep Dalam acara…tema….. TtdKaBEM
Yang diselenggarakan pada tanggal….di…
Kop Surat
Sertifikat
Nomor
Diberikan kepada:
……………….
Sebagai
………………..
Logo Sponsor
Dalam acara…tema…..
Yang diselenggarakan padatanggal….di…
Ttd
Ttd KaJur TtdKaBEM KetuaPela
Kop Surat
Sertifikat
Nomor
Logo Logo
Diberikan kepada: UPI HMK
……………….
Sebagai
Logo Kegiatan ……………….. Logo Sponsor
Dalam acara…tema…..tanggal….di…
74
Lampiran 8
Format Kartu Pelanggaran
Ket : T : Teguran
Catatan :
Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini akan diatur kemudian oleh Bidang Administrasi BEM HMK
FPMIPA UPI.
Bidang Administrasi akan memonitoring pelaksanaan SOP.
SOP ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, akan ditinjau ulang jika terdapat kekeliruan.
75