Anda di halaman 1dari 79

Standar Operasional

Prosedur

HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA


FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
2021
KATA PENGANTAR

Dengan mengmengucapkan Alhamdulillah, buku panduan organisasi yang berjudul Standar Operasional
Prosedur ini dapat terselesaikan oleh DPM dan BEM. Selawat dan salam semoga terlimpahkan kepada junjunan
kita Nabi Muhammad Saw.
Tersusunnya buku panduan ini berkat partisipasi dari rekan-rekan yang telah menyumbangkan ide- idenya
demi perbaikan Standar Operasional Prosedur. Harapan kami, Standar Operasional Prosedur ini dapat bermanfaat
dalam menunjang kelancaran berorganisasi dan menjadi pedoman berorganisasi HMK FPMIPA UPI.
Kami menyadari bahwa buku ini masih banyak kekurangan. Oleh sebab itu, kami mengharapkan saran
dan kritik dari para pengguna buku ini demi perbaikan di masa mendatang.

Bandung, Maret 2021

Tim Penyusun

i
DAFTAR ISI

Kata pengantar I
Daftar Isi ii

BAB I KESEKRETARIATAN 1
A. Administrasi 1
1. Surat 1
a. BEM HMK FPMIPA UPI 1
b. Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI 11
c. DPM HMK 16
d. Kepanitiaan 21
2. Perekapan/Pengarsipan 30
B. Inventaris 31
1. Ketentuan Inventaris 31
2. Pelabelan Inventaris 31
3. Pengadaan dan Penghapusan Inventaris 31
4. Peminjaman, Penyewaan, dan Pengembalian Inventaris 32
5. Sekretariat 32

BAB II KEGIATAN 34
A. Ketentuan Umum Kegiatan 34
B. Arsip Kegiatan 38
C. Pembuatan MoU 43
D. Pendelegasian 48
E. Media 48
F. Angket 51

BAB III RAPAT 52


A. Ketentuan Umum 52
B. BEM HMK 53
C. Lembaga Khusus HMK 54
D. DPM HMK 54
E. Kepanitiaan 54

BAB IV LAPORAN 56
A. Laporan Program Kerja 56
B. Laporan Kegiatan (Progress Report) 56
C. Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan 57
D. Laporan Pertanggungjawaban Ketua BEM 58
E. Laporan Pertanggungjawaban Anggota DPM 60

BAB V AUDIENSI DAN SOSIALISASI 61


A. Audiensi 61
B. Sosialisasi 61

BAB VI SANKSI 63

Lampiran
1. Contoh Surat
2. Format Pengarsipan Administrasi
3. Format Pengarsipan Inventaris
4. Arsip-arsip kegiatan
5. Risalah rapat
6. Laporan
7. Sertifikat

ii
BAB I
KESEKRETARIATAN

A. ADMINISTRASI
1. SURAT
a. BEM HMK FPMIPA UPI
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat oleh Bidang Administrasi atas agenda dari sekretaris umum yang diketahui oleh
ketua BEM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Setiap surat keluar harus dibuat sesuai dengan SOP.
d) Ketentuan lain:
1) jenis kertas yang digunakan adalah HVS ukuran A4
2) jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12
3) margin yang digunakan adalah jenis normal
4) ukuran huruf pada kop surat adalah 10

2) Kop Surat
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan terdapat tulisan: BADAN
EKSEKUTIF MAHASISWA HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA FAKULTAS PENDIDIKAN
MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS
PENDIDIKAN INDONESIA Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84 Jalan
Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu yang
terletak di sebelah kanan atas dan ditulis dengan huruf kapital kecuali pada tulisan alamat sekretariat,
alamat surel, dan laman HMK dengan tambahan garis hitam tebal yang terletak di bawah tulisan dan
lambang tersebut.

Contoh ketentuan di atas adalah :

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email hmkupi@upi.edu ,web hmk.rema.upi.edu

3). Jenis-jenis Surat BEM HMK


a) Surat Keluar
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan:
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal BEM HMK FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal BEM HMK FPMIPA UPI.
Kode C : Surat yang dikeluarkan oleh ketua Lemsus saat masa uji coba Lemsus BEM
HMK FPMIPA UPI.
3. Jenis Surat.
4. Nama pembuat surat.
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.
(3) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(4) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran
yang menjadi satu bagian

1
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas
yang dijilid
(5) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

2
Contoh :
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

(6) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(7) Kalimat pembuka
(8) Isi, yang memuat:
(a) surat keluar kegiatan
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(b) Surat keluar nonkegiatan
Isi surat disesuaikan dengan keperluan surat
(9) Kalimat penutup
(10) Salam penutup (dicetak tebal)
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(11) Tanggal Pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dantahun)
Contoh:
Bandung, 21 April 20..
(12) Pihak pembuat (ketua BEM HMK FPMIPA UPI)
(13) Stempel ungu ketua BEM HMK

Ket: 1. Jenis Surat sebelum terbentuk kepengurusan, pada


a. Nomor surat ditambah jenis surat : ISTIMEWA
Contoh:
Nomor : 016/B/ISTIMEWA/BEMHMK/IV/20..
b. Stempel ketua BEM disamping kiri tanda tangan ketua BEM
2. Jenis surat setelah terbentuk kepengurusan, pada
a. Nomor surat sesuai dengan format yang tersedia,
Contoh:
Nomor 016/B/BEMHMK/IV/20..
b. Stempel ketua BEM disamping kiri tanda tangan sekretaris umum

3
Contoh surat keluar BEM HMK sebelum terbentuk kepengurusan:

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 003/B/ISTIMEWA/BEMHMK/IV/20..
Perihal : Peminjaman Alat
Lampiran : 1 Lembar

Yth.
Bapak Kepala UMPER FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Swt., selawat dan salam semoga senantiasa tercurah
kepada Rasulallah Saw., keluarga, sahabat, dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan Pelepasan Wisudawan Gelombang I 20..yang akan
dilaksanakan pada,
hari, tanggal : Rabu, 18 April 20..
waktu : 09.00 – 15.00 WIB
tempat : Parkir Barat JICA-FPMIPA UPI.
Maka melalui surat ini, kami memohon izin untuk meminjam alat-alat terlampir untuk kelancaran
acara tersebut.
Demikian surat permohonan peminjaman alat ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak, kami
mengucapkan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Bandung, 21 Februari 20..


Mengetahui,

Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,

Stempel
ketua
BEM
...........................
NIM ............

4
Contoh surat keluar BEM HMK setelah terbentuk kepengurusan :

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 005/B/BEMHMK/V/20.. Bandung, 7 Mei 20..


Perihal : Permohonan Izin Kegiatan
Lampiran :-

Yth.
Bapak Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah Swt., selawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada
Rasulallah Saw., keluarga, sahabat, dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan akan dilaksanakannya kegiatan Dialog dengan Dosen (D3) yang akan dilaksanakan
pada,
hari, tanggal : Kamis, 10 Mei 20..
waktu : 14.00 s.d. 16.00 WIB.
tempat : Meeting Room
maka melalui surat ini kami memohon izin agar dapat melangsungkan acara tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima
kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Ketua Sekretaris Umum


BEM HMK FPMIPA BEM HMK FPMIPA
UPI, UPI,

Stempel
ketua
BEM
........................... ...........................
NIM ............ NIM ............

Catatan : untuk surat keluar selain perizinan kegiatan,tempat,alat, dan undangan, isi surat disesuaikan
dengan kebutuhan.

5
Contoh Surat Keterangan Aktif Organisasi :

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

SURAT KETERANGAN AKTIF ORGANISASI


No.007/B/ BEMHMK/III/20..

Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20.. dengan ini menyatakan bahwa:
Nama : Redi Gunawan
NIM 1703778
adalah benar tercatat sebagai Pengurus BEM HMK FPMIPA UPI dengan jabatan:
1. Ketua Bidang Penelitian dan Pengembangan Departemen Organisasi 20...
Demikian surat keterangan ini kami buat untuk diketahui dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bandung, 7 Maret 20..


Ketua Sekretaris Umum
BEM HMK FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,
STEMPEL
KETUA
BEM
HMK
........................... ..................................
NIM ............ NIM ...........

6
b) Surat Masuk BEM HMK FPMIPA UPI
Merupakan surat dari pihak luar yang ditujukan kepada BEM HMK FPMIPA UPI. Setiap surat
masuk direkap per pekan oleh bidang administrasi BEM HMK FPMIPA UPI.

c) Surat Keputusan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI


Kerangka surat keputusan terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tulisan:

KEPUTUSAN KETUA BEM


HMK FPMIPA UPI
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Jenis surat: SK(Surat Keputusan)
3. Nama pembuat surat: BEMHMK
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor: 001/SK/BEMHMK/IV/20..
(4) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran yang sejenis contoh : daftar
nama panitia dalam SK
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang berbeda jenisnya
menjadi satu bagian (contoh : daftar nama panitia dalam SK beserta
tugas dan wewenang)
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(5) Hal yang akan diputuskan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Pengangkatan Pengurus
BEM HMK FPMIPA UPI20..
(6) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(7) Isi, yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: deskripsi kegiatan, dapat dilihat di deskripsi Proker)
(b) Mengingat (memuat: Ketetapan Mumas)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi keputusan)
(8) Tanggal diputuskan
(9) Tanda tangan Ketua BEM dan stempel Ketua BEM berwarna ungu (disebelah kiri
tanda tangan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI)
(10) Tembusan (jika ada pihak lain yang harus mengetahui)
Tembusan: Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

7
Contoh Surat Keputusan (Pengangkatan) Ketua BEM HMK FPMIPA UPI

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

KEPUTUSAN KETUA BEM


HMK FPMIPA UPI
Nomor: 007/SK/BEMHMK/V/20..
Lampiran: -

TENTANG
Pengangkatan Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20..
HMK FPMIPA UPI 20..

Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :


Menimbang : 1. Bahwa kegiatan EXPO Kimia 20.. merupakan salah satu kegiatan besar HMK
FPMIPA UPI yang bekerjasama dengan Departemen Pendidikan Kimia.
2. Bahwadalam pelaksanaan kegiatan EXPOKimia 20..ini harus dibentuk kepanitiaan;
3. Sehubungan dengan hal itu, maka perlu dibuat Surat Keputusan.
1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019
Mengingat : tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.

Masukan dan saran pengurus BEM HMK FPMIPA UPI.


Memperhatikan :

Memutuskan

Menetapkan Pertama: Mengangkat dengan hormat saudari Dicky Andreana Putrasebagai Ketua
PelaksanaEXPO Kimia 20.. HMK FPMIPA UPI 20..;
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.

Bandung, 4 Mei 20..


Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
STEMPEL
KETUA
BEM HMK
...........................
NIM ............

Tembusan: Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20...

7
Contoh Surat Keputusan (Pemberhentian) Ketua BEM HMK FPMIPA UPI

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
KEPUTUSAN KETUA BEM
HMK FPMIPA UPI
Nomor: 014/SK/BEMHMK/V/20..
Lampiran: -

TENTANG
Pemberhentian Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20..
HMK FPMIPA UPI 20..

Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :


Menimbang : 1. Bahwa setelah pelaksanaan kegiatan EXPO Kimia 20.. ini harus diberhentikan
status kepanitiaannya.
2. Sehubungan dengan hal itu, maka perlu dibuat Surat Keputusan.

Mengingat : 1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019


tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.
Memperhatikan : Masukan dan saran pengurus BEM HMK FPMIPA UPI.

Memutuskan

Menetapkan Pertama: Memberhentikan dengan hormat saudari Qoyyima Husna Amalia sebagai
Ketua Pelaksana EXPO Kimia 20.. HMK FPMIPA UPI 20...
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.

Bandung, 4 Juli 20..


Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,

STEMPEL
KETUA
BEM ...........................
NIM ............

Tembusan: Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

8
a) Surat Ketetapan
Kerangka surat ketetapan terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tulisan:
KETETAPAN
RAPAT KERJA
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):

1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.


2. Jenis surat: RAKER(Rapat Kerja).
3. Nama pembuat surat: BEMHMK.
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 001/RAKER/BEMHMK/IV/20..
(4) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(5) Hal yang akan ditetapkan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Agenda Acara Rapat Kerja
BEM HMK FPMIPA UPI20..
(6) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(7) Isi,(untuk surat keluar suatu kegiatan), yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: pertimbangankeadaan)
(b) Mengingat (memuat: ketetapan mumas dan peraturan yang terkait)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi ketetapan)
(8) Tanggal dan tempat ditetapkan
(9) Tanda tangan pimpinan sidang
(10) Stempel ketua BEM HMKberwarna ungu (disebelah kiri tanda tangan sekretaris
umum)
(11) Tembusan (jika ada pihak lain yang harus mengetahui)
Tembusan: Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

9
Contoh Surat Ketetapan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email: hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

KETETAPAN
RAPAT KERJA
Nomor : 001/RAKER/BEMHMK/V/20..
Lampiran : 1 Berkas

TENTANG
Agenda Acara Rapat Kerja I
BEM HMK FPMIPA UPI20..

Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :


Menimbang : Bahwa untuk kelancaran Rapat Kerja BEM HMK FPMIPA UPI perlu ditetapkan
Agenda Acara Rapat Kerja BEM HMK FPMIPA UPI 20... .

Mengingat : 1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019


tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.

Memperhatikan : Masukan dan saran peserta Raker I BEM HMK FPMIPA UPI yang membahas
tentang Agenda Acara Raker BEM HMK FPMIPA UPI20... .

Memutuskan
Menetapkan : 1. Agenda Acara Raker BEM HMK FPMIPA UPI 20...;
2. Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila ada kekurangan akan
ditinjau kembali.
Ditetapkan di :
Tanggal :
Tempat :
PIMPINAN SIDANG

Ketua Sekretaris Umum


BEM HMK FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,
STEMPEL
KETUA
BEM H
..M
...K
.............................
...........................
NIM ............ NIM ...........

Tembusan: Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

10
b. LEMBAGA KHUSUS (LEMSUS) BEM HMK
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat dengan seizin Ketua Lemsus dan diketahui oleh Ketua BEM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
2) Kop Surat
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan lambang Lemsus di sebelah kanan
atas. Kedua lambang tersebut berada di antara tulisan Nama Lemsus Badan Eksekutif Mahasiswa
Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Universitas Pendidikan Indonesia Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 Email : hmkupi@upi.edu, web :
hmk.rema.upi.edu yang ditulis dengan huruf kapital kecuali tulisan alamat. Di bawah tulisan dan
lambang tersebut terdapat garis.
Contoh ketentuan di atas adalah :

CHEMIA ET SCHOLA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA Logo
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM Lemsus
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

3). Jenis-jenis Surat Lembaga Khusus (Lemsus) BEM HMK


a) Surat Keluar
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dantahun)
Contoh :
Bandung, 20 April 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan :
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Lemsus BEM HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Lemsus BEM HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 002/B/KSIBEMHMK/IV/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

11
(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)
Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi, yang memuat:
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(12) Pihak pembuat (sekretaris Lemsus dan ketua Lemsus yang diketahui oleh ketua BEM
HMK FPMIPA UPI)
(13) Stempel Lemsus BEM HMK FPMIPA UPIberwarna hitam (disebelah kiri tanda tangan
Sekretaris Lemsus) dan stempel ketua BEM HMK FPMIPA UPI berwarna ungu
(disebelah kiri tanda tangan ketua BEM HMK FPMIPA UPI)

12
Contoh Surat Keluar Lembaga Khusus BEM HMK
KELOMPOK STUDI ILMIAH
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 002/B/KSIBEMHMK/IV/20.. Bandung, 25 April 20..


Perihal :Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Lampiran :-

Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada
Rasulullah SAW, keluarga, sahabat serta para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan akan diadakannya kegiatan Training KSI Lembaga Khusus KSI BEM HMK FPMIPA UPI
yang akan dilaksanakan pada,
hari, tanggal : Sabtu, 5 Mei 20..
waktu : 07.00 s.d 17.00 WIB
tempat : E-405 Gedung JICA FPMIPA UPI
maka dengan ini kami memohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Ketua Lembaga Khusus Sekretaris Lembaga Khusus


KSI BEM HMK FPMIPA UPI, KSI BEM HMK FPMIPA UPI,

…………………………… ………………………
NIM ............... NIM ..............
Mengetahui,

Ketua Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,

Stempel
Ketua
Dr. Hendrawan, M.Si BEM...........................
NIP 196309111989011001 NIM ............

13
b) Surat Masuk Lembaga Khusus (Lemsus) BEM HMK
Merupakan surat dari pihak luar yang ditunjukan kepada Lemsus BEM HMK.
Setiap surat masuk diarsipkan per pekan oleh sekretaris Lemsus BEM HMK.
c) Surat Keputusan ketua Lemsus BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keputusan terdiri dari:
(10) Kop surat
(11) Tulisan:
KEPUTUSAN KETUA LEMSUS ...
BEMHMK FPMIPA UPI
(12) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
(a) Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
(b) Jenis surat: SK (Surat Keputusan).
(c) Nama pembuat surat: LEMSUSBEMHMK.
(d) Bulan keluarnya surat (angka romawi).
(e) Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor: 001/SK/LEMSUS...BEMHMK/IV/20..
(13) Lampiran, dengan ketentuan:
- :jika tidak ada lampiran
Lembar :jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
Berkas :jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
Bundle :jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(14) Hal yang akan diputuskan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Pengangkatan Pengurus
LEMSUS … BEM HMK FPMIPA UPI20..
(15) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(16) Isi, yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: deskripsi kegiatan)
(b) Mengingat (memuat: Ketetapan mumas)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi keputusan)
(17) Tanggal diputuskan
(18) Tanda tangan ketua LEMSUS dan stempel ketua LEMSUS berwarna hitam
(disebelah kiri tanda tangan ketua LEMSUS BEM HMK FPMIPA UPI)
(19) Tembusan (jika ada pihak lain yang harus mengetahui)
Tembusan: Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20..
Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

14
Contoh Surat Keputusan Lembaga Khusus BEM HMK
KELOMPOK STUDI ILMIAH
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

KEPUTUSAN KETUA LEMSUS KSI


BEM HMK FPMIPA UPI
Nomor: 001/SK/LEMSUSKSIBEMHMK/II/20..
Lampiran: 2 lembar

TENTANG
Pengangkatan Pengurus LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI 20..

Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI :
Menimbang : Bahwa untuk kelancaran roda organisasi ketua LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA
UPI perlu dibantu oleh pengurus.
Mengingat : 1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019
tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.

1. Permusyawaratan MUMAS HMK FPMIPA UPI;


Memperhatikan :
2. Ketetapan MUMAS HMK FPMIPA UPI No.014/MUMAS/HMK/XII/20..tentang
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20...
3. Undang- undang Lembaga Khusus Nomor 1 Tahun 2014 tentang Lembaga
Khusus BEM HMK FPMIPA UPI.

Memutuskan

Menetapkan Pertama: Mengangkat anggota LEMSUS KSI BEM HMK FPMIPA UPI 20.. dengan
nama-nama terlampir.
Kedua : Ketetapan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila
kemudian terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana
mestinya.

Bandung, 4 Mei 20..


Ketua LEMSUS KSI
BEM HMK FPMIPA UPI
STEMPEL
KETUA
LEMSUS
……………………..
NIM………………..

Tembusan: Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20...


Anggota DPM HMK FPMIPA UPI 20..

15
c. DPM HMK
1) Ketentuan Pembuatan surat
a) Surat dibuat dengan seizin Ketua DPM.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
2) Kop surat yang dikeluarkan oleh Ketua DPM
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan di sebelah kanan terdapat tulisan
Dewan Perwakilan Mahasiswa Himpunan Mahasiswa KimiaFakultas Pendidikan
Matematika dan Ilmu Pengetahuan AlamUniversitas Pendidikan IndonesiaSekretariat :
Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.fpmipaupi@gmail.com yang ditulis dengan huruf kapital kecuali tulisan
alamat. Di bawah tulisan dan lambang tersebut terdapat garis.
Contoh ketentuan di atas adalah :

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.fpmipaupi@gmail.com , web : hmk.rema.upi.edu
3). Jenis-jenis Surat DPM HMK
a) Surat Keluar
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 1 April 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal DPM HMK FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal DPM HMK FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 002/B/DPMHMK/IV/20..
(4) Perihal
Contoh:
Perihal : Undangan
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka

16
(9) Isi, yang memuat:
(a) surat keluar kegiatan
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan ( hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(b) Surat keluar non kegiatan
Isi surat disesuaikan dengan keperluan surat
(9) Kalimat penutup
(10) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh
(11) Pihak pembuat (Ketua DPM HMK FPMIPA UPI)
(12) Stempel DPM HMKberwarna merah (disebelah kiri tanda tangan Ketua DPM HMK
FPMIPA UPI)

17
Contoh Surat Keluar DPM HMK FPMIPA UPI
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.upi@gmail.com , web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 002/B/DPMHMK/V/20.. Bandung, 3Mei 20..


Perihal : Undangan
Lampiran :-

Yth.
Anggota HMK Kelas …..
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh


Puji syukur kami panjatkan atas kehadirat Allah SWT, shalawat serta salam semoga tercurah limpahkan
kepada Rasulullah SAW, keluarga, sahabat, dan para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya Temu Anggota, kami bermaksud mengundang Saudara/i
untuk menghadiri acara tersebut yang insya Allah akan dilaksanakan pada,
hari, tanggal : Senin, 7Mei 20..
waktu : 16.00 WIB s.d. 17.30
tempat : Depan Auditorium Lantai 2.
Mengingat pentingnya hal tersebut, kami harapkan Saudara/i berkenan hadir tepat pada waktunya.
Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh

Ketua
DPM HMK FPMIPA UPI,

STEMPEL
DPM
HMK
...................................
NIM ...............

18
b) Surat Masuk DPM HMK
Merupakan surat dari pihak luar yang ditunjukan kepada DPM HMK. Setiap surat masuk
direkap per pekan oleh Sekretaris DPM HMK FPMIPA UPI.
c) Surat Keputusan
Kerangka surat keputusan terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tulisan:
KEPUTUSAN KETUA DPM
HMK FPMIPA UPI
(3) Nomor surat (dicetak tebal)
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Jenis surat: SK(Surat Keputusan)
3. Nama pembuat surat: DPMHMK
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor: 001/SK/DPMHMK/III/20..
(4) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(5) Hal yang akan diputuskan, dengan format:
Contoh :
TENTANG
Mekanisme Kerja
DPM HMK FPMIPA UPI20..
(6) Kalimat pembuka:
Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI :
(7) Isi, yang memuat:
(a) Menimbang (memuat: deskripsi kegiatan, bisa dilihat dideskripsi proker)
(b) Mengingat (memuat: Ketetapan mumas)
(c) Memperhatikan (memuat: saran dan masukan)
(d) Memutuskan
(e) Menetapkan (memuat: isi keputusan)
(8) Tanggal diputuskan
(9) Tanda tangan Ketua DPM dan stempel DPM HMK berwarna merah(disebelah kiri
tanda tangan Ketua DPM)

19
Contoh Surat Keputusan DPM HMK
DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.upi@gmail.com , web : hmk.rema.upi.edu

KEPUTUSAN KETUA DPM


HMK FPMIPA UPI
Nomor: 003/SK/DPMHMK/V/20..
Lampiran: -

TENTANG
Bendera HMK FPMIPA UPI

Dengan Rahmat Allah SWT, Ketua DPM HMK FPMIPA UPI :


Menimbang : 1. Bahwa bendera HMK merupakan salah satu atribut organisasi yang harus
senantiasa terpasang saat kegiatan BEM HMK FPMIPA UPI;
2. Bahwa terhitung sudah 3 acara BEM HMK FPMIPA UPI yang tidak menggunakan
bendera HMK FPMIPA UPI yaitu upgrading pengurus BEM HMK FPMIPA UPI,
WorkshopEntrepreuneurship KSI dan REAKSI.

Mengingat : 1. Ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI No. 008/MUMAS/HMK/XII/2019


tentang Laporan Hasil Kerja Panitia AD HOC HMK FPMIPA UPI.

Memperhatikan : Hasil Musyawarah Anggota DPM HMK FPMIPA UPI.

Memutuskan

Menetapkan Pertama: Memorandum I tentang Keberadaan bendera HMK FPMIPA UPI sebagai atribut
organisasi;
Kedua : Ketentuan ini berlaku sejak tanggal ditetapkannya dengan ketentuan apabila kemudian
terdapat kekeliruan dalam keputusan ini, akan ditinjau sebagaimana mestinya.

Bandung, 5Mei 20..


Ketua
DPM HMK FPMIPA UPI,
STEMPEL
DPM
HMK
.........................................
NIM ..................

20
d. KEPANITIAAN
1) Ketentuan Pembuatan Surat
a) Surat dibuat oleh sekretaris pelaksana atau kesekretariatan umum atas agenda dari ketua
pelaksana.
b) Setiap surat keluar harus dibuat rangkap dua (satu untuk arsip).
c) Surat keluar dibuat sesuai dengan SOP.
d) Stempel kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI berwarna hijau.
e) Stempel kepanitiaan MUMAS HMK FPMIPA UPI berwarna biru.
2) Kop Surat
a) Kop Surat Kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan logo kepanitian yang dimaksud
di sebelah kanan atas. Kedua lambang tersebut berada di antara tulisan Nama Kepanitiaan
Badan Eksekutif Mahasiswa Himpunan Mahasiswa Kimia Fakultas Pendidikan
Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Universitas Pendidikan Indonesia Sekretariat :
Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84 Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.eduyang ditulis dengan huruf kapital kecuali
tulisan alamat dan email. Di bawah tulisan dan lambang tersebut terdapat garis. Jika tidak
memiliki logo kepanitiaan, tidak perlu dicantumkan pada kop surat.
Contoh ketentuan di atas adalah :
PANITIA WISUDA GELOMBANG 1 20..
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA Logo
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMUPENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

b) Kop Surat Kepanitiaan Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI


Kop surat ini sama dengan kop surat yang dikeluarkan oleh Ketua dan Sekretaris Lembaga
Khusus dengan ditambah nama kepanitiaan diatas nama lemsus.
c) Kop Surat Kepanitiaan MUMAS
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas. Lambang HMK berada di sebelah
kiri tulisanMusyawarah Mahasiswa Himpunan Mahasiswa KimiaFakultas Pendidikan
Matematika dan Ilmu Pengetahuan AlamUniversitas Pendidikan IndonesiaSekretariat :
Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email:hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.eduyang ditulis dengan huruf kapital kecuali
tulisan alamat. Di bawah tulisan dan lambang tersebut terdapat garis.
Contoh ketentuan di atas adalah :
MUSYAWARAH MAHASISWA
d HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
) FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
K Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu
d) Surat Kepanitiaan Rekomendasi Mumas HMK
Kop surat ini terdiri dari lambang HMK di sebelah kiri atas dan lambang kepanitian yang
dimaksud di sebelah kanan atas. Kedua lambang tersebut berada di antara tulisan Nama
KepanitiaanHimpunan Mahasiswa KimiaFakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu
Pengetahuan AlamUniversitas Pendidikan IndonesiaSekretariat : Gedung Geugeut Winda
Lantai 3 Ruang 84Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 Email : hmkupi@upi.edu
, web : hmk.rema.upi.edu yang ditulis dengan huruf kapital kecuali tulisan alamat. Di bawah
tulisan dan lambang tersebut terdapat garis.

Contoh ketentuan di atas adalah :


PANITIAEXPO KIMIA 20..
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMUPENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA Logo
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

21
3) Jenis-jenis Surat Kepanitiaan
a) Surat Keluar Kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 1 Mei 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A :Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.(Nama Kepanitiaan)
4. BEMHMK
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 021/B/Pan.CST20../BEMHMK/V/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh :
Yth.
Ketua LDK UKDM UPI
di Bandung

(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi,(untuk surat keluar suatu kegiatan), yang memuat:
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(12) Pihak pembuat (Sekretaris kegiatan dan ketua pelaksana kegiatan yang diketahui oleh
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI)
(13) Stempel kepanitiaan BEM HMK FPMIPA UPIberwarna hijau (disebelah kiri tanda
tangan Sekretaris Kegiatan)
(14) Stempel Ketua BEM HMK FPMIPA UPI berwarna ungu (disebelah kiri tanda tangan
Ketua BEM)

22
PANITIA CHEMISTRY SPO(A)RT TOURNAMENT 20…
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

Contoh surat Kepanitiaan (CST) BEM HMK FPMIPA UPI


Nomor : 001/B/Pan.CST2014/BEMHMK/X/20.. Bandung, 08 Oktober 20..
Perihal :Permohonan Izin Kegiatan
Lampiran :-

Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada
Rasulullah SAW, keluarga, sahabat serta para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan akan diadakannya kegiatan Chemisrty Spo(A)rt Turnament (CST) 2020BEM HMK
FPMIPA UPI yang akan dilaksanakan pada,
hari, tanggal : Sabtu-Minggu, 01-02 dan 08-09 November 20...
waktu : 07.00 s.d 17.00 WIB
tempat : Kampus UPI Bumi Siliwangi dan Sekitarnya
maka melalui surat ini kami memohon izin agar dapat melangsungkan acara tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan
terima kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Ketua Pelaksana Sekertaris


CST 20…, CST 20..,
Stempel
Kegiatan

.........................................
............................................ NIM........................
NIM...................
Mengetahui,

Ketua Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,

Stempel
Ketua
Dr. Hendrawan, M.Si. BEM ...........................
NIP 196309111989011001 NIM ............

23
b) Surat Keluar Kepanitiaan Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 20 April 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan Lemsus HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan Lemsus HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.(Nama Kepanitiaan)
4. CESBEMHMK atau KSIBEMHMK atau ENTALPIBEMHMK
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 001/A/Pan.BJT20../CESBEMHMK/III/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaranyang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi(untuk surat keluar suatu kegiatan), yang memuat:
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh
(12) Pihak pembuat (Sekretaris Kepanitiaan dan Ketua Pelaksana yang diketahui oleh Ketua
Lemsus dan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI)
(13) Stempel Lemsus BEM HMKberwarna hitam (disebelah kiri tanda tangan Ketua
Lemsus) dan stempel Ketua BEM HMKberwarna ungu (disebelah kiri tanda tangan
Ketua BEM HMK)

24
Contoh Surat Keluar Kepanitiaan Lembaga Khusus BEM HMK FPMIPA UPI
PANITIA DIOMICO 20..
CHEMIA ET SCHOLA
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 001/A/Pan.BJT20../CESBEMHMK/V/20.. Bandung, 10 Mei


20.. Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Lampiran :-

Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Tempat

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh


Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, shalawat serta salam semoga senantiasa tercurah kepada
Rasulullah SAW, keluarga, dan sahabat serta para pengikutnya hingga akhir zaman.
Sehubungan akan diadakannya kegiatan DIOMICO 20.. Lembaga Khusus CES BEM HMK FPMIPA UPI
yang akan dilaksanakan pada,
hari, tanggal : Sabtu, 25 Mei 20..
waktu : 07.00 s.d 17.00 WIB
tempat : E-405 FPMIPA UPI.
Maka dengan ini kami memohon izin agar dapat menggunakan tempat tersebut sesuai dengan waktu yang
telah ditentukan untuk kelancaran acara tersebut.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima
kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh

Ketua Pelaksana Sekretaris


DIOMICO 20.., DIOMICO 20..,

NIM NIM

Ketua Ketua Lembaga Khusus


BEM HMK FPMIPA UPI, CES BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel Stempel
Ketua CES
BEM
...........................
NIM ............ NIM .............

Mengetahui,

Ketua
Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI,

Dr. Hendrawan, M.Si.


NIP 196309111989011001

25
a) Surat Keluar Kepanitiaan MUMAS
Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh:
Bandung, 1 Mei 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan.
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan MUMAS HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepanitiaan MUMAS HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.
4. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
5. Tahun keluarnya surat.
Contoh:
Nomor : 001/B/MUMASHMK/I/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
` - : jika tidak ada lampiran.
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran.
berkas :jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian.
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi, yang memuat:
(a) Surat keluar kegiatan
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan ( hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(b) Surat keluar non kegiatan
Isi surat disesuaikan dengan keperluan surat
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(12) Pihak pembuat ( Sekretaris MUMAS dan Ketua Pelaksana MUMAS)
(13) Stempel kepanitiaan MUMAS HMK berwarna biru (disebelah kiri tanda tangan
Sekretaris MUMAS)

26
Contoh Surat Kepanitiaan MUMAS HMK
MUSYAWARAH MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Nomor : 010/B/MUMASHMK/III/20.. Bandung, 8 Maret 20..


Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
Lampiran :-

Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh


Maha Suci Allah yang senantiasa melimpahkan nikmat yang tiada tara kepada kita semua. Shalawat serta
salam tidak lupa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarganya, para sahabatnya, dan umatnya hingga
akhir zaman.
Sehubungan akan diselenggarakanya kegiatan MUMAS HMK FPMIPA UPI 20.. pada,
hari, tanggal : Sabtu, 11 Maret 20..
waktu : 7.00 s.d. 13.00 WIB.
Maka melalui surat ini kami memohon izin untuk menggunakan Ruangan IK-207 untuk kelancaran acara
tersebut.
Demikian permohonan izin ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima
kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Ketua Pelaksana Sekretaris


MUMAS HMK 20.., MUMAS HMK 20..,

STEMPEL
MUMAS
………………………. ………………………
NIM NIM

b) Surat Keluar Kepanitiaan Rekomendasi MUMAS HMK


Kerangka surat keluar terdiri dari:
(1) Kop surat
(2) Tanggal pembuatan (terdiri dari tempat, tanggal, bulan, dan tahun)
Contoh :
Bandung, 1 Mei 20..
(3) Nomor surat
Keterangan (1/ 2/ 3/ 4/ 5/6):
1. Nomor urut surat terdiri dari tiga digit angka.
2. Kode pihak tujuan .
Kode A : Surat yang dikeluarkan untuk pihak internal Kepanitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
Kode B : Surat yang dikeluarkan untuk pihak eksternal Kepnitiaan BEM HMK
FPMIPA UPI.
3. Nama pembuat surat.(Nama Kepanitiaan)
4. HMK
5. Bulan keluarnya surat (angka romawi).
6. Tahun keluarnya surat.

27
Contoh:
021/B/Pan.EXPO20../HMK/IV/20..
(4) Perihal (dicetak tebal)
Contoh:
Perihal : Permohonan Izin Peminjaman Tempat
(5) Lampiran, dengan ketentuan:
- : jika tidak ada lampiran
lembar : jika lampiran hanya terdiri dari lembaran
berkas : jika lampiran berupa kumpulan lembaran yang menjadi satu bagian
bundel : jika lampiran berupa kumpulan berkas-berkas yang dijilid
(6) Pihak tujuan, dengan urutan:
Jabatan (dicetak tebal)
Tempat

Contoh 1:
Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

(7) Salam pembuka (dicetak tebal dan miring)


Contoh:
Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(8) Kalimat pembuka
(9) Isi, yang memuat:
Nama kegiatan
Waktu pelaksanaan ( hari, tanggal, jam)
Tempat pelaksanaan
(10) Kalimat penutup
(11) Salam penutup
Contoh:
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh
(12) Pihak pembuat ( Sekretaris kegiatan dan ketua pelaksana kegiatan yang diketahui oleh
Ketua BEM)
(13) Stempel kepanitiaan Rekomendasi MUMAS BEM HMKberwarna hijau ( disebelah
kiri tanda tangan Sekretaris Kegiatan)
(14) Stempel Ketua BEM HMK FPMIPA UPI berwarna ungu (disebelah kiri tanda tangan
ketua BEM)

28
Contoh surat keluar kepanitiaan rekomendasi Mumas:

PANITIA EXPO KIMIA 20..


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu
Nomor : 021/B/Pan.EXPO20../HMK/VI/20.. Bandung, 2 September 20..
Perihal : Undangan
Lampiran :-

Yth.
Bapak/Ibu Wakil Dekan Bidang Kemahasiswaan FPMIPA UPI
di Bandung

Assalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa baraakatuh


Maha Suci Allah SWT yang senantiasa melimpahkan nikmat yang tiada tara kepada kita semua. Shalawat
serta salam tidak lupa tercurah kepada Nabi Muhammad SAW, beserta keluarganya, para sahabatnya, dan umatnya
hingga akhir zaman.
Sehubungan akan diselenggarakanya kegiatan EXPO KIMIA 2020 HMK FPMIPA UPI pada,
hari, tanggal : Rabu-Sabtu, 6-9 Oktober 20..
waktu : 07.00 s.d. 13.00 WIB
tempat : Audit FPMIPA UPI
Maka melalui surat ini kami memohon kesediaan Bapak untuk memberikan sambutan saat acara pelepasan
panitia.
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas segala perhatian Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima
kasih.
Wassalaamu’alaikum wa rahmatullaahi wa barakaatuh

Ketua Pelaksana Sekretaris


Expo Kimia 20.. HMK, Expo Kimia 20.. HMK,
STEMPEL
EXPO
KIMIA
………………………. ……………………….
NIM NIM
Mengetahui,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,

STEMPEL
KETUA
BEM HMK
...........................
NIM ............

29
1. PENGARSIPAN DAN PEREKAPAN
Pengarsipan dan perekapan BEM HMK dilakukan oleh Bidang Administrasi meliputi :
a. Perekapan surat keluar dan masuk setiap pekan.
b. Perekapan Progress Report setiap bulan.
c. Perekapan Laporan Pertanggungjawaban.
d. Perekapan foto/file kegiatan (soft file).
dengan mengisi kartu administrasi sebagai tanda bukti.
Surat yang ada di LPJ diarsipkan dalam bentuk online, offline, dan/atau keduanya.
Contoh kartu Administrasi:

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email :hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

KARTU ADMINISTRASI

Departemen/ Lemsus
Program Kerja/ Kegiatan
PJ/ Ketua Pelaksana
Tanggal Kegiatan
No. Arsip Tgl Pengumpulan Paraf PJ Paraf Admin Ket.
1 Progress report (PR)
2 LPJ
3 QC Kegiatan
4 Presensi
5 CV
6 Foto
7 TOR
9
10

Bandung, 20..

Ketua Bidang Administrasi


DPM HMK FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,

……………………….. …………………………
NIM NIM

Kolom keterangan diisi dengan keterangan kegiatan (online, offline, dan/atau keduanya)

Surat masuk → Penerima surat → Bidang Administrasi BEM HMK FPMIPA


UPI→ DPM HMK FPMIPA UPI → Bidang Adminitrasi BEM HMK FPMIPA
UPI→ surat diarsipkan

30
A. INVENTARIS
1. Ketentuan Inventaris
a. Inventaris HMK merupakan inventaris bersama yang dapat dipakai oleh pengurus, anggota atau
eksternal HMK secara bertanggung jawab sesuai aturan yang dibuat oleh Bidang Inventaris di bawah
pengawasan Sekretaris Umum.
b. Inventaris HMK berdasarkan statusnya terdiri dari barang yang dapat dipinjamkan dan barang yang
tidak dapat dipinjamkan.
c. Seluruh inventaris HMK harus mempunyai label yang dibuat oleh Bidang Inventaris.
d. Inventaris HMK terdiri dari inventaris BEM HMK dan inventaris DPM HMK.
e. Setiap Departemen atau Lemsus harus menyerahkan data dan inventaris yang dimiliki oleh
Departemen atau Lemsus kepada Bidang Inventaris untuk didata dan dilakukan pelabelan.
f. Pengklasifikasian inventaris dilakukan oleh Bidang Inventaris untuk mempermudah dalam pelabelan
inventaris.
g. Pengecekan inventaris dilakukan oleh Bidang Inventaris di awal kepengurusan dan di akhir
kepengurusan.

2. Pelabelan Inventaris
a. Pelabelan Inventaris hanya dapat dilakukan oleh Bidang Inventaris.
b. Pengelolaan inventaris diserahkan kepada departemen/ lemsus masing-masing.
c. Pengkodean atau pelabelan inventaris buku perpustakaan hanya dapat dilakukan oleh Bidang
Invetaris.
d. Penomoran Inventaris (1/ 2/ 3/ 4/ 5).
Keterangan :
1) Nomor urut
Terdiri dari tiga digit, penomoran dilakukan untuk seluruh inventaris
2) Klasifikasi inventaris
a) Kom : Inventaris berupa monitor, CPU, printer, CD, kabel komputer, kabel printer, Flash
disk, dan inventaris lain yang berhubungan dengan komputer.
b) ATK : pulpen, spidol, box file, map file, white board, hecter, pembolong kertas, penghapus,
dan inventaris lain yang berhubungan dengan alat tulis kantor.
c) Lmr : Lemari dan tempat penyimpanan lainnya.
d) Lib : Buku, jurnal, soal-soal, dan pustaka lainnya.
e) Adm : LPJ, album foto, sertifikat, dan inventaris lain yang berhubungan dengan administrasi.
f) ART : Alat Rumah Tangga
g) OR: Olahraga.
h) Umum : Selain klasifikasi di atas.
3) Tanggal Pelabelan (angka biasa)
4) Bulan Pelabelan (angka romawi)
5) Tahun Pelabelan.
Contoh ketentuan di atas adalah :
021/Lmr/28/III/20..
Bentuk Format Label :

INVENTARIS
HMK FPMIPA UPI

No: 021/Lib/28/V/20..

Inventaris Lemsus BEM HMK


FPMIPA UPI

No : 001/Kom/LemsusCes/V/20

3. Pengadaan dan Penghapusan Inventaris


a. Pengadaan Inventaris
1) Pengadaan inventaris HMK (kecuali DPM), dikelola oleh Bidang Inventaris ,
2) Pengadaan inventaris untuk Departemen, Lemsus atau Bidang harus sepengetahuan Bidang
Inventaris dan disetujui oleh Ketua BEM (untuk menjaga agar tidak ada inventaris yang
menumpuk).
3) Pengadaan inventaris harus memperhatikan asas manfaat.

31
b. Penghapusan Inventaris
1) Penghapusan inventaris dapat dilakukan jika kondisi inventaris telah rusak atau telah tidak layak
pakai.
2) Proses penghapusan inventaris dapat dilakukan oleh Bidang Inventaris, Departemen, Lemsus atau
Bidang atas sepengetahuan Bidang Inventaris dan di setujui oleh Ketua BEM.
3) Proses penghapusan inventaris hanya dapat dilakukan jika sebelumnya telah dilakukan pendataan
dan pengecekan kelayakan inventaris.

4. Peminjaman, Penyewaan, dan Pengembalian Inventaris


a. Peminjaman
Peminjaman inventaris merupakan suatu bentuk penggunaan inventaris HMK FPMIPA UPI dalam
jangka waktu tertentu (sesuai kesepakatan).
1) Inventaris HMK FPMIPA UPI merupakan milik bersama sehingga dapat dipinjamkan secara
keorganisasian ataupun pribadi dengan aturan tertentu.
2) Setiap peminjaman inventaris secara keorganisasian internal harus mengisi format peminjaman
yang disediakan oleh Bidang Inventaris melalui Ketua Bidang Inventaris, sedangkan peminjaman
secara keorganisasian eksternal harus disertai surat peminjaman dan pencatatan yang dilakukan
oleh Bidang Inventaris.
3) Setiap peminjaman yang dilakukan secara pribadi dapat langsung meminta izin kepada Bidang
Inventaris dan dilakukan pencatatan oleh Bidang Inventaris terhadap invetaris tersebut dengan
mengisi format pencatatan yang dipegang oleh bidang inventaris.
4) Inventaris yang berupa barang elektronik tidak dipinjamkan terhadap organisasi eksternal dan
pribadi kecuali atas seizin Ketua BEM.
5) Bidang Inventaris bertanggung jawab penuh terhadap setiap peminjaman inventaris HMK.
6) Bidang Inventaris harus membuat format peminjaman (organisasi ekternal, internal misalnya
Departemen, Lemsus, Bidang dan pribadi).
7) Setiap kehilangan atau kerusakan terhadap inventaris yang dipinjam akan dikenakan sanksi sesuai
tertera pada BAB SANKSI.
8) Inventaris perpustakaan himpunan merupakan tanggung jawab yang dilaksanakan oleh
Departemen Akademik.

b. Penyewaan
Penyewaan inventaris merupakan suatu bentuk penggunaan inventaris HMK FPMIPA UPI dalam
jangka waktu tertentu dan biaya yang telah ditentukan sesuai kesepakatan
1) Inventaris yang boleh disewakanhanya inventaris tertentu yang memungkinkan untuk disewakan.
2) Setiap kehilangan atau kerusakan terhadap inventaris yang disewa akan dikenakan sanksi sesuai
tertera pada BAB SANKSI.
3) Setiap penyewaan inventaris untuk kegiatan diluar kegiatan yang diselenggarakan oleh BEM
diharuskan menyertakan surat izin peminjaman.

c. Pengembalian
1) Setiap barang inventaris yang dipinjam, harus dikembalikan selambat-lambatnya 5 hari setelah
tanggal penggunaan.
2) Jika pengembalian barang-barang inventaris terlambat maka akan dikenakan sanksi sesuai
tertera pada BAB SANKSI.
5. Sekretariat

a. Sekretariat adalah milik bersama sehingga tanggung jawab ditanggung secara bersama pula di bawah
pengawasan Sekretaris Umum.
b. Sekretariat adalah tempat utama organisasi HMK FPMIPA UPI yang dapat digunakan untuk
keperluan organisasi.
c. Penggunaan sekretariat tidak dibatasi.
d. K3 (kebersihan, keamanan, dan ketertiban) sekretariat adalah tanggung jawab bersama baik Anggota
atau pun pengurus HMK FPMIPA UPI.
e. Piket sekretariat dilakukan oleh seluruh pengurus BEM HMK FPMIPA UPI sesuai jadwal yang telah
ditentukan oleh Bidang Inventaris selama satu periode kepengurusan.
f. Bagi pengurus yang tidak melakukan piket sekretariat dikenakan sanksi sesuai kesepakatan.

32
g. Setiap pengurus yang piket harus mengisi buku piket secara lengkap sesuai format yang telah
disediakan.
h. Bidang Inventaris dan/atau internal kesekretariatan akan mengecek pelaksanaan piket sekretariat
minimal satu kali setiap pekannya dan menyediakan alat-alat kebersihan yang menunjang
pelaksanaan piket sekretariat.

33
BAB II
KEGIATAN

A. Ketentuan Umum Kegiatan


1. Kegiatan BEM HMK FPMIPA UPI adalah kegiatan yang telah disetujui dalam Rapat Kerja BEM HMK
FPMIPA UPI dan kebijakan Ketua BEM HMK FPMIPA UPI dalam bentuk program kerja.
2. Berdasarkan susunan kepanitiannya kegiatan terbagi ke dalam dua jenis yaitu kegiatan yang memerlukan
Open Recruitment dan kegiatan yang tidak memerlukan Open Recruitment
3. Kegiatan yang memerlukan Open Recruitment adalah kegiatan yang melibatkan pengurus dan non
pengurus serta mekanismenya berdasarkan kebijakan ketua BEM HMK FPMIPA UPI yang sifatnya
kondisional
4. Kegiatan yang tidak memerlukan Open Recruitment adalah kegiatan yang hanya melibatkan pengurus
internal departemen/lemsus atau melalui perwakilan dari tiap departemen/lemsus
5. Kegiatan yang memerlukan Open Recruitment, kepanitiaannya dibentuk berdasarkan SK ketua BEM HMK
FPMIPA UPI
6. Pengangkatan dan pemberhentian kepanitiaan dilakukan secara berurutan yaitu SC (Steering Committee),
OC (Organizing Committee) yang terdiri atas ketua pelaksana, dan panitia pelaksana kegiatan
7. Tugas dan wewenang SC yaitu membuat konsep kegiatan bersama ketua pelaksana kegiatan dan
mengarahkan OC agar sesuai dengan konsep yang telah dibuat.
8. Pengangkatan SC dapat dilakukan bersamaan dengan ketua pelaksana kegiatan.
9. Pada saat melakukan kegiatan yang memerlukan Open Recruitment, setiap panitia harus memakai tanda
pengenal/identitas khusus kepanitiaan
10. Pada saat melakukan kegiatan yang tidak memerlukan Open Recruitment (hanya pengurus), setiap pengurus
harus memakai tanda pengenal pengurus
11. Kegiatan yang melibatkan seluruh pengurus, wajib dihadiri oleh pengurus (sasaran kegiatan adalah
pengurus). Namun, tidak menutup kemungkinan kegiatan yang sasarannya bukan pengurus dapat menjadi
wajib, bergantung kebijakan yang diambil oleh yang berwenang dengan melihat penting atau tidaknya
kegiatan tersebut, sesuai dengan apa yang tertuang dalam Garis-Garis Besar Kebijakan Pengurus
(GBKP) BAB V, pasal 5, ayat 2 tentang kewajiban pengurus butir (a) yang menyatakan “ pengurus
menyukseskan seluruh program himpunan” dan butir (e) yang menyatakan “kewajiban pengurus
menghadiri rapat dan kegiatan himpunan tepat pada waktunya, apabila berhalangan hadir atau terlambat
harus memberitahu pihak yang terkait sebelum acara dimulai”.
12. Setiap pengurus yang tidak hadir pada kegiatan yang melibatkan pengurus (sasaran kegiatannya adalah
pengurus, misalnya: Upgrading, Mentoring Pengurus, Kajian Organisasi) atau kegiatan besar yang
berdasarkan kebijakan yang diambil oleh yang berwenang (misal: Ketua Departemen, Ketua BEM HMK
FPMIPA UPI ) wajib memberikan konfirmasi dengan alasan yang jelas (syar’i) kepada Ketua BEM HMK
FPMIPA UPI atau Kadep/Kalem dan atau Kabid masing-masing atau ketua pelaksana kegiatan tersebut.
Apabila pengurus yang tidak hadir dan tidak memberi konfirmasi maka akan dikenakan sanksi berupa
permintaan maaf kepada anggota departemen/lemsus dan atau anggota bidang masing- masing atau anggota
panitia kegiatan tersebut. Jika hal ini terulang hingga 3 kali maka akan dikenakan SP1 (tertera pada
BAB VI SANKSI)
13. Setiap kegiatan harus dipersiapkan selambat-lambatnya satu pekan sebelum kegiatan tersebut berlangsung
14. Setiap kegiatan harus dilaksanakan secara profesional mulai dari hal yangterkecil sampai yang terbesar.
15. Setelah kegiatan selesai panitia wajib menyerahkan laporan pertanggungjawaban dan/atau laporan kegiatan,
Quality Control (QC) kegiatan, presensi kegiatan dan file-file administrasi kepada Bidang Administrasi
(diatur dalam SOP LPJ), dan QC keuangan kepada Departemen Ekonomi Keuangan.
16. Petunjuk umum kegiatan :
a. Setiap kegiatan yang diadakan harus diakhiri pada pukul 17.30 WIB
b. Jika ada kegiatan yang melebihi pukul 17.30, maka harus memenuhi ketiga syarat berikut:
1. Kegiatan Ramadhan dan kegiatan yang waktu pelaksanaannya berdasarkan kesepakatan antara
Anggota yang terlibat dengan BEM
2. Harus ada perwakilan BEM yang mengawasi, yaitu Ketua BEM dan/atau perwakilan pengurus
inti minimal 3 orang untuk kegiatan BEM.
3. Membuat berita acara dengan format sebagai berikut :

34
Contoh format berita acara
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

Berita Acara
BEM HMK FPMIPA UPI
Hari/ Tanggal :………………………….
Tempat : …………………………
Proker/Kegiatan :………………………….
Alasan :

Rincian Kegiatan :

Ketua BEM / Pengurus Inti Pengurus Inti Pengurus Inti


BEM HMK FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,

……………………….. ………………………… … ………………………


NIM NIM NIM

c. Posisi laki-laki dan perempuan dikondisikan untuk terpisah


d. Setiap kegiatan yang menghadirkan pemateri, panitia (divisi acara) wajib memberikan curiculum
vitae (CV) bagi moderator dan pemateri sebelum kegiatan berlangsung (format tersedia di bagian
lampiran SOP)
e. Pada saat kegiatan, harus diawali dengan tilawah.
f. Untuk setiap kegiatan eventual harus ada Hymne Kimia dan memasang Bendera Himpunan
sepanjang kegiatan berlangsung di tempat yang layak.
g. Untuk kegiatan rutin yang pelaksanaannya di indoor harus memasang Bendera Himpunan sepanjang
kegiatan berlangsung di tempat yang layak (untuk online menyesuaikan).
h. Setelah kegiatan yang telah dilaksanakan maka diadakan rapat evaluasi selambat-lambatnya 7 hari
setelah kegiatan tersebut (minimal dihadiri oleh panitia kegiatan, Ketua BEM HMK FPMIPA UPI,
Ketua Departemen, dan Ketua Bidang).

17. Ketentuan Perizinan Kegiatan :


a. Kegiatan yang hanya melibatkan Anggota HMK, maka harus meminta perizinan kegiatan kepada
Departemen Pendidikan Kimia dan atau Fakultas Pendidikan Matematika dan Ilmu Pengetahuan
Alam(disesuaikan dengan kebutuhan). Alur perizininan : Ketua BEM HMK → Dosen Pembimbing
Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia → Wakil Dekan FPMIPA (disesuaikan
sesuai kebutuhan).
b. Kegiatan yang melibatkan Anggota UPI dan atau kegiatan yang membutuhkan penggunaan fasilitas
dalam ruang lingkup Universitas, maka harus meminta perizinan sampai wakil Rektor UPI melalui
direktorat kemahasiswaan Universitas Pendidikan Indonesia. Alur Perizinan : Ketua BEM HMK →

35
Dosen Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia → Wakil Dekan
FPMIPA→Wakil Rektor melalui Direktorat Kemahasiswaan Universitas Pendidikan Indonesia.
c. Kegiatan yang melibatkan pihak eksternal UPI, maka harus meminta perizinan kegiatan sampai Wakil
Rektor UPI melalui Direktorat kemahasiswaan Universitas Pendidikan Indonesia. Alur perizinan :
Ketua BEM HMK→ Dosen Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia →
Wakil Dekan FPMIPA → Wakil Rektor melalui Direktorat kemahasiswaan Universitas Pendidikan
Indonesia.
d. Kegiatan-kegiatan pengaderan harus meminta perizinan kegiatan minimal kepada Departemen
Pendidikan Kimia (disesuaikan dengan kebutuhan). Alur Perizinan : Ketua BEM HMK → Dosen
Pembimbing Kemahasiswaan → Ketua Departemen Pendidikan Kimia (disesuaikan dengan
kebutuhan).

18. Ketentuan berpakaian :


Berpakaian rapi, sopan, tidak ketat, dan tidak transparan.
a. Pakaian Dinas Resmi
Yaitu pakaian yang digunakan saat Rapat Kerja (Raker), Studi Komparasi, Pelantikan, dan
Demisioner pengurus.
1) Memakai baju berkerah (minimal poloshirt)
2) Perempuan/ Akhwat : wajib memakai rok (non jeans, panjang rok minimal 15 cm di bawah lutut
(diganti: rok panjang)
3) Laki-laki / Ikhwan : wajib memakai celana katun panjang
4) Tidak memakai sandal jepit
b. Pakaian Dinas Kegiatan
Untuk Pakaian Kegiatan Kepanitiaan :
1) Memakai identitas panitia (misalnya: id card) *contoh terlampir
2) Akhwat : diutamakan memakai rok (non jeans), panjang rok minimal 15 cm di bawah lutut
3) Ikhwan : diutamakan memakai celana panjang non jeans
Untuk Pakaian Kegiatan Olahraga :
1) Memakai pakaian olahraga, jika memakai training pendek, harus melebihi lutut
c. Pakaian Rapat Kegiatan:
1) Laki-laki/Ikhwan: Dianjurkan memakai baju berkerah, memakai celana Panjang
2) Perempuan/Akhwat: Baju bebas (jika kaos dianjurkan berkerah) dan sopan (tidak transparan, tidak
membentuk lekuk tubuh) dan celana/ rok yang rapi dan sopan (tidak transparan, tidak membentuk
lekuk tubuh)
d. Pakaian saat Online:
1) Dianjurkan mengikuti aturan berpakaian seperti pada poin a,b,dan c apabila kondisinya
memungkinkan.
19. Ketentuan yang lain yang belum diatur, selebihnya disesuaikan dengan kebijakan ketua BEM HMK
FPMIPA UPI dan/atau Ketua Departemen/ Ketua Lembaga Khusus dan/atau panitia pelaksana.
Contoh Pakaian :

Pakaian Resmi Pria/ Ikhwan

36
Pakaian Resmi Wanita/ Akhwat

Pakaian Kegiatan Pria/ Ikhwan

Pakaian Kegiatan Wanita/ Akhwat

37
B. Arsip Kegiatan
Arsip kegiatan meliputi:
1. Presensi
Presensi dibedakan menjadi presensi kegiatan pengurus dan presensi kegiatan Anggota.
Contoh Presensi Kegiatan Pengurus:
Presensi Kegiatan Pengurus
Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….
Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….

Pertemuan
Nama Jabatan No.kontak 1 2 3 4
No
Jam Jam Jam Jam
TTD TTD TTD TTD
datang datang datang datang

Contoh Presensi Kegiatan Anggota :


Presensi Kegiatan Anggota
Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….
Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….

No Nama NIM Angkatan/Kelas Jam dating No.kontak TTD

2. Curiculum Vitae
Curiculum Vitae disediakan oleh Divisi Kesekretariatan kegiatan
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

CURICULUM VITAE

A. Data Diri
Nama :.............................................
TTL :.............................................
Alamat :....................................................................................................
No.kontak :............................................e-mail .............................................
Status :.............................................

B. Riwayat Pendidikan
No Lembaga Tahun

38
C. Pengalaman Organisasi
No Organisasi Tahun Jabatan

D. Aktivitas yang sedang dijalani


No Organisasi / Kegiatan Tahun Jabatan

E. Prestasi yang pernah diraih


No Prestasi Tahun

Motto hidup
.........................................................................................................................................................................
........
Kegiatan ..................................................................
: ................................................... ............................................................................................
Departemen/ Lemsus :.................................................... Bandung, .........................20.....
Waktu :....................................................
Tempat :.....................................................

( )
3. Rundown

Rundown acara disiapkan oleh Divisi Acara kegiatan.

4. TOR (Term Of References)


TOR (Term Of References) disiapkan untuk pemateri oleh Divisi Acara kegiatan dalam suatu kegiatan
pematerian

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

TERM OF REFERENCE (TOR)


Departemen/ Lemsus : ………………………………………………
Bidang : ………………………………………………
Jenis Kegiatan : ………………………………………………
PJ : ………………………………………………

A. Tema Kegiatan
B. Tujuan
C. Peserta
D. Waktu dan Tempat
E. Materi

39
F. Metode
G. Rundown acara

5. Angket Kegiatan
Angket kegiatan yang sasarannya pengurus BEM/Lemsus disediakan oleh Departemen Penelitian dan
Pengembangan BEM/ Lemsus BEM sesuai agenda dari penyelenggara kegiatan.

6. Proposal
a. Ketentuan Umum
1) Proposal kegiatan adalah rancangan kegiatan yang akan diajukan kepada pihak eksternal BEM
2) Proposal kegiatan (baca: eksternal) yang diajukan kepada pihak eksternal HMK FPMIPA UPI
merupakan proposal yang bersifat pengajuan kerjasama untuk menunjang kegiatan HMK
FPMIPA UPI
3) Proposal yang diajukan harus memenuhi ketentuan sistematika pembuatan proposal
4) Tidak ada ketentuan yang mengatur bentuk proposal sehingga proposal dapat dibuat sekreatif
mungkin agar menarik objek pengajuan proposal tersebut
5) Proposal kegiatan dibuat oleh Sekretaris Kepanitiaan yang berkoordinasi dengan Bidang
Administrasi BEM HMK FPMIPA UPI
6) Proposal dibuat setelah ketua panitia berkoordinasi dengan seluruh kepanitiaan mengenai seluruh
aspek kegiatan sehingga ketentuan yang harus ada dalam proposal dapat dipenuhi
7) Proposal ini bukan hanya sekedar pengajuan kegiatan untuk mendapatkan kucuran dana. Namun,
proposal ini adalah sebagai suatu rangkaian dalam pelaksanaan sebuah kegiatan sehingga
pembuatan proposal harus dipahami sebagai bagian dari proses pembelajaran dalam
mengorganisasikan sebuah kegiatan.

b. Sistematika Pembuatan Proposal


Urutan bagian proposal dimulai dari lembar pengesahan (format tersedia dilampiran) kemudian dilanjutkan
dengan beberapa bab berikut:
I. Latar Belakang
II. Landasan
III. Nama Kegiatan
IV. Tema Kegiatan
V. Tujuan Kegiatan
VI. Sasaran Kegiatan
VII. Waktu dan Tempat Kegiatan
VIII. Anggaran Kegiatan (dalam bentuk lampiran)
IX. Susunan Kepanitiaan (dalam bentuk lampiran)
Dengan urutan sebagai berikut :
A. Pelindung (Rektor UPI)
B. Pembina (bisa WR I, WRII, WR III, Dekan, WDI, WDII, WDIII Ketua Departemen)
tergantung pihak yang terlibat dalam kegiatan dan jenis kegiatan)
C. Pembimbing kemahasiswaan Departemen
D. Penanggung jawab (Ketua BEM)
E. Pengarah
F. Panitia Pelaksana
X. Materi dan Agenda acara (dalam bentuk lampiran)
XI. Penutup

7. Quality Control (QC)


Quality Control (QC) terdiri dari QC Kegiatan dan QC Keuangan. QC adalah bentuk kontrol yang
dilakukan oleh Bidang Administrasi dan Departemen Ekonomi Keuangan untuk mengetahui sejauh mana
pelaksanaan kegiatan berlangsung. QC diisi oleh PJ kegiatan dengan bimbingan Bidang Administrasi dan
sepengetahuan Sekretaris Umum (untuk QC Kegiatan) dan sepengetahuan Departemen Keuangan (untuk
QC Keuangan).

40
Contoh QC Kegiatan:
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Quality Control (QC) Kegiatan


Bidang : ………………………………………………
PJ : ………………………………………………
Tanggal kegiatan : ………………………………………………
“Berilah tanda √ pada kolom yang telah disediakan”
No Quality Control (QC) Ya Tidak
1 Pra Kegiatan
Kegiatan memiliki SK
Kepanitian beranggota biasa
Kegiatan memiliki MoU sesuai SOP
Kegiatan memiliki presensi sesuai SOP
Kegiatan memiliki CV pemateri sesuai SOP
Kegiatan memiliki TOR untuk pemateri sesuai SOP
Kegiatan membuat proposal sesuai SOP
Kegiatan dilakukan penyebaran proposal sebelumnya
Meminta dana kegiatan sesuai APBO
2 Kegiatan
Waktu pelaksanaan sesuai proker
Dimulai acara dengan tepat waktu
Ada bendera HMK
Ada pembacaan Ayat Suci Al-Qur’an
Ada Hymne Kimia
Presensi diisi
3. Pasca Kegiatan
Membuat laporan kegiatan sesuai SOP
Mengumpulkan Laporan kegiatan tepat waktu
Membuat LPJ kegiatan sesuai dengan SOP
Mengumpulkan LPJ kegiatan tepat waktu
Mengumpulkan presensi kegiatan
Mengumpulkan CV pemateri
Kegiatan mengumpulkan TOR untuk pemateri sesuai SOP
Mengumpulkan laporan keuangan
Terjadi defisit keuangan
Realisasi kegiatan sesuai dengan indikator keberhasilan
Solusi laporan kegiatan sesuai dengan kendala yang
dihadapi pada saat kegiatan
Evaluasi laporan kegiatan sesuai dengan kendala yang
dihadapi
Mengumpulkan MoU

Note : Pengumpulan QC kegiatan dilakukan secara online dibawah pengawasan Bidang Administrasi dan
Ketua BEM.
Link PR dan QC online:

Departemen/Kesekuman/ Link
Lemsus
Keseretariatan Umum bit.ly/prqckesekuman21

Ekonomi Keuangan bit.ly/prqcekkeu21


Akademik bit.ly/prqcaka21

CeS bit.ly/prqcces21

KSI bit.ly/prqcksi21
Entalpi bit.ly/prqcentalpi21

41
Kerohanian bit.ly/prqckero21

Kaderisasi bit.ly/prqckader21

Penelitian dan Pengembangan bit.ly/prqclitbang21

Sosial dan Politik bit.ly/prqcsospol21

Kemahasiswaan bit.ly/prqckema21

Contoh QC Keuangan:
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Email : Jalan Dr. Setiabudhi
No.229, Bandung 40154 hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Quality Control (QC) Keuangan

Departemen/ Lemsus : ………………………………………………


Bidang : ………………………………………………
Jenis Kegiatan : ………………………………………………
PJ : ………………………………………………
Tanggal penerimaan : ………………………………………………
Pendapatan :….......................................................................
(sumber dan jumlahnya disertai faktur pembelian)
Pengeluaran : ………………………………………………
Saldo : ……………….………………………………

…………, …………….
Ketua Penanggung Jawab
Departemen/Lembaga Khusus Kegiatan,

NIM …………………. NIM………………….


Mengetahui,
Ketua Departemen Keuangan
BEM HMK FPMIPA UPI,

....................................
NIM ...............

Mengesahkan,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua BEM

...........................
NIM ..............

42
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Email : Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154 hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

No. Tanggal Perihal Masuk Keluar Saldo Ket.

C. Pembuatan MoU (Memorandum of Understanding)

1. MoU adalah nota kesepahaman yang dibuat oleh dua pihak atau lebih untuk menjalin kerjasama yang
mengikat di antara pihak-pihak yang terkait
2. MoU ini dapat dibuat untuk kerjasama internal dan eksternal BEM HMK FPMIPA UPI
3. MoU harus dibuat maksimal satu hari sebelum hari-H pelaksanaan MoU
4. Isi MoU :
a. Deskripsi singkat bentuk kerjasama.
b. Bentuk kerjasama yang akan dijalin ditulis di bawah tulisan Tentang pada judul MoU.
c. Tulisan :Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara
mengikat antara beberapa pihak yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak
tersebut. Pihak-pihak yang terkait akan disebut pihak pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat
pada Hari…………..Tanggal…………...di………
d. Nomor yang tercantum di MoU disesuaikan dengan nomor MoU yang ditentukan oleh Departemen
Kesekretariatan Umum.
e. Nomor MoU (1/2/3/4/5/6) Keterangan :
1) Nomor urut. Nomor urut terdiri dari tiga digit angka yang dikeluarkan oleh Departemen
Kesekretariatan Umum.
2) Pihak yang mengeluarkan
A : BEMHMK
B : Sekretaris Umum, Bidang Administrasi dan Inventaris.
C : Departemen/ Lemsus/ Kegiatan BEMHMK
1. Departemen Kaderisasi
2. Departemen Penelitian dan Pengembangan
3. Departemen Kemahasiswaan (contoh: C3.DiesNatalis)
4. Departemen Akademik (contoh: C3.CA)
5. Departemen Kerohanian
6. Departemen Sosial dan Politik
7. Departemen Ekonomi Keuangan
8. Lemsus KSI
9. Lemsus CES
10. Lemsus ENTALPI
11. Kegiatan (untuk kegiatan, nama kegiatan harus dituliskan setelah nomor. Misal 8.EXPO)
3) Kode Pihak Kedua, ketiga, dan seterusnya
1. Internal BEM
2. Eksternal BEM (masih di lingkungan UPI, DPM, Departemen, dll)
3. Pihak luar UPI
4) BEM HMK
5) Bulan dibuatnya MoU
6) Tahun dibuatnya MoU
43
f. Pihak Pertama. Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak
lain.
g. Pihak Kedua. Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.
h. Apabila pihak yang diminta bekerjasama lebih dari satu, maka ketentuan di ulang untuk pihak ketiga,
dan seterusnya.
i. Pihak yang melanggar akan dikenakan sanksi sesuai kesepakatan antara pihak terkait yang dituliskan
di akhir MoU.
j. Tanda tangan. Jika pihak yang terlibat dalam penandatangan MoU tersebut lebih dari dua, maka tanda
tangan pihak ketiga, dan seterusnya disesuaikan dengan kondisi.

Contoh MoU (Memorandum of Understanding)

PANITIA CHEMISTRY SPORT TOURNAMENT 20…


BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

MoU
(Memorandum of Understanding)
No :001/C2.CST/1/BEMHMK/V/20..
Tentang
Kerjasama Pengadaan Piala Pemenang CST HMK 20..
Departemen Kemahasiswaan
BEM HMK FPMIPA UPI

Memorandum of Understanding ini adalah nota kesepahaman kerjasama yang dibuat secara mengikat antara
beberapa pihak yang terkait dalam kerjasama yang dijalin di antara beberapa pihak tersebut. Pihakpihak yang
terkait akan disebut pihak pertama, kedua dan seterusnya. MoU ini dibuat pada
Hari………….…..Tanggal…………………..di……………………….

Deskripsi Kerjasama
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
............................................................................................................................................. ...............................
Pihak Pertama
Pihak Pertama adalah pihak yang berinisiatif untuk melakukan kerjasama dengan pihak lain

Nama :……………………………………………...................................................................
Sebagai : Perwakilan …………………………………................................…............................
Penawaran : Kerjasama berupa……………………....……...........................……............................

Pihak Kedua
Pihak Kedua adalah pihak yang diminta bekerjasama oleh pihak pertama.

Nama : …………………….....................................…………………………...........................
Sebagai : Perwakilan………………………….......………………………………........................
Menerima : Penawaran Kerjasama berupa……..................………………………...........................

Dengan itikad baik menjalin kerjasama sesuai yang telah disebutkan di atas. Apabila ada pihak-pihak yang
melanggar MoU ini, maka akan dikenakan sanksi sebagai berikut:

1. ……………………………………… 3. ………………………………….
2. ……………………………………… 4. ………………………………….

44
Pihak Pertama Pihak Kedua

( ) ( )

D. Pendelegasian

1. Delegasi adalah perwakilan HMK FPMIPA UPI yang dikirim memenuhi undangan organisasi lain atas
rekomendasi Ketua BEM/DPM HMK FPMIPA UPI.
2. Delegasi yang dikirim harus disesuaikan dengan undangan yang diterima HMK FPMIPA UPI.
3. Delegasi HMK FPMIPA UPI harus menjaga nama baik HMK dan melaksanakan amanah tersebut dengan
baik.
4. Delegasi yang dikirim harus membawa minimal surat tugas delegasi HMK FPMIPA UPI atau surat undangan
yang diterima.
5. Penentuan Delegasi yang akan dikirim memenuhi undangan akan diatur oleh Ketua BEM dan/atau Ketua
DPM.
6. Setiap delegasi yang dikirim memenuhi undangan acara kegiatan harus membuat berita acara delegasi
(format terlampir).
7. Berita acara delegasi BEM HMK FPMIPA UPI harus diserahkan kepada Bidang Administrasi maksimal 2
hari setelah acara tersebut selesai.

E. Media
Konten Spanduk
NAMA KEGIATAN
Logo HMK Logo Kegiatan

Tema Kegiatan (“ .............................. ”)

Tempat, tanggal (Bandung, 29 April 20..)


Penyelenggara (Departemen Akademik)
Sponsor-sponsor
BEM HMK FPMIPA UPI

1. Kelengkapan Acara
a. Pembuatan Spanduk
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam spanduk antara lain:
1) Logo HMK
2) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
3) Logo kegiatan (jika ada)
4) Nama kegiatan
5) Tema kegiatan
6) Waktu dan tempat kegiatan
7) Penyelenggara kegiatan

b. Sertifikat
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam sertifikat antara lain:
1) Kop surat
2) Nomor surat
3) Logo HMK
4) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
5) Logo kegiatan (jika ada)
6) Logo sponsor (jika kegiatan melibatkan sponsor)
7) Nama kegiatan
8) Tema kegiatan
9) Tanggal kegiatan
10) Bentuk partisipasi
11) Isi

45
12) Tanda tangan pihak terkait
Contoh Sertifikat Kegiatan:

c. Plakat
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam plakat antara lain:
1) Logo HMK
2) Logo UPI (untuk kegiatan yang sasarannya melibatkan pihak eksternal UPI)
3) Logo kegiatan (jika ada)
4) Nama kegiatan
5) Tema kegiatan
6) Tanggal kegiatan
7) Bentuk partisipasi

d. Name Tag
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam name tag antara lain:
1) Nama (wajib diisi)
2) Jabatan/Divisi (wajib diisi)
3) Logo HMK
4) Logo kegiatan (jika ada)
5) Logo sponsor (jika kegiatan melibatkan sponsor)
6) Nama kegiatan

46
Contoh Name Tag Kegiatan:

Nama Kegiatan

PANITIA

NAMA
JABATAN/DIVISI :

Logo Kegiatan Sponsor

e. IJDA ( Indeks Jati Diri Anggota )


IJDA dikeluarkan langsung oleh BEM, berukuran A4 dengan unsur-unsur yang minimal harus ada dalam
IJDA antara lain:
Halaman depan :
1) Kop
2) Nomor IJDA
3) Logo HMK
4) Isi
5) Tanda tangan pihak terkait

Halaman Belakang :
1) Indeks kualifikasi

47
Contoh IJDA : (berukuran A4)
Halaman Depan

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
IJDA

Yang bertanda tangan di bawah ini, BEM HMK menerangkan bahwa :


Nama :…………………………………………………………………
NIM :……...………………………………………………………….

Sebagai Peserta dan dinyatakan LULUS dengan kualifikasi :

SANGAT BAIK/BAIK/CUKUP

pada Pengkaderan BEM HMK FPMIPA UPI 20..yang diselenggarakan secara


sadar, sistematis dan integral dengan tahapan :
Registrasi Anggota Muda (RAM)
Masa Bimbingan (MABIM)
Latihan Kepemimpinan Mahasiswa (LKM)
Program Kerja Lapangan (PKL)

Ketua Ketua Ketua


Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI,

NIP NIM

48
Halaman Belakang

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA

INDEKS JATI DIRI ANGGOTA

Indeks Cerdas Kritis Kreatif Militan Dinamis


Kualifikasi
Nilai
Rata-rata

Kualifikasi :
Sangat Baik : ……..
Baik : ……..
Cukup : ……..

Bandung, ....................... 20..

Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,

Ketua
BEM
…………………….
NIM

2. Publikasi
a. Ketentuan umum
1) Publikasi HMK FPMIPA UPI berdasarkan sumber informasi meliputi:
a) Publikasi reguler, merupakan publikasi dari pengurus BEM HMK FPMIPA UPI yang ditujukan
untuk warga jurusan kimia FPMIPA UPI maupun non-warga jurusan kimia FPMIPA UPI.
b) Publikasi internal, merupakan publikasi dari internal BEM dan DPM HMK FPMIPA UPI yang
ditujukan untuk warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
c) Publikasi non-internal, merupakan publikasi dari luar BEM dan DPM HMK FPMIPA UPI yang
ditujukan untuk warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
2) Bidang Media berhak meminta teks publikasi terkait informasi yang akan dipublikasikan dan berhak
melakukan perubahan pada teks publikasi tersebut.
3) Informasi yang dimaksud meliputi teks publikasi, pamflet, dan lainnya baik dalam bentuk media
cetak maupun digital yang akan disebarkan melalui media sosial HMK FPMIPA UPI. Bentuk
publikasi lainnya yang belum tercantum dapat dikoordinasikan dengan Bidang Media.
4) Aspek publikasi yang diatur meliputi aspek konten, tampilan, dan prosedur distribusi.
5) Tiap kegiatan kemahasiswaan khususnya kegiatan eventual wajib menyerahkan softcopy artikel
beserta foto kegiatan (tidak usah seluruhnya) kepada Bidang Media melalui Official Account Line
sebagai bentuk Live Report kegiatan kepada warga jurusan Kimia FPMIPA UPI.
6) Dalam proses pembuatan materi publikasi, pihak terkait dapat berkonsultasi dengan Bidang Media.
7) Bidang Media akan memberikan catatan dan berhak meminta revisi maupun menolak apabila
terdapat konten maupun tampilan yang kurang sesuai untuk dipublikasikan.
8) Konten publikasi dilarang mengandung unsur SARA.
9) Hal-hal yang berkaitan dengan konten, tampilan, dan prosedur distribusi namun belum tercantum
dapat dikoordinasikan lebih lanjut dengan Bidang Media.

49
b. Ketentuan konten dan tampilan
1) Teks publikasi
Teks publikasi dicantumkan pada timeline Official Account HMK FPMIPA UPI. Unsur-unsur yang
minimal harus ada dalam teks publikasi antara lain:
a) judul kegiatan.
b) tanggal kegiatan.
c) waktu kegiatan.
d) tempat kegiatan.
e) narahubung kegiatan.
f) Hash tag penyelenggara kegiatan.
g) Hash tag HMK FPMIPA UPI.
2) Broadcast
a) Broadcast dicantumkan pada roomchat Official Account Line HMK FPMIPA UPI.
b) Informasi berisi teks saja berupa:
(1) cuplikan konten publikasi.
(2) singkat dan jelas.
(3) maksimal 500 kata atau jika lebih dapat dipisahkan menjadi beberapa penggalan terpisah oleh
pengirim.
c) Broadcast Official Account Line HMK FPMIPA UPI hanya dapat digunakan untuk event di
lingkup HMK FPMIPA UPI yang melibatkan semua mahasiswa Departemen Pendidikan Kimia,
peringatan hari besar, dan info lomba.
d) Untuk publikasi selain yang tertulis pada poin di atas hanya akan dipublikasi pada timeline Official
Account Line HMK FPMIPA UPI.
3) Pamflet
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam pamflet antara lain:
a) judul kegiatan.
b) tanggal kegiatan.
c) waktu kegiatan.
d) tempat kegiatan.
e) narahubung kegiatan.
4) Count-down
Unsur-unsur yang minimal harus ada dalam count-down antara lain:
a) nama acara.
b) perhitungan waktu menuju pelaksanaan kegiatan.
5) Video
Selama video berlangsung, minimal terdapat logo HMK.
6) Desain grafis
a) Setiap publikasi internal dan non-internal dalam bentuk desain grafis atau poster digital wajib
menggunakan (minimal) header dan footer yang disediakan oleh Bidang Media.
b) Setiap publikasi dalam bentuk gambar (.JPG/.JPEG/.PNG) berukuran < 10 megabytes.

c. Ketentuan prosedur distribusi


1) Publikasi pada akun media sosial dilakukan pada pukul 08.00 sampai 20.00.
2) Informasi digital akan dipublikasikan melalui salah satu atau semua akun media sosial bergantung
pada kebutuhan kegiatan.
3) Informasi dalam bentuk cetak dapat diserahkan melalui Bidang Media untuk mendapat stampel
persetujuan sebelum dipublikasikan.

d. Media publikasi online yang dimiliki HMK FPMIPA UPI adalah:


1) Fanpage facebook
2) Twitter
3) Instagram
4) Official line
5) Youtube

50
a. Ketentuan pembuatan Official Account selain yang telah dimiliki HMK FPMIPA UPI:
1) Kegiatan yang memerlukan publikasi yang banyak dan berkelanjutan.
2) Atas persetujuan Ketua BEM dan DPM.

D. Angket
1) Angket dikeluarkan oleh DPM, Departemen Penelitian dan Pengembangan BEM, dan Bidang Penelitian dan
Pengembangan Lemsus BEM HMK.
2) Angket yang dikeluarkan DPM yaitu angket yang ditujukan untuk menampung aspirasi anggota HMK.
3) Angket yang dikeluarkan Departemen Peneletitian dan Pengembangan yaitu angket yang ditujukan untuk
internal pengurus BEM.
4) Angket yang dikeluarkan Departemen Penelitian dan Pengembangan Lemsus adalah angket yang ditujukan
untuk anggota Lemsus yang bersangkutan.
5) Angket bersifat insidental yang langsung disebarkan pada hari-H.
6) Angket DPM bisa berasal dari permintaan pengurus BEM atau pertimbangan anggota DPM.
7) Angket untuk kegiatan rutin diambil sampel saja.

51
BAB III
RAPAT

A. KETENTUAN UMUM

1. Setiap pengurus wajib mengikuti rapat (kecuali kepanitiaan) yang diadakan oleh ketua BEM, anggota
DPM, Departemen, Kesekuman, Bidang, atau Lemsus. Jika pengurus atau anggota DPM tidak hadir dalam
rapat, maka diwajibkan untuk memberikan konfirmasi ketidakhadiran kepada pimpinan rapat dengan alasan
yang .
2. Setiap rapat yang akan dilaksanakan harus dipublikasikan kepada seluruh pengurus yang bersangkutan.
3. Ketentuan berpakaian untuk rapat disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.
4. Petunjuk umum teknis rapat
a. Rapat hendaknya dimulai dengan ucapan basmalah (bagi yang muslim).
b. Rapat diawali dengan doa yang dipimpin oleh MC dan/atau moderator.
c. Penyampaian motivasi, atau pengalaman selama beberapa menit secara bergiliran setiap kali rapat.
d. Posisi laki-laki dan perempuan terpisah.
e. Rapat diakhiri dengan bacaan hamdalah, istigfar, dan do’a kifaratul majelis (bagi yang muslim).
f. Risalah rapat ditulis di buku risalah rapat dengan lengkap (bisa berbentuk softfile atau hardfile).
g. Waktu rapat maksimal pukul 18.00 WIB.
h. Rapat dihentikan ketika sudah memasuki waktu salat.
i. Apabila rapat melebihi waktu maksimal maka :
1) Untuk Rapat BEM dan Lemsus
a) Harus dengan persetujuan ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
b) Harus ada perwakilan BEM HMK FPMIPA UPI yang mengawasi yaitu Ketua atau
pengurus inti BEM.
c) Membuat dan mengumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.
2) Untuk Rapat DPM
a) Harus dengan persetujuan Ketua DPM HMK FPMIPA UPI.
b) Harus dihadiri oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI.
c) Membuat dan mengumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.
3) Untuk Rapat Kepanitiaan
a) Harus dengan pertujuan Ketua Pelaksana dan diketahui oleh Ketua BEM dan anggota DPM.
b) Harus ada Ketua Pelaksana atau perwakilan panitia inti, dihadiri oleh Ketua BEM atau
diwakili oleh pengurus inti, serta anggota DPM.
c) Membuat dan megumpulkan berita acara selambat-lambatnya 3 hari setelah rapat.

j. Untuk rapat Online:


1) Durasi rapat dan kuorum harus didiskusikan oleh peserta rapat sebelum memulai rapat.
2) Rapat maksimal selesai pada pukul 22.00 WIB.

52
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda
Lantai 3 Ruang 84 Jalan Dr. Setiabudhi
No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Berita Acara
BEM/ DPM/Panitia.. HMK FPMIPA UPI
Hari/ Tanggal :………………………….
Tempat : …………………………
Rapat kegiatan :………………………….

Alasan :

Rincian Kegiatan :

Ketua BEM / Pengurus Inti Pimpinan Rapat,


BEM/Ketua DPM HMK
FPMIPA UPI,

……………………….. …………………………
NIM NIM

B. BEM HMK
1. Jenis Rapat
a. Rapat Kerja adalah rapat yang diadakan oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI untuk membahas
rancangan, pertanggungjawaban, dan evaluasi program kerja serta mekanisme kerja organisasi
berdasarkan ketetapan Mumas HMK FPMIPA UPI dengan dihadiri pengurus BEM HMK FPMIPA
UPI dan mengundang anggota DPM jika diperlukan. Saat rapat harus memasang bendera HMK (untuk
Online bisa menyesuaikan).
b. Rapat Pengurus Inti adalah rapat pengurus yang diselenggarakan oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
dengan dihadiri oleh Pengurus Inti dan apabila perlu oleh Staf Pengurus Inti atas kebijakan Ketua BEM
HMK FPMIPA UPI dalam membahas permasalahan organisasi. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan
sekali.
c. Rapat Departemen adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Departemen dan dihadiri ketua
bidang dan stafnya. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan sekali.
d. Rapat Bidang adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Bidang dan dihadiri stafnya.
e. Rapat Lembaga Khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Lembaga Khusus dan dihadiri
stafnya. Rapat dilaksanakan minimal 1 bulan sekali.
f. Rapat Panitia adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Pelaksana dan dihadiri oleh anggota
panitia.
g. Rapat koordinasi dijalin oleh BEM dengan atau tanpa DPM HMK FPMIPA UPI, dengan lembaga
eksekutif mahasiswa Departemen lain, dan/atau lembaga eksekutif mahasiswa tingkat universitas, dan
atau lembaga eksekutif tingkat nasional.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Kerja dipimpin oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI atau Sekretaris Umum.
b. Rapat Pengurus inti dipimpin oleh Ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
c. Rapat Departemen dipimpin oleh Ketua Departemen.
53
d. Rapat bidang dipimpin oleh Ketua Bidang.
e. Rapat Lembaga Khusus dipimpin oleh Ketua Lembaga Khusus.
f. Rapat Panitia dipimpin oleh Ketua pelaksana yang telah ditetapkan oleh Ketua BEM.
g. Rapat koordinasi dipimpin oleh pimpinan rapat yang telah disepakati.
3. Risalah Rapat
a. Risalah rapat Pengurus Inti dibuat oleh Sekretaris Umum dalam risalah rapat Pengurus Inti.
b. Risalah rapat Departemen atau Bidang dibuat oleh Notulen rapat dalam risalah rapat Departemen.
c. Hal-hal yang perlu ditulis dalam risalah rapat pada kolom hasil rapat diantaranya adalah agenda rapat,
hasil pembahasan rapat, dan wajib dilaporkan kepada pimpinan rapat setelah rapat selesai.

C. LEMBAGA KHUSUS BEM HMK


1. Jenis Rapat
a. Rapat Lembaga Khusus adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Lembaga Khusus dan dihadiri
oleh Staf dan atau anggotanya.
b. Rapat Bidang adalah rapat yang diselenggarakan oleh Ketua Bidang dan dihadiri stafnya.
c. Rapat Konsolidasi adalah rapat yang diadakan oleh Lembaga Khusus dengan Ketua BEM yang
dihadiri oleh Ketua Lembaga Khusus dan staf serta anggotanya jika diperlukan.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat Lembaga Khusus dipimpin oleh Ketua atau Wakil Ketua Lembaga Khusus.
b. Rapat Bidang adalah rapat yang dipimpin oleh Ketua Bidang.
c. Rapat Konsolidasi dipimpin oleh Ketua Lembaga Khusus.
3. Risalah Rapat
a. Risalah rapat Lemsus dibuat oleh Sekretaris Lemsus dalam risalah rapat Lemsus.
b. Hal-hal yang perlu ditulis dalam risalah rapat pada kolom hasil rapat diantaranya adalah agenda rapat,
hasil pembahasan rapat, dan wajib dilaporkan kepada pimpinan rapat setelah rapat selesai.

D. DPM HMK
1. Jenis Rapat
a. Rapat kerja diadakan oleh Anggota DPM untuk membahas rancangan dan/atau evaluasi program
kerja serta mekanisme kerja DPM, *harus memasang bendera HMK.
b. Rapat pleno adalah rapat yang dihadiri oleh Anggota DPM untuk merumuskan dan menetapkan
peraturan peraturan yang berlaku di HMK FPMIPA UPI.
c. Rapat dengar adalah rapat yang diadakan oleh anggota DPM untuk mengevaluasi kerja BEM dan
meminta keterangan BEM mengenai suatu kebijakan yang telah dan atau akan dilaksanakan.
d. Rapat konsolidasi diadakan untuk membahas permasalahan-permasalahan internal lembaga.
e. Rapat koordinasi dijalin oleh DPM dengan atau tanpa BEM HMK FPMIPA UPI, dengan lembaga
legislatif mahasiswa Departemen lain dan/atau lembaga legislatif mahasiswa tingkat universitas.
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat kerja DPM HMK FPMIPA UPI dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota
DPM HMK FPMIPA UPI lainnya.
b. Rapat pleno dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
c. Rapat dengar dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
d. Rapat Konsolidasi dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM lainnya.
e. Rapat koordinasi dipimpin oleh Ketua DPM HMK FPMIPA UPI atau Anggota DPM HMK FPMIPA
UPI lainnya.
3. Risalah Rapat
Risalah rapat DPM HMK FPMIPA UPIdibuat oleh Anggota DPM HMK FPMIPA UPI dengan ketentuan
yang diatur oleh DPM HMK FPMIPA UPI sendiri.

E. KEPANITIAAN
1. Jenis Rapat
a. Rapat Koordinasi adalah rapat yang diselenggarakan oleh ketua pelaksana panitia dan dihadiri oleh
staf kepanitiaan untuk membahas masalah-masalah pelaksanaan kegiatan kepanitiaan.
b. Rapat Konsolidasi adalah rapat yang diselenggarakan oleh ketua pelaksana panitia yang mengundang
pihak luar panitia (BEM, DPM, dan Anggota) untuk membahas masalah-masalah kegiatan kepanitiaan
yang berkaitan dengan pihak luar.
c. Rapat Divisi adalah rapat yang dihadiri oleh anggota divisi untuk membahas permasalahan divisi.
d. Rapat Pembentukan adalah rapat yang diselenggarakan untuk membentuk Timsus, SC, Ketua
pelaksana, dan panitia pelaksana kegiatan melalui Surat keputusan pengangkatan.
e. Rapat Pemberhentian adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberhentikan Timsus, SC, Ketua
pelaksana dan panitia pelaksana kegiatan melalui Surat keputusan pemberhentian.
54
2. Pimpinan Rapat
a. Rapat rapat koordinasi dipimpin oleh Ketua pelaksana dan atau Sekretaris.
b. Rapat konsolidasi dipimpin oleh Ketua pelaksana.
c. Rapat divisi dipimpin oleh Koordinator divisi.
3. Risalah Rapat
a. Risalah rapat kepanitiaan dibuat oleh Sekretaris Kepanitiaan atau staf kepanitiaan yang ditunjuk
sebagai notulen oleh Ketua Pelaksana bila Sekretaris berhalangan hadir.
b. Hal-hal yang perlu ditulis dalam risalah rapat pada kolom hasil rapat di antaranya adalah agenda rapat,
hasil pembahasan rapat, dan wajib dilaporkan kepada pimpinan rapat setelah rapat selesai.
c. Risalah rapat diarsipkan pada Lampiran Laporan pertanggungjawaban dan dalam bentuk buku
rapat/Google Drive oleh Sekretaris Umum.

55
BAB IV
LAPORAN

A. LAPORAN PROGRAM KERJA


Untuk menunjang kerapihan administrasi, setiap Departemen dan Lembaga Khusus akan membuat laporan
program kerja dalam format yang telah ada di Bidang Administrasi dalam bentuk isian sesuai format tersebut
dan dalam bentuk file sesuai ketentuan di bawah ini. Isi lembar Laporan Program Kerja tersebut adalah
Nomor, Program Kerja, Deskripsi, Tujuan, Sasaran,Waktu,Realisasi,Parameter Keberhasilan PJ,
Kendala, Solusi, Evaluasi dan Estimasi Dana.
Bentuk Laporan Program Kerja:
Nomor. Nama Program Kerja
Deskripsi Program Kerja
a) Tujuan & Sasaran
Tujuan :
Sasaran :
b) Waktu
c) Realisasi
d) Ketercapaian Parameter Keberhasilan
e) Kendala
f) Solusi
g) Evaluasi
h) Estimasi Dana

B. LAPORAN KEGIATAN/ PROGRESS REPORT


Untuk menunjang kerapihan administrasi, setiap panitia kegiatan akan diminta oleh Bidang Administrasi
untuk membuat laporan kegiatan (semacam berita acara kegiatan) dalam format yang telah tersedia. Isi lembar
Laporan kegiatan (semacam berita acara kegiatan) tersebut adalah Program Kerja, Tujuan, dan sasaran,
Waktu, Realisasi, Kendala, Solusi dan Evaluasi.
Nama Kegiatan : diisi sesuai nama yang disahkan.
Tujuan dan sasaran :diisi sesuai dengan tujuan dan sasaran yang hendak dicapai.
Waktu : diisi hari, tanggal, tempat, dan pukul kegiatan sesuai dengan kegiatan berlangsung.
Realisasi : (jika kegiatan eventual) diisi dengan mencantumkan berapa orang peserta yang hadir, pemateri
yang hadir disebutkan namanya dan tema materi yang disampaikan, teknis acara, dan pelaksanaan
pun disampaikan.
(jika kegiatan rutinanan) cantumkan kegiatan berlangsung berapa kali selama periode
kepengurusan dan setiap pelaksanaanya cantumkan seperti kegiatan eventual.
Kendala ` : diisi dengan mencantumkan kendala yang terjadi dan sebab terjadi kendala.
Solusi : diisi dengan mencantumkan langkah solutif yang dilakukan untuk mengahadapi
kendala saat kegiatan berlangsung.
Evaluasi :diisi dengan mencantumkan rekomendasi perbaikan untuk kegiatan selanjutnya
Laporan Kegiatan/Progress Report (jika kegiatan eventual) dibuat maksimal 2 minggu setelah kegiatan
selesai.

Sistematika dari Laporan Program Kerja/Progress Report adalah :


I. Pendahuluan
II. Laporan Laporan Kegiatan/Progress Report (format sesuai di bawah)
III. Penutup
Bentuk Laporan Kegiatan/Progress Report
Nama Tujuan dan
Waktu Realisasi Kendala Solusi Evaluasi
Kegiatan sasaran

56
Note : Pengumpulan QC kegiatan dilakukan secara online dibawah pengawasan Bidang Administrasi dan
Ketua BEM.
Link PR dan QC online:

Departemen/Kesekuman/ Link
Lemsus
Keseretariatan Umum bit.ly/prqckesekuman21
Ekonomi Keuangan bit.ly/prqcekkeu21
Akademik bit.ly/prqcaka21

CeS bit.ly/prqcces21
KSI bit.ly/prqcksi21
Entalpi bit.ly/prqcentalpi21

Kerohanian bit.ly/prqckero21

Kaderisasi bit.ly/prqckader21
Penelitian dan Pengembangan bit.ly/prqclitbang21

Sosial dan Politik bit.ly/prqcsospol21


Kemahasiswaan bit.ly/prqckema21

C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN (LPJ Kegiatan)

1. LPJ kegiatan adalah laporan pertanggungjawaban kegiatan (yang ada kepanitiaan yang di SK-kan oleh
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI) yang harus dilaporkan terhadap Ketua BEM HMK FPMIPA UPI
maksimal 1 bulan setelah kegiatan selesai.
2. LPJ kegiatan yang akan dilaporkan diserahkan kepada Sekretaris Umum atau Bidang Administrasi untuk
diteruskan kepada Ketua BEM HMK FPMIPA UPI.
3. LPJ kegiatan ini harus memenuhi ketentuan sistematika pembuatan LPJ kegiatan.
4. LPJ kegiatan bentuknya harus baku sesuai LPJ pada umumnya.
5. LPJ kegiatan disusun oleh Ketua pelaksana dan penulisannya dilakukan oleh Sekretaris yang berkoordinasi
dengan Bidang Administrasi BEM HMK FPMIPA UPI.
6. LPJ kegiatan harus diserahkan dalam bentuk hard file dan soft file).
7. Setiap LPJ kegiatan harus menyertakan file dokumentasi dalam bentuk soft file.
8. LPJ kegiatan ini adalah sebagai suatu rangkaian dalam pelaksanaan sebuah kegiatan sehingga pembuatan
LPJ kegiatan ini harus dipahami sebagai bagian dari proses pembelajaran dalam mengorganisasikan sebuah
kegiatan.
9. Setiap LPJ Kegiatan harus dijilid rapi.
10. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm; margin kanan berjarak 3 cm.
d. margin atas berjarak 3 cm; margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Disetiap lembar LPJ menggunakan kop kegiatan tersebut. *penggunaan kop pada lampiran
disesuaikan dengan kebutuhan.
g. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu tab.
h. Penulisan judul dan sub-sub menggunakan huruf kapital.
Contoh:
BAB I
A.
1.
a.
1)
a)
dst.
57
11. Sistematika Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan:
a. Lembar Pengesahan
b. Pendahuluan berisi tentang sekilas kegiatan
c. Persiapan kegiatan (konsep kegiatan yang dibuat SC dan ketua OC dan dan tiap seksi/divisi)
Contoh:
Bab II
Persiapan Kegiatan
(Penjabaran persiapan kegiatan)
1. Steering Committee
(Bagian ini menjelaskan konsep kegiatan yang disusun oleh SC)
2. Ketua Pelaksana
3. Sekretaris
4. Bendahara
5. Dan lain-lain
d. Pelaksanaan kegiatan (konsep kegiatan yang dibuat SC dan ketua OC dan tiap seksi/divisi)
Bab III
Pelaksanaan Kegiatan
(Penjabaran pelaksanaan kegiatan)
1) Steering Committee
(Bagian ini menjelaskan pelaksanaan jobdesc SC pada saat pelaksanaan kegiatan. Termasuk
arahan-arahan yang diberikan kepada OC)
2) Ketua Pelaksana
3) Sekretaris
4) Bendahara
5) Dan lain-lain
e. Laporan keuangan
f. Evaluasi dan saran (umum dan tiap seksi/divisi yang berisi kenadala, solusi, dan evaluasi)
g. Lampiran :
1) Hasil publikasi (pamflet, leaflet, poster, brosur, dsb)
2) Arsip surat
3) Proposal
4) Bukti pembayaran yang sah
5) Arsip kegiatan (draf acara, CV pemateri, biodata peserta, absensi kegiatan, angket, sertifikat, dll.)
6) Surat Keputusan kepanitiaan
Format lembar pengesahan LPJ Kegiatan Terlampir
Penyerahan Laporan kegiatan bersamaan dengan penyerahan LPJ kegiatan.
Segala bentuk laporan dan file kegiatan BEM HMK FPMIPA UPI diserahkan ke Bidang Administrasi
dengan alur penyerahan:

PJ Kegiatan → Sekretaris Lemsus (Khusus Lemsus)+ Ketua Departemen/Lemsus


→ Bidang Adminstrasi BEM HMK FPMIPA UPI

D. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KETUA BEM HMK FPMIPA UPI


1. Akhir kepengurusan, setiap Bidang/Lemsus wajib memberikan laporan akhirnya paling lambat pekan
kedua pada bulan Desember pada tahun periode dalam bentuk soft file dan hard file.
2. Sistematika laporan pertanggungjawaban Ketua BEM HMK FPMIPA UPI adalah sebagai berikut
I. Lembar Pengesahan
II. Pendahuluan
III. Kebijakan Umum Ketua BEM HMK FPMIPA UPI

58
IV. Hubungan BEM HMK FPMIPA UPI dengan DPM HMK FPMIPA UPI
V. Realisasi rekomendasi MUMAS
VI. Kondisi internal
VII. Kondisi eksternal
VIII. Realisasi Program Kerja, dengan sistematika:
a. Nama Program kerja
b. Tujuan dan sasaran
c. Waktu
d. Realisasi kegiatan
e. Ketercapaian Parameter Keberhasilan
f. Kendala
g. Solusi
h. Evaluasi
Contoh Realisasi Program Kerja:
Nomor. Nama Program Kerja
Deskripsi Program Kerja
a) Tujuan & Sasaran
Tujuan :
Sasaran :
b) Waktu
c) Realisasi
d) Ketercapaian Parameter Keberhasilan
e) Kendala
f) Solusi
g) Evaluasi
IX. Rekomendasi
X. Penutup
XI. Lampiran
a. Rincian Keuangan
b. Surat keputusan kepanitiaan
c. Administrasi (surat keluar dan masuk)
d. Daftar inventaris
e. Daftar surat keputusan yang dikeluarkan
f. Foto kegiatan
3. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm; margin kanan berjarak 3 cm.
d. Margin atas berjarak 3 cm; margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu tab
g. Penulisan judul dan sub-sub menggunakan huruf kapital.
Contoh:
BAB I
A.
1.

a.
1)
a)
dst.

59
E. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN ANGGOTA DPM HMK FPMIPA UPI
1. Akhir kepengurusan, anggota DPM HMK FPMIPA UPI wajib memberikan laporan akhir paling lambat
pekan kedua pada bulan Desember pada tahun periode dalam bentuk softfile dan hardfile.
2. Sistematika laporan pertanggung jawaban anggota DPM adalah sebagai berikut.
I. Lembar Pengesahan
II. Pendahuluan
III. Kebijakan Umum
IV. Kondisi Objektif
V. Hasil Pengawasan dan Pertimbangan
VI. Rekomendasi
VII. Penutup
VIII. Lampiran
a. Mekanisme kerja
b. Administrasi kesekretariatan
c. Administrasi keuangan
d. Angket dan analisisnya
e. Penilaian pengawasan
f. Lain-lain
3. Teknik penulisan Laporan Pertanggungjawaban mengikuti mekanisme penulisan karya tulis ilmiah UPI.
a. Jenis huruf yang digunakan adalah Times New Roman ukuran 12.
b. Jarak penulisan adalah 1,5 spasi.
c. Margin kiri berjarak 4 cm dan margin kanan berjara 3 cm.
d. Margin atas berjarak 3 cm dan margin bawah berjarak 3 cm.
e. Nomor halaman ditulis di bagian kanan atas, kecuali pada bagian awal bab.
f. Pengetikan paragraf baru dimulai dengan awal kalimat yang menjorok masuk kedalam satu
tab.
g. Penulisan judul dan sub-judul menggunakan huruf kapital.
Contoh :
BAB I
A.
1.
a.
1)

a)
dst.

60
BAB V
AUDIENSI DAN SOSIALISASI

A. Audiensi
1. Audiensi adalah temu anggota yang berfungsi untuk menyerap aspirasi Anggota HMKdalam
merencanakan suatu kegiatan, aturan, ataupun kebijakan di HMK.
2. Audiensi terdiri dari pemimpin audiensi, penyampai suatu rancangan (kegiatan, kebijakan, atau aturan)
dan peserta audiensi.
3. Audiensi diawali dengan tilawah dan penyampaian motivasi, atau pengalaman setiap kali pelaksanaan
audiensi.
4. Setiap pelaksanaan audiensi wajib membuat presensi kehadiran dan berita acara audiensi.
5. Wajib memasang bendera HMK ketika pelaksanaan audiensi.
6. Ketentuan berpakaian untuk audiensi disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.

B. Sosialisasi
1. Sosialisasi adalah temu anggota yang berfungsi untuk menyampaikan hasil rancangan suatu kegiatan,aturan
ataupun kebijakan kepada anggota HMK yang bersifat eventual dan mengundang anggota HMK.
2. Sosialisasi terdiri dari pemimpin sosialisasi, penyampai suatu rancangan (kegiatan, kebijakan, atau
aturan) dan peserta sosialisasi.
3. Sosialisasi diawali dengan tilawah dan penyampaian motivasi, atau pengalaman setiap kali
pelaksanaan sosialisasi
4. Setiap pelaksanaan sosialisasi wajib membuat presensi kehadiran dan berita acara sosialisasi.
5. Wajib memasang bendera HMK ketika pelaksanaan sosialisasi
6. Ketentuan berpakaian untuk audiensi disesuaikan dengan kondisi kepanitiaan dan perkuliahan.

61
Contoh berita acara audiensi atau sosialisasi :

DEWAN PERWAKILAN MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : dpmhmk.fpmipaupi@gmail.com, web : hmk.rema.upi.edu
Berita Acara Audiensi
Kurikulum PPSDA
HMK FPMIPA UPI

Hari/ Tanggal :………………………….


Tempat : …………………………

Agenda Acara

Hasil

62
BAB VI
SANKSI

A. Jenis-jenis pelanggaran SOP dapat berupa


1. Ketidaksesuaian administrasi
2. Ketidaksesuaian pakaian
3. Penyelewengan tugas dan wewenang dalam kepanitiaan
4. Tidak hadir rapat atau kegiatan tanpa konfirmasi
5. Ketidaktepatan waktu pengumpulan PR, QC keuangan, QC kegiatan
6. Ketidaktepatan waktu pengumpulan LPJ kegiatan, LPJ departemen/lemsus
7. Tidak menepati aturan peminjaman dan/atau penyewaan inventaris
8. Ketidaktepatan waktu pengumpulan LPJ akhir kepengurusan

B. Sanksi yang diberikan terhadap pelanggaran SOP


1. Teguran, diberikan ketika melakukan pelanggaran poin 1-8
2. SP1:
a. diberikan ketika melakukan pelanggaran poin 2-5 sebanyak 3 kali
b. apabila pelanggaran dilakukan oleh:
1) kepanitiaan, SP1 diberikan oleh ketua BEM kepada Ketua pelaksana
2) pengurus BEM, SP1 diberikan oleh ketua BEM kepada pengurus BEM
c. Untuk pelanggaran poin 7, akan diberikan SP1 oleh ketua BEM apabila sudah diberikan teguran
sebanyak 2 kali.
3. SP2:
a. Diberikan ketika pelanggar tidak melakukan perbaikan dan/atau melakukan pelanggaran lain
terhadap poin 2-5, setelah dikeluarkannya SP1
b. Apabila pelanggaran dilakukan oleh:
1) Kepanitiaan, SP2 diberikan oleh ketua BEM kepada ketua pelaksana
2) Pengurus BEM, SP2 diberikan oleh ketua BEM kepada pengurus BEM
c. Untuk pelanggaran poin 7, akan diberikan SP2 oleh ketua BEM apabila sudah diberikan SP1 dan
melakukan pelanggaran yang sama.
4. Ketidaktepatan waktu pengumpulan LPJ akhir kepengurusan, berupa momerandum yang
disesuaikan dengan Anggaran Rumah Tangga HMK FPMIPA UPI BAB III pasal 6 ayat 3 poine.

63
LAMPIRAN
Lampiran 1
Perekapan Surat Masuk
No. Tanggal Masuk No. Surat Perihal Pengirim Ket.

Perekapan Surat Keluar


No. Tanggal Keluar No. Surat Perihal Tujuan Ket.

Perekapan Surat Keputusan


No. Tanggal Diputuskan No. Surat Keputusan Tentang Ket.

Perekapan Surat Ketetapan


No. Tanggal Ditetapkan No. Surat Ketetapan Tentang Ket.

Perekapan Laporan Kegiatan

Tanggal Ket
Departemen/ Tanggal
No Jenis Kegiatan Pengumpulan (telat dan
Lembaga Kegiatan
Laporan tidaknya)
Khusus

Perekapan Laporan Pertanggungjawaban


Ket
Tanggal Tanggal
No Nama Kegiatan Departemen/ (telat dan
Kegiatan Pengumpulan LPJ
Lembaga tidaknya)
Khusus

Perekapan File

Tanggal
Departemen/ Tanggal Ket
No. Jenis Kegiatan Pengumpulan File/
Lembaga Kegiatan (telat dan tidaknya)
Foto
Khusus

64
Lampiran 2
Pengecekan Inventaris
Kondisi Barang
Sumber
No Label Nama Barang Jumlah Rusak Rusak Keterangan
Baik Pengadaan
ringan berat

Pengadaan Inventaris
No. Tanggal Pengadaan Nama Barang Permintaan dari Jumlah Keterangan

Peminjaman Inventaris (Internal BEM HMK)


Tanda
Nama
Tanda Tangan
Peminjam
Tanggal Nama Tangan Tanggal Peminjam
No. (Departeme Jumlah Ket.
Pinjam Barang Peminjam Kembali (Waktu
n/ Lembaga
(Waktu Pengembalia
Khusus)
Peminjaman) n)

Peminjaman Inventaris (Eksternal BEM HMK)


Tanda Tanda
Nama Tangan Tangan
Tanggal Nama Peminjam Tanggal
No. Peminjam Jumlah Peminjam Ket.
Pinjam Barang (Waktu Kembali
(Instansi) (Waktu
Peminjama
n) Pengembalian)

Form Piket Himpunan

Tanda
Hari/ Jam Jam Yang Tanda
No. Nama Tangan Ket.
Tanggal Datang Pulang Dikerjakan Tanga
Pengawas
n

Laporan Pelabelan Inventaris


No. Kode Pelabelan Nama Barang Keterangan

65
Lampiran 3
Presensi Acara (Khusus Pengurus)

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu, web : hmk.rema.upi.edu

Presensi Kegiatan

Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….


Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….

No Nama NIM Jabatan No. Kontak Waktu TTD


Kehadiran

Presensi Acara (Anggota HMK)


BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Presensi Kegiatan

Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….


Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….

No Nama NIM Angkatan/Kelas No. Kontak TTD

66
Presensi Acara (Anggota DPM)
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Presensi Kegiatan

Departemen/ Lemsus : ……………………………………………….


Bidang : ……………………………………………….
Jenis Kegiatan : ……………………………………………….
PJ : ……………………………………………….
Tanggal Kegiatan : ……………………………………………….

No Nama NIM Jabatan No. Kontak TTD

Berita Acara Delegasi


BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA
HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Berita Acara Delegasi


BEM/DPM HMK FPMIPA UPI
Hari/ Tanggal : ……………… Tempat :……………….………………….
Kegiatan : ……………… Dana : …………………………………
Organisasi yang mengundang : ………………………………
Agenda Acara:

1. ………………………………………………………………………………………………………………
2.…………………………………………………………….………….………………………………………
3. ……………………………………………………………………………………….………………………

Hasil
…………………………………………………………………………………………………………………….....
………………………………………………………………………………………………………………………
….....…………………………………………………………………………………………………………………
……….....……………………………………………………………………………………………………………
…………….....………………………………………………………………………………………………………
………………….....…………………………………………………………………………………………………
………………

67
Format lembar pengesahan proposal

LEMBAR PENGESAHAN

Tempat, Tanggal Bulan Tahun


Ketua Pelaksana Sekretaris
Nama Kegiatan, Nama Kegiatan,

NIM NIM

Mengetahui,

Pembimbing Kemahasiswaan Ketua


Departemen Pendidikan KimiaFPMIPA UPI, BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
BEM
...........................
NIP. NIM

Wakil Dekan … Ketua


FPMIPA UPI DepartemenPendidikan KimiaFPMIPA UPI,

NIP. NIP.
Wakil Rektor Bidang…....
Universitas Pendidikan Indonesia,

NIP.

Keterangan :
1. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan melibatkan pihak eksternal UPI, maka proposal tersebut harus
mendapatkan pengesahan dari Wakil Rektor UPI, Wakil Dekan FPMIPA, Ketua Departemen, Pembimbing
Kemahasiswaan Departemen, Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi tanda tangan
seperti di atas)
2. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan hanya melibatkan pihak UPI, maka proposal tersebut harus
mendapatkan pengesahan dari Ketua Wakil Dekan FPMIPA (Sesuai Kebutuhan), Departemen,
Pembimbing Kemahasiswaan Departemen, Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi
tanda tangan seperti di atas tanpa tanda tangan Wakil Rektor UPI.
3. Jika kegiatan yang akan dilaksanakan hanya melibatkan Anggota kimia, maka proposal harus
mendapatkan pengesahan dari Ketua BEM, Ketua Pelaksana, dan Sekretaris panitia (posisi tanda tangan
ketua BEM berada di tengah).
4. Proposal dibuat rangkap dua, satu untuk arsip Bidang Administrasi dan lainnya untuk keperluan panitia.

68
Lampiran 4
Risalah rapat

BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA


HIMPUNAN MAHASISWA KIMIA
FAKULTAS PENDIDIKAN MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM
UNIVERSITAS PENDIDIKAN INDONESIA
Sekretariat : Gedung Geugeut Winda Lantai 3 Ruang 84
Jalan Dr. Setiabudhi No.229, Bandung 40154
Email : hmkupi@upi.edu , web : hmk.rema.upi.edu

Risalah Rapat Pengurus Inti

Hari/ Tanggal :
Waktu (awal-akhir) :
Tempat :
MC : Notulen :
Tilawah oleh :
Tausyiah (tema) : oleh :
Agenda Rapat:

1. ……………………………………………………………………………………………………………….
2.……………………………………………………………………………………………………………….
3. ……………………………………………………………………………………………………………….
Hasil Rapat Pengurus Inti:

……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………

69
Lampiran 5
Contoh Bentuk Laporan Program Kerja
1) EXPOSE PLA
a) Deskripsi Program Kerja
Program Latihan Akademik (PLA) merupakan salah satu kegiatan Kerja Praktik di lingkungan
Program Studi Kimia, sebagai mata kuliah yang harus ditempuh oleh setiap mahasiswa Program
Studi Kimia Departemen Pendidikan Kimia FPMIPA UPI. Kegiatan Kerja Praktik adalah kegiatan
magang di perusahaan-perusahaan atau di instansi-instansi yang terkait untuk memperoleh
pengalaman kerja.
b) Tujuan & Sasaran
Mensosialisasikan PLA sesuai dengan KBK yang ada kepada seluruh mahasiswa Program Studi
Kimia FPMIPA UPI angkatan 2014.
c) Waktu
13 Maret 2017 Pukul 15.00-17.00 WIB
d) Realisasi
(1) Kegiatan diikuti oleh 37 peserta, yang terdiri dari 25 orang mahasiswa Program Studi Kimia
2014 (62,5% dari total mahasiswa Program Studi Kimia 2014), 11 mahasiswa Program Studi
Kimia 2015, dan 1 mahasiswa Program Studi Pendidikan Kimia 2016.
(2) Kegiatan berupa penyampaian materi dari 4 orang narasumber, yaitu angkatan 2013 yang
telah melaksanakan PLA dan tanya jawab.
(3) Kegiatan dilaksanakan di ruang S-304 Gedung FPMIPA A UPI.
(4) Semua narasumber hadir yaitu 4 orang (Annisa Nurjanah, KBK Makanan; Siska Mutiara,
KBK Material; Katon Dorojatun Ramadhan Wibowo, KBK Hayati; Salariah Anggriani, KBK.
(5) Penyampaian materi oleh narasumber adalah 15 menit.
(6) Sesi Tanya jawab berlangsung sekitar 20 menit.
(7) Pemateri/ Narasumber diberi Tanda Terima Kasih.
e) Ketercapaian Program Kerja
(1) Kegiatan dilakukan sebanyak 1 kali dalam 1 kepengurusan (100 %)
(2) Kegiatan dihadiri oleh 30 orang mahasiswa program studi kimia
f) Kendala
(1) Kurang gencarnya publikasi yang dilakukan membuat kurangnya peserta yang hadir.
(2) Kurangnya waktu pematerian.
(3) Kekurangan panitia karena bentrok dengan jadwal kuliah.
(4) Sulit mencari pemateri.
(5) Kurangnya briefing terhadap MC.
g) Solusi
(1) Meningkatkan Publikasi dengan cara mempublikasikan kegiatan dari beberapa minggu
sebelumnya bukan beberapa hari sebelumnya untuk memaksimalkan peserta yang hadir.
(2) Kurangnya waktu pematerian dapat diatasi dengan menambah waktu untuk pematerian atau
bisa juga mengefektifkan waktu yang ada.
(3) Mencari irisan waktu saat panitia banyak yang bisa hadir dan juga peserta bisa hadir.
(4) Pencarian pemateri dilakukan di awal setelah terbentuk panitia.
(5) Melakukan briefing terhadap MC tentang apa yang harus dilakukan saat acara.
h) Evaluasi
(1) Akan lebih baik jika kegiatan EXPOSE PLA mengundang salah satu dosen sebagai
narasumber yang lebih prfesional.
(2) Akan lebih baik jika EXPOSE PLA diadakan rutin.

70
Contoh Laporan Kegiatan
Nama Tujuan dan
Waktu Realisasi Kendala Solusi Evaluasi
Kegiatan Sasaran
Responsi Tujuan : Dimulai Responsi  Bentroknya  PJ Adanya informasi
Membantu pada bulan terlaksana jadwal responsi yang jelas bagi
Anggota kimia April sebanyak 6 kali: pemateri sigap Anggota bahwa yang
dalam minggu ke-  Tanggal 30 dengan waktu mencari meminta responsi
memahami 3 sampai April 20..; responsi pemateri harus
materi dengan peserta  Kebanyakan pengganti mengkonfirmasi
perkuliahan akhir sebanyak 48 Anggota minimal 4 hari
periode I orang; mata meminta sebelum waktu
Sasaran : kuliah responsi  PJ pelaksanaan responsi
Anggota kimia Radiokimia secara responsi
khususnya  Tanggal 10 Mei mendadak sigap
angkatan 2008 20..; peserta sehingga sulit mencari
dan 2009 sebanyak 47 dalam ruangan
orang; mata mencari yang bisa
kuliah pemateri dan digunakan
Matematika ruangan yang
Khusus akan
 Tanggal 19 Mei digunakan
20..; peserta untuk
sebanyak 16 pelaksanaan
orang; mata responsi
kuliah Kimia
Analitik I
 Tanggal 20 Mei
20..; peserta
sebanyak 5
orang; mata
kuliah Kimia
Fisik I

Contoh Lenbar Pengesahan LPJ Kegiatan

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
NAMA KEPANITIAAN

Bandung, Tanggal Pengesahan

Ketua Pelaksana Sekretaris


EXPO KIMIA 20.., EXPO KIMIA 20..,

NIM NIM
Mengetahui,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
BEM ...........................
NIM

71
Contoh Lembar Pengesahan LPJ Ketua BEM

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Ketua BEM HMK FPMIPA UPI 20..

Disampaikan pada,
Musyawarah Mahasiswa HMK FPMIPA UPI 20..

Bandung, Tanggal Pengesahan

Mengetahui,
Ketua
BEM HMK FPMIPA UPI,
Stempel
Ketua
BEM
...........................
NIM ............

72
Contoh Lembar Pengesahan LPJ DPM :
Disampaikan pada,
Musyawarah Mahasiswa HMK FPMIPA UPI 20..
Bandung, tanggal pengesahan
Ketua
DPM HMK FPMIPA UPI 20..

................................................
NIM

Anggota DPM HMK 20.. Anggota DPM HMK 20..

....................... .......................
NIM NIM

Anggota DPM HMK 20.. Anggota DPM HMK 20..

......................... .........................
NIM NIM

Anggota DPM HMK 20.. Anggota DPM HMK 20..

......................... .........................
NIM NIM
Anggota DPM HMK 20.. Anggota DPM HMK 20..

......................... .........................
NIM NIM

73
Lampiran 6
Spanduk

NAMA KEGIATAN
Logo HMK Logo Kegiatan
Tema Kegiatan (“ ............................... ”)

Tempat, tanggal (Bandung, 29 April 20..)


Penyelenggara (Departemen Akademik)
Sponsor-sponsor
BEM HMK FPMIPA UPI

Lampiran 7
Sertifikat
1) Sertifikat Departemen/Lemsus
a. Kop Surat

Sertifikat
Nomor
Diberikan kepada:

Sebagai
………………..
Ttd KaDep Dalam acara…tema….. TtdKaBEM
Yang diselenggarakan pada tanggal….di…

Kop Surat

Sertifikat
Nomor
Diberikan kepada:
……………….
Sebagai
………………..
Logo Sponsor
Dalam acara…tema…..
Yang diselenggarakan padatanggal….di…

Ttd
Ttd KaJur TtdKaBEM KetuaPela

2) Sertifikat Kegiatan Besar (melibatkan pihak eksternal UPI)

Kop Surat

Sertifikat
Nomor
Logo Logo
Diberikan kepada: UPI HMK
……………….
Sebagai
Logo Kegiatan ……………….. Logo Sponsor
Dalam acara…tema…..tanggal….di…

Ttd Dekan Ttd KaJur Ttd


KaBEM/
ketuplak

74
Lampiran 8
Format Kartu Pelanggaran

Ket : T : Teguran

Catatan :
 Hal-hal yang belum diatur dalam SOP ini akan diatur kemudian oleh Bidang Administrasi BEM HMK
FPMIPA UPI.
 Bidang Administrasi akan memonitoring pelaksanaan SOP.
 SOP ini berlaku sejak tanggal ditetapkan, akan ditinjau ulang jika terdapat kekeliruan.

75

Anda mungkin juga menyukai