BAB II

ARSIP DAN KEARSIPAN

Capaian Pembelajaran:
1. Capaian Pembelajaran Umum: Mahasiswa memahami arti arsip dan kearsipan serta nilai
guna arsip
2. Capaian Pembelajaran Khusus: Mahasiswa mampu mengelola dokumen yang siap
disimpan sebagai arsip dan mampu mengelola dokumen desentralisasi, sentralisasi,
maupun campuran.

A. Pengerian Arsip dan Kearsipan

Kata arsip berasal dari bahasa asing, orang yunani mengatakan “Archivum” yang
artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula kata tersebut ditulis “Archeon” yang
berarti Balai Kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.
Bahasa Belanda yang dikatakan dengan “Archief” mempunyai arti (Sularso Mulyono,
Muhsin, Marimin,1985:3)
a. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain
b. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan, gambar, grafik dan
sebagainya.
c. Bahan-bahan yang akan disimpulkan sebagai bahan pengingat.
Arsip (record) yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan
sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberi pengertian sebagai setiap catatan tetulis,
tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang terekam dalam suatu
kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film strip, micro film), media computer (pita
tape, piringan , rekaman, disket), dan lain-lain yang memuat keterangan-keterangan
mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk
membantu daya ingatan orang (itu) pula.
Menurut The Liang Gie, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis karena mempunyai kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Yang termasuk arsip diantaranya: Surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar
gaji, daftar harga, kartu penduduk , bagan organisasi, foto-foto dan lain sebagianya.

1
 Perbedaan antara arsip dan dokumen menurut The Georgia Archives (2004),
dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan. Adapun
The International Standard Organizaton (ISO on Records Management – ISO 15489 )
mendefinisikan dokumen (records) sebagai informasi yang diciptakan, diterima dan
dikelolah sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau perorangan
digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis, dan dokumen dapat
berupa teks, data, peta digital, spreadsheets, data base, gambar dan data suara.

Pengertian manajemen arsip menurut Odgers (2005), adalah sebagai proses

pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk
kertas maupun media elektronik.
Sesuai dengan perkembangan teknologi maka penyimpanan data telah disesuaikan
dengan perkembangan tersebut. Pada era komputerisasi seperti saat ini maka arsip tidak
saja terekam pada media kertas akan tetapi terekam pula pada media computer (compact
disk, pita magnetic, flash disk, dan sebagainya).
Undang-undang Nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok
kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan
nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Dalam
menghadapi tantangan globalisasi arsip harus disesuaikan dengan perkembangan, oleh
sebab itu maka undang-undang No 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan Pokok
kearsipan telah diperbarui dengan undang-undang Republik Indonesia No. 43 Tahun
2009 tentang kearsipan. Pada BAB I ketentuan Umum Pasal 1 dalam Undang-Undang
ini yang dimaksud dengan :
1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga Negara pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa, dan
bernegara.
3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta
arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

2
4. Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
5. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus
menerus.
6. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun.
7. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai
guna kesejarahan telah habis retensinya, dan keterangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip Nasional
Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
8. Arsip terjaga adalah arsip Negara yang berkaitan dengan keberadaan dan
kelangsungan hidup bangsa dan Negara yang harus dijaga keutuhan keamanan dan
keselamatannya.
9. Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.
10. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang
diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan
serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan
kearsipan.
11. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip.
12. Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas dan tanggung jawab
dibidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.
13. Lembaga Negara adalah lembaga yang menjalankan cabang-cabang kekuasaan
Negara meliputi eksekutif, legislative yudikatif, dan lembaga lain yang fungsi dan
tugas pokokna berkaitan dengan penyelenggaraan Negara sesuai dengan ketentuan
peraturan perundang-undangan melaksanakan
14. Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga
kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas
negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota provinsi.
15. Arsip daerah provinsi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja perangkat
daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan pemerintahan
daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi.

3
16. Arsip daerah kaupaten/kota adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintaan di bidang keasipan
pemerintan daerah kabupaten/kota yang berkedudukan di ibukota kabupaten/kota
17. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan brbentuk satuan organisasi
perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas
penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi.
18. Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan dengan tujuan
memperoleh keuntungan atau laba yang berbentuk badan hukum yang didirikan
dan/atau berkedudukan dalam wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia.
19. Pencipta arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam
pelaksanaan fungsi tugas, dan tanggung jawab dibidang pengelolahan arsip
dinamis.
20. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pendipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan
arsip dilingkunganya.
21. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan
tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
22. Jadwal retensi arsip yang selanjutnya di singkat JRA adalah daftar yang berisi
sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip di
musnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
23. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindaha
arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak
memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
24. Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan
pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu system kearsipan nasional
yang didukung oleh sumer daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya.
25. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efesien,
efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan , serta
penyusutan arsip.

4
26. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip statis secara efesien,
efektif dan meliputi akuisisi, pengolahan preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan,
dan pelayanan publik dalam suatu system kearsipan nasional.
27. Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khasanah arspi statis pada lembaga
kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak
pengelolanya dari pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
28. System kearsipan nasional yang selanjutnya disingkt SKN adalah suatu system
yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang
memililiki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antar pelaku serta unsur lain yang
saling mempengaruhi dalam penyelenggaraaan kearsipan secar nasional.
29. System informasi kearsiipan nasional yang selanjutnya disingkat SIKN adalah
system informasi arsip secara nasional yang dikelolah oleh ANRI yang
menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.
30. Jarigan informasi kearsipan nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah
system jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang
dikelolah oleh ANRI.
31. Daftar pencarian arsip yang selanjutnya disingkat DPA adalah daftar berisi arsip
yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah deverifikasi secara langsung
maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kersipan
serta diumumkan kepada publik.
Pengertian kearsipan (filing) menurut GR Terry adalah penempatan kertas-kertas
dalam tempat-tempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan
terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas (surat) apabila diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
Manajemen kearsipan sering disebut juga manajemen warkat, tata kearsipan atau
dalam bahasa Inggrisnya disebut “Record Management”. Pengertian manajemen
kearsipan pada prinsipnya adalah pengelolaan arsip sejak pembuatan sampai tidak
digunakan lagi. Record Management secara singkat disebut juga manajemen warkat
tidak lain adalah seluruh mata rantai aktivitas penataan warkat sejak warkat dilahirkan
hingga warkat tersebut dimusnahkan atau dilindungi secara permanen karena mempunyai
nilai guna yang permanen. (Martono, 2003)

5
A. Pengorganisasian Arsip
Untuk melaksanakan tugas pengurusan kearsipan, maka Pemerintah membentuk
organisasi kearsipan yang terdiri dari:
1. Unit-unit Kearsipan pada Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
Pusat dan Daerah.
2. a. Arsip Nasional di Ibukota Republik Indonesia sebagai inti organisasi dari pada
Lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.
b. Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah Tingkat 1, termasuk Daerah-daerah
yang setingkat dengan Daerah Tingkat 1, selanjutnya disebut Arsip Nasional
Daerah.
Berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 golongan.
a. Arsip Dinamis
Adalah arsip-arsip aparatur pemerintahan yang berada dalam lingkungan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dan secara fungsional masih
actual dan berlaku, tetapi menuju kea rah pengabdian sesuai dengan fungsi, usia dan
nilainya. Organisasi arsip dinamis ini berada dalam Lembaga-lembaga
Negara/Badan-badan Pemerintah yang bersangkutan.
b. Arsip Statis/Abadi
Dibentuk organisasi kearsipan yang berintikan Arsip Nasional Republik
Indonesia sebagai pusat penyimpanan (penyelamatan, pengolahan dan penyediaan)
bahan bukti seluruh pertanggungjawaban Pemerintah maupun Bangsa.

Di dalam pengorganisasian arsip sering disebut istilah file aktif dan file inaktif.
a. File Aktif, adalah file yang masih berisikan arsip yang masih aktif dan banyak
dipergunakan dalam pekerjaan.
b. File Inaktif, adalah file yang arsipnya sudah jarang digunakan.

Bila arsip sudah habis masa aktifnya maka arsip akan dimusnahkan atau jika
mempunyai nilai nasional akan menjadi arsip statis yang harus dikirim kepada Arsip
Nasional (ARNAS) atau sekarang disebut Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Ada beberapa asas penyimpanan arsip:
1. Asas Sentralisasi

6
 Penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut
Sentral Arsip.
Keuntungan asas ini adalah:
a. Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat
b. Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan
c. Kantor hanya menyimpan 1 (satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan)
d. Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.

Kerugian dari sentralisasi arsip adalah:

a. Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang kecil
b. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan, dengan satu system penyimpanan yang
seragam.
c. Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu yang lebih lama untuk
memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. System
penyimpanan (filling system) yang dipergunakan masing-masing unit kerja
tergantung kepada ketentuan kantor bersangkutan.
Keuntungan Desentralisasi:
a. Pengelola arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja masing-masing
b. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit kerja sendiri
c. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsipnya sudah dikenal baik
Kerugian Desentralisasi:
a. Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi
arsip yang disimpan.
b. Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di tiap unit kerja,
sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c. Penataan dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-petugas umumnya
bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
d. Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja, dan ini merupakan
pemborosan.

7
 3. Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi
Untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengleloalaan baik sentralisasi
maupun desentralisasi, sering ditemukan diperkantoran penggunaan kombinasi
Sentralisasi dan Desentralisasi Arsip. Dengan cara ini kelemahan-kelemahan kedua
cara memang dapat diatasi.
Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih aktif
dipergunakan atau disebut arsip aktif yang dikelola unit kerja masing-masing pengelolah
dan inaktif dikelola di Sentral Arsip.Dengan demikian, pengelolaan arsip aktif dilakukan
secara desentralisasi dan arsip inaktif dikelola secara sentralisasi.
Selanjutnya arsip juga dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut:
1. Menurut subyek/isinya: arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip
pendidikan
2. Menurut bentuk/wujudnya: surat, pita rekaman, piringan hitam, microfilm
3. Menurut nilai/kegunaannya: nilai kegunaan administrasi, hukum, keuangan,
kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian.
4. Menurut sifat kepentingannya: arsip non essensial, arsip yang diperlukan, arsip yang
penting, arsip vital.
5. Menurut keseringan penggunaannya: arsip aktif dan arsip inaktif serta abadi
6. Menurut fungsinya: arsip dinamis dan statis
7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya: arsip sentral dan unit
8. Menurut keasliannya: arsip asli, tembusan/tindasan, salinan, dan petikan.

B. Nilai Guna Arsip

Dengan adanya inventarisasi arsip akan memudahkan di dalam penilaian arsip
baik atas dasar jenisnya, pisiknya maupun atas dasar informasinya yang terkandung di
dalam sekelompok/suatu arsip. Akan tetapi yang paling penting adalah penilaian atas
informasinya/isinya. Dengan penyelenggaraan penilaian atas kegunaan arsip akan
memudahkan di dalam penentuan jangka waktu penyimpanannya, dan penilaian ini
sangat sukar karena tidak ada criteria yang mutlak untuk menentukan nilai-nilai
keguanaan arsip.
Menurut Vernon B Santen arsip memiliki nilai guna:
a. Administrative Value (Nilai Administrasi)

8
 Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang
mengisyaratkan untuk menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku dari suatu
organisasi pencipta arsip atau pemerintah secara keseluruhan.
b. Legal Value (Nilai Hukum)
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian, arsip-arsip yang memberikan
informasi yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian di bidang hukum, atau
arsip-arsip yang mengandung hak-hak baik jangka pendek maupun jangka panjang
dari pemerintah atau swasta yang diperkuat oleh peradilan.Misalnya arsip-arsip yang
menyangkut hak paten, kontrak, sewa beli dan masih banyak lainnya.
c. Fiscal Value (Nilai Keuangan)
Yang dimaksud dengan nilai kegunaan fiscal adalah semua arsip yang
memperlihatkan bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan.
Dengan kata lain arsip-arsip yang mengandung informasi tentang bahan-bahan
pembuktian di bidang keuangan.
d. Research Value (Nilai Penelitian)
Maksudnya bahwa sekelompok arsip memiliki informasi yang dapat
dipergunakan sebagai bahan penelitian ilmiah, baik untuk kepentingan penelitian di
bidang ekonomi, sosiologi, sejarah, silsilah, kedokteran dan lain-lain.
Bahan-bahan tersebut menyediakan data bagi para peneliti dari segala disiplin
ilmu pengetahuan social dan teknik termasuk data statistic atau financial yang tidak
diterbitkan.
Termasuk juga bahan-bahan arsip yang menyediakan informasi tentang
kejadian-kejadian nasional maupun internasional.
e. Education Value (Nilai Pendidikan)
Maksudnya bahwa sekelompok arsip yang diciptakan dan disusun sedemikian
rupa sehingga bila dibutuhkan mudah dan cepat ditemukan.Untuk mencapai tujuan
tersebut maka dibutuhkan kemampuan dalam menata kearsipan yang baik. Dengan
demikian bagi orang-orang yang terlibat sejak arsip diciptakan secara tidak langsung
mendidik kita untuk selalu berbuat baik, karena kalau tidak maka arsip akan sulit
ditemukan.
f. Documentation Value (Nilai Dokumentasi)

9
 - Nilai kegunaan dokumentasi termasuk di dalamnya arsip yang mengandung
informasi seperti pada arsip-arsip yang mempunyai nilai kegunaan administrasi,
serta arsip-arsip yang berikut ini:
- Arsip-arsip yang berkaitan dengan hasil penelitian;
- Publikasi dan bahan-bahan publikasi di dalam segala bentuk media termasuk
famplet, peta, poster, gambar, tape, slide, film, model bangunan dan lain-lain.
- Surat-surat dari top dan middle management
g. Organization Value
Warkat yang bernilai untuk negosiasi

C. Macam-macam Warkat
Suatu warkat tidak harus disimpan secara abadai karena suatu ketika warkat itu
tidak mempunyai kegunaan (habis nilai kegunaannya). Oleh karena itu untuk
memudahkan dalam penyusutan warkat-warkat yang sudah tidak berguna lagi perlu
penggolongan perbedaan warkat, yaitu;
1. Warkat Tidak Penting
Semua warkat yang mempunyai kegunaan informasi saja tentu tidak akan
berguna lagi setelah apa yang diinformasikan sudah berlalu. Warkat yang demikian
digolongkan sebagai warkat tidak penting yang penggolongannya diberi tanda (T).
misalnya: surat undangan, konsep surat, dan sebagainya.
2. Warkat Biasa
Semua warkat yang diperlukan sekarang dan masih diperlukan pada waktu
yang akan datang dalam waktu tertentu (1-5 tahun) dan setelah jangka waktu tersebut
tidak diperlukan lagi. Warkat-warkat tersebut digolongkan sebagai warkat biasa dan
diberi tanda (B)
3. Warkat Penting
Semua warkat berhubungan dengan kegiatan masa lalu dan kegiatan pada masa
yang akan datang dimana setelah jangka waktu tertentu (5-10 tahun) warkat tersebut
tidak mempunyai pengaruh lagi terhadap kegiatan pada saat itu, warkat ini termasuk
kedalam warkat penting dan diberi tanda penggolongan P. misalnya; naskah laporan,
surat kontak, surat perjanjian dan sebagainya.
4. Warkat Sangat Penting

10
 Semua warkat yang dijadikan alat pengingat dalam jangka waktu yang tidak
terbatas (selamanya). Warkat seperti ini harus disimpan terus (bersifat abadi), warkat
ini digolongkan dengan huruf V. misalnya: akte pendirian, sertifikat, piagam
penghargaan, dan warkat-warkat yang mempunyai nilai documenter.

D. Syarat-syarat Petugas Kearsipan

Seorang petugas kearsipan dituntut suatu persyaratan tertentu, karena arsip adalah
merupakan bahan-bahan informasi yang erat sekali dengan keputusan-keputusan yang
harus diambil oleh pimpinan. Kearsipan yang baik mempunyai korelasi yang positif
terhadap produk-produk keputusan yang diambil oleh pimpinan suatu organisasi (kantor).
Untuk melayani 3 unsur pokok kearsipan yang meliputi, penyimpanan,
penempatan, dan penemuan kembali, para petugas kearsipan harus memenuhi 4 syarat,
yaitu keterampilan, ketelitian, kerapian dan kecerdasan.
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengiriman surat :
1. Merekat amplop
2. Menimbang surat
3. Menempelkan perangko

Rangkuman:
Sejak dokumen diciptakan dibutuhkan adanya pengawasan, tujuannya agar data-data
yang tercatat dapat digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan tersebut
dapat saja dilakukan berkelanjutan, untuk itu maka perlu adanya penanganan arsip yang baik
agar sewaktu-waktu dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan mudah. Pengangan arsip
terlah diatur dalam undang-undang yang terakhir yaitu UU No. 43 Tahun 2009.
Arsip dibuat oleh masing-masing bagian atau divisi, oleh karena itu ada azas-azas
penyimpanan arsip baik secara sentralisasi, desentralisasi, ataupun campuran. Mengapa arsip
perlu dikelola dengan baik, karena arsip memiliki nilai guna secara administrasi
(administrative value), nsur (legal value), keuangan (fiscal value), penelitian (research
value), pendidikan (education value), dokumen (documentation value).

Latihan:

11
1. Jelaskan mengapa undang-undang kearsipan ada perubahan
2. Jelaskan apa beda arsip dan kearsipan
3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan record management
4. Apa kebaikan dan keburukan dalam masing-masing azas kearsipan, jelaskan
5. Jelaskan yang dimaksud dengan nilai guna arsip, dan berikan contohnya.
6. Dari beberapa surat yang sudah Saudara kumpulkan, tentukan mana surat yang siap
diarsip.

12