DOKUMEN USULAN PENGEMBANGAN SISTEM

INFORMASI

UNTUK PROYEK PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Untuk:

PT. ARIEF KURNIAWAN

YOGYAKARTA
 DAFTAR ISI

I. Latar Belakang Organisasi...........................................................................1

II. Ruang-lingkup Proyek Sistem.....................................................................2
III. Sasaran Proyek Sistem Inormasi.................................................................2
IV. Permasalahan-permasalahan........................................................................2
V. Kebutuhan-kebutuhan Informasi Pemakai Sistem......................................3
VI. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan........................................3
VII. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan...................................4
VIII. Metode Penerapan Sistem Yang Diusulkan................................................5
IX. Metodologi Pengembangan Yang Akan Digunakan...................................5
X. Pemecahan Alternatif..................................................................................6
XI. Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi.................................................7
XII. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi..........................................8
XIII. Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi....................................10
XIV. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi..........................................11
XV. Kebutuhan Tenaga Pelaksana....................................................................12
XVI. Kebutuhan Perangkat Keras.......................................................................13
XVII. Jadwal Pelaksanaan....................................................................................13
 1

I. Latar Belakang Organisasi

PT. Arief Kurniawan didirikan pada tahun 1960 yang merupakan

perusahaan bergerak dibidang produksi alat-alat elektronik. Saat ini (1989)
perusahaan memperkerjakan sebanyak 250 tenaga kerja dan mempunyai
langganan sebanyak 2000 langganan dengan penjualan bersih tahun lalu sebesar
Rp. 950.000.000,-. Rata-rata order penjualan yang masuk tiap harinya adalah
sebanyak 200 order langganan. Produk yang dihasilkan oleh PT. Arief Kurniawan
beraneka ragam sebanyak 200 macam produk standar. Untuk maksud
memproduksi produk yang beraneka raam ini, PT. Arief Kurniawan
membutuhkan sebanyak 500 macam bahan baku dan suku cadang dari 150
pemasok.
Walaupun tingkat penjualan PT. Arief Kurniawan dalam nilai rupiah dari
tahun ke tahun selalu meningkat, tetapi mulai dirasakan beberapa gejala adanya
permasalahan-permasalahan. Untuk 3 tahun terakhir, tingkat pertumbuhan
penjualan menurun dalam prosentase. Kenaikan penjualan untuk tahun 1986
sebesar 40%, tingkat kenaikan penjualan tahun 1987 adalah 30% dan untuk tahun
1988 hanya sebesar 15% saja. Penurunan kenaikan tingkat penjualan ini
diperkirakn akan terjadi lagi untuk tahun-tahun mendatang bila tidak diatasi.
Meskipun penurunan kenaikan tingkat penjualan ini juga disebabkan oleh
perekonomian yang lesu, tetapi juga tidak terlepas dari beberapa permasalahan-
permasalahan yang terjadi di perusahaan. Permasalahan-permasalahan yang
terjadi adalah sebagai berikut ini :
1. Biaya persediaan meningkat setiap tahunnya
2. Biaya pemesanan meningkat setiap tahunnya
3. Biaya penyimpanan meningkat setiap tahunnya
 2

II. Ruang-lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi pengendalian persediaan yang akan dikembangkan

ini mempunyai ruang-lingkup yang harus dikerjakan sebagai berikut ini :
1. Penelitian terhadap prosedur-prosedur, formulir-formulir dan laporan-
laporan yang berhubungan dengan pengendalian persediaan yang ada di
perusahaan
2. Menganalisis operasi, dan pengendalian yang berhubungan dengan
persediaan
3. Mendesain sistem informasi yang dapat mendukun semua operasi dan
pengendalian persediaan
4. Mengintegrasikan sistem inormasi ini dengan sistem-sistem informasi
yang lainnya
5. Membuat program komputer untuk sistem informasi ini
6. Menerapkan dan mengetes sistem inforsi ini sampai dapat dioperasikan
dengan memuaskan

III. Sasaran Proyek Sistem Informasi

Sasaran dari sistem informasi pengendalian persediaan yang akan

dikembangkan adalah untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang timbul.
Secara rinci sasaran yang akan dicapai adalah sebagai berikut ini :
1. Mengurangi biaya persediaan 25% dari sebelumnya
2. Mengurangi biaya pemesanan 30% dari sebelumnya
3. Mengurangi biaya penyimpanan 30% dari sebelumnya

IV. Permasalahan-permasalahan

Permasalahan-permasalahan yang terjadi yang berhubungan dengan

perencanaan dan pengendalian penjualan danpemasaran adalah sebagai berikut
ini :

1. Biaya persediaan meningkat setiap tahunnya

2. Biaya pemesanan meningkat setiap tahunnya
3. Biaya penyimpanan meningkat setiap tahunnya
 3

V. Kebutuhan-kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

Kebutuhan-kebutuhan informasi yang harus dihasilkan oleh sistem ini

adalah sebagai berikut ini :

1. Laporan-laporan resmi berupa :

a. Laporan Persediaan Tersedia
Laporan ini berguna untuk memberi informasi berapa banyak
modal yang dimiliki dan dapat membantu dalam rencana dan
perkiraan keuangan dan rencana penjualan.
b. Laporan Biaya Pemrosesan Pesanan
c. Laporan Biaya Persiapan Pesanan
d. Laporan Biaya Penerimaan Barang
e. Laporan Biaya Pengiriman ke Gudang
f. Laporan Biaya Fasilitas-fasilitas Penyimpanan
g. Laporan Biaya Pajak Persediaan
h. Laporan Biaya Kerusakan

VI. Kegiatan Pengembangan Yang Akan Dilakukan

Sesuai dengan ruang-lingkup dari proyek sistem yang dijabarkan di dalam

kerangka acuan (TOR) dan telah disetujui bersama, maka kegiatan-kegiatan yang
akan dilakukan dalam rangka pengembangan sistem informasi ini adalah :

1. Menganalisis sistem
2. Mendesain sistem, termasuk desain perangkat lunak aplikasi
3. Menerapkan sistem
 4

VII. Pendekatan Pengembangan Yang Akan Digunakan

Pendekatan yang akan digunakan untuk mengembangkan sistem ini adalah

pendekatan terstruktur, pendekatan bottom-up, pendekatan moduler dan
pendekatan berkembang sebagai berikut ini :

1. Pendekatan Terstruktur

Dengan pendekatan terstruktur, permasalahan-permasalah yang komplek

di organisasi dapat dipecahkan dan hasil dari sistem akan mudah
dipelihara, fleksibel, lebih memuaskan pemakainya, mempunyai
dokumentasi yang baik, tepat waktu, sesuai degan anggaran biaya
pengembangannya, dapat meningkatkan produktivitas dan kualitasnya
akan lebih baik (bebas kesalahan)

2. Pendekatan Bottom-up
Pendekatan Bottom-up dimulai dari level bawah organisasi, yaitu level
operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari
perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk emnangani transaksi dan naik ke
level atas dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi
tersebut. Pendekatan ini bila digunakan pada tahap analis sistem disebut
juga dengan istilah data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data
yang akan diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan
menyusul mengikuti datanya.
3. Pendekatan Moduler
Pendekatan Moduler berusaha memecah sistem-sistem yang rumit menjadi
beberapa modul yang sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah
dipahami dan dikembangkan. Akibat lebih lanjut adalah sistem akan dapat
dikembangkan tepat pada waktu yang telah direncanakan, mudah
dipahami oleh pemakai sistem dan mudah untuk dipelihara.
4. Pendekatan Berkembang
Pendekatan Berkembang menerapkan teknologi canggih hanya untuk
aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada saat itu dan akan terus
dikembangkan untuk periode-periode berikutnya mengikuti kebutuhannya
sesuai dengan perkembangan teknologi yang ada. Pendekatan berkembang
menyebabkan investasi tidak terlalu mahal dan dapat mengikuti
perkembangan teknologi yang cepat, sehingga teknologi yang digunakan
tidak cepat menjadi usang.
 5

VIII. Metode Penerapan Sistem Yang Diusulkan

Penerapan dari sistem informasi yang telah dikembangkan akan diterapkan

secara paralel. Metode perubahan dari sistem manual keistem komputerisasi yang
secara paralel ini dilakukan dengan mengoperasikan sistem mnual yang lama
dengan sistem komputerisasi yang baru secara bersama-sama. Sistem manual
yang lama masih tetap beroperasi bersama-sama dengan sistem yang baru sampai
saat tertentu sistem yang lama sudah dianggap dapat ditinggalkan sepenuhnya.
Metode ini dipilih karena sistem yang baru akan menggunakan teknologi yang
canggih, sehingga penerapan dari sistem yang baru tidak terlalu mengejutkan.
Disamping itu, sistem yang lama dapat digunakan sebagai pembanding dan
penilai dari sistem yang baru.

IX. Metodologi Pengembangan Yang Akan Digunakan

Sistem ini akan dikembangkan dengan menggunakan metodologi

pengembangan sistem yang sudah terbukti keunggulannya, yaitu analisis dan
desain terstruktur (structured analysis and design). Metodologi ini menggunakan
alat-alat terstruktur sebagai berikut ini:

1. Diagram arus data (data flow diagram)

2. Kamus data (data dictionary)
3. Bagan terstruktur (structured chart)
4. Pseudo code dan diagram IPO
 6

X. Pemecahan Alternatif

Kami mengusulkan dua pemecahan alternatif untuk item informasi ini,

yaitu:

Alternatif I

Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing pemakai
tunggal untuk masing-masing departemen yang terlibat, yaitu sebanyak 4 buah
departemen. Tiap-tiap departemen menggunakan sebuah komputer
mikrotersendiri yang amsing-masing dilengkapi dengan hard disk dan dot matrix
printer. Proses-proses yang dilakukan oleh tiap-tiap departemen tersebut adalah
sebagai berikut ini:

1. Proses perbaikan prosedur pembuatan laporan persediaan,pemesanan dan

penyimpanan oleh divisi terkait
2. Proses perbaikan komitmen divisi terkait dalam kontrak kerja dengan
pemasok oleh divisi persediaan
3. Proses evaluasi proses dalam divisi pemesanan oleh divisi pemesanan
4. Proses merekam tiap transaksi yang terjadi pada setiap divisi terkait

Alternatif II

Metode pengolahan data yang akan digunakan adalah direct processing dengan
perangkat keras yang menggunakan teknologi DDP Network dengan topology
berbentuk star network. File srver akan diletakkan di bagian akuntansi dan
masing-masing workstation diletakkan pada tiap-tiap departemen yang
membutuhkannya, sebanyak 4 workstation. Pembagian proses untuk tiap-tiap
departemen sam dengan yang ada di alternatif I.
 7

XI. Kendala-kendala Proyek Sistem Informasi

Sistem informasi yang direncanakan akan mengikuti kendala-kendala yang

telah ditetapka oleh manajemen dan oleh peraturan-peraturan di luar organisasi
yang mengikat. Kendala-kendala ini meliputi penggunaan dana, lamanya waktu
pengembangan, struktur organisasi yang ada serta peraturan-peraturan di Prisip
Akuntansi Indonesia sebagai berikut ini:

1. Dana
Besarnya dana yang disediakan untuk pengembangan sistem informasi
pengendalian persediaan iniadalah tidak lebih dari Rp. 40.000.000,00,-
(empat puluh juta rupiah).
2. Waktu
Semua proyek-proyek sistem informasi yang direncanakan harus telah
selesai dan siap dioperasikan dengan baik paling lama awal tahun 1991
dengan waktu pengembangannya paling lama adalah 1 tahun sejak usulan
ini telah disetujui.
3. Struktur organisasi
Pengembangan sistem ini tidak akan merubah total struktur organisasi
yang telah ada. Perubahan-perubahan struktur organisasi terbatas pada
pembentukan departemen baru yang dianggap perlu saja. Penghapusan
departemen yang telah ada tidak akan dilakukan.
4. Prinsip Akuntansi Indonesia (PAI)
Metode yang digunakan dan penyajian laporan-laporan yang berhubungan
dengan akuntansi akan dihasilkan oleh sistem informasi harus sesuai
dengan Prinsip Akuntansi Indonesia yang berlaku lazim.
 8

XII. Biaya Pengembangan Proyek Sistem Informasi

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4

1. Biaya
pengadaan
a. Biaya 8.600.000 0 0 0 0
pemebelian
perangkat keras
b. Biaya 500.000 0 0 0 0
manajemen dan
staff
Total biaya 9.100.000 0 0 0 0
pengadaan
2. Biaya
Proyek
A. Biaya
konsultan
a. Analisis 7.500.000 0 0 0 0
senior
b. Analisis 4.000.000 0 0 0 0
yunior
c. 4.500.000 0 0 0 0
Pemrogram
d. Biaya 1.500.000 0 0 0 0
perjalanan dan
akomoasi
Total 17.500.000 0 0 0 0
biaya konsultan
B. Tahap
analisis sistem
a. Biaya 100.000 0 0 0 0
untuk
mengumpulkan
data
b. Biaya 150.000 0 0 0 0
dokumentasi
c. Biaya rapat 250.000 0 0 0 0
d. Biaya 500.000 0 0 0 0
manajemen dan
staff
Total biaya 1.000.000 0 0 0 0
tahap analisis
sistem
C. Tahap
desain sistem
a. Biaya 150.000 0 0 0 0
dokumentasi
b. Biaya 250.000 0 0 0 0
 9

rapat
c. Biaya 500.000 0 0 0 0
manajemen dan
staff
Total biaya 900.000 0 0 0 0
tahap desain
sistem
D. Tahap
penerapan
sistem
a. Biaya 500.000 0 0 0 0
pembuatan
formulir baru
b. Biaya 500.000 0 0 0 0
konversi data
c. Biaya 500.000 0 0 0 0
latihan personel
d. Biaya 500.000 0 0 0 0
manajemen dan
staff
Total biaya 2.000.000 0 0 0 0
tahap penerapan
sistem
Total biaya 21.400.000 0 0 0 0
proyek
Total biaya 30.500.000 0 0 0 0
pengembangan
sistem
3. Biaya
operasi dari
biaya
perawatan
a. Biaya 0 150.000 200.000 200.000 250.000
personil
b. Biaya 0 250.000 250.000 250.000 250.000
overhead
c. Biaya 0 250.000 250.000 250.000 250.000
perawatan
perangkat keras
d. Biaya 0 375.000 375.000 500.000 500.000
manajemen
yang terlibat
dalam operasi
sistem
Total biaya 0 1.025.000 1.075.000 1.200.000 1.250.000
operasi dan
perawatan
Total biaya- 30.500.000 1.025.000 1.075.000 1.200.000 1.250.000
biaya
 10

XIII. Manfaat Pengembangan Proyek Sistem Informasi

Tahun 0 Tahun 1 Tahun 2 Tahun 3 Tahun 4

1. Keuntungan
berujud
a. 0 250.000 250.000 250.000 250.000
Pengurangan
biaya
persediaan
b. 0 250.000 250.000 250.000 250.000
Pengurangan
biaya
pemesanan
c. 0 2.500.000 3.250.000 3.750.000 3.750.000
Pengurangan
biaya
penyimpanan
d. Peningkatan 0 5.000.000 5.000.000 5.000.000 5.000.000
efisiensi
laporan
e. 0 1.500.000 1.500.000 1.500.000 1.500.000
Pengurangan
kesalahan
proses
Total 0 9.000.000 10.250.00 10.750.00 10.750.00
keuntungan 0 0 0
berujud
2. Keuntungan
tak berujud
a. Peningkatan 0 1.500.000 2.500.000 2.250.000 2.500.000
kepuasan kerja
personil
b. Peningkatan 0 1.250.000 2.000.000 2.500.000 2.500.000
keputusan
manajemen
lebih baik
Total 0 2.750.000 4.500.000 4.750.000 5.000.000
keuntungan
tidak berwujud
Total manfaat- 0 11.750.00 14.750.00 15.500.00 15.750.00
manfaat 0 0 0 0
 11

XIV. Penilaian Kelayakan Proyek Sistem Informasi

Penilaian kelayakan yang akan dilakukan meliputi kelayakan

semua aspek, yaitu kelayakan teknik, operasi, jadwal, ekonomi dan hukum,
yaitu sebagai berikut ini:

A. Kelayakan Teknik
Item penilaian Penilaian
Ketersediaan teknologi Mudah
Kemudahan dioperasikan Mudah

B. Kelayakan Operasi
Item penilaian Penilaian
Kemampuan personil Mampu
Kemampuan sistem menghasilkan informasi Baik
Kemampuan pengendalian operasi sistem Cukup
Efisiensi dari sistem Baik

C. Kelayakan Jadwal
Item penilaian Penilaian
Waktu pengembangan sistem 20 minggu
Probabilitas selesai 100%

D. Kelayakan Ekonomi
Item penilaian Penilaian
Dana yang dikeluarkan Rp. 30.500.000

E. Kelayakan Hukum
Proyek yang akan dijalankan tidak akan melanggar hukum atau peraturan-
peraturan yang berlaku baik yang telah ditetapkan oleh pemerintah
maupun dalam perusahaan sendiri.

Dari penilaian kelayakan ini, maka hasilnya untuk ke lima kelayakan yang
dinilai adalah sebagai berikut:
Item penilaian Penilaian
Kelayakan Teknik layak
Kelayakan Operasi layak
Kelayakan Jadwal layak
Kelayakan Ekonomi layak
Kelayakan Hukum layak
 12

XV. Kebutuhan Tenaga Pelaksana

Banyaknya tenaga yang akan melaksanakan proyek ini kami sesuaikan dengan
ruang-lingkup proyek yang akan dikerjakan. Lamanya mereka terlibat harus
ditangani di proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini kami pilihkan sesuai
dengan keahlian dan pengalaman mereka di bidangnya masing-masing yang
ada hubungannya dengan proyek ini. Tenaga-tenaga pelaksana ini adalah:

No Kode Nama Jabatan Waktu(mingu)

Urut
1 AK1 Ir.Harianto Koordinator ( analisis 16
sistem senior)

2 BS1 Dr.Pangestu Analis sistem senior 8

3 BS2 Farid MBA Analis sistem senior 8

4 CS1 Salim,M.Sc Analis sistem junior 12

5 CS2 Ir.Yulianto Analis sistem junior 12

6 DP1 Ir.wahyu Programmer 12

7 DP2 Sigit B.E Programmer 12
8 DP3 Nono B.Sc Programmer 12
 13

XVI. Kebutuhan Perangkat Keras

a. Unit Sistem
- RAM 4GB 5xRp. 130.000 Rp. 650.000
- Color graphics card adapter 6xRp. 500.000 Rp. 3.000.000
- Printer adapter 5xRp. 100.000 Rp. 500.000
- Keyboard 6xRp. 150.000 Rp. 900.000
b. Monitor 5xRp. 1.000.000 Rp. 5.000.000
c. Hard disk kapasitas 1tb 4xRp. 600.000 Rp. 2.400.000
d. Printer 4xRp. 600.000 Rp. 2.400.000
Jumlah Biaya Pembelian Rp. 14.850.000
Perangkat Keras

XVII. Jadwal Pelaksanaan

Karena waktu untuk masing-masing kegiatan mempunyai unsur probabilitas,

maka waktu yang ditaksir akan digunakan tiga macam waktu, yaitu waktu
optimis(ai),waktu tengah-tengah(mi) dan waktu pesimis ( bi). Waktu kegiatan
untuk alternatip tersebut adalah sebagai berikut.

Kode Nama kegiatan ai mi bi

kegiatan
A Analisis Sistem 10 8 6
B Desain Sistem 6 4 2
C Pengadaan perangkat keras 6 4 2
D Pemasangan dan Pengetesan perangkat 1 1 1
keras
E Pembuatan program komputer 10 8 6
F Mengetes program komputer 1 1 1
G Mengetes dan Mengoperasikan sistem 3 2 1