BAB I

PENDAHULUAN

I.1. Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Perkembangan ilmu dan teknologi saat ini begitu pesatnya laju

perkembangan itu demikian luasnya hingga hampir mencakup seluruh kehidupan

manusia, khususnya di bidang teknologi informasi, komunikasi dan komputer.

Inilah yang melatar belakangi perlunya penerapan ilmu pengetahuan teknologi

pada instansi pemerintahan maupun perusahaan-perusahaan swasta di berbagai

bidang. Otomatis menjadi tantangan untuk dapat menerima perubahan-perubahan

yang datang dari dalam maupun luar negri, untuk dituntut agar siap menghadapi

segala dampak negatif akibat dari proses perkembangan teknologi di dunia ini.

Komputer memegang peranan yang penting dalam aktivitas manusia

modern saat ini. Berbagai kegiatan manusia hampir semua diwakili oleh

komputer, misalnya menghitung, menulis, membaca dan lain-lain. Kesamaan-

kesamaan ini yang membuat komputer dapat dimanfaatkan oleh manusia dalam

melakukan aktifitasnya. Misalnya dalam pengolahan data-data penting,

perusahaanMisalnya dalam pengolahan data-data penting, perusahaan, pembuatan

laporan-laporan kegiatan, anggaran atau perencanaan, atau pengolahan arsip-arsip

perusahaan atau instansi.

Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari

satu pihak kepihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa

pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,

1
 2

sanggahan, kritikan dan sebagaianya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau

balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut respon.

Peranan surat menyurat sangt penting dalam suatu organisasi, baik organisasi

kecil, sedang, ataupun besar. Surat berfungsi sebagi alat informasi tertulis

mengenai suatu hal tertentu secara jelas tertulis dan harus terinci. Surat sebagai

alat komunikasi dapat mencapai tujuannya. Surat harus ditulis dengan

menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang mengenai maksud

dan tujuannya.

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu

organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik

sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan

sekaligus dapat dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatu kantor

atau organisasi. Oleh karena itu pengolahan atau penanganan surat masuk dan

surat keluar harus dilakukan setepat-tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses

perkembangannya.

Dilihat dari prosedur pengurusan surat menurut Amin (2005), surat

menyurat atau korespondensi dalam organisasi pemerintah atau swasta terbagi

menjadi dua kelompok yaitu korespondensi eksternal (surat keluar) dan

korespondensi (surat masuk). Di dalam pengelolahan surat dapat dilakukan

dengan menggunakan tiga sistem, yaitu sistem buku agenda, lembar disposisi, dan

buku register. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama.

Hal ini dipengaruhi oleh frekuensi kegitan atau besar kecilnya kantor tersebut juga

prosedur, tata cara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan.

 3

Setelah melalui proses pengadministrasian surat, selanjutnya dilakukan

proses pengarsipan. Fungsi dari pengarsipan sendiri adalah untuk dapat

menemukan kembali arsip secara cepat, sehingga hal ini menjadi masalahjika

proses pengarsipannya tidak tepat.

Pengetahuan mengenai pengelolaan pengarsipan telah diperoleh dalam

masa menempuh Praktek Kerja Lapangan (PKL) dimaksudkan untuk menerapkan

ilmu sebagai satu syarat menempuh kelulusan di ITB Indonesia.

Sistem pengolahan Surat Masuk dan Keluar masih dilakukan secara

manual, yang dibuat dalam satu Buku Agenda, cara ini membuat personil Polsek

Binjai Kewalahan dalam sistem kearsipan surat. Karna harus membuka dan

melihat kembali data surat-surat tersebut.

Berkaitan dengan beberapa hal di atas, maka penulis tertarik untuk

mengangkat judul “SISTEM INFORMASI SURAT MASUK DAN SURAT

KLUAR DI POLSEK BINJAI”.

I.2. Tujuan dan Manfaat Praktek Kerja Lapangan

Adapun tujuan dari Praktek Kerja Lapangan adalah sebagai berikut :

1. Sebagai salah satu syarat menyelesaikan Pendidikan Strata – 1 (S-1) di ITB

Indonesia.

2. Dengan adanya Praktek Kerja Lapangan, maka penulis memperoleh

pengalaman dalam melakukan perkerjaan khususnya dibagian Surat Keluar

Dan Surat Masuk.

 4

3. Mampu mengaplikasikan ilmu/teori yang di dapat di bangku kuliah dan

menerapkannya dilapangan sebagai sarana perbandingan khususnya di bidang

Surat Keluar Dan Surat Masuk.

4. Untuk memahami permasalahan yang muncul dan mendefinisikan secara

rinci kemudian menentukan tujuan pembuatan sistem dan

mengidentifikasikan kendala-kendalanya.

5. Memperoleh pengalaman sebagai seorang yang diharapkan dengan cepat

dalam menyesuaikan diri pada saat terjun didunia usaha.

6. Membangun kesiapan penulis dalam menghadapi situasi dan kondisi sehingga

penulis dapat melatih komunikasi dan menyelesaikan tugas-tugas yang

diberikan oleh atasan.

7. Mempererat hubungan dan meningkatkan kerjasama antara ITB Indonesia

dengan Perusahaan / Instansi yang membutuhkan tenaga siap pakai.

Manfaat Praktek Kerja Lapangan (PKL) bagi penulis adalah sbb:

1. Penulis dapat mengetahui seberapa penting kerja sama sebuah team dalam

menjalankan tugas dan pekerjaan.

2. Penulis dapat mengetahui struktur dan perbedaan yang dikerjakan disetiap

masing-masing Instansi.

3. Mendapat motivasi, dedikasi, serta inisiatif pada pekerjaan yang sesuai

dengan keterampilan, pengetahuan yang didapat dibangku kuliahan kemudian

menerapkan ditempat Praktek Kerja Lapangan.

4. Mengetahui secara langsung bagaimana cara kerja yang baik.

 5

I.3. Ruang Lingkup Praktek Kerja Lapangan (PKL)

Masalah yang sering terjadi yaitu pada sistem pengolahan data tata cara

sistem informasi yang dilakukan masih menggunakan sistem manual, sehingga

prosesnya akan semakin lamban dan tidak efesien. Untuk mendapatkan waktu

yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengindetifikasikan dan

merumuskan masalah yang ada di dalam kearsipan surat masih dilakukan secara

manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik dan mengakibatkan kesulitan

dalam mencari data – data kearsipan surat keluar dan surat masuk yang

diperlukan.

Data tersebut adalah sebagai berikut :

1. Sistem informasi Surat Keluar dan Surat Masuk.

2. Sistem pemrosesan data kearsipan, yakni surat keluar dan surat masuk.

3. Merancang sistem yang manual menjadi terkomputerisasi

I.4. Metode Pengumpulan Data Praktek Kerja Lapangan

Metode pengumpulan data dilakukan penulis untuk mendapatkan bahan

data-data yaitu dengan melakukan kegiatan-kegiatan dimana kegiatan ini

dilakukan secara langsung dan penulis ikut terlibat didalamnya melalui Praktek

Kerja Lapangan.

1. Tahap Penelitian

Tahap penelitian dilakukan dengan cara mempersiapkan hal-hal yang

diperlukan, seperti pengenalan kantor, membuat permohonan PKL pada

kantor yang diinginkan penulis untuk melakukan Praktek Kerja Lapangan.

 6

2. Pengamatan (observasi)

Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengamati secara langsung

proses kerja administrasi penjualan untuk memperoleh dan mengumpulkan

data yang akurat dan benar serta meneliti kekurangan sistem yang sudah ada.

3. Wawancara (Interview)

Wawancara merupakan cara mengumpulkan data yang dilakukan penulis

dengan tanya jawab. Dalam wawancara ini penulis melakukan pada personil

yang khusus tentang masalah yang ada di instansi tersebut.

4. Dokumentasi

Mempelajari, meneliti dan memilih dokumen perusahaan / instasi yang

tersedia dan sesuai guna melengkapi penyusunan laporan ini.

5. Kepustakaan

Kepustakaan disini artinya pengumpulan data dan keterangan-keterangan dari

sumber seperti buku, artikel, bahan perkuliahan, informasi internet serta

materi lainnya yang berhubungan dengan masalah dan proses belajar yang

ditinjau dalam penyusunan Praktek Kerja Lapangan.

I.5. Lokasi Praktek Kerja Lapangan

Penulis melakukan Praktek Kerja Lapangan di Kantor Polisi Sektor Binjai

yang beralamatkan Jalan Tanjung Pura Tandam Hilir No. 192 selama 40 hari.