Drug Management Cycle

Manajemen obat merupakan serangkaian kegiatan kompleks yang merupakan suatu siklus yang saling terkait, pada
dasarnya terdiri dari 4 fungsi dasar yaitu seleksi dan perencanaan, pengadaan, distribusi serta penggunaan. Pada
dasarnya, manajemen obat adalah bergantung bagaimana cara mengelola tahap-tahap dan kegiatan tersebut agar
dapat berjalan dengan baik dan saling mengisi sehingga dapat tercapai tujuan pengelolaan obat yang efektif dan
efisien agar obat yang diperlukan oleh dokter, petugas kesehatan yang lain dan pasien selalu tersedia setiap saat
dibutuhkan dalam jumlah cukup dan mutu terjamin untuk mendukung pelayanan yang bermutu.

Siklus manajemen obat didukung oleh faktor-faktor pendukung manajemen (management support) yang meliputi
organisasi, keuangan atau finansial, sumber daya manusia (SDM), dan sistem informasi manajemen (SIM). Setiap
tahap siklus manajemen obat yang baik harus didukung oleh keempat faktor tersebut sehingga pengelolaan obat
dapat berlangsung secara efektif dan efisien.

1. Seleksi (Selection) dan Perencanaan

Seleksi atau pemilihan obat merupakan proses kegiatan sejak dari meninjau masalah kesehatan yang ada di rumah
sakit identifikasi pemilihan terapi, bentuk dan dosis, menentukan kriteria pemilihan dengan memprioritaskan obat
esensial, standarisasi sampai menjaga dan memperbaharui standar obat. Untuk dapat menyeleksi suatu
perbekalan farmasi yang nantinya akan direncanakan harus terlebih dahulu dilakukan pengumpulan data yang
dapat memberikan gambaran tentang kebutuhan perbekalan farmasi apotek. Adanya proses seleksi obat
mengurangi obat yang tidak memiliki nilai terapeutik, mengurangi jumlah jenis obat dan meningkatkan efisiensi
obat yang tersedia. Menurut WHO, tahap-tahap seleksi obat pertama kali harus membuat daftar masalah
kesehatan yang umum dialami. Setelah itu menentukan terapi standar untuk memilih obat standaryang digunakan
dan terapi non obatnya. Tahap ketiga melihat daftar obat esensial yang ada untuk kemudian dibuat daftar obat
yang berguna. Semua ini bertujuan untuk mendapatkan ketersediaan dan penggunaan obat yang lebih rasional.

Proses penyeleksian perbekalan farmasi menurut WHO dapat didasarkan pada kriteria berikut: 1. Berdasarkan pola
penyakit dan prevalensi 2. Efektif dan aman berdasarkan bukti latar belakang penggunaan obat 3. Memberikan
manfaat yang maksimal dengan resiko yang minimal 4. Jaminan kualitas termasuk bioavaibilitas dan stabilitas.

Perencanaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah, dan harga perbekalan farmasi yang sesuai
dengan kebutuhan dan anggaran, untuk mehindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat
dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan. Proses perencanaan terdiri dari
perkiraan kebutuhan, menetapkan sasaran dan menentukan strategi, tanggung jawab dan sumber yang
dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Perencanaan dilakukan secara optimal sehingga perbekalan farmasi dapat
digunakan secara efektif dan efisien. Beberapa tujuan perencanaan dalam farmasi adalah untuk menyusun
kebutuhan obat yang tepat dan sesuai kebutuhan untuk mencegah terjadinya kekurangan atau kelebihan
persediaan obat serta meningkatkan penggunaan persediaan obat secara efektif dan efisien. Hal yang harus
diperhatikan untuk mencapai tujuan perencanaan obat,

1. Mengenal dengan jelas rencana jangka panjang apakah program dapat mencapai tujuan dan sasaran. 2.
Persyaratan barang meliputi : kualitas barang, fungsi barang, pemakaian satu merk dan untuk jenis obat narkotika
harus mengikuti peraturan yang berlaku.

3. Kecepatan peredaran barang dan jumlah peredaran barang.

4. Pertimbangan anggaran dan prioritas.

Dalam pengelolaan obat yang baik perencanaan idealnya dilakukan dengan berdasarkan atas data yang diperoleh
dari tahap akhir pengelolaan, yaitu penggunaan obat periode yang lalu. Perencanaan merupakan tahap yang
penting dalam pengadaan obat di apotek, apabila lemah dalam perencanaan maka akan mengakibatkan kekacauan
dalam siklus manajemen secara keseluruhan, mulai dari pemborosan pengadaan dan dalam penganggaran,
membengkaknya biaya penyimpanan, tidak tersalurkannya obat sehingga obat bisa rusak atau kadaluarsa.

Pemilihan metode disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

1. Metode konsumsi

Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu
dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelumnya. Metode ini banyak
digunakan di Apotek. Langkah-langkah yang dilakukan yaitu:

a) Pastikan beberapa kondisi

b) Lakukan estimasi jumlah kunjungan total untuk periode yang akan datang

2. Metode morbiditas/ epidemiologi

Metode morbiditas yaitu berdasarkan pada penyakit yang ada. Dasarnya adalah jumlah kebutuhan obat yang
digunakan untuk beban kesakitan (morbidity load), yaitu didasarkan pada penyakit yang ada atau yang paling
sering muncul dimasyarakat. Metode ini paling banyak digunakan di rumah sakit. Tahap-tahap yang dilakukan
yaitu:

a) Menentukan beban penyakit

b) Menentukan pedoman pengobatan

c) Menentukan obat dan jumlahnya

3. Metode gabungan (kombinasi)

Metode ini untuk menutupi kelemahan kedua metode diatas. Metode kombinasi berupa perhitungan kebutuhan
obat atau alkes yang mana telah mempunyai data konsumsi yang baik namun kasus penyakit cenderung berubah
(naik atau turun). Metode kombinasi digunakan untuk mengikuti perkembangan perubahan pola penyakit dan
perubahan-perubahan terkait dan secara terus menerus melakukan analisis data. Upaya pengelolaan seleksi dan
perencanaan obat di rumah sakit dapat dilakukan dengan perbaikan system suplai yakni dalam proses seleksi obat,
misalnya seleksi terhadap pabrik obat, pemasok (PBF), harga, dan cara pembelian / pembayaran.

2. Pengadaan (Procerement)

Pengadaan adalah suatu pelaksanaan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam
fungsi perencanaan, penentuan kebutuhan, penentuan sistem pengadaan/tender, menjaga kestabilan
penganggaran, menjamin kualitas obat, mengadakan penganggaran. Pengadaan dilakukan berdasarkan
perencanaan yang telah dilakukan berdasarkan epidemiologi, konsumsi atau gabungan keduanya dan disesuaikan
dana/budget yang ada untuk menghindari stock out yang menumpuk. Pengadaan obat merupakan kegiatan untuk
merealisasikan kebutuhan yang telah adirencanakan dan dibutuhkan melalui:

1. Pembelian, secara tender/secara langsung dari pabrik.

2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi.

3. Donasi/hibah.

Tujuan pengadaan adalah memperoleh obat yang dibutuhkan dengan harga layak, mutu baik, pengiriman obat
terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. Pengadaan
memegang peranan yang penting, karena dengan pengadaan akan mendapatkan obat dengan harga, mutu dan
jumlah yang sesuai dengan kebutuhan rumah sakit. Prinsip pengadaan barang/jasa yaitu efisien, efektif, terbuka
dan bersaing, transparan, adil, akuntabel.

Adapun metode-metode pembelian obat di apotek diantaranya:

1. Kredit, yaitu pembayaran pembelian yang biasanya dilakukan 21 hari setelah barang datang.

2. COD (Cash On Delivery), yaitu pembayaran secara langsung. Biasanya dilakukan pada pembelian obat
narkotik/psikotropik ataupun pembelian obat-obatan yang memberikan bonus.

3. Konsinyasi, yaitu obat yang dititip jual oleh distributor dan pembayaran dilakukan setelah barang sudah laku di
jual.

Pembelian dengan penawaran yang kompetitif merupakan suatu metode penting untuk mencapai keseimbangan
yang tepat antara mutu dan harga, apabila ada dua atau lebih pemasok yang memenuhi syarat memasarkan suatu
produk tertentu yang memenuhi spesifikasi yang ditetapkan apoteker. Dalam memilih pemasok, apoteker harus
mendasarkan pada kriteria berikut: harga, berbagai syarat, ketepatan waktu pengiriman, mutu pelayanan, dapat
dipercaya, kebijakan tentang barang yang dikembalikan, dan pengemasan.

3. Distribusi (Distribution)

Merupakan kegiatan mendistribusikan obat untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien serta untuk
menunjang pelayanan medis. Sistem distribusi dirancang atas dasar kemudahan untuk dijangkau oleh pasien
dengan mempertimbangkan efisiensi dan efektivitas sumber daya yang ada, pabrik yang memproduksi dan
menurut khasiat.

Pendistribusian obat merupakan suatu proses penyerahan obat setelah sediaan disiapkan oleh unit Instalasi
Farmasi Rumah Sakit sampai dengan dihantarkan kepada perawat, dokter, atau profesi kesehatan lain untuk
didistribusikan kepada pasien.

Ada 4 elemenutamadalamsistemdistribusi :

a) Desain sistem (geografis atau cakupan populasi, jumlah tingkatan dalam sistem, dan derajat sentralisasi)

b) Sistem informasi (kontrol persediaan, catatan dan formulir, pemakaian laporan, aliran informasi)

c) Penyimpanan (pemilihan tempat, desain bangunan, sistem penanganan bahan)

d)Pengiriman (pemilihan transportasi, pengadaan kendaraan, pemeliharaan kendaraan, dan jadwal pengiriman).

Syarat-syarat distribusi yang dirancang dan dikelola dengan baik

1. Menjaga pasokan obat agar tetap konstan

2. Menyimpan obat dalam kondisi baik selama proses distribusi

3. Meminimalkan kerugian obat dikarenakan pembusukan dan kadaluwarsa

4. Menyimpan catatan inventarisasi secara akurat.

5. Merasionalkan tempat penyimpanan obat.

6. Memanfaatkan sumber daya transportasi yang ada seefisien mungkin.

7. Mengurangi pencurian dan penipuan

8. Memberikan informasi mengenai perkiraan kebutuhan obat.

4. Penggunaan (Use)

Penggunaan obat merupakan proses yang meliputi peresepan oleh dokter, pelayanan obat oleh farmasi serta
penggunaan obat oleh pasien. Penggunaan obat dikatakan rasional apabila memenuhi kriteria obat yang benar,
indikasi yang tepat, obat yang manjur, aman, cocok untuk pasien dan biaya terjangkau, ketepatan dosis, cara
pemakaian dan lama yang sesuai, sesuai dengan kondisi pasien, tepat pelayanan, serta ditaati oleh pasien.
Penggunaan obat rasional diharapkan dapat mengurangi angka kejadian medication error (ME) dan dapat
membuat biaya yang harus ditanggung pasien jadi seminimal mungkin khususnya terkait dengan biaya obat.

Monitoring dan evaluasi merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan
farmasi. Sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan serta kolekting data untuk
bahan evaluasi. Administrasi Perbekalan Farmasi merupakan kegiatan yang berkaitan dengan pencatatan
manajemen perbekalan farmasi serta penyusunan laporan yang berkaitan dengan perbekalan farmasi secara rutin
atau tidak rutin dalam periode bulanan, triwulanan, semesteran atau tahunan. Pelaporan adalah kumpulan catatan
dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi, tenaga dan perlengkapan kesehatan yang disajikan
kepada pihak yang berkepentingan. Tujuannya yaitu agar tersedia data yang akurat sebagai bahan evaluasi,
tersedianya informasi yang akurat, arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat
data/laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan, dan agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan
perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif.