4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?

id=105931

4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem"

Site: E-Learning Universitas Jambi Printed by: F1E119060 IHSAN DESRIWANDI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI Date: Thursday, 18 March 2021, 11:21 AM
Course:
(R001, R002)
Book: 4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem"

1 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

Table of contents

1. Tahap-Tahap Dalam Analisa Sistem

2. Sasaran Perancangan Sistem

3. Permasalahan Sistem
3.1. Kelengkapan (Completeness)
3.2. Kebenaran (Correctness)
3.3. Keamanan (Security)
3.4. Ketepatan Waktu (Timeliness)
3.5. Ekonomi (Economy)
3.6. Efisiensi (eficiency)
3.7. Dapat Dipercaya (Reiability)
3.8. Kegunaan (Usability)

4. Information Systems Backlog

5. Laporan Awal Masalah

2 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

1. Tahap-Tahap Dalam Analisa Sistem

Dalam melakukan sebuah analisa sistem terdapat beberapa tahapan yang dapat dilakukan, yaitu :

1. Menetukan secara tepat mengenai sasaran system.

Sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan system informasi yang
diterapkan pada saat ini yang disebut dengan prevent system.
2. Mempelajari Bentuk Organisasi.
Melakukan studi terhadap organisasi meliputi bagan organisasi, job description, mempelajari aliran data yang berlangsung,
hubungan dan keterkaitan fungsi dan pekerjaan diantara bagian dalam organisasi serta pengaruh dari luar kepada sistem dalam
perusahaan.
3. Menganalisa laporan yang saat ini sudah dihasilkan.
Analis terhadap ketepatan waktu dan laporan, muatan data yang kurang, jumlah dan frekuensi laporan yang dihasilkan.
4. Melakukan penelitian terhadap penyelenggaraan system dan prosedur yang saat ini dijalankan.
Analisa terhadap kebijakan dan prosedur penyelenggaraan pengolahan data baik yang manual maupun yang sudah
terkomputerisasi.
5. Mengidentifikasi data masukan
Analisa sistem harus mempelajari data-data input yang nantinya yang akan sangat berpengaruh atas kualitas informasinya.
6. Melakukan evaluasi terhadap efektivitas sistem yang sedang berjalan.
Membuat kesimpulan atas analisis efektivitas present system dan analis menyediakan beberapa alternative pilihan sistem,
dengan segala tinjauan kemungkinankemungkinan yang terjadi, baik kekurangan maupun kelebihannya

3 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

2. Sasaran Perancangan Sistem

Beberapa sasaran yang ingin dicapai dalam pelaksanaan perancangan sistem antara lain :
1. Menentukan secara tepat banyaknya informasi
2. Melakukan upaya standarisasi.
3. Pengembangan sistem pengendalian
4. Mengurangi fungsi-fungsi yang terduplikasi

Dasar dari Perancangan Sistem :

1. Apakah sistem yang lama akan dikembangkan atau cukup disederhanakan.
2. Apakah sejumlah langkah benar-benar penting dan apakah sudah dikerjakan dengan sebaik mungkin.
3. Menenggarai adanya fungsi-fungsi yang mengalami redudansi dan duplikasi.
4. Sistem baru hendaknya bekerja lebih cepat, lengkap dan menyeluruh dibanding sistem lama.
5. Laporan-laporan yang dikeluarkan oleh sistem baru harus benar- benar bisa memenuhi kebutuhan informasi manajemen.
6. Diperlukan adanya sarana-sarana yang mempermudah pengendalian terhadap implementasi sistem.

4 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3. Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal
yang menyebabkan sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
1. Waktu (overtime).
2. Lingkungan sistem yang berubah.
3. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan terhadap masalah sistem dan
penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan
menunjukkan apakah sistem informasi yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhubungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

Relevansi (relevancy).
Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor

1. Kelengkapan (completeness)
2. kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
5. biaya (cost).
6. Efisiensi (eficiency).
7. Dapat dipercaya (reliability).
8. Kegunaan (usability).
9. Relevansi (relevancy)

Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat operasional, taktis dan strategik. Jika
tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

Banyak laporan yang isinya terlalu panjang.

Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi dan disebarluaskan.

5 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.1. Kelengkapan (Completeness)

Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem informasi memiliki 95% keakuratan
data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka sistem akan tidak efektif.

Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan
Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan data dari sumber-sumber dokumennya.

6 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.2. Kebenaran (Correctness)

Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara benar. Berikut gejala dari
ketidakbenaran, antara lain :

Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan
Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan
Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan mengalami kenaikan.

Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami
ketidakpuasan.

7 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.3. Keamanan (Security)

Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan adalah struktur pengecekan untuk
memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada pemakai yang tidak sah.

8 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.4. Ketepatan Waktu (Timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff pemeliharaan program dan staff operasinya.

9 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.5. Ekonomi (Economy)

Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun ada beberapa biaya yang mengalami
penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan pemeliharaan hardware dan
program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan sebagai programmer atau analis selama proyek. Untuk jangka
pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan
keuntungan sistem informasi yang didapat.

10 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.6. Efisiensi (eficiency)

Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam proses produksinya.

Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem inventory. Penjualan mengalami kenaikan $100.000 sebagai
hasil dari sistem baru tersebut. Efisiensi dari sistem tersebut adalah :

100.000 / 500.000= 20%

Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of programmers)
Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

11 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.7. Dapat Dipercaya (Reiability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang
masalah reliabilitas, antara lain :

Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketik komputernya bagus, kemudian komputer mengalami
penurunan.
Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan bekerja dengan baik keluar, dan karyawan
baru ditraining.
Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk
memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali satu jam atau empat minggu.
Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

12 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

3.8. Kegunaan (Usability)

Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika sistem sulit digunakan, berarti adalah
masalah dalam sistem.

Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain:

Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

13 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

4. Information Systems Backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung dimasukkan (posted) ke record
pada awal hari kerja berikutnya. Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of
resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update) sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagaianalis,adalahpenting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan (backlogs) dan masalah-masalah yang
sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

Penurunan kinerja (decreasing performance).
Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
System downtime.
Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain:

Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).
Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
Kenaikan biaya (increased costs).
Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

Keluhan pemakai (user complaints).

Perhatian top manajemen (top management concerns)
Penunjuk jalan (scouting).
Pengawas pemakai (user surveys).
Pengawas (audits).
Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

14 of 15 18/03/2021, 11:21
4.2 Materi "Deteksi Masalah Sistem" https://elearning.unja.ac.id/mod/book/tool/print/index.php?id=105931

5. Laporan Awal Masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis untuk studi awal (preliminary study).

Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa
saja yang perlu untuk dilakukan. Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:
1. Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.
2. Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
3. Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).
4. Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

1. Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.
2. Masalahnyamembutuhkankemampuansistem.
3. Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail. Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis
memutuskan apakah sistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

15 of 15 18/03/2021, 11:21