TUGAS CPNS DAY KE-6

GAMBARAN PENGELOLAAN ARSIP DAN

KEARSIPAN DI UPTD SMP NEGERI 1 NGANCAR

Oleh :
MELSA LIYA SAKARINA SARI
NIP. 19900306 202012 2 010
UNIT KERJA UPTD SMP NEGERI 1 NGANCAR

PEMERINTAH KABUPATEN KEDIRI

DINAS PENDIDIKAN
TAHUN 2021
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan yang Maha Esa atas kesempatan yang diberikan
sehingga saya bisa menyusun resume tentang :
Pengelolaan Arsip dan Kearsipan di UPTD SMP Negeri 1 Ngancar
Adapun tujuan dari penulisan paper ini adalah untuk memenuhi tugas CPNS
Day ke-6 Pemerintah Kabupaten Kediri Tahun Anggaran 2019, yang dilaksanakan
pada hari Jumat, 19 Februari 2021.
Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah berbagi ilmu
dan pengetahuan sehingga paper ini dapat terselesaikan.
Penulis menyadari bahwa paper ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena
itu, kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa mendatang.

Kediri, 25 Februari 2021

Penulis
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi menjadi kebutuhan mutlak bagi setiap organisasi, tak terkecuali

sekolah sebagai lembaga pendidikan. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi
memerlukan data dan infromasi. Oleh karena itu, informasi menjadi bagian yang
sangat penting untuk mendukung sekolah dalam menghadapi perubahan situasi
dan kondisi yang berkembang dengan cepat. Salah satu sumber informasi penting
yang dapat menunjang perubahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan
cepat adalah arsip.
Arsip dapat digunakan sebagai sumber informasi untuk mengingatkan
mengenai suatu masalah dan sebagai sumber dokumentasi untuk membuat atau
mengambil keputusan secara tepat mengenai suatu masalah yang sedang
dihadapi. Oleh karena itu arsip perlu adanya pengelolaan agar keberadaan arsip
tersebut terjaga sejak penciptaan sampai dengan penyusutan.
Dalam Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan, pengelolaan arsip dilakukan untuk menjamin ketersediaan
arsip yang benar, pelayanan arsip secara cepat, peruntukan penggunaan yang
tepat, penyajian informasi yang dapat disajikan secara lengkap, dan adanya bukti
pertanggungjawaban yang jelas. Mengingat pengelolaan arsip diperlukan untuk
menjaga ketersediaan arsip, maka diperlukan suatu standar operasional baku
(SOB).
Standar operasional baku (SOB) ini merupakan suatu kebijakan yang
digunakan untuk menyeragamkan dan mengatur aktivitas pengelolaan arsip, serta
mengikat siapa saja yang 2 melaksanakan pengelolaan tersebut baik menyangkut
sumber daya manusia, standardisasi sarana dan prasarana, prosedur pelaksanaan,
serta anggaran yang dibutuhkan. Dalam kegiatan kearsipan, standar operasional
baku (SOB) merupakan suatu pedoman yang digunakan sebagai acuan dalam
mengelola arsip.

B. Tujuan
Laporan ini bertujuan untuk memberikan gambaran pengelolaan arsip yang
ada pada lembaga pendidikan khususnya UPTD SMP Negeri 1 Ngancar.

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup laporan ini adalah implementasi pengelolaan pengarsipan di
satuan kerja UPTD SMP Negeri 1 Ngancar.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Arsip
Arsip menjadi salah satu bagian penting dalam sebuah organisasi.
Banyak pendapat yang menguraikan mengenai pengertian arsip, baik dari para
ahli maupun dari Undang- Undang mengenai kearsipan.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971
menekankan bahwa arsip merupakan naskah-naskah dalam bentuk tercetak yang
terjadi di dalam kegiatan lembaga pemerintahan maupun swasta. Undang-Undang
RI Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan menyebutkan bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Pendapat Barthos (2003:1) bahwa arsip (record) yang di dalam istilah
Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya
diartikan sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan
yang memuat keteranganketerangan mengenai sesuatu subyek (pokok persoalan)
ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang (itu)
pula. Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk ke dalam pengertian
arsip itu misalnya: sura-surat, kuitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar
harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto - foto dan lain sebagainya.
Dipertegas Aulia (2012) arsip adalah kumpulan warkat yang dikirim atau
diterima suatu instansi atau perusahaan maupun perorangan yang disimpan secara
teratur menggunakan sistem tertentu sehingga dapat mempermudah pada saat
pencarian untuk digunakan kembali secara cepat dan tepat.
Dari beberapa pendapat di atas, maka dapat diketahui bahwa arsip adalah
setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat
keterangan- keterangan, mengenai suatu subjek yang dibuat maupun diterima
oleh lembaga-lembaga negara maupun pemerintahan, yang disimpan secara
teratur menggunakan sistem agar mempermudah pencarian untuk digunakan
kembali secara cepat dan tepat.

1. Fungsi Arsip
Terdapat dua pembedaan fungsi arsip oleh undang Undang-Undang RI
Nomor 7 Tahun 1971 Pasal (2) yang membedakan penggunaan arsip secara
langsung dan tidak langsung. Isi Undang-Undang ini dipertegas oleh
pendapat Wursanto (1991 : 28) yang mengatakan bahwa berdasarkan
 fungsi dan kegunaan, arsip atau dokumen dapat dibedakan menjadi dua
macam, yaitu:
1) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dapat dibedakan menjadi tiga macam, yaitu:
a. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan kerja.
b. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun.
c. Arsip inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari-hari.
2) Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses
pekerjaan sehari- hari.
Aulia (2012) juga menawarkan fungsi arsip yang berbeda, yaitu
menjabarkan fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan, yakni:
a. Sebagai alat penyimpanan warkat
b. Sebagai alat bantuan perpustakaan
c. Penyimpanan warkat - warkat keputusan yang telah diambil, kadang –
kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam
menentukan kebijakan perusahaan.
d. Kearsipan berarti menyimpan secara teratur tetap warkat - warkat
penting mengenai kemajuan perusahaan.”

2. Jenis Arsip
Arsip dapat digolongkan atas berbagai jenis atau macam, tergantung
dari sisi peninjauannya, Menurut Sugiarto (2005: 8) jenis arsip antara lain:
1) Arsip menurut subyek atau isinya Berdasarkan isinya, arsip dibedakan
atas: arsip kepegawaian, arsip keuangan, arsip pemasaran, arsip
pendidikan, dan lainnya. Contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar
hadir siswa, daftar nilai, rapor, dll.
2) Arsip menurut bentuk dan wujud fisik Penggolongan ini lebih pada
tampilan fiik media apa yang digunakan dalam merekam informasi.
Wujudnya berupa: Surat, Pita rekaman, Mikrofilm, Disket, Compact
disk (CD).
3) Arsip menurut nilai kegunaanya Yaitu lebih didasarkan pada nilai dan
kegunaanya arsip, diantaranya: Arsip bernilai informasi, arsip bernilai
administrasi, arsip bernilai hukum, arsip bernilai sejarah, arsip bernilai
ilmiah, arsip bernilai keuangan, arsip bernilai pendidikan.
4) Arsip menurut sifat kepentinganya penggolongan ini lebih didasarkan
penggolonganya, atau urgensinya.
5) Arsip menurut fungsinya penggolongan ini didasarkan pada fungsi
arsip dalam kegiatan pendukung organisasi, yaitu:
a. Arsip dinamis, Ialah arsip yang masih dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan organisasi yang bersangkutan.
b. Arsip statis, Ialah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara
langsung dalam kegiatan.
6) Arsip menurut tempat atau pengelolaanya Penggolongan ini didasarkan
pada tempat atau tingkat, serta siapa yang bertanggungjawab
 7) Arsip menurut keaslianya
a. Arsip asli, Yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin
ketik, cetakan printer, serta tanda tangan dan legalisasi yang asli,
yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, Yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang
dalam proses pembuatanya bersamaan dengan dokumen asli, tetapi
ditujukan pihak lain selain penerima dokumen asli.
c. Arsip salinan, Yaitu dokumen yang proses pembuatanya tidak
bersama dengan okumen asli, tetapi memiliki kesesuaian dengan
dokumen dokumen asli.
d. Arsip petikan, Yaitu dokumen yang berisi dari bagian dokumen asli.
8) Arsip menurut kekuatan hukum Didasarkan legalitas yang dilihat dari
sisi hukum, arsip terbagi atas:
a. Arsip otentik, Arsip yang di atsnya terdapat tanda tangan asli dengan
tinta bukan foto copy atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
yang bersangkutan sehingga arsip otentik dapat digunakan sebagai
bukt hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik, Arsip yang diatasnya tiak terdapat tanda tangan
asli dengan tinta, arsip ini berupa foto copy film, mikrofilm.

B. Gambaran Pengelolaan Arsip Kearsipan UPTD SMP N 1 Ngancar

1. Analisa Pengelolaan Kearsipan
Arsip dapat dibuat dan diterima suatu organisasi seiring dengan
aktivitas dan dinamika suatu organisasi. Seiring dengan berjalannya waktu dan
juga banyak kegiatan yang telah dilakukan pada suatu organisasi, maka makin
banyak pula arsip yang tercipta. Apabila arsip didiamkan begitu saja tanpa
dikelola maka akan menyita tempat, tenaga, dan waktu, serta informasi yang
bersifat penting pun dapat hilang. Kurangnya pengelolaan arsip dapat
mengakibatkan penemuan kembali arsip sulit dilakukan secara cepat dan
bertambahnya arsip seiring dengan aktivitas suatu lembaga yang tidak diikuti
dengan penyimpanan yang sistematis akan berakibat pada penumpukan arsip.
Jika penumpukan arsip terjadi secara terus menerus tanpa ada pengelolaan
yang tepat, maka akan membuat keadaan fisik arsip rusak sehingga sulit
dikenali.
Bertambahnya arsip secara terus menerus juga dapat mengakibatkan
tempat penyimpanan arsip tidak mencukupi. Tidak mencukupinya tempat
penyimpanan dapat terjadi karena sistem penyusutan arsip tidak berjalan
secara teratur, tempat penyimpanan arsip digunakan untuk menyimpan
barang-barang selain arsip, dan ruang penyimpanan arsip yang terlalu kecil.
Selain itu juga dapat diakibatkan karena kurangnya pembiayaan dalam
pengadaan fasilitas pengelolaan arsip.
Bagi suatu sekolah arsip sangat penting sebagai pembuktian hasil
penilaian akreditasi sekolah dari 8 komponen standar nasional pendidikan.
Oleh karena itu dapat dipastikan setiap sekolah pasti melakukan pengelolaan
arsip yang dimilikinya guna kegiatan akreditasi sekolah dikemudian hari. Jika
melihat predikat akteditasi A yang dimiliki suatu sekolah dapat dipahami
bahwa sekolah yang memiliki predikat tersebut memiliki arsip yang lengkap.
Kelengkapan arsip tersebut bisa diperoleh dengan adanya pengelolaan arsip
yang baik dan sesuai dengan prosedur. Oleh karena itu, sekolah yang memiliki
predikat akreditasi A pasti melaksanakan pengelolaan arsip yang sesuai
dengan prosedur.
Pengelolaan arsip yang sesuai dengan prosedur pasti didukung dengan
adanya sarana dan prasarana yang lengkap dalam mengelola arsip. Sarana dan
prasarana merupakan hal penting sebagai penunjang kegiatan pengelolaan
arsip, seperti almari arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip aktif, rak
arsip yang digunakan untuk menyimpan arsip inaktif, dan perlengkapan
pendukung lainnya. Sarana dan prasarana pengelolaan arsip juga harus sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan karena kualitas dan kuantitasnya
mendukung kondisi fisik arsip agar terjaga dari berbagai faktor perusak arsip
seperti air, api, jamur, dan debu. Melihat banyaknya komponen akreditasi
sekolah yang dinilai maka dapat dipastikan suatu sekolah memerlukan sarana
dan prasarana penyimpanan arsip yang memadai.
Persoalan mendasar yang dihadapi para pengelola arsip sebenarnya
bukan terletak pada sulitnya menerapkan suatu sistem kearsipan, tetapi lebih
pada bagaimana meyakinkan orang untuk menerapkan sistem kearsipan yang
baik seperti menerapkan peminjaman arsip menggunakan lembar peminjaman
yang masih enggan dilakukan oleh anggota sekolah saat meminjam arsip dan
terkadang peminjam mengambil sendiri arsip yang seharusnya diambilkan
oleh pengelola arsip sekolah.
Kendala pengelolaan arsip seperti kurangnya pemahaman pengelola
arsip dalam menjalankan prosedur yang baru dan terbatasnya sarana prasarana
pengelolaan arsip khususnya tempat penyimpanan arsip seperti almari dan rak
arsip, serta belum adanya ruang khusus untuk menyimpan arsip membuat
sebagian besar arsip hanya diikat dengan menggunakan tali rafia dan ditumpuk
di gudang sekolah bersama dengan peralatan sekolah lainnya. Ditumpuknya
arsip bersama dengan peralatan sekolah lainnya dan hanya tertumpuk di lantai
membuat keadaan fisik arsip kurang terjaga seperti berdebu, lembab, dan
terlipat - lipat. Terbatasnya sarana dan prasarana pengelolaan arsip semakin
mempersulit pengelolaan arsip yang seharusnya dilakukan sesuai dengan
prosedur yang ada.
Berdasarkan analisis terkait dengan arsip sekolah, arsip diperlukan
untuk alat pertanggungjawaban dari suatu keterangan atau kegiatan salah
satunya untuk kegiatan akreditasi sekolah. Banyaknya komponen akreditasi
yang dinilai pasti banyak arsip juga yang dimiliki oleh sekolah. Ketersediaan
dan kelengkapan arsip dapat dicapai dengan adanya pengelolaan arsip.
Sedangkan pada UPTD SMP Negeri 1 Ngancar Kabupaten Kediri sudah
lumayan baik dan tertata rapi. Sudah ada penggolongan tersendiri terkait arsip
– arsip yang ada, ada beberapa almari dan rak arsip yang digunakan, bisa
dilihat dari beberapa foto berikut ini sebagai penataan arsip di UPTD SMP
Negeri 1 Ngancar Kabupaten Kediri.
2. Saran dan Masukan Tata Kelola Kearsipan
Tenaga pengarsipan kurang sehingga surat-surat masuk dan keluar kurang
terkelola dengan baik.

3. Arsip Statis di UPTD SMP Negeri 1 Ngancar