Anda di halaman 1dari 73

TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
(JOB DESCRIPTION – JD)
1 3 4
PROSES
KONSEP KESILAPAN AM
2 PENYEDIAAN

PENGENALAN

JD
TATACARA
DOKUMEN SOALAN LAZIM KUIZ MODUL
PENYEDIAAN
RUJUKAN
5 6 7 8 2
CABARAN
PENGEN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA


Penempatan
Mengikut Bidang
Sempadan Dan
Dimensi Tugas

Agihan
Beban Tugas
Tahap Kompetensi Pegawai
Perincian skop
kerja

Kesesuaian Kesesuaian Pengalaman


Bidang Terhadap Sesuatu Bidang
Kursus/
Latihan
3
PENGEN

RASIONAL
CANGAN & PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEMBANGUNAN ORGANISASI

Penubuhan Agensi Baharu,


Penstrukturan Semula, Pengukuhan
Pemilihan, Pengambilan &
Jawatan, Audit Pembangunan
Pelantikan
Organisasi
Penempatan, Pengisian, Penentuan Nisbah, Norma dan
Pembangunan Latihan Model Perjawatan
/Kompetensi & Pelan Penggantian

Saraan dan Kemudahan Pengukuran Produktiviti dan


Petunjuk Prestasi

4
AUDIT PEMBANGUNAN ORGANISASI DAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PENGEN

JANGKAAN KEBERHASILAN
Right Skill Right Place

Right Right Job

People Right Time

Right Number

Right Cost

Hala Tuju
Perkhidmatan Penjajaran
KADAR
UPAH
Strategik Sumber
Manusia

UNTUK
PENCAPAIAN MATLAMAT
PERKHIDMATAN AWAM
KERJA
5
PUNCA KUASA E
N

P PELAKSANAAN DESKRIPSI TUGAS SEKTOR AWAM G


E
N
A
L

1
A
N

Melalui perenggan 7 dan 8 pekeliling ini, Deskripsi Tugas


(Job Description – JD) diperkenalkan bagi menggantikan
Senarai Tugas. JD merupakan satu (1) elemen baharu
manakala sembilan
2
yang diperkenalkan dalam pekeliling ini

(9) elemen utama yang lain ditambah baik dan


dimantapkan
mengikut keperluan semasa. (berkuat kuasa mulai 12 Julai 2018)
perenggan 7.2.5. yang menyatakan
penguatkuasaan peraturan bahawa setiap
permohonan perjawatan baharu perlu
disertakan dengan Job Description yang
lengkap. (berkuat kuasa mulai 1 Januari 2019)

6
PENGEN

KOMPONEN MYPORTFOLIO

CARTA ORGANISASI
1 6 CARTA ALIR

CARTA FUNGSI
2 7 SENARAI SEMAK

10
KOMPONEN SENARAI UNDANG-
AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
3 MYPORTFOLIO
8 UNDANG, PERATURAN & PUNCA KUASA

DESKRIPSI TUGAS 4 9 SENARAI BORANG

PROSES KERJA
5 10
SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
7
PENGEN

DEFINISI DESKRIPSI TUGAS


Deskripsi Tugas (Job Description – JD) merupakan dokumen yang
menjelaskan tujuan pewujudan sesuatu jawatan dengan mengambil
kira komponen akauntabiliti, dimensi dan kompetensi yang diperlukan
bagi sesuatu jawatan dalam organisasi.

Ini selaras dengan objektif sesuatu jawatan yang secara prinsipnya


diwujudkan berdasarkan kadar upah untuk kerja(rate for the job).

Akauntabiliti yang jelas dan spesifik dapat membantu penyandang


menjalankan tugas dengan lebih efektif, setara dengan gred jawatan
yang diperuntukkan.

JD dapat membantu untuk menterjemahkan hasil daripada tugas


tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan objektif penubuhan
sesebuah agensi

8
KONS

KONSEP
PEWUJUDAN JAWATAN –
01 capai matlamat organisasi 05 FAKTA bukan andaian
09
DOKUMEN‘HIDUP’–
dikemas kini setiap kali perubahan fungsi

02 AKAUNTABILITI JAWATAN
– selari dengan matlamat organisasi 06 Merujuk kepada
ORGANISASI dan 10
SEMPADAN TUGAS antara rakan sekerja / penyelia dapat dike

berorientasikan HASIL

JURANG antara
DESKRIPSI TUGAS –
03 merujuk kepada jawatan bukan penyandang 07 INPUT pengukuran prestasi
11 kompetensi jawatan
denganKompetensi pegawai dikenal pasti

jawatan – UNIT ASAS


04 dalam organisasi 08 JELAS dan MUDAH
difahami, UNIK dan 12 SKOP FUNGSI jawatan
diperjelaskan –
DINAMIK tiada pertindihan tugas
9
PROS
S

PROSES PENYEDIAAN
SIAPA
YANG BERTANGGUNGJAWAB MENYEDIAKAN JD?
01 PELAKSA
N

Kumpul Maklumat
05 Kemaskini

PENYELIA
PENYELARAS
02
Penyediaan Draf
PENYANDANG
Pengesahan

Semakan Draf
04
03
10
KESILAPAN AM
KESILA
N

PENYEDIAAN DESKRIPSI TUGAS


KESILAPAN AKIBAT
1 Mengambil mudah dengan
kelayakan yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas
Potensi menimbulkan masalah dalam
pengambilan / pelantikan & pengekalan
bakat

2
A
Memperbesarkan atau meremehkan Tugas yang dilaksanakan tidak menepati M
kepentingan sesuatu tugas kehendak dan keperluan organisasi

3 Deskripsi Tugas tidak dikemas kini dan


tidak selari dengan matlamat/hala tuju
organisasi
Deskripsi tugas luput / tidak lagi relevan
kerana perubahan tugas

4
Penyandang tidak mencapai
Tidak meletakkan kompetensi yang
benar-benar diperlukan kompetensi yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas

5 Meletakkan akauntabiliti yang terlalu Akauntabiliti di jawatan lain di bawah


banyak di gred tinggi supaya kelihatan seliaan tidak dapat disediakan dengan
banyak tugas baik

11
DOKUMEN RUJUKAN
DOKU
N

RUJU
N

1 AKTA / ENAKMEN 2 DASAR /ARAHAN KERAJAAN 3RANCANGAN MALAYSIA

4 PELAN STRATEGIK 5 WARAN PERJAWATAN 6 PKPA BIL.4/2018


12
TATAC
A
TUGAS UTAMA
4 5 DIMENSI

AKAUNTABILITI

3 6
KELAYAKAN AKADEMIK PENYED
N

2 7
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
KOMPETENSI

8
KOMPONEN UTAMA
1 DESKRIPSI 8
MAKLUMAT UMUM
TUGAS PENGALAMAN

13
TATAC
MAKLUMAT UMUM
KETUA
1 A
GELARAN JAWATAN
PERKHIDMATAN
KEDUDUKAN DI
RINGKASAN GELARAN
WARAN
JAWATAN
PERJAWATAN
JAWATAN GRED JAWATAN BIDANG UTAMA
an selari dengan objektif penubuhan agensi berlandaskan prinsip
GRED JD rate for the job SUB-BIDANG
DISEDIAKAN
STATUS JAWATAN
OLEH
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
HIRARKI 2 DILULUSKAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) OLEH
TARIKH
SKIM PERKHIDMATAN
DOKUMEN PENYED
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN N
2

3 AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA


4

DIMENSI
5
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
6
KOMPETENSI
7
PENYANDANG
PENGALAMAN
8 Urusan penempatan penyandang hendaklah bersesuaian dengan JD ses

jawatan 14
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

MAKLUMAT UMUM
MAKLUMAT UMUM
Panggilan atau nama yang
diberikan kepada jawatan
1 yang digunakan dalam Jawatan pegawai yang
sesebuah mengetuai sesuatu perkhidmatan
9
agensi

Singkatan kepada tatanama Bekalan, Program/Aktiviti/Sub-


2 yang digunakan di aktiviti dan no. butiran jawatan 10
sesebuah agensi bagi
membezakan dalam Waran Perjawatan
jawatan mengikut fungsi MAKLUMAT UMUM
KETUA
GELARAN JAWATAN PERKHIDMATA
Bidang tugas jawatan berkenaan
Gred hakiki jawatan mengikut N yang selari dengan bidang yang
KEDUDUKAN ditetapkan oleh Ketua
11
3 kedudukan yang ditetapkan RINGKASAN GELARAN
DI WARAN
berdasarkan sesuatu JAWATAN Perkhidmatan
skim PERJAWATAN
BIDANG UTAMA
perkhidmatan
SUB-BIDANG
DISEDIAKA Sub-Bidang tugas jawatan
STATUS JAWATAN
Gred jawatan yang merujuk
GRED JAWATAN N OLEH berkenaan yang selari dengan 12
bidang yang ditetapkan oleh
4 kepada penyediaan JD sesuatu
GRED JD Ketua Perkhidmatan
jawatan
HIRARKI 1(BAHAGIAN) DISEMAK OLEH
5 Taraf sesuatu jawatan
Nama dan gelaran jawatan 13
HIRARKI 2 DILULUSKA
TARIKH pegawai yang menyediakan JD
SKIM PERKHIDMATAN
(CAWANGAN/SEKTOR/UNIT) N OLEH
Kedudukan jawatan di sesuatu DOKUMEN
6 agensi mengikut struktur
organisasi di hirarki pertama Sekiranya JD disediakan melalui HRMIS, beberapa
Nama dan gelaran jawatan
Maklumat Umum telah sedia ada wujud di dalam pegawai yang menyemak JD 14
Kedudukan jawatan di sesuatu
HRMIS kecuali maklumat di kotak kuning perlu
7 agensi mengikut struktur
organisasi di hirarki kedua diisi secara manual. Sekiranya JD disediakan secara
manual, maklumat ini perlu disediakan oleh PSM Nama dan gelaran jawatan
pegawai yang meluluskan JD
15
Skim perkhidmatan bagi bagi 16
8 sesuatu jawatan yang disandang
MAKLUMAT UMUM

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin,
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhanuddin bin Abdullah
SUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Norhaliza binti Junid
/SEKTOR/UNIT) SUBK
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

17
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUJUAN PEWUJUDAN
JAWATAN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Menerangkan keperluan / justifikasi sesuatu jawatan secara Merangkumi
umum dalam satu kenyataan yang merangkumi keseluruhan keseluruhan

TAKRIFAN akauntabiliti. Tujuan pewujudan jawatan juga boleh dikenal AKAUNTABILITI


pasti dengan merujuk kepada carta organisasi dan carta
fungsi sesebuah agensi.
Jangkaan
Tujuan pewujudan jawatan terdiri daripada tiga (3) frasa iaitu:
PENGHASILAN
KATA KERJA OBJEK
Kata yang digunakan untuk
menyatakan sesuatu perbuatan yang Rangkaian perkataan selepas kata
boleh menentukan kompleksiti tugas kerja yang merujuk kepada siapa atau
bagi sesuatu gred jawatan. Seorang apa. Objek menerangkan fungsi
penyelia tidak seharusnya mempunyai jawatan/produk/perkhidmatan yang
kata kerja yang sama dengan pegawai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
di bawah seliaannya kerana setiap
gred mempunyai kompleksiti tugas
yang berbeza

HASIL

Keluaran atau Hasil (Output atau


Outcome) merujuk kepada jangkaan
penghasilan yang perlu dicapai
dalam melaksanakan sesuatu tugas

Membuat sesuat
u
Kepada sesuat mencapa
Untuk
u i

Contoh bagi memastikan pembinaan dapat d19isiapkan


Menjalankan kerja pembinaan bangunan
CADANGAN SENARAI KATA KERJA MENGIKUT PERINGKAT

PERINGKAT 1 PERINGKAT 2 PERINGKAT 3


(KETUA JAB/ UNIT/ BAHAGIAN) (PENYELIA/ PENGURUSAN PERTENGAHAN) (OPERASI)
 Merancang  Menyelaras  Membantu  Membantu
 Merangka  Menyemak  Menganalisis  Melaksanakan
 Menetapkan  Memberi khidmat nasihat  Mengemas kini  Menyediakan
 Memacu  Memantau  Menambah nilai  Mengumpul
 Mentadbir  Menilai  Mewakili  Merekod
 Memberi khidmat nasihat  Meluluskan  Memformulasikan  Menyunting
 Mengesahkan  Melaksanakan  Mencipta  Menyusun
 Meluluskan  Memudah cara  Menghantar
 Memperakukan  Menyediakan
 Meneliti  Memperakukan
 Menganalisis  Membimbing
 Mengesyorkan  Membangunkan

20
CONTOH 1
Tujuan Pewujudan Jawatan BAHAGIAN
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER MANUSIA
Bahagian Khidmat Pengurusan

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha


SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN
Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha
Penolong Penolong
Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan,
Lantikan, Elaun Kenaikan Unit Pembangunan Unit Unit
& Kemudahan Pangkat & Organisasi Pentadbiran (I) Pentadbiran (II)
Tatatertib

Penolong Penolong
Setiausaha Setiausaha
Unit Unit
Kewangan (I) Kewan2g1an
(II)
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN

Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA


CONTOH 1

KATA KERJA OBJEK HASIL

hal ehwal pengurusan sumber bagi membolehkan


manusia agensi menjalankan
dan pembangunan organisasi fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan
Melaksanakan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu


Untuk mencapai

CONTOH 2
Tujuan Pewujudan Jawatan
Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN
Unit-unit yang berada di bawah Seksyen Sumber Manusia dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti
UNIT SUMBER MANUSIA I Bahagian Khidmat Pengurusan
22
B
Ketua Penolong Setiausaha
A
SEKSYEN SUMBER MANUSIA
H
A
GI
A
N
KHIDMAT Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

PENGURUSAN

Penolong Penolong Penolong Penolong


Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Penolong Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan, Unit Pembangunan Unit Unit Unit Unit
Lantikan, Elaun Kenaikan Organisasi Pentadbiran Logistik Kewangan Aset & Perolehan
& Kemudahan Pangkat & 23
Tatatertib
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

CONTOH PENULISAN

Penolong Setiausaha
CONTOH 2 HAN
UNIT LANTIKAN,
PENGESA& ELAUN
KEMUDAHAN

KATA KERJA OBJEK HASIL

Membantu bagi membolehkan


Urusan pengesahan lantikan, agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan
elaun dan kemudahan
melaksanakan

Membuat sesuatu Kepada sesuatu


Untuk mencapai

Nama Unit Pengesahan Lantikan, Elaun dan Kemudahan dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Akauntabiliti

24
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
CONTOH PENULISAN
1. Ketua Penolong Setiausaha, Seksyen Sumber Manusia
CONTOH 2. Penolong Setiausaha, Unit Pengesahan Lantikan, Elaun
1&2 & Kemudahan

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Melaksanakan hal ehwal bagi membolehkan


Setiausaha, pengurusan sumber agensi menjalankan
Seksyen Sumber manusia dan fungsi ditetapkan
Manusia organisasi dengan cekap dan
berkesan.

Penolong Membantu urusan pengesahan bagi membolehkan


Setiausaha, melaksanakan lantikan, elaun dan agensi menjalankan
Unit Pengesahan kemudahan fungsi ditetapkan
Lantikan, Elaun dengan cekap dan
& Kemudahan berkesan.

25
ONTOH 3
ujuan Pewujudan Jawatan BAHAGIAN
etua Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Pengarah
CONTOH 3 SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
Menguruskan
dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
PTJ berhemah mengikut SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu
Kepada sesuatu Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Unit
Akauntabiliti Kewangan dan
Akaun 26
CONTOH 4
Tujuan Pewujudan Jawatan BAHAGIAN
Penolong Pengarah SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
KEWANGAN & AKAUN

PENGARAH
Bahagian Kewangan & Akaun

CONTOH PENULISAN
Penolong Pengarah
CONTOH 4 UN
IT KEWANGAN & UN
AKA

KATA KERJA OBJEK HASIL

bagi memastikan
Membantu hal ehwal kewangan peruntukan diperoleh
menguruskan dan bajet Jabatan mencukupi dan
/Bahagian dan semua dibelanjakan dengan Ketua Penolong Pengarah
PTJ berhemah mengikut SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN

tatacaran kewangan
yang ditetapkan

Membuat sesuatu
Kepada sesuatu Untuk mencapai

Penolong Pengarah
Nama Unit Kewangan dan Akaun dijadikan sebagai “Objek” dalam penulisan Unit
Akauntabiliti Kewangan dan
Akaun 27
BAHAGIAN
KEWANGAN & AKAUN

CONTOH PENULISAN PENGARAH


Bahagian Kewangan & Akaun
CONTOH 1. Ketua Penolong Pengarah, Seksyen Kewangan & Akaun
3&4 2. Penolong Pengarah, Unit Kewangan dan Akaun

JAWATAN KATA KERJA OBJEK HASIL

Ketua Penolong Menguruskan hal ehwal kewangan bagi memastikan


Pengarah, dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
Seksyen Kewangan & /Bahagian dan semua mencukupi dan
Akaun PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan Ketua Penolong Pengarah
SEKSYEN KEWANGAN & AKAUN
yang ditetapkan

Penolong Pengarah, Membantu hal ehwal kewangan bagi memastikan


Unit Kewangan & menguruskan dan bajet Jabatan peruntukan diperoleh
Akaun /Bahagian dan semua mencukupi dan
PTJ dibelanjakan dengan
berhemah mengikut
tatacaran kewangan Penolong Pengarah
yang ditetapkan
Unit
Kewangan dan
Akaun 28
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

AKAUNTABILITI
AKAUNTABILITI
TAKRIFAN Akauntabilti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu Hasil akhir / Output
tugas yang dilaksanakan dan dapat memberikan hasil bagi sesuatu tugas
mencapai tujuan pewujudan sesuatu jawatan

Bukan senarai tugas


dan aktiviti

KATA KERJA OBJEK HASIL


Kata yang digunakan untuk
menyatakan sesuatu perbuatan yang Rangkaian perkataan selepas kata Keluaran atau Hasil (Output atau
boleh menentukan kompleksiti tugas kerja yang merujuk kepada siapa atau Outcome) merujuk kepada jangkaan
bagi sesuatu gred jawatan. Seorang apa. Objek menerangkan fungsi penghasilan yang perlu dicapai
penyelia tidak seharusnya mempunyai jawatan/produk/perkhidmatan yang dalam melaksanakan sesuatu tugas
kata kerja yang sama dengan pegawai dilaksanakan oleh sesuatu jawatan
di bawah seliaannya kerana setiap
gred mempunyai kompleksiti tugas
yang berbeza

Apakah tanggungjawab utama jawatan? Kepada sesuat


Untuk mencapa

u i
Contoh bagi memastikan perlaksanaan
Mentadbir organisasi pembinaan proje3k0berjalan lancar mengikut syarat yang
urus ditetapkan
CIRI – AKAUNTABILITI
CIRI
1
Mengenal pasti
semua output
utama bagi
sesuatu jawatan
(identifies all
key outputs);

2 3
Tidak terikat kepada
sesuatu tempoh Tugas yang
(timeless) spesifik
(job specific)

4 5 6
Beberapa jawatan
Dikategorikan
Fokus kepada hasil berkongsi
mengikut
(focused on results) akauntabiliti yang
keutamaan fungsi
sama dan pada
tugas
masa yang sama

31
CONTOH 1
Akauntabiliti BAHAGIAN
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN
SEKSYEN SUMBER
Bahagian Khidmat Pengurusan
MANUSIA

Ketua Penolong Setiausaha Ketua Penolong Setiausaha


SEKSYEN SUMBER MANUSIA SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

32
Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha
Penolong Penolong
Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan,
Lantikan, Elaun Kenaikan Unit Pembangunan Unit Unit
& Kemudahan Pangkat & Organisasi Pentadbiran Logistik
Tatatertib

Penolong Penolong
Setiausaha Setiausaha
Unit Unit
Kewangan Aset & Perolehan
KATA KERJA OBJEK

urusan pengesahan lantikan,


1 Melaksanakan elaun dan kemudahan

HASIL
bagi membolehkan agensi
menjalankan fungsi
ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

KATA KERJA OBJEK HASIL

urusan penempatan, bagi membolehkan agensi


2 Melaksanakan kenaikan pangkat menjalankan fungsi
KATA KERJA OBJEK dan HASIL
tatatertib ditetapkan dengan cekap
urusan pembangunan bagi berkesan.
dan memastikan agensi
Melaksanakan mempunyai struktur organisasi
3 organisasi
yang efektif dan skim
perkhidmatan yang sesuai.
Membuat sesuatu

AKAUNTABILITI
Kepada sesuatu Untuk mencapai 33

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha SEKSYEN SUMBER MANUSIA
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

TUGAS UTAMA
TUGAS UTAMA
Tugas utama merujuk kepada senarai tugas utama yang
TAKRIFAN dikenal pasti dapat mencapai akauntabiliti yang
ditetapkan. Perbezaaan Tugas Utama dan Akauntabiliti
ditunjukkan seperti Jadual di bawah.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA


Menghuraikan “Apa” Menghuraikan “Bagaimana”

Tepat Menyenaraikan

Fokus Mungkin berubah

Kawalan kepada penghasilan/Output Input

Susunan akauntabiliti perlu disenaraikan Tidak semua tugas bagi


35
mengikut keutamaan fungsi tugas sesuatu
CONTOH 1
Tugas Utama
Ketua Penolong Setiausaha SETIAUSAHA BAHAGIAN
SEKSYEN SUMBER
Bahagian Khidmat Pengurusan
MANUSIA

Ketua Penolong Setiausaha


SEKSYEN SUMBER MANUSIA
BAHA PENGURUSAN
GIAN
KHI
DM Ketua Penolong Setiausaha
AT SEKSYEN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Penolong Setiausaha Penolong Setiausaha


Penolong Penolong
Penolong Setiausaha Setiausaha Setiausaha
Unit Pengesahan Unit Penempatan,
Lantikan, Elaun Kenaikan Unit Pembangunan Unit Unit
& Kemudahan Pangkat & Organisasi Pentadbiran Logistik
Tatatertib

Penolong Penolong
Setiausaha Setiausaha
Unit Unit
Kewangan Aset & Perolehan

36
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN


Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan
fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA


1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun 1. Menyemak dan menganalisis data.
dan kemudahan bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan 1. Menyemak dan menganalisis data.
pangkat dan tatatertib bagi membolehkan agensi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
menjalankan fungsi yang ditetapkan dengan cekap 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
dan berkesan. 4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai
penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi 1. Menyediakan pelan perancangan.
bagi memastikan agensi mempunyai struktur 2. Menyediakan kertas permohonan.
organisasi yang efektif dan skim perkhidmatan yang 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
sesuai. 4. Menyediakan kertas pertimbangan.
37
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

DIMENSI
DIMENSI
Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop
TAKRIFAN fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Parameter/ skala dan Sempadan Tugas
kuantiti spesifik kepada jawatan yang berkenaan sahaja dan
berdasarkan skala penentuan di bawah seliaan jawatan
berkaitan sahaja.
Bukan KPI atau SKT
Penentuan dimensi adalah berbeza dengan Petunjuk Prestasi
Utama (KPI) dan Sasaran Kerja Tahunan (SKT).
Gambarajah Perbezaan Dimensi, KPI dan SKT
Dimensi KPI SKT
Penentuan Ukuran impak Sasaran kerja yang
DIMENSI Paramater/Skala pencapaian SKT utama perlu dicapai

SKT Cth: Cth: Cth:


Kategori Usahawan 10 daripada usahawan membantu 100
- Usahawan di 3 negeri bebas daripada usahawan
- Usahawan wanita bantuan dana
KPI kerajaan

39
CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN


Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan
cekap dan berkesan.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
kemudahan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan 1. Menyemak dan menganalisis data.
tatatertib bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
ditetapkan dengan cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi 1. Menyediakan pelan perancangan.
memastikan agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif 2. Menyediakan kertas permohonan.
dan skim perkhidmatan yang sesuai. 3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan: 320 perjawatan
2. Bilangan Pengisian: 300 pegawai
3. Bilangan Skim Perkhidmatan: 10 skim perkhidmatan
4. Bilangan Kes Tatatertib: 30 kes
40
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KELAYAKAN
AKADEMIK
KELAYAKAN AKADEMIK / IKHTISAS
TAKRIFAN Kelayakan akademik merujuk kepada kelayakan minimum Diperuntukkan dalam
yang diperlukan oleh pegawai untuk menyandang sesuatu perbekalan skim
jawatan seperti yang diperuntukkan dalam syarat-syarat perkhidmatan
lantikan skim perkhidmatan.
Bukan merujuk
Ikhtisas merujuk kepada kelayakan tambahan yang kepada kelayakan
diperuntukkan kepada skim-skim perkhidmatan tertentu. akademik
(Cth: Akauntan – Malaysian Association of Certified Public Accountants)
penyandang

Kelayakan yang
bersesuaian dengan
jawatan adalah satu
kelebihan

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS

Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
42
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

KOMPETENSI
KOMPETENSI
Kemahiran/ Kriteria individu merujuk kepada kemahiran/ kriteria yang diperlukan
TAKRIFAN oleh pegawai untuk menyandang sesuatu jawatan.

Bagi jawatan-jawatan berbentuk perkhidmatan gunasama, kader, terbuka dan


peminjaman/pertukaran sementara atau mana-mana jawatan yang difikirkan sesuai
oleh Ketua Jabatan dan/atau Ketua Perkhidmatan, kriteria pengalaman dan kriteria
individu yang dibangunkan dalam Deskripsi Tugas tidak menghalang mana-mana
penyandang yang kurang memenuhi kriteria untuk ditempatkan di jawatan tersebut.
Walau pun, Ketua Jabatan dan/ atau Ketua Perkhidmatan boleh menentukan
bagai sebarang bentuk pembangunan atau latihan kepada penyandang bagi memenuhi
mana mana-mana kriteria tersebut.

CONTOH PENULISAN
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

KOMPETENSI

Kemahiran Kepimpinan
Kemahiran Membuat Keputusan
Pemikiran Strategik
Pemikiran Analitikal
Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point 44
TATACARA PENYEDIAAN

DESKRIPSI TUGAS
SEKTOR AWAM

PENGALAMAN
PENGALAMAN
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan
TAKRIFAN bagi melaksanakan fungsi di jawatan tersebut. Tempoh Realistik dengan gred
pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan
jawatan, bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan
penyandang sedia ada. Bukan merujuk
kepada tempoh
perkhidmatan
penyandang
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

PENGALAMAN
Minimum berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia

46
CONTOH
DOKUMEN
DESKRIPSI TUGAS

47
CONTOH DOKUMEN DESKRIPSI TUGAS
Ketua Penolong Setiausaha
SEKSYEN SUMBER MANUSIA

MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Ketua Penolong Setiausaha KETUA PERKHIDMATAN Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam
RINGKASAN GELARAN JAWATAN KPSU (SM) KEDUDUKAN DI WARAN B07. 3.3.2 (25)
PERJAWATAN
GRED JAWATAN M48/ M52 BIDANG UTAMA Pengurusan Sumber Manusia
GRED JD M48 SUB-BIDANG UTAMA Pembangunan Organisasi
STATUS JAWATAN Tetap DISEDIAKAN OLEH Khairy bin Jalaluddin
KPSU (SM)
HIRARKI 1 (BAHAGIAN) Bahagian Khidmat Pengurusan DISEMAK OLEH Burhan bin Abdullah
TSUB (KP)
HIRARKI 2 (CAWANGAN Seksyen Sumber Manusia DILULUSKAN OLEH Mokhtar bin Dahari
/SEKTOR/UNIT) SUB (KP)
SKIM PERKHIDMATAN Pegawai Tadbir & Diplomatik TARIKH DOKUMEN 1 Julai 2018

TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN

Melaksanakan hal ehwal sumber manusia dan pembangunan organisasi bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap
dan berkesan.

48
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA

1. Melaksanakan urusan pengesahan lantikan, elaun dan kemudahan 1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan 2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
cekap dan berkesan. 3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
2. Melaksanakan urusan penempatan, kenaikan pangkat dan tatatertib
1. Menyemak dan menganalisis data.
bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi yang ditetapkan
2. Mengadakan sesi rundingan/perbincangan.
dengan cekap dan berkesan.
3. Menyediakan kertas makluman/pertimbangan.
4. Mengesyorkan cadangan untuk penelitian pegawai penyelia.
3. Melaksanakan urusan pembangunan organisasi bagi memastikan
1. Menyediakan pelan perancangan.
agensi mempunyai struktur organisasi yang efektif dan skim
2. Menyediakan kertas permohonan.
perkhidmatan yang sesuai.
3. Mengadakan sesi rundingan dengan JPA.
4. Menyediakan kertas pertimbangan.
DIMENSI
1. Bilangan Perjawatan : 320 perjawatan 3. Bilangan Skim Perkhidmatan : 10 skim Perkhidmatan
2. Bilangan Pengisian : 300 pegawai 4. Bilangan Kes Tatatertib : 30 kes

KELAYAKAN AKADEMIK/ IKHTISAS


Ijazah sarjana muda kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau kelayakan yang diiktiraf
setaraf dengannya.

(Ijazah sarjana muda dalam bidang pengurusan sumber manusia adalah satu kelebihan)
KOMPETENSI

1. Kemahiran Kepimpinan
1. Pemikiran Strategik
2. Kemahiran Membuat
Keputusan 2. Pemikiran Analitikal
3. Berkemahiran dalam penggunaan Microsoft Word, Microsoft Excel dan Microsoft Power Point
PENGALAMAN
49
Sekurang-kurangnya berpengalaman 4 tahun dalam bidang pengurusan sumber manusia
S
O
A
L
A
N

SOALAN
L

Z
I
M
A

LAZIM

50
SOAL
SOALAN LAZIM N

BIL. SOALAN JAWAPAN

1. Adakah JD perlu dipinda sekiranyaJDtidakperludipindakeranapenyediaanJD


penyandang bertukar?merujuk kepada jawatan bukan penyandang.
LAZ
M

2. Kumpulangreddanjawatanapakahyang
Semua jawatan dan gred yang diperuntukkan dalan Waran Perjawatan/Surat Kelulusan Perjawatan (WP/
sesuai mempunyai JD?

3. Adakah agensi perlu menyediakan satu (1) JD


sahaja bagi jawatan-jawatan yang Prinsip penyediaan JD adalah 1 JD : 1 Jawatan.
menjalankan fungsi yang sama? Akauntabiliti dan tugas utama boleh sama bagi
jawatan yang menjalankan fungsi yang sama tetapi
terdapat perbezaan pada komponen “dimensi”.

51
SOALAN LAZIM O
S

A
L
BIL. SOALAN JAWAPAN A
N
4. Bolehkah tugas-tugas baharu Bagi tugas-tugas baharu dalam skop jawatan yang diberikan
dimasukkan dalam JD? kepada jawatan boleh ditambah dalam JD manakala tugas-
L
tugas lain yang tidak berkaitan dengan skop jawatan yang
A
diberikan kepada penyandang dimasukkan sebagai Sasaran
Z
Kerja Utama (SKU).
I
M
Bagi tugas-tugas lain yang tidak menepati dengan tujuan
pewujudan jawatan hanya dijadikan sebagai SKU

5. Bagaimanakah kaedah penulisan Tujuan Pewujudan Jawatan boleh digabungkan menjadi satu
Tujuan Pewujudan Jawatan ayat umum. Perincian boleh dihuraikan melalui setiap
sekiranya terdapat lebih daripada akauntabiliti.
satu (1) Tujuan Pewujudan Jawatan?

52
SOALAN LAZIM S
O
A
BIL. SOALAN JAWAPAN L

6. Pada komponen manakah SEMPADAN tugas A


Sempadan tugas dapat dikenal pasti pada
dapat dikenal pasti? N
komponen TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN,
AKAUNTABILITI & DIMENSI
L
7. Bagaimana penyediaan JD bagi pegawai
Penyediaan JD adalah berdasarkan jawatan yang A
yang ditempatkan secara pentadbiran?
diperuntukkan dalam WP/SKP. Penempatan secara Z
pentadbiran tidak wajar dilaksanakan oleh agensi I
memandangkan bertentangan dengan prinsip M
perjawatan dan perbekalan di dalam WP/SKP
(Punca Kuasa: Surat JPA bertarikh 31 Disember 2014)
8. Siapa yang bertanggungjawab menyediakan
JD? Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan
penyediaan JD bagi setiap jawatan baharu dan
sedia ada.

9. Adakah boleh menambah komponen utama


yang lain dalam JD? Boleh. Tertakluk kepada keperluan agensi.

10. Adakah JD boleh dijadikan input untuk Boleh. Tertakluk juga dengan lain-lain prinsip dan
menjajarkan sesuatu jawatan sekiranya beban dasar perjawatan semasa.
tugas/kompleksiti tidak setara dengan jawatan
sedia ada.
53
KUIZ K
U
I

Z M
O
D
U
L
MODUL

54
KUI
Z

JD didefinisikan sebagai satu dokumen rasmi yang mempunyai kenyataan bertulis bagi sesuatu tugas yang
1 selayaknya dilaksanakan oleh Pegawai yang menyandang sesuatu jawatan. Ia dapat membantu
menterjemahkan hasil daripada tugas tertentu dengan lebih jelas bertepatan dengan:
MOD
L
(a) kehendak stakeholder
(b) keperluan semasa agensi
(c) objektif penubuhan sesebuah organisasi

2 Penyediaan JD dapat membantu ke atas perkara-perkara seperti berikut:

(i)Menghuraikan tanggungjawab sesuatu jawatan berdasarkan akauntabiliti yang ditetapkan;


(ii) Mengenal pasti kompleksiti tugas mengikut jawatan dan gred yang ditetapkan;
(iii) Mengenal pasti hubung kait tugas di antara penyelia dan pegawai di bawah seliaannya;
(iv)Mengenal pasti jurang antara kompetensi jawatan dengan kompetensi pegawai;
(v) Menjelaskan skop fungsi dan sempadan sesuatu jawatan untuk memastikan tiada pertindihan fungsi/tugas di
antara satu jawatan dengan jawatan yang lain; dan
(vi)Merancang keperluan sumber manusia sektor awam yang komprehensif, holisitik dan bersifat strategik.

(a) i, ii, iii


(b) I, ii, iii, iv
(c) I, ii, iii, iv, v
(d) Semua di atas 55
KUI
Z

JD mengandungi :
MOD
3
L
(a) 8 komponen utama
(b)5 komponen utama
(c) 10 komponen utama

Gred Jawatan merujuk kepada:


4
(a) gred penyandang
(b)gred hakiki jawatan yang diperuntukkan dalam Waran Perjawatan

Tujuan Pewujudan jawatan menerangkan keperluan sesuatu jawatan secara umum dan jelas dalam satu ayat
5 yang ringkas yang merangkumi keseluruhan akauntabiliti. Ia terdiri daripada:

(a) Kata Kerja + Objek


(b)Kata Kerja + Outcome/Output
(c) Kata Kerja + Objek + Outcome/Output

56
KUI
Z
Jawatan Pengarah KPDNKK Cawangan Negeri Sembilan merupakan gred N36. Apakah Kata Kerja yang sesuai
6 dicadangkan bagi penyediaan Tujuan Pewujudan Jawatan tersebut?

(a) Membantu melaksana


MOD
(b) Melaksana L
(c) Merancang

Akauntabiliti merupakan tanggungjawab utama dalam sesuatu tugas yang dapat memberikan hasil. Pernyataan
7 yang manakah yang merujuk kepada ciri-ciri akauntabiliti?

(a) Mungkin berubah


(b) Menghuraikan “bagaimana”
(c) Fokus kepada hasil
(d) Menyenaraikan

Dimensi merujuk kepada parameter/skala dan bilangan skop fungsi tugas bagi sesuatu jawatan. Melalui dimensi,
8 dan bagi sesuatu jawatan dapat dikenalpasti.

(a) sempadan, kompleksiti tugas


(b)Sasaran Kerja Tahunan, beban
(c) Petunjuk Prestasi Utama, sempadan
(d)sempadan, Sasaran Kerja Tahunan

57
KUI
Z
Pengalaman merupakan tempoh minimum yang diperlukan bagi melaksanakan fungsi di sesuatu jawatan.
9 Pernyataan yang manakah TIDAK merujuk kepada tempoh pengalaman?

(a) Tempoh pengalaman hendaklah realistik dengan gred sesuatu jawatan


MOD
(b)Tempoh pengalaman merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada
L
(c) Tempoh pengalaman bukan merujuk kepada tempoh perkhidmatan penyandang sedia ada
(d)Tempoh pengalaman penyandang yang pernah bertugas di agensi lain boleh diambilkira dengan syarat
tugas yang dilaksanakan adalah bidang yang sama di agensi semasa

Syed Sidek merupakan pegawai berkelulusan Sarjana dalam bidang undang-undang. Beliau bertugas sebagai
10 Ketua Penolong Pengarah, Gred M48 di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Kementerian Dalam Negeri.
Apakah kelayakan akademik yang sesuai ditulis di dalam JD bagi jawatan yang disandang oleh Syed Sidek?

(a) Sarjana Undang-Undang


(b)Ijazah Sarjana Muda Undang-undang
(c) Ijazah Sarjana Muda Pengurusan Sumber Manusia
(d)Ijazah Sarjana Muda Kepujian yang diiktiraf oleh Kerajaan daripada institusi pengajian tinggi tempatan atau
kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.

58
FASA F
A
PRA PELAKSANAAN SEMASA PASCA S
A

A Sesi Penyediaan
Analisis
MULA P
G Rundingan /
E
Pra-Bengkel
E Sesi Semakan L
N A
Reka bentuk
S Permohonan
K
Perancangan S
I Tentatif Program Kelulusan
A
Penilaian /
N
Pemantauan
Tidak Pembangunan Pelaksanaan A
Setuju Bengkel A
J Pertimbangan Penyediaan N
P Rancangan Sesi
Setuju Pembelajaran (RSP) Pindaan
A Penambahbaikan

Tiada
pindaan
O TAMAT
U
T
P
O U O O
Objektif Program, Bil. Sesi Penilaian U
U T U
T
Peserta, Bil. Fasilitator, Sesi Taklimat T
T Penjanaan Dokumen JD melalui
P Carta Fungsi, Carta Pengenalan Sesi Amali P P
Modul JD HRMIS 2.0
U Organisasi, Pelan Strategik, Penulisan Sesi U U
T Waran Perjawatan Pembentangan T T
Keperluan Pembangunan Organisasi dan Pengurusan
Sumber M59anusia
TERIMA KASIH
Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Pembangunan Organisasi

jdteam@jpa.gov.my

60