Abstraksi......

Sejalan perkembangan jaman yang memasuki era globalisasi, seluruh lini bisnis dituntut agar
saling berlomba dalam segala aspek, satu diantaranya kecepatan dan keakurasian informasi
yang berdampak pada efektifitas dan efisiensi sumber daya manusia yang ada. Untuk
mewujudkan tujuan akhir tersebut suatu bisnis harus memiliki Sistem Informasi yang handal
dan akurat.

Tidak dapat dipungkiri lagi di bisnis pariwisata, terutama jasa perhotelan khususnya juga
membutuhkan suatu alur sistem informasi yang benar-benar memberi dukungan total agar
seluruh kebutuhan tamu dan management dapat terakomodasi dengan cepat, handal dan
memiliki nilai akurasi yang tinggi.

Permasalahan yang ada mendorong kami yang bergerak dibidang jasa pembuatan program
untuk menciptakan dan mendesign sistem informasi perhotelan dan telephone yang baku dan
standart serta berusaha untuk merealisasikan suatu Software aplikasi perhotelan dan telephone
yang benar-benar dapat mendukung kinerja management secara total. Design Hotel Sistem
kami menggunakan sistem versi DOS dimana pengembangan aplikasi ini terus berlanjut
dengan penambahan berbagai fungsi modul, hingga pada akhirnya terbentuk suatu aplikasi
yang terintegrasi dari Front Desk hingga Telephone Billing System ( QTMS ).

Sudah menjadi comitment kami dalam mendesign serta menciptakan aplikasi sistem yaitu :
" Bahwa sistem aplikasi HOTEL diciptakan bukan sekedar menangani administrasi database
hotel sema-mata yang hanya mengubah proses manual ke komputerisasi tetapi sebagai
pembentuk alur sistem perhotelan yang baku dan standart :.
comitment ini sangat beralasan karena selama ini belum pernah kami jumpai suatu software
aplikasi perhotelan yang ter-integrasi mulai dari Front Desk hingga Telephone Billing System
sedemikian rupa sehingga dapat membantu dan mendukung kinerja management. Juga selama
ini software aplikasi yang ada hanya sebatas peng-administrasian check in dan check out tamu,
sehingga belum menjangkau sampai ke masalah penataan data secara terstruktur meliputi data
tamu dan lain-lain.

Dengan berbagai fungsi modul pada setiap departement operasional hotel sistem ini akan
berfungsi sebagai sarana otomatisasi disetiap lini pekerjaan, sehingga mempercepat
penyelesaian pekerjaan dan memudahkan mencari ulang data di masa lampau.
Hotel System
Hotel System adalah software yang dijalankan dengan komputer yang berfungsi untuk
memantau semua kegiatan suatu hotel dari bagian depan (front Desk) sampai bagian belakang
(back office).
Dengan menggunakan Hotel System, pemilik hotel dapat memonitor dengan cepat semua detil
kegiatan hotel, baik yang berhubungan dengan tamu atau yang berhubungan dengan
pengeluaran hotel sehari-hari.

Hotel System dapat dijalankan pada SATU komputer saja, atau dijalankan pada lingkungan
network (jaringan). Ini semua tergantung dari kebutuhan dan besar kecilnya suatu hotel. Jadi
software Hotel System ini, kami design baik untuk kebutuhan hotel kelas melati atau sampai
kelas bintang tiga.

Telephone Billing System. Hotel System ini sudah di integrasikan dengan software Billing
System yang lebih dikenal dengan nama QTMS, sehingga Anda tidak perlu lagi membeli
software Telephone Billing System. Dan mutu software Telephone Billing System sudah
dibuktikan di banyak tempat di seluruh Indonesia.
Disamping itu, semua nama operator yang mengoperasikan komputer dicatat, hal ini untuk
memantau siapa yang sedang aktif. Dan setiap user memiliki password dan level akses masing-
masing.

Integrasi ! Semua pos-pos (counters) terintegrasi dalam satu jaringan sehingga pemilik hotel
saat itu juga, hanya melalui satu terminal dapat

melihat laporan dari bagian reception, cashier, restaurant, bar, room service, gudang, dll. Dan
disisi lain, semua tagihan tamu yang belum dibayar dapat di pool pada satu cashier di bagian
front office, sehingga tamu hanya mempunyai satu struk tagihan saja.

Modul Terapan Hotel System

Hotel Sytem pada dasarnya dibagi menjadi 2 bagian besar, yaitu :
- Front Desk :
* Front Office : Reservation, Reception dan Information
* House Keeping
* Coffee Shop (Outlet)
* Laundry
* Restaurant
* Cashier Front Office
 * Night Auditor
* Income Auditor

- Back Office (Dibahas pada Buku manual khusus Back Office)

Front Office adalah bagian yang berhubungan langsung dengan tamu hotel, misalnya : kasir,
reception, information, reservation,, counter, house keeping, laundry, seminar room, restaurant,
coffee shop, room service, cashier dan lain-lain. Selain itu ada beberapa hal yang dapat
dilakukan di bagian Front Office di antaranya :
* Set-up data yang berkaitan dengan hotel regulation dan data master hotel.
* Pendataan secara detail dan lengkap dimulai dari data tamu dan registrasi.
* Registrasi Proses :
1. Automatically open guest ledger, membuka dan membebankan room charge
secara langsung.
2. Fleksibility setup rate, penentuan rate yang dipengaruhi oleh type of stay , room
type, person, special price, publish rate, nett dan discount rate.
3. Auto Generate : Extra bed, planed check out date, registration number sesuai
periode occupancy.
4. Coupon Meal Process, membentuk coupon meal berdasarkan setup/including meal
yang ditentukan.
5. Fully Information, berbagai macam informasi berkaitan dengan guest history akan
ditampilkan.
6. Entry Facility, melalui form registrasi reception dapat mema sukkan deposit,
billing setup, additional guest of group, new guest, additional information.
7. Accesable Reservation, pembuatan data registrasi dapat di akses berdasarkan
data reservasi.
8. Multiple Registration, pembuatan registrasi untuk beberapa kamar sekaligus
(rombongan).

Bagian dari hardware komputer, disamping ada komputer-komputer untuk front office dan back
office, ada komputer induk yaitu file server. Pada file server inilah semua data disimpan.
Dan disisi lain, komputerisasi Hotel System dapat digabungkan dengan Telephone Billing
System untuk memantau pemakaian pulsa telephone, baik oleh staf hotel sendiri atau oleh
tamu hotel.

Laporan - laporan yang dapat diambil dari pemakaian Hotel System ini antara lain :
- Tamu hotel yang check in
- Tamu hotel yang check out
- Daftar Tamu hotel
- Jumlah dan status masing-masing kamar ( occupied clean, vacant clean,
dirty, dll )
- Room service
- Restaurant
- dan lain - lain

Bagian Front Office

Reception
Bagian ini bertugas melakukan proses check in dan mencatat data kedatangan tamu, data yang
dicatat mencakup:
nomor tamu, nama lengkap, jenis tamu (individual, group, member), alamat, negara asal, nomor
passport/KTP, tanggal lahir, jumlah tamu, kelas kamar yang dipilih, nomor kamar, cara
pembayaran (cash, company, credit card).
Disamping pencatatan data tamu di atas, operator yang mengoperasikan komputer reception
juga di catat, jadi siapa yang memasukkan data diatas juga ikut tercatat, sehingga pasti bisa
dilacak bilamana operator melakukan kesalahan.

Reservation
Bagian ini mencatat tentang pemesanan kamar baik dari individu, group atau member. Semua
data tentang kelas, waktu dan banyaknya kamar yang dipesan dicatat, termasuk didalamnya
bagaimana cara pemesanan itu dibayar dan siapa yang memberikan referensinya.

Reservation proses :
- Entry Reservation, memasukan data reservasi secara lengkap dan detail.
- Multiple Reservation, reservasi bisa dilakukan baik berdasar room type maupun
room number.
- Advance Deposit, setoran deposit reservasi akan langsung masuk di guest ledger
yaitu saat data reservasi terakses sebagai data registrasi.
Information
Bagian ini merupakan pusat informasi bagi tamu hotel yang ada diluar atau yang ada di dalam
hotel. Bagian informasi, menyajikan apakah seseorang tamu / group sudah hadir / belum, di
kamar berapa dan di mana. Bagian ini juga menyajikan tentang fasilitas hotel, kelas-kelas yang
ada lengkap dengan tarifnya.

Cashier Front Desk

Bagian ini adalah kasir yang menerima dan menagih rekening tamu hotel. Semua tagihan dari
counter-counter hotel, baik dari restaurant, coffee shop atau room service, telephone billing
system, tax service dan tax goverment dan lain-lain terkumpul menjadi satu pada cashier front
desk dan ditagihkan bilamana tamu check out.
Restaurant / Business Centre / Laundry / Room Service
Pada menu Restaurant, pengelola hotel dapat memasukkan daftar menu minuman dan
makanan, diskon dan harganya. Pengelola hotel setiap saat dapat merubah daftar menu dan
memasukkan data menu-menu mana yang tidak ada.

Pada menu Business Centre, pengelola dapat memasukkan tarif untuk keperluan office,
misalnya fotocopy, pengiriman fax, internet, dan lain-lain.

Pada menu Laundry, pengelola hotel dapat memasukkan tarif untuk pelayanan laundry dan
operator komputer setiap saat dapat mengetahui mana-mana laundry yang sudah selesai dan
mana-mana laundry yang sedang dalam proses.

Dari menu room service , pengelola hotel dapat memasukkan tarif-tarif tertentu untuk
pelayanan khusus di kamar, misalnya extra bed, kopi, dan lain-lain.

Password - Security Level

Software aplikasi Hotel System dilengkapi dengan fasilitas administrator password sebagai
pengaman user saat mengakses modul di tiap departement / divisi hotel.

DataBase Maintenance
Backup data secara internal storage dilakukan pada harddisk server maupun workstation.
Diproes untuk periode daily maupun monthly, proses restore data dapat dilakukan sewaktu-
waktu tanpa menimbulkan masalah baru.
Menu Utama Pada Front Office Management System dan Telephone
Billing :

MENU UTAMA

Setup System
Layanan FO ( Front Office)
Data Pustaka
Data View dan Laporan
Ganti Password
Keluar Program

Untuk masuk ke masing – masing menu utama harus memasukkan User Name dan Password (
Default User Name : A dan Password : A ). Dan disarankan apabila telah selesai melakukan
setting keseluruhan untuk merubah User Name dan Password tersebut.

* Setup System
Nama Pemilik
Tarip Pulsa
Tanggal & Jam System
User Utility
Hapus Data Transaksi
Setup Printer
Error Log
Screen Saver
Ganti Password
Excl. Prefix Dial
Dial Digit Minimum

Nama Pemilik
Tarip Pulsa
Tanggal & Jam System
User Utility
Hapus Data Transaksi
Setup Printer
Error Log
Screen Saver
Ganti Password
Excl. Prefix Dial
Dial Digit Minimum

Nama Pemilik : Sebagai identitas pemakai atau pemilik

ISI NAMA PEMILIK
Nama Pemilik : Hotel QTMS
Alamat : Jl. Wisma Pagesangan VIII/17 Surabaya
No. Telepon : 031 - 8282934
Tarip Pulsa

Perhitungan biaya telepon yang dihasilkan sesuai standart dari PT. Telkom baik tarip pulsa,
discount maupun jam discount yang berlaku (default dari program Qtms). Anda dapat merubah
/ mengganti sesuai dengan keinginan dan kebutuhan anda.
Tarip pulsa pada program ini ada 2 macam yaitu House / Office dan Room. Dimana perbedaan
antara tarip pulsa House dan Room yaitu pada Room terdapat harga flat dan Tax & Service.

Untuk membatalkan perintah atau keluar dari menu atau sub menu tekan tombol Esc

Tanggal & Jam System

Digunakan untuk mencocokkan tanggal dan jam yang berlaku saat ini.

SETTING TGL & JAM SYSTEM

Tanggal Sekarang : 14-05-2008

Jam Sekarang : 10:15:37
User Utility

Software ini dirancang dengan menggunakan system Multi Level Password. Setiap nama user
memiliki password dan level yang berbeda. Ini berguna untuk menjaga keamanan data yang
telah anda set. Untuk itu disarankan level operator diset dengan level 2 dan administratornya di
level 1.

INFORMASI USER

A (Default)
Al Amin
Opr

Untuk menambah User tekan tombol Insert dan untuk menghapus user tekan tombol Del, serta
apabila hendak merubah nama user atau levelnya tekan Alt+E.

Insert

TAMBAH USER BARU

Kode : 001 (isi dengan no. urut)
Nama : Al Amin
Group : (tekan enter akan tampak pilihan Groupnya)
Level : 1 ( enter )
Apakah sudah betul (Y/T) : Y (enter)
Isi Password (Y/T) : Y (enter)

Password User : ****

Coba Password : ****

Perintah Menghapus Del

Kode : 003
Nama User : Opr
Group : FO
Delete User (Y/T) ? T (enter)

Edit Data User / Alt + E

EDIT DATA USER

Kode : 003
Nama : Opr
Group : FO
Level : 2
Apakah sudah betul (Y/T) ? T
Hapus Data Transaksi

Menghapus data pemakaian telepon yang sudah tidak diperlukan lagi. Misal data tahun 2006
dan seterusnya.
Cara menghapusnya yaitu tekan Enter pada menu Hapus Data Transaksi maka akan tampak
menu pilih data.

PILIH DATA
JUNI07.TRD
JULI07.TRD
AGST07.TRD
JAN08.TRD
PEB08.TRD

Setelah itu pilih data yang akan dihapus (gunakan arah panah naik/turun) kemudian tekan
Enter.

Minimal Durasi

Minimal pemakaian telepon yang dibebankan ke pengguna / Room, sesuai setting yang telah
ditentukan. Apabila lama pembicaraan tidak melebihi minimal durasi, maka si pengguna di
charge sesuai pemakaian minimal tersebut.

Minimal bicara : 3 menit

* Data Pustaka
Tarip Kamar

Tarip kamar ini harus terlebih dahulu ditentukan sebelum masuk ke menu lainnya yaitu menu
Rom/Extension. Pada tarip kamar ini yang harus disetting antara lain Kelas Kamar ( isinya
harus numeric/angka ), Type Kamar, misalnya : Superior dan lain sebagainya, Biaya Adm bila
diperlukan. Pada menu ini juga ada beberapa rate/tarip seperti rate kamar atau bila kamr dijual
per person maka rate personnya harus juga diisi antara lain Rate Dewasa, Rate Anak, bahkan
Rate kamar untuk event atau acara-acara tertentu juga tersedia pada menu ini. Isian Tax (
standart Tax : 10% ), Service, Discount dan juga Discount Maximum yang bisa diberikan pada
tamu juga harus terlebih dahulu disetting agar reception yang bertugas tidak bisa memberikan
discount melebihi setting Disc Max.

Room / Extension

Setelah melakukan setting tarip kamar maka selanjutnya yang juga harus disetting adalah
Room/Extension. Pada menu ini yang harus ditentukan antara lain No extension ( hal ini
berkaitan nantinya dengan program telepon billing system ), No. Kamar, Printer (Y/T) [ yang
dimaksud printer pada menu ini adalah apakah Room/Extension tersebut bila menggunakan
telepon akan dicetak langsung ke printer ]. Kode Dept, apakah Extension ini masuk
Departemen Room ataukah Office, Type Ext ( 1 = Room, 0 = Selain Room ), Kelas Room < 1-
20 > dan Nama Kamar ini berkaitan dengan setting tarip kamar, Biaya Tambahan, Cetak
Loka/SLJJ/STB/SLI, yang dimaksud dengan menu cetak ini yaitu apakah Extension/Kamar
yang memakai Telepon dengan nomor tujuan Lokal/SLJJ/STB/SLI akan diproses ke system
Billing Telepon atau tidak.

Insert

Del

Edit Data / Alt + E

Layanan Front Office ( FO )

Telephone Billing System

Tampilan yang menunjukkan pemakaian telepon baik pemakainya House/Office maupun dari
Room/Tamu. Disini akan tampak detail pemakaiannya teleponnya diantaranya tanggal, jam,
pemakai (ext/nama), Nomor yang dituju, tempat tujuan, lama pemakaian dan harganya.
Untuk mencetak langsung ke printer apabila pemakai setelah telepon maka status printer harus
ON. Dan untuk keluar dari tampilan telepon billing system ke menu utama tekan tombol
Shift+Tab.

Perintah - Perintah / Fungsi Tombol pada aplikasi Software Hotel System :

F1 Help Key / Tombol bantu : untuk mengetahui fungsi tombol atau

perintah-perintah yang ada.

Alt B Fungsi Pesan Kamar : data yang dimasukkan meliputi tanggal

rencana check in, est time check in, est depart, No. kamar, Nama,
alamat, perusahaan, kebangsaan dan deposit. (data yang di inputkan
berdasar pada proses reservasi).
Alt C Bayar Tunai : yang dimaksud bayar tunai adalah cara pembayaran
yang dilakukan secara tunai oleh tamu yang menempati kamar tersebut
secara tunai untuk transaksi tertentu, misalnya : deposit, facsimile,
phone cash, restaurant dan lain-lain.

Alt V Daftar Tamu : untuk mengetahui seluruh daftar tamu

yang menginap di hotel tersebut ( visitor list ) baik yang masih
tinggal maupun yang telah check out.
Alt G Guest In The House : daftar tamu yang masih tinggal di hotel tersebut
( on Stay ). Dari menu ini juga tamu bisa mengetahui transaksi
sementara yang terjadi.

Alt I Fungsi Check In : untuk memasukkan data tamu yang akan masuk /
bermalam di hotel tersebut, dimana data yang dimasukkan diantaranya
: No. kamar, tanggal & jam masuk/check in, estimate departr, nama
tamu,alamat, tanda pengenal, tanggal lahir, kebangsaan, kelas kamar,
jumlah tamu, deposit dan cara pembayaran dan nama penerima tamu.

Chec in ( perintah pada program “ Alt-I ” )

Sistem penerimaan tamu secara langsung (tamu datang ke hotel)
atau menerima tamu yang sudah memesan kamar sebelumnya.

Penerima tamu mengisi di Komputer pada halaman Checkin (Alt-I)

dengan lengkap dan akan dipandu oleh program bila ingin memilih
Room yang masih tersedia. Bila tamu sudah pernah menginap,
penerima tamu tidak perlu mengisi ulang nama tamu tersebut cukup
memanggil nama tamu melalui layar bantu dengan menekan tombol F1
saat akan mengisi nama tamu tsb.

No.Kamar diisi nomor kamar yang statusnya Vacant Clean (VC), bila
diisi status kamar selain VC akan ditolak. Bila Room yang dipilih dalam
status pesanan maka akan diinformasikan bahwa room sudah dipesan
dan hanya bisa digunakan oleh pemesan dengan catatan pemesan
sudah membayar deposit saat pesan. Tetapi bila pemesan tidak
membayar deposit maka ada dua pilihan, apakah akan diisi oleh tamu
selain pemesan atau pemesan itu sendiri. Kalau checkin ini terisi oleh
pemesan kamar maka tidak perlu mengisi nama dan alamat tamu lagi
karena sudah ada dalam daftar pesanan.
Tgl. Check In secara otomatis akan terisi tanggal komputer, tetapi bila
ingin selain tanggal otomatis dapat diisi langsung diketikkan
tanggalnya. Isian
tanggal checkin selain tanggal otomatis tergantung dari setting oleh
administrator apakah diizinkan atau tidak.
Jam CheckIn secara otomatis akan terisi jam komputer dan dapat diisi
selain jam tersebut.
Estimate Departure adalah tanggal perkiraan tamu akan checkout,
tanggal ini akan terisi secara otomatis satu hari lebih besar dari tanggal
checkin bila jam checkin lebih besar dari jam checkout hotel. Tetapi bila
tamu checkin pada jam lebih kecil dari jam checkout hotel maka
tanggal Extimate Dept. ini akan terisi tanggal yang sama dengan
tanggal checkin. Tanggal ini harus diisi tidak boleh dikosongi karena
akan mempengaruhi sistem pesanan kamar.
Nama Tamu harus diisi dan program tidak akan melanjutkan pengisian
bila nama tamu masih kosong. Untuk tamu yang sudah pernah
menginap dapat diisi melalui layar bantu dengan menekan tombol F1
lalu memilih nama yang sesuai kemudian tekan enter, maka nama dan
alamat akan terisi ke halaman checkin.
Tanda Pengenal diisi sesuai dengan kartu identitas yang dipunyai
tamu (KTP, SIM atau Paspor), isian ini penting untuk laporan ke kantor
polisi.
Tgl. Lahir boleh tidak diisi atau diabaikan.
Gender pilih Laki-laki(L) atau Perempuan(P)
 Harga Kamar
Kelas Kamar secara otomatis akan terisi saat pemilihan Nomor Kamar
diatas, namun bila ada perubahan kelas atas kamar tersebut dapat diisi
sesuai dengan perubahannya.
Room/Personal diisi R atau P secara otomatis program akan mengisi
“R” karena pada umumnya perhitungan kamar adalah per Room, tetapi
bila ada perubahan harga secara perorangan dapat dipilih “P” yang
artinya personal/perorangan. Maka bila status harga adalah perorangan
harga yang berlaku adalah harga perorangan yang mana dibedakan
antara harga dewasa dan anak-anak.
Rate Room/Dws adalah isian harga untuk Room atau Dewasa
perorangan. Terisi harga Room bila pilihan jenis Harga adalah Room
dan terisi harga Dewasa Perorangan bila jenis harga adalah Harga
Personal.
Rate Anak hanya terisi bila status jenis harga adalah Personal.
Discount dapat diisi yang mana besarnya adalah prosentase dari
harga yang telah ditentukan diatas. Isian prosentase ini besarnya dapat
dibatasi oleh administrator/owner sehingga tidak dengan seenaknya
discount dapat diberikan kepada tamu.
Total adalah jumlah harga yang harus dibayar oleh tamu per hari.
Jumlah ini tidak dapat diubah oleh siapapun, perhitungan ini akan
muncul secara otomatis sesuai isian-isian sebelumnya.

PAX
Tamu L/P adalah isian jumlah tamu Laki-laki dan Perempuan.

Remark diisi bila ada keterangan yang perlu untuk diingat.

Pembayaran
Deposit adalah jumlah deposit yang dibayarkan oleh tamu yang
besarnya tergantung kesepakatan dan boleh tidak diisi. Bila ada isian
deposit maka tamu akan memperoleh tanda terima yang secara
otomatis program akan mencetak tanda terima tersebut.
Pay/Com/Bcard/Free adalah jenis pembayaran yang akan dilakukan
oleh tamu. Isian secara otomatis akan terisi “P” yang artinya
paying/tunai karena pembayaran ini yang sering terjadi. Pilihan lainnya
adalah :
- “C” yang artinya Compliment atas tamu oleh perusahaan lain atau
voucer dari agen-agen biro perjalanan.
 - “B” yang artinya tamu akan membayar saat checkout dengan
menggunakan Bank Card (kartu credit).
- “F” berarti free atau bebas alias gratis atas harga kamar karena
persetujuan pemilik hotel.

Penerima Tamu.
Nama penerima tamu bila tidak diisi maka sebagai penerimanya adalah
operator yang terakhir Login, sedangkan bila diisi maka sebagai penerima
tamu adalah nama yang diisikan.

Alt M Pindah Kamar : berfungsi untuk memindahkan data tamu dari kamar
yang lama ke kamar baru yang ditempatinya dan menggabungkan data
tersebut pada Guest Bill. (semua transaksi dari kamar lama juga akan
dipindahkan ke guest bill kamar baru). Dalam artian bahwa tamu
tersebut dianggap check out dari kamar lama dan check in untuk kamar
yang baru. Dan apabila kelas kamarnya berbeda akan ada
peringatan/warning dari program ( Class Room berbeda, apakah akan
dipindahkan ? )

Alt N Set Model Nota : untuk mengeset bentuk nota pada saat check out.
Ada dua bentuk nota yaitu kecil dan besar.
Alt O Check Out : untuk mencetak seluruh data transaksi dan cara
pembayarannya ada 4 cara yaitu : paying, compliment, bank card atau
free.

Setelah proses check out dilakukan maka akan muncul pertanyaan

apakah data sudah benar (Y/T) ? T, dan apabila dijawab Y maka akan
ditampilkan view report dari bill tamu, untuk cetak cukup tekan Esc
maka akan ada menu cetak atau tidak, dan pada akhirnya akan
dipastikan lagi oleh program apakah tamu tersebut benar-benar check
out atau tidak.

Alt R Room Status: untuk mengetahui status kamar apakah sudah bisa
dijual (VC), sedang terjual (OD), sedang dibersihkan dan lain
sebagainya, sehingga reception mengetahui status dari kanar-kamar
tersebut.

Alt T Transaksi Lain-lain

Alt S Sales Recapitulation

Alt K Pendapatan per Kas: untuk mengetahui pendapatan hotel per kas
pada tanggal dicetak.

Alt P Pendapatan Hotel: untuk mengetahui pendapatan hotel dari seluruh

transaksi yang ada sesuai range tanggal yang diinginkan.

Shift Tab Menu Utama

F10 Bill Simulasi

Ctrl I Print Tamu Check In: untuk mencetak data tamu yang pernah check
in di hotel tersebut. (sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun yang
diisikan).
Ctrl O Print Tamu Check Out : untuk mencetak data tamu yang sudah check
out. (sesuai dengan tanggal, bulan dan tahun yang diisikan).

Ctrl R Cashier Report : untuk mengetahui pendapatan kasir dan mengetahui

tanggal tamu saat check in dan check out.

Ctrl B Data Pesanan Kamar : untuk mengetahui data tamu atau rencana
tamu akan check in tanggal berapa, room yang dipesan, nama tamu
dan rencana check outnya.

Ctrl N Night Audit : Audit atas seluruh transaksi Hotel untuk satu hari,
dimana audit ini dilakukan tengah malam dan pada saat audit dilakukan
tidak diperkenankan ada transaksi lagi kecuali setelah berganti hari
atau setelah pukul 00 ( 24.00 ) terlampaui.

Ctrl P Laporan Polisi : data tamu yang akan dilaporkan ke pihak kepolisian
(tamu yang masih tinggal di hotel tersebut pada saat laporan dibuat).

Del Off Printer : untuk mematikan fungsi printer, sehingga apabila ada dari
room setelah menelpon dan menaruh gagang teleponnya, maka
transaksi teleponnya tidak akan dicetak ke printer.
Ins On Printer: menghidupkan/mengaktifkan fungsi printer, sehingga
semua transaksi telepon akan tercetak ke printer. (kalau setting
printernya di menu extension diaktifkan).

Data View dan Laporan

Untuk memcetak atau mengetahui pemakaian telepon masing-masing extension ataupun Room
anda masuk ke menu Data View dan laporan.

Cetak laporan tekan F2

Maka akan tampak menu laporan
Seperti gambar disamping.

Apabila dipilih laporan extension

Akan tampak seperti gambar
Kemudian tentukan tgl awal dan
Tgl akhir, jam awal s/d akhir, judul
Laporan sebagai pengingat saja,
Detil/total laporan beserta jenis
Sambungan.
 QTMS
SURABAYA
Report By Extension
May.01.2008 - May.22.2008
LAPORAN TOTAL

Printed : 05.22.2008 / 10:13:12

STATIAON STATION CELLULAIR LOCAL INTERLOCAL INTERNATIONAL TOTAL #
ID NAME PRICE PRICE PRICE PRICE PRICE CALL

101 Front Office 3,428 2,200 0 0 5,628 8

102 - 1,375 0 0 1,375 5
104 Administrasi 2,446 1,925 0 0 4,371 9
5,874 5,500 0 0 1,374 22

Untuk mencetak laporan tersebut ataupun membatalkan laporan tekan tombol Esc
Maka akan tampak seperti gambar di samping

Apabila menghendaki untuk dicetak maka pilih

Cetak dan sebaliknya apabila membatalkan pilih Tidak, dan seterusnya.

QTMS
SURABAYA
Report By Extension
May.01.2008 - May.22.2008
LAPORAN DETAIL

Printed : 05.22.2008 / 10:13:12 Page : 1

STATIAON STATION CALL CALL CALL TRUNK CALL DIALED DESTINATION
ID NAME DATE TIME DURATION ID PRICE DIGITS

Front
101 Office 05.17.2008 09:53:00 00:00:25 01 5,750 0816532870 SATELINDO Surabaya
Front
101 Office 05.18.2008 10:12:55 00:00:15 01 6,835 0813225594 TELKOMSEL Surabaya
Front
101 Office 05.19.2008 12:01:33 00:14:20 01 2,300 72380988 Lokal

14,885 [ 3 call ]

Tekan Esc

Apabila dipilih laporan CO/Line

Akan tampak seperti gambar
Kemudian tentukan tgl awal dan
Tgl akhir, No. Co, judul lapoan
sebagai pengingat saja, Detil/total
laporan beserta jenis Sambungan.
Macam-macam jenis sambungan