BAB 3

ANALISIS SISTEM

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

Gambaran umum perusahaan Indosat Ooredoo akan dijelaskan dari

sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi Indosat Ooredoo dan struktur
divisi Business Partner yang mana merupakan tempat penelitian dilakukan.

3.1.1 Sejarah Singkat

Didirikan pada tahun 1967 di Indonesia, PT Indosat Tbk (Indosat

Ooredoo) adalah penyelenggara jasa jaringan telekomunikasi, jasa
telekomunikasi serta teknologi informasi serta informatika dan/atau jasa
teknologi konvergensi terkemuka di Indonesia dengan merek “Indosat” yang
kemudian menjadi "Indosat Ooredoo" pada tahun 2015. Merupakan anggota
Grup Ooredoo penyelenggara jasa telekomunikasi global, Indosat Ooredoo
menyediakan layanan selular, data tetap dan layanan broadband nirkabel serta
layanan telekomunikasi tetap atau layanan suara tetap termasuk SLI, sambungan
tetap nirkabel serta sambungan telepon tetap, dan layanan digital.

Gambar 3.1 Perjalanan Indosat Ooredoo

34
 35

Sejalan dengan visi perusahaan yaitu menjadi perusahaan telekomunikasi

digital terdepan di Indonesia. Indosat Ooredoo melakukan inovasi terhadap
produk dan layanan yang dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan
pelanggan. Berikut product dan jasa yang dimiliki oleh Indosat Ooredoo.

Tabel 3.1 Produk dan Layanan Indosat Ooredoo

3.1.2 Struktur Organisasi Indosat Ooredoo

Struktur Organisasi merupakan suatu kerangka yang mewujudkan suatu

pola dari hubungan antara kedudukan dan peran dalam suatu kerjasama. Berikut
gambaran keseluruhan untuk struktur organisasi Indosat Ooredoo.
36

Gambar 3.2 Struktur Organisasi Indosat Ooredoo

Penelitian sendiri dilakukan pada Divisi Business partner yang berada

pada Group Regional di bawah direktorat Business Officer. Bentuk struktur
organisasi pada Group Regional Account & Divisi Business Partner dapat dilihat
pada struktur organisasi sebagai berikut.

Gambar 3.3 Struktur Group Regional & SME

 37

Gambar 3.4 Struktur Divisi Business Partner

3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab

Berikut adalah tugas dan tanggung jawab untuk masing-masing bagian

dalam struktur organisasi Divisi Business Partner
1. Division Head (DH)
Tugas seorang Division Head Business Partner, yaitu:
- Bersama dengan team Channel Marketing melakukan assessment
terhadap kandidat sales partner
- Memonitor dan melakukan review terhadap hasil penjualan team
- Melakukan koordinasi secara berkala dengan Manager untuk melakukan
peninjauan ulang terhadap semua hasil penjualan, sistem kerja maupun
kegiatan yang sedang berlangsung.
2. Manager
Tugas seorang Manager, yaitu:
- Bersama dengan Channel Management mencari kandidat sales partner
yang sesuai dengan kriteria
38

- Mengontrol dan mengevaluasi kinerja Channel Management dan Sales

Partner
- Memeriksa dan memonitor hasil penjualan, memberi masukan terhadap
persoalan yang dihadapi, memberikan ide-ide perbaikan
- Melakukan report secara berkala kepada Division Head.
3. Channel Management
Tugas dan tanggung jawab seorang Channel Management antara lain:
- Mencari kandidat Sales Partner
- Melakukan training pengenalan produk Indosat Ooredoo kepada sales
partner
- Memonitor hasil penjualan sales partner, memberi masukan terhadap
persoalan yang dihadapi, memberikan ide-ide perbaikan
- Memberikan report secara berkala kepada Manager.
4. Commercial Support
Dalam membantu kegiatan operasional dan administrasi, tanggung jawab
commercial support adalah:
- Membantu menyiapkan proses administrasi kebutuhan sales partner
- Membantu proses pemesanan sales partner
- Melakukan tracking pendistribusian order dari sales partner

3.2 Metodologi Pengembangan

Metode pengembangan yang digunakan pada penelitian ini adalah agile

dengan pendekatan kanban. Metode agile kanban diaplikasikan pada sebuah
board atau yang biasa disebut dengan papan kanban yang bertujuan untuk
memvisualisasikan jalur tugas dari permintaan, hingga penyelesaian yang dapat
dilihat secara langsung proses-proses apa saja yang menjadi hambatan.

Gambar 3.5 Tahapan Kanban

 39

3.2.1 Pengumpulan Data

Tahapan pengumpulan data, dilakukan dengan wawancara kepada kepala

divisi business partner untuk memahami proses bisnis yang saat ini telah
berlangsung. Sumber data yang digunakan dalam penelitian diperoleh langsung
di lokasi penelitian. Data yang dikumpulkan meliputi data primer tentang list
data sales partner, data distribusi SP (starter pack), data aktivasi nomor, data
usage terkait pemakaian incoming call, outgoing call dan paket data.
Sumber data yang kedua adalah data sekunder yang diperoleh di luar
lokasi penelitian. Teknik pengumpulan data diperoleh dengan melihat buku-
buku, arsip, literatur dan jurnal yang berhubungan dengan masalah dan
metodologi yang digunakan untuk mendukung penelitian. Data - data sekunder
meliputi sejarah perusahaan, perkembangan Indosat Ooredoo dan struktur
organisasi.

3.2.2 Analisa

Dari data yang telah dikumpulkan, akan dilakukan analisa untuk

mendapatkan hasil berupa alur kerja, alur proses bisnis yang telah berjalan,
analisis kebutuhan pengguna, activity diagram dan UML. Hasil analisa nantinya
akan digunakan sebagai dasar pengembangan sistem yang akan dilakukan pada
tahapan selanjutnya.

3.2.3 Visualisasi Alur Kerja

Langkah pertama yang dilakukan dalam memvisualisasikan setiap

langkah kerja serta proses yang harus dikerjakan yaitu dengan menerapkan
kanban board. Selanjutnya menuliskan tugas – tugas apa yang harus diselesaikan
dan limit tugas yang dapat dikerjakan pada post-it di setiap segmentasi.
Tugas-tugas tersebut dipresentasikan pada sebuah Post-It. Tim perencana
akan bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Ketika pekerjaan sudah
selesai dilakukan, maka post-it akan berpindah ke segment selanjutnya.
40

Gambar 3.6 Kanban Board

3.2.4 Batasan Status Kerja

Pada tahapan ini ditetapkan batas maksimal tugas yang diperbolehkan

dalam suatu kolom status kerja. Hal tersebut bertujuan agar anggota tim dapat
tetap fokus untuk menyelesaikan pekerjaan yang ada sebelum memulai pekerjaan
baru. Batas ini dicantumkan pada kanban board dan setiap tim pengembang
mengetahui dan mematuhi batasan maksimal tersebut.
 41

3.2.5 Mengelola Alur Kerja

Mengelola aliran kerja dapat menjaga kekonsistenan serta memastikan

semua tugas yang diperlukan dalam pengembangan dapat berjalan secara efektif
dan sesuai dengan batasan yang telah ditentukan. Hal ini dapat dilakukan dengan
memastikan semua tugas yang diperlukan dalam pengembangan tercantum
sepenuhnya pada kanban board.

3.2.6 Perbaikan

Proses perbaikan dilakukan ketika semua proses atau fungsi telah selesai
dilakukan. Sebelum proses ini dilanjutkan, perlu dilakukan pengiriman
fungsionalitas kepada user pengguna. Jika belum sesuai, maka proses akan terus
dilanjutkan pada tahap perbaikan sampai benar-benar memenuhi keinginan
pengguna.

3.2.7 Kelebihan Serta Kekurangan Metodologi Kanban

Dengan memvisualisasikan pekerjaan yang dilakukan, metode kanban

memiliki kelebihan dapat mengidentifikasi keterlambatan atau kesalahan dari
proses penelitian, sehingga tim pengembang dapat dengan mudah diperbaiki.
Selain itu dengan mengetahui WIP (Work in Progress) team dapat menentukan
kapan dan seberapa cepat suatu tugas harus diselesaikan. Kanban menjadi tidak
berfungsi maksimal ketika tim pengembang tidak rutin mengupdate progress
pada papan kanban. Kerugian lainnya dalam metodologi ini adalah tidak adanya
kerangka waktu yang dikaitkan pada setiap fase, dimana berdampak pada
mundurnya waktu pengembangan.

3.3 Analisa Proses Bisnis yang Berjalan

Penjualan produk Indosat Ooredoo dengan menggunakan jasa sales

partner diawali dengan pencarian kandidat sales partner, kemudian membuat
42

perjanjian kerjasama dan dilanjutkan dengan proses order pembelian kartu SP

prepaid.

3.3.1 Rekrutmen Partner

Pada proses ini CM dan Manager bersama-sama mencari kandidat

partner yang sesuai dengan kriteria dan syarat yang diberikan oleh management.
Kriteria dan syarat dapat dilihat dari parameter sebagai berikut:

Tabel 3.2 Kriteria Sales Partner

Kandidat status : Mengidentifikasi apakah calon mitra merupakan

kompetitor Indosat Ooredoo atau bukan

Business Line : Mengidentifikasi lini bisnis kandidat, yaitu

Distributor, VAR, Konsultan Layanan TI,
Integrator Sistem, layanan terkelola, penyedia
Aplikasi, dll

Pengalaman : - Mengidentifikasi lama waktu dalam

Bisnis/Proyek menjalankan bisnis
- Mengidentifikasi fokus/target pasar
- Mengidentifikasi pengalaman berdasarkan
kompetensi kandidat

Cakupan Geografis : Mengidentifikasi area cakupan penjualan (lokal,

regional, atau nasional)

Sumber Daya Manusia : Mengidentifikasi calon SDM dan infrastruktur

(SDM) yang telah dimiliki

Motivasi untuk menjadi : Mengidentifikasi motivasi dari kandidat untuk

sales partner bermitra atau menjalin kerjasama dengan
Indosat Ooredoo
 43

Gambar 3.7 flowchart proses rekrutmen sales partner

3.3.2 Registrasi Sales Partner

Setelah melalui tahap assessment dan dinyatakan lolos, proses yang

dilakukan selanjutnya adalah membuat dan menyepakati perjanjian kerjasama
antara sales partner dan manajemen Indosat Ooredoo. Semua kesepakatan
tersebut tertuang dalam pasal-pasal didalam sebuah PKS (Perjanjian Kerja
Sama).
44

Gambar 3.8 flowchart proses registrasi sales partner

3.3.3 Pembelian SP Prepaid oleh Sales Partner

Proses selanjutnya, sales partner dapat melanjutkan order pembelian SP

prepaid untuk nantinya didistribusikan ke pelanggan.
 45

Gambar 3.9 flowchart proses registrasi sales partner

3.3.4 Proses Pencatatan akuisisi dan Penilaian Sales Partner

Proses pencatatan akuisisi yang dihasilkan oleh sales partner dapat dilihat
ketika SP yang telah didistribusikan, telah diaktifkan dan digunakan oleh
pelanggan. Adapun parameter yang digunakan sebagai indikator penilaian sales
partner antara lain:

Tabel 3.3 Key Performance Indicator

KPI Objective Formula Type Weighted

Total akumulasi revenue yang di

Billed Revenue generated dari pemakaian pelanggan IDR 40%
(Call, SMS, Data akses, dll)
46

Number of
Activation / Gross Total akumulasi pelanggan yang aktif
#Subs 15%
Add LCV (Low dengan nilai paket 25 K
Customer Value)

Number of
Activation / Gross Total akumulasi pelanggan yang aktif
#Subs 20%
Add MCV (Medium dengan nilai paket 45 K
Customer Value)

Number of
Activation / Gross Total akumulasi pelanggan yang aktif
#Subs 35%
Add HCV (High dengan nilai paket 90 K
Customer Value)

Dalam perhitungan weight KPI maka akan menghasilkan 3 level KPI,

yaitu: low, meet, over. Dengan nilai ambang batas yang diatur pada tabel
threshold level KPI.

Tabel 3.4 Tabel Threshold level KPI

Threshold Category

Low Meet Over

55 - 99% 100 - 100% 111 - 130%

Target partner sudah ditentukan selama satu tahun atau selama jangka
waktu periode kerjasama. Perhitungan target dari setiap KPI akan mulai dihitung
di next month onboarding partner. Berikut untuk detail target yang diberikan:

Tabel 3.5 Tabel Target KPI

 47

KPI
Objectiv M1 M2 M3 M4 M5 M6 M7 M8 M9 M10 M11 M12
e
Billed
Revenue 0,05 0,13 0,21 0,27 0,31 0,34 0,35 0,35 0,37 0,38 0,39 0,40
(bn)
LCV 1.80 3.60 4.60 4.90 5.20
600 2.800 4.200 4.800 5.100 5.400 5.500
(25K) 0 0 0 0 0
MCV 1.40 2.90 3.70 3.90 4.20
500 2.300 3.400 3.800 4.100 4.300 4.400
(45K) 0 0 0 0 0
HVC 1.00 1.00 1.10
200 400 600 800 900 1.000 1.100 1.100 1.100
(90K) 0 0 0

3.3.5 Analisa Kebutuhan Pengguna

Berdasarkan hasil pengumpulan informasi yang diperoleh melalui

wawancara dan analisa dari data yang telah terkumpul, maka dapat diidentifikasi
permasalahan dan kebutuhan pengguna akan sistem informasi penjualan. Berikut
adalah hasil dari analisis tersebut:

Tabel 3.5 Kebutuhan Pengguna

No. Kebutuhan Solusi

Fitur akan menyediakan proses

Sistem yang dapat merekap
yang akan merekap PO dan
1. permintaan PO SP Prabayar dari
menginfokan status delivery PO
sales partner
yang masuk dari sales partner

2. Sistem yang dapat melihat KPI sales Fitur dapat menampilan trend
partner performance dari masing-masing
- Billed Revenue sales partner yang sesuai dengan
- Activation SP Prabayar / KPI yang dibutuhkan oleh
Gross Add LCV management.
- Activation SP Prabayar /
Gross Add MCV
48

- Activation SP Prabayar /
Gross Add HCV

Sistem yang menjadi tools untuk

management dalam melakukan Fitur dapat menampilkan partner
3.
review atau coaching kepada sales berdasarkan rangking
partner

3.4 Activity Diagram

Penggambaran sistem secara fungsional dapat dilakukan dengan

menggunakan activity diagram.
1. Login
Activity diagram login menjelaskan aliran kerja pada saat aktor pengguna
menginginkan akses ke sistem informasi penjualan. Pengguna akan
melakukan input username dan password yang sesuai, selanjutnya sistem
akan melakukan validasi terhadap hasil inputan pengguna. Ketika hasilnya
sesuai, maka sistem akan menampilkan halaman dashboard sesuai hak akses
dari pembacaan username tersebut.
 49

Gambar 3.10 Activity Diagram Login

2. Menu PO
Proses ini dilakukan oleh sales Admin, dimana sistem akan menampilkan
halaman status PO, approval status, production status, delivery status.
50

Gambar 3.11 Activity Diagram Menu PO

 51

3. Request PO
Proses ini dilakukan oleh sales partner, dimana sales partner akan
melakukan activity untuk penambahan data PO, jenis paket, kuantitas,
alamat pengiriman dan alamat email. Setelah itu disimpan ke tabel PO.

Gambar 3.12 Request PO

52

4. Approval Status
Proses ini dilakukan oleh manajer, sistem akan memberi akses kepada sales
partner untuk melakukan pembayaran (Payment) dengan cara mengupdate
data approve menjadi approve. Apabila hasil dari approval payment adalah
reject maka pembayaran tidak dapat dilakukan.

Gambar 3.13 Approval Status

 53

5. Payment Status
Proses ini dilakukan oleh admin, dimana pada proses ini dilakukan update
informasi pembayaran dengan mengirimkan informasi pembayaran ke sales
partner. Sales Partner akan memberikan umpan balik dengan mengirimkan
bukti pembayaran, selanjutnya akan diterima oleh sales admin untuk
dilakukan validasi pembayaran sehingga dapat diproses ke tahapan produksi.

Gambar 3.14 Payment Status

54

6. Production Status
Proses ini dilakukan oleh admin, dimana admin akan menginfokan kepada
team produksi untuk memproduksi SP. Tahap selanjutnya admin akan
memposting atau mengupdate status bahwa SP sedang dalam produksi
dengan mengubah status menjadi on production. Setelah selesai dilakukan,
team produksi akan mengirimkan data serial number dan list data nomor SP
kepada admin.

Gambar 3.15 Production Status

 55

7. Delivery Status
Proses ini dilakukan oleh admin, tahapan awal admin akan mendapatkan info
dari team produksi bahwa SP telah selesai diproduksi dan siap dikirimkan ke
alamat sales partner. Tahap selanjutnya Admin memposting status menjadi
on delivery

Gambar 3.16 Delivery Status

56

3.5 Mockup Sistem

Desain atau gambaran visualisasi dari sebuah konsep desain dapat
ditampilkan melalui mockup. Pengguna dapat melihat sebuah konsep atau
rancangan dari setiap halaman guna menyesuaikan apakah sudah sesuai
dengan permintaan yang diinginkan. Berikut untuk tampilan mockup dari
setiap halaman:
1. Login
Pada halaman login, akan dilakukan validasi dan verifikasi terhadap tiga
user yaitu admin/sales partner/manager.

Gambar 3.17 Halaman Login

2. Halaman Home Partner

Halaman ini berisi informasi mengenai jenis & benefit dari setiap produk.
 57

Gambar 3.18 Halaman Home Partner

3. Halaman Order PO
Menampilkan form untuk sales partner melakukan request PO.

Gambar 3.19 Halaman Order PO

58

4. Halaman Data PO
Menampilkan list status PO yang sudah di order oleh sales partner. Pada
halaman ini juga dapat menampikan trend performance dari PO yang
direquest.

Gambar 3.20 Halaman Data PO Partner

5. Halaman Performance Partner

Menampilkan trend performance dan final KPI dari penjualan sales partner.
 59

Gambar 3.21 Halaman Performance Partner

6. Halaman Profile Partner

Pada halaman ini, partner dapat melihat tanggal onboarding dan detail target
yang diterima.

Gambar 3.22 Halaman Profile Partner

60

3.6 ERD Diagram

Gambar 3.26 Entity Relationship Diagram

3.7 Use Case Diagram

Berikut ini adalah spesifikasi use case yang menjelaskan seluruh aksi
yang terjadi pada sistem yang dilakukan oleh sales partner, admin dan juga dari
pihak management Indosat.
 61

Gambar 3.27 Use case Diagram

Use case narrative: “Membuat PO”

Name use case Membuat PO

Aktor Sales Partner

Deskripsi Membuat PO kepada Management Indosat

Tahapan- tahapan use Action System Response

case Tahap 1 Sales Partner Tahap 2 Sistem akan
mengakses halaman web menampilkan sebuah form
PO dan membuat PO di yang harus diisi agar PO
menu “Create PO” dapat diproses oleh pihak
Indosat.

Tahap 3 Sales Partner Tahap 4 Sistem akan

62

membuat PO dengan menyimpan data PO untuk

mengisi field-field yang diproses dan masuk ke
telah disediakan. halaman “List PO”

Use case narrative: “Memproses Order PO”

Name use case Memproses Order PO

Aktor Admin

Deskripsi Memproses PO yang telah dibuat oleh sales partner

Tahapan - tahapan use Action System Response

case

Name use case Tahap 1 Admin Tahap 2 Sistem akan

mengakses halaman web menerima PO yang sudah
dan memproses PO dibuat oleh partner sales

Tahap 3 Melakukan Tahap 4 Sistem akan

pengecekan semua PO memunculkan semua list
yang sudah masuk. PO yang sudah masuk

Use case narrative: “Memberikan perizinan dan tracking PO”

Name use case Memberikan perizinan dan tracking PO

Aktor Management Indosat

Deskripsi PO yang masuk harus mendapatkan perizinan dari

management dan order yang sudah masuk akan
dimonitoring oleh pihak Indosat.

Tahapan- tahapan use Action System Response

case Tahap 1 Management Tahap 2 Menampilkan
memberikan perizinan dan data yang sudah masuk.
melakukan approval
terhadap PO yang masuk
 63

Tahap 3 Mengecek status Tahap 4 Sistem akan

PO dari semua sales memunculkan List PO
partner. seluruh sales partner.

Use case narrative: “Menerima laporkan SP”

Name use case Menerima laporkan SP

Aktor Admin Produksi

Deskripsi Mengecek, membuat dan melaporkan SP kebutuhan

PO dari sales partner

Tahapan- tahapan use Action System Response

case Tahap 1 Menerima Tahap 2 Menampilkan list
laporan PO. PO yang sudah dibuat
oleh sales partner.

Tahap 3 Membuat SP dan Tahap 4 Menampilkan

menginformasikan ke status SP kepada sales
sales partner partner.