Tugas dan Tanggung Jawab Pengendali Dokumen

Berikut ini beberapa tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pekerjaan
pengendali dokumen:

• Membantu management representative dalam menjalankan prosedur

pengendalian dokumen dan rekaman mutu
• Memasukkan data dokumen ke dalam daftar dokumen dan memastikan
bahwa informasi yang diberikan akurat dan up to date.
• Memastikan dokumen disahkan sebelum didistribusikan
• Melakukan perubahan dokumen bila diperlukan dengan berkordinasi
dengan management representative
• Memastikan seluruh dokumen telah disosialisasikan dan didistribusikan ke
bagian yang berkepentingan
• Memastikan seluruh dokumen disimpan dan dijaga dari kerusakan serta
mudah untuk ditelusuri
• Menarik atau memusnahkan dokumen yang sudah kadaluarsa.

Tugas dan tanggung jawab tersebut sebetulnya sudah dinyatakan secara jelas
dalam klausul 4.2.3 ISO 9001:2008 sebagai berikut:

a) Menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan.

b) Menelaah dan memperbaharui sebagaimana perlu, dan persetujuan ulang

dokumen,

c) Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen

teridentifikasi,

d) Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat diterapkan
tersedia di tempat pengguna,

e) Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera dapat

teridentifikasi,
f) Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi yang
ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasi sistem
manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan, dan

g) Mencegah penggunaan tidak disengaja dokumen kadaluwarsa, dan untuk

menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila disimpan untuk maksud
apapun .

Kualifikasi Pengendali Dokumen

Seorang pengendali dokumen harus memiliki kemampuan sebagai berikut:

• Pengetahuan dalam penggunaan spreadsheet (excel), database, dan word.

• Kemampuan untuk menyimpan catatan dan laporan (filing) dengan jelas dan
akurat.
• Kemampuan untuk menginput data data dengan cepat
• Keterampilan komunikasi yang baik

Pengendali Dokumen bertanggung jawab terhadap seluruh dokumen organisasi.

Kegiatan ini harus melibatkan koordinasi dengan berbagai departemen dalam suatu
organisasi dan memastikan bahwa dokumen disimpan di lokasi yang tepat dan
dapat diakses dengan mudah. Pengendali dokumen harus memastikan bahwa
semua departemen dalam organisasi mengikuti prosedur yang sama yang berkaitan
dengan dokumen.